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L area dei servizi finanziari e di bilancio viene gestita da un gruppo di moduli costituito da un applicazione base denominata genericamente Contabilità finanziaria e da diversi moduli opzionali che completano la suite. Le principali funzioni gestite da ciascun modulo sono: 1. Contabilità finanziaria (Modulo base) Bilancio di Previsione, Pluriennale, P.E.G. e allegati, Mastri delle Entrate e delle Uscite e Variazioni di stanziamento Movimenti di Entrata (Accertamenti, Ordinativi, Reversali d incasso, Mastri) Movimenti di Uscita (Impegni, Liquidazioni, Mandati di pagamento, Mastri) Rapporti con la Tesoreria (Trasmissione flussi, Mandato informatico) Rendiconto della gestione (Conto consuntivo e allegati, Quadri riassuntivi, Reports ed estrazioni su Excel) Fornitori (Anagrafica, Fatture passive, Estratti conto, Ritenute d acconto, collegamenti con i moduli CUD e 770) Debitori (Anagrafica, emissione e stampa delle Fatture Attive e gestione dei Corrispettivi) 2. Relazione Previsionale e Programmatica Importazione automatica dei dati dal Bilancio di previsione, Stesura delle parti descrittive su schemi preimpostati con fogli di Excel e documenti di Word. 3. Conto Economico e del Patrimonio Importazione dei dati dalla Contabilità Finanziaria e dall Inventario, Completamento e stampa del Prospetto di Conciliazione, del Conto Economico e del Conto del Patrimonio.
4. Patto di Stabilità Determinazione degli obiettivi Monitoraggio delle Entrate e delle Spese in diretto collegamento con la Contabilità Finanziaria 5. Invio telematico alla Corte dei Conti Creazione automatica dei files Xml da trasmettere alla Corte dei Conti Visualizzazione dei relativi prospetti Verifica della correttezza dei files utilizzando il software del Ministero Compattazione automatica secondo le specifiche richieste Collegamento da programma al sito della Corte dei Conti per l invio. 6. Mutui Gestione della scheda del mutuo con relativo piano di ammortamento calcolato in automatico (se a tasso fisso) Associazione del capitolo di bilancio alla quota interessi e alla quota capitale di ciascun mutuo, Interrogazione dei mutui per capitolo di bilancio, Aggiornamento annuale automatico degli stanziamenti sul Bilancio di Previsione, Assunzione automatica degli impegni di spesa a inizio anno, Stampa dell Allegato al Bilancio. 7. Contabilità Iva Impostazione dei registri delle Fatture Ricevute, Fatture Emesse e Corrispettivi per ogni servizio soggetto a Iva e di quello Riepilogativo. Caricamento delle fatture in comune con il modulo base della Contabilità Finanziaria, Stampa dei Registri con relative chiusure mensili e annuale Il tutto è collegato con moduli che gestiscono altre aree applicative quali la Segreteria (Determine), l Ufficio Personale (Paghe e Stipendi), l Economato (Cassa Economale, Inventario). Bilancio di Previsione, Pluriennale e PEG CONTABILITA FINANZIARIA Comprende tutte le funzioni che consentono di impostare lo schema del Bilancio di Previsione e del Piano Esecutivo di Gestione (P.E:G.): La classificazione preimpostata dei capitoli è quella classica per Titolo, Categoria e Risorsa per le Entrate e per Titolo, Funzione, Servizio e Intervento per le Spese, ma può essere impostata anche diversamente per gli Enti che seguissero una diversa normativa. Oltre che secondo la classificazione di base e le altre obbligatorie (Voce economica, Codice Siope, Certificato al Bilancio e al Consuntivo), i capitoli possono essere raggruppati anche secondo altri tipi di classificazione che consentono di ottenere informazioni di tipo diverso: Per Programma e Progetto, Per Centro di Costo e Fattore Produttivo, Per Assessorato I capitoli inoltre, ai fini del PEG, possono essere assegnati ad un Servizio specifico o a Servizi diversi. sulla base di questa suddivisione i relativi stanziamenti saranno resi disponibili ai rispettivi servizi al momento dell assunzione della determina.
Bilancio di Previsione, Bilancio Pluriennale e Piano Esecutivo di Gestione possono essere caricati contemporaneamente in un unica fase, indicando gli importi a livello di capitolo con la maschera P.E.G. Pluriennale. Naturalmente le colonne Impegni dell ultimo esercizio chiuso e Previsioni definitive dell esercizio in corso vengono desunte automaticamente dagli anni precedenti. In particolare la colonna delle previsioni definitive dell esercizio in corso può essere riaggiornata automaticamente via via che vengono effettuate delle variazioni di stanziamento. Le colonne degli stanziamenti relativi al 1 e al 2 anno successivo, nel Bilancio Pluriennale, per le spese correnti possono essere calcolate automaticamente applicando una percentuale costante allo stanziamento dell anno di bilancio, con possibilità di modificare successivamente solo i capitoli desiderati. Sulla stessa maschera utilizzata per il caricamento del PEG vengono anche aggiornati in tempo reale i totali a livello di Titolo, Funzione, Servizio e Intervento, dando immediatamente, con un'unica maschera, la situazione anche a livello di Bilancio di Previsione e di Bilancio Pluriennale. Conseguenza di ciò è che non servono altri interventi manuali da parte dell operatore per ottenere automaticamente su video e in stampa: Bilancio di Previsione e allegati: Riepilogo Generale delle Spese, Funzioni delegate dalla Regione, Contributi da Organi Comunitari, Quadro Generale Riassuntivo, Bilancio Pluriennale: Entrate, Spese per Servizio, Spese per Programma, Spese per Intervento Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.): Annuale e Pluriennale, può essere stampato diviso per Servizio e per Classificazioni di Bilancio. Tutti i dati del bilancio possono essere esportati su fogli di Excel per ricavarne riepiloghi e grafici di ogni tipo.
La Gestione dei Mastri e dei Movimenti di Entrata e di Uscita A fronte di ogni capitolo di Entrata e di Uscita inserito nel PEG il sistema presenta una scheda di mastro contenente, sia per la Competenza che per i Residui: Stanziamento iniziale, Variazioni intervenute nel corso dell anno, Stanziamento aggiornato, Residui iniziali, Economie/Maggiori Entrate Residui attuali Dettaglio dei movimenti in Competenza e a Residui o Impegni/Accertamenti o Liquidazioni/Ordinativi o Mandati/Reversali Testata Dettaglio
Gli impegni possono essere caricati sia dall ufficio Ragioneria che direttamente dai Servizi che li hanno assunti sui capitoli di loro competenza, anche sotto forma di prenotazione. L impegno diventa definitivo quando viene associato ad un provvedimento (Determina) o viene dichiarato Spesa obbligatoria ; diventa esecutivo (quindi liquidabile) quando la Ragioneria pone il visto di Regolarità Contabile sul provvedimento. Gli impegni possono essere assunti anche sui due anni successivi a quello corrente sulla base degli stanziamenti indicati a livello di Bilancio Pluriennale. L assunzione dell impegno, dalla prenotazione alla esecutività, può essere gestita in maniera ancora più dettagliata, tramite il modulo di gestione delle Determine (vedi) che consente di gestire l impegno di spesa contestualmente alla stesura della determina. L impegno, fino ad esaurimento dell importo impegnato, può essere liquidato totalmente o in più riprese anche a fornitori diversi, oppure essere suddiviso in sub impegni ciascuno dei quali potrà essere a sua volta liquidato totalmente o in più riprese. La fase di liquidazione prevede l associazione con la corrispondente fattura emessa dal fornitore che, all emissione del mandato, resterà così automaticamente quietanzata. Al momento della liquidazione è possibile anche segnalare con l'apposita funzione, gli elementi che il sistema dovrà riportare sul prospetto di conciliazione e sul conto economico quando si riferiscono a situazioni a cavallo di esercizio (Ratei e Risconti). Sia l assunzione dei sub-impegni che la liquidazione delle fatture (quando per la liquidazione è prevista una determina) possono essere gestite direttamente dai Servizi interessati utilizzando il modulo di gestione delle Determine. In questo caso la Ragioneria potrà limitarsi a porre (o meno) il visto contabile e ad emettere successivamente il mandato di pagamento. Il mandato può fare riferimento ad un unica liquidazione oppure a più liquidazioni; in quest ultimo caso le liquidazioni devono riferirsi allo stesso capitolo e stessa gestione (competenza o Residui), ma possono fare riferimento anche a beneficiari diversi specificati in una lista allegata. Se il mandato prevede una ritenuta è possibile impostare ed emettere la corrispondente reversale contestualmente all emissione del mandato.
Se poi la spesa sostenuta con quel mandato comporta anche un aggiornamento della situazione patrimoniale, l operatore può agganciarsi alla corrispondente funzione del modulo Inventario effettuando automaticamente l aggiornamento. Relativamente alle Entrate la Reversale d incasso può scaricare parzialmente o totalmente un Accertamento esistente oppure caricare contestualmente l accertamento con un unica operazione. Sia il mandato che la reversale, finché non vengono inviati al tesoriere, in caso di errore possono essere annullati e riemessi con lo stesso numero e stessa data; dopo l invio al tesoriere possono essere stornati e riemessi con un nuovo numero e nuova data. La stampa dei mandati e delle reversali viene fatta su modelli personalizzabili tramite Word. L avviso di pagamento può essere inviato al beneficiario anche via e-mail direttamente dal programma. Alla tesoreria i mandati e le reversali vengono inviati su supporto cartaceo accompagnato da un file organizzato secondo il tracciato previsto dalla tesoreria stessa, oppure nella forma prevista dalla tesoreria per la gestione del Mandato informatico. Le variazioni di stanziamento Lo stanziamento iniziale dei capitoli può essere modificato in corso d anno attraverso i movimenti di Variazione stanziamento che inizialmente possono essere fatti in via provvisoria per consentirne la stampa da allegare alla delibera da proporre alla Giunta o al Consiglio. Dopo l approvazione della delibera le relative variazioni possono essere rese definitive. Le variazioni che riguardano più capitoli (spostamento di importi da un capitolo all altro, utilizzo di maggiori entrate) possono essere fatte con un unica operazione che carica la variazione su entrambi i capitoli interessati.
Il Rendiconto della gestione Il sistema è in grado di fornire per ogni capitolo di bilancio la situazione aggiornata in tempo reale (Stanziamento, impegnato, da impegnare, pagato e da pagare). Non è quindi necessario fare operazioni di chiusura per ottenere le stampe di tipo consuntivo e riepilogative; lo stesso Conto consuntivo può essere stampato anche in corso di esercizio: riporterà la situazione fotografata in quel momento. La sistemazione dei Residui da riportare, finalizzata alla predisposizione del Conto Consuntivo e di tutta la documentazione connessa, risulta particolarmente facilitata dal fatto che l esercizio finanziario dell anno precedente resta strettamente collegato con quello in corso. Tutti i movimenti che vengono effettuati sull'esercizio precedente (rettifiche su impegni, accertamenti, mandati e reversali a copertura) si riflettono in tempo reale sui Residui dell'esercizio in corso finché l esercizio precedente non viene chiuso. In pratica con la stessa videata è possibile effettuare un operazione sull esercizio precedente e vederne immediatamente gli effetti sui residui dell anno in corso. Questo sistema consente anche di non dovere fare operazioni di ribaltamento dei residui a fine anno, ma di mantenere gli impegni con lo stesso numero e la stessa data anche negli anni successivi fino al pagamento totale degli stessi.
Oltre alle stampe del Conto Consuntivo e relativi allegati come previsto dalla normativa, e dei residui da riportare in varie forme, sono previste anche tutta una serie di ulteriori stampe a supporto della gestione. Il collegamento con il modulo Conto economico e Conto del patrimonio consente poi di riportare in automatico su quest ultimo i dati necessari per la stesura e la stampa del Prospetto di Conciliazione, del Conto Economico e del Conto del Patrimonio. Per i dati relativi a impegni, accertamenti, liquidazioni, mandati, reversali e conto consuntivo è prevista l esportazione su Excel che consente di effettuare le più svariate elaborazioni ricavandone prospetti e grafici di ogni tipo. La Gestione dei Fornitori e dei Debitori Il programma consente di tenere memorizzati i dati anagrafici dei fornitori e dei debitori ricorrenti e di quelli per i quali sono da registrare fatture ai fini IVA o c'è da gestire la ritenuta d'acconto. Non è obbligatorio caricare sull'anagrafico il Beneficiario di un mandato o il Debitore di una reversale. Se si tratta di un Fornitore o Debitore occasionale i suoi dati anagrafici possono essere indicati direttamente sul mandato o reversale senza doverli registrare in Anagrafico. In ogni caso l'anagrafico Fornitori e Debitori è unico, così che se un Fornitore è anche un Debitore i suoi dati anagrafici vengono registrati una volta soltanto. Anche per le Fatture non esiste l'obbligo del caricamento per essere liquidate e pagate: è sufficiente indicare gli estremi della fattura sulla "liquidazione" per farla comparire sul mandato e sull'estratto conto del Fornitore. La fattura deve essere caricata obbligatoriamente solo se: Si vuole che compaia subito sull'estratto conto del Fornitore, ancora prima che venga liquidata. Deve essere registrata ai fini della Contabilità IVA, Il fornitore è soggetto a Ritenuta d'acconto; per cui gli dovrà essere rilasciato in automatico il certificato di versamento della ritenuta o il CUD e lo si dovrà gestire ai fini del Mod. 770.
Il programma consente anche di memorizzare l immagine della fattura o scannerizzandola direttamente, oppure indicandone il numero di protocollo generale se la scannerizzazione è già stata fatta dall ufficio Protocollo al suo arrivo. Per un fornitore è possibile richiedere al sistema l estratto conto sia a livello di impegni, liquidazioni e mandati, che di fatture ricevute.. Per i Fornitori soggetti a Ritenuta d'acconto (Professionisti) e per quelli con redditi assimilati a lavoro dipendente (es. Amministratori) è previsto il collegamento con il moduli CUD e Mod. 770 che consentono la stampa dei certificati di versamento delle ritenute d'acconto per i professionisti e del CUD per i percettori di redditi assimilati a lavoro dipendente. Questi dati vengono poi importati automaticamente dal modulo che gestisce il Modello 770.
RELAZIONE PREVISIONALE PROGRAMMATICA Questo modulo consente di compilare interamente la Relazione Previsionale e Programmatica attingendo automaticamente i dati deducibili dal P.E.G. e dal Bilancio Pluriennale e dando all'utente la possibilità di inserire le parti descrittive e i dati non ricavabili in automatico e di effettuare la stampa finale. E' basato su modelli preimpostati di fogli EXCEL e di documenti WORD direttamente collegati con la Base dati del Bilancio. La prima fase crea in automatico le varie sezioni riempiendole con i dati del PEG. La seconda fase consente di completare i modelli di ciascuna sezione sfruttando le funzioni di EXCEL e di WORD.
CONTO ECONOMICO E DEL PATRIMONIO Questo modulo, anche se nasce come un naturale completamento della Contabilità Finanziaria e dell Inventario (da cui puo importare quasi interamente i dati che gli servono), può essere utilizzato anche autonomamente da chi non dispone di uno o di entrambi i moduli citati; il programma infatti consente di caricare i dati anche manualmente. I prospetti che produce sono: Prospetto di Conciliazione Conto Economico Conto del Patrimonio Dal Prospetto di Conciliazione, compilato in automatico importando i dati dalla Contabilità oppure caricato manualmente, il sistema genera per intero il Conto Economico e parzialmente il Conto del Patrimonio.
Per il Conto del Patrimonio potranno poi essere importati i dati riguardanti il Patrimonio dall Inventario e un altra serie di dati dalla Contabilità; resteranno da caricare manualmente solo alcuni dati non ricavabili in automatico. I tre prospetti, una volta completati, possono essere stampati e importati dal modulo che ne consente l invio telematico alla Corte dei Conti.
INVIO TELEMATICO ALLA CORTE DEI CONTI Questo modulo facilita notevolmente le operazioni di preparazione del file contenente i prospetti da inviare alla Corte dei Conti. Inseriti infatti in una apposita cartella i modelli scaricati dal sito della Corte dei Conti, il programma compila automaticamente uno ad uno i relativi prospetti dando poi la possibilità di visualizzarli e di controllarne la correttezza con il software di validazione fornito dal Corte dei Conti. Una volta creati e controllati tutti i prospetti, il sistema li compatta in un unico file compresso e si collega al sito della Corte dei Conti per l invio.
MUTUI Per ogni mutuo acceso dall Ente questo modulo consente di creare una scheda che ne sintetizza le caratteristiche: Istituto mutuante e Numero di posizione, Descrizione, Anno di partenza e Durata, Capitale erogato, Tasso d interesse e Tipo(fisso o variabile), Rateazione e Scadenze, Eventuali contributi di terzi, Piano d ammortamento Se il tasso è di tipo fisso il piano d ammortamento viene calcolato in automatico.
Per ogni anno di esercizio è possibile indicare su quali capitoli vanno imputate le spese per la quota interessi e per la quota capitale. Questo consente a inizio anno di aggiornare automaticamente gli stanziamenti iniziali sul bilancio di previsione, di emettere in automatico gli impegni di spesa e di stampare i prospetti da allegare al Bilancio di previsione Vengono inoltre gestite eventuali variazioni, sia di importo che di tasso, con ricalcolo automatico del piano d ammortamento, eventuali devoluzioni e l estinzione anticipata.
CONTABILITA IVA Questo modulo consente di gestire i registri dei Servizi soggetti a Iva sia in forma autonoma, che in collegamento diretto con il modulo dei Fornitori e Debitori della Contabilità. In particolare, con la contabilità ha in comune sia l anagrafico dei Fornitori e Debitori, sia la base dati delle fatture attive e passive. Per ogni servizio soggetto a IVA l'operatore indica inizialmente come va gestita la relativa contabilità: quali sono i registri da tenere (Acquisti, Fatture Attive o Corrispettivi), se la chiusura è mensile o trimestrale, se è previsto un Pro rata indetraibilità e quant altro. Le Fatture Attive e Passive e l'anagrafico dei Fornitori e Debitori possono essere caricati indifferentemente dal modulo della Contabilità Finanziaria o dal modulo "Contabilità IVA" in quanto la Base Dati è in comune.
Le fatture, come prevede la normativa, vengono trattate tutte in sospensione di Iva, cioè il fornitore verserà l iva solo a pagamento avvenuto; per questo le fatture vengono registrate al loro arrivo, ma vengono conteggiate ai fini della detrazione solamente a pagamento avvenuto. Naturalmente non è necessario che l operatore intervenga per segnalare il pagamento, è il sistema che si accorge del pagamento quando trova emesso il corrispondente mandato. Mensilmente vengono stampati i registri di ciascun servizio e il registro riepilogativo che ne fa la sintesi e chiude il periodo. Prima di effettuare la stampa definitiva su modulo bollato è possibile stampare più volte il registro su carta normale per controllo.