W I N e y e s Il S o f t w a r e G e s t i o n a l e p e r l o t t i c o i m p r e n d i t o r e PRIMA NOTA

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1 PRIMA NOTA La contabilità della tua Azienda Con WINeyes XPS 1

2 Sommario Introduzione... 3 Suddivisione in macro conti... 3 Registrazione dei movimenti di Prima Nota... 3 Vantaggi e funzionalità della Prima Nota... 4 Automatismi... 5 Sintesi grafica... 6 Configurazione... 6 Contatti IT-Experience Srl

3 Introduzione La gestione della Prima Nota in WINeyes XPS è basata su un livello basico, di essenzialità. Si pone tre primari obiettivi: 1. Gestione Finanziaria (Cassa e Banca), con rendicontazione del valore di Cassa e di Banca per i vari c.c. aziendali. 2. Elenco documenti: catalogazione di fatture emesse e ricevute, pronta per essere apprezzata dal commercialista e per avere un resoconto a livello economico dei documenti emessi e ricevuti. 3. IVA: gestire l'iva a Debito e a Credito con la rispettiva differenza (non essendo una gestione contabile, la differenza potrebbe non coincidere con l'effettiva liquidazione IVA mensile o trimestrale calcolata dal Commercialista). Le varie operazioni di registrazione dei movimenti di prima nota, avvengono inserendo pochissime informazioni. Suddivisione in macro conti Le informazioni relative al movimento di prima nota si suddividono nei seguenti 5 macro conti: Cassa Banca Documenti (Emessi e Ricevuti) IVA Doc. su Corrispettivi (documenti quali Fatture o N.A. emesse a fronte di un corrispettivo) Registrazione dei movimenti di Prima Nota La registrazione del movimento di prima nota (vedi Finestra «Prima Nota») può essere fatta in due modi: Libera: si inserisce il movimento definendo le varie informazioni per avere una rendicontazione semplice. Attraverso la Causale di Prima Nota: si seleziona dall'elenco una Causale di Prima Nota, in questo modo vengono preimpostate tutte le varie informazioni, permettendo così l'inserimento del solo importo ed eventuali altre informazioni descrittive. Le Causali di Prima Nota predefinite sono state strutturate analogamente ad un Piano dei Conti. È possibile impostare nuove causali inserendo nuove categorie nella finestra «Causali di Prima Nota». 3

4 Vantaggi e funzionalità della Prima Nota La gestione della Causali di Prima Nota, organizzate con il concetto del Piano dei Conti, non è obbligatoria, ma permette i seguenti vantaggi: Possibilità di ottenere dei Report di sommatoria dei valori del conto associato; Registrazione movimenti di Prima Nota, sia Finanziari (flusso denaro), sia Economici (Registrazione Documenti emessi e ricevuti); Gestione e controllo di più Conti Correnti Bancari; Riporto in Prima Nota solo su richiesta delle Vendite Giornaliere (incassi su corrispettivi) e documenti emessi a fronte di corrispettivo; Riporto in Prima Nota automatico delle Fatture di Vendita e Fatture di Acquisto (da scadenzario); Apertura e Chiusura Cassa e Banca: la somma tra il valore di apertura cassa + vendite - prelievi, deve essere uguale al valore di Chiusura Cassa, il valore di chiusura permette il controllo di eventuali differenze; Inserimento dei dati di Apertura e Chiusura Cassa anche su finestra separata dalla finestra principale di gestione della Prima Nota, al fine di permettere l'inserimento da parte dei commessi che non accedono alla Prima Nota, relativamente ai soli due dati essenziali: apertura e chiusura cassa; Visualizzazione delle registrazioni con relativi totali: giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, Periodo Fiscale, Periodo Specifico; Calcolo della differenza tra IVA Acquisti e IVA Vendite: giornaliera, mensile, trimestrale; Inserimento automatico in Prima Nota dei dati dallo Scadenzario: o Registrazione Documenti o Registrazione Pagamenti (con registrazione su Cassa o Banca) Report di Controllo: o Elenco delle Causali di Prima Nota suddivise per Codice Azienda o Elenco movimenti di prima nota eseguiti in un certo periodo. o Elenco Documenti Emessi e Ricevuti o Rendicontazione Economica (sommatoria Documenti Emessi e Ricevuti + IVA a Debito / Credito), giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale, annuale. o Rendicontazione Finanziaria (cassa e banca): giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale, annuale. 4

5 Si tenga presente che WINeyes XPS non è un programma di Contabilità. L'obiettivo di WINeyes XPS, è di poter gestire in modo flessibile, gli aspetti finanziari ed economici. La flessibilità permette di gestire le informazioni dal punto di vista dell'impresa e non dal punto di vista fiscale che invece richiede una certa rigidità nell'inserimento delle informazioni. Per tale motivo alcuni passaggi sono stati resi automatici, al fine di avere un'elevata qualità informativa, ma non obbligatori. Gestire Prima Nota, Cassa e Banca non è mai stato così facile. Automatismi Inserendo una Fattura di Vendita o di Acquisto (le fatture di Acquisto si inseriscono dallo Scadenzario), WINeyes XPS crea in automatico i movimenti di Prima Nota relativi alle Vendite, ai documenti emessi e ricevuti, alle entrate ed uscite di Cassa e Banca in funzione della Tipologia di Pagamento. Documento: i riferimenti del Documento andranno in Prima Nota nella colonna Entrata (Vendita) o Uscita (Acquisti), con la relativa suddivisione tra parte Imponibile e parte IVA (a Debito o a Credito), al fine di avere sotto controllo il totale dei documenti emessi e ricevuti di un certo periodo (Visione Economica). La stessa lista è poi utilizzabile per consegnare ordinatamente la documentazione al commercialista. Il documento viene quindi riportato nello Scadenzario e dallo Scadenzario possono venir calcolate le relative date di scadenza dei pagamenti. Quando si esegue la registrazione dei pagamenti, WINeyes XPS registra in automatico il pagamento in Prima Nota, come Entrata o Uscita, di Cassa o di Banca in relazione alla Tipologia di Pagamento definita (Visione Finanziaria). Qualora si tratti di un pagamento di Banca, WINeyes XPS riporta in automatico il C.C. bancario di Riferimento. In questo modo filtrando i movimenti di Prima Nota per C.C. si ottengono i movimenti del C.C. per il periodo di tempo impostato, gestendo di fatto il C.C. bancario. 5

6 Sintesi grafica Sintesi del Flusso informativo tra le Vendite, i Documenti, lo Scadenzario, per alimentare automaticamente i Movimenti di Prima Nota. Configurazione Configurazione di WINeyes XPS per il riporto automatico dei dati in Prima Nota e Scadenzario: Dal Menu di Windows «Configurazione», «Configurazione Generale», sezione «Amministrazione», attivando le caselle di controllo: o Inserimento automatico Documenti in Prima Nota: WINeyes XPS inserisce i riferimenti dei Documenti di Vendita a Cliente Business, le fatture di Acquisto inserite da Scadenzario e le fatture di vendita a Cliente Finale su emissione di corrispettivo, sulle apposite colonne della registrazione dei Movimenti di Prima Nota. o Inserimento automatico Documenti in Scadenzario: WINeyes XPS apre automaticamente la finestra dello Scadenzario, precompilata di ogni informazione proveniente dal Documento, al fine di poter generare le rispettive scadenze di pagamento. La finestra dello Scadenzario sarà aperta senza bisogno di cliccare sul pulsante «Scadenzario». 6

7 CONTATTI Prenota un corso di formazione. Siamo a disposizione per approfondimenti, per supportarti nella configurazione della tua Prima Nota e per personalizzare le impostazioni alle tue esigenze. Per informazioni e richieste, non esitare a contattarci: Tel. Ufficio Commerciale Cell. Resp. Commerciale (Michele) Resp. Commerciale Per conoscere tutte le nostre offerte visita il nostro sito: 7

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