Guida degli strumenti per i Gruppi di Supporto Locale URBACT II

Guida degli strumenti per i Gruppi di Supporto Locale URBACT II Giugno 2013 SVILUPPARE CAPACITÀ COINVOLGERE GLI STAKEHOLDERS TRARRE IL MASSIMO VANTAGGIO DALLO SCAMBIO TRANSNAZIONALE LAVORARE CON GLI ATTORI LOCALI PIANO D'AZIONE PARTECIPATIVO

1 Pubblicato da URBACT 5, Rue Pleyel, 93283 Saint-Denis, Francia Tel. +33 1 49 17 46 08 Fax: +33 1 49 17 45 55 webassistance@urbact.eu www.urbact.eu Responsabile della pubblicazione: Melody Houk Autori: Eddy Adams, Raffaele Barbato, Melody Houk, Sally Kneeshaw, Simina Lazar Design: Martyn Allen Stampa: Bialec, Nancy (Francia) 2013 URBACT Tutti i diritti riservati. Ringraziamenti: Daniel Garnier, Jenny Koutsomarkou, Alberto Merolla, Alison Partridge, Peter Ramsden e Willem Van Winden Fotografia: András Ekés e Sally Kneeshaw

3 Guida degli strumenti per i Gruppi di Supporto Locale URBACT II Giugno 2013

SOMMARIO 4 Sommario 4 PREMESSA 6 Introduzione al Programma URBACT 8 Parte 1 Gruppi di Supporto Locale URBACT e 1.1 Gruppi di Supporto Locale e Piani d Azione Locale 14 1.2 Coinvolgimento degli stakeholders locali 22 1.3 Lavorare con gli stakeholders nel proprio Gruppo di Supporto Locale 30 1.4 Pianificazione 40 1.5 Sfruttare al meglio lo scambio transnazionale 52 1.6 Sviluppo delle Competenze 58

5 Parte 2 Strumenti e riferimenti utili 2.1 Il modello ciclico di pianificazione 62 2.2 Analisi degli stakeholders 64 2.3 Matrice dell Importanza / Influenza degli stakeholders 66 2.4 Strumento di autovalutazione della performance dei Gruppi di Supporto Locale 68 2.5 Grafico albero dei problemi 70 2.6 Tavola delle azioni 72 2.7 Strumento di autovalutazione dei Piani d'azione Locale 76 2.8 Riferimenti utili 78

PREMESSA Innanzitutto, dobbiamo liberarci dalla tendenza ad identificare le città con i loro edifici e ricordare che la città reale è fatta di esseri viventi, non di cemento. Edward Glaeser 1 6 1 URBACT lavora con le città e le persone. La nostra missione consiste nel promuovere uno sviluppo urbano sostenibile e in quest ottica è fondamentale coltivare i talenti degli stakeholders delle città in tutta l Unione Europea. Sviluppando le nostre capacità, possiamo rendere le città europee più forti, più eque e più pulite. Al centrodell attività URBACT vi sono due approcci principali: lo sviluppo urbano integrato e i piani d azione partecipativi. Queste iniziative sono basate su un approccio olistico che tiene conto delle dimensioni fisiche, economiche e sociali dello sviluppo urbano, in una prospettiva sostenibile. L approccio partecipativo - lo sviluppo di forti partnership fra organismi pubblici, settore privato e società civile (compresi cittadini e abitanti)- viene riconosciuto come una pietra miliare delle politiche per uno sviluppo urbano efficiente. I Gruppi di Supporto Locale URBACT traducono questi principi in dinamiche locali concrete che mirano a incoraggiare la proprietà condivisa dei processi di pianificazione urbana e a rafforzare le capacità degli attori locali. Gli strumenti URBACT sono ideati per gli stakeholders coinvolti nelle reti URBACT e che ricopriranno un ruolo attivo nell impegnativo processo di definizione e di implementazione partecipata di politiche pubbliche. Tali strumenti sono stati aggiornati con le esperienze delle reti tematiche approvate negli ultimi anni per aiutare le città partner a condurre Gruppi di Supporto Locale URBACT efficienti e a sviluppare Piani d Azione Locale (PAL). Oltre al Programma Nazionale di Formazione, l Università estiva e la formazione per i rappresentanti politici sono elementi chiave del nostro repertorio di attività di supporto alla comunità di città. 1 Glaeser Edward, Il Trionfo della città, Bompiani 2013, pagina 15

7 Nelle seguenti sezioni presentiamo le linee guida e gli strumenti che si sono rivelati utili nel riunire gli stakeholders delle città, nel facilitare la collaborazione nell analisi delle problematiche urbane e la creazione collaborativa di soluzioni. La guida degli strumenti URBACT viene proposta come fonte d ispirazione e orientamento e non intende essere prescrittiva o restrittiva. Siamo consapevoli dell esistenza di numerose culture di lavoro e di una varietà di approcci diversi all interno dell Europa. Ciascun GSL URBACT lavora su di problematiche diverse, pertanto gli strumenti e i metodi di lavoro dovranno essere adattati alle circostanze specifiche. Il Segretariato URBACT sarà lieto di ricevere i vostri commenti sulla presente guida, unitamente a nuove idee ed esempi di coproduzione per proseguire nell evoluzione dei GSL URBACT e per ispirare i responsabili per le politiche urbane. Auguriamo buon lavoro a tutti gli attori locali URBACT impegnati nel creare città sostenibili e piene di vitalità. Il Segretariato URBACT

Introduzione al Programma URBACT 8 Come ulteriore sviluppo del programma URBACT I (2002-2006), URBACT II (2007-2013) è un programma europeo di apprendimento e di scambio che promuove lo sviluppo urbano integrato e sostenibile in linea con gli obiettivi della strategia Europa 2020. Cofinanziato dalla Commissione Europea, dai 28 Stati Membri e da 2 Stati Partner (Norvegia e Svizzera), URBACT consente alle città europee di lavorare insieme e di sviluppare soluzioni efficaci e sostenibili per le principali problematiche urbane.

9 Nello specifico, URBACT ha l obiettivo di incoraggiare lo sviluppo urbano integrato e sostenibile attraverso le seguenti azioni: Facilitando lo scambio e l'apprendimento di esperienze fra i responsabili delle politiche urbane, i decisori ed i tecnici; Divulgando le buone pratiche e gli insegnamenti tratti dagli scambi e assicurando il trasferimento delle conoscenze; Aiutando i responsabili delle politiche urbane e i tecnici (compresi i responsabili dei Programmi Operativi) a definire e mettere in pratica i Piani d Azione per uno sviluppo urbano sostenibile. Per conseguire tali obiettivi, il Programma permette la creazione di Reti Tematiche relative a alle diverse problematiche urbane. Approvate tramite bandi pubblici, ogni rete coinvolge da 8 a 10 partner di almeno 3 diversi Stati Membri o Stati Partner. I partner possono essere città, autorità regionali, autorità nazionali e centri di ricerca. Ogni rete tematica ha un Lead Partner e un Lead Expert.

URBACT II - Fatti salienti (Aggiornamento giugno 2013) URBACT II - Tempistiche del programma 10 3 Bandi 45 Reti tematiche 7 Gruppi di lavoro Partner del progetto: 445 Città partner 27 Organismi pubblici equivalenti 14 Autorità regionali 13 Università e Centri di ricerca Ciascuna rete tematica ha un budget di 800.000 URBACT II - Temi Asse prioritario 1 Città, Motori di Crescita e Occupazione Innovazione ed economia della conoscenza Innovazione sociale Occupazione e mobilità dei lavoratori Imprenditorialità Asse prioritario 2 Città attrattive e coesive Sviluppo integrato di aree degradate e di aree a rischio Inclusione attiva Sviluppo di economie urbane ad alta efficienza energetica e a bassa emissione di CO 2 Miglioramento della pianificazione urbana Bandi Bando q Invio di proposte progettuali, ecc. q Fase di sviluppo q Invio dei Formulari Finali, ecc. q Fase di implementazione Invio di proposte progettuali, valutazione da parte di un panel di esperti esterni e approvazione da parte del Comitato di Monitoraggio URBACT per accedere alla fase di Sviluppo Fase di Sviluppo (6 mesi) Sviluppo del progetto Finalizzazione del partenariato Elaborazione dello studio preliminare Avvio dei Gruppi di Supporto Locale Preparazione dei Formulari Finali e dei documenti amministrativi I progetti approvati ricevono il supporto dei responsabili dei Poli Tematici e del Segretariato URBACT Invio dei Formulari Finali, valutazione da parte di un panel esterno di esperti e approvazione da parte del Comitato di Monitoraggio URBACT per entrare nella fase di implementazione Fase di implementazione (27 mesi) Scambio transnazionale e attività di apprendimento Gruppi di supporto locale attivi a livello locale Attività di sviluppo delle capacità (capacity building) Elaborazione e realizzazione dei Piani d Azione Locale Coordinamento da parte dei Poli Tematici per la capitalizzazione dei risultati dei progetti

URBACT II - Partner (aggiornamento giugno 2013) Lead Partners Partners 11

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PARTE PRIMA 13 Gruppi di Supporto Locale URBACT e piani d azione partecipativi

1.1 Gruppi di Supporto Locale e Piani d Azione Locale 14 Che cos è un Gruppo di Supporto Locale URBACT? I Gruppi di Supporto Locale URBACT sono un elemento basilare del programma URBACT. Ad ogni città partner all interno di una rete URBACT viene richiesto di costituire un GSL URBACT per riunire tutti gli stakeholders locali pertinenti rispetto alle tematiche da affrontare (ad esempio la disoccupazione giovanile o la riqualificazione di aree degradate). Tali attori locali sono coinvolti nel processo di sviluppo ed implementazione di politiche locali di definizione urbano. I Gruppi di Supporto Locale URBACT sono il veicolo attraverso si concretizza l approccio integrato e partecipativo alle politiche urbane. Riunendo insieme partner diversi per collaborare su una problematica specifica e beneficiare dello scambio di esperienze a livello transnazionale, il Gruppo di Supporto Locale garantisce un risultato più rigoroso e più innovativo, che conduce alla co-produzione di un Piano d Azione Locale. L esperienza inoltre rafforza le capacità degli operatori e degli stakeholders locali a progettare e implementare soluzioni più sostenibili per affrontare le problematiche future. Che cos è un Piano d Azione Locale? Un Piano d Azione Locale (PAL) è un documento strategico che definisce bisogni identificati, analizza problemi e opportunità e propone soluzioni fattibili e sostenibili. Tutte le città partner della rete URBACT devono creare un PAL che può essere redatto in una varietà di formati. Per la città, il Piano d Azione Locale è innanzitutto e soprattutto uno strumento utile e concreto per risolvere un problema locale e/o migliorare una specifica situazione locale. Nel programma URBACT, il Piano d Azione Locale è il risultato del processo partecipativo del Gruppo di Supporto Locale. Il PAL contiene una tabella di marcia e un piano dettagliato (con le tempistiche e le informazioni sui finanziamenti) che definisce soluzioni per le politiche urbane della città partner rispetto a temi individuati in ciascuna rete URBACT.

15 Che cosa fanno i Gruppi di Supporto Locale URBACT? I principali obiettivi di un Gruppo di Supporto Locale URBACT consistono nell utilizzare il quadro e i metodi URBACT per progettare Piani d Azione Locale per uno sviluppo urbano sostenibile e per rafforzare negli stakeholders locali la capacità di sviluppare politiche efficienti. Le attività del Gruppo di Supporto Locale URBACT comprendono: il contributo allo scambio transnazionale e al processo di apprendimento a livello di rete la comunicazione dei risultati a livello locale e la divulgazione, ad una comunità più ampia, degli insegnamenti appresi la partecipazione ai corsi di formazione organizzati a livello europeo e nazionale nell ambito del programma URBACT al fine di sviluppare le capacità degli stakeholders locali locali l analisi delle problematiche locali, la ricerca di soluzioni e infine lo sviluppo di un Piano d Azione Locale per risolvere tali problematiche il consolidamento delle conoscenze derivate dallo scambio transnazionale (knowhow, buone pratiche, valutazione peer review ecc. provenienti da altre città, interne alla propria rete o esterne) nel processo di definizione delle politiche pubbliche

Il seguente schema fornisce una panoramica delle principali attività svolte dai Gruppi di Supporto Locale URBACT durante il ciclo di vita del progetto. 16 Coinvolgere i membri del GSL Partecipare alle sessioni di formazione Condividere le conoscenze Selezionare gli stakeholders fondamentali SVILUPPO DELLE CAPACITÀ Identificare gli stakeholders fondamentali COINVOLGIMENTO DEGLI STAKEHOLDERS Contattarli e selezionarli Organizzare gli stakeholders Definire il formato del gruppo Gestione e compiti amministrativi Preparare inputs adeguati Selezionare i partecipanti pertinenti per ciascun argomento di ciascun seminario Organizzare lil coinvolgimento Basarsi sulle conclusioni del seminario TRARRE IL MASSIMO VANTAGGIO DALLO SCAMBIO TRANSNAZIONALE Renderlo sostenibile Utilizzare la metodologia PCM (Project Cycle Management) PIANO D AZIONE PARTECIPATIVO LAVORARE CON GLI STAKEHOLDERS Gestione e compiti amministrativi Organizzare riunioni Garantire una buona comunicazione on line Divulgare i risultati Valutare l efficacia Definire la copertura territoriale

Ciascuna rete URBACT definisce i propri termini di riferimento per i Gruppi di Supporto Locale URBACT adatti alle problematiche che si intendono affrontare, ad esempio l utilizzo degli spazi pubblici o la creazione di nuovi posti di lavoro. Questi termini di riferimento vengono concordati all inizio della fase d implementazione e identificano: le principali categorie di stakeholders da coinvolgere nei Gruppi di Supporto Locale URBACT all interno della rete, il numero medio di riunioni da organizzare a livello locale, le modalità di partecipazione dei membri dei GSL URBACT alle attività transnazionali, le modalità con cui i membri dei GSL URBACT condivideranno a livello locale ciò che avranno appreso dalle attività transnazionali, i contributi attesi dal Gruppo di Supporto Locale URBACT a livello di rete, i membri fondamentali che beneficeranno delle iniziative di capacity-building. Una volta concordati da tutti i partner, i termini di riferimento costituiranno poi la base su cui ciascuna città partner stabilisce la tabella di marcia del proprio Gruppo di Supporto Locale URBACT, definendone l impostazione e le modalità di funzionamento. Quali sono gli attori coinvolti nei Gruppi di Supporto Locale URBACT? Ogni città si distingue per un mix diverso di stakeholders coinvolti nel Gruppo di Supporto Locale URBACT. Nella fase iniziale, le città devono identificare gli stakeholders che hanno un interesse per le questioni politiche individuate. I Gruppi dovrebbero includere rappresentanti di: Dipartimenti diversi all interno dell amministrazione locale, Politici, responsabili delle diverse politiche settoriali connesse alla tematica da affrontare, Beneficiari finali, ad es. giovani, anziani, migranti, ecc., utenti finali, cittadini, Terzo settore, ONG, imprese sociali, in particolare chi rappresenta gli interessi di gruppi specifici o fornisce servizi pubblici, Diversi livelli di governo in relazione alle politiche settoriali pertinenti (quartiere, città, autorità metropolitana, regione), Settore privato, business community, datori di lavoro, fornitori di servizi pubblici, Autorità di Gestione di Programmi Operativi (FESR o FSE). I seguenti capitoli sul coinvolgimento e la partecipazione degli stakeholders all interno di un GSL forniscono maggiori informazioni su come determinare e modificare la composizione del gruppo. 17

Che cosa fare se già esistono un Gruppo o un Piano d Azione locali? In alcune città coinvolte nelle reti URBACT, esiste già un gruppo locale e/o una politica locale sulla tematica scelta. In questi casi non occorre duplicare o creare un gruppo aggiuntivo, ma i partner possono esaminare la struttura esistente ed eventualmente modificarla se necessario. Il Gruppo di Supporto Locale URBACT potrebbe essere un sottogruppo di un forum esistente, oppure un attività URBACT potrebbe entrare a far parte del programma di talegruppo. Si tratta di un obiettivo fondamentale del programma URBACT per garantire che l impatto del Gruppo di Supporto Locale URBACT e del Piano d Azione Locale sulle pratiche e politiche locali sia sostenibile. Lo sviluppo di approcci partecipativi è impegnativo e richiede tempo ed energia. Questo investimento dovrebbe essere sostenibile affinché la città possa beneficiarne nel lungo termine. 18 In base allo stesso principio, la partecipazione ad una rete URBACT e ad uno scambio transnazionale possono contribuire a riesaminare, valutare e migliorare i piani esistenti. Se già esiste un piano d azione a livello locale, la città potrà utilizzare la sua esperienza di networking per rivedere il piano esistente o per completarlo, specialmente se un aspetto della problematica non è stato precedentemente considerato (ad es. dimensione sociale, fisica, economica, ambientale). Il Piano d Azione Locale URBACT costituirà dunque un documento che valuterà l avanzamento del piano esistente, determinerà degli aggiustamenti in linea con gli insegnamenti appresi dalle altre città URBACT e svilupperà azioni nuove o rielaborate al fine di risolvere meglio le problematiche urbane identificate. Qual è il calendario? I Gruppi di Supporto Locale URBACT vengono costituiti ed operano nei limiti della durata di vita delle reti URBACT, normalmente per un periodo di due anni. Il Piano d Azione Locale viene definito entro 12-14 mesi dall inizio della rete URBACT cosi da poter disporre del tempo necessario per comunicare i risultati e implementare le prime azioni.

Come possono essere finanziate le attività incluse nei Piani d Azione Locale? Se da un lato il Programma supporta lo scambio transnazionale e le attività di apprendimento e di sviluppo dei piani d azione integrati a livello locale attraverso il supporto di esperti, formazioni, ecc., URBACT non offre finanziamenti per l implementazione dei Piani d Azione Locale. Tuttavia, uno dei vantaggi principali della partecipazione ad una rete URBACT è l opportunità di identificare risorse potenziali di finanziamento e di investimento durante il processo di pianificazione delle azioni. Le Autorità di Gestione sono le istituzioni responsabili in ciascun Stato Membro per l'erogazione dei Fondi Strutturali europei. Il programma URBACT incoraggia fortemente le reti a costruire una stretta collaborazione con le Autorità di Gestione dei Programmi Operativi, sia del Fondo Europeo per lo Sviluppo Regionale (FESR) che del Fondo Sociale Europeo (FSE). L obiettivo è di incrementare la capacità delle città di garantire il finanziamento di attività incluse nei Piani d Azione Locale. I Gruppi di Supporto Locale URBACT sono pertanto incoraggiati ad invitare le Autorità di Gestione a partecipare pienamente tanto alle attività locali quanto alle attività transnazionali di una rete. Questo aiuta ad allineare le esigenze e le priorità reali alle potenziali fonti di finanziamento. Alcune reti URBACT hanno riunito con successo i rappresentanti delle Autorità di Gestione di diverse Regioni in riunioni appositamente organizzate per consentire la loro partecipazione allo scambio transnazionale sul tema del progetto. Queste riunioni portano ad una migliore comprensione delle tematiche concrete delle città da parte delle agenzie che gestiscono i fondi europei attraverso uno scambio diretto di opinioni e di conoscenze. Diverse città URBACT hanno presentato con successo domande di finanziamento sulla base dei loro Piani d Azione Locale ad altri programmi nazionali ed europei, come i programmi di ricerca o di inclusione sociale. 19

20 Quale supporto è messo a disposizione dal Programma URBACT? URBACT fornisce ai partner numerose risorse per aiutarli a trarre il massimo vantaggio dalla loro partecipazione alle reti e a sviluppare Piani d Azione Locale solidi ed integrati. Finanziamento Ciascuna rete dispone di un budget massimo di 800.000. Una parte di questi fondi possono essere utilizzati direttamente per le attività del Gruppo di Supporto Locale per la logistica, il pagamento di servizi di assistenza esterni, le spese di viaggio sostenute dai membri del Gruppo di Supporto Locale URBACT per partecipare alle riunioni transnazionali, alle iniziative di capacity building o ad altri eventi del programma. Supporto degli Esperti Ciascuna rete dispone di un pacchetto di 166 giorni per l accompagnamento di esperti, in aggiunta al budget di rete. Tali risorse possono essere suddivise fra il Lead Expert nominato e un numero limitato di Esperti Tematici. Il loro ruolo è quello di accompagnare ciascuna rete durante lo sviluppo e l implementazione della tabella di marcia e nella produzione di risultati. Mentre il Lead Expert è la figura principale che fornirà esperienza, metodologia e supporto generale al Lead Partner e a tutti i partner del progetto, gli esperti tematici forniscono assistenza ad hoc su problematiche specifiche correlate al tema di ciascuna rete. Coordinatori del Gruppo di Supporto Locale A livello locale, ciascun project partner è responsabile della designazione di un coordinatore 2 del Gruppo di Supporto Locale URBACT, incaricato di guidare il GSL e di garantire la sua coerenza con il piano. Il coordinatore del Gruppo di Supporto Locale URBACT agisce inoltre come un ponte fra le attività di networking transnazionale e il GSL. Il loro compito è di: organizzare le riunioni del Gruppo di Supporto Locale URBACT, supervisionare la produzione del Piano d Azione Locale, relazionare sulle attività del Gruppo di Supporto Locale URBACT a livello di rete, organizzare il contributo del Gruppo di Supporto Locale URBACT alle attività transnazionali, partecipare alle riunioni di rete transnazionali e ai seminari di capacity building, riferire ai membri del GSL URBACT. 2 Il Coordinatore GSL URBACT può essere scelto all interno dell amministrazione dell ente locale oppure può essere un consulente esterno. Vi sono inoltre casi in cui il partner del progetto agisce come Coordinatore del GSL, permettendo così una connessione più forte fra le attività transnazionali e le attività locali del progetto. Considerando l aumento di budget per il Terzo Bandoi, i partner sono invitati, se ritenuto necessario, a ricorrere ad esperti esterni per l animazione e la definizione della composizione del Gruppo.. Tutti gli aspetti di budget dovrebbero essere discussi e concordati fra i partner.

Strumenti Il Segretariato URBACT, responsabile dell implementazione generale del Programma, fornisce supporto alle reti su tutti gli aspetti del ciclo di vita del progetto. La presente guida, così come altri documenti e linee guida, forniscono esempi e strumenti su come affrontare al meglio alcuni aspetti. Le seguenti cinque sezioni guideranno le città URBACT attraverso le fasi necessarie per costruire un Gruppo di Supporto Locale URBACT e coprodurre un Piano d Azione Locale. Una serie di strumenti, documenti e risorse utili sono forniti nella Parte 2. 21

1.2 Coinvolgimento degli stakeholders locali 22 Coinvolgere le persone giuste nel proprio Gruppo di Supporto Locale URBACT è un compito impegnativo. Far lavorare insieme gli stakeholders pertinenti è il modo migliore di fornire solide fondamenta alla pianificazione dell azione e alla coproduzione del Piano d Azione Locale. La presente sezione costituisce una guida alle diverse fasi della costituzione del Gruppo di Supporto Locale URBACT: 1.2.1 Definizione del Gruppo di Supporto Locale URBACT - a livello di rete 1.2.2 Costruzione del Gruppo di Supporto Locale URBACT a livello locale In tutti i casi, tanto il gruppo quanto i suoi risultati dovrebbero rappresentare l intera comunità di beneficiari. È essenziale identificare gli stakeholders giusti, selezionarli e invitarli a partecipare. Un processo di mappatura condiviso fra i partner del progetto è un buon modo per stabilire chi deve essere invitato a partecipare e perché, quale contributo ci si attende da ogni stakeholder e come deve essere ricercato quel contributo. Le indicazioni della presente guida e gli strumenti forniti nella Parte 2 aiutano ad intraprendere un efficace analisi degli attori locali, a identificare la natura e gli interessi degli stakeholders da coinvolgere, a considerarne l influenza e l interesse potenziali relativamente alle attività del Gruppo di Supporto Locale URBACT. La struttura di ciascun Gruppo di Supporto Locale URBACT viene definita in relazione ad un particolare contesto ed a circostanze specifiche non esistendo una soluzione di tipo universale. Gli obiettivi, le attività e la composizione di ogni singolo Gruppo di Supporto Locale URBACT dipendono dall argomento, dalla natura del progetto, dalle attività proposte, dalle esigenze locali e dall esperienza nello sviluppo degli approcci partecipativi.

23 1.2.1 Definizione del Gruppo di Supporto Locale URBACT - a livello di rete Ciascuna rete URBACT concorda i termini di riferimento definendo i principi basilari di creazione e funzionamento dei Gruppi di Supporto Locale URBACT. Questo esercizio avviene nella fase di avvio della rete e fornisce un quadro coerente per tutte le città all interno della rete. La definizione dei termini di riferimento potrebbe essere l oggetto di una sessione di lavoro durante uno dei primi seminari della fase d implementazione, insieme all individuazione degli stakeholders fondamentali e alla decisione di come i membri del Gruppo di Supporto Locale URBACT saranno coinvolti nelle varie attività della rete transnazionale,del loro contributo e del vantaggio che potranno trarne. Lo scambio fra città partner sugli approcci partecipativi è inoltre una grande opportunità di apprendimento indipendentemente dall esperienza dei diversi partner in questo ambito. Suggerimenti e consigli I termini di riferimento dovrebbero includere: Composizione - Categorie principali di attori locali da coinvolgere nei Gruppi di Supporto Locale URBACT, inclusa l identificazione di dipartimenti pertinenti all interno delle amministrazioni locali, rappresentanti politici, beneficiari o utenti finali, settore privato, Autorità di Gestione dei Programmi Operativi o altri potenziali finanziatori. Approccio iniziale - Possibili modalità di selezione, approccio e motivazione degli stakeholders per il loro coinvolgimento nei GSL URBACT. Struttura - Idee per l organizzazione del gruppo, come il numero approssimativo dei membri, definizione di un gruppo ristretto ed gruppo allargato, ecc. Reporting Modo in cui i partner del progetto riferiranno sulle attività del proprio Gruppo di Supporto Locale agli altri partner della rete. Ruolo del Gruppo di Supporto Locale nelle attività di rete, ad es. ospitare seminari, produzione di casi studioi, ecc. Calendario dell attività - obiettivi delle prime riunioni, frequenza delle riunioni e bozza di calendario

24 Buona Pratica Esempio della rete OP-ACT: Il Lead Partner e il Lead Expert hanno fornito alla rete uno schema generale degli stakeholders da contattare sulla base degli obiettivi generali del progetto. Lo schema comprendeva alcune domande da rivolgere agli stakeholders per sondare il loro potenziale contributo e i loro suggerimenti su come mobilitare i diversi attori. È possibile trovare maggiori informazioni a riguardo nel secondo numero della Newsletter OP-ACT. È importante che i tutti i Gruppi di Supporto Locale URBACT valutino come possono coinvolgere i rappresentanti eletti locali e le Autorità di Gestione dei Programmi Operativi sin dalla fase iniziale al fine di garantire che la dinamica del Gruppo di Supporto Locale URBACT, la problematica affrontata e il futuro Piano d Azione Locale siano tenuti presenti dai decisori strategici e dai potenziali finanziatori. In quest ottica le reti URBACT possono produrre un breve presentazione del Programma e della propria rete (obiettivi, tematiche identificate, risultati attesi) come uno strumento per incentivare gli stakeholders a partecipare. Tale documento dovrebbe essere tradotto nelle lingue locali e utilizzato da tutti i partner nella presentazione a livello locale del progetto e del Gruppo di Supporto Locale URBACT e nella fase di coinvolgimento dei potenziali stakeholders. 1.2.2 Costruzione del Gruppo di Supporto Locale URBACT - a livello locale Nella valutazione di quali stakeholders coinvolgere nel Gruppo di Supporto Locale URBACT il primo passo è quello di identificare strutture simili che già operano a livello locale Se nella propria città esiste già un gruppo che si occupa di un tema simile, sarebbe opportuno puntare ad una sinergia piuttosto che iniziare tutto da zero. In questo modo si eviterebbe una ridondanza e una reazione potenzialmente negativa da parte degli stakeholders coinvolti nelle strutture esistenti. Esistono diversi esempi di Gruppi di Supporto Locale URBACT che hanno lavorato in questo modo, compreso il caso di Liverpool descritto di seguito.

Buona Pratica Esempio di Liverpool World Heritage Site (Liverpool Patrimonio Mondiale dell UNESCO), rete HerO: Il Gruppo di Supporto Locale URBACT è stato costruito sulla struttura esistente del Gruppo direttivo Liverpool World Heritage Site (WHS) creato nel 2001, quando la città ha iniziato il suo processo di candidatura per il label World Heritage Site. Dopo essere entrato nella rete HerO, il ruolo dei membri al gruppo è stata riesaminata. In primo luogo, tutti i membri hanno riaffermato il proprio impegno di supporto e partecipazione alla gestione e alla prosecuzione del Gruppo direttivo World Heritage Site. In secondo luogo, il consiglio municipale ha effettuato un riesame dell idoneità dei membri coinvolti. Gli stakeholders sono stati analizzati e classificati in base al loro livello d interesse e del loro livello d influenza. L obiettivo era di evitare l inclusione di stakeholders passivi o negativi e di creare un gruppo di stakeholders primari che avessero un interesse positivo e un influenza significativa. Si è infine giunti alla conclusione che tutti i membri già presenti erano effettivamente stakeholders primari, pertanto a nessuno di loro è stato chiesto di lasciare il GSL URBACT. Tuttavia, l operazione ha consentito di rilevare la mancanza di alcune voci fondamentali. Dopo le indagini svolte, un rappresentante di ciascuna delle due agenzie assenti è entrato a far parte del Gruppo (cfr. elaborazione del Piano d Azione Locale di Liverpool). Il seguente processo in 3 fasi è utile quando si considera il coinvolgimento degli stakeholders: a) Effettuare una mappatura iniziale degli stakeholders potenziali b) Motivare gli stakeholders potenziali a diventare membri del GSL URBACT c) Strutturare il GSL URBACT a) Effettuare una mappatura iniziale degli stakeholders potenziali Utilizzando i termini di riferimento della rete, ciascuna città, collettivamente, insieme ai colleghi della municipalità e ad altri partner coinvolti, identifica gli stakeholders locali. Successivamente queste prime idee sulla composizione del gruppo possono essere condivise con il Lead Partner e il Lead Expert, i quali potrebbero fornire un parere su eventuali lacune o possibili soggetti da aggiungere. Nella sezione Strumenti (Parte 2) sono presentati due strumenti che possono aiutare ad identificare gli stakeholders pertinenti da coinvolgere e che possono essere utilizzati a diversi stadi del ciclo di pianificazione: la griglia dell analisi degli stakeholder e la matrice d influenza/interesse. Questi strumenti possono essere utilizzati per effettuare la mappatura degli stakeholders locali con un primo gruppo ristretto di attori, ad esempio provenienti dall amministrazione locale, poi con un gruppo allargato di membri potenziali del Gruppo di Supporto Locale URBACT. Ripetere l esercizio in gruppi di lavoro aiuta a controllare la validità della panoramica iniziale di stakeholders e il punto di vista dei membri del Gruppo di Supporto Locale URBACT può aggiungere pertinenza e consistenza alla struttura del gruppo. Raccomandiamo di ripetere questo esercizio più volte durante il ciclo di vita del progetto per procedere, se necessario, ad adattamenti della composizione del gruppo. La griglia è particolarmente utile per migliorare la comprensione della differenza fra gli stakeholders potenziali primari e secondari e può quindi essere utilizzata per assegnare i ruoli e le responsabilità di ciascun attore all interno del Gruppo di Supporto Locale URBACT. 25