Dal protocollo interoperabile alla conservazione degli archivi digitali: la costruzione del sistema Ilaria Pescini PO Archivi e sistema documentale Livorno, 4 luglio 2008 1
Visione sistemica della gestione documentale rispetto all Amministrazione (Soggetto produttore) Sistema trasversale rispetto all intera amministrazione Visione globale integrata tra le diverse fasi e le diverse filiere produttive Unico coordinamento sull intero processo documentario - trasversalità Collaborazione e condivisione tra competenze informatiche e archivistiche
Filiere documentali / Procedure amministrative Filiere documentali / Procedure amministrative Filiere documentali / Procedure amministrative Documenti/ Fascicoli Archivio / Sistema di gestione documentale
Trasversalità rispetto ad amministrazioni correlate - Governance Relazioni tra i diversi attori sul territorio che intervengono nei vari campi di azione Trasversalità e condivisione della produzione documentale = frutto del decentramento amministrativo e della sussidiarietà Necessario condividere metodi, policy, infrastrutture
Progetti e attività in corso
Progetti e attività Sistema di gestione degli archivi correnti Comunicazioni telematiche: - Servizio di invio da parte di cittadini / aziende - InterPro - Protocollo interoperabile DAX Sistema per la conservazione degli archivi digitali Gruppo di lavoro RTRT Protocollo informatico e gestione documentale
Tavolo tematico RTRT Protocollo informatico e gestione documentale Idea iniziale: condividere documenti e procedure per l attivazione operativa del protocollo interoperabile Gruppo di lavoro composto da: Regione Toscana enti locali (comuni, province, comunità montane) agenzie regionali CNR Uncem e Anci Diverse competenze: giuridiche, amministrative, informatiche, archivistiche
Già nel primo incontro Interesse Numero dei partecipanti Tematiche poste all attenzione (sull intero sistema!) Articolazione in raggruppamenti operativi su numerosi task RO1 - Documento Amministrativo (passaggio all operatività del protocollo interoperabile) RO2 Tecnologie (formati, firma digitale ) RO3 Gestione documentale (repository documentali, flussi documentali )
Risultati attesi Prodotti Definizione di policy condivise Linee guida per l applicazione operativa dei vari progetti Elaborazione di strumenti di diffusione e di formazione/informazione Elaborazione condivisa di strumenti di gestione documentale Tempi Settembre 2008 documento per l avvio operativo del protocollo interoperabile
Da che cosa partiamo I progetti in fase attuativa
InterPro Protocollo interoperabile Infrastruttura di comunicazione e di trattamento dal punto di visto giuridico-archivistico (protocollo) dei documenti Visione diversa e integrata rispetto all uso della PEC (cfr. normativa) Può forse compiere un ulteriore passo in avanti rispetto alla normativa (es. firma digitale)
DAX Sistema per la conservazione degli archivi digitali Analisi e progettazione del sistema di conservazione come momento qualificante verso la dematerializzazione dell intero sistema http://www.rete.toscana.it/start/
Governance e dinamiche di rete Disegnato un sistema fisicamente centralizzato ma logicamente federato Bando di gara aperto agli enti del territorio e gestito da RT (chiusura per fine luglio 2008) Economie di scala nella gestione dell infrastruttura Favorito dall esistenza di strutture organizzative e tecnologiche centralizzate di riferimento Condivisione di elaborazione nei contenuti e nelle scelte organizzative
Che cosa è DAX Ha come obiettivo la conservazione degli archivi in senso proprio, prodotti per via digitale dalla PA toscana Sistema di gestione e conservazione di archivi già formati: insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati Non si occupa della formazione né della archiviazione e gestione dei singoli documenti/archivi correnti, né dei flussi documentali È un ambiente del tutto separato rispetto al corrente È fisicamente collocato presso il TIX (centro servizi della rete telematica toscana)
Caratteristiche del sistema Garantisce la separazione degli archivi di diversi soggetti Accetta documenti solo in particolari formati (aperti) Garantisce l accesso e l esibizione dei documenti e degli aggregati (fascicoli) Si interfaccia con il sistema documentale (procedure che gestiscono i vari flussi/procedimenti correnti) da cui riceve documenti e dati
In fase di analisi o implementazione.
Sistema di gestione degli archivi correnti Caratteristiche Fase di produzione, formazione e gestione Separazione logica e fisica dal sistema di conservazione Garanzie: - Organizzazione della documentazione funzionale alle attività / procedimenti amministrativi - Collegamento con le singole procedure gestionale (es. protocollo)
Comunicazioni telematiche: servizio di invio da parte di cittadini / aziende Indispensabile per il rapporto con l esterno Sistema già utilizzato internamente a RT Accesso del cittadino alla PA toscana Recapita alle strutture competenti documenti elettronici e li tratta al protocollo Passa immediatamente al cittadino l informazione relativa alla registrazione di protocollo
Per concludere Attivazioni infrastrutture già definite Condivisione di linee guida e strumenti Definizione delle parti che restano alla definizione dell intero sistema Sforzo costante verso la modificazione del metodo di lavoro Impegno costante per la manutenzione e l aggiornamento delle policy
Grazie Ilaria Pescini ilaria.pescini@regione.toscana.it archiviogenerale@regione.toscana.it