INDISPENSABILE PER UNA GESTIONE ORGANIZZATA E PRECISA Passepartout Beauty è il software gestionale per beauty farm, centri benessere, SPA, saloni di bellezza, centri estetici, solarium, centri termali, estetiste, parrucchieri e tutte quelle strutture che si occupano della bellezza e del benessere. I vantaggi derivanti dall utilizzo di Passepartout Beauty sono molteplici: ottimizzazione e controllo, poiché racchiude in un unico strumento tutte le operazioni necessarie alla gestione del centro fidelizzazione della clientela, grazie al miglioramento della qualità percepita e del servizio offerto gestione strategica della struttura, grazie all analisi dei dati che permette una notevole riduzione dei costi IL GESTIONALE PER I PROFESSIONISTI DEL BENESSERE E DELLA BELLEZZA Passepartout Beauty è uno strumento indispensabile per una gestione organizzata e precisa del centro. Il programma non si limita alla gestione delle prenotazioni e delle risorse, ma offre un supporto reale e concreto nello svolgimento di tutte le attività quotidiane. LA GESTIONE DEL CENTRO Oltre all agenda giornaliera, il gestionale consente di monitorare il magazzino e le scorte di materiali, la vendita al dettaglio dei prodotti e l eventuale produzione interna di questi ultimi. La gestione del punto cassa e del planning giornaliero propone un interfaccia grafica semplice ed intuitiva, utilizzabile anche tramite un monitor touch-screen. Passepartout Beauty permette di gestire in maniera semplice e precisa l anagrafica e lo storico del cliente, nonché le promozioni e gli strumenti di fidelizzazione fondamentali per la gestione del centro. BEAUTY 1
UN INTERFACCIA SEMPLICE ED INTUITIVA IL PLANNING GRAFICO Attraverso il planning grafico è possibile gestire gli appuntamenti in modo preciso e completo, associando ad ogni prenotazione non solo il nome del cliente, ma anche l operatore, la sala, la durata del trattamento, il tipo e la quantità di risorse necessarie. All inserimento sul planning giornaliero del nome del cliente e del tipo di trattamento richiesto, il programma suggerisce automaticamente la sala e l operatore, selezionandoli tra quelli abilitati ad effettuare il trattamento, liberi ed operativi nell orario specificato. Per ogni trattamento è possibile indicare tutte le caratteristiche, come ad esempio il tipo di operatore necessario - massaggiatore, fisioterapista, estetista - le attrezzature e i macchinari occorrenti, la sala in cui deve essere eseguito il trattamento, la durata. Il programma è così in grado di suggerire in automatico la combinazione migliore. Gli appuntamenti possono essere visualizzati per giorno, settimana o mese, oppure organizzati per operatore, per camerino o riferiti ad un singolo cliente. Alla visualizzazione specifica possono essere applicati dei filtri in modo da controllare, a colpo d occhio, quanto un operatore è occupato nell arco della giornata, le prenotazioni relative ad una specifica sala, oppure tutti gli appuntamenti per un particolare trattamento. Sul planning è possibile individuare, grazie all assegnazione di diversi colori, i trattamenti in corso, quelli terminati e quelli da eseguire, eventuali clienti in ritardo, appuntamenti in over-booking, trattamenti già pagati o ancora da pagare. 2 BEAUTY
RISORSE E TRATTAMENTI SEMPRE SOTTO CONTROLLO In un centro estetico, dove il principale valore aggiunto ai servizi forniti sono gli operatori e le loro competenze, è importante che il programma gestionale offra la possibilità di gestire le risorse in maniera completa, precisa e puntuale. GESTIONE RISORSE Passepartout Beauty consente di identificare gli operatori e di gestirne i turni di lavoro, gli straordinari, i permessi e le ferie. Per ogni operatore vengono gestiti i tipi di trattamento a cui risulta abilitato, il numero di appuntamenti di ciascun tipo gestibili contemporaneamente, il numero ed il tipo di appuntamenti effettuati. Il programma consente inoltre di gestire le risorse del centro, gli spazi e le attrezzature. È possibile definire i trattamenti che si possono svolgere in un camerino o con una apparecchiatura, la non agibilità delle sale, la manutenzione delle attrezzature. I trattamenti scelti dal cliente possono essere inseriti direttamente in un appuntamento e quindi visualizzati immediatamente sul planning. E altresì possibile registrare nella scheda cliente l eventuale contratto, dove sono elencati i trattamenti pattuiti con il cliente stesso ed il relativo prezzo. Da questa scheda è possibile inserire pagamenti sul totale dei trattamenti, assegnare una data e delle risorse ai servizi pattuiti, effettuare stampe per controllare e documentare in ogni momento lo stato del contratto. La chiusura di quest ultimo genera un documento con il saldo ancora da incassare, riepilogativo di quanto acquistato dal cliente e dei pagamenti già registrati. Questa funzione rende immediata la gestione di tutte le operazioni di front-end necessarie al centro. Diventa semplice reperire la situazione economica di ogni cliente con uno specchio immediato di quanto già pagato e quanto ancora in sospeso, dei trattamenti effettuati e da effettuare, prenotati o ancora non inseriti in un appuntamento. In maniera precisa e veloce è così possibile avere le stesse informazioni e la stessa operatività utilizzata con le vecchie schede cartacee. CONTRATTI E APPUNTAMENTI BEAUTY 3
IDEALE PER FIDELIZZARE I CLIENTI ANAGRAFICA CLIENTE Passepartout Beauty permette di centralizzare i dati del cliente e di condividerli con ogni operatore, consentendo a ciascuno di arricchirli ed utilizzarli in base ai propri permessi. In questo modo è possibile creare un identikit del cliente che racconta la storia dei suoi acquisti e ne traccia un profilo dettagliato. Una conoscenza puntuale delle preferenze e delle abitudini del cliente significa avere la capacità di proporre offerte mirate, in linea con i suoi gusti e le sue necessità, e la conseguente certezza che il cliente tornerà ad usufruire del servizio offerto. L archivio clienti di Passepartout Beauty è estremamente dettagliato e consente di registrare tutte le informazioni anagrafiche, come coordinate bancarie ed indirizzo e-mail, informazioni specifiche riguardanti lo stile di vita e l attività fisica, le eventuali riduzioni e promozioni a lui associate, le informazioni sui trattamenti effettuati o ancora da effettuare. È possibile eseguire ricerche utilizzando qualsiasi dato contenuto nelle schede, come ad esempio la categoria di appartenenza, la data di nascita o la preferenza per un determinato trattamento. GESTIONE PROMOZIONI E FIDELITY CARD Passepartout Beauty permette di gestire numerose tipologie di promozioni: - tessere a debito con fido cliente - prepagate a valore o legate a trattamenti specifici - tessere di accumulo punti - sconti e listini specifici per singolo cliente - offerte di tipo MxN sia sui trattamenti che sui prodotti - buoni sconto in percentuale o a valore La promozione Accumulo Punti permette di maturare punti in seguito ai trattamenti effettuati. L accumulo avviene sulla base del totale acquistato e/o sulla base degli articoli scelti. I punti possono essere scalati a fronte della scelta di un premio oppure impiegati come sconto in denaro. Le condizioni di ogni promozione possono essere impostate dall operatore e sono totalmente configurabili, nel valore, nella percentuale di sconto, nella durata e in tantissime altre variabili. E anche prevista la gestione dei clienti abituali, ai quali abbinare specifici listini, nonché la gestione di tessere fedeltà e di listini a tempo per promozioni su specifiche fasce orarie e giorni della settimana. L identificazione del cliente può avvenire tramite ricerca dell anagrafica, ma anche tramite tessera di riconoscimento o lettore biometrico, una tecnologia che identifica il cliente appoggiando la mano su un apposito supporto. INVIO DI SMS AI CLIENTI 4 BEAUTY Passepartout Beauty offre la possibilità di gestire l invio di SMS all intera banca dati, al singolo o a gruppi specifici di clienti. È possibile impostare un invio automatico di sms ai clienti: come promemoria dell appuntamento prima dell orario previsto per il trattamento il giorno del compleanno o in occasione di altre festività per informarli delle nuove promozioni relative ai prodotti e ai trattamenti, oppure in merito ad offerte relative al loro trattamento preferito legati ad altre iniziative marketing con la possibilità di creare gruppi di clienti in base a criteri specifici
GESTIONE COMPLETA DI TUTTI I SERVIZI Passepartout Beauty permette ai centri termali convenzionati di gestire registrazione, invio telematico e fatturazione delle impegnative emesse dal Servizio Sanitari Nazionale. GESTIONE CONVENZIONI ASL L operatore può registrare l impegnativa, stampare i dati necessari sul retro dell impegnativa stessa senza doverla così compilare manualmente, inserire gli appuntamenti per i trattamenti prescritti, stampare il documento fiscale per il cliente in base alla tipologia di esenzione indicata. E inoltre possibile generare il file per l invio telematico all ASL dell elenco delle impegnative per verifica, effettuare la fatturazione in base al listino specifico previsto ed inviare la fattura all ASL di competenza. Il programma contiene, già precaricate, le anagrafiche delle ASL. Passepartout Beauty prevede la stampa delle fiches per i clienti, riportante l elenco degli ultimi trattamenti effettuati e le schede colore dei precedenti appuntamenti. GESTIONE FICHES La fiche può essere stampata contestualmente all appuntamento o dalla scheda stessa del cliente ed è personalizzabile nel layout e nel formato di stampa. La scheda colore può essere registrata al momento del conto oppure, in un secondo momento, sull anagrafica del cliente. BEAUTY 5
SICUREZZA E PRECISIONE IN CONTO BAR E RISTORANTE INTERNO Passepartout Beauty permette di gestire uno o più bar o ristoranti interni alla struttura offrendo le funzionalità necessarie a tutte le fasi del servizio, dalla presa della comanda alla chiusura del conto, anche utilizzando computer palmari. In particolare è possibile: inserire i piatti in comanda indicando quantità, unità di misura, ordine di uscita, eventuali varianti inviare la comanda ai singoli centri di produzione effettuando anche cancellazioni, aggiunte, correzioni stampare il conto totale, diviso alla romana e per singolo cliente Tutte le anagrafiche sono condivise con il centro benessere così come le promozioni e l utilizzo di particolari condizioni riservate al cliente. Il magazzino può essere unico o specifico e le analisi effettuate su incassi e clienti possono essere generali o suddivise per ambito di appartenenza. SICUREZZA E UTENTI L accesso del personale a Passepartout Beauty è consentito solo previa autenticazione, effettuabile tramite login e password, tessera di riconoscimento o tramite lettore biometrico. Passepartout Beauty permette di identificare illimitate categorie di utenti alle quali possono essere assegnati determinati permessi o autorizzazioni sulle diverse aree del programma. Per poter effettuare modifiche, cancellazioni o sconti, l utente deve essere fornito dei necessari permessi, decisi ed assegnati dal responsabile. Il programma permette di visualizzare l elenco di tutte le operazioni effettuate da ciascun operatore, con indicazione di data e ora, come la registrazione di appuntamenti, i prelievi dal magazzino o i conti effettuati. Queste funzioni sono fondamentali per monitorare e controllare il lavoro di ogni singolo operatore, ma anche per evitare sviste o errori involontari. 6 BEAUTY
CONTROLLI DI CASSA RAPIDI E PRECISI Passepartout Beauty dispone di tutte le funzionalità necessarie alla gestione del punto cassa e consente, non solo l emissione di documenti fiscali relativi al pagamento dei trattamenti eseguiti, ma anche la vendita al dettaglio all interno del centro dei prodotti utilizzati. L interfaccia grafica, semplice ed intuitiva, configurabile secondo le esigenze del centro e dei suoi operatori, permette di: effettuare conti legati agli appuntamenti o conti diretti per l acquisto di prodotti inserire nel conto i prodotti venduti, utilizzando lettori di codice a barre ricercare gli articoli o i trattamenti da inserire per categorie o descrizione utilizzare Monitor touch-screen Il programma consente di: emettere scontrini, ricevute fiscali, fatture, fatture ric. fisc, estratti conto non fiscali emettere uno scontrino parlante, ovvero, a richiesta del cliente, indicare sul documento il codice fiscale o il numero di partita IVA annullare documenti emessi configurare ed utilizzare più listini differenti Su uno stesso conto possono essere gestite più forme di pagamento, articoli con aliquote IVA differenti o IVA esenti. Passepartout Beauty si interfaccia con i più diffusi registratori di cassa e le migliori stampanti fiscali presenti sul mercato italiano. GESTIONE DEL PUNTO CASSA Passepartout Beauty presenta tutte le funzionalità necessarie per effettuare la chiusura di cassa e la chiusura giornaliera. Il programma consente infatti la creazione automatica di parziali di cassa per ogni operatore che effettua conti. Gli incassi e le operazioni di versamento e prelievo, eseguiti dal singolo cassiere, sono separati da quelli effettuati dagli altri operatori. La cassa può essere modificata esclusivamente effettuando conti o registrando movimenti: si evitano così improprie o dubbie modifiche manuali. Le operazioni legate al conto ed al parziale di cassa sono subordinate a permessi specifici ed ogni azione compiuta dall utente è registrata all interno di un apposito report. Passepartout Beauty permette di effettuare giornalmente la chiusura di cassa dettagliata, con la possibilità di leggere e chiudere automaticamente le stampanti fiscali collegate al programma, e stampare il riepilogo degli incassi per tipo di documento e tipo di pagamento. La finestra di chiusura giornaliera riporta il totale incassato suddiviso per tipologia di pagamento e i totali generali per documento, divisi fra pagamenti in cassa e pagamenti non in cassa. È prevista una funzione di contabilizzazione delle chiusure giornaliere con la possibilità di salvare i dati su file in un formato utile per l esportazione. E anche possibile effettuare la stampa dei corrispettivi, per periodo o singola data. Passepartout Beauty permette inoltre una gestione veloce di tutte le operazioni riguardanti i conti emessi, quali: fatturazione ed incasso sospesi emissione fatture riepilogative emissione fatture su scontrino fatturazione buoni pasto CHIUSURA GIORNALIERA E FATTURAZIONE BEAUTY 7
SEMPLIFICA LA GESTIONE DELLE SCORTE GESTIONE MAGAZZINO Passepartout Beauty permette la gestione del magazzino valorizzato per i prodotti venduti e per quelli impiegati nei trattamenti. All interno del magazzino gli articoli possono essere movimentati per quantità e a valore, specificando il prezzo di carico e scarico. È possibile specificare, per ciascun articolo, la scorta minima e massima: il programma effettua un controllo sulla giacenza, evidenziando eventuali sottoscorte. Sulla base degli ordinativi precedentemente effettuati, Passepartout Beauty propone in automatico l anagrafica del fornitore, il lotto di riordino e genera il documento per inviare l ordine di acquisto. In questo modo non si resterà mai a corto di materie prime, ma soprattutto non sarà necessario preoccuparsi ogni giorno di controllare le scorte. Lo scarico di magazzino degli articoli venduti o delle materie prime necessarie per effettuare un trattamento può avvenire automaticamente al momento della vendita, oppure possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano e scaricano il magazzino come bolle e fatture fornitore, inventario, movimenti di carico e scarico, carichi e scarichi di lavorazione, bolle di lavorazione. GESTIONE PRODUZIONE La funzione per la gestione della produzione è pensata per i centri che realizzano o compongono prodotti per la vendita ai clienti. Per ogni articolo è possibile indicare le materie prime necessarie, con relative quantità, calcolando i fabbisogni richiesti per portare a termine un ordine o il piano di lavoro giornaliero. Attraverso un cruscotto grafico è possibile impegnare le materie prime necessarie alla produzione dei componenti o del prodotto finito e stampare l ordine per il fornitore delle materie prime. Il risultato al termine delle operazioni di produzione sarà il carico a magazzino degli articoli finali prodotti e lo scarico dal magazzino delle materie prime utilizzate. COMPUTER PALMARI Passepartout Beauty può essere utilizzato anche con computer palmari wireless. Il palmare può essere utilizzato per: gestire le ordinazioni nel caso in cui sia presente un bar o un ristorante interno effettuare l emissione o la revisione di documenti di magazzino, di inventario e di rettifica creare tutti i tipi di documento di magazzino gestibili dal programma (Ordine Cliente, Ordine Fornitore, ecc.) aprire Ordini Fornitore esistenti, indicare la merce entrante, trasformare l ordine in una bolla o in una fattura che carichi automaticamente il magazzino 8 BEAUTY
ANALISI E REPORT IN TEMPO REALE Passepartout Beauty è dotato di un modulo per l elaborazione di statistiche - Passepartout Business Intelligence - che permette di eseguire un efficace analisi economica e gestionale dei dati contenuti all interno del programma. ANALISI DEI DATI Le analisi statistiche non sono solo quelle preimpostate, ma possono essere costruite in modo semplice da chi le utilizza, incrociando i dati e personalizzando grafici e stampe. E infatti possibile decidere quali parametri andranno a comporre l analisi statistica, secondo quale ordinamento saranno visualizzati i dati ed aggiungere colonne calcolate utilizzando i dati estrapolati. È facile, ad esempio, individuare i trattamenti effettuati per ciascun giorno della settimana, ordinati per numero di esecuzioni, oppure per tipologia, oltre che ripartire il fatturato per trattamento, per categoria di prodotti, per cliente, ecc. Con Passepartout Business Intelligence è possibile lavorare liberamente sui dati per elaborare statistiche, costruire report e grafici, pubblicarli su cartelle o inviarli ad indirizzi e-mail. E possibile, ad esempio, ottenere statistiche sui trattamenti effettuati utilizzando come dimensioni di analisi tutti i dati legati al cliente, al conto (data, ora, tipo di conto, tipo di pagamento,..), alla data (data di gestione, giorno della settimana, mese, trimestre, anno,..), oppure effettuare analisi sulla produttività del singolo centro di produzione o dei diversi clienti. Ogni nuova statistica elaborata può essere salvata e rilanciata sui dati aggiornati. Passepartout Beauty è dotato di speciali funzioni che permettono di effettuare ricerche sui dati registrati all interno del programma e di salvare i report impostati, per rilanciarli ogni volta che si desidera sui dati aggiornati. Il programma consente di impostare statistiche sui trattamenti effettuati o sui conti emessi, scegliendo come ordinare i dati, raggrupparli e filtrarli. È inoltre possibile creare stampe di servizio personalizzate per gli operatori e la reception, associando un formato di stampa specifico per una visualizzazione veloce delle informazioni. Le stampe per gli operatori e per i clienti possono essere ottenute anche dal planning. E infatti possibile inserire, direttamente sul calendario riportante i trattamenti, filtri riferiti al cliente o all operatore, incrociati con lo stato dell appuntamento o il trattamento da effettuare. I risultati ottenuti possono essere stampati in forma grafica o come report e consegnati come promemoria a clienti ed operatori. RICERCHE E STAMPE BEAUTY 9
UNA SOLUZIONE COMPLETA UNA INTERFACCIAMENTO SOLUZIONE COMPLETA CON PASSEPARTOUT E FLESSIBILE WELCOME UNA SOLUZIONE COMPLETA E FLESSIBILE Per rispondere alle esigenze di chi necessita della gestione alberghiera, integrata alla gestione di SPA e centri benessere, è prevista la possibilità di interfacciare Passepartout Beauty con Passepartout Welcome, il gestionale specifico per la gestione delle strutture ricettive. L integrazione fra i due programmi permette di: inserire appuntamenti intestati a clienti che soggiornano in hotel addebitare direttamente in camera i trattamenti eseguiti, le consumazioni effettuate al bar o l eventuale acquisto di prodotti scegliere il conto su cui effettuare l addebito tramite un interfaccia grafica in cui vengono presentate unicamente le camere occupate in hotel e le anagrafiche degli occupanti scegliere voci di addebito differenti con cui inserire gli extra provenienti dai diversi punti del centro (bar della piscina, bar interno, sala massaggi, terrazza panoramica, ) stampare documenti pro-forma da consegnare al cliente come promemoria dell addebito in camera UNA SOLUZIONE FLESSIBILE E COMPLETA INTERFACCIAMENTO CON PASSEPARTOUT MEXAL E BUSINESSPASS Passepartout Beauty può essere interfacciato con i prodotti Passepartout Mexal e Businesspass. Businesspass è un sistema di applicazioni gestionali che permette al Commercialista di connettere l applicazione utilizzata per la gestione dello Studio a Passepartout Beauty. Grazie a questa integrazione, con un semplice click è possibile trasferire i dati nel database di Businesspass senza necessità di stampare documenti, consegnarli al Commercialista e senza dover procedere all inserimento manuale dei dati all interno della sua applicazione. In questo modo si riducono tempi, costi e soprattutto la possibilità di errore nella loro trascrizione. Passepartout Beauty può essere altresì interfacciato con Passepartout Mexal il prodotto che permette di gestire la Contabilità Generale e in particolare Prima Nota, Scadenzario, Incassi e Pagamenti e Flussi di cassa. Il programma visualizza e stampa la liquidazione IVA e prevede la gestione di tutti i libri contabili e fiscali. 10 BEAUTY
UN AZIENDA CHE DA SEMPRE SVILUPPA PRODOTTI STABILI E COMPLETI Il marchio Passepartout, presente da venti anni sul mercato delle PMI, vanta ad oggi oltre 65.000 utenti, che testimoniano il largo consenso di aziende e professionisti che hanno creduto nella stabilità e nella completezza dei suoi software gestionali. L Area Ricerca e Sviluppo di Passepartout ha prodotto, nel tempo, soluzioni affidabili e innovative, caratterizzate da funzionalità standard e strumenti di personalizzazione integrati che soddisfano ogni tipo di esigenza aziendale. La strategia aziendale prevede quale unica modalità di accesso al mercato, la distribuzione, l assistenza e la personalizzazione del gestionale, attraverso un Canale di concessionari qualificati. Una rete consolidata di oltre 270 strutture Partner presidia il territorio, offrendo un alto livello di qualità nei servizi. Un trend di crescita costante ha consolidato il patrimonio aziendale e consentito scelte innovative con ingenti investimenti su risorse umane, infrastrutture e strumenti di lavoro. Passepartout è leader nel settore dei software gestionali per aziende e professionisti, anche in virtù del grande impegno profuso nell ambito qualità, che ha consentito di migliorare costantemente prodotti e servizi, di svilupparne di nuovi e di presentare tecnologie innovative a prezzi competitivi. Nel 2003 Passepartout ha ottenuto la certificazione del proprio Sistema di Gestione per la Qualità secondo lo standard internazionale ISO 9001. Un vanto, quello della certificazione, che premia un lavoro aziendale costantemente orientato a garantire l efficienza dell organizzazione interna, dei processi produttivi e della strategia di business. La certificazione di Passepartout si applica a tutto il sistema aziendale: dalla progettazione e sviluppo dei software gestionali, all erogazione di servizi di assistenza e formazione a Partner e Clienti. L azienda vive la certificazione come valore aggiunto che assicura ai Clienti prodotti perfettamente rispondenti alle loro esigenze. Il network Passepartout è costituito da oltre 270 aziende, la maggior parte certificate ISO 9001/2008, fidelizzate con una politica di partnership fondata su correttezza, trasparenza e professionalità. Una presenza capillare sul territorio offre al Cliente servizi efficienti e puntuali come: l installazione dei programmi, la parametrizzazione delle procedure, le conversioni dei dati storici, lo sviluppo di applicativi specifici. Nella fase di implementazione e rinnovamento del sistema informativo aziendale, anche l addestramento del personale assume una notevole rilevanza. Il Partner Passepartout lavora insieme al Cliente per ottimizzare l intero sistema e per sfruttare interamente le molteplici potenzialità del software. PASSEPARTOUT GUIDA IL BUSINESS DELLE AZIENDE E DEI PROFESSIONISTI UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ CERTIFICATO ISO 9001/2008 IL PARTNER PASSEPARTOUT UN LEGAME DI FIDUCIA E SINERGIA BEAUTY 11
Office Point Snc di Benatelli Eugenio e Stefanon Primo Sede: Viale Santa Margherita 128-30021 Caorle (Ve) Tel 0421 212065 Filiale: Viale Trieste 131-30026 Portogruaro (Ve) Tel 0421 272909 commerciale@officepointve.it - www.officepointve.it Contenuti aggiornati a Luglio 2010 Il marchio Passepartout è registrato e di esclusiva proprietà di Passepartout. Tutti i testi riportati sono di esclusiva proprietà di Passepartout. È vietata qualsiasi riproduzione degli stessi, anche parziale, con qualsiasi mezzo senza preventiva autorizzazione scritta. Tutti gli altri marchi citati sono registrati e di esclusiva proprietà dei rispettivi autori e/o rispettive aziende. Le specifiche possono subire variazioni in qualsiasi momento senza preavviso.