FATTURA ELETTRONICA CLI60 Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce le modalità operative ( di cui al sito dedicato www.fatturapa.gov.it). Il Decreto stabilisce che, a partire dal 6 giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Gli Atenei, quindi, dovranno essere in grado di trasmettere in modalità elettronica eventuali fatture emesse nei confronti di questi soggetti. Di seguito illustriamo le modifiche operative apportate alla procedura CIA per generare, a fronte di una fattura attiva emessa in procedura, il file in formato XML secondo il tracciato previsto dal Sistema di Interscambio e pubblicato sul sito FATTURAPA al seguente indirizzo: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm Ricordiamo che non sono gestite con il nostro applicativo CIA né la firma, né la trasmissione e conservazione dei file XML generati; per tali funzionalità, quindi, ci si dovrà necessariamente appoggiare ad applicativi esterni (ad esempio TITULUS, applicativo di gestione documentale gestito da CINECA) che consentano di gestire la firma elettronica della fattura, la trasmissione al Sistema di Interscambio e la relativa conservazione digitale. CONFIGURAZIONI PROPEDEUTICHE ALLA GENERAZIONE DEI FILE XML 1) Definizione dei sezionali specifici per l emissione di fatture elettroniche Poiché anche il registro delle fatture elettroniche deve essere elettronico, è necessario attivare un sezionale specifico da utilizzare per la creazione di tutte le fatture attive che dovranno essere trasmesse in modalità elettronica. I nuovi sezionali devono avere caratteristiche analoghe a quelli già previsti per le normali operazioni di fatturazione. Non sono previsti in procedura filtri o associazioni tra il sezionale e la possibilità di creare il file.xml: in pratica, l opzione Estrai Fattura Elettronica si attiva anche per fatture emesse su sezionali diversi da quelli appositamente creati. 2) Definizione Regime Fiscale Uno degli attributi previsti per la fattura elettronica è il regime fiscale, che per il codice attività IVA principale gestito dall ateneo è configurato in automatico come codice RF01-Ordinario. Gli Atenei che gestiscono anche attività secondarie ci devono indicare con una specifica comunicazione quali codici di regime fiscale associare alle proprie attività secondarie. 3) Inserimento dei Codici Indice PA E necessario individuare i codici anagrafici che in CIA identificano gli Enti Pubblici destinatari di fatture elettroniche. Per poter emettere la fattura elettronica, infatti, è necessario aver compilato sulla scheda anagrafica del cliente il nuovo campo Cod.Indice PA, con un valore alfanumerico di 6 caratteri; il nuovo campo, che identifica l'ufficio al quale è destinata la fattura deve essere compilato con Pagina 1 di 5
il valore presente nel campo Codice Ufficio riportato nella rubrica Indice PA (WWW.INDICEPA.GOV.IT). Per consentire l identificazione di diversi uffici dello stesso ente, il nuovo campo è stato aggiunto nella maschera degli indirizzi, come da figura 1. Sulle anagrafiche di Enti Pubblici destinatari di fatture elettroniche può essere utile attivare anche il flag Fatturazione Formato Digitale: questo attributo, già presente da tempo, serve ad ottenere un messaggio informativo quando si procede alla stampa word delle fatture intestate al codice anagrafico. E comunque possibile creare fatture elettroniche intestate ad anagrafiche prive del flag. Figura 1 4) Modalità di Incasso La normativa sulla fattura elettronica prevede anche una codifica specifica per le modalità di incasso che devono essere esposte in fattura. Per le principali modalità di incasso configurate in CIA (conto corrente, giroconto in Banca d Italia, contanti ecc.) è stata compilata da CINECA una tabella di raccordo tra la modalità di incasso CIA e il codice corrispondente da esporre sulla fattura. Gli Atenei che prevedono di emettere fatture elettroniche con modalità di incasso particolari, possono contattare CINECA per verificare come configurare le modalità di incasso che intendono utilizzare. Pagina 2 di 5
CREAZIONE FILE XML Per generare il file XML non occorre aggiungere accessi specifici; tutti gli utenti abilitati all utilizzo della funzione Creazione Fattura Clienti potranno generare il relativo file XML. Nelle maschere di Creazione Fattura Clienti e Modifica Fattura Clienti, all interno del menu Opzioni, è presente la funzione Estrai Fattura Elettronica, che consente di produrre un file in formato XML contenente i dati della fattura interessata e di salvarlo sul proprio file system locale (figura 2). Figura 2 Per la produzione del file è necessario che sia compilato il Codice Indice PA sull indirizzo del cliente che è stato selezionato nella cartella Cliente della fattura. Se manca tale attributo, il processo di generazione del file XML si blocca con il seguente messaggio: Pagina 3 di 5
Il nome attribuito al file XML è una stringa così composta NomeFileFattura = ITPartitaIvaMittente_Progressivo Ad esempio, se la partita IVA dell ateneo è 12345678901 il nome file sarà IT12345678901_00001.xml per la prima fattura elettronica prodotta dall Ateneo, IT12345678901_00002.xml per la seconda fattura elettronica prodotta dall Ateneo e così via. Il progressivo assegnato dalla procedura è unico di Ateneo, così come previsto dalla normativa. Una volta creato il file XML, il nome completo del file, il relativo progressivo e la data di produzione del file stesso, sono memorizzati sulla fattura interessata in tre campi visualizzati nel pannello Clienti (figura 3); i nuovi campi sono presenti anche nel pannello di lista delle funzioni di Visualizzazione e Modifica Fatture Clienti e sono anche utilizzabili come condizioni di ricerca. Figura 3 Se si lancia la funzione Estrai Fattura Elettronica su fatture attive per cui è già stato prodotto il file XML la procedura lo segnala con un messaggio di avvertimento e chiede se l utente è sicuro di voler riestrarre il file. Se l utente risponde sì, il sistema propone all utente due opzioni: 1) riprodurre il file con il medesimo progressivo con cui era stato prodotto in precedenza, generando un file con lo stesso nome del precedente; questa opzione deve essere utilizzata nei casi in cui si rende necessario riestrarre una fattura ancora non trasmessa, ad esempio perché non si riesce a ritrovare il file XML precedentemente prodotto; Pagina 4 di 5
2) creare la fattura elettronica con un nuovo progressivo, generando un nuovo file con un nome diverso dal procedente; questa seconda opzione è da utilizzare nei casi in cui la fattura era già stata trasmessa ma si è reso necessario modificarla e quindi ritrasmetterla perché rifiutata. Una volta che si è lanciata con successo la produzione del file XML della fattura elettronica, sulla fattura registrata in CIA si attiva il nuovo campo Data Conferma Fattura Elettronica: l utente può compilare questo campo inserendo la data in cui la fattura elettronica è stata accettata (figura 4). Figura 4 Una volta valorizzato il campo Data Conferma Fattura Elettronica, la fattura non sarà più modificabile, così come avviene quando la fattura rientra in un registro IVA salvato in definitivo. La procedura consente di lanciare comunque anche la stampa word della fattura attiva, sia prima che dopo la generazione del file XML. Nel caso per il cliente sia stato attivato il flag Fatturazione Formato Digitale, la procedura emette un messaggio informativo. Segnaliamo inoltre che è possibile scaricare dal sito FATTURAPA anche il foglio di stile (Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA versione 1.0 xslt), che salvato nella stessa cartella del file XML prodotto da CIA ne consente una visualizzazione più chiara. Per visualizzare il file XML generato da CIA secondo il foglio di stile è sufficiente fare doppio clic sul file XML, dopo aver verificato di avere salvato nella stessa cartella sia il file XML generato da CIA che il file XLST scaricato dal sito. Pagina 5 di 5