I controlli fiscali alle aziendeche adottanola conservazione digitale della documentazione Verifica della corrispondenza fra l impronta dell archivio inviata all Agenzia delle Entrate e quella riscontrata in sede di accesso Controllo sull esistenza, sul contenuto e sulla data dell eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica Controllo sull avvenuto intervento del pubblico ufficiale, se necessario Controllo sull osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva e della tempistica nella emissione, ricezione e registrazione e delle e fatture eetto elettroniche eatt attive e passive 47
I controlli fiscali alle aziende iendeche adottanola conservazione digitale della documentazione A) Verifica sull effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma comunicazione dell impronta e della relativa firma e marca temporale all Agenzia delle entrate entro il mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, IRAP ed IVA; comunicazione che le fatture sono emesse da un terzo residente in un paese con il quale non esiste uno strumento che disciplina la reciproca assistenza in materiadi IVA ; comunicazione del luogo in cui sono tenute tutte o parte delle scritture contabili nel caso, ad esempio, in cui il processo di conservazione delle fatture sia affidato in outsourcing. In detta eventualità, è previsto altresì che il contribuente esibisca una dichiarazione rilasciata dal soggetto a cui ha affidato la conservazione dei propri p registi (art. 52, comma 10, del DPR 633/72); comunicazione preventiva per l assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici, da presentare all Ufficio delle Entrate competente, contenente il numero presunto degli atti,dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno e l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta; comunicazione consuntiva per l assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici, da presentare entro il mese di gennaio dell anno successivo all Ufficio delle Entrate competente, contenente il numero dei documenti informatici, distinti per tipologia,formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. 48
I controlli fiscali alle aziende iendeche adottanola conservazione digitale della documentazione B) Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento : Verifica svolta a campione da eseguirsi sul singolo documento informatico firmato digitalmente e conservato in modalità sostitutiva: verifica a campione sui documenti portati in conservazione per accertare che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili; verifica della titolarità del certificato digitale necessaria ad individuare chi ha sottoscritto il documento informatico (ad esempio, fattura elettronica attiva) nel momento della sua formazione; verifica della data di apposizione del riferimento temporale per individuare la data esatta di formazione del documento informatico. 49
I controlli fiscali alle aziende iendeche adottanola conservazione digitale della documentazione B) Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento : Verifica svolta a campione da eseguirsi sull evidenza informatica che contiene le impronte di hash dei singoli documenti firmati digitalmente, su cui il responsabile della conservazione ha apposto la marca temporale e la propria firma digitale: verifica della corrispondenza tra le impronte di hash contenute nell evidenza informatica e quella del singolo documento firmato digitalmente calcolata sul momentodalverificatore (verificaoff off line); verifica della titolarità del certificato digitale necessario per accertare se chi ha sottoscritto l evidenza informatica contenente le impronte di hash dei singoli documenti firmati digitalmente corrisponde effettivamente al Responsabile della conservazione. verifica della data di apposizione della marca temporale per accertarsi che la conservazione sostitutiva è stata eseguita con cadenza almeno quindicinale, in quantotrattasi trattasi difatture elettroniche attive. 50
I controlli fiscali alle aziende iendeche adottanola conservazione digitale della documentazione C) Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento : Verifica svolta a campione da eseguirsi isull archivio i informatico: verifica dell ordine cronologico dei documenti conservati; verifica dell obbligo di omogeneità di conservazione per tipologia di documenti; verifica della presenza di tutte le funzioni di ricerca logica ; verifica delle garanzie richieste in caso di esibizione all amministrazione finanziaria. 51
FAQ 52
È possibile procedere separatamente ad archiviazione e conservazione, magari optando solo per la prima o per la seconda. Sì, però solo il secondo offre garanzie a fini probatori e di opponibilità a terzi. L archiviazione può essere eseguita indipendentemente per consentire il back up di alcune informazioni o per l accesso rapido alle informazioni contenute nei documenti (testo, disegno, immagini, etc.) 53
A fronte di una normativa così complessa, è vantaggioso procedere alla conservazione sostitutiva? La conservazione sostitutiva garantisce innumerevoli vantaggi in termini soprattutto economici, abbatte drasticamente i costi di stampa, invio e di conservazione fisica della carta (spazio, strutture per l archiviazione, etc.), i costi occulti associati ai tempi di archiviazione e ricerca ed elimina il rischio di perdere i documenti. 54
Quali sono i costi della conservazione sostitutiva? La conservazione sostitutiva può essere implementata in proprio oppure esternalizzata. In questo secondo caso i costi variano da fornitore a fornitore. Nel migliore dei casi essi sono resi proporzionali alla dimensione i dell archivio i documentale e sono calcolati l a consumo, con un gradiente negativo al crescere dei documenti. In questo modo sia piccoli che grandi utilizzatori trovano convenienza economica ad attuarla. 55
La conservazione sostitutiva è facoltativa? Sì, ad oggi la conservazione sostitutiva è del tutto facoltativa, anche se la tendenza generale è ad un utilizzo via via più diffuso. Ad oggi, sia piccoli che medi o grandi utilizzatori si stanno attrezzando in tal senso. 56
E' possibile semplicemente inviare le fatture ai clienti via e mail come allegato anziché spedirle su carta? La fattura formata con l ausilio di un sistema informatico e poi semplicemente inviata via e mail al cliente è un documento analogico, in quanto priva dei requisiti richiesti dall art art. 3 del DM D.M. 23/01/04 (staticità e non modificabilità, firma digitale e riferimento temporale). La procedura, tuttavia, è corretta. Però la fattura, in quanto analogica e non elettronica, dovrà essere obbligatoriamente stampata su carta sia dall emittente che dal destinatario (cliente) ai fini della conservazione. 57
Posso implementare un sistema di fatturazione elettronica del solo ciclo attivo, senza alcun accordo con i miei clienti, ed invio del solo file fattura in formato PDF come allegato alla e mail,oppure spedizione cartacea per chi non ha comunicato l e mail? E vero che in questo caso devo apporre comunque firma digitale e riferimento temporale? Si. Come nel quesito precedente però, il cliente che riceve il PDF come allegato alla e mail dovrà procedere alla stampa su carta. L emittente, invece, avendo implementato un sistema di fatturazione elettronica del ciclo attivo, dovrà firmare digitalmente e apporre il riferimento temporale su tutte le fatture emesse e dovrà procedere alla creazione di un archivio digitale, quindi alla conservazione sostitutiva dello stesso (cadenza quindicinale o inferiore). 58
I documenti informatici, come le fatture create con un ERP, dovranno essere ricevuti dal gestore documentale. In che modo avviene questo? Le fatture, così come le scritture contabili che oggi si producono con l ausilio degli ERP sono ricevute dal documentale manualmente o automaticamente. C è perfetta integrazione fra il gestore documentale e la maggior parte degli ERP (SAP, Navision, ERP del Sole24ORE su Windows o ERP su AS400, etc.) e l operatore non deve fare nulla. 59
Il termine quindicinale i per apporre riferimento i temporale e firmare elettronicamente le fatture, vale solo per il ciclo attivo o anche per quello passivo? Il termine quindicinale riguarda anche il ciclo passivo solo se la fattura ricevuta elettronicamente è frutto di un accordo preventivo con il fornitore; in tal caso, per entrambi, vale il vincolo quindicinale. Se non c'è accordo preventivo e ricevo una fattura elettronica non sono sottoposto a tale vincolo. Per il fornitore che emette la fattura elettronica invece vale il termine dei 15 gg (o ad intervalli più ravvicinati). 60
Per i documenti fiscali, cosa significa avere un archivio elettronico documentale in outsourcing (ASP)? Come funziona la consultazione? Significa che, sia per quanto concerne la prassi descritta per la conservazione dei documenti analogici che per quelli digitali, i documenti sono sulla server farm del Application ServiceProvider (Outsourcing) e l accesso all archivioavvienearchivio avviene tramite una semplice connessione sicura ad internet. Accedendo all archivio con i propri privilegi è possibile consultare, archiviare, inviare, esibire i documenti per i quali i privilegi di accesso lo consentano. 61
E corretta la seguente procedura? L azienda A appone il riferimento temporale e firma digitalmente le fatture da emettere Invia i files firmati alla società B, che provvede alla postalizzazione cartacea ai clienti (in fattura non è indicato fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo ). La società B provvede alla conservazione sostitutiva. Si Nel caso prospettato, l azienda A è soggetto passivo d imposta ed emittente delle fatture in modalità elettronica. La società B ha un contratto con A per la postalizzazione cartacea delle stesse e un contratto di outsourcing per la successiva obbligatoria conservazione sostitutiva. 62
E corretta la seguente procedura? L azienda A forma in modalità elettronica le fatture da emettere ed invia i files alla società B che appone il riferimento temporale e firma digitalmente le singole fatture per poi procedere all invio in formato cartaceo (in fattura è indicato fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo ) ed alla conservazione sostitutiva. Si In questo caso l azienda B emette per conto della società A le fatture in formato elettronico e provvede alla loro conservazione sostitutiva. A ha in essere un contratto di outsourcing con B per la fatturazione elettronica e per la conservazione sostitutiva 63
I documenti di trasporto possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati in modo sostitutivo? Si. Il d.d.t. è disciplinato dal DPR n.472/1996; la Circolare n. 249/E del 11/10/1996 ha successivamente chiarito che i beni viaggianti non devono più necessariamente essere accompagnati dal documento di trasporto. In tal caso, la circolare ha previsto che esso possa essere spedito nel giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni anche tramite gli strumenti elettronici richiamati dalla circolare n.225/e, quindi sotto forma di documento informatico. Per essere rilevante ai fini tributari, nel rispetto della normativa vigente, dovrà poi essere emesso con apposizione di firma digitale e riferimento temporale ed essere infine conservato sostitutivamente con cadenza annuale. Diversamente dalle fatture elettroniche, non è richiesto alcun accordo con il destinatario. 64
A. Una società che fornisce diversi tipi di servizi, può emettere nei confronti del medesimo cliente sia bollette fatture sia fatture ordinarie? B. Se ricevo daunsolo fornitore una fattura in formato elettronico (con firma digitale e riferimento temporale), sono obbligato a conservare tutte le fatture cartacee del ciclo passivo in formato digitale? È possibile la coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche all'interno di ciascuna categoria "fatture attive" "fatture passive", a condizione che siano adottate distinte serie di numerazione progressive ed istituiti appositi registri sezionali, e che per ogni singolo cliente o fornitore sia utilizzata un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nel medesimo registro sezionale. 65
Devo indicare nella nota integrativa al bilancio il fatto che ho svolto la conservazione sostitutiva? No. 66
E possibile risalire ai dati delle mie fatture, partendo dall impronta relativa all archivio digitale che obbligatoriamente dovrò inviare all Agenzia delle Entrate entro il mese successivo alla scadenza della presentazionedelle dichiarazionideidei redditi? (NOTA: ad oggi l'agenzia delle Entrate non è ancora predisposta a riceverle) No, è impossibile risalire al documento in chiaro dall'impronta generata tramite funzione di hash. L'Agenzia delle Entrate, se vuole effettuare un controllo sul singolo documento, deve farlo partendo dld dal documento in chiaro, generarne l'hashhe confrontarlo con quello registrato, nella fase di conservazione, sul supporto ottico (DVD). Se i due hash non coincidono vuol dire che il documento originale è stato in qualche modo alterato. 67
Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto dopo qualche giorno che ho sbagliato. Posso rifare il processo? Sì. Basta però non aver già comunicato all Agenzia delle Entrate l impronta dell archivio relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari e occorre che non sia trascorso il temine per la presentazione delle dichiarazioni fiscali poiché dovrò apporre un nuovo riferimento temporale che attesterà tale ritardo. 68
GRAZIE dell attenzione! 69