Processo di Vendita Gestionale ERP ERP BILLING CRM 1
Organizzazione Commerciale Una organizzazione commerciale è responsabile per negoziare le condizioni di vendita e distribuzione di beni e servizi. Rappresenta il livello organizzativo superiore a cui si somma le quantità di vendite. Ci deve essere almeno una organizzazione di vendita definita. Una organizzazione commerciale è assegnata ad un solo codice società. Più di una organizzazione commerciale può essere assegnata a un codice società. 2
Canale di Distribuzione Sales Organization Distribution Channel Wholesale Retail Direct Un canale di distribuzione è il modo in cui i materiali e merci raggiungono il cliente. Un canale di distribuzione può essere assegnato (servire) a più di una organizzazione di vendita. Canali di distribuzione consentono di gestire condizioni diverse, come quantitativi minimi di ordine e prezzi. 3
Divisioni Sales Organization Product Line 1 Divisions Product Line 2 Product Line 3 Vengono utilizzate divisioni per presentare le linee di prodotto. Almeno una divisione deve essere definita. Le divisioni possono essere assegnate a più di una organizzazione di vendita. Alle divisioni si posso limitare l accesso ai materiali. 4
Aree di vendita Sales Organization 1 Sales Organization 2 Distribution Channel 1 Distribution Channel 2 Distribution Channel 1 Division 1 Division 2 Division 1 Division 1 Division 2 Un'area di vendita è una combinazione valida di organizzazione vendita, canale di distribuzione e divisione aziendale. Anagrafica dati dei clienti e documenti di vendita sono legate ad aree di vendita. Le strutture organizzative semplici sono di solito preferite a quelle complesse. 5
Organizzazione commerciale Fitter Sales (##FS) Magazzino (WH) Diretta (DI) Snackbar (SB) Snackbar (SB) 6
Punto di Spedizione Un punto di spedizione è una posizione fissa che svolge attività di trasporto. Può essere una piattaforma di carico, una stanza di posta o un reparto spedizioni. Uno stabilimento può avere più punti di spedizione. Un punto di spedizione può servire molteplici stabilimenti. I tempi di consegna per la determinazione delle date di consegna sono associate a punti di spedizione. 7
Ciclo Ordine Clienti Processo ordine di vendita Attività di Pre-vendita Inventario Approvvigionamento Payment Billing Consegna 8
Attività di Pre-Vendita Ci sono due categorie di attività pre-vendita: Supporto alle vendite e pre-vendita Documenti. Sales Support (supporto alle vendite) consente il monitoraggio di contatti con i clienti, includendo le visite di vendita, telefonate, lettere e direct mailing. Le mailing list possono essere generati in base a specifiche caratteristiche dei clienti. Fondamentalmente un sistema integrato di CRM. Contatti pre-vendita includono richieste di informazioni e le quotazioni/preventivi. Richieste documentano le richieste dei clienti per informazioni ("quanto è...", "È il prodotto in magazzino...») Le quotazioni sono documenti a un cliente che offre una determinata quantità di materiale a un prezzo specifico vincolanti in caso di accettazione entro un determinato periodo. Entrambe, sia le Richieste e le Quotazioni possono essere usati come punto di partenza per creare un ordine cliente. 9
Processo Ordine di Vendita I clienti effettuano un ordine con un rappresentante dell'assistenza clienti che crea un documento * con informazioni su cliente Materiale ordinato - materiale e quantità Condizioni di prezzo per ogni articolo Linee di pianificazione - date di consegna e quantità Informazioni Di Consegna Informazioni di fatturazione Le informazioni vengono estratte da dati master sui clienti e dei materiali per ridurre al minimo gli errori di immissione dei dati. *gestione degli allegati 10
Inventario Approvvigionamento Inventario Approvvigionamento dettermina: Se i prodotti sono disponibili (availability check). Come il prodotto verrà fornito: Da stock o a portata di mano (scaffale). Dalla produzione o di acquisto che dovrebbero essere disponibili. Dalla produzione make-to-order. Spedito da un fornitore esterno. Spedito da un altro stabilimento o magazzino. 11
Inventario Approvvigionamento Inventario ed approvvigionamento si verifica quando : Un ordine è creato. Un ordine è modificato. Quando viene creato il documento di consegna. 12
Spedizione e consegna Le attività di consegna (delivery) comprende: Creazione documenti di consegna Creazione di ordini di trasferimento per la raccolta materiali Fornire informazioni dell'imballaggio (se richiesto) Uscita merci (aggiornamento dei dati contabili e di inventario) 13
Billing Un Documento di Fatturazione viene creato copiando le informazioni per l'ordine cliente e documento di consegna nel documento di fatturazione che viene utilizzato per creare la fattura. Creazione di un Documento di Fatturazione crea automaticamente addebito conti del cliente conto credito e accredita il conto di gestione. Registrazioni possono essere effettuate anche su altri conti. 14
Payment Il Pagamento è la fase finale del ciclo di gestione degli ordini dei clienti. Il Pagamento finale include : Registrazione del pagamento a fronte di fatture. Riconciliare le differenze, se necessario. Il ciclo non può sempre andare come previsto (materiali non in stock, materiale difettoso restituito per il credito, ecc.); EBC ERP dispone di procedure per affrontare queste situazioni. 15
Order Management Process Pre-Sales Contatto Sales Information System Contratto Sales Order Processing Inventory Sourcing / Transportation Richieste Preventivo Ordine Transportation Trasferimento Order Billing Payment/ Accounting Fatture Contabilità clienti Scheduling accordo Spedizione uscita merci Materiale Stock Account Materials Management Production Planning 16
Work / Document Flow Order Invoice Accounting Document Flow of a Sales Order Order 900. 50000672.. WMS transfer order 100000828.. GD goods issue: delivery 40000184.. Invoice 90000376... Accounting document 100000269 Il processo di gestione degli ordini costituito da una catena di passi. Ogni passo del processo comporta la creazione di un documento che può essere utilizzato per monitorare l'avanzamento dell'ordine di vendita. Tutte le modifiche apportate ai documenti (ordini di vendita, la consegna, ecc) crea un documento per tenere traccia delle modifiche. 17
Work / Document Flow 18
Master Data Management Customer Master Material Master Pricing Master Dati anagrafici MDM sono memorizzati centralmente (condiviso tra moduli applicativi) e viene elaborato per eliminare la ridondanza dei dati. Durante la creazione di transazioni commerciali (come un ordine di vendita) le informazioni di sistema vengono acquisite dai dati anagrafici. Tre tipi di dati master sono fondamentali per l'elaborazione degli ordini di vendita : Clienti condivisi con FI/CO Materiali Condivisi con MM and PP Prezzi 19
Creazione di un Ordine Customer Master Material Master Sold-to party 2540-00 Item Material Quantity 1 1400-500-00 30 2 1400-100-00 20 Quando un ordine di vendita viene creato, i dati vengono copiati da : Clienti Master Materiali Master Registrazione Condizione per il Prezzo Tabelle di configurazione per il punto e rotta (indirizzo) di spedizione. I dati possono anche essere copiato da una richiesta o preventivo. 20
Shipping Point and Route SP 1 SP 2 SP 3 Stabilimento Shipping Point Route Clienti Il Punto di spedizione è il luogo logico o fisico dove le consegne vengono create e gestite (vedere Elementi organizzativi). Il percorso è il percorso che la consegna segue dallo stabilimento al sito del cliente. Le date di consegna sono determinate sulla base di tempi di consegna associati al punto di spedizione (picking e packing tempo) e rotta (transportation lead times and transit times). 21
Stock Disponibile: Pianificazione all'indietro Order Date Material Availability Date Transportation Planning Date Loading Date Goods issue date Requested Date Loading Time Transit Time Pick Pack and Stage Transportation Lead Time Il sistema utilizza il più lungo di questi due nel calcolo pianificazione consegna. 22
Stock non Disponibile: Pianificazione in avanti Order Date New Material Availability Date Transportation Planning Date Loading Date Goods issue date Confirmed Date Loading Time Transit Time Pick Pack and Stage Transportation Lead Time La data di consegna confermata è derivata dal sistema utilizzando in avanti la pianificazione basata nella nuova data di disponibilità materiali 23
/ Consegna Complete Partial Sales Order Sales Order Order Combination Sales Order Sales Order Una consegna può essere creata per ogni ordine di vendita. Gli ordini di vendita possono suddividere in più consegne (disponibilità). La consegna può comporre una serie di ordini di vendita per l'efficienza. Ordini di vendita (combinazione) devono avere qualcosa in comune come punto di spedizione, data di consegna e di elaborazione, mezzo in partenza o rotta. 24
Picking Processo Transfer Order Print Transfer Order Confirm Transfer Order* * not mandatory Items Complete Process differences Copy picked quantity Create a new transfer order for variance quantity 25
Billing Invoice Split Sales Order Invoice Invoice Separate Sales Order Invoice per delivery Invoice Invoice Collective Invoice Sales Order Invoice Sales Order «Spaccature» di fatture possono essere usate per fatturare per i diversi oggetti come materiali e servizi. Fatture complessive possono essere utilizzate per consolidare le forniture su una fattura per ridurre al minimo il lavoro di ufficio. 26
Registrazione Payments Invoice 1 Invoice 2 Invoice 3 Invoice 4 Acme Corp. 4325 Pay to Euro First National Bank 2132 123123 54545 345 34 I clienti possono inviare un assegno per coprire più fatture. Essi possono anche inviare assegni per meno l'intero importo dovuto. EBC ERP permette di effettuare pagamenti parziali da applicare alle fatture. La registrazione di pagamento viene eseguita dal reparto di conti crediti. 27
ERP Billing CRM Processo Ever Green Centro Benessere Sales and Distribution Inquiry 1 2 Sales Order Pricing Availability 28
ERP Billing CRM Processo Pick 4 Goods Issue 5 Materials Management Sales Order 3 29
ERP Billing CRM Processo Ever Green Centro Benessere Invoice Sales and Distribution Accounts Receivable 6 Receivable 7 Post Receivable 30
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