Gestione delle risorse ed economia delle biblioteche Paola Dubini
Di che cosa parleremo Alcune premesse L individuazione delle funzioni obiettivo La configurazione dei processi e le scelte di presidio organizzativo La allocazione delle risorse La stima dei fabbisogni finanziari Le scelte di assetto istituzionale e le possibilità di fundraising Il metamanagement delle biblioteche
L oggetto di analisi La gestione I fabbisogni finanziari Gli assetti istituzionali Le strutture di metamanagement
Pensare alla biblioteca come ad un azienda Che significa? Enfasi sul sistema di relazioni rilevanti con quali attori rapportarsi Enfasi sulla gestione quali obiettivi - quali processi - quali risorse - quali risultati Che cosa NON significa? Massimizzare il profitto Disconoscere la missione pubblica Ci occupiamo delle condizioni di funzionamento di una biblioteca e delle leve a disposizione per liberare risorse e attirarne di nuove per realizzare gli obiettivi che la biblioteca si è data
Gli interlocutori di una biblioteca di pubblica lettura I frequentatori La comunità Il consorzio o gli altri enti biblioteca Le imprese I prestatori di lavoro Gli enti della PA Ciascuna categoria è segmentata al suo interno Ciascuna categoria esprime attese e porta contributi Ciascuna biblioteca esprime un mix di funzioni obiettivo
Le funzioni obiettivo Massimizzazione del numero di prestiti Massimizzazione dei servizi offerti alla comunità Aggregazione sociale e accoglienza delle minoranze Divulgazione della tradizione locale Minimizzazione dei fabbisogni finanziari Massimizzazione della soddisfazione dei prestatori di lavoro Massimizzazione della visibilità sul territorio Perché è importante esplicitare le funzioni obiettivo? Su quali funzioni obiettivo ci concentriamo?
La centralità della gestione Definizione delle funzioni obiettivo Strutturazione dei processi presidio organizzativo Stima dei fabbisogni finanziari Allocazione delle risorse disponibili Ricerca di nuove risorse
Il caso della biblioteca Panizzi Quali le funzioni obiettivo? In che modo sono stati strutturati i processi per rispondere all obiettivo? Quali modifiche di carattere organizzativo sono state realizzate? Che cosa ha funzionato e che cosa è andato storto? Dove sono state concentrate le risorse? E un caso di successo? Come lo misuriamo?
Discussione e fra le biblioteche presenti in aula???
Digressione: la misura del successo nelle biblioteche Quali sono le dimensioni del successo di una biblioteca? istituzionale competitivo economico finanziario Quali i parametri per misurarlo? - Efficacia - Efficienza - Perché è bene perseguire il successo e comunicarlo? - Coinvolgimento e motivazione - Attrazione di risorse di qualità - Reputazione - Possibilità di liberare risorse (a vantaggio di chi?)
La stima dei fabbisogni finanziari Di quante risorse disponiamo? Come vengono impiegate? Quanti gradi di libertà abbiamo nella allocazione delle risorse e nella definizione delle risorse ulteriori da reperire?
Quali attività generano risorse e quali assorbono risorse? Elemento peculiare delle biblioteche è che sono aziende che assorbono risorse finanziarie e non ne generano La ricchezza economica generata dalle biblioteche è tutta esterna all azienda (ecco perché è bene peseguire il successo e comunicarlo ) Gli ambiti di intervento di una biblioteca nella allocazione delle risorse sono tipicamente confinati alla gestione caratteristica
La struttura dei flussi finanziari di un azienda + Utile d'esercizio + Ammortamenti + Accantonamenti TFR - Pagamenti TFR + Oneri finanziari Flusso di circolante della gestione corrente +/ Variazioni di capitale circolante: Variazioni rimanenze Variazioni crediti v/ clienti Variazioni altri crediti a b/ Variazioni debiti v/fornitori Variazioni altri debiti a b/ Flusso di cassa generato dalla gestione corrente - Investimenti in immobilizzazioni + Disinvestimenti da immobilizzazioni - Investimenti in titoli + Disinvestimenti da titoli Variazione del fabbisogno finanziario + Ottenimento debiti di finanziamento: Debiti a breve di finanziamento Soci c/ finanziamenti Debiti a m/l termine - Rimborso debiti di finanziamento: Debiti a breve di finanziamento Soci c/ finanziamenti Debiti a m/l termine - Oneri finanziari + Aumenti di capitale - Prelevamento cto utili - Distribuzione utili esercizio precedente Flusso di cassa della gestione complessiva
La struttura del conto economico di un azienda + Ricavi di vendita - Consumi - Costo manodopera diretta - Altri costi variabili = Margine di Contribuzione - Costo del lavoro fisso - Altri costi fissi di struttura - Costi discrezionali - Ammortamenti = Reddito operativo di gestione caratteristica +/- Risultato gestione patrimoniale = Reddito Operativo - Interessi passivi = Reddito di Competenza +/- Proventi e oneri straordinari = Utile prima delle imposte - Imposte = Utile d'esercizio - Utili distribuiti = Utili non distribuiti Quali i gradi di libertà nelle scelte di allocazione delle risorse?
Discussione Come si distribuiscono i costi nella vostra biblioteca? Quali sono i gradi di libertà a vostra disposizione nelle scelte di allocazione delle risorse? Quanto potete contare sulla disponibilità di risorse in cassa? Quali sono i gradi di libertà a vostra disposizione nella ricerca di risorse aggiuntive a quelle assegnate?
Digressione: c è fundraising e fundraising Fundraising = ricerca di risorse finanziarie per finanziare quali attività? risorse stabili vs progetto certi a babbo morto vs incerti ma subito tante vs poche chi vi si dedica e con quali risorse dedicate NB: ogni attività genera risorse (soldi, relazioni, conoscenza ) / ogni attività assorbe risorse (tempo, energie, soldi)
Quante risorse dobbiamo aspettarci e da dove provengono? Istituzioni Entrate pubbliche Entrate private Ingressi Donazioni Fonte: Barbetta, Cima, Zamaro (2003) Le istituzioni non profit in Italia, il Mulino, Bologna pag 25 Associazioni e promozione sociale: cultura sport e ricreazione
Le scelte di configurazione dell assetto istituzionale Per realizzare un efficace governo di una biblioteca occorre operare tre insieme di scelte fondamentali: Decidere a quali insiemi di soggetti assegnare il diritto ed il dovere di governare, direttamente o tramite propri rappresentanti definire il soggetto d istituto Esplicitare a quali finalità ed obiettivi debba ispirarsi l azione del soggetto d istituto definire i fini istituzionali (da cui discendono le funzioni obiettivo) Configurare gli organi e i meccanismi di governo che consentano un efficace azione dei soggetti deputati a governare definire la struttura di governo
L assetto istituzionale I portatori di interessi Il soggetto di istituto I fini istituzionali I contributi Le strutture di governo Le ricompense L assetto istituzionale è la configurazione dei portatori di interessi nei confronti dell istituto, dei contributi che tali soggetti forniscono all azienda, delle ricompense e dei benefici che ne ottengono, del soggetto d istituto, dei fini istituzionali e delle strutture di governo che regolano in equilibrio dinamico di lungo periodo le relazioni tra i portatori di interessi, i contributi e le ricompense
Configurazione di assetto e economicità L integrazione tra i diversi portatori di interessi è condizione necessaria per garantire alla biblioteca una vita economica duratura L integrazione dinamica dei contributi dei vari soggetti si caratterizza per: vantaggi ottenibili dall integrazione: bassi costi di transazione con i soggetti esterni; bassi costi di coordinamento interno; bassi prezzi-costo degli input; migliore qualità, personalizzazione e flessibilità degli input; elevato impegno di tutti i soggetti; maggiore soddisfazione dei bisogni di socialità; processi di apprendimento collettivo
Gli ostacoli all integrazione dei contributi e le leve per realizzarla L integrazione tra i soggetti presenta anche ostacoli e leve per realizzarla: ostacoli all integrazione: obiettivi differenti in merito alla combinazione ottimale di risorse, competenze e attività; i soggetti sono in competizione per ottenere le rimunerazioni; l adesione dei soggetti al disegno complessivo è subordinata alle condizioni di informazione incompleta e incertezza; molti dei risultati ottenuti sono frutto di un lavoro congiunto, per cui è difficile decidere a chi attribuire i risultati residuali; I vari soggetti hanno diverse propensioni al rischio leveper l integrazione: definizione degli organi massimi di governo; definizione dei soggetti cui attribuire i risultati residuali; progettazione attenta dell assetto organizzativo; messa in atto di meccanismi di integrazione con soggetti esterni
Le strutture di governo economico I ruoli necessari: Indirizzo generale Governo economico Controllo (Politica culturale) Le strutture di governo: l assemblea dei membri del soggetto economico quale organo supremo di indirizzo generale e di nomina sia dei membri dell organo decisionale di governo economico, sia dell organo di controllo l organo decisionale di governo economico, composto da una o poche persone con specifiche competenze tecniche e manageriali, che configura e indirizza l attività della struttura organizzativa l organo di controllo che verifica l operato dell organo decisionale Il comitato scientifico che esprime pareri sulla politica culturale L attività di fundraising è tipoicamente di responsabilità dell organo decisionale di governo economico
Il caso NYPL Come sono composti gli assetti istituzionali della biblioteca? In che modo i diversi interessi sono rappresentati e riportati ad unità? In che modo la struttura degli assetti istituzionali facilita l attività di fundraising?
Il governo sovraordinato Molte aziende e molte istituzioni mettono in atto meccanismi cooperativi, realizzando aggregati interaziendali Tali aggregati rispondono a diversi obiettivi: Attività di tutela --> le associazioni di categoria, i sindacati Attività di promozione --> il consorzio del Parmigiano Reggiano La costruzione di standard, di protocolli e di regole condivise --> le commissioni, gli enti di normazione, Il raggiungimento di economie di scala --> il centro acquisti La capitalizzazione di conoscenze e la minimizzazione di errori --> la catalogazione accentrata Il coordinamento in logica territoriale --> Dolomiti SUPERSKI Attività di lobby Economie di raggio d azione --> profilazione degli utenti Redistribuzione della ricchezza --> il circuito di invito a teatro
Le decisioni critiche di assetto per gli aggregati A livello di aggregati aziendali occorre decidere quali organi e quali meccanismi attivare per governare unitariamente l aggregato Occorre contemperare secondo equità le attese di tutti i soggetti, combinando i loro contributi in un disegno di sviluppo condiviso ed efficace Gli strumenti di governo utilizzabili sono di varia natura (ad es: impegni espliciti di cooperazione, sistemi centralizzati di pianificazione e di programmazione, etc) Occorre garantire adeguate risorse per il funzionamento dell aggregato Occorre esplicitare le modalità di contributo dei diversi stakeholder all aggregato
Le decisioni critiche di assetto per gli aggregati Per classificare i diversi tipi di aggregato occorre valutare se: L aggregato è formale o informale (il consorzio vs il cartello) L aggregato ha personalità giuridica, assume autonomamente obblighi e impegni Il soggetto economico è unitario o distinto (il gruppo vs la joint venture) E la forma giuridica? È importante fino ad un certo punto Ogni forma giuridica risponde ad un obiettivo: Associazione, comitato Flessibilità, possibilità di inserire diversi attori in modo flessibile e con poco costo Cooperativa Legare la remunerazione residuale alla prestazione di lavoro Fondazione Legare un patrimonio ad uno scopo Consorzio Autonomia giuridica