ELBA Assicurazioni S.p.A.

MANUALE OPERATIVO ELBA Assicurazioni S.p.A. Accesso al Portale Millennium Agenzia (Versione NEBULA 19/03/2012) - Lato Agenzia - MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 1-29 14/03/2012

INDICE MANUALE OPERATIVO 1. ACCESSO AL PORTALE... 3 2. ACCESSO A MILLENNIUM: HOME... 5 3. SEZIONE ANAGRAFICA... 5 4. SEZIONE PORTAFOGLIO... 9 4.1 RICERCA POLIZZA A PARTIRE DAL NUMERO DI POLIZZA... 9 4.2 RICERCA POLIZZA A PARTIRE DAL CONTRAENTE... 12 5. SEZIONE CONTABILITA... 13 5.1 MENU FOGLIO CASSA... 14 5.1.1 Ricerca Foglio Cassa... 14 5.1.2 Ordine di bonifico... 15 5.1.3 Stampa Foglio Cassa... 16 5.1.4 Stampa incassi... 16 5.1.5 Stampa incassi odierni... 17 5.1.6 Estratti conto... 18 5.2 MENU INCASSO... 18 5.2.1 Elimina incasso... 18 5.2.2 Dettaglio incasso... 19 5.2.3 Dettaglio Polizza... 20 6. SEZIONE INCASSO... 20 6.1 INCASSO PER NUMERO DI POLIZZA... 21 6.2 INCASSO PER RAGIONE SOCIALE... 24 7. SEZIONE SERVIZI... 26 7.1 ELENCO ARRETRATI O ELENCO TITOLI INCASSATI... 27 7.2 FILE MIL2MIX... 29 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 2-29 14/03/2012

1. ACCESSO AL PORTALE Per utilizzare MILLENNIUM (di seguito chiamato MM), occorre accedere al portale di Elba Assicurazioni. Aprire un browser di Internet e digitare il seguente indirizzo: http://www.elbassicurazioni.it/ oppure http://www.elbassicurazioni.com/ Il sistema si posiziona nella schermata principale del portale, come nella figura che segue: Figura 1 Nella barra in alto sono riportate le varie sezioni del portale. Le sezioni pubbliche sono: Home I Prodotti Firma digitale Reclami Ogni sezione è poi divisa in varie sottosezioni. Le sottosezioni di Home sono riportate nella figura che segue: Figura 2 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 3-29 14/03/2012

Selezionando una sottosezione si apre la descrizione della stessa. Esempio selezionando Chi siamo appare la figura che segue: Figura 3 Per accedere alle sezioni riservate alle Agenzie selezionare Welcome, e poi Entra, come da videata seguente: Figura 4 Dopodichè digitare user (login) e password alla videata che segue. Figura 5 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 4-29 14/03/2012

Le sezioni riservate sono: - Cauzioni (vedere manuale specifico dell applicativo). - Millennium. Questa sezione consente di effettuare registrazioni a Cassa, di consultare le Polizze e i Titoli. Quindi tutte le attività inerenti l attività amministrativa. 2. ACCESSO A MILLENNIUM: HOME Dopo la registrazione sul portale e la selezione della sezione Millennium, il sistema si posiziona nella Home dell applicativo. Figura 6 In alto vengono visualizzati i vari Menù (di seguito chiamati SEZIONI) dell applicativo; al centro vengono riportati i Totali del Foglio cassa corrente, e le Statistiche. La versione rilasciata in questa sessione non comprende la sezione EMISSIONE, che verrà rilasciata in un secondo momento. Pertanto in questa versione non sarà presente né la sezione EMISSIONE né tutti i riferimenti relativi all Emissione delle Polizze. 3. SEZIONE ANAGRAFICA Selezionare la sezione Anagrafica. Figura 7 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 5-29 14/03/2012

E possibile ricercare l anagrafica tramite Cognome/ Ragione Sociale oppure C.F./P.I. del Contraente. Digitare uno dei 2 dati e selezionare Cerca. Figura 8 In questo esempio, nel sistema sono presenti 2 anagrafiche FABRICALAB. In MM NEBULA, i campi sottolineati corrispondono a dei link che rimandano al dettaglio del campo. Nel caso delle anagrafiche, il campo Ragione sociale è sottolineato, pertanto è un link. Cliccando in uno dei campi NON sottolineati (ad esempio sull indirizzo oppure sulla P.I. dell azienda), il sistema visualizza tutte le opzioni possibili per l anagrafica selezionata: Figura 9 Cliccando su FABRICALAB, infatti, il sistema rimanda al Dettaglio dell anagrafica: MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 6-29 14/03/2012

Figura 10 Il sistema si posiziona sul Dettaglio anagrafica. Cliccando su ELENCO INDIRIZZI o COORD. BANCARIE, è possibile visualizzare altri dati relativi all anagrafica. Figura 11 Cliccando sul primo indirizzo, è possibile eseguire delle modifiche. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 7-29 14/03/2012

Figura 12 Figura 13 Nel Menù ALTRE OPERAZIONI compaiono le opzioni possibili per l anagrafica (sono le stesse opzioni presenti in Figura 9, ad eccezione di Dettaglio anagrafica, che è l opzione sulla quale ci troviamo): Polizze/Proposte per contraente: il sistema si posiziona automaticamente nella pagina PORTAFOGLIO, relativa all azienda selezionata. Per approfondimenti rimandiamo alla sezione PORTAFOGLIO del Manuale. Figura 14 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 8-29 14/03/2012

Incassa Titoli: il sistema si posiziona nella sezione INCASSO (rif. Sezione INCASSO del Manuale) Nuova Emissione: (quando verrà rilasciata l Emissione dei R.E.), il sistema permetterà di emettere una Polizza R.E. Come regola generale, consigliamo di non selezionare i campi sottolineati, ma di accedere alle opzioni selezionando i campi non sottolineati. 4. SEZIONE PORTAFOGLIO Selezionare la sezione Portafoglio. Figura 15 Il sistema permette di ricercare le Polizze a partire da vari dati. In questo Manuale descriviamo le ricerche più comuni, ovvero Ricerca Polizza a partire dal numero di Polizza, e Ricerca Polizza a partire dal contraente. 4.1 RICERCA POLIZZA A PARTIRE DAL NUMERO DI POLIZZA Anche in questo caso è possibile richiamare la Polizza per numero di Polizza, per Contraente, ecc. Ricerchiamo la Polizza per Numero di Polizza: Figura 16 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 9-29 14/03/2012

Anche in questo caso notiamo che il contraente e il Numero di Polizza sono sottolineati, ovvero sono link che rimandano rispettivamente al Dettaglio dell anagrafica (Figura 10) e al Dettaglio della Polizza (Figura 17). Sotto il MENU POLIZZA/PREVENTIVO, sono disponibili le seguenti opzioni: o Visualizza. Consente di visualizzare il Dettaglio della Polizza (Dati amministrativi, Dati tecnici e Premi) Figura 17 Figura 18 Oltre ai Dati amministrativi, cliccando sulle opzioni in alto alla videata del Dettaglio Polizza (oppure nel MENU a sinistra), è possibile visualizzare anche i Dati tecnici (se presenti), ed il Dettaglio dei premi. Da questa posizione è anche possibile: Consultare il dettaglio dell anagrafica (MENU ANAGRAFICA: Dettaglio anagrafica). MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 10-29 14/03/2012

(Non appena sarà rilasciata la funzionalità EMISSIONE): Emettere una nuova Polizza, tra i prodotti disponibili, associata a tale anagrafica (MENU ANAGRAFICA: Nuova Emissione) Consultare i titoli della Polizza (MENU POLIZZA: Elenco Titoli) Stampare se presenti - i documenti associati alla Polizza (MENU POLIZZA: Documenti Stampa). o Elenco Documenti. Consente di visualizzare/stampare i Documenti allegati alla Polizza (se presenti). o Elenco titoli. Cliccando sulla Polizza il sistema accede automaticamente al MENU TITOLI. Per visualizzare le opzioni del MENU TITOLO, occorre selezionare il titolo. Figura 19 Viene visualizzato il Dettaglio titolo. Figura 20 Da questa posizione è possibile eseguire diverse operazioni, da diversi MENU. MENU TITOLI: Incassa Titolo. Il sistema si posiziona sulla videata della sezione INCASSO, dove è possibile incassare il titolo selezionato (Figura 40). MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 11-29 14/03/2012

Documenti Titolo. Permette di visualizzare/stampare i documenti (in formato PDF) relativi al titolo selezionato (se presenti). MENU ANAGRAFICA: Dettaglio anagrafica. Il sistema si posiziona sulla sezione ANAGRAFICA (Figura 10). Incassa Titoli. Il sistema si posiziona sulla videata della sezione INCASSO, dove è possibile incassare uno o più titoli di Polizza insoluti, relativi all anagrafica (Figura 46). MENU POLIZZA: Dettaglio Polizza. Il sistema visualizza il Dettaglio della Polizza. Incassa Titoli. Il sistema si posiziona sulla videata della sezione INCASSO, dove è possibile incassare uno o più titoli insoluti relativi alla Polizza (Figura 39). 4.2 RICERCA POLIZZA A PARTIRE DAL CONTRAENTE Selezionare il campo Contraente, ed inserire la Ragione sociale del contraente. Figura 21 Cliccare su Cerca Polizza. Il sistema visualizza le Polizze del contraente indicato. Figura 22 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 12-29 14/03/2012

Nel MENU ANAGRAFICA vengono visualizzate le opzioni già descritte a seguito della Figura 20. Cliccando su un campo NON sottolineato di una Polizza, il sistema visualizza le opzioni relative al MENU POLIZZA/PREVENTIVO, già descritte nel paragrafo precedente. Figura 23 5. SEZIONE CONTABILITA La sezione CONTABILITÀ permette di visualizzare e stampare tutto ciò che è relativo ai Fogli cassa, agli Estratti conto e al Bonifico Bancario. Permette anche di verificare, ed eventualmente modificare, il Foglio cassa corrente, eliminando uno o più incassi effettuati all interno della giornata contabile. Figura 24 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 13-29 14/03/2012

La sezione CONTABILITA è suddivisa in: Un riquadro centrale, dove viene visualizzato il Foglio cassa corrente: in alto vengono riportati il numero ed il periodo del Foglio cassa, i totali della giornata contabile e del periodo; più in basso vengono visualizzate le righe del Foglio cassa. Selezionando una riga, vengono visualizzate le opzioni possibili per il MENU INCASSO. Un riquadro a sinistra della videata, dove sono posizionati dei MENU (FOGLIO CASSA e INCASSO), all interno dei quali sono presenti le opzioni possibili. 5.1 MENU FOGLIO CASSA Il MENU FOGLIO CASSA permette di eseguire una serie di opzioni relative ai Fogli cassa. Data l importanza dell argomento, dedichiamo ad ogni opzione un paragrafo esplicativo. 5.1.1 Ricerca Foglio Cassa L opzione permette di eseguire delle operazioni sui Fogli cassa pregressi. Selezionare l opzione Ricerca Foglio cassa. E possibile ricercare un Foglio cassa pregresso, a partire dal numero del Foglio cassa oppure per Mese/anno contabile: Figura 25 Selezionare il Foglio cassa desiderato. Figura 26 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 14-29 14/03/2012

Sui Fogli cassa pregressi è possibile eseguire le seguenti opzioni: Stampa Foglio cassa: Permette la stampa del Foglio cassa. Stampa incassi: Permette di stampare gli incassi. Ordine bonifico: permette di stampare l ordine di Bonifico. Foglio cassa corrente: permette di tornare al Foglio cassa corrente. Estratti conto: permette di visualizzare/stampare gli estratti conto. 5.1.2 Ordine di bonifico Dopo aver ricercato tramite la Ricerca Fogli cassa il Foglio cassa desiderato, cliccare su Ordine di Bonifico. Figura 27 Confermare o modificare la Data valuta, e cliccare su Stampa ordine bonifico. Viene visualizzato un documento PDF. Figura 28 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 15-29 14/03/2012

Cliccare sul file per salvare o stampare il documento. Figura 29 5.1.3 Stampa Foglio Cassa L opzione consente di stampare il Foglio Cassa visualizzato. Nel caso che non si sia eseguita una Ricerca Fogli cassa (sui Fogli cassa pregressi), il sistema visualizza il FC corrente (provvisorio). Il FC viene visualizzato in formato PDF, che è possibile salvare oppure stampare. Figura 30 5.1.4 Stampa incassi Permette di estrarre un elenco da salvare oppure stampare, degli incassi eseguiti in un range di date. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 16-29 14/03/2012

Figura 31 Inserire le date e cliccare su VAI A PDF INCASSI. Figura 32 5.1.5 Stampa incassi odierni Permette di estrarre un elenco da salvare oppure stampare, degli incassi eseguiti nella giornata contabile (provvisori). Figura 33 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 17-29 14/03/2012

5.1.6 Estratti conto Permette di visualizzare/stampare gli Estratti conto. 5.2 MENU INCASSO Cliccando su ogni rigo del Foglio cassa, sotto il Menù INCASSO vengono visualizzate le opzioni possibili per il titolo selezionato. Figura 34 5.2.1 Elimina incasso L opzione Elimina incasso appare soltanto se il titolo selezionato è stato incassato nella giornata contabile corrente. Figura 35 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 18-29 14/03/2012

La funzione Elimina incasso permette di eliminare l incasso eseguito nella giornata contabile in corso alla data di elaborazione. 5.2.2 Dettaglio incasso L opzione permette di visualizzare i dettagli del Titolo e dell Incasso: Figura 36 Da questa posizione è possibile visualizzare le seguenti opzioni: o Dettaglio titolo (sotto il MENU TITOLO): elimina la visualizzazione del Dettaglio incasso, lasciando solo quella del titolo. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 19-29 14/03/2012

Figura 37 Da questa posizione è possibile accedere anche al Dettaglio anagrafica (Figura 10). 5.2.3 Dettaglio Polizza Selezionando l opzione Dettaglio Polizza (da qualsiasi posizione) il sistema accede alla sezione EMISSIONE (Figura 17). 6. SEZIONE INCASSO Per incassare un titolo o una Partita diversa, si utilizza la sezione INCASSO. Per incassare una Partita diversa, è necessario che questa sia presente nel sistema (l inserimento delle Partite diverse è a carico della Direzione, l Agenzia si limita all incasso). Per incassare un titolo (Polizza, Quietanza o Appendice), si può scegliere se ricercarlo a partire dal numero di Polizza oppure dalla Ragione sociale dell azienda contraente. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 20-29 14/03/2012

6.1 INCASSO PER NUMERO DI POLIZZA Figura 38 Indicare il Numero di polizza da incassare, e cliccare su Cerca. Figura 39 Si presenta un elenco con tutti titoli che risultano in arretrato. Facendo doppio click sul rigo, il titolo diventa blu e si apre una videata sottostante, contenente il dettaglio. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 21-29 14/03/2012

Figura 40 Per registrare il titolo a Foglio cassa, flaggare (spuntare il quadratino) adiacente al rigo del titolo. Figura 41 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 22-29 14/03/2012

Il totale dell incasso compare automaticamente. Confermare o modificare la Data pagamento cliente e il Mezzo di pagamento. Figura 42 Cliccare su Salva per salvare l incasso, oppure su Salva e Nuovo per registrare un Nuovo Incasso. Figura 43 Selezionando Salva presenta la situazione del FC dopo la registrazione. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 23-29 14/03/2012

6.2 INCASSO PER RAGIONE SOCIALE Selezionare il campo Ragione sociale Contraente, ed inserire la Ragione sociale del contraente. Figura 44 Figura 45 Cliccare sull anagrafica desiderata. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 24-29 14/03/2012

Figura 46 Selezionare il titolo, oppure i titoli da incassare. L incasso per Ragione sociale consente di incassare più titoli contemporaneamente. Figura 47 MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 25-29 14/03/2012

Questa modalità deve essere usata se la Data e il mezzo di Pagamento Cliente sono gli stessi per tutti i titoli flaggati, altrimenti si deve procedere per incasso del singolo titolo. Cliccando su Salva, il sistema si sposta automaticamente alla sezione CONTABILITÀ. Figura 48 7. SEZIONE SERVIZI Nella sezione Servizi è possibile eseguire dei download: Figura 49 L Area Comune permette di fare il download di Documenti comuni a tutte le Agenzie. Questa area verrà attivata in un secondo momento. L Area Privata permette di scaricare (salvare e stampare) alcuni documenti della propria Agenzia. In quest area è possibile scaricare l Elenco arretrati, l Elenco dei Titoli incassati e l Elenco dei dati da caricare sul proprio sistema di Agenzia (file MIL2MIX). Cliccare su Area download sotto il MENU SERVIZI, oppure su DOWLOAD AREA PRIVATA. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 26-29 14/03/2012

Figura 50 7.1 ELENCO ARRETRATI O ELENCO TITOLI INCASSATI Entrare nell Area Privata. Cliccare sul file che si desidera scaricare (la modalità è la stessa sia che si tratti dell Elenco Arretrati, sia che si tratti dell Elenco titoli incassati). Il sistema fa un elaborazione, e crea il file. Selezionare il file creato e cliccare su Richiedi download. Figura 51 Cliccare sul nome del file (che è un link). Figura 52 Aprire o salvare il file, e cliccare su Consenti. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 27-29 14/03/2012

Figura 53 Figura 54 Scegliere se aprire il file Excel (se si vogliono variare dei dati), oppure il file PDF (non modificabile). Figura 55 Eseguito il download, il file viene cancellato dall elenco. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 28-29 14/03/2012

Figura 56 7.2 FILE MIL2MIX Il file Mil2Mix contiene i dati da caricare sul proprio sistema di Agenzia (Omnia o altri sistemi). Per scaricare il file occorre inserire la Data di estrazione (Estrai dal giorno): Figura 57 Cliccare su Estrai. Nel caso che ci siano dati da scaricare da MM e da caricare sul proprio sistema di Agenzia, viene preparato un file. MM VERSIONE NEBULA MANUALE OPERATIVO 29-29 14/03/2012