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I documenti della contabilità Documenti INDISPENSABILI Collegati a registrazioni iva o contabili Giustificativi Collegati a registrazioni commerciali o accordi 0 - Documenti Contabili 1 - Fatture Emesse 2 - Fatture Ricevute DDT Ordini Contratti Conferme Accordi

I documenti della contabilità Documenti indispensabili Cartacei Applicare sulla prima pagina del documento il numero della registrazione iva 0 - Documenti Contabili 1 - Fatture Emesse 2 - Fatture Ricevute PROTOCOLLO Il protocollo si applica ai documenti IVA ma si può usare su tutti Elettronici Assegnare al file un numero da riportare nella registrazione iva Etichette Generano protocollo per i cartacei (tif) Sezionale cartacei Sezionale elettronici ArchiFile Genera protocollo per gli elettronici (pdf)

Il protocollo

IL NUOVO PROCESSO CONTABILE - Sui cartacei Il protocollo può essere applicato alla ricezione con l etichetta - La scansione inserisce il documento in archivio con i dati essenziali I documenti elettronici vengono inseriti in archivio e acquisiscono i dati essenziali Se attivo, si avvia il riconoscimento Gli operatori visualizzano e registrano (oppure confermano) a video cartacei ed elettronici

I sezionali sarà necessario un sezionale per ogni tipologia e ogni formato. In base al sezionale verrà assegnato il progressivo di conservazione Esempio di ditta semplificata Esempio di ditta ordinaria con tutte le opzioni Le combinazioni potrebbero essere le più disparate e devono rispondere alle esigenze specifiche di ogni ditta. Vediamo alcuni esempi Help file configurazione sezionali

Riepilogo Quali tipologie di documenti prevedere Quali sezionali utilizzare nei vari formati Cosa fare quando arrivano documenti Per i cartacei Etichetta Scansione locale Ricezione remota Per gli elettronici Da gestionale processo automatico Scaricati da web Cartella condivisa -> ArchiFile Ricezione tramite servizio Autospool codifica automatica Ricezione via Email Protocollo email + cartella condivisa Inserimento manuale

I sezionali e le opzioni Nella anagrafica ditta, per ogni tipologia di documento, definiamo i sezionali (anche nel gestionale). L opzione Crea percorso, se attivata, crea una cartella per quella tipologia di documento L opzione ArchiFile programma la protocollazione automatica di quella tipologia Opzione crea archivi, genera archivio DAV (per studi) Help file configurazione sezionali

La raccolta documenti in studi e centri servizi I centri servizi ricevono ora solo documenti cartacei Questo fa si che la ditta cliente debba STAMPARE anche i documenti elettronici Allo studio arrivano di conseguenza grandi quantità di documenti cartacei che richiedono spazio e tempo di trattamento. Anche i documenti prodotti dallo studio se devono essere inseriti nelle contabilità delle ditte devono essere Stampati.

La raccolta elettronica ArchiFile TCP visione d insieme L obbiettivo e ricevere i documenti in formato elettronico. ArchiFIle TCP è un sistema per inviare e ricevere documenti in modalità strutturata via internet. ArchiFIle TCP server, è un programma / servizio che lavora su un qualsiasi pc windows e utilizza una porta TCP per comunicare con l esterno ArchiFIle TCP client, permette di inviare documenti distinguendo tipologie e formato. http://www.multimediait.com/help/archifiletcpserver/archifiletcpserver.html

La raccolta elettronica La ditta provvede autonomamente alla etichettatura e scansione dei cartacei Gli elettronici vengono inviati in originale Il centro servizi riceve tutti i documenti elettronicamente Può attivare funzioni di riconoscimento automatico Può registrare senza l uso del supporto cartaceo Può attivare la conservazione sostitutiva

LA REGISTRAZIONE DA IMMAGINE La registrazione può avvenire da immagine. L operatore ha sempre sotto controllo le ditte che hanno portato documenti e quanti sono in attesa di registrazione Il riconoscimento sull elettronico fornirà dati certi Il documento rimane collegato alla registrazione, richiamabile da partitario e prima nota

Gli archivi di conservazione Possiamo utilizzare per tutti i documenti un archivio generico con tutti i campi di ricerca necessari (Dav documenti acquisto e vendite) Per scansioni e processi creare un archivio uguale di appoggio senza chiave primaria Se vogliamo un archivio più analitico, possiamo utilizzare la struttura DAV per i documenti non IVA e per Fatture Acquisto, e vendita creare strutture dedicate In appendice una guida alla personalizzazione anche delle singole causali

Struttura In questo insieme le funzioni e i dispositivi che fanno capo alla postazione Archivia. E opportuno ricordare che la postazione o il server utilizzato devono essere posti in sicurezza con copia costante su dischi esterni (copiare solo le differenze e non sovrascrivere ma storicizzare le modifiche) avere i dispositivi necessari ed essere mantenuto in perfetta efficienza.

ArchiFile TCP server ArchiFile TCP server, è un programma / servizio che lavora su un qualsiasi pc windows e utilizza una porta TCP per comunicare con l esterno Si installa automaticamente con l aggiornamento del programma standard Si collega ai programmi e alle tabelle di conservazione (anagrafiche e archivi) Utilizza AutoSpool per l archiviazione Utilizza le anagrafiche per l assegnazione dei permessi di accesso e i sezionali http://www.multimediait.com/help/archifiletcpserver/videataconfigurazione.html

ArchiFile TCP server http://www.multimediait.com/help/archifiletcpserver/videataconfigurazione.html

ArchiFile TCP server abilitazione client http://www.multimediait.com/help/archifiletcpserver/abilitazioneclient.html

ArchiFile TCP installazione client L abilitazione permette di inviare una email con Il link per scaricare il programma di installazione Il file di configurazione Il cliente deve salvare il file di configurazione nel desktop, eseguire il programma, caricare il file di configurazione ed è pronto a iniziare. http://www.multimediait.com/help/archifiletcpclient/setuppassoapasso.html

ArchiFile TCP client Il client è intuitivo, sicuro, veloce, semplice. Al momento non sono previste funzioni di scansione ma potrebbero essere aggiunte in qualsiasi momento. Esiste una offerta di scanner «button driven» che risolve egregiamente il problema. http://www.multimediait.com/help/archifiletcpclient/archifiletcpclient.html

ArchiFile TCP client configurazione La configurazione è contenuta in un file xml che imposta tutti i parametri. Il cliente può però impostare 3 cartelle pre definite, per gli elettronici, per i cartacei, per quelli già inviati. http://www.multimediait.com/help/archifiletcpclient/videataconfigurazione.html

Ricezione I documenti ricevuti da ArchiFIle sono formati come le stampe fiscali, 1 xml con i dati, 1 pdf o tif che rappresenta il documento. Il trattamento sarà di 2 tipi: I cartacei (*.tif) verranno inviati all archivio appoggio scansioni e seguiranno il processo di riconoscimento, codifica e trasformazione insieme ai cartacei scansionati in studio. Gli elettronici vanno direttamente nell archivio di conservazione

AutoSpool profilo per i tif AutoSpool processa tutti i documenti ricevuti con file xml, da gestionale, contabilità, paghe, moduli commerciali etc. Dovrebbe essere sempre attivo, e controllato da un operatore. Aggiungere un profilo per le immagini è semplice. Indichiamo il tipo documento da processare, Fatture=2, Documenti Contabili=0 etc. Inserireamo la condizione *.tif, l archivio di destinazione le eventuali opzioni.

I controlli Registro Connessioni Elenco documenti ricevuti

Quando uso Crea Percorso e cosa accade Per avere una cartella condivisa con i colleghi per una determinata tipologia il file inserito nella cartella, Viene archiviato e numerato con il Numero Progressivo di Conservazione (NPC) l xml con i dati esportato per il gestionale (docfinder) In prima nota NPC è il protocollo iva Quando arrivano scansioni da multi funzione e vogliamo raccoglierle automaticamente Quando dobbiamo «aggiungere» documenti elettronici a quelli acquisiti con altri strumenti Il multi funzione invia le scansioni nella cartella, archifile le inserisce negli archivi immagini e le processa Una filiale invia fatture elettroniche tramite ArchiFileClient ma dobbiamo aggiungerne alcune Quando usiamo mezzi di ricezione non automatici (es Email) A seguito del protocollo della email vogliamo archiviare la fatture allegata

Come vengono creati i percorsi Cartella root xxxx-nomeditta yy_zz_descrizionetipo Xxxx è il codice della ditta Yy è il tipo documento Zz è il sezionale Con questa formulazione si possono creare cartelle inconfondibili per numerose ditte / tipologie. Dal nome delle cartelle si può acquisire il codice ditta, il tipo documento, la serie che sono 3 degli elementi essenziali per generare il protocollo. A monte va impostato solo l anno di gestione.

ArchiFile su percorso Indichiamo l archivio di destinazione La cartella di provenienza Tramite gli script utilizziamo il nome della cartella, del file o altro per creare la chiave di archiviazione. Il comando PROTO calcola il progressivo di conservazione Help configurazione ArchiFile

Esempio ArchiFIle semplice 1 cartella 1 archivio Cartelle strutturate in DOC_CONT_ELETTRONICI Ipotizziamo una situazione semplice, I documenti elettronici inseriti nella cartella vanno protocollati nell archivio Documenti contabili 2013 inserendo tipo documento 0, sezionale 1, ditta 1, anno 2013. In questo caso tutti i valori possono essere forniti come Costanti e va inserito solo il comando @Proto Il comando PROTO calcola il progressivo di conservazione il resto son valori che possiamo dare come costanti Help configurazione ArchiFile

Esempio ArchiFIle percorso complesso Cartelle strutturate in RICEZIONE 0785_MMIT 00-01-contabili. 02-01-fatture acquisto. Situazione più articolata, dalle cartelle vogliamo acquisire i valori per la codifica. In questo caso dalla descrizione della cartella (tramite gli script) preleviamo Codice ditta, tipo documento, e sezionale. Possiamo creare un unico archivio di appoggio oppure indirizzare ogni tipologia in un archivio definitivo di conservazione. Il comando PROTO calcola il progressivo di conservazione Si consiglia di usare l archivio di appoggio quando si devono gestire molte cartelle e molte ditte Help configurazione ArchiFile

Esempio ArchiFIle raccolta da più utenti Cartelle strutturate in MULTIFUNZIONE CLAUDIO VERONICA LUCA Ora vediamo come raccogliere le immagini da diverse cartelle dove gli utenti inviano le scansioni con un multi funzione. In questo caso non utilizzeremo nessun protocollo perché i documenti cartacei prima della scansione saranno stati etichettati. Unica variabile l anno Si consiglia di usare il formato TIF per le immagini e il pdf per i documenti elettronici. Nell archivio finale verranno convertite in pdf/a anche le immagini, ma solo alla fine Help configurazione ArchiFile

Digitalizzazione dei documenti cartacei La digitalizzazione dei documenti cartacei continuerà ad essere fatta con i bar code che offrono sicurezza e velocità nell acquisizione

Usare il bar code nella scansione Il bar code oltre a fornire la codifica del documento, fa da separatore, cioè DIVIDE un documento dal successivo. Per questo va applicato sempre sulla prima pagina La divisione può avvenire in fase di scansione o successivamente su un file unico che contiene tutte le immagini Pag 1 ha codice a barre 38 Pag 2 non ha codice a barre = pagina aggiuntiva Pag 3 ha codice a barre 39 = nuovo documento Pag 4 ha codice a barre 40 = nuovo documento

ArchiScan ArchiScan è il modulo che permette di : Pianificare i processi Ottenere etichette adeguate Scansionare le immagini velocemente Effettuare il riconoscimento Occorre: Scanner o multifunzione Etichette 2pollici per 1 indelebili Etichettatrice Zebra GK420 T Nastri in cera indelebili Da una consolle unica effettuiamo: Stampa etichette Scansione Riconoscimento Correzione

Produrre etichette Scegliere la ditta l anno il tipo documento il sezionale Inserire un «range» di numeri Con il comando di interrogazione consultare l archivio per avere l ultimo numero scansionato L ETICHETTATURA SI PUO AFFIDARE ALLA DITTA CLIENTE evitando allo studio questa attività

I due processi

L AGGIORNAMENTO DEI DATI Lanciare il comando STPRI. Scegliere Gen. Spool per Archivia ordinario o Gen. Spool per Archivia semplificato Impostare i filtri di esportazione Impostare il nome del file STPRIO.TXT o STPRIS.TXT che verrà generato Selezionare la ditta o le ditte da esportare Cliccare su stampa e confermare Eseguire Archiprint per Archiviare la prima nota generata Eseguire Archiprint e attivare l archiviazione spuntando il flag Archiviazione Spools di stampa

Servizi sempre attivi

GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE Gli archivi di conservazione per studi e centri servizi (genericamente definiti DAV Documenti Acquisto e Vendita) Offrono possibilità di ricerca in base a qualsiasi dato inserito in registrazione. Caratteristiche: 1 Archivio per ogni ditta in grado di contenere : Fatture acquisto Fatture Vendita Note Credito Documenti Contabili Per diversi sezionali Per diversi anni

CREARE GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE La creazione degli archivi avviene con una maschera guidata che agevola la creazione massiva.

Creazione archivi - Quando create un nuovo archivio, avete a disposizione numerose strutture pre definite. Quelle interessate da questi processi sono : - DAV Documenti Acq/Ven e contabili - Aziende Ciclo Vendite Fatture Clienti - Aziende Ciclo Acquisti Fatture acquisto fornitori (1) (1) Per le fatture Acquisto ci sono operatività differenti a seconda di come si è deciso di gestire il protocollo

A PROPOSITO DI ANAGRAFICHE La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire

LA SCANSIONE

LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL Creare 2 aree per il protocollo Inviati ricevuti DITTE Inviati ricevuti Studio Con l Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l email ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione. Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell archivio e ad avviare l esportazione per la registrazione Tra l email e la fattura archiviata rimane un collegamento.

LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA EMAIL IL COLLEGAMENTO TRA EMAIL E FATTURA E UN ELEMENTO DI AUTENTICITA

RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE Rec. Dir cee semplifica la conservazione delle fatture elettroniche Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Ovvero tramite EDI

Cos è il sistema di controllo richiesto? Fattura servizi Utenza corrisponde Pagamento tracciato Servizi plausibili Importi ragionevoli. oppure esiste contratto Email di ricezione Fattura di merci Il cliente ha tutte le bolle relative e gli ordini Fattura con firma digitale Estendibile ad altri documenti Si (estratti conto, contabili, acquisti on line) In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale. Non è necessaria la stampa, l etichettatura, la scansione Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxa tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf

L ACCORDO Lo studio che adotta la ricezione elettronica dei documenti, redige un accordo con il cliente e specifica che i documenti inviati in formati elettronici sono garantiti da lui dopo un rigoroso controllo. L accordo contiene anche le istruzioni per l etichettatura dei documenti cartacei e il formato di memorizzazione E NON MANCANO INTERPRETAZIONI RIGIDE E importante che i cartacei siano in formato tif e gli elettronici in formato pdf. Accordo Consegna etichette Consegna istruzioni Consegna programma e file di configurazione Controllo documenti inviati Registrazione Nel caso di scansione massiva svolta in studio, gli elettronici possono essere aggiunti dallo studio con il sistema a cartelle.

Estensione ai documenti contabili? Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi? L e.c. carta di credito? Contabili Bancarie? Pagamenti imposte? Costi del personale? Acquisti web treni aerei navi? Un buon 50% dei documenti può essere elettronico

TIPI DOCUMENTI ELETTRONICI FATTURE VENDITA NOTE CREDITO FATTURE ACQUISTO (PARTE) finanziari ESTRATTI CONTO BANCA CONTABILI BANCARIE ESTRATTI CONTO CARTE CREDITO Pagamenti imposte - tributi BIGLIETTI VIAGGIO (PARTE) RIEPILOGHI DI FATTURE MENO DI 150 EURO COSTI PERSONALE

GLI ASPETTI CRITICI Dl 216 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Ovvero tramite EDI DM 23/01/2004 1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; - sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

GLI ASPETTI CRITICI chiusura quindicinale DM 23/01/2004 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale. Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole Non c è motivo per non effettuare la firma quindicinale in quelle emesse In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione 14/e e 161/e)

REQUISITI Archivia Plus Suite Estensione Sql Express ArchiScan Client in numero adeguato (almeno 10) (1 collegamento 1 client) Sconsigliato windows xp

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