GUIDA OPERATIVA ALLA GESTIONE DEL FASCICOLO DI BILANCIO Questo breve manuale vuole essere una sintetica guida operativa per lo sviluppo delle differenti fasi in cui idealmente si compone un bilancio; per approfondimenti specifici sull utilizzo di particolari funzioni del programma si rinvia a quanto meglio precisato nell Help in linea del software Ipsoa Nuovo Bilancio e Analisi di Bilancio. Il manuale propone i sottoindicati step che possono essere seguiti per la redazione di un bilancio; l utente è comunque libero di adottare altri modi di predisposizione del bilancio in funzione delle singole esigenze. Sequenza delle attività: 1. Conversione aziende gestite con precedente programma pag. 02 2. Importazione anagrafica 02 3. Creazione nuova azienda 02 4. Abbinamento piano dei conti 03 5. Definizione del nuovo esercizio 03 6. Creazione dell anagrafica dell intermediario 04 7. Caricamento dei dati contabili 06 8. Gestione dei dati contabili 07 9. Inserimento di rettifiche 08 10. Gestione del Bilancio 09 11. Gestione del documento di Bilancio 12 12. Gestione della nota integrativa 13 13. Altri documenti di bilancio 15 14. Gestione del fascicolo di bilancio cartaceo 15 15. Gestione delle stampe 16 16. Gestione elenco soci 17 Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 1
1) CONVERSIONI AZIENDE GESTITE CON PRECEDENTE PROGRAMMA Tramite la funzione Strumenti/Conversione Bilancio Ipsoa 5.x è possibile convertire ed importare i bilanci gestiti con il precedente programma di bilancio IPSOA: La procedura permette di selezionare solo alcuni esercizi o, in alternativa, tutti i periodi dell azienda. Con la procedura di conversione viene importata anche l anagrafica dell azienda convertita. Alla prima apertura dell azienda la procedura richiederà di abbinargli un piano dei conti e di definire un nuovo esercizio (si vedano i successivi punti 4 e 5). Sarà, infine, possibile visualizzare immediatamente (e modificare) i bilanci importati, mediante la funzione Dati/Bilancio ricl./gestione bilancio ricl. (si veda il successivo punto 9). 2) IMPORTAZIONE ANAGRAFICA Mediante la funzione File/Import anagrafica è possibile importare dall archivio dell Anagrafica unica i dati anagrafici dell azienda per la quale si intende gestire il bilancio. 3) CREAZIONE NUOVA AZIENDA Tramite la funzione File/Nuova azienda è possibile creare una nuova azienda, inserendo i dati anagrafici richiesti ed i dati necessari per il corretto invio telematico del bilancio (es. data di approvazione del bilancio). I passaggi fondamentali sono i seguenti: attribuzione di un codice per l azienda; caricamento dei dati anagrafici richiesti. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 2
4) ABBINAMENTO PIANO DEI CONTI Deve essere abbinato il Piano dei conti standard Ipsoa in caso di importazione dei dati contabili dalla procedura di contabilità Ipsoa. Si consiglia comunque di abbinare il Piano dei conti Ipsoa anche in caso di caricamento dei dati contabili manualmente, in quanto tale Piano dei conti risulta già riclassificato sugli schemi di Bilancio precaricati. 5) DEFINIZIONE DEL NUOVO ESERCIZIO In sede di primo caricamento dell azienda, compare automaticamente la maschera per la definizione del nuovo periodo. Successivamente, da Dati/Nuovo periodo è possibile definire ulteriori periodi per ogni esercizio, fino ad un massimo di 12: ad esempio un periodo intermedio 10/2002. In tal caso in sede di importazione dei dati contabili la procedura proporrà il periodo dal 01.01.XX al 31.10.XX; è, comunque, possibile modificare la data di temine del periodo ponendola pari, ad esempio, al 15.10.XX (o al 31.12.XX), in modo da poter gestire o dei bilanci ad una specifica data, oppure più bilanci dello stesso anno. La maschera sarà la seguente: Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 3
6) CREAZIONE DELL ANAGRAFICA DELL INTERMEDIARIO Per la gestione della pratica telematica è opportuno impostare nell anagrafica uno o più intermediari che provvederanno all invio telematico dei bilanci. Occorre pertanto provvedere alla chiusura dell azienda della quale si vuole gestire il bilancio per accedere all anagrafica del soggetto che si intende impostare come intermediario per l invio telematico. Con la funzione File/Gestione anagrafiche è possibile caricare i dati dell intermediario: Una volta selezionata l Anagrafica di persona Fisica e caricati i dati dell intermediario, impostando il Flag Intermediario verrà attivato il tab Az. Collegate : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 4
In tale maschera sarà possibile abbinare le aziende presenti nell archivio all intermediario telematico impostato, in modo da proporre durante la fase di preparazione del fascicolo telematico dell azienda, l intermediario al quale l azienda è stata abbinata. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 5
7) CARICAMENTO DEI DATI CONTABILI A) Importazione automatica da contabilità Dal menù Dati/Contabili/Import automatico è possibile importare i dati dal programma di contabilità IPSOA o da files esterni. La maschera è la seguente: Dopo aver selezionato la procedura Importa da IPSOA (colonna a destra) ed aver cliccato sul tasto Estrai dati per Bilancio appare la seguente maschera per la selezione dell azienda e del periodo da importare: Da questa maschera è possibile modificare il periodo temporale da considerare per l importazione dati dalla contabilità nella procedura di bilancio; occorre selezionare l anagrafica dell azienda presente in contabilità. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 6
Cliccando su Importa si ritorna sulla maschera precedente ed occorre selezionare il tasto Esegui ; al termine dell importazione (dopo il messaggio di import terminato correttamente), uscire utilizzando il tasto Conferma. B) Imputazione manuale dei dati contabili Dalla procedura Dati/Contabili/Situazione contabile è possibile imputare manualmente i saldi contabili al centesimo di Euro, direttamente nella colonna SALDO, con indicazione del segno del conto Dare/Avere. 8) GESTIONE DEI DATI CONTABILI Dalla procedura Dati/Contabili/Situazione contabile possono essere gestiti i dati contabili: Gli importi sono tutti modificabili, facendo attenzione ad indicarne il segno corretto; dopo aver apportato le opportune modifiche si raccomanda di eseguire la funzione Ricalcolo saldi. Cliccando sul tab Quadratura saldi è possibile verificare la quadratura della situazione contabile. Con la funzione Inserisci Nuova Voce PDC è possibile inserire una nuova voce contabile. E possibile gestire gli allegati al Libro degli inventari utilizzando la funzione corrispondente alla voce contabile che si desidera dettagliare. Nella maschera che appare è possibile modificare la descrizione delle righe di dettaglio, inserire nuove righe, modificare gli importi proposti. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 7
E possibile stampare gli allegati dall apposita funzione presente in Stampa/Dati/Libro inventari. 9) INSERIMENTO DI RETTIFICHE Nel caso in cui si intenda gestire scritture di rettifica in partita doppia direttamente dal programma di bilancio, con aggiornamento automatico della Situazione contabile, è possibile utilizzare la procedura Dati/Contabili/Rettifiche : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 8
Dopo aver attribuito un codice ed una descrizione alla rettifica, si possono selezionare i conti da rettificare; viene evidenziato nella colonna Saldo il valore ante-rettifica presente nella situazione contabile, con il relativo segno; nella colonna rettifica si inserisce il valore della rettifica con il relativo segno. La rettifica viene riportata nella colonna Saldo_rettificato della Situazione contabile, lasciando inalterati i valori presenti nella colonna Saldo. E possibile stampare le scritture di rettifica dall apposita funzione Stampa/Dati. 10) GESTIONE DEL BILANCIO La gestione del bilancio richiede innanzitutto la riclassificazione della situazione contabile sullo schema di bilancio prescelto (si consiglia di utilizzare lo schema precaricato WK01). Tale operazione viene effettuata mediante la funzione Dati/Bilancio ricl./raccordo. Selezionato lo schema WK01, viene evidenziato sulla sinistra il Piano dei conti adottato, e sulla destra lo schema di riclassificazione scelto. Le principali funzioni attivabili dalla barra di menù o mediante il tasto destro del mouse, sia sul piano dei conti che sullo schema riclassificazione, sono: espandi: permette di evidenziare il dettaglio della struttura del PDC o dello schema di riclassificazione; corrispondenza riclassificazione: sulle voci del Piano dei conti precedute da un flag è possibile, utilizzando tale funzione, trovare la corrispondente voce nello schema di riclassificazione; prima voce da raccordare: mediante tale funzione (attiva sul piano dei conti) è possibile ricercare velocemente le voci che non risultano raccordate; Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 9
raccorda: dopo aver selezionato la voce del piano dei conti e la voce di confluenza nello schema di riclassificazione, mediante tale funzione viene effettuato il raccordo; in alternativa, è possibile effettuare il raccordo anche mediante la tecnica drag & drop : cliccando sul conto col tasto sinistro del mouse e tenendolo premuto, si può trascinare il conto sulla voce di riclassificazione desiderata; cancella: con tale funzione (attiva sullo schema di riclassificazione) è possibile eliminare il raccordo esistente. Eventuali conti creati dall utente in aggiunta a quelli presenti nel piano dei conti IPSOA dovranno essere raccordati. Si evidenzia che il raccordo delle voci di Stato patrimoniale può essere effettuato su due differenti voci di riclassificazione (ad esempio, le Banche possono essere riclassificate su Disponibilità liquide e su Debiti verso banche ). In alternativa, il raccordo può essere effettuato anche mediante la funzione Dati/Bilancio ricl./raccordo rapido : In Sezione Voci PDC vengono evidenziati solo i conti non raccordati, mentre in Raccordo PDC Riclassificato è possibile scegliere la voce sulla quale effettuare il raccordo. Effettuato il raccordo, la procedura permette di trasferire i dati dalla situazione contabile al bilancio riclassificato attraverso l apposita funzione Dati/Bilancio ricl./aggiorna bilancio ricl. che richiede innanzitutto di selezionare lo schema di riclassificazione da aggiornare e quindi di lanciare la funzione Elabora : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 10
A questo punto è possibile visualizzare e gestire (o modificare) il prospetto di bilancio: In tale maschera è possibile modificare i dati riportati, oppure inserirli manualmente (nell ipotesi in cui si voglia gestire il caricamento dei dati direttamente su uno schema riclassificato, e non a livello di situazione contabile). Gli importi vengono visualizzati in unità di Euro. Anche da questa maschera è possibile inserire degli allegati per la gestione del Libro degli inventari (in alternativa al caricamento dalla situazione contabile). E possibile selezionare lo schema di bilancio desiderato tra WK01-IV Direttiva CEE forma normale WK, e WK02-IV Direttiva CEE forma ridotta WK. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 11
11) GESTIONE DEL DOCUMENTO DI BILANCIO Dalla funzione Dati/documenti/modelli è possibile gestire tutti i documenti che compongono il fascicolo di bilancio: Dopo aver selezionato Prospetto di bilancio occorre cliccare su Genera documento : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 12
In questa maschera si impostano le caratteristiche del documento di bilancio come, ad esempio, per la scelta dello schema di bilancio: apposizione del flag di Abbreviato ; opzioni per voci con importi a zero; gestione delle descrizioni di bilancio, ecc. Selezionare, infine, il tasto Anteprima per la visualizzazione e la generazione del documento. 12) GESTIONE DELLA NOTA INTEGRATIVA La nota integrativa si compone di una parte descrittiva, di variabili per l indicazione di dati numerici o descrittivi (ad esempio il numero dei dipendenti) e di tabelle (ad esempio le movimentazioni delle immobilizzazioni materiali). Le variabili vengono gestite in Dati/Contabili/Dati aggiuntivi : E possibile creare nuove variabili dal menù Personalizzazioni/Personalizzazione/Dati aggiuntivi. I dati numerici o descrittivi verranno riportati nei documenti che li richiamano. Per gestire le tabelle occorre, innanzitutto, provvedere all aggiornamento delle stesse, dalla funzione Dati/Tabelle/Aggiorna tabelle : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 13
Occorre selezionare lo schema di riclassificazione utilizzato (ad esempio WK01) e le tabelle ad esso associate (flag su calcola tabelle dello schema ); è possibile, inoltre, generare anche delle tabelle generiche, non associate allo schema prescelto; si procede, infine, con la funzione Elabora. Con la procedura Dati/Tabelle/Gestione tabelle : è possibile visualizzare l elenco delle tabelle e quindi selezionarle per la loro gestione: In questa maschera è possibile gestire le tabelle che presentano le seguenti caratteristiche: le celle bordate di blu contengono valori di riporto; le celle bordate di verde contengono valori calcolati; le celle non bordate sono ad imputazione manuale; la funzione Sblocca celle automatiche consente di imputare manualmente i valori nelle celle di riporto automatico; le funzioni Recupera importo e Recupera importi permettono di reimpostare i valori in celle precedentemente sbloccate; il flag di Tab. completa permette di visualizzare in uscita nell apposita colonna lo stato delle singole tabelle; Lista tabelle è la funzione che permette di ritornare all elenco delle tabelle da gestire. Per generare il documento della nota integrativa occorre andare in Dati/Documenti/Modelli e selezionare Nota integrativa standard (oppure Nota integrativa ridotta ), e quindi generarne il documento. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 14
13) ALTRI DOCUMENTI DI BILANCIO Sempre dalla procedura Dati/documenti/modelli è possibile generare gli altri documenti di bilancio, ad esempio: Relazione sulla gestione; Verbale dell assemblea; Relazione del Collegio sindacale; ecc. 14) GESTIONE DEL FASCICOLO DI BILANCIO CARTACEO Dalla procedura Dati/documenti/documenti vengono gestiti i diversi documenti che comporranno il fascicolo di bilancio: E possibile visualizzare e modificare i documenti anche mediante il programma Word, oppure utilizzando l editor del programma di bilancio attivabile con il tasto Apri. Pertanto, qualsiasi ulteriore modifica si voglia apportare al documento finale che verrà trasmesso al Registro delle Imprese, potrà essere effettuate con tali funzioni. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 15
15) GESTIONE DELLE STAMPE Dalla funzione Stampa/dati è possibile selezionare le stampe di utilità relative a: bilancio; dati aggiuntivi; raccordo PDC riclassif.; rettifiche; PDC Importi e importi rett.; Libro inventari; Indici. Per quanto attiene alle stampe degli altri documenti di bilancio, si procede dal menù Dati/Documenti/Documenti. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 16
16) GESTIONE ELENCO SOCI Si propone il seguente esempio: Società ESEMPIO S.r.l. con capitale sociale pari ad Euro 10.000,00.= interamente versato, con la seguente compagine sociale al 31/12/2002: Alfa S.r.l., socio dal 01/01/2002 al 15/06/2002 per una quota pari a nominali Euro 7.000,00.= (70%); Alfa S.r.l., socio dal 15/06/2002 al 31/12/2002 per una quota pari a nominali Euro 3.000,00.= (30%); Beta S.r.l., socio dal 01/01/2002 al 31/12/2002 per una quota pari a nominali Euro 3.000,00.= (30%); Gamma S.r.l., socio dal 15/06/2002 al 31/12/2002 per una quota pari a nominali Euro 4.000,00.= (40%). Tale situazione potrà essere gestita nell anagrafica dell azienda nel seguente modo: In tale maschera vengono caricati i soci con l indicazione delle relative caratteristiche. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 17
Nella maschera seguente vengono definiti i lotti di quote da trasferire con associato il relativo titolare: Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 18
Infine, si definisce per la quota trasferita il relativo cedente (dante causa), ed il relativo cessionario (avente causa): I dati impostati mediante tale procedura verranno utilizzati per la compilazione dell intercalare S. Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 19
Note : Corso di formazione sui software Ipsoa Bilancio e pratiche telematiche 20
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