Az. Osp. - Univ. Rev.03 Pag. I di 7 Il documento è confermato nei contenuti rispetto alla precedente Data versi1_1~ d.o ~ois-' REVISIONI DELLA PROCEDURA REV. N DATA 00 2001 01 06/09/2005 02 20/0312008 SINTESI DELLE MODIFICHE RISPETTO ALLA VERSIONE PRECEDENTE DELLA - rev. 02 del 20/03/2008 REV.N PAR. N ALL. N MOTIVO DATA 3 Aggiornamento delle modalità di acquisizione, trasferimento e/o dismissione delle superfici antidecubito, a seguito del nuovo appalto di fornitura. 01 /04/12 03 7.7.1 Inserimento paragrafo controlli di qualità FASI NOME FUNZIONE DATA FIRMA Coord. inf. U.O. Direzione REDATTA Dott. L. Pulizia Prof. Infermieristiche e 2fillll /2 Ostetriche VERIFICATA Dott. M. Gira/di Direttore U.O. Direzione Medica di Presidio 28111112 APPROVATA Dott. F. Gemmi Direttore Sanitario 28111112 EMESSA Dott. S. Giuliani Direttore Sez. Dip. Qualità e Accreditamento 28111112
Pag. 2 di 7 La presente istruzione è stata elaborata a cura di: Inf. Francesco Uccelli, infermiere U.O. Igiene ed Epidemiologia U. Dott. Luca Pulizia, coordinatore infermieristico U.O. Direzione Professioni Infermieristiche e Ostetriche revisionata a cura di: Dott. Mauro Giraldi, direttore U.O. Direzione Medica di Presidio Dott.ssa Monica Scateni, direttore U.O. Direzione Professioni Infermieristiche e Ostetriche La Sez. Dip. Qualità e Accreditamento, in ottemperanza alla P.A. 01: Gestione documentazione qualità, ha provveduto ad effettuare: la verifica di conformità (requisiti attesi, codifica, congruità con la documentazione aziendale esistente); la convalida e l emissione (responsabilità, approvazione, definizione lista di distribuzione); la distribuzione e la conservazione.
Pag. 3 di 7 I N D I C E 1. PREMESSA pag. 4 2. SCOPO E OBIETTIVI pag. 4 3. CAMPO DI APPLICAZIONE pag. 4 4. RESPONSABILITÀ pag. 4 5. ABBREVIAZIONI UTILIZZATE pag. 4 6. MODALITÀ OPERATIVE pag. 4 7. MODALITÀ DI RICHIESTA IN CASO DI PROBLEMATICHE DI ACCESSOALLA RETE INFORMATICA pag. 5 7.1 Richiesta con ditta Zuccato HC pag. 5 7.2 Trasferimento con ditta Zuccato HC pag. 5 7.3 Dismissione con ditta Zuccato HC pag. 6 7.4 Altre Richieste con ditta Zuccato HC pag. 6 7.5 Richiesta, trasferimento, dismissione con ditta Hill-Rom pag. 6 7.6 Verifica della corretta restituzione pag. 6 7.7 Controllo di qualità del servizio fornito dalle ditte appaltatrici che forniscono superfici antidecubito pag. 6 7.7.1 Criteri di valutazione della qualità del servizio pag. 7 8. MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ pag. 7 9. RIFERIMENTI NORMATIVI E BIBLIOGRAFICI pag. 7 ALLEGATI MODULI DI REGISTRAZIONE: T. T.01/I.A.04 T.02/I.A.04 Modulo richiesta, dismissione e trasferimento materasso antidecubito Ditta Zuccato HC. Da utilizzare solo in caso di problematiche della rete informatica Modulo di verifica dei sistemi di prevenzione delle ulcere da pressione (noleggio materassi antidecubito) DOCUMENTI VARI: D.V. D.V.01/I.A.04 Prospetto riepilogativo materassi antidecubito
Pag. 4 di 7 1. PREMESSA A seguito della assegnazione ad un nuovo fornitore aziendale di superfici antidecubito, si è reso necessario l aggiornamento della presente istruzione per le modalità di modalità di richiesta, trasferimento e dismissione dei presidi stessi. 2. SCOPO e OBIETTIVO La presente istruzione aziendale ha lo scopo di fornire al personale infermieristico le informazioni necessarie a garantire un uso razionale e congruo delle superfici antidecubito. Definire modalità di acquisizione, trasferimento e/o dismissione, nonché le modalità e gli strumenti per il controllo di qualità del servizio ricevuto. 3. CAMPO DI APPLICAZIONE Tale istruzione aziendale deve essere applicata dagli infermieri, ogniqualvolta si renda necessario acquisire, trasferire o dismettere una superficie antidecubito; dai coordinatori infermieristici e della UO. Infermieristica per la valutazione di qualità del servizio fornito dalla Ditta Appaltatrice. 4. RESPONSABILITÀ La responsabilità dell applicazione della seguente istruzione aziendale è degli infermieri, del coordinatore infermieristico/ostetrico o suo delegato. La direzione professionale infermieristica e ostetrica, effettua il monitoraggio della qualità del servizio fornito dalle ditte appaltatrice, attraverso le schede di verifica/valutazione del servizio ricevute dalle singole UU.OO/SD. 5. ABBREVIAZIONI UTILIZZATE DM UdP DPI Dispositivo Medico Ulcere da Pressione Dispositivo di Protezione Individuale 6. MODALITÀ OPERATIVE Al fine di poter effettuare l'acquisizione e la dismissione del presidio antidecubito, sarà necessario collegarsi, tramite un computer collegato in rete, al sito della ditta interessata, e nello specifico: https://crms.sanitariascaligera.com/4dcgi/crm_login - per la ditta Zuccato HC http://int.hill-rom.com/tol per la ditta Hill-Rom. Al fine di poter effettuare l'accesso, ogni operatore deve essere stato preventivamente autorizzato dalla Direzione Infermieristica e successivamente dalla ditta fornitrice, la quale provvederà a consegnare personalmente le credenziali di accesso. La richiesta del presidio antidecubito deve essere effettuata sulla base di una valutazione del rischio potenziale o reale. L infermiere che effettua tale valutazione del rischio dovrà utilizzare l'indice di Braden, scala validata a livello internazionale. Dal calcolo di tale indice ne deriverà l identificazione del rischio suddiviso in: basso (Indice maggiore di 20), medio (Indice compreso tra 16 e 20), alto (Indice compreso tra 11 e 15), altissimo (Indice inferiore a 11).
Pag. 5 di 7 Una volta identificato il rischio l infermiere provvederà ad effettuare la richiesta on-line del presidio idoneo supportato dalla DV01/IA04 (elenco dei lotti disponibili suddivisi per classi di rischio e per ditta fornitrice). Le modalità di richiesta possono essere di 3 tipologie: a chiamata, il reparto effettua la richiesta on-line del presidio e la ditta consegna il materasso entro i termini previsti; stand by, il materasso è presente in reparto ma viene attivato il servizio solo a partire dall utilizzo effettivo; continuativo, il materasso è già presente sul letto del reparto e non ha bisogno di essere attivato in quanto parte dell unità di degenza. Il personale della ditta fornitrice provvederà a consegnare il presidio antidecubito direttamente al reparto richiedente. L'operatore delle ditte provvederà al montaggio ed alla verifica del corretto funzionamento dell'ausilio. I certificati di sanificazione, allegati al DM al momento della consegna, vanno conservati agli atti della U.O./SD. Al fine di evitare inutili esposizioni dell'operatore della ditta fornitrice con pazienti che possono trasmettergli la patologia cui sono affetti e comunque per la tutela della privacy del paziente, il montaggio e verifica di corretto funzionamento dell'ausilio può essere effettuato direttamente sul letto solo se la camera di degenza non è ancora occupata dal paziente, diversamente nel corridoio od in altro locale del reparto utilizzando un letto o una barella. In questo secondo caso il personale di reparto provvederà successivamente allo spostamento dell'ausilio al letto di destinazione. Eventuali comportamenti non conformi alla presente procedura da parte del personale della ditta fornitrice dovranno essere tempestivamente comunicati, per scritto, alla Direzione Sanitaria di Presidio, a firma del Direttore della UO dove i detti fatti si sono svolti. L utilizzo del materasso deve avvenire in base alle istruzioni di funzionamento ricevute dalla ditta fornitrice, riportate nei rispettivi manuali per l'utente allegati alla presente procedura. Le modalità di richiesta e dismissione devono seguire le istruzioni previste dal manuale d uso di ogni singola ditta. In particolare, al fine di interrompere le spese di noleggio, la dismissione deve avvenire per via telematica contestualmente alla dimissione del paziente. Nota Bene: Per motivi igienici, i materassi dismessi devono essere consegnati all addetto al ritiro della ditta fornitrice, confezionati in apposito sacco di colore giallo, fornito dalla ditta stessa contestualmente alla consegna del dispositivo. Il ritiro deve avvenire, a cura della ditta fornitrice, entro 24 ore dall avvenuta richiesta di dismissione. 7. MODALITÀ DI RICHIESTA IN CASO DI PROBLEMATICHE DI ACCESSO ALLA RETE INFORMATICA Esclusivamente nel caso in cui vi siano problematiche temporanee di accesso alla rete informatica, una volta attivata la procedura di intervento ed in attesa della soluzione da parte del personale tecnico, in via temporanea può essere effettuata la procedura di richiesta/trasferimento/dismissione attraverso l utilizzo del modulo T.01/I.A.04 che va inviato via fax secondo le seguenti modalità: 7.1. Richiesta con ditta Zuccato HC Il modulo T.01/I.A.04 deve essere compilato ed inviato tramite fax ai seguenti numeri brevi : dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 18.00 utilizzando il codice (numero) 1 del Fax (tastierino numerico alla destra); non si devono fare prefissi o quant altro, il solo numero segnalato è necessario per inviare il fax; nelle ore notturne, nei giorni festivi e prefestivi (sabato, domenica e festività) utilizzando il codice (numero) 3 del Fax (tastierino numerico alla destra), non si devono fare prefissi o quant altro, il solo numero segnalato è necessario per inviare il fax; 7.2 Trasferimento con ditta Zuccato HC Il personale infermieristico deve compilare, in ogni sua parte, la Sezione C-Trasferimento del modulo T.01/I.A.04 (nel caso in cui la richiesta sia avvenuta via fax, utilizzare il modulo già compilato per l operazione di richiesta; nel caso invece in cui la richiesta sia avvenuta via web, è necessario allegare al modulo una copia dell ordine).
Pag. 6 di 7 Il modulo deve essere completo di firma e numero di matricola dell operatore e va inviato tramite Fax, contestualmente al trasferimento secondo le seguenti modalità: dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 18.00 utilizzando il codice (numero) 1 del Fax (tastierino numerico alla destra); non si devono fare prefissi o quant altro, il solo numero segnalato è necessario per inviare il fax; nelle ore notturne, nei giorni festivi e prefestivi (sabato, domenica e festività) utilizzando il codice (numero) 3 del Fax (tastierino numerico alla destra), non si devono fare prefissi o quant altro, il solo numero segnalato è necessario per inviare il fax. 7.3 Dismissione con ditta Zuccato HC La richiesta di dismissione si effettua compilando la Sezione B-Dismissione del modulo T.01/I.A.04 (nel caso in cui la richiesta sia avvenuta via fax, utilizzare il modulo già compilato per l operazione di richiesta; nel caso invece in cui la richiesta sia avvenuta via web, è necessario allegare al modulo una copia dell ordine). Il modulo deve essere compilato a cura del personale infermieristico in ogni sua parte compreso il n di matricola del materasso (rilevabile sull involucro motore) e inviato tramite fax contestualmente alla dimissione del paziente, secondo le seguenti modalità: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle 18.00 il codice (numero) 1 del Fax, (tastierino numerico alla destra). nelle ore notturne, nei giorni festivi e prefestivi (sabato, domenica e altre festività) il codice (numero) 3 del Fax (tastierino numerico alla destra). 7.4 Altre Richieste con ditta Zuccato HC E a disposizione una linea dedicata (tel. 045-8378500 fax 045-8378505), attiva 24 ore su 24, che consente di gestire via telefono o via fax tutte le procedure (Consegna, Ritiro per fine terapia, Cambio, Cambio cover, Cambio tipo presidio, Assistenza, Consegna stand by, Attivazione stand by, Sollecito) che non è possibile attivare per via telematica. 7.5. Richiesta, trasferimento, dismissione con ditta Hill-Rom E a disposizione una linea dedicata (tel. 02 95054 fax 02 95328578), attiva 24 ore su 24, che consente di gestire via telefono o via fax tutte le procedure (Consegna, Ritiro per fine terapia, Cambio, Cambio cover, Cambio tipo presidio, Assistenza, Consegna stand by, Attivazione stand by, Sollecito) che non è possibile attivare per via telematica. Call Center esterno 02 8811 al di fuori degli orari di ufficio Hill-Rom e giorni festivi. 7.6 Verifica della corretta restituzione I coordinatori Infermieristici delle UU.OO. richiedenti devono verificare attentamente che la dismissione dei materassi antidecubito si eseguita correttamente per via telematica contestualmente alla dimissione del paziente evitando di procrastinarla ai giorni successivi. 7.7 Controllo di qualità del servizio fornito dalle ditte appaltatrici che forniscono superfici antidecubito I coordinatori infermieristici delle UU.OO./SD. che si avvalgono del servizio fornito dalle Ditta Appaltatrice, sono tenuti alla compilazione della modulo di verifica della conformità del servizio e del presidio consegnato, T02. La scheda compilata e firmata deve essere inviata alla DMP per ogni presidio consegnato.
Pag. 7 di 7 7.7.1 Criteri di valutazione della qualità del servizio Il modulo T.02 modulo di verifica dei sistemi di prevenzione delle ulcere da pressione (noleggio materassi antidecubito), riporta i criteri per la valutazione e deve essere compilato in caso di non conformità contestualmente alla rilevazione della stessa. Il modulo compilato e firmato deve essere inviato DMP. I coordinatori sono tenuti alla supervisione e alla valutazione trimestrale del servizio, pertanto devono inviare alla DMP il presente modulo ogni tre mesi. Mancata consegna, totale o parziale, del sistema per la prevenzione delle U.d.P. Ritardo nella consegna e ritiro dei sistemi per la prevenzione delle U.d.P. Presenza di: macchie, odori, residui, umidità, rotture e usura sui componenti del sistema per la prevenzione delle U.d.P. Non conformità delle caratteristiche merceologiche e della confezione del sistema per la prevenzione delle U.d.P. Mancata presenza dell attestato, e relativa etichetta autoadesiva, dell avvenuta sterilizzazione, ove richiesta Mancato rispetto dei requisiti igienici dei contenitori di trasporto Mancata reperibilità responsabile del servizio Comportamento non corretto da parte dei dipendenti Sospensione del servizio 8. MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ L aggiornamento della presente procedura è consequenziale al mutamento delle norme nazionali, regionali o eticoprofessionali o in occasione di mutamenti di indirizzo proposti da norme, regolamenti ed indicazioni tecniche degli organismi scientifici nazionali ed internazionali o in occasione di mutamenti delle strategie, delle politiche complessive e delle esigenze organizzative aziendali. Si precisa che, ad ogni modo, la revisione va effettuata almeno ogni 3 anni. 9. RIFERIMENTI NORMATIVI E BIBLIOGRAFICI Capitolato di appalto ESTAV Nord-Ovest, 2011