Il controllo del listino nell azienda odontoiatrica: congruità tra valore e costi della prestazione. Il caso dell endodonzia Franco Cellino ( 1 ) - Lessicom srl Un corretto approccio che l azienda odontoiatrica deve avere per poter determinare il costo delle prestazioni erogate ai propri pazienti (clienti) presuppone la conoscenza analitica di informazioni, contabili e non, della propria attività produttiva. Tali informazioni scaturiscono da un corretto controllo di gestione. Cos è il controllo di gestione? E quella variabile organizzativa non strutturale che aiuta l imprenditore odontoiatra a gestire il proprio studio. E il processo con il quale l odontoiatra si assicura che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi che si è prefissato. Un controllo di gestione che risponda alle esigenze dell odontoiatra, ovvero conoscere lo stato di salute della propria azienda, scaturisce dall elaborazione di dati e/o informazioni derivanti da un monitoraggio dettagliato delle azioni con valore economico svolte quotidianamente all interno dello studio. Più il monitoraggio è analitico, maggiore sarà la possibilità di avere dati di report precisi ed attendibili. In pratica il monitoraggio analitico dell azienda odontoiatrica consente di attivare meccanismi di controllo (antecedente, concomitante e a consuntivo) e di fare valutazioni quo-ante ed ex post del grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma soprattutto di rispondere a tutte quelle domande di carattere economico alle quali il clinico non sa rispondere. Da molti anni seguo le aziende odontoiatriche nell ambito del controllo economico-finanziario; le domande che con maggiore frequenza mi vengono rivolte dal titolare dello studio odontoiatrico sono perlopiù di questo tipo: le tariffe del mio studio sono adeguate ai costi? Quanto posso pagare un collaboratore? Quanto posso scontare una prestazione erogata? Il mio odontotecnico è caro? Come posso ottimizzare le tariffe del mio listino? E possibile migliorare la redditività delle mie prestazioni senza dover ricorrere ad un aumento delle tariffe? Rispondere a tutte queste domande è possibile, tenendo presente però che le valutazioni fatte per uno studio odontoiatrico non sono sempre (per non dire quasi mai) applicabili ad un altro studio. La medesima prestazione a parità di valore di listino (prezzo), ma con tempi, sedute, costi (fissi e variabili) diversi, dà un risultato di redditività (guadagno sulla prestazione) talvolta con differenze anche sostanziali tra uno studio e l altro. L analisi della redditività delle prestazioni dell endodonzia, presente nel testo completo di questo articolo pubblicato sul sito della SIE (www.endodonzia.it) è la sintesi di dati monitorati e di informazioni rilevate su un numero limitato di studi odontoiatrici che non rappresentano né un campione statisticamente valido, né tantomeno l universo. Essa ha come obiettivo quello di mettere in relazione delle tariffe mediamente applicate per le prestazioni endodontiche con dei costi ipotizzati inerenti il settore clinico analizzato. Non ha la pretesa di determinare un tariffario endodontico applicabile indistintamente in qualsiasi studio odontoiatrico. Si è cercato, piuttosto di illustrare come si determinano i costi di produzione, come utilizzarli o meglio associarli alla prestazione clinica, come valutare i risultati ottenuti ed infine su quali leve agire per poter ottenere una corretta congruità tra valore di produzione (valore del listino) ed i costi. In pratica si è voluto evidenziare che per fare delle corrette valutazioni gestionali utili al processo di decisione aziendale, sono necessarie elaborazioni complesse di dati ed informazioni, elaborazioni che seguono un modello aziendale applicato ad attività produttive che erogano servizi alla persona, come sono, di fatto, gli studi odontoiatrici. IL CALCOLO DEL COSTO DELLA PRESTAZIONE ODONTOIATRICA. Il CASO DELL ENDODONZIA. Per poter determinare il costo di una prestazione odontoiatrica è necessario classificare i costi in due tipologie: i costi fissi detti (anche indiretti) ed i costi variabili (anche diretti). Sono fissi quei costi generati dalla struttura aziendale e non dai volumi di produzione. Sono variabili i costi il cui valore varia al variare della produzione. Il valore della produzione o ricavo è, di fatto, il valore del listino prezzi applicato da uno studio odontoiatrico. 1 Art. pubblicato in Giornale Italiano di Endodonzia, nr. 1/2011, in collaborazione con S.I.E. [Soc. Ital. di Endodonzia] e con Dental School, Università degli Studi di Torino: Paolo Ambrogio, Damiano Pasqualini, Riccardo Preti, Elio Berutti.
I costi, sia fissi sia variabili, possono essere accorpati o classificati in centri di costo. Ipotesi di classificazione dei costi in centri di costo Centri di costo-costi fissi Attrezzature - costi per attrezzature gestionali e cliniche (acquisto / manutenzione-riparazione) Consulenti - commercialista, lavoro, gestionale,informatico, etc Servizi - telefoniche, riscaldamento, illuminazione, affitto e spese condominiali. Manutenzione ordinaria della struttura. Generali costi non imputabili agli altri centri. Alcuni esempi: cancelleria, assicurazioni studio, materiali per pulizie, corsi e convegni, aggiornamento professionale etc. Imposte e tasse - imposte e tasse inerenti l attività quali ad esempio tassa rifiuti, tassa radiologici, ICI (se lo studio è di proprietà) etc. Leasing - macchinari e attrezzature dello studio Personale costo lordo comprensivo di t.f.r. Bancari spese di gestione del conto corrente. POS, interessi passivi Centri di costo-costi variabili Collaboratori - compenso ai collaboratori clinici Materiali clinici - materiali di consumo generici e specifici per area clinica Odontotecnici - laboratori protesici e ortodontici La conoscenza analitica dei costi e la loro classificazione offre sicuramente dei vantaggi allo studio odontoiatrico, in quanto permette di orientare talune decisioni aziendali in base a calcoli di convenienza economica, permette il controllo economico della gestione in termini di efficienza, come quello di individuare il fornitore che a parità di prodotto/servizio costa meno; inoltre permette di valutare le giacenze di magazzino e quindi di ottimizzare la gestione acquisti, confrontare i dati con la gestione passata e quindi individuare gli scostamenti ed attivare una corretta e adeguata politica prezzi. Determinati i ricavi ed i costi si passa alla valutazione dell utile. L utile lordo (prima delle imposte) di gestione dello studio odontoiatrico è la differenza tra i ricavi (produzione) ed i costi. Utile = Ricavi Costi (fissi e variabili) La redditività di gestione è l espressione percentuale dell utile Redditività = [ Utile / Ricavo ] X 100 La determinazione dell utile totale dello studio è relativamente semplice, mentre le difficoltà nascono nel riuscire a determinare la quota di costo, sia fisso, sia variabile da associare alla prestazione. Qual è la quota della locazione studio (c. fisso) piuttosto che quella del consulente paghe da attribuire alla prestazione? E quella del materiale monouso (c. variabile)? Per poter effettuare un calcolo corretto occorrono due parametri fondamentali: il numero delle sedute della prestazione e il tempo della prestazione. Tali parametri sono importanti per l assegnazione e ripartizione dei costi indiretti, mentre i costi diretti vengono assegnati sulla base del loro effettivo utilizzo. Ogni seduta genera un costo legato all utilizzo dei materiali monouso, un costo di segreteria che gestisce l appuntamento, un costo telefonico per le comunicazioni al paziente (ad es. la conferma appuntamento), un costo per la sterilizzazione dello strumentario, etc. Il tempo prestazione è utilizzato per attribuire alla prestazione i costi quali quelli di struttura, del personale clinico assistente, degli ammortamenti etc. Quindi per procedere al calcolo del costo della prestazione occorre: determinare il tempo totale (minuti) ed il numero sedute associare alla prestazione la quota di costo orario (struttura, utenze, attrezzature, ammortamenti, personale clinico, altro.) la quota di costo fisso seduta (segreteria, sterilizzazione, telefoniche, altro) la quota di costo variabile seduta (materiale clinico monouso) La quota di costo diretto, ovvero il materiale clinico e lo strumentario specifico La somma di tutte le componenti di costo così determinate è, di fatto il costo totale della prestazione.
I costi dell endodonzia. Il metodo utilizzato. Il metodo utilizzato per la determinazione del prezzo medio della prestazione (valore del listino) ed i relativi costi sono la sintesi di un monitoraggio e successiva elaborazione dati di circa 50 studi odontoiatrici aventi caratteristiche organizzative-strutturali omogenee ( i ) ma diversamente dislocati sul territorio nazionale. I dati di sintesi ottenuti sono i seguenti costo orario struttura 23,35 costo orario assistente clinica 13,81 costo orario attrezzature non specifiche 2,33 costo variabile seduta 5,37 costo fisso seduta 7,92 i Caratteristiche organizzative degli studi odontoiatrici analizzati: 3 riuniti 2 medici (full- time il titolare, part-time il collaboratore) 1 assistente (full-time) 1 assistente (part-time) 1 igienista (part-time) 1 segretaria (full-time). Per il calcolo del materiale clinico specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabelle successive (tab. 1 tab. 2) TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO -1 seduta - Tab.1 Tubofiala di anestesia Salvietta per diga 2 Siringa per lavaggi Ago per anestesia Fresa diamantata cilindrica 2Ago per lavaggi Siringa usa e getta per anestesia Kit di gates 1 lavaggio di EDTAS Lidocaina spray Blister punte di carta Kit di proteper meccanici o manuali Foglio di diga in lattice Kit di K-file in NI-TI Cono di guttapercha oppure thermafil 4 pellicole endorale 2 lavaggi di ipoclorito Pulp canal sealer Coltosol Cartuccia obtura Fresa diamantata pallina Pellets di cotone RC prep in siringa Fresa endozekria Fresa a pallina in tungsteno Spugnetta per endodonzia Guttaperca remover TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO seduta intermedia - Tab. 2 Tubofiala di anestetico Filo per legature Coltosol Ago per anestesia Fresa diamantata cilindrica Pellets di cotone Siringa usa e getta per anestesia 1 lavaggi di ipoclorito 1 pellicole per radiografie Lidocaina spray Siringa per lavaggio Kit di gates Foglio di diga in lattice Ago per lavaggio Kit di K-file Salvietta per diga Spugnetta per endodonzia RC prep Per il calcolo delle attrezzature e dello strumentario specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabella successiva (tab. 3)
STRUMENTARIO - Tab. 3 Specchietto Centratore di Rinn Uncino Root Specillo Centratore endodontico Portafiles Root Escavatore Obtura Kit plugger Maillefer 8-9-10-11 Presselle Ago per obtura Microdebrider Maillefer 20-30 Sonda endodontica Rivelatore apicale Root ZX Sistem B Spatola per cemento Plugger system B Endobox Misuratore canalare Thermaprep plus Maillefer Endostop Maillefer Calibro Gancio per diga Telaio in acciaio per diga Motore Tecnica Allarga ganci per diga Pinza fora diga Di seguito si riporta la tabella di sintesi dei risultati ottenuti Il listino (voci ed importi) è seguito dai costi del materiale specifico, dal tempo e numero sedute, dai costi del monouso, del collaboratore delle attrezzature, di seduta e di struttura; le ultime tre colonne indicano rispettivamente il costo totale, l utile e la redditività della prestazione. Nella tabella successiva è stato ipotizzato una variazione del tempo (da 45 a 90 minuti) della prestazione TC monocanalare 1 seduta. Il risultato porta ad un incremento del costo prestazione (da 83,74 ad 114,05) e ad una riduzione dell utile pari a 30,31. Anche la redditività passa dal 53,48% al 36,64%
Nell ultima tabella è stato aggiunto un costo variabile, il compenso del collaboratore che esegue la prestazione (40% del valore del listino), mantenendo invariati tutti gli altri parametri. Appurato l incremento del costo totale della prestazione seguito da un decremento dell utile e della redditività, è opportuno far notare come in due prestazioni evidenziate in tabella (TC monocanalare 2 sedute e ritrattamento monocanalare 2 sedute) i costi siano superiori ai ricavi determinando una perdita e non un utile. In conclusione si può affermare che la determinazione e l ottimizzazione del listino prezzi deve essere ponderato con una analisi costi precisa e corretta. Successivamente è opportuno valutare quali siano i margini di intervento su quei parametri di costo nonché sui costi stessi. In pratica, trattare un dente in un'unica seduta, eventualmente ottimizzando anche i tempi di esecuzione, è sicuramente preferibile in termini economici. A questa il medico deve ovviamente aggiungere una valutazione di fattibilità in termini clinici- biologici.