Manuale PERSONALE Registro Elettronico SOGI. La gestione del PERSONALE scolastico avviene tramite le funzioni disponibili nella sezione PERSONALE situato nel menù laterale sinistro, oppure dal menù in alto(in caso di monitor con risoluzione bassa). PERSONALE ATA La prima categoria di personale che troviamo è il personale ATA(personale amministrativo, tecnico ed ausiliario). All'apertura di tale sezione, verrà mostrata la lista di tutti i profili del personale ATA con le varie funzionalità disponibili. Per aggiungere un nuovo mermbro, bisogna premere il pulsante Aggiungi nuovo, situato in alto a sinistra della tabella di riepilogo degli utenti.
Nella schermata successiva si aprirà il profilo del nuovo utente che si vuole creare. La prima sottosezione è l'account dell'utente, che contiene il Nome, Cognome, Email, Username e Password. Eventualemente si potrebbe inserire anche una foto profilo, premendo con il tasto destro del mouse sopra l'immagine soprastante il Cognome, e selezionando Modifica l'immagine. La username e la password vengono assegnate in modo automatico e di tipo numerico. Si ha sempre la possibilità di cambiarli, purché la username non esista già per un altro account. Sul lato sinistro, troviamo tutte le sezioni dedicate agli utenti di tipo personale ATA, ovvero - Dati Anagrafici
I dati anagrafici riguardano essenzialmente i dati di nascita, ed il codice fiscale. E' sempre consigliato di evitare l'omissione di tali dati. -Residenza Questi dati vengono suddivisi in due categorie: i dati di residenza, ed i dati di domicilio. Quest'ultimi dovranno essere compilati solo nel caso in cui siano diversi dalla residenza. -Evacuazione In questa sezione, vengono impostate le aree di evacuazione. Ogni area è direttamente collegata ad una o più classi. La selezione dell'area di evacuazione è necessaria per l'utilizzo dell'app Evacuazione SOGI, da utilizzare in caso di evacuazione per calamità naturale o incendio. -Stato famiglia Questa sezione è dedicata allo stato famiglia dell'utente. Vengono registrati i dati di ogni membro della famiglia, quali marito/moglie, figlio/figlia, padre/madre. Per inserire un nuovo membrod ella famiglia, premere su Aggiungi Membro seguente schermata: e si aprirà la
all'interno della quale bisogna inserire i dati del parente. Premere quindi su SALVA per inoltrare i dati. -Dati Professionali Questi dati, riguardano le caratteristiche profesionali dell'utente, quali la sua qualifica, il ruolo all'interno dell'istituto, ed altre informazioni strettamente personali. -Servizi In questa sezione vengono gestiti tutti i servizi che l'utente ha svolto all'interno della scuola. Per inserire un nuovo servizio cliccare su Aggiungi Servizio e compilare i seguenti dati:
E' sempre possibile possibile modificare un servizio cliccando sull'icona di modifica in corrispondenza del servizio da modificare, oppure eliminarlo premendo sulla corrispettiva icona -Permessi Brevi In questa sezione vengono gestiti i permessi brevi del personale. E' possibile filtrare la visualizzazione dei permessi per l'anno scolastico. Per aggiungere un nuovo permesso cliccare sul pulsante Aggiungi Permesso Breve. Ogni permesso è caratterizzato dalla tipologia di permesso, la data e la durata. Inoltre è possibile inserire anche i dati del decreto e del protocollo di riferimento. Cliccare infine su Salva per apportare le modifiche. Ogni permesso ha la possibilità di modifica oppure di eliminazione. - Assenze
Le assenze servono per tenere traccia dei giorni di assenza del personale. Per inserire una nuova assenza premere su Aggiungi assenza in modo da far comparire la schermata di compilazione dei dati: Ogni assenza è caratterizzata dalla tipologia di assenza e dal periodo di riferimento. I giorni di assenza vengono calcolati in modo automatico in base al periodo. Questa sezione è molto comoda in quanto si riesce a tenere traccia di tutte le assenze del'utente in base al periodo ed il tempo di riferimento, per poter successivamente adoperare nel modo che si ritiene più opportuno. Anche le assenze hanno la possibilità di modifica e di eliminazione tramite gli appositi pulsanti. -Ferie Ogni utente che fa parte del personale scolastico ha diritto alle ferie. In questa sezione vengono gestiti tutti i permessi delle ferie ed i giorni rimanenti ancora da poter utilizzare. Nella tabella di riepilogo abbiamo la lista di tutte le ferie suddivise per anno scolastico con ulteriori giorni utilizzati e rimanenti. Per aggiungere nuove ferie bisogna cliccare sul pulsante Aggiungi Ferie, in modo da compilare tutti i dati riguardanti la richiesta:
Una volta inseriti tutti i dati, cliccare sul bottone SALVA in fondo alla pagina per salvare il nuovo utente. A questo punto l'utente verrà inserito nella lista degli utenti ATA. ESPORTA Questa funzione permette di esportare tutti gli utenti ATA in un file CSV. I dati esportati sono: Username, Password, Nome(Cognome+Nome)CodiceSidi ed Email. Il file verrà scaricato in modo automatico alla pressione del bottone ESPORTA situato sopra la tabella di riepilogo. STAMPA La funzione stampa, permette di esportare i dati degli utenti ATA, in un formato adatto alla stampa. I dati esportati sono Nome(Cognome+Nome),Username e Password come nell'esempio riportato sotto. Questa tabella può essere stampata direttamente cliccando sul pulsante destro del mouse, e dopo selezionando Stampa. Per gli utilizzatori del browser Google Chrome è possibile stamparlo anche in digitale nel formato PDF. ACCESSO AL PROFILO In questa sezione è possibile impostare se il personale ATA può vedere o modificare i dati del proprio profilo tramite l'accesso con le proprie credenziali. APPLICAZIONE EVACUAZIONE La funzione Applicazione Evacuazione permette di scaricare l'app Evacuazione SOGI per i tablet Android da installare nel dispositivo. Per installare l'applicazione, copiare il file scaricato all'interno del tablet in una cartella definita. Successivamente tramite un file explorer accedere a tale cartella ed installare l'applicazione. In alternativa è possibile scaricare ed installare l'applicazione direttamente dal Play Store, effettuando una ricerca tra le applicazioni EvacuazioneSOGI. PERSONALE DOCENTI La gestione del personale docenti, è molto simile a quella del personale ATA. Accedendo dal menù di amministrazione in PERSONALE->Docenti, compare l'intera lista di tutti i docenti inseriti per l'anno scolastico corrente.
Per aggiungere un nuovo docente, basta premere il pulsante Aggiungi nuovo e compilare tutti i dati del profilo. Il profilo dei docenti è uguale a quello del personale ata, l'unica differenza è nell'account. -Account Docenti Nell'account del docente, le novità sono le ultime tre impostazioni, ovvero l'impostazione del supplente, del docente di sostegno e del docente di attività alternativa. Nel caso in cui il docente sia un supplente, è necessario in primo luogo impostare la voce Supplente su SI. Successivamente bisogna inserire i servizi del docente supplente, tramite la voce Servizi situata nel menù del profilo docente. Di seguito si aprirà la lista con tutti i servizi del docente. Per aggiungere un nuovo servizio cliccare su Aggiungi Servizio.
I dati obbligatori da compilare nel caso di una supplenza sono: data di inizio e fine, tipologia di contratto(supplente). Sotto il riquadro delle caratteristiche del servizio, troviamo la gestione delle Supplenze. Qui si devono impostare quali docenti verranno sostituiti, di quali classi e di quali materie. L'impostazione del servizio con le supplenze è obbligatoria per il successivo utilizzo degli impegni collegiali. Tramite queste sostituzioni, il docente supplente assume un eventuale carica di segretario o di coordinatore dei docenti sostituiti e quindi avrà la possibilità di creare e modificare i verbali ad essi connessi. Per aggiungere una nuova supplenza, cliccare su Aggiungi riga in modo da far comparire una nuova riga di supplenza. Selezionare quindi il docente da sostituire, la classe e la materia. Eseguire nuovamente tale operazione per aggiungere un ulteriore supplenza. Al termine delle modifiche premere su SALVA. Allo scadere del periodo di servizio, tutte le supplenze impostate verranno eliminate, e se non ci sono ulteriori servizi oltre quella data, allora l'account del supplente verrà automaticamente disattivato. -Invia dati di accesso Questa funzione permette di inviare tramite email a tutti i docenti le loro credenziali di accesso, ovvero username e password. Per alcuni provider di email, è possibile che la mail ricevuta finisca nella cartella SPAM. Nel caso in cui l'email con i dati di accesso non sia arrivata, è bene controllare anche la cartella SPAM. Una volta inserito un docente, esso comparirà nella tabella di riepilogo di tutti i docenti. E' sempre possibile modificare il profilo di un docente, premendo direttamente sul suo nome all'interno della tabella di riepilogo oppure sull'icona di modifica situata nella colonna di Modifica.
Inoltre è possibile visualizzare i dati di accesso in versione stampabile, tramite il pulsante Stampa dati di accesso, bloccare l'account del docente oppure visualizzare il LOG delle modifiche. DSGA, PRESIDE L'utente di tipo DSGA oppure PRESIDE, hanno un livello di utenza maggiore rispetto a quello del docente, di conseguenza il loro inserimento all'interno della scuola avviene in maniera separata dai docenti. Accedendo alla sezione PERSONALE->DSGA Preside, si avrà la lista di tutti gli utenti di tipo DSGA e Preside. Per aggiungere un nuovo utente, premere sul bottone Aggiungi nuovo situato in alto a destra della tabella di riepilogo. La prima sezione da compilare è quella dell'account, che comprende Cognome, Nome, Email, Username e Password. Anche in questo caso la username e la password di accesso vengono assegnate in modo automatico, sempre modificabili dall'amministrazione. Inoltre è possibile inserire una foto profilo dell'utente cliccando su Modifica l'immagine tramite pulsante destro del mouse sopra l'immagine del profilo. -Dati anagrafici
I dati anagrafici comprendono tutti i dati di nascita dell'utente ed il codice fiscale. Quest'ultimo può essere calcolato in modo automatico premendo sul bottone CALCOLA oppure inserito in modo manuale. -Residenza La sezione residenza, permette di inserire tutti i dati riguardanti la residenza dell'utente ed i dati di contatto telefonico. Inoltre è possibile anche inseririre i dati di domicilio nel caso in cui quest'ultimi siano diversi dalla residenza. -Assegna ai plessi
Questa sezione permette di assegnare l'utente DSGA oppure Preside ad uno o più plessi dell'istituto ed alle classi ad essi correlati in modo da permettere di fare lo scrutinio solo ed esclusivamente nelle classi impostate in questa sezione. Sia la selezione del plesso che quella delle classi è una selezione multipla, quindi il valore selezionato può essere più di uno. Selezionando un plesso, vengono caricate e selezionate in modo automatico tutte le classi che fanno parte di quel determinato plesso che possono comunque essere deselezionate. Per eseguire una selezione/deselezione multipla, bisogna tenere premuto il tasto Ctrl della tastiera e quindi cliccare sugli elementi da selezionare/deselezionare. Premere infine su Salva per apportare le modifiche al profilo dell'utente selezionato. AMMINISTRATORE Questa sezione è dedicata agli utenti di tipo amministratore/segreteria del registro elettronico. Per accedervi, bisogna andare in Personale->Amministratori. Come in tutte le sezioni utenti viste fin'ora, alla prima schermata si avrà la tabella di riepilogo di tutti gli utenti amministratori. Per inserire un nuovo utente amministratore cliccare su Aggiungi nuovo. -Account
Come si può osservare dall'immagine, l'account dell'utente amminstratore è simile a quello di tutti gli altri utenti, a differenza dell'impostazione Super amministratore. Se tale opzione è impostata su SI, allora l'utente avrà accesso a tutte le sezioni di amministrazione del registro elettronico. In alternativa è possibile assegnare aree limitate, impostando su NO tale opzione. In questo modo, l'utente amministratore che si sta creando avrà accesso soltanto alle aree selezionate. Tale suddivisione delle aree del registro ad utenti differenti permette di distribuire il carico di lavoro e la responsabilità tra più utenti della segreteria in modo da limitare i possibili errori che si possono commettere gestionando tutte le aree. PARAMETRI In questa sezione è possibile modificare i parametri che riguardano tutti gli utenti del personale, in modo particolare le tabelle contenenti i dati nelle varie opzioni del personale docente/ata, come ad esempio: classi di concorso, qualifiche, tipologie di permessi, ecc.. Accedendo a tale sezione si avrà una lista di tutte le tabelle contenenti dati selezionabili per gli utenti ed un pulsante Visualizza che permette la visualizzazione dei dati in tabella. Ogni tabella è composta da 3 colonne: Descrizione, Visibile e Modifica; ad eccezione della tabella
Classi di concorso nella quale c'è anche il Codice. Le righe all'interno della tabella corrispondono ai dati selezionabili nel profilo dei docenti/ata e sono suddivise in due categorie: quelle predefinite e non modificabili che hanno lo sfondo grigio, e quelle inserite dalla segreteria modificabili ed eliminabili in qualsiasi momento. L'opzione Visibile nella tabella permette di rendere visibile(e quindi selezionabile) o meno il parametro selezionato nelle opzioni del profilo docenti/ata. Ad esempio, all'interno della tabella Orario di lavoro, troviamo un unica riga con descrizione Parttime verticale. Abbiamo aggiunto un ulteriore riga di prova chiamata Part-time orizontale. Questi dati, li ritroviamo nelle opzioni dei servizi docenti, nel corrispettivo campo denominato Orario di lavoro Se impostiamo il parametro Part-time orizontale non visibile allora nella scelta dell'orario di lavoro del servizio del docente, quest'opzione non comparirà più Aggiungendo invece altri parametri, questi saranno poi visibile e selezionabili nelle varie opzioni del profilo del docente/ata. Per aggiungere un nuovo parametro, cliccare su Aggiungi ed inserire successivamente la descrizione della nuova opzione. Cliccare su Salva per apportare la modifica.
Quando si vuole modificare/eliminare un parametro cliccando sul corrispettivo bottone modifica se ci sono utenti che utilizzano quel determinato parametro, comparirà una lista con tutti gli utenti che lo utilizzano, per evitare di cambiare/eliminare un parametro creando confuzione nei dati dei docenti. In questo modo si può tener traccia di quali docenti utilizzano il parametro modificato/eliminato.