UNIVERSITA DEGLI STUDI DI MESSINA SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO Modulo della circolazione in aleph500 vers. 18.01 (Prestito) GUIDA ALL UTILIZZO 1
Il modulo Circolazione Il modulo Circolazione di Aleph500 è identificato dall icona sul desktop in basso a destra contrassegnata dal simbolo delle due frecce opposte di colore azzurro. Per avviare il programma fare clic sull icona. All avvio, il programma apre il modulo ALEPH circolazione e visualizza la maschera di una delle procedure attive. Normalmente viene visualizzata quella che era in uso al momento dell ultima chiusura dell applicazione. Gli applicativi del modulo Nel riquadro verticale a sinistra dello schermo immediatamente sotto le due stringhe barra Utente e barra copie, sono collocate sei icone che identificano specifiche procedure di transazione dei documenti, restando sempre visualizzate per facilitare la navigazione interna, indipendentemente dall applicazione attiva e dall operazione che si sta eseguendo. Le sei icone indicano e attivano, le seguenti procedure: 1. prestito: esegue l operazione del prestito 2. restituzione: esegue l operazione della restituzione dei testi 3. utenti: esegue l operazione di registrazione degli utenti; 4. copie: apre il documento nel modulo copie; 5. amministrazione: visualizza le prenotazioni sulle copie 6. ricerca: esegue la ricerca dei documenti presenti nel catalogo di Ateneo Password e autorizzazioni Il Personale addetto alla circolazione è autorizzato ad accedere alla circolazione e alla creazione/modifica delle copie limitatamente alla propria Biblioteca. Coloro che devono effettuare procedure di estrazione di dati o altre utility particolari (es. invio solleciti) avranno una password idonea. Postazioni IP Tutte le operazioni di prestito, compresa la restituzione e il rinnovo per copie appartenenti a ciascuna biblioteca possono essere effettuate solo dalle postazioni della stessa Biblioteca precedentemente dichiarate e riconosciute dal sistema. A tale scopo è necessario comunicare al personale addetto alla gestione sistemistica del sistema, tutte le eventuali modifiche delle postazione riservate al prestito (cambio computers, aggiunta di nuove postazioni, ecc.). 2
Archivio utenti Ad ogni utente della Biblioteca verrà assegnato un codice identificativo permanente (ID utente). L utente che cessa il suo rapporto con l Ateneo non verrà cancellato dall archivio utenti ma gli verranno solo bloccati tutti i privilegi in modo che, qualora un utente cancellato dovesse riprendere un nuovo rapporto con l Ateneo, anche in altra veste, egli verrà riammesso con uno status nuovo ma conserverà l ID che ha avuto al momento della sua prima iscrizione alla Biblioteca. Configurazione di stampa E possibile fare una verifica della configurazione di stampa cliccando con il tasto destro del mouse sull icona stampante sulla barra inferiore a destra. Nella finestra di dialogo sono presenti le seguenti opzioni principali: Stampa normale (ogni procedura di stampa viene inviata automaticamente alla stampante impostata come predefinita nella configurazione del proprio PC) Anteprima (ogni procedura di stampa viene preventivamente visualizzata nel monitor; la stampa effettiva puo essere attivata tramite il pulsante Stampa ) Si consiglia la spunta della modalità Anteprima Inserimento nuovo utente Prima di inserire un nuovo utente di Biblioteca è necessario: 1. controllare che l utente non sia già presente nel database (vedi paragrafo Prestito in questo documento); 2. se è presente nel database, ma non è abilitato ai servizi della propria Biblioteca, procedere alla relativa abilitazione; in questo caso verificare anche (ed eventualmente modificare) la data di validità dell indirizzo. 3. se non è presente è necessario espletate tutte le procedure previste per l iscrizione: procedere come segue: Per abilitare un nuovo utente cliccare sull icona NUOVO UTENTE Oppure dalla barra delle applicazioni: Utenti/nuovo utente 3
Compilare e cliccare su aggiorna E molto importante cercare di uniformare sin dall inizio gli ID utente, magari opponendo una prima classificazione in base alla categoria dell utente stesso. Per esempio: per gli Studenti, dottorandi e specializzandi, solo il numero di matricola; per Docenti e ricercatori, la lettera D + il numero di matricola; per il Personale TA, la lettera P + il numero di matricola. Nel caso di utenti esterni, che non sono in possesso di un numero identificativo di matricola, è necessario comunque - fare in modo di uniformare la codifica dell ID che dovrà essere così composto: X+i primi due caratteri del cognome+iprimi due caratteri del nome+ l anno di nascita. Esempio: l utente esterno Rossi Mario nato nel 1976 avrà questo ID utente: XROMA1976. Una volta inserito il nuovo utente, è necessario abilitarlo ai servizi della Biblioteca. 4
Abilitazione utente presso la propria Biblioteca Cliccare Informazioni utente locale per abilitare l utente alla propria sottobiblioteca Selezionare la Biblioteca di competenza (ad esempio: CDF Lettere e filosofia) Controllare la data di scadenza a un anno di distanza da quella di inserimento Selezionare la voce che interessa dal menu a tendina 5
Assegnare i privilegi per default e verificare che i privilegi stessi siano coerenti con il regolamento della propria biblioteca Cliccare su aggiorna Cliccare Informazioni indirizzi Compilare i campi con: indirizzo, CAP, e-mail (importante per poter inviare i solleciti), numeri telefonici. Verificare sempre che il termine di validità dell indirizzo coincida con la data di ammissione al prestito. Cliccare su aggiorna. 6
Prestito 1. Prima di procedere al prestito accertare sempre l identità dell utente (libretto universitario con foto, documento di riconoscimento, conoscenza personale diretta) e controllare se è presente nell Archivio utenti e abilitato ai servizi della propria Biblioteca, 2. inserire il codice identificativo mediante a) digitazione manuale dell ID utente b) ricerca del nominativo mediante il pulsante Cliccare su ICONA PRESTITO Inserire l ID utente digitandolo oppure, nel caso in cui non si conosca l ID utente, cercarlo attraverso la ricerca per nome utente. Inserire COGNOME e NOME dell utente e premere INVIO. Selezionare l utente (assicurandosi che sia quello cercato) e cliccare su SELEZIONA. Si presenterà uno dei seguenti casi: a) L utente è già iscritto al prestito ed è abilitato presso la propria biblioteca: procedere al prestito b) L utente non è abilitato presso la biblioteca ma è già in elenco: procedere all abilitazione da Informazioni utenti locali (vedi paragrafo Abilitazione utente presso la propria Biblioteca ) dopo avergli fatto compilare il relativo modulo (in allegato); 7
c) l utente non esiste nell elenco procedere all inserimento Nuovo utente (vedi paragrafo inserimento nuovo utente). Dopo aver verificato l integrità del libro/documento procedere al prestito inserirendo il BARCODE del libro nel rigo bianco sotto quello contenente l ID utente. Il libro dato in prestito viene visualizzato nel Pannello Inferiore, compresa la data di restituzione L operazione di prestito termina con la stampa della ricevuta che l utente dovrà restituire insieme al libro. Per stampare la ricevuta di prestito è necessario che sia stata configurata la relativa opzione, cliccando sulla barra dei menu: ALEPH/Opzioni/Configura opzioni. Nella finestra che si apre spuntare ricevuta per singolo prestito o tutti i prestiti in una ricevuta. 1. La modalità Nessuna ricevuta permette comunque la stampa (su richiesta dell operatore) usando il pulsante 2. La modalità Per singolo prestito stampa una ricevuta per ogni libro (può essere utile nel caso che il singolo tagliando del prestito venga collocato sullo scaffale al posto del libro). Premere Stampa sessione per stampare comunque la ricevuta di prestito cumulativa 8
Restituzione Per restituire un libro cliccare sull icona Restituzione e digitare il barcode nell apposita casella Icona Restituzione Digitare qui il Barcode del libro Se si desidera è possibile stampare la ricevuta di restituzione, dopo aver configurato l opzione relativa. 9
Rinnovo prestiti Il rinnovo del prestito, qualora sia previsto dal Regolamento delle singole Biblioteche, è consentito se nel frattempo il volume non è stato prenotato. Dopo aver richiamato l utente, tramite il codice identificativo, cliccare su Prestiti evidenziare il libro da rinnovare e cliccare su RINNOVA ATTENZIONE: il tasto RINNOVA TUTTO effettua il rinnovo simultaneo di tutti i libri in carico all utente, anche se appartenenti ad altre Biblioteche; va quindi usato esclusivamente se l utente ha in prestito SOLO e esclusivamente libri della propria Biblioteca. Ritardi Il sistema è configurato in modo che l utente in ritardo con la restituzione del prestito sia escluso automaticamente dal servizio presso tutte le Biblioteche dell Ateneo, fino al momento della riconsegna del libro. Le Biblioteche possono effettuare controlli regolari con invio dei relativi solleciti e possono prendere gli opportuni provvedimenti come, per esempio, l eventuale esclusione dai servizi della propria Biblioteca per un periodo standard (blocco locale). Termine del rapporto con l Università Gli utenti che cessano il loro rapporto con l Ateneo, come per esempio, gli studenti o i dottorandi che presentando domanda di laurea o di dottorato, lasciano l Università di Messina, sono chiamati ad ottemperare ai loro obblighi nei confronti delle Biblioteche dell Ateneo, tra i quali, la restituzione di eventuali libri presi in prestito. Poichè il sistema permette ad ogni Biblioteca di scegliere la durata dell iscrizione al servizio di ogni singolo utente, possiamo scegliere di preimpostare questo parametro (la durata del servizio) o in base alla presunta data di cessazione del rapporto dell utente con l Ateneo o, in alternativa, impostare detto parametro ad un anno in modo da avere come effetto quello di obbligare l utente a presentarsi periodicamente (almeno una volta l anno) per confermare il proprio status nei confronti dell Università. 10
Infatti, il sistema blocca automaticamente di tutti i servizi agli utenti la cui iscrizione ai servizi della propria Biblioteca è scaduta. Blocco locale di un utente Cliccare sull icona Utente Selezionare dal menù la voce Informazioni utente locale Richiamare l utente da sospendere con il codice identificativo (ID utente) oppure effettuando la ricerca per nominativo. 11
Nel pannello superiore della finestra selezionare la sottobiblioteca di competenza (es. GIURI per Giurisprudenza o LETTE per Lettere). Nel pannello inferiore della finestra selezionare scheda BLOCCO LOCALE E NOTE Cliccare sul menu a tendina e selezionare la voce: 05 Tutti i privilegi dell utente sono stati bloccati Eventualmente inserire la data finale della sospensione o note di promemoria. Infine cliccare su AGGIORNA. 12
ALL.1 Università di Messina Sistema Bibliotecario d Ateneo Biblioteca di RICHIESTA DI AMMISSIONE AL PRESTITO Il/La sottoscritto/a nato/a a il residente a CAP Via/Piazza n. TEL. domiciliato a CAP Via/Piazza n. TEL. e-mail cellulare Codice fiscale chiede di essere ammesso al prestito in qualità di: ( ) studente (corso di laurea in n. di matricola ) ( ) specializzando/dottorando in n. di matricola ) ( ) docente/ricercatore (c/o Dipartimento di n. di matricola ) ( ) personale tecnico-amministrativo (sede n. di matricola ) ( ) assegnista/contrattista (c/o Dipartimento di ) ( ) studente del Master in ( ) esterno all Università di Messina * (compresi studenti Erasmus, Socrates, ecc.) * indicare QUALIFICA ed ENTE di appartenenza nonché motivo e durata della richiesta di ammissione al prestito Dichiara di essere a conoscenza del Regolamento della Biblioteca di..... relativi ai servizi di prestito e, in particolare, degli art.... e di aver preso visione delle sanzioni previste in caso di inosservanza degli stessi. Si impegna inoltre a comunicare TEMPESTIVAMENTE ogni variazione dei dati personali. Data: FIRMA Consapevole delle conseguenze civili e penali derivanti da dichiarazioni non veritiere, dichiara che quanto sottoscritto corrisponde a verità, ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente relativa all autocertificazione (legge 4 gennaio 1968, n.15 e successive integrazioni e modifiche) Data: FIRMA Autorizza il personale della Biblioteca al trattamento dei dati personali, ai sensi del D.L. n. 196/03, solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali (Erogazione del servizio di prestito ed elaborazione di statistiche). Data: FIRMA Visto si autorizza Il Direttore operativo (timbro e firma di autorizzazione) 13