Comunicazione ex art. 21 Note operative
Sommario 1. Compilazione PERSON11 3 2. Modifica del flag art. 21 sulle anagrafiche da escludere 7 3. Modifica delle registrazioni degli anni precedenti 8 4. Stampa della situazione clienti/fornitori 13 5. Collegamento delle fatture legate da contratto 18 6. Collegamento delle note di accredito / note di variazione 21 7. Importazione dati da MULTI 23 8. Gestione comunicazione articolo 21 24 9. Preparazione del file telematico 26
1. Compilazione PERSON11 Il primo passo per una corretta gestione della comunicazione telematica ex art. 21 è la personalizzazione delle aliquote iva esenti utilizzate nel 2011, attraverso l utilizzo del comando PERSON12. N.B. Verificare inizialmente in GESARC GESTIONE ARCHIVIO DITTE DATI IVA E NUMERAZIONI il valore del campo anno attivazione aliquote standard. Se è vuoto o è presente un valore superiore o uguale al 2012 allora proseguire col punto 1. Se invece c è un valore inferiore o uguale al 2011 allora passare direttamente al punto 2. Per conoscere le aliquote iva esenti che sono state utilizzate nell esercizio 2011 è necessario lanciare una stampa della liquidazione annuale 2011 (o recuperare quella già eseguita a suo tempo). Per lanciare una stampa della liquidazione annuale 2011, utilizzare il comando MDEN con le seguenti impostazioni: Dalla stampa così ottenuta, verificare quali codici di esenzione iva sono stati utilizzati. I codici di esenzione sono quelli compresi tra il 300 e il 399 e ciascuno di essi è legato ad un particolare tipo di operazione (quali, a puro titolo di esempio, importazioni, esportazioni, cessioni intracomunitarie, operazioni in regime di reverse charge, operazioni in regime di lettera di intento, ecc). Pagina 3 di 28
Naturalmente ognuno gestisce solo una parte delle operazioni possibili e i codici utilizzati sono del tutto personalizzati. A questo punto, contattare il proprio commercialista/consulente per verificare se le operazioni gestite nel 2011 in regime di esenzione/non imponibilità devono essere o meno ricomprese nella comunicazione ex art. 21. E un passaggio molto importante, perché solo alcune delle operazioni gestite in regime di esenzione/non imponibilità devono essere comunicate mentre altre devono essere escluse. Dopo aver completato la verifica con il consulente, è necessario indicare al programma come comportarsi per ciascun codice di esenzione utilizzato. Il comando da utilizzare è PERSON12. Pagina 4 di 28
In questo comando sono riportati tutti i quadri della dichiarazione iva, ognuno riferito ad una particolare operazione. La compilazione non è automatica e tutti i codici di esenzione/non imponibilità utilizzati nel 2011 vanno inseriti manualmente all interno dello specifico quadro, indicando, sempre sulla base delle indicazioni del vostro consulente, se quel particolare codice è soggetto o non soggetto alla comunicazione ex art. 21. Per compilare i quadri utilizzate le seguenti indicazioni: Entrare nel quadro desiderato Una volta entrati nel quadro, inserire il codice di esenzione/non imponibilità Pagina 5 di 28
Per ogni codice, indicare nel campo Art. 21 una delle possibili opzioni, a seconda di quanto definito con il consulente Uscire dal quadro e salvare le modifiche fatte Ripetere la stessa operazione per ogni quadro in cui è necessario intervenire N.B. Se non sapete in quale quadro inserire uno specifico codice e solo se il consulente non è in grado di darvi indicazioni in merito, potete inserire i codici usati per le vendite nella riga numero 6 (E32 altre operazioni non imponibili) e i codici usati per gli acquisti nella riga numero 8 (F23 altri acquisti non imponibili). Pagina 6 di 28
2. Modifica del flag art. 21 sulle anagrafiche da escludere Alcune anagrafiche (clienti ma soprattutto fornitori) possono risultare escluse dalla comunicazione ex art. 21 per la tipologia di operazioni in cui sono coinvolte. Un esempio sono i fornitori di utenze (servizi telefonici, gas/acqua, elettricità), i quali sono esclusi dalla comunicazione perché i contratti di fornitura di tali servizi vengono già registrati dagli stessi fornitori e dunque non devono essere comunicati anche dai clienti. Un altro esempio sono i fornitori di alcuni servizi di leasing. Per un elenco completo, in relazione alla specifica situazione, interpellare comunque il proprio consulente. Per escludere alcune anagrafiche dalla comunicazione ex art. 21, entrare in GESARC ANAGRAFICHE GENERALI e richiamare l anagrafica interessata. Nella terza scheda (ALTRI DATI) è presente un campo Comunicazione Art. 21 che è di default impostato a S. Modificare il valore in N e confermare. Ripetere la medesima operazione per tutte le anagrafiche da escludere dalla comunicazione. Pagina 7 di 28
3. Modifica delle registrazioni degli anni precedenti Dopo aver completato le prime due fasi, è ora necessario modificare le registrazioni del 2011. In tutte le nuove registrazioni, attive e passive, esiste un campo soggetto art. 21 che viene compilato di volta in volta con il valore opportuno: operazione non soggetta alla comunicazione (N), soggetta alla comunicazione (S), soggetta a contratto (C), soggetta a contratto periodico (P). Per le registrazioni degli anni passati però il campo corrispondente è vuoto e non riporta dunque nessuno dei valori indicati. Esiste per questo un programma apposito che permette di modificare in maniera massiva tutte le registrazioni pregresse al fine di impostare il corretto valore su ogni movimento. Il comando è MCAR21, dal quale viene gestita ogni operazione relativa alla comunicazione ex art. 21. Dopo essere entrati in MCAR21, verificare immediatamente di lavorare nel corretto anno di imposta (che per la prossima comunicazione deve essere il 2011). In caso contrario, modificarlo con l apposito bottone situato in basso a destra. Pagina 8 di 28
L operazione di modifica delle registrazioni del 2011 viene effettuata mediante l opzione AGGIORNAMENTO PRIMA NOTA Per velocizzare i tempi di intervento sulle registrazioni 2011, consigiliamo di procedere nel modo seguente: 1. Impostare a N il flag su tutte le registrazioni acquisti e vendite INTRA 2. Impostare a N il flag su tutte le registrazioni acquisti e vendite BLACKLIST 3. Impostare a N il flag su tutte le registrazioni relative a clienti/fornitori esclusi dalla comunicazione 4. Impostare a S il flag su tutte le altre registrazioni Solo successivamente si potrà intervenire su singole registrazioni per modificare il valore impostando un valore diverso (C o P) a seconda delle necessità. Per impostare a N il flag su tutte le registrazioni acquisti e vendite INTRA compilare la maschera come segue: Pagina 9 di 28
Quando compare l elenco delle registrazioni, utilizzare il pulsante AGGIORNA per impostare a N il flag su tutti i movimenti Per impostare a N il flag su tutte le registrazioni acquisti e vendite BLACKLIST compilare la maschera come segue: Quando compare l elenco delle registrazioni, utilizzare il pulsante AGGIORNA per impostare a N il flag su tutti i movimenti (vedi punto precedente). Pagina 10 di 28
Per impostare a N il flag su tutte le registrazioni di clienti/fornitori esclusi compilare la maschera come segue: Quando compare l elenco delle registrazioni, utilizzare il pulsante AGGIORNA per impostare a N il flag su tutti i movimenti (vedi punto precedente). Per impostare a S il flag su tutte le altre registrazioni compilare la maschera come segue: Pagina 11 di 28
Quando compare l elenco delle registrazioni, utilizzare il pulsante AGGIORNA per impostare a S il flag su tutti i movimenti Alla fine di queste operazioni, da eseguire nella sequenza indicata, per tutte le registrazioni del 2011 sarà stato valorizzato in qualche modo il flag relativo alla gestione art. 21. Queste operazioni possono anche essere rieseguite per apportare ulteriori modifiche o correggere quanto fatto. In tal caso è importante tenere conto di queste indicazioni: Campo comunicazione art. 21: indica il valore presente sulle registrazioni di prima nota; se non si è ancora intervenuti, il valore di default è non compilato, altrimenti potrebbe essere uno degli altri valori presente nella tendina. Se si vogliono visualizzare tutte le registrazioni a prescindere dal valore del flag, impostare l opzione tutti. Da data/a data: impostare sempre i limiti massimi per il periodo di analisi (da 01/01/2011 a 31/12/2011) Da importo/a importo: lasciare sempre il campo vuoto, perché sarà il programma a selezionare solo i movimenti superiori al limite di legge di 3000 euro per il 2011 Tipologia IVA: si può intervenire su tutte le registrazioni o su acquisti e vendite separatamente Pagina 12 di 28
4. Stampa della situazione clienti/fornitori Dopo aver completato la fase 3 nella sequenza indicata, è necessario ancora effettuare una analisi più approfondita sulla tipologia di operazioni, sia di acquisto che di vendita. Il provvedimento afferma infatti al punto 2.2. che il limite (minimo) di 3.000 euro per singolo documento non vale nel caso in cui in base a contratti di appalto, fornitura, somministrazione e altri contratti da cui derivino corrispettivi periodici, la somma (sommatoria) delle fatture che si riferiscono al medesimo contratto sia uguale o maggiore ai 3.000 euro. Inoltre sempre nel provvedimento, viene riportato al punto 2.1 qualora siano stipulati più contratti tra loro collegati, ai fini del calcolo del limite si considera l ammontare complessivo dei corrispettivi previsti per tutti i predetti contratti. In questo caso non c è riferimento all anno solare e quindi l operazione è da comunicare anche se il superamento del limite avviene l anno successivo. Un esempio potrebbe essere quello della corresponsione di acconti e relativo saldo, su due o più anni. Alla luce del provvedimento, dunque, vi sono dei casi in cui, anche se il singolo documento non raggiunge l importo di riferimento (3.000 euro per il 2011), questo va inserito ugualmente nella comunicazione. L impostazione del flag a S sui movimenti non è quindi sufficiente e si richiede un approfondimento delle situazioni dei singoli clienti e fornitori. Per facilitare questa analisi, è possibile eseguire una stampa dettagliata che permette di procedere ad un esame preliminare su carta prima di intervenire con la modifica del flag. Il comando da utilizzare è STCFC21, da lanciare separatamente per clienti e fornitori impostando a SI i due flag indicati. Pagina 13 di 28
Ne risulta una stampa, divisa per singolo cliente/fornitore, in cui sono riportati tutti i movimenti con i relativi riferimenti, importi e flag. La suddivisione per cliente/fornitore permette di identificare le situazioni sulle quali intervenire per il collegamento delle fatture secondo la norma indicata in precedenza. La stessa stampa, può essere lanciata indicando DETTAGLIO = SI per ottenere un elenco dei documenti più analitico. Un altro sistema, che si può affiancare al precedente, per ottenere un elenco dei movimenti al fine di una analisi dei documenti da collegare tra di loro, utilizza ancora il comando MCAR21 (funzione AGGIORNAMENTO PRIMA NOTA). A differenza dell impostazione utilizzata nel punto 3, vanno ora visualizzati TUTTI i movimenti, separatamente per gli acquisti e per le vendite, impostando la maschera nel modo seguente Utilizzare l opzione TUTTI per il parametro campo comunicazione art. 21, in modo da visualizzare tutti i movimenti del periodo indicato nel campo seguente, e selezionare la tipologia iva che si intende analizzare. Per questa stampa procedere separatamente per le vendite e per gli acquisti. Non indicare alcun limite di importo. Quando compare l elenco dei movimenti, inizialmente ordinati per numero documento, cliccare sul primo codice cliente e selezionare il tasto ORDINA sulla destra Pagina 14 di 28
Gli stessi movimenti verranno immediatamente riordinati per codice cliente Pagina 15 di 28
Per procedere alla stampa, utilizzare l opzione STAMPA dal bottone FUNZIONI Viene generata una stampa PDF, reperibile tra le normali stampe su file, denominata MCAR21-xxx.pdf, che consigliamo di stampare su carta per una migliore lettura. Nella stampa sono riportate le seguenti colonne: Articolo 21: indica il valore del flag che è attualmente impostato sulla specifica registrazione (come visto in precedenza, i valori possibili sono S, N, C, P e non compilato) Ditta: è la ditta di cui si analizzano i movimenti Cli/For: è l elenco dei clienti/fornitori presentato in ordine di codice per una più facile lettura Causale, Data Reg, Num Doc: sono i riferimenti del documento attivo o passivo Totale Doc: riporta il totale del documento (IVA compresa) Pagina 16 di 28
Totale Doc. art. 21: riporta il totale del documento che verrà trasferito nella comunicazione art. 21; normalmente è pari all imponibile del documento; se è pari a zero vuol dire che il codice iva utilizzato nel documento in oggetto è configurato come codice da non riportare in dichiarazione (PERSON11) o non è correttamente configurato. Da questa stampa, da eseguire separatamente per vendite e acquisti, è possibile identificare: Documenti per i quali è stato impostato un valore errato del flag (prima colonna) Documenti per i quali è stato eventualmente configurato in modo errato il codice iva (ultima colonna) Individuare a occhio i clienti/fornitori per i quali sono stati registrati più documenti da collegare tra di loro e il cui importo supera nell insieme il limite. Qualsiasi delle due modalità di stampa venga scelta, la finalità principale è quella di identificare quei clienti/fornitori con i quali è stato stipulato nel corso del 2011 un contratto di importo complessivo superiore ai 3.000 euro e che è stato eventualmente fatturato in più soluzioni, o quelle vendite/acquisti alle quali, anche se non a fronte di un contratto scritto, fanno riferimento più documenti (acconto e saldo) il cui totale superi la somma limite. Consigliamo dunque di trasmettere al vostro commercialista/consulente la stampa ottenuta con STCFC21 o con MCAR21 per farvi indicare in quali casi intervenire. Pagina 17 di 28
5. Collegamento delle fatture legate da contratto Una volta identificati a parte i clienti/fornitori e i documenti specifici che devono essere collegati da qualche tipologia di contratto, si interviene per ogni singola situazione sempre attraverso il comando MCAR21 AGGIORNAMENTO PRIMA NOTA. Per fare ciò nel modo più veloce possibile, conviene selezionare la singola anagrafica (cliente o fornitore) su cui intervenire già nella maschera dei filtri, così da poter modificare contemporaneamente più registrazioni collegate. Inserendo il flag su selezione filtri anagrafiche si attiva una piccola icona sulla destra. Da questa icona si accede ad una maschera in cui inserire i codici anagrafica (attenzione..non i codici cliente o fornitore ma i codici anagrafica, dunque conviene ricercare i soggetti con F2). Confermando, verranno presentate tutte e sole le registrazioni legate all anagrafica selezionata. Dall elenco, vi sono due possibilità di intervento: modifica manuale del singolo documento o modifica massiva. Per la modifica manuale del singolo documento, è sufficiente cliccare in corrispondenza della colonna Art. 21 e inserire manualmente il valore desiderato. Pagina 18 di 28
Le opzioni di collegamento possibili sono: P (contratto periodico): con questo parametro sono individuati i contratti periodici ovvero i contratti di concessione, locazione, noleggio etc. (punto 2.2 del provvedimento). Dopo aver indicato il codice P è necessario indicare gli estremi del contratto, il cui inserimento verrà richiesto immediatamente. C (contratto): con questo parametro sono individuati i contratti collegati o i pagamenti con acconto e saldo, e in tal caso non verranno fatte richieste aggiuntive. La differenza di comportamento del programma nei due casi è la seguente: 1. indicando P, il programma raggruppa tutti i movimenti che riportano lo stesso riferimento contrattuale e verifica se l importo complessivo nell anno è superiore al limite (3.000 euro per il 2011); se è inferiore, nessun movimento verrà riportato in comunicazione 2. indicando C, il programma riporta in comunicazone tutti i movimenti, indipendentemente dal fatto che la loro somma superi o meno l importo limite Per effettuare invece una modifica massiva di più documenti inserendo per ognuno lo stesso parametro (P o C) e lo stesso riferimento contratto, bisogna utilizzare la funziona AGGIORNA inserendo poi nella maschera successiva il parametro scelto e i dati del contratto (bottone F6), che verranno poi riportati in automatico su tutte le registrazioni selezionate. Pagina 19 di 28
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6. Collegamento delle note di accredito / note di variazione Un altro punto della normativa è quello che richiede di collegare le note di accredito/ note di variazione alle relative fatture. Anche questa operazione va svolta attraverso il comando MCAR21 AGGIORNAMENTO PRIMA NOTA Dopo aver richiamato le registrazioni dello specifico cliente/fornitore come già visto precedentemente al punto 5 si dovrà intervenire per ogni singola nota di variazione indicando, nella parte destra della griglia, i riferimenti della fattura attiva o passiva che viene stornata. Pagina 21 di 28
I dati da inserire sono: a. numero documento di riferimento: è il NUMERO DI PROTOCOLLO della registrazione contabile relativa alla fattura (attiva o passiva) che si sta stornando (attenzione: NON è il numero della fattura fornitore) b. data riferimento: è la DATA ORIGINARIA DEL DOCUMENTO, o data di emissione della fattura (attenzione: NON è la data di registrazione in prima nota) Nel caso di note di variazione che facciano riferimento a più fatture, o nel caso di note di variazione generiche (ad esempio per premi di fine anno) che non fanno riferimento ad alcuna fattura, va compilata, secondo quanto riferito dall Agenzia delle Entrate, solo la data di riferimento del documento inserendo sempre 31/12/2011. N.B. Dopo aver completato le fasi 5 e 6, eseguire nuovamente una stampa dettagliata con il comando STCFC21 verificare la correttezza dei dati e il collegamento dei contratti e delle note di accredito/note di variazione. per ATTENZIONE PER OGNI APPROFONDIMENTO TECNICO E NORMATIVO FARE COMUNQUE RIFERIMENTO AI SEGUENTI FILE DI NOTE OPERATIVE CHE POTETE REPERIRE SUL NOSTRO SITO INTERNET WWW.REAN.BIZ ALL INTERNO DELL AREA MULTI MUL_2011.1.0_N.PDF MUL_2011.1.1_N.PDF MUL_2011.2.0_N.PDF Pagina 22 di 28
7. Importazione dati da MULTI Dopo aver completato tutte le fasi precedenti, le registrazioni sono pronte per essere trasferite nella gestione della comunicazione. Lanciare il comando MCAR21 IMPORTA DATI DA MULTI Confermare tutti i valori proposti. L operazione può essere lanciata più volte, e dopo ogni esecuzione vengono reimportati i dati come modificati nelle fasi 5 e 6 e sovrascritti quelli già presenti nella comunicazione. Pagina 23 di 28
8. Gestione comunicazione articolo 21 Dopo aver importato i dati, entrare nel comando MCAR21 GESTIONE COMUNICAZIONE ART. 21. Verranno visualizzate tutte le anagrafiche (clienti e fornitori) per le quali sono stati trovati movimenti rientranti nei limiti. Per ognuna, è possibile visualizzare una scheda anagrafica e una scheda con il dettaglio di tutti i movimenti importati. Da questa maschera è possibile, se necessario, escludere dalla comunicazione singole anagrafiche o singoli movimenti selezionando l apposito flag. Dopo aver fatto tutti gli eventuali controlli, entrare nel bottone CONTRIBUENTE e compilare la scheda dati telematico come indicato, riportando i dati del proprio studio (se non è già presente, crearlo in GESARC GESTIONE ARCHIVIO TABELLE, INTERMEDIARIO TELEMATICO) e impostando il parametro 1 predisposta dal contribuente. Gli altri campi vanno lasciati così come sono. Pagina 24 di 28
Chiudere la dichiarazione con il bottone CHIUDI. Pagina 25 di 28
9. Preparazione del file telematico Con la dichiarazione chiusa, aprire il menu MCAR21 GESTIONE TELEMATICO. 1. Entrare nella funzione GENERAZIONE TELEMATICO. Pagina 26 di 28
Richiamare la comunicazione inserendo la data di chiusura, il codice dello studio che effettuerà l invio e il numero della ditta. Quando viene visualizato il nome della ditta, confermare con l apposito pulsante. Il programma farà una veloce elaborazione e uscirà immediatamente. 2. Entrare nella funzione COPIA TELEMATICO SU DISCHETTO Richiamare con F2 l invio appena generato al passaggio precedente e confermare. Nella successiva maschera, utilizzare la funzione ESPORTA e salvare il file sul computer in una cartella a piacimento. Il file generato avrà un nome del tipo C2111001. E un file che non deve essere aperto perché non leggibile ma deve essere inviato direttamente via email al commercialista/consulente per la spedizione. Pagina 27 di 28
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