GESTIONE ORDINI Sommario Inserimento e modifica Documento... 2 Automatismi Canale Cliente Mandanti... 7 Gestione delle Promozioni... 8 Modalità di Pagamento... 9 Statistiche Ordini... 11 1
Inserimento e modifica Documento L operatività per la gestione offerte, ordini e fatture è del tutto similare, quindi le spiegazioni riportate per l inserimento ordini si possono ritenere valide anche per l inserimento degli altri due documenti. Per inserire o modificare un ordine utilizzare il pulsante documenti -> ordini, accessibile da una qualsiasi scheda (clienti, mandanti, agenzia o agenti). L accesso agli ordini da qualsiasi scheda, permette un inserimento ordini maggiormente performante in funzione degli eventi; per esempio se ci si trova di fronte al cliente, conviene accedere alla funzione ordini dall omonima scheda cliente, in modo tale che basta cambiare mandante e procedere con l inserimento di nuovi documenti; se invece si stanno trascrivendo ordini per una mandante, conviene accedere alla funzione documenti->ordini dalla scheda della stessa mandante. Figura 1 - elenco documenti selezione della tabella offerte, ordini o fatture (veline ditte mandanti); 2
Tramite queste caselle di selezione, è possibile filtrare la visualizzazione dei soli documenti interessati; inoltre se si indica cliente e mandante quando si premere il pulsante aggiungi per inserire un nuovo documento, la procedura proporrà automaticamente le condizioni di canale preimpostate fra il cliente e la mandante indicati, velocizzando notevolmente l inserimento documento. (LEGGI ANCHE COME IMPOSTARE LE CONDIZIONI CANALE FRA CLIENTE E MANDANTI). Aggiungi permette di inserire un nuovo documento; Elimina permette di eliminare il documento riferito alla riga selezionata; Crea copia crea una copia del documento selezionato; Pagamenti permette di collegarsi alla tabella dei pagamenti per controllare la situazione economica del cliente; Invio permette di inviare automaticamente per email o per fax tutti gli ordini selezionati; Figura 2 - invio automatizzato ordini tramite la videata di figura 2, è possibile indicare se visualizzare l anteprima ordini, inviare gli ordini a mezzo fax o per email; in caso di invio per email è possibile indicare anche in quale formato (pdf, excel o word); E inoltre possibile indicare se inviare gli ordini sia alla mandante che in copia al cliente o solo al cliente e non alle mandanti. Infine è possibile indicare data e ora di spedizione; la procedura marcherà gli ordini inviati con successo. Conteggia esegue un refresh del conteggio dei documenti selezionati applicando le condizioni economiche impostate; 3
Valuta permette di cambiare il fattore di conversione rispetto alla valuta di base. La procedura permette di lavorare con infiniti listini ed infinite valute; chiudi chiude la videata corrente e ritorna alla scheda precedente; Permette di applicare dei filtri in base al periodo o ai numeri di documenti e contestualmente permette di visualizzare in tempo reale l ammontare delle provvigioni (da disattivare quando il cliente ha campo visivo sul monitor). Permette di impostare ulteriori filtri di visualizzazione e rispettivamente a: solo i documenti in valuta originale; solo quelli in una determinata valuta; visualizza anche quelli già fatturati (solitamente un ordine evaso (fatturato), non viene più visualizzato; visualizza anche gli ordini parzialmente fatturati; visualizza quelli non fatturati; visualizza solo quelli non ancora inviati; ricordiamo che tutte le griglie di input sono personalizzabili tramite la funzione contrassegnata con il seguente simbolo: che permette di contrassegnare le colonne da visualizzare. Premendo il pulsante Aggiungi si accede alla seguente videata: 4
Figura 3 - inserimento ordini In figura 3 vanno inserite tutte le informazioni che si applicano al totale ordine. In realtà la procedura propone automaticamente tali informazioni, in funzione delle tabelle precaricate nelle relazioni clienti ditte (CONDIZIONI CANALE FRA CLIENTE E MANDANTI), quindi l attività dell operatore si limita ad una semplice verifica / modifica di ciò che viene proposto. In questa fase è possibile indicare la destinazione della merce, data e descrizione della consegna, eventuali informazioni aggiuntive personalizzate e tramite le linguette posizionate sotto la maschera gialla è possibile passare rispettivamente al dettaglio articoli, opzioni, gestione documento e note. Figura 4 - dettaglio articoli 5
Aggiungi permette di aggiungere un nuovo articolo in ordine; Cancella elimina la riga articolo selezionata; Lista prodotti ad ogni inserimento se abilitata, attiva la ricerca prodotti avanzata, diversamente crea una riga vuota in attesa che l operatore digiti il codice dewll articolo da inserire; Ultimo prezzo usato anziché applicare gli automatismi standard, prende le ultime condizioni applicate su questo cliente per questo articolo; Refresh dati effettua un aggiornamento di tutti i conteggi; Sconto fisso permette di applicare lo sconto del rigo precedente; note Dettaglio permette di aggiungere delle note al rigo su cui si è posizionati che prende anche dalle note del singolo articolo; Promozioni anziché applicare le condizioni di vendita standard applica eventuali promozioni associabili all articolo e al documento. (LEGGERE ANCHE GESTIONE PROMOZIONI) Figura 5 - opzioni di calcolo L elevata professionalità e qualità di questo software specifico per agenti di commercio è dimostrato della possibilità di personalizzare le modalità di calcolo ; infatti lavorando per diverse ditte mandanti, può capitare che ognuna di queste abbia una filosofia di pensiero di come applicare imposte, iva, omaggi e sconti diversa caso per caso; quindi è possibile: 1 indicare se calcolare prima lo sconto in euro poi quello in percentuale nel caso vi siano entrambi; 2 per chi vende a peso, calcolare l importo in funzione di quantità per peso per prezzo; 3 consentire l immissione di prodotti di più ditte nello stesso documento (utile solo per le offerte o per chi ha anche la commerciale abbinata all agenzia); 4 poter inserire direttamente l imponibile a mano senza effettuare calcoli; 5 calcolare o meno l iva sui prodotti in omaggio; 6 calcolare o meno l iva sull imposta di fabbricazione; 7 calcolare o meno l imposta di fabbricazione sugli omaggi; 8 solo per settore abbigliamento o calzature abilitare l immissione per taglie e colori; 9 abilitare l avviso quando si inserisce un prodotto già caricato in precedenza. La procedura ha memoria di queste opzioni, quindi l inserimento di documenti successivi, avviene automaticamente con le ultime opzioni impostate. 6
Figura 6 - automatismi sul documento Tramite la linguetta gestione documento è possibile velocizzare alcuni passaggi e più precisamente: fatturazione permette di generare automaticamente una o più fatture prelevando gli articoli da uno o più ordini; Offerta->Ordine permette di generare un ordine direttamente dall offerta; Genera bolla permette di generare direttamente il ddt dall ordine utile per chi utilizza il modulo gestione deposito; Promozioni permette di associare una particolare promozione all ordine corrente; Stampa permette di generare l anteprima stampa del documento dalla quale sarà poi possibile stampare su carta, salvare su file in formato pdf, word o excel, inviare direttamente per email o per fax il documento visualizzato. Automatismi Canale Cliente Mandanti Premettiamo che l uso di questa funzione non è indispensabile o propedeutica, tuttavia, se correttamente gestita, permette di procedere molto più rapidamente nell inserimento di offerte, ordini e fatture, in quanto proporrà automaticamente la maggior parte delle informazioni necessarie all inserimento dei precedenti documenti. Infatti tramite questa funzione è possibile creare delle relazioni fra il cliente e le varie mandanti con le quali personalizzare il codice cliente attribuito dalla mandante, il tipo di pagamento, la banca d appoggio, gli sconti, le provvigioni, l agente che segue il cliente con quella mandante, l esposizione commerciale del cliente, ecc Dall interno della scheda cliente, selezionare il pulsante: 7
Figura 7 - automatismi canale cliente mandanti Aggiungi/Modifica permette di aggiungere o modificare un nuovo automatismo cliente canale; Elimina elimina la relazione selezionata; Stampa riepiloga le condizioni del cliente con le varie mandanti; Categorie clienti permette di creare nuovi settori merceologici; Modalità di pagamento permette di creare nuove modalità di pagamento; Trasporti e sconti permette di personalizzare le condizioni di vendita (sconti in percentuale, prezzi netti e provvigioni) per singolo prodotto; Gestione delle Promozioni Quando presenti, le promozioni prevalgono su tutti gli altri automatismi (a meno che l operatore indichi di non applicarle). Solitamente sono limitate ad un periodo e associabili ad uno o più clienti, ad uno o più prodotti e permettono di definire sconti o prezzi netti in funzione delle quantità. 8
Figura 8 - gestione delle promozioni Modalità di Pagamento Impostando le modalità di pagamento, oltre all informazione stessa visualizzata sul copia commissione, il programma consente di generare automaticamente le fatture e le scadenze dei pagamenti, semplificando notevolmente la gestione degli incassi. La creazione di queste informazioni avviene dall omonima funzione presente all interno della scheda clienti dal menù laterale di sinistra o dal menù a tendine file-tabelle-modalità di pagamento. La maschera alla quale si accede è la seguente: 9
Figura 9 - modalità di pagamento In aggiunta a quanto non specificato nell immagine 9, troviamo: Sc.finanziario rappresenta lo sconto finanziario che viene associato alla modalità di pagamento e che secondo gli accordi economici collettivi non inficia sul conteggio provvigionale. Giorni Extra permette di avere una tolleranza di giorni sull insoluto e quindi il software segnala l insoluto solo dopo il valore dei giorni extra. 10 Rimessa diretta
Includi Iva solo sulla prima scadenza permette di accorpare il valore dell IVA che per le imprese è solo una partita di giro, tutta sulla prima scadenza. Imposta le scadenze come già pagate soprattutto sui pagamenti con riba permette di semplificare l aggiornamento degli incassi perché considera la scadenza pagata fino a prova contraria. Tipo RI.BA permette di generare le distinte da presentare in banca per la generazione delle ricevute bancarie. Statistiche Ordini Il programma prevede sia statistiche in formato grafico che tabellare. Le presenti spiegazioni sono valide sia per le statistiche ordini, che offerte, che fatture. Fra le più interessanti troviamo: Generale da accesso alla videata per la parametrizzazione e personalizzazione delle statistiche in valore. Riepilogo per prodotti da accesso alla videata per la parametrizzazione e personalizzazione delle statistiche in quantità in funzione ai prodotti. Riepilogo documenti consente di avere statistiche per clienti con il riepilogo o per documenti o per prodotti. Figura 10 - menù statistiche di vendita Ultimi ordini permette di visualizzare la lista clienti che non effettua ordini con una o più ditte mandanti a decorrere da una certa data. Riepilogo ordini per cliente restituisce l elenco dei clienti in ordine decrescente di importanza con l importo complessivo delle vendite e l incidenza percentuale sull intero volume d affari relativo al periodo selezionato. 11 Figura 11 - menù statistiche raffronti
Ordinato/fatturato generale restituisce un raffronto fra ordinato e fatturato per documento. Ordinato/fatturato per prodotto restituisce un raffronto fra ordinato e fatturato sia in valore che in pezzi per ogni singolo prodotto. Ordinato/fatturato con periodi precedenti restituisce statistiche di raffronto di tre anni in tre anni con possibilità di personalizzare i riepiloghi, i filtri e i dettagli visualizzando le differenze sia a livello di importi che di percentuali. Grafici consente di accedere alle statistiche sulle offerte, sugli ordini e sulle fatture con visualizzazione grafica; è possibile personalizzare il tipo di grafico e gli eventuali raggruppamenti, in funzione delle tabelle memorizzate. Dalle Statistiche generali (fig. 13), è possibile personalizzare la statistica definendo: 1. periodo di riferimento; 2. Dettaglio per documento o riepilogativa; 3. Tre livelli di raggruppamento selezionabili fra le varie tabelle memorizzate; 4. Tipo di riepilogo; 5. Filtri inclusivi o esclusivo selezionabili fra le varie tabelle memorizzate; 6. Tipo di informazione da visualizzare in stampa. Figura 12 - grafici Figura 13 - statistiche personalizzabili in valore 12
Il funzionamento della videata relativa alle statistiche per prodotti (fig. 14) è similare a quello mostrato per le statistiche generali con l aggiunta che è possibile selezionare le informazioni (i campi) da visualizzare e scegliere fra tre timpi di stampa differenti: 1. semplice; 2. riepilogativa; 3. dettagliata. La prima restituisce un riepilogo generale per prodotti; la seconda consente di definire un riepilogo selezionabile fra le Figura 14 - statistiche personalizzabili per prodotti varie tabelle memorizzate (clienti, ditte, agenti, ecc..) con la possibilità di avere un dettaglio analitico per singoli prodotti; la terza, permette di vedere per ciascun prodotto a chi è stato venduto e in quale occasione con i dettagli dei singoli documenti in cui compare. 13