Collegamento Gestionale 1 e Contabilità Studio AGO Infinity Indice degli argomenti Premessa 1. Scenari di utilizzo 2. Parametri 3. Archivi Collegamento 4. Import Dati 5. Export Dati 6. Saldi di bilancio 7. Contropartite / I.V.A. Assistenza tecnica Gestionale 1 0371 / 594.2705 loges1@zucchetti.it 0371 / 594.2004 Aggiornato al 04/04/2014
Introduzione Il presente documento è rivolto a coloro che desiderano integrare Gestionale 1 con il software AGO Infinity, al fine di trasferire i dati contabili dell azienda al proprio Studio commercialista che utilizza tale applicazione. AGO Infinity è una tra le soluzioni offerte dalla Zucchetti agli Studi commercialisti e con questa integrazione è possibile importare i dati anagrafici e i movimenti contabili dallo Studio e/o esportare anagrafiche, movimenti contabili e saldi di bilancio verso lo Studio. Per attivare il collegamento con AGO Infinity è obbligatorio installare il modulo G1INT (Collegamento Software Commercialisti Zucchetti). Per abilitare le varie funzionalità relative al collegamento, occorre: Selezionare la funzione Abilita collegamento AGO (menu Moduli \ Collegamenti \ Studio Zucchetti ); Rieseguire la selezione dell azienda di lavoro tramite la scelta Base \ Seleziona azienda. Le scelte che consentono di effettuare il collegamento sono disponibili nel menu Moduli \ Collegamenti \ Studio Zucchetti AGO, le cui funzionalità vengono riportate nei paragrafi successivi. 1 Scenari di utilizzo In seguito all attivazione del collegamento con AGO Infinity, occorre predisporre l azienda di lavoro da utilizzare in Gestionale 1. Gli scenari, che potrebbero presentarsi, sono: L utente di Gestionale 1 decide di utilizzare, come azienda di lavoro, la ditta con codice 100 disponibile tra le ditte standard caricate con l installazione dell applicativo. Nella ditta con codice 100, oltre alle consuete tabelle standard precaricate, è già stata eseguita una prima importazione delle tabelle standard utilizzate dall applicazione AGO Infinity (Piano dei Conti, Causali Contabili, Codici I.V.A., Codici Norma e Codici CEE) e sono già stati inseriti tutti i raccordi tra le tabelle utilizzate in Gestionale 1 e quelle del software dello Studio; L utente di Gestionale 1 non si appoggia alla ditta standard con codice 100, ma utilizza come azienda di lavoro una ditta in cui le tabelle (Piano dei Conti, Causali Contabili e Codici I.V.A.) sono state personalizzate in base alle proprie esigenze. In questo caso, è l utente che deve procedere con l importazione da AGO Infinity delle tabelle, relative al Piano dei Conti, Causali Contabili, Codici I.V.A., Codici Norma e Codici CEE, e successivamente eseguire l associazione manuale, inserendo i codici di collegamento tra le tabelle di Gestionale 1 e quelle del software dello Studio. - 2 -
Per quanto riguarda la gestione dei clienti e fornitori, per entrambi gli scenari, l utente ha due possibilità: Inserire in Gestionale 1 i clienti e fornitori e procedere di conseguenza all associazione di ogni singolo soggetto inserito con il codice conto dello Studio; Importare dallo Studio le anagrafiche clienti e fornitori, qualora lo Studio abbia già inserito i soggetti nell applicazione AGO Infinity; al termine dell operazione di importazione dati non è necessario effettuare nessun altra operazione. 2 Parametri Questa scelta consente di impostare una serie di parametri utili alle scelte Import Dati ed Export Dati. Al fine di un corretto svolgimento delle operazioni la compilazione dei Parametri è obbligatoria. Per abilitare le funzionalità relative al collegamento, è necessario selezionare l opzione Gestisci collegamento AGO (Figura 1). Di seguito, invece, riportiamo le impostazioni suddivise per schede. 2.1 Generali In questa scheda (Figura 1) è possibile scegliere se esportare: Movimenti contabili (Fatture di acquisto e vendita, Corrispettivi e/o Prima nota); Saldi di bilancio. Figura 1 Nel caso in cui venga selezionata l opzione Movimenti contabili (Figura 1), è necessario procedere con la compilazione delle seguenti informazioni: Codice Soggetto : indicare un codice numerico di 15 caratteri corrispondente al numero assegnato all'azienda di lavoro nella procedura AGO Infinity; questa informazione deve essere - 3 -
comunicata dallo Studio all azienda; Applicazione registrata : indicare un codice alfanumerico di 5 caratteri che identifica l azienda di lavoro; questa informazione deve essere comunicato dallo Studio all azienda; Tipo scheda : indica se l azienda, che trasferisce i dati, opera in regime di Contabilità Ordinaria o Semplificata; solo nel caso di Contabilità Semplificata deve essere obbligatoriamente specificato il campo Codice attività (informazione comunicata dallo Studio all azienda); Numero ultimo trasferimento : indica il contatore dei trasferimenti effettuati, che viene aggiornato automaticamente ad ogni spedizione e corrisponde al numero dell'ultimo trasferimento effettuato. 2.2 Codice CEE e Norma In questa scheda (Figura 2) occorre specificare i seguenti codici utilizzati nell applicazione AGO Infinity e comunicati dallo Studio all azienda: Codici CEE e Norma per le autofatture relative alle operazioni intracomunitarie; Codice Norma per le autofatture relative alle operazioni interessate dal meccanismo Reverse charge (diverse da quelle intracomunitarie). Figura 2 Qualora l utente passi dal collegamento Studio OMNIA Zucchetti al collegamento AGO Infinity è necessario selezionare l opzione Gestisci la conversione dei codici fino alla data di registrazione (Figura 2) e compilare la data in cui viene attivato il collegamento ad AGO Infinity. Specificando questa data, all atto del trasferimento dati da Gestionale 1 ad AGO Infinity, la procedura è in grado di gestire, per le registrazioni inserite in presenza del collegamento OMNIA Zucchetti ma non ancora comunicate, la conversione tra i codici CEE utilizzati nel vecchio collegamento (OMNIA Zucchetti) con i nuovi codici CEE utilizzati nel nuovo collegamento (AGO Infinity). - 4 -
2.3 Causali contabili In questa scheda (Figura 3) è possibile specificare le causali contabili relative alla procedura AGO Infinity, che devono essere utilizzate in fase di trasferimento dati per tutte le operazioni di Gestionale 1 che non hanno specificato sul movimento di contabilità una causale contabile. Esempi di registrazioni senza causale contabile: - Fatture di acquisto o vendita che sono state consolidate senza la causale contabile; - Movimenti di Prima nota inseriti in Gestione Movimenti (menu Contabilità ) senza indicare la causale. 2.4 Altri dati Figura 3 In questa scheda (Figura 4), è possibile indicare i seguenti parametri: L opzione Non trasferire le scritture di assestamento e storno generate in automatico, consente di escludere dal trasferimento dati verso AGO Infinity i movimenti di ratei e/o risconti (ed eventuali storni correlati), creati in automatico. Nella sezione Sottoconti predefiniti è possibile indicare rispettivamente i campi Codice conto clienti e Codice conto fornitori del Piano dei Conti di AGO Infinity; in questo modo, quando si conferma l inserimento di un nuovo cliente e/o fornitore di Gestionale 1 e si apre la finestra Codici conti P.d.C., ai fini del collegamento tra i due applicativi, questi conti vengono proposti in automatico dalla procedura. N.B. La mancata associazione tra i codici clienti/fornitori con i codici di AGO Infinity non consentirà di eseguire il trasferimento dei dati verso lo Studio; tale associazione, pertanto, dovrà essere effettuata in un secondo momento attraverso la scelta Codici Conti P.d.C. (menu Moduli \ Collegamenti \ Sudio Zucchetti AGO \ Archivi collegamento. - 5 -
Nella sezione Import movimenti contabili è possibile indicare il Sottoconto clienti e il Sottoconto fornitori, che devono essere creati in Gestionale 1 attraverso le scelte Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori. Si tratta di sottoconti generici non intestati a nessun soggetto (ad esempio crediti v/s clienti ), che devono essere movimentati in fase di importazione dei movimenti contabili di prima nota (ad esempio, scritture di assestamento come fatture da ricevere ). N.B. Si ricorda che la finestra di collegamento Codici conti P.d.C. viene visualizzata solo se è attiva l opzione Gestisci collegamento AGO, presente nella scelta Parametri. 2.5 Pulsanti disponibili nella scelta Figura 4 Nella scelta sono presenti i seguenti pulsanti (Figura 4): Modifica Date, che consente di modificare le date fino alle quali sono stati spediti i movimenti allo Studio. Questa operazione può essere utile, ad esempio, quando si rende necessario dover rispedire un periodo già trasferito; Elimina Trasferimenti, che consente di annullare definitivamente tutti i trasferimenti fatti, come se non fosse mai stato effettuato nessun trasferimento; Causali escluse, che permette di stabilire quali sono i movimenti che non devono essere trasferiti allo Studio tramite l'indicazione di un elenco di causali escluse. I codici delle causali da indicare sono quelli utilizzati nelle registrazioni di Gestionale 1. 3 Archivi Collegamento In questa funzione sono presenti tutte le scelte, di seguito riportate, che consentono di raccordare le tabelle di Gestionale 1 con le tabelle presenti nell applicazione AGO Infinity. - 6 -
N.B. Ricordiamo l importanza degli archivi di collegamento; la loro mancata compilazione non consente il trasferimento dei dati allo Studio. 3.1 Codici I.V.A. Questa scelta (Figura 5) consente di creare una tabella di transcodifica tra i Codici I.V.A. di Gestionale 1 e quelli utilizzati dallo Studio; per ogni codice I.V.A. utilizzato nelle registrazioni inserite in Gestionale 1, selezionare un aliquota I.V.A e un eventuale codice Norma previsti e utilizzati in AGO Infinity. Se per un codice I.V.A. utilizzato in Gestionale 1 non è presente alcuna transcodifica nella tabella Codici I.V.A., il codice I.V.A. di Gestionale 1 viene utilizzato direttamente in fase di Export dati. 3.2 Codici CEE Figura 5 Questa scelta (Figura 6) consente di creare un associazione tra i codici CEE utilizzati in Gestionale 1 con i codici CEE previsti in AGO Infinity. Questa tabella viene utilizzata quando l utente di Gestionale 1 passa dal collegamento alla contabilità Studio OMNIA Zucchetti al collegamento con AGO Infinity; infatti in questa particolare casistica, per le registrazioni inserite in presenza del collegamento con OMNIA Zucchetti, ma non ancora comunicate, deve essere effettuata una conversione tra i codici CEE utilizzati nel vecchio collegamento (OMNIA Zucchetti) con i nuovi codici CEE utilizzati nel nuovo collegamento (AGO Infinity). Figura 6-7 -
3.3 Codici conti P.d.C. Il Piano dei Conti utilizzato in AGO Infinity è fisso, unico per tutte le aziende gestite in Studio e prevede una struttura diversa rispetto al Piano dei Conti di Gestionale 1. Pertanto, l utente, per trasferire i dati ad AGO Infinity, deve procedere ad effettuare un operazione di raccordo tra i conti di Gestionale 1 e i conti del Piano dei Conti di AGO Infinity. Per effettuare l operazione di associazione occorre eseguire le seguenti operazioni: importare o reperire dagli archivi standard della ditta 100 il Piano dei Conti di AGO Infinity; accedere alla scelta Codici conti P.d.C. (Figura 7) e per ogni conto del Piano dei Conti di Gestionale 1 deve essere specificato il codice conto di AGO Infinity e se necessario il codice CEE abbinato al codice conto. Più conti di Gestionale 1 possono essere associati ad un unico conto di AGO Infinity. Figura 7 La scelta Codici conti P.d.C. (Figura 7) viene visualizza dopo aver inserito un nuovo conto nel Piano dei Conti aziendale (menu Base \ Piano dei Conti ), oppure in seguito all inserimento di un nuovo cliente e/o fornitore (menu Base \ Anagrafica Clienti/Fornitori ). Durante l esportazione dei dati verso AGO Infinity, in caso di mancata associazione dei codici dell azienda con i codici dello Studio, la procedura genererà una stampa, con l elenco di tutte le anomalie riscontrate e non sarà possibile procedere con l operazione di Export Dati. N.B. Nel piano dei conti di AGO Infinity non esiste un codice conto specifico intestato ad ogni singolo cliente e/o fornitore, pertanto più clienti e/o fornitori di Gestionale 1, possono essere associati ad un unico conto dello Studio. 3.4 Codici causali contabili Questa scelta (Figura 8) consente di creare un associazione tra le causali contabili utilizzate in Gestionale 1 e le causali contabili previste in AGO Infinity. - 8 -
Figura 8 L applicazione AGO Infinity prevede un elenco di causali contabili molto dettagliate. N.B. Ai fini di un corretto trasferimento delle registrazioni contabili, l operazione di associazione deve essere eseguita con molta attenzione e concordata con lo Studio. Di seguito riportiamo un elenco delle causali contabili di AGO Infinity che si consiglia di utilizzare nell operazione di associazione. Codice causale Descrizione 1 Fattura di acquisto 3 Nota accredito acquisto 4 Nota addebito acquisto 501 Fattura di vendita 503 Nota accredito vendita 504 Nota addebito vendita Corrispettivo giornaliero da 1004 scorporare 1101 Corrispettivo giornaliero da ventilare 2001 Prima nota generica 2001 Incassi e pagamenti 3.5 Codici Registri I.V.A Nell applicazione AGO Infinity la gestione dei registri I.V.A. differisce da quella presente in Gestionale 1, dove il registro I.V.A. è un codice numerico univoco indipendentemente dal Tipo registro indicato (Clienti, Fornitori, Corrispettivi, Riepilogativo) e, pertanto, non sarà mai possibile avere due registri differenti (registro Clienti e registro Fornitori) con lo stesso codice. In AGO Infinity, invece, è prevista le gestione di sezionali, per ognuno dei quali deve essere compilato il campo Codice attività. - 9 -
Tramite la scelta Codici Registri I.V.A. (Figura 9) è possibile effettuare l associazione tra i registri I.V.A. codificati in Gestionale 1 e i sezionali presenti in Studio, con il relativo Codice attività. Per il Registro Corrispettivi, occorre indicare anche il Tipo corrispettivi. Queste informazioni devono essere comunicate all utente dallo Studio commercialista. 3.6 Clienti e fornitori duplicati Figura 9 La gestione dei Clienti e Fornitori in AGO Infinity prevede di avere un solo cliente e/o fornitore con la stessa Partita I.V.A., Codice fiscale, Identificativo estero o Ragione sociale. Pertanto, è presente la scelta Clienti e fornitori duplicati (Figura 10), dove per ogni cliente/fornitore duplicato occorre indicare il cliente/fornitore da cui recuperare sia le informazioni del soggetto di Gestionale 1 per l esportazione delle anagrafiche, sia il codice del sottoconto cliente/fornitore per l esportazione dei movimenti contabili. Figura 10 Inoltre, se il Tipo riferito al Cliente/Fornitore duplicato differisce da quello indicato per il Riferimento anagrafico, occorre specificare un Codice di Riferimento movimenti contabili da cui recuperare il codice cliente/fornitore da passare nei movimenti contabili. - 10 -
Figura 11 In fase di esportazione delle anagrafiche da Gestionale 1 ad AGO Infinity verrà eseguito un controllo che verifica eventuali situazioni anomale, presenti nell azienda di lavoro (ad esempio, clienti e/o fornitori con la stessa Partita I.V.A. o con lo stesso Codice Fiscale, ecc.). Qualora venissero individuate delle anomalie, queste vengono segnalate dalla procedura, invitando l'utente a sanare la situazione: dove è possibile è la stessa procedura ad indicare la relazione consigliata e a proporre la sistemazione in automatico. Diversamente, è possibile inserire le relazioni tra i soggetti mediante l utilizzo della scelta Clienti e fornitori duplicati (Figura 10). 4 Import dati Questa scelta (Figura 12) consente di importare un file proveniente da AGO Infinity contenente: Clienti e fornitori; Tabella codici I.V.A.; Tabella codici norma Tabella operazioni intracomunitarie (codici CEE); Tabella sottoconti (Piano dei Conti); Tabella causali contabili; Movimenti contabili - prima nota. - 11 -
Figura 12 Quando si importa un file è necessario entrare nella scelta Import Dati (Figura 12) e specificare il mastro Clienti e il mastro Fornitori, utilizzati nel Piano dei Conti di Gestionale 1. Selezionando il pulsante Contenuto file è possibile verificare tutte le informazioni contenute nel file di importazione. In fase di importazione, l utente ha la facoltà di selezionare i dati che desidera importare in azienda. Per poter eseguire l importazione dei clienti e fornitori, prima di confermare l operazione di import, è necessario attivare la creazione automatica dei codici, al fine di attribuire ai clienti/fornitori da importare in Gestionale 1 una codifica automatica, in quanto nella procedura dello Studi, il cliente non è identificato da un codice conto specifico. Per i clienti occorre selezionare l opzione Creazione automatica dei codici nella scheda Codice clienti della scelta Parametri Vendite \ scheda Altri (menu Base \ Archivi Vendite ). Per i fornitori occorre selezionare l opzione Creazione automatica dei codici nella scheda Codice fornitori della scelta Parametri Acquisti \ scheda Altri (menu Base \ Archivi Acquisti ). 5 Export Dati Questa scelta (Figura 13) consente di generare un file da trasferire allo Studio per il caricamento automatico dei movimenti e delle anagrafiche nell applicazione AGO Infinity. - 12 -
Figura 13 Il trasferimento viene eseguito per periodo. Nella sezione Trasferimento corrente è necessario indicare la data fino alla quale si desidera trasferire ad AGO Infinity le Fatture (di Acquisto e di Vendita) e/o i Corrispettivi (a Ventilazione e Scorporo) e/o i Movimenti di Prima Nota. Nella sezione Dati da trasferire occorre selezionare quali dati inviare allo Studio. Per poter effettuare l operazione di export deve essere selezionato almeno un archivio. Le tipologie di dati che si possono trasferire sono: Anagrafiche (Clienti/Fornitori) Movimenti, tra cui è possibile scegliere tra Fatture (sia di Acquisto che di Vendita), Corrispettivi (sia Ventilazione che Scorporo) e Prima Nota. Durante l elaborazione viene creato un file di testo all interno del percorso specificato nel campo Creare il file su. Nella sezione Nessun Trasferimento Precedente / Ultimo Trasferimento viene riepilogato come è stato eseguito l'ultimo trasferimento, cioè cosa è stato trasferito e fino a che data. Selezionando il pulsante Trasferimenti precedenti è possibile visualizzare la lista di tutti i trasferimenti effettuati dove è indicato per ogni spedizione il numero, cosa è stato trasferito e fino a che data. Selezionando il pulsante Ripeti ultimo trasferimento è possibile ricreare l'ultimo trasferimento in modo identico a come era stato generato il file in precedenza. - 13 -
6 Export Saldi di bilancio Nell applicazione AGO Infinity, per le ditte per le quali non viene gestita la contabilità presso lo Studio, è presente una funzionalità definita Caricamento saldi esterni che consente di importare i saldi di bilancio. In Gestionale 1 è possibile trasferire i Saldi di Bilancio, dopo aver attivato l opzione Saldi di bilancio e aver definito il Codice conto clienti e il Codice conto fornitori nella scelta Parametri (menu Moduli \ Collegamenti \ Studio Zucchetti AGO ). L esportazione dei dati avviene nella scelta Stampa Bilancio (menu Contabilità \ Elaborazioni Periodiche ), scegliendo come formato Crea file Caricamento Saldi. Il file che viene creato è in formato.csv. 7 Contropartite / IVA Questa scelta permette di trasferire correttamente i dati allo studio senza apportare alcuna modifica alle scritture contabili. Infatti, l applicazione AGO Infinity richiede che, in una registrazione I.V.A. relativa a fatture o note di credito/ debito, sia specificata per ogni riga I.V.A. una contropartita contabile. Se tale specifica non dovesse avvenire i movimenti non verrebbero trasferiti. Copyright Zucchetti S.p.A. Tutti i diritti sono riservati, è vietata la distribuzione senza il consenso della Zucchetti S.p.A. Il presente documento ha una funzione esclusivamente di supporto tecnico; è vietata la riproduzione per scopi commerciali. - 14 -