CINECA per l Università digitale

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1 CINECA per l Università digitale

2 CINECA Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA. A cura del Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria. Relazioni Esterne per l Università re.univ@cineca.it

3 Indice Introduzione 5 La soluzione U-GOV 8 Servizi aggiuntivi per l Università digitale 22 Soluzioni Infrastrutturali e Cloud 27

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5 Cineca per l Università Digitale Cineca progetta sistemi informativi disegnati specificatamente per le Università e gli Enti di Ricerca Italiani. Sostiene lo sviluppo del sistema dell Alta Formazione e della Ricerca promuovendo la diffusione di tecnologie innovative e il continuo miglioramento della qualità dei servizi erogati da queste Istituzioni. La profonda conoscenza del mondo accademico consente di offrire soluzioni efficaci per la governance amministrativa degli Atenei, l integrazione dei servizi always-on di informazione e lavoro, la semplificazione delle infrastrutture informatiche. Innovazione Capacità di investimento in ricerca e sviluppo per l evoluzione dei propri servizi. Progetti Capacità e competenze per sviluppare progetti ritagliati sulle specificità degli Atenei. Tecnologie e Infrastrutture Conoscenza delle tecnologie IT di riferimento, disponibilità di risorse e infrastrutture di livello mondiale. PUNTI DI FORZA DEL CONSORZIO Cooperazione Condivisione e reciproco trasferimento di conoscenze con il sistema universitario Italiano per migliorare continuamente la qualità dei servizi erogati. Standard Ruolo di promotore nei processi di standardizzazione nel mondo Higher Education & Research europeo. Servizi e Soluzioni Esperienza ventennale nello sviluppo di sistemi informativi per le Università italiane, dalla gestione degli studenti alla ricerca, dai portali all E-learning, dalla firma digitale al voto elettronico. CINECA per l Università Digitale 5

6 Gli Atenei nell era digitale Nel nuovo contesto competitivo in cui operano, gli Atenei sono chiamati ad agire con crescente efficacia nella definizione e nell attuazione delle strategie, nella pianificazione e nel controllo delle risorse, anche in considerazione degli obiettivi e degli indirizzi fissati dal Ministero dell Università e della Ricerca. Questo processo di razionalizzazione richiede sia una visione sistemica sulle principali aree strategiche, sia la capacità di valorizzare le singole specificità dell Ateneo. Cineca si pone al servizio degli Atenei ed Enti di Ricerca con soluzioni capaci di supportare i processi dell amministrazione, della ricerca e della didattica. In questo contesto si colloca U-GOV, il sistema informatico integrato per la governance degli Atenei. A U-GOV si affiancano altre soluzioni quali Live to Learning per lo sviluppo di corsi di formazione a distanza, il sistema di voto elettronico u-vote e infine SURplus, la soluzione per la gestione integrata delle informazioni relative alle attività e ai prodotti della ricerca accademica. La richiesta di servizi di qualità sempre più elevata e la diminuzione delle risorse finanziarie impongono significative evoluzioni anche alle infrastrutture IT. Le risposte degli Atenei a questi cambiamenti passano dalla razionalizzazione, controllo e consolidamento delle risorse e dei processi legati ai propri Data Center. Cineca è impegnato ad affiancare le istituzioni universitarie in questo percorso con U-Cloud, la nuova generazione di servizi infrastrutturali. 6 CINECA per l Università Digitale

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8 La soluzione U-GOV Il sistema integrato per la governance degli Atenei U-GOV è il sistema informatico integrato per la governance degli Atenei, finalizzato alla definizione di obiettivi, strategie e mezzi per il raggiungimento dei risultati e il loro monitoraggio. U-GOV rappresenta la nuova generazione di soluzioni Cineca per gli Organi di Governo e l Amministrazione degli Atenei. Nasce dall incontro tra le tecnologie più innovative, le metodologie di sviluppo più avanzate e il patrimonio di competenze e di best practice acquisite da Cineca nella collaborazione con le Università italiane. Solution Map U-GOV 8 CINECA per l Università Digitale

9 Benefici e Vantaggi Integrazione Semplificare la complessità di informazioni e processi La gestione delle Risorse Umane, della Ricerca, della Contabilità, dei Servizi agli Studenti negli Atenei deve essere affrontata con un sistema basato su un architettura applicativa integrata, che permetta di superare i limiti delle soluzioni autonome. Da questo principio nasce U-GOV. U-GOV consente di attivare diversi livelli di integrazione tra le aree funzionali d Ateneo utilizzando il potenziale fornito dalla propria architettura. Dalla semplice condivisione delle informazioni al disegno di processi trasversali complessi. U-GOV rende possibile inoltre il controllo dei processi che superano i confini dell Ateneo stesso permettendo di comunicare con sistemi informativi e banche dati di entità esterne quali la Pubblica Amministrazione, il Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca, altri Enti ed Atenei. Flessibilità Facilitare il disegno del modello organizzativo Gli Atenei oggi necessitano di sistemi informativi in grado di adattarsi alle continue evoluzioni che avvengono all interno della propria organizzazione. U-GOV non impone uno schema organizzativo a priori, ma può essere configurato dall Ateneo sulla base della propria struttura e dei processi attivati. L elevato livello di flessibilità permette a U-GOV di sostenere anche l evoluzione e la trasformazione nel tempo dell organizzazione dell Ateneo. Servizi Potenziare i servizi offerti dall Ateneo Gli Atenei sono continuamente chiamati ad affrontare lo sviluppo di nuovi servizi e applicazioni che condividano dati e funzionalità. U-GOV propone una copertura funzionale ampia e rende coordinati ed efficienti i servizi erogati dall Ateneo. L offerta dei moduli funzionali di U-GOV estende lo spettro rispetto al passato e permette all Università lo sviluppo di nuovi servizi. Il coordinamento efficiente dei processi della Didattica, della Ricerca, delle Risorse Umane e della gestione amministrativa, in U-GOV contribuisce a far emergere il valore dell offerta di servizi di Ateneo nella sua globalità. Controllo Sviluppare la governance di Ateneo Il sistema informatico di Ateneo oltre alla automazione dei processi gestionali deve porsi a supporto dei processi decisionali. U-GOV offre agli organi di governo gli strumenti necessari per monitorare costantemente le performance, pianificare e valutare le strategie adottate. Allo stesso tempo l Ateneo potrà intervenire direttamente sul modello organizzativo mettendo in pratica le necessarie azioni correttive per potenziare i servizi erogati, contenere i costi, ottimizzare l impegno delle risorse umane. Continuità Valorizzare gli investimenti Gli Atenei stanno ponendo sempre maggiore attenzione al controllo dei costi e alla valorizzazione di quanto investito. La massima compatibilità di U-GOV con la precedente generazione di applicativi Cineca delinea per gli Atenei un cammino evolutivo che protegge e valorizza gli investimenti effettuati. L evoluzione del sistema informativo prevede un graduale passaggio alla nuova architettura applicativa U-GOV dando modo all Ateneo di affrontare i cambiamenti organizzativi nel rispetto delle scelte passate e nella salvaguardia dei servizi e dei dati esistenti. CINECA per l Università Digitale 9

10 Servizi di supporto Da molti anni Cineca offre diverse modalità di supporto agli Atenei nelle fasi di avvio ed utilizzo dei software del Consorzio. Hosting, Formazione, Help Desk e Consulenza sono stati certamente uno dei fattori chiave che hanno contribuito alla positiva diffusione degli applicativi Cineca tra le Università Italiane nel corso degli anni 90 e 00, ed hanno subito un ulteriore processo di consolidamento dal 2006 con la partenza del progetto U-GOV e l evoluzione verso un impianto applicativo fortemente integrato. Formazione e Consulenza Per supportare gli utenti nelle fasi di configurazione, avvio ed utilizzo quotidiano delle soluzioni U-GOV, Cineca offre corsi di formazione con una struttura e un programma predefiniti o personalizzabili in base alle esigenze dell Ateneo. La formazione riguarda argomenti specifici sia di natura funzionale, come corsi e incontri di approfondimento su tematiche relative alle aree funzionali dell Ateneo, sia di natura tecnica/tecnologica. La formazione U-GOV include anche attività di tipo consulenziale, in particolare rivolte alla definizione di prassi operative e all interpretazione di vincoli normativi che riguardano l area amministrativa della Contabilità, Risorse Umane, Studenti e Didattica, Ricerca, Pianificazione e Controllo di gestione. Una parte rilevante della consulenza specializzata viene svolta presso le sedi universitarie, con attività di formazione, incontri di approfondimento, nonché di supporto in senso stretto, in concomitanza di attività particolari, come ad esempio la chiusura del bilancio consuntivo o l attivazione dei moduli opzionali. All interno dell attività di formazione dedicate agli applicativi U-GOV, Cineca ha attivato anche un programma di Formazione a Distanza, pensata per permettere a tutti gli utenti di Ateneo di accedere in qualunque momento ad un archivio di informazioni e tutorial che li possono guidare nell utilizzo dei software. I contenuti della piattaforma di E-learning U-GOV saranno mantenuti ed aggiornati da Cineca, in questo modo l Ateneo potrà essere sempre informato sulle novità funzionali introdotte negli applicativi U-GOV per la gestione amministrativa. Help desk L assistenza di Help Desk si occupa della soluzione di tutte le problematiche inerenti i sistemi, le funzionalità applicative, i dati e l infrastruttura tecnologica. L assistenza applicativa di base si occupa della manutenzione correttiva tesa ad eliminare le eventuali malfunzioni dei sistemi Cineca. Allo stesso tempo il servizio di Help Desk si fa carico di inviare e seguire gli aggiornamenti applicativi che per alcune aree amministrative hanno una sadenza quasi settimanale, vista la frequenza con cui avvengono i cambiamenti in materia normativa o nei dati che l utente utilizza. In particolare l assistenza applicativa di base supporta l Università in tre diversi ambiti: nelle fasi iniziali di personalizzazione del sistema, orientandola nelle scelte di configurazione più opportune per massimizzarne le potenzialità; nella manutenzione correttiva tesa ad eliminare eventuali malfunzioni del sistema; nell invio degli aggiornamenti dei sistemi. Cloud e Application Management I servizi Infrastrutturali e Cloud sono un altro aspetto molto importante del supporto all utenza di U-GOV. Queste tematiche sono approfondite nell ultimo capitolo di questa pubblicazione. SERVICE formazione SERVICE help desk SERVICE consulenza 10 CINECA per l Università Digitale

11 Portale di Ateneo Portale di Ateneo mobile gestione multilingua Progettazione design progettazione partecipata e user centered design Presentazione istituzionale area pubblica Intranet, servizi e Community aree riservate Siti di facoltà e dipartimenti siti federati Redazione e gestione content strategy e content migration accesibilità e usabilit à integrazione servizi redazione distribuita e workflow U-GOV Portale Un Portale integrato di informazioni e servizi U-GOV Portale gestisce e rende facilmente raggiungibili tutte le informazioni ed i servizi dell Ateneo erogati dalle unità amministrative centrali e dalle strutture decentrate. Facilita l organizzazione del lavoro dei docenti, dei ricercatori e del personale amministrativo, accompagna lo studente nell iter di studio, collega e valorizza il patrimonio informativo dell Ateneo e facilita la collaborazione tra studenti, docenti, ricercatori, con la Scuola, con le Imprese, con gli altri Atenei. La tecnologia di U-GOV Portale è pensata per potenziare l integrazione con U-GOV, ESSE3 e tutti gli applicativi Cineca, così come altre applicazioni esterne, piattaforme di E-learning e sistemi di collaborazione, messaggistica, calendari. Il Portale pubblico per una presentazione efficace delle attività istituzionali dell Ateneo Il modulo Area Pubblica di U-GOV Portale è la sezione del portale istituzionale ad accesso libero, principale strumento della comunicazione verso tutti gli utenti dell Ateneo. Il Portale consolida l immagine dell Ateneo, ne valorizza il patrimonio informativo e orienta la comunicazione per canali (didattica, ricerca, organizzazione, strutture, internazionalizzazione, ecc.) e per target di utenza, con approcci tradizionali, multicanali e social. Le Aree Riservate per organizzare i servizi per l utente U-GOV Aree Riservate organizza e distribuisce i servizi dell Ateneo, via web o mobile, integrandoli e presentandoli in una modalità studiata e personalizzata per ogni specifico stakeholder (studente, docente, ricercatore, azienda). I servizi disponibili espongono dati e funzioni erogate dai gestionali in una modalità volta a supportare la continuità nel processo di fruizione. Architettura su piattaforma open source e multilingua U-GOV Portale è basato su piattaforme open source ed è costituito da una serie di moduli (building block) e componenti realizzate specificamente da Cineca per la realtà universitaria. Questo approccio permette di partire da una soluzione definita e consolidata, conforme alla normativa, configurabile e personalizzabile. In questo modo l Ateneo può risparmiare tempo e risorse nello sviluppo del portale a favore della sostenibilità dell iniziativa nel tempo. Lo staff IT e della Comunicazione dell Università può concentrare le risorse sugli aspetti di personalizzazione ed esprimere al meglio le unicità dell Ateneo. U-GOV Portale si basa inoltre su una piattaforma progettata per soddisfare le esigenze di un pubblico internazionale e fornisce un quadro completo per creare un portale web e un sistema di gestione dei contenuti multilingue. La piattaforma può essere predisposta per consentire all Ateneo di attivare lingue aggiuntive nel tempo. Tanti siti federati, un unica identità L approccio a siti federati offerto dal Portale U-GOV permette di veicolare l immagine dell Ateneo come entità unica, composta da più parti che allo stesso tempo conservano la loro autonomia, interagiscono e condividono un modello comune per garantire un servizio omogeneo e di qualità di contenuti e servizi. CINECA per l Università Digitale 11

12 Accessibilità ed Usabilità in linea con la normativa Cineca pone grande attenzione agli standard di accessibilità in linea con la normativa italiana e internazionale (Legge Stanca, direttive europee, raccomandazioni del W3C). La soluzione U-GOV Portale prevede inoltre una metodologia per garantire la completa usabilità in relazione ai diversi target di utenza ed ai relativi bisogni informativi e contesti d uso. Pertanto Cineca affronta le scelte tecnologiche e lo sviluppo dei progetti nel rispetto dei criteri di accessibilità ed usabilità e nell adeguamento alla normativa vigente. Redazione distribuita e workflow redazionale U-GOV Portale rende disponibile un sistema di redazione particolarmente avanzato, usabile, flessibile e multilingua. La Redazione Distribuita si compone di una Redazione Centrale, responsabile del piano editoriale e di comunicazione dell Ateneo, e diverse Redazioni Periferiche, responsabili dell aggiornamento e/o pubblicazione della sezione o dei contenuti del portale di propria competenza. Il workflow redazione consente di configurare in modo più o meno sofisticato il ciclo di inserimento, approvazione e pubblicazione dei contenuti e migliorare gli standard operativi e organizzativi dell Ateneo. Progettazione partecipata e user-centered design Grazie ad un laboratorio interno chiamato UXlab, Cineca applica i principi ed i metodi del processo di sviluppo centrato sull utente (UCD - User-Centered Design) e di progettazione partecipata (Partecipatory Design) durante l intero ciclo di produzione o re-design di un portale o servizio web. UXlab propone tecniche, processi e strumenti che pongono al centro del progetto le esigenze degli utenti in relazione al contesto d uso e gli obiettivi e le esigenze degli stakeholder interni ed esterni all Ateneo. Mettendo al centro della progettazione la user experience e le metodologie di Architettura dell Informazione, UXlab garantisce lo sviluppo di portali efficaci, semplici da usare e consultare e pensati per l accesso web e mobile. Porting dei dati dalla precedente piattaforma di portale Cineca si fa carico tramite progetto ad hoc di predisporre il porting graduale di tutti i contenuti del precedente portale di Ateneo verso la nuova piattaforma U-GOV e l aggiunta di nuove sezioni e servizi avanzati. In collaborazione con l Ateneo Cineca sviluppa un piano di content strategy e di content migration che definisce le modalità e gli strumenti di migrazione dei contenuti esistenti nel nuovo Portale di Ateneo. Modularità della soluzione U-GOV Portale è una soluzione modulare che l Ateneo può adottare gradualmente in funzione delle proprie priorità e strategie. Può attivare indipendentemente e in maniera completa o parziale il Portale istituzionale pubblico, le aree riservate, i siti federati delle strutture, la gestione multilingua, l integrazione di servizi ad hoc, l integrazione con i social network e la multicanalità, ecc. Il piano di attivazione viene predisposto sulla base delle esigenze specifiche dell Ateneo. Moduli U-GOV proget tazione partecipata e user centered design accesibilità e usabilità content strategy e content migration gestione multilingua mobile area pubblica aree riservate siti federati integrazione servizi redazione distribuita e workflow 12 CINECA per l Università Digitale

13 Pianificazione e Controllo Imputazione diretta dei costi in Contabilità pianificazione obiettivi e risorse budget e simulazioni simulazioni risorse umane pianificazione e budgetin g reporting e allocazione indiretta dei costi analisi contabilità analisi analisi esse3e sse3 dashboard & kpi my esse3 didattica risors e umane job analisi ricerca analisi studenti allocazione costi reporting e analisi delle performance introduzione azioni correttive U-GOV Pianificazione e Controllo Analisi e razionalizzazione della spesa, collegamento fra risorse e obiettivi Grazie a U-GOV P&C è possibile attivare un iter di programmazione pluriennale e di responsabilizzazione degli attori verso l utilizzo delle risorse e il conseguimento dei risultati. Misurare il comportamento delle diverse strutture e confrontarne le performance. Attivare sistemi di monitoraggio e confronto con altri Atenei. L obiettivo è mettere a disposizione del management un ambiente di dati multidimensionale per valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le evoluzioni del contesto e del mercato. Il Data Warehouse come base informativa Il processo di pianificazione e controllo necessita di informazioni tempestive, certificate e coerenti con la visione e la strategia del governo dell Ateneo. Il Data Warehouse di U-GOV, calato sulle specificità di ciascun Ateneo, offre una visione analitica ed integrata sia dei risultati dei processi istituzionali dell Ateneo (Didattica e Ricerca) sia dell efficacia ed efficienza dell azione amministrativa (Personale e Contabilità). Questo facilita la creazione di analisi multi-dimensionali che, in tempo reale e con semplicità, forniscono reportistica e indicatori utili ai decisori. Operational Data Store (ODS) per potenziare e diffondere il reporting operativo Cineca ha introdotto nell ambito del Data Warehouse di Ateneo un Operational Data Store che facilita la creazione di reporting operativo di supporto all azione amministrativa e potenzia la sua distribuzione tra le diverse strutture. Ciascun modulo di Analisi U-GOV è composto quindi da uno strato di reporting gestito dall ODS, affiancato alle funzionalità di analisi avanzata dei Data Mart sviluppati. Cruscotti, simulazioni, programmazione e budgeting: strumenti direzionali in una visione unitaria Il ciclo di pianificazione e controllo è strutturato in una logica integrata: definizione degli obiettivi dell Ateneo, pianificazione di medio-lungo periodo, budgeting operativo di breve periodo, contabilità analitica e ribaltamento costi indiretti, valutazione delle performance. Massima integrazione e condivisione di informazioni tra la contabilità e gli strumenti di pianificazione sia in fase preventiva che consuntiva. Supporto alle decisioni Da una parte il sistema offre vantaggi pratici che snelliscono e migliorano il lavoro dei responsabili dell area del personale e degli utenti operativi. Dall altra parte anche gli organi dirigenziali degli Atenei possono toccare con mano il grande apporto di informazioni e dati a supporto del loro compito decisionale. Confronto immediato tra passato e futuro Per andare oltre la fase di monitoraggio e spingersi verso processi di pianificazione strategica sono necessarie applicazioni che permettano di disegnare scenari futuri e di gestire la distribuzione di obiettivi e risorse. Per queste necessità Cineca ha progettato una serie di best practice e strumenti di what if analisys completamente integrati con il mondo del Data Warehouse per consentire un confronto immediato tra il passato ed il futuro. Moduli U-GOV analisi didattica analisi contabilità analisi risorse umane analisi studenti analisi ricerca simulazioni risorse umane allocazione costi dashboar d & kpi pianif icazione e budgeting CINECA per l Università Digitale 13

14 Contabilità Allocazione costi indiretti Tasse Stipendi pianificazione e budgeting contabilità analitica cicli attivi e passivi ciclo attivo e passivo registrazioni contabili dei cicli contabilità generale flussi finanziari inventario contabilità analitica consuntivazioni e chiusure contabilità analitica contabilità finanziari a contabilità finanziari a gestione fiscale contabilità finanziari a contabilità generale U-GOV Contabilità Contabilità Finanziaria ed Economico-Patrimoniale come metodi complementari Contabilità Finanziaria e Generale convivono in U-GOV come letture diverse ed integrate della stessa realtà, eliminando duplicazioni di informazioni e attività. I due modelli possono convivere, essere attivati separatamente, operare in modo completamente autonomo. Indipendenza nella definizione dei processi I Cicli Gestionali altamente configurabili di U-GOV permettono di disegnare liberamente il flusso che compone i cicli attivo e passivo in base ai processi amministrativi interni. Parametrizzazione della contabilità La contabilità di U-GOV non è solo parametrizzabile ma può essere configurata in maniera dinamica e personalizzata senza l imposizione di regole predefinite nell applicativo. L Ateneo può scegliere liberamente tra una serie di modelli e buone pratiche quelli da applicare alla propria organizzazione. Integrazione con i progetti di ricerca U-GOV coordina la gestione dei progetti, siano essi progetti di ricerca o progetti interni, nei due mondi contabili (finanziaria e generale/analitica). Questa caratteristica permette in particolare la rendicontazione dei progetti, offrendo un aiuto indispensabile per la gestione dei bandi e dei fondi di finanziamento. Budget, preventivo e fase di pianificazione U-GOV gestisce sia il preventivo finanziario, in ottica annuale o pluriennale, sia il budget analitico. Gestione del workflow, Contabilità Analitica, allocazione dei costi indiretti, controllo di gestione, analisi what-if e forecasting. Configurazioni per diversi tipi di enti, scuole e istituti La Contabilità di U-GOV presenta una vasta gamma di configurazioni che le permettono di adattarsi anche a realtà diverse dagli Atenei: Scuole ed Istituti di Ricerca, Enti Pubblici non territoriali di erogazione di servizi, fino alle IPAB e alle aziende del Servizio Sanitario Nazionale. Moduli U-GOV contabilità finanziari a contabilità generale contabilità analitica ciclo attivo e passivo flussi finanziari inventario gestione fiscale 14 CINECA per l Università Digitale

15 Ricerca competenze risorse programmazione e selezione degli srtrumenti gestione progetti risorse ricerca gestione di attività e degli assett gestione progetti risorse ricerca catalogazione dei risultati della ricerca catalogo e valutazione ricerca valutazione dei risultati della ricerca catalogo e valutazione ricerca valorizzazione dei risultati risorse ricerca U-GOV Ricerca Dalla pianificazione alla valutazione delle performance U-GOV Ricerca offre la gestione completa della filiera Ricerca. Programmazione e definizione degli obiettivi, sviluppo delle attività, rendicontazione, monitoraggio e valutazione dei risultati, gestione delle competenze dei ricercatori, dei gruppi e dei laboratori. Catalogazione della produzione scientifica Creazione di un archivio centralizzato della produzione scientifica. Unico punto di inserimento dei dati per il ricercatore, grazie al collegamento con banche dati e i sistemi del MIUR ed ai meccanismi di interoperabilità (OAI-PMH e web service) e di import ed export dati (vari formati standard MODS, ISI, BibTex, Pubmed,..). Integrazione con U-GOV Risorse Umane per il riconoscimento degli autori e fruizione dei dati giuridici storicizzati. Statistiche e reportistica avanzata per analisi sulla produzione. Valutazione interna della produzione scientifica Gestione efficiente del processo di valutazione dei prodotti presenti nel catalogo di Ateneo. Valutazione automatica con bibliometrics e/o basata su peer review, definizione flessibile della sessione di valutazione e del workflow. Reportistica e statistiche. Progetti di ricerca U-GOV offre una gestione avanzata dei progetti di ricerca, di didattica ed evoluzione organizzativa. La gestione del budget e la rendicontazione finanziaria è potenziata grazie alla completa integrazione con la Contabilità. Supporto nell organizzazione delle risorse e delle attività con la gestione dei workpackage, dei timesheet e all integrazione con le Risorse Umane. L Ateneo può avere una visione globale sullo stato di avanzamento dei progetti, fino al dettaglio di risorse e finanziamenti. Competenze, risorse, laboratori Gestione di informazioni riguardanti strutture di ricerca, gruppi, temi di ricerca, competenze scientifiche, risorse, logistica, attrezzature, offerta tecnologica e di servizi. Disseminazione e valorizzazione risultati U-GOV facilità i compiti dell ufficio ILO creando una vetrina di risultati, risorse, attività, e offerta servizi per promuovere l incontro e la collaborazione con imprese e organizzazioni territoriali. Supporto alla promozione dei risultati della ricerca verso Digital Library, Institutional Repository, harvester internazionali e motori di ricerca, mediante integrazione basata sugli standard più diffusi. Moduli U-GOV catalogo e valutazionericerca gestione progetti risorse ricerca CINECA per l Università Digitale 15

16 Didattica e Studenti Ciclo della Didattica Ciclo dello Studente orientamento comunicazione e community ammissione e ingresso esse3 carriera my esse3 mobile comunicazione e community comunicazione e community esse3 esse3 conseguimento titolo esse3 pa tirocini job placement & stages my esse3 esse3 job valutazione esterna: placement U-GOV Didattica e Studenti Didattica, fattore competitivo ESSE3 e U-GOV potenziano la gestione globale di tutto il ciclo di vita dello studente e delle attività formative. Programmazione, erogazione e verifica della didattica. Attività di orientamento e ammissione. Carriera dello studente. Gestione stage, tirocini e placement. Programmazione didattica U-GOV copre l intero processo che va dall istituzione di un nuovo corso di studio fino alla definizione dell offerta formativa, delle coperture degli incarichi didattici e delle regole per la composizione dei piani di studio degli studenti. Gestione dei regolamenti didattici e delle regole per i piani di studio. Definizione dettagliata degli insegnamenti, copertura docenza, contenuti formativi. Integrazione con Segreteria Studenti e banca dati OFF.F. Organizzazione spazi e calendari per la didattica. Potenziamento delle attività di orientamento La gestione unificata delle attività di orientamento dello studente presente in ESSE3 permette di incrementare le immatricolazioni ai corsi di studio. In fase di orientamento in ingresso è possibile accompagnare il potenziale studente nel processo di scelta con siti dedicati, presenze su social network, ad hoc e newsletter. ESSE3 PA dall Ateneo alla Pubblica Amministrazione I dati di carriera degli studenti messi a disposizione delle pubbliche amministrazioni accreditate presso l Ateneo, all insegna della decertificazione, semplificazione, digitalizzazione e velocizzazione dei flussi. Carriera completa dello studente ESSE3 eroga una suite completa di funzionalità e servizi allo studente dall iscrizione alla laurea: immatricolazioni, passaggi, trasferimenti, mobilità, tasse, iscrizione e verbalizzazione esami, conseguimento del titolo. L arco dei servizi può essere erogato sia tramite portali e piattaforme E-learning sia con applicazioni per mobile device. Qualità della didattica U-GOV semplifica il processo di monitoraggio e valutazione della qualità di un corso di studi integrando diverse fonti dati in un unico punto. Offre strumenti per la gestione e l analisi a consuntivo delle attività didattiche effettivamente erogate, con un facile monitoraggio dei risultati. Placement dei laureati ESSE3 supporta le relazioni con il mondo del lavoro, la gestione stage e tirocini curricolari e post lauream. Integrazione con banche dati nazionali di laureati. Bologna Process e mobilità dello studente Cineca e KION promuovono lo sviluppo e l adozione all interno dei propri sistemi informativi di standard europei per supportare l armonizzazione dei corsi di studio, dei crediti e la mobilità dello studente. 16 CINECA per l Università Digitale

17 Moduli U-GOV programmazione didttica university planner quality esse3 my esse3 assurance mobile esse3 pa comunica zione e community Servizi Add-On Scenario didattico dello studente Questo servizio permette di rappresentare e rendere fruibili gli scenari dell offerta formativa dei corsi di laurea. Le mappe e gli scenari interattivi ottenuti offrono allo studente una visione chiara e precisa dei possibili percorsi messi a disposizione da un corso di laurea o degli step rimanenti per laurearsi. I docenti sono supportati nella costruzione dei corsi di laurea secondo i regolamenti ministeriali. Guida studenti online Lo scopo del servizio è di creare una guida online dell offerta formativa che raccolga in modo organico e rapido programmi di studio, orario delle lezioni, logistica, profilo docenti, dati sulla valutazione della didattica. Presentazione multilingua, attenzione ad accessibilità e usabilità, supporto per definizione architettura informativa e stile grafico. Servizio di stampa cartacea del manifesto degli studi. Progettazione campagne di comunicazione Consulenza per lo sviluppo di campagne di comunicazione verso studenti e altri stakeholder dell Ateneo. Analisi, individuazione target e raccolta contatti, progettazione grafica, studio dei canali e mediaplanning, SEO e advertising, monitoraggio e reporting. Trasformare gli studenti in contatti e i contatti in studenti, con la possibilità di identificare tramite rappresentazione grafica le azioni di orientamento più efficaci. Progettazione community Supporto all Ateneo nella creazione e gestione delle community di Ateneo di docenti e studenti, gestione dei target, ruoli, canali. Attività di formazione alla docenza per la gestione di community didattiche e per definire una presenza online continuativa ed avanzata. Integrazioni ad hoc con portali, piattaforme di e-learning e social network. Adempimenti MIUR Servizi relativi alla reportistica per le indagini statistiche sul sistema universitario (ANS, OFF.F, ecc..) che il MIUR richiede agli Atenei in determinati periodi dell anno. Controlli e verifiche di correttezza e completezza dei dati, assistenza nella correzione. Gestione tasse Consulenza specifica e outsourcing per l ottimizzazione organizzativa di processi specifici inerenti alla gestione delle tasse. Configurazione tasse, creazione massiva bollettini e file MAV, importazione flussi bancari, chiusure contabili e reportistica contabile, interfaccia con enti esterni. Prove di ammissione Il servizio offre supporto nell organizzazione delle prove di ammissione ai corsi di laurea a numero programmato. Predisposizione dei test di accesso, elaborazione anonima delle risposte, fornitura dei punteggi finali all Ateneo che infine provvede a formare la graduatoria degli ammessi. E possibile anche attivare un sito online sul quale ciascun candidato può rivedere il proprio test ed il punteggio ottenuto. Gestione concorsi di dottorato, master e scuole di specializzazione, corsi di perfezionamento Strumenti per gestire le proposte di un dottorato di ricerca in base agli specifici vincoli posti dal MIUR e dall Ateneo che lo istituisce. Per master e corsi di perfezionamento viene gestita la fase di attivazione, per le scuole di specializzazione la fase relativa ai concorsi. KION, a CINECA company KION è un azienda creata e controllata interamente da Cineca, nata per la progettazione e la realizzazione di applicazioni e soluzioni a valore aggiunto nell area dell amministrazione, della didattica e dei servizi per studenti e docenti. I software gestionali attualmente distribuiti, ESSE3 e U-GOV Didattica e Studenti, sono finalizzati a supportare l attuazione dell autonomia didattica, la completa gestione della carriera dello studente, il miglioramento dei processi amministrativi e dei servizi agli studenti. KION opera come software factory di Cineca e da Cineca trae l indirizzo strategico per sviluppare le relazioni con gli Atenei. CINECA per l Università Digitale 17

18 Risorse Umane gestione dell organico gestione organico valutazione delle prestazioni del personale valutazione prestazioni sviluppo organizzativo e formazione sviluppo e formazione stipendi stipendi missioni missioni e trasferte compensi compensi Sviluppo organizzativo Trattamenti economici reclutamenro e selezione reclutamento gestione ruoli carriere cessazioni Gestione carriere U-GOV Risorse Umane Continuità con le applicazioni già in uso U-GOV consolida quanto già fatto da Cineca in ambito gestione risorse umane (CSA) e offre nuovi strumenti a supporto della gestione del cambiamento organizzativo. Potenzia la gestione delle Risorse Umane in ambiti sempre più estesi, Economico, Giuridico, di Competenze e di Pianificazione. Stipendi, compensi e missioni Gestione di numerose figure professionali, rapporti con gli enti preposti, dematerializzazione documenti e atti. Alta configurabilità dei processi per Compensi e Missioni. Condivisione dei dati su persone e unità organizzative Un aspetto strategico è rappresentato dalla condivisione tra tutti i moduli di U-GOV delle anagrafiche delle persone e delle unità organizzative gestite in U-GOV Risorse Umane. Per questo in U-GOV è possibile ricondurre alla stessa identità i soggetti e le strutture che partecipano a processi diversi nei differenti ambiti funzionali. Dalla definizione degli obiettivi strategici alla valorizzazione delle risorse La suite di moduli permette di pianificare un percorso di crescita delle risorse interne sulla base degli obiettivi strategici individuati dall Ateneo delineando uno scenario ideale. Gestione strategica dell organizzazione e delle competenze Definizione dell organizzazione interna in termini di relazioni tra le funzioni e di responsabilità e attività. Gestione completa del catalogo delle competenze strutturate secondo classi e tipologie dell Ateneo. Valutazione prestazioni, obiettivi, competenze La valutazione delle prestazioni si articola in due ambiti distinti ma integrabili: obiettivi di risultato e competenze professionali. Automazione dei processi di formazione del personale Monitoraggio dello sviluppo della singola risorsa in termini di competenze e capacità professionali. Moduli U-GOV stipendi carriere compensi missioni e trasferte gestione organico valutazione prestazioni sviluppo e formazione reclutamento 18 CINECA per l Università Digitale

19 Gestione Documentale confirma Firma digitale Applicativi CINECA titulus organi archivio di deposito titulus Protocollo informatico e processi archivistici fascicolo di personal e fascicolo di studente workflow documentale Applicativi di Terze Parti Conservazione digitale conservazione digitale U-GOV Gestione Documentale Risparmiare risorse e snellire la burocrazia nel rispetto della normativa Supporto ai processi decisionali e alla conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale. Riduzione materiale cartaceo, razionalizzazione dei flussi documentali, completo rispetto della normativa, maggiore efficienza amministrativa e riduzione dei costi, trasparenza ed accessibilità ai documenti. Semplificazione delle interazioni tra studente e Ateneo. Interconnessione con le principali applicazioni gestionali U-GOV crea un unica base informativa alimentata non solo dal protocollo ma da tutti gli applicativi gestionali di Ateneo. Comunicazione tra unità interne semplice e veloce. Interoperabilità con altre amministrazioni tramite casella PEC. Gestione e archiviazione documenti Registratura di protocollo, copertura di ogni casistica di documenti, smistamento, gestione accesso e gruppi di utenti, controllo duplicati in arrivo, metadati descrittivi, file associati alla descrizione, versioning, indicizzazione, gestione fascicoli, funzioni di ricerca e reportistica. Documenti degli organi accademici Tracciamento e monitoraggio dei flussi documentali relativi a proposte e comunicazioni, calendario sedute, produzione ordine del giorno, lettere, delibere, verbali. Personalizzazione del workflow documentale Disegno workflow e azioni per uno o più documenti: controllo sugli attori, condivisione documenti, smistamento, iter paralleli, gestione risultati condizionali e non, gestione fascicoli, allegati. Fascicolo di studente e Fascicolo di personale Gestione documenti della carriera dello studente integrata con i sistemi U-GOV ESSE3 e GISS per la segreteria studenti. Creazione e inserimento dei documenti inerenti la carriera del personale integrata con U-GOV Risorse Umane. Integrazione con i servizi ConFirma e Conservazione Digitale di Cineca Certificazione della validità del documento tramite integrazione con la firma digitale. Trasmissione al sistema di conservazione digitale di documenti e metadati. Conservazione documentazione fiscale. Moduli U-GOV titulus titulus organi archivio di deposito workflow documentale fascicolo di personal e fascicolo di studente CINECA per l Università Digitale 19

20 Firma Digitale SISTEMA INFORMATIVO DOCUMENTI DA FIRMARE DOCUMENTI FIRMATI conf irma ConFirma Service Soluzioni ad hoc per firma e verifica HSM INFOCAMERE POSTECOM ACTALIS U-GOV ConFirma Soluzione unica nel panorama italiano ConFirma consente di apporre e verificare la Firma Digitale di qualsiasi documento informatico redatto secondo le norme ed i formati riconosciuti dalla normativa italiana (PKCS#7, PDF e XML). La scelta del formato in cui generare ed imbustare il documento è dettata dallo specifico contesto di utilizzo. Pieno rispetto delle leggi vigenti ConFirma nasce sulla base delle specifiche indicate sia dalla legge 59/97 e dalle sue successive revisioni che dal Codice dell Amministrazione Digitale di DigitPA (ex CNIPA). Funzionalità avanzate ConFirma può essere utilizzata anche nelle procedure di sottoscrizione più complesse: offre infatti la possibilità di apporre e verificare firme multiple, parallele e controfirme in tutti i formati supportati. Offre inoltre specifiche funzionalità per i formati aperti PDF e XML. Portabilità e interoperabilità Uno degli obiettivi primari di ConFirma è quello di facilitare l introduzione della Firma Digitale in qualsiasi ambiente operativo. E in grado di interoperare con numerose tipologie di Sistemi Informativi ed è compatibile con la maggior parte delle smart card distribuite dai certificatori accreditati e con qualsiasi dispositivo di firma dotato di driver PKCS#11 (compresi token USB e sistemi HSM). Modalità di fruizione flessibili, riduzione dei costi ConFirma è utilizzabile in diverse modalità. Integrato all interno di U-GOV e di ESSE3. Installato presso l utente e integrato con gli applicativi presenti nel sistema informativo locale. Utilizzabile in modalità SaaS come servizio erogato dal Datacenter Cineca, con una architettura disegnata per garantire alta efficienza e riduzione dei costi. Moduli U-GOV confirma 20 CINECA per l Università Digitale