Norme operative per l attivazione e l utilizzo del servizio di posta elettronica per gli enti pubblici (mail VOLi)

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1 Nrme perative per l attivazine e l utilizz del servizi di psta elettrnica per gli enti pubblici (mail VOLi) 1. Definizine del servizi Il servizi in ggett è ergat nell ambit del prgramma VOLI Vallecamnica OnLIne, cn risrse tecnlgiche e umane del Cnsrzi Cmuni BIM di Valle Camnica (in seguit definit BIM ). Il servizi cmprende: Attivazine caselle di psta elettrnica; access a caselle di psta elettrnica (POP3); trasmissine di psta (SMTP); access http a caselle POP3 e a funzinalità di trasmissine psta (WebMail). 2. Utenza Destinatari del servizi sn i Cmuni e gli enti pubblici appartenenti al territri dei Cmuni aderenti al BIM. Utenti finali del servizi sn gli amministratri e il persnale dirigente e dipendente dei Cmuni e degli enti spraccitati. 1

2 3. Richiesta di access al servizi L amministratre pubblic, il funzinari il dipendente pubblic che vglia accedere al servizi di psta elettrnica è tenut a presentare una richiesta all UOS VOLI del BIM, utilizzand l appsita mdulistica allegata. Le richieste effettuate dagli amministratri devn essere vistate dal Sindac, quelle effettuate dal persnale dipendente dell ente devn essere autrizzate dal Segretari Cmunale. La presentazine della richiesta di access al servizi di psta elettrnica cmprta la sttscrizine e l accettazine delle nrme indicate nel presente dcument. A seguit dell accettazine della richiesta, il persnale tecnic dell UOS VOLI del BIM rilascia al richiedente una cppia di chiavi d access: nme utente + passwrd tempranea. All utente sn inltre cnsegnate le istruzini necessarie ad effettuare la prima cnnessine al servizi e a sstituire la passwrd tempranea rilasciata dall UOS VOLI del BIM cn una passwrd che dvrà essere nta unicamente all utente. La titlarità dell utenza di access è strettamente persnale, pertant la passwrd nn deve essere cmunicata a terzi per nessun mtiv, nemmen al persnale tecnic del BIM. 4. Regle per il crrett utilizz del servizi 4.1. Obblighi L'Utente si impegna: a cnservare la passwrd persnale e a nn cnsentirne l'us a terzi; a ntificare immediatamente all UOS VOLI del BIM l'eventuale perdita di riservatezza esclusiva della passwrd; a nn cnsentire a terzi, a nessun titl, l'utilizz del servizi indicat in ggett; a nn divulgare eventuali infrmazini riservate di cui venisse a cnscenza, relative all'attività di altri utenti del servizi; a nn immettere, trasmettere, utilizzare, diffndere qualsiasi materiale che nn pssa essere legalmente distribuit in via telematica; a verificare preventivamente cn idnei sftware antivirus aggirnati l assenza di virus e simili dai file allegati ai messaggi che si accinge a trasmettere; a segnalare immediatamente all UOS VOLI del BIM eventuali attacchi infrmatici (spamming indiscriminat, trasmissine di virus, ecc.) da parte di utenti Internet, al fine di cnsentire al persnale tecnic di predisprre cntrmisure atte a circscrivere il prblema; ad sservare le nrme previste nel presente dcument. 2

3 L'Utente si assume la piena respnsabilità di tutti i dati da lui inltrati attravers il servizi. L'Utente si impegna a tenere indenne il BIM da qualsiasi dann, perdita, cst, respnsabilità, nnché dagli neri di spesa che dvesser derivare da atti, fatti, cmprtamenti missini psti in essere dall'utente nell'utilizzare il servizi Divieti I servizi di psta elettrnica nn pssn essere usati per le seguenti attività: us dei servizi delle risrse in un md che danneggi mlesti altre persne che attenti alla dignità umana; creazine trasmissine di qualunque immagine, dati altr materiale ffensiv, scen indecente; creazine trasmissine di materiale finalizzat in grad di arrecare disturbi prdurre ingiustificate preccupazini; creazine trasmissine di materiale diffamatri; trasmissine di materiale in vilazine dei diritti di autre; trasmissine di materiale cmmerciale pubblicitari nn richiest; frnitura deliberata di accessi nn autrizzati ai servizi frniti dal BIM; mancat adeguament di apparecchiature sftware dp che l UOS VOLI del BIM ha determinat che interferiscn cn il crrett funzinament della rete; qualsivglia attività vietata dalle leggi vigenti, cn particlare riferiment: alla vilazine delle legge sulla privacy, cn la lettura l intercettazine della psta destinata a qualsiasi sggett della rete Internet; alla vilazine della sicurezza, al danneggiament alla distruzine dei dati di archivi e cmputer della rete Internet; alla cmprmissine del funzinament della rete Internet e degli apparecchi che la cstituiscn tramite la deliberata diffusine di prgrammi appsiti (virus, trjan hrses, ecc.) l attuazine di attacchi elettrnici. qualsivglia attività che prduca cnsapevlmente: sprec di risrse di rete del persnale addett al su funzinament; interferenze nel lavr di qualsiasi sggett cllegat ad Internet; usi che impediscan l'utilizz del servizi da parte degli altri Utenti; 3

4 4.3. Netiquette : nrme di cmprtament Di seguit sn elencate le nrme di cmprtament che gni utente deve seguire affinché il servizi pssa funzinare nel miglir md pssibile, tenend presente che crtesia ed educazine, che reglan i rapprti cmuni tra le persne, valgn anche in quest cntest. Piché il servizi è un dei mezzi istituzinali di cmunicazine del Cmune dell ente, l'utente deve leggere i messaggi cn la dvuta frequenza (si cnsiglia almen tre vlte alla settimana); l'utente è tenut a cancellare la psta dal server almen una vlta al mese, in md da nn ccupare inutilmente l spazi disc del server stess; nell specific gni singla casella di psta elettrnica dispne di 250MB di spazi di archiviazine massim, che nn può essere superat; l'invi di files di grsse dimensini allegati ai messaggi è scnsigliat al fine di evitare l intasament di caselle di psta nn frequentemente scaricate; inltre la dimensine massima di un messaggi di psta cmprensiv dei sui allegati è stata fissata a 15 MB per evitare svraccarichi dei sistemi; è quindi cnsigliat utilizzare strumenti alternativi qualra sia necessari inviare parecchi file ai destinatari; è buna nrma inviare messaggi sintetici che descrivan in md chiar la questine; indicare sempre il subject chiaramente in md tale che il destinatari pssa immediatamente individuare l'argment del messaggi ricevut. In cas di utilizz della firma, questa deve essere breve e significativa; i messaggi devn essere preferibilmente di sl test, evitand ve pssibile gni frmattazine e inserzine di immagini; il servizi è principalmente destinat a scpi istituzinali; nn inviare mai lettere a catena (es. catena di S. Antni) che causan un increment del traffic in rete; ciò include lettere per nbili cause vere presunte; inviare lettere a indirizzi plurimi numersi sl in casi eccezinali. 5. Limiti di respnsabilità Il Cnsrzi BIM nn si ritiene respnsabile di eventuali danni recati all'utente a causa di guasti e/ malfunzinamenti degli apparati di gestine del servizi. Il Cnsrzi BIM, nei limiti delle risrse dispnibili, si impegna affinché tutti i servizi ggett del presente dcument funzinin nel miglire dei mdi. 4

5 6. Leggi vigenti Si richiama, nel presente articl l'insieme delle leggi vigenti che reglan l'utilizz della reti telematiche, tra cui specialmente: LEGGE SULLA PROTEZIONE DEI DATI (L. 675/96) E NORME ALLEGATE (TRA CUI L. 676/96 - D.LGS. 123/97 - D.LGS. 255/97); DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 10 NOVEMBRE 1997, N. 513 (REGOLAMENTO CONTENENTE I CRITERI E LE MODALITÀ PER LA FORMAZIONE, L'ARCHIVIAZIONE E LA TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CON STRUMENTI INFORMATICI E TELEMATICI A NORMA DELL'ARTICOLO 15, COMMA 2, DELLA LEGGE 15 MARZO 1997, N. 59); LEGGE 22 APRILE 1941 IN MATERIA DI DISPOSIZIONI SUL DIRITTO DI AUTORE, CON L'AGGIORNAMENTO DEL COMMA 1/B AGGIUNTO DALL'ART. 1 D.LGS. 29/12/1992, N. 518 (ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA 91/250/CEE RELATIVA ALLA TUTELA GIURIDICA DEI PROGRAMMI PER ELABORATORE). 7. Criteri per l attribuzine dei nmi utente indirizzi delle caselle Sn definiti criteri per l attribuzine dei nmi utente in maniera standardizzata, al fine di cnsentire una gestine razinale ed ecnmica delle perazini di amministrazine di sistema, di gestine delle liste di distribuzine, e di manutenzine varia e per minimizzare il rischi di abus di utilizz imprpri del servizi di psta elettrnica sia da parte dell utenza sia da parte di eventuali intrusri del sistema infrmatic. I criteri tengn inltre cnt delle indicazini frnite dalla Regine Lmbardia per l implementazine dei servizi di psta elettrnica nei prgetti SiSCtel Dmini cmunali L attribuzine di caselle di psta elettrnica nell ambit del servizi richiede che il Cmune abbia preventivamente prvvedut alla registrazine del nme a dmini gegrafic nelle frme cmune.<nmecmune>.bs.it e cmune.<nmecmune>.brescia.it, csì cme previst dalle nrme per l assegnazine dei nmi a dmini agli Enti Lcali emanate dalla Naming Authrity Italiana (Cnsigli Nazinale delle Ricerche), affidand direttamente indirettamente al BIM il rul di maintainer del nme a dmini. Per quant cncerne la prcedura di registrazine dei nmi a dmini si faccia riferiment all appsit dcument Nme utente denminazine principale della casella Il nme utente per l access al servizi cincide cn la denminazine principale della casella di psta elettrnica. Il nme utente cnsente l individuazine persnale dell utente all intern del Cmune di cui fa parte. 5

6 Oltre alla denminazine principale, la casella di psta elettrnica può prevedere nmi alternativi (alias) utilizzabili in ricezine, in cnsiderazine dei ruli rivestiti dall utente, sia cme amministratre, sia cme membr dell rganizzazine funzinale dell Ente. Il nme utente (vver la denminazine principale della casella) ha il seguente frmat: In cas di mnimie all intern dell stess cmune, al <nme.cgnme> seguirà un punt ed un prgressiv numeric. Esempi: Il nme utente csì definit: sarà utilizzat dal sistema cme identificativ del mittente per tutti i messaggi spediti dall utente; sarà l unic da cnfigurare sui prgrammi client di psta elettrnica degli utenti Alias Sn previsti i seguenti alias, indicativi delle funzinalità e dei ruli: Ruli amministrativi: Ruli rganizzativi dipendenti: 6

7 Il prgressiv numeric è previst in cnsiderazine del fatt che, in generale, più di un utente può perare in un stess uffici servizi settre. Il nme crrispndente priv del prgressiv numeric dvrà essere utilizzat cme nme per una lista di distribuzine (cfr. anche il paragraf successiv Liste interne ). Ad esempi: se Mari Rssi e Giuseppe Bianchi sn entrambi membri dell Uffici Tecnic del Cmune xxx, sarann create le due caselle: raggiungibili rispettivamente tramite gli alias: ed entrambe inserite nella lista In tal md: psta indirizzata genericamente vers raggiunge sia l utente Mari Rssi sia l utente Giuseppe Bianchi; psta indirizzata vers raggiunge esclusivamente l utente Mari Rssi e psta indirizzata vers raggiunge esclusivamente l utente Giuseppe Bianchi psta indirizzata vers raggiunge esclusivamente l utente Mari Rssi e psta indirizzata vers raggiunge esclusivamente l utente Giuseppe Bianchi Gli alias nn dvrann MAI essere cnfigurati sui prgrammi client di psta elettrnica Liste di distribuzine interne Per ciascun cmune sn definite liste di distribuzine interne in md da cnsentire di smistare messaggi di psta elettrnica vers gruppi di utenti. Nella tabella stt sn elencate le liste predefinite, cn il dettagli dei membri delle liste e dei sggetti abilitati a spedire psta vers le liste di distribuzine: Nme lista Chi fa parte della lista Vi sn iscritti autmaticamente tutti gli amministratri membri della giunta 7

8 edelcmune>.bs.it bs.it >.bs.it Vi sn iscritti autmaticamente tutti i membri del cnsigli cmunale. Vi sn iscritti autmaticamente tutti i membri della cmmissine cmunale in questine Vi sn iscritti autmaticamente tutti gli utenti che peran nell uffici in questine. Vi sn iscritti autmaticamente tutti gli utenti che peran nel servizi in questine. Vi sn iscritti autmaticamente tutti gli utenti che peran nel settre in questine. Vi sn iscritti autmaticamente tutti i dipendenti, il segretari, i cllabratri, ecc. del cmune. Ciascun utente può essere membr di più di una lista interna Equivalenza dei nmi a dmini gegrafici nelle frme.bs.it e.brescia.it In attuazine delle direttive frnite dal Cnsigli Nazinale delle Ricerche Naming Authrity, l UOS VOLI garantisce l equivalenza dei nmi a dmini gegrafici nelle frme cmune.<nmecmune>.bs.it e cmune.<nmecmune>.brescia.it. A tale prpsit, è garantita l equivalenza di tutti nmi di caselle e di liste nelle due frme. L equivalenza è realizzata cnsiderand la frma.brescia.it cme alias della frma.bs.it che pertant sarà cnsiderata la frma primaria di tutti i nmi e degli indirizzi. Ciò significa, in particlare, che l utente dvrà cnfigurare unicamente sul prgramma client la casella e che il sistema prvvederà autmaticamente a ricnscere la suddetta casella cme crretta destinazine dei messaggi indirizzati all indirizz equivalente 8. Servizi e mdalità di cnnessine 8.1. Servizi POP3 ricezine di psta L utilizz del servizi di lettura e scaric della prpria casella di psta elettrnica (POP3) richiede l access al server pp3.cmune.<nmecmune>.bs.it e la cmunicazine al server del nme utente nella frma cmpleta e della passwrd. 8

9 8.2. Servizi SMTP trasmissine di psta Il servizi di spedizine della psta elettrnica (SMTP) tramite prgrammi client richiede l access al server smtp.cmune.<nmecmune>.bs.it. Per ragini di sicurezza (misure anti spamming) per il suddett servizi è necessari attivare l autenticazine del server in uscita sul prpri client di psta cn le medesime credenziali di access POP3/WebMail Servizi WebMail interfaccia http per ricezine e trasmissine psta È a dispsizine di tutti gli utenti un interfaccia per la fruizine dei servizi di psta elettrnica, tramite cnnessine all URL vver equivalentemente all URL Inltre gli utenti del servizi VOLI-Intranet pssn accedere al WebMail inserend in un appsit bx di richiesta visibile in VOLI-Intranet le chiavi d access (nme utente e passwrd). L access ai servizi WebMail è dispnibile da qualsiasi pstazine cnnessa ad Internet e richiede la digitazine del nme utente nella frma cmpleta e della passwrd. L access al servizi WebMail cnsente: la lettura della psta e l scaric di file allegati; la spedizine di messaggi di psta e di file allegati; l archiviazine tempranea della psta su server, cn l rganizzazine in cartelle definibili dall utente; la mdifica della passwrd dell Utente Servizi Antispam sistema di filtraggi psta indesiderata È attiv sul sistema il servizi di Antispam/Antivirus che permette di filtrare i messaggi ricevuti da mittenti indesiderati. A tale scp tutte le caselle di psta riceverann girnalmente un reprt cn i messaggi cnsiderati spam e tempraneamente archiviati in quarantena dal sistema. Sarà cura di gni utente prcedere alla cancellazine definitiva dei messaggi indesiderati d al rilasci dei messaggi errneamente cnsiderati spam dal sistema. 9

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