ELABORAZIONE TESTI. Introduzione

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1 ELABORAZIONE TESTI Introduzione Introduzione Si può affermare che qualsiasi tipo di lavoro comporta sempre una maggiore o minore quantità di scrittura; a tale scopo sono stati realizzati svariati programmi di trattamento del testo. Il temine inglese che li descrive è Word Processing che definisce tutti i programmi il cui materiale principale è il testo. Un programma di trattamento non serve solo per scrivere, bensì per da-re un formato al testo in modo che abbia un aspetto migliore. Possiamo definire un programma di trattamento del testo come :"un programma che permette di scrivere nel P.C. o lavorare con dati già esistenti, per realizzare operazioni di correzione e formattazione di documenti di qualsiasi dimensione o complessità ed infine stampare il tutto". Si distinguono tre tipi fondamentali di programmi: 1. Editori di testo: Sono programmi che accettano testo dalla tastiera e lo mostrano sullo schermo senza che però siano possibili operazioni di formattazione, o solamente quelle più elementari (Edit del Dos, Write..) 2. Trattamento del testo: Sono i programmi grazie ai quali l'utente può scrivere testi e realizzare un gran numero di operazioni di formattazione. I più avanzati permettono di disegnare una pagina in varie colonne, incorporare grafici, realizzare tabelle, inserire disegni?. (Word..) 3. Desk top publishing (Impaginazione): Permettono di disegnare pagine complete di un settimanale o di una rivista (PageMaker, QuarkXPress, InDesign, Ventura?). Microsoft WORD Microsoft Word fa parte assieme ad Excel (foglio elettronico), Access (database) e PowerPoint (presentazioni grafiche) di un pacchetto di programmi che prende il nome di Office e che costituiscono appunto un "completo" per il lavoro d'ufficio. Occorre precisare che questi programmi sono prodotti da Microsoft ma esistono prodotti, anche open source, che svolgono egregiamente lo stesso lavoro e permettono anche di leggere e creare documenti in formato Microsoft Office. L'installazione, effettuata da Cd-Rom, può essere fatta completa o personalizzata, scegliendo i programmi da inserire. Schermata di word: Barre degli strumenti: Sono formate da una serie di pulsanti cliccando sui quali si accede velocemente ai comandi di uso più frequente; questi stessi comandi sono presenti anche nei vari menu. Quella superiore è detta Barra Standard, quella inferiore Barra Formattazione; è possibile attivare o disattivare la visualizzazione di queste barre in qualsiasi momento. Per visualizzare l'elenco completo delle barre degli strumenti si può scegliere il comando Barre degli strumenti del menu Visualizza selezionando la barra che si vuole utilizzare (oppure cliccare col tasto destro su un'area vuota

2 selezionando la barra che si vuole utilizzare (oppure cliccare col tasto destro su un'area vuota della barra strumenti: si apre la stessa finestra di prima); cliccando in una zona vuota interna al perimetro di una barra, si può trascinarla nel documento oppure fare l'operazione inversa. Ciascun utente, a seconda dell'uso che fa del programma può scegliere quali barre degli strumenti tenere sempre visibili in modo da avere i pulsanti dei comandi a "portata di mouse". Righelli: Per attivare o disattivare la visualizzazione dei righelli scegliere il comando Righello del menu Visualizza. Il righello serve per impostare i rientri per i paragrafi selezionati e per modificare i margini della pagina. Barra di stato Viene visualizzata all'apertura della pagina a meno che non si disattivi scegliendo il comando Opzioni del menu Strumenti (nella finestra che si apre selezionare la scheda Visualizza e quindi alla voce Finestra disattivare la casella di controllo "barra di stato"). Riporta una breve descrizione del comando o del pulsante che è selezionato, il numero della pagina attiva, la posizione del punto di inserimento sulla pagina corrente (A: distanza dal bordo superiore Ri: riga e Col: colonna) e la modalità di scrittura. Cliccando due volte al suo interno si apre la finestra Trova e Sostituisci. Barre di scorrimento: Permettono la visualizzazione di parti di che non sono contenute nella schermata. Ci sono frecce che permettono lo scorrimento verso l'alto, il basso, orizzontalmente, di una pagina alla volta. Particolare attenzione merita l'icona Seleziona oggetto da sfogliare: cliccando su di essa si apre una finestra nella quale si può scegliere come sfogliare il testo (per sezione, titolo, tabella..) Pagina di testo E' quella parte dello schermo dove verrà visualizzato il testo digitato. E' visibile solo in parte a meno che non si agisca sul pulsante che ridimensiona la visualizzazione; con un monitor più grande (15-17 pollici) è visibile tutta la pagina in orizzontale. Scelta dei comandi: Un comando non è altro che un'istruzione che mette word in condizione di eseguire una certa operazione. E' possibile scegliere un comando in più modi diversi: Sulla barra degli strumenti cliccando sul pulsante corrispondente Selezionandoli dai menu che compaiono in cima alla pagina: Cliccando con il tasto destro del mouse e usando i menù contestuali Utilizzando i tasti di scelta rapida Sulla barra degli strumenti cliccando sul pulsante corrispondente Icone Per creare, aprire e salvare un documento Funzione Per stampare, vedere l'anteprima di stampa e per effettuare il controllo ortografico Per tagliare, copiare, incollare e per copiare un formato Per annullare l'ultima azione effettuata e per tornare alla precedente

3 Per inserire collegamenti ipertestuali e per l'accesso a Word Wide Web Per costruire e inserire una tabella, inserire un foglio elettronico, colonne tipo giornale e per fare disegni Per fare una mappa del documento, per mostrare o nascondere i segni di paragrafo, per ottenere uno Zoom della pagina Per usare l'assistente di Office, per le scritte WordArt e per l'equation Editor Per applicare uno stile Per scegliere il tipo di carattere e la sua dimensione in punti Per formattare il testo in grassetto, corsivo e sottolineato Per allineare un paragrafo a sinistra, al centro, a destra e per giustificarlo Per gli elenchi numerati e puntati, per i rientri al punto di tabulazione Per formattare il bordo esterno di una selezione, per evidenziare, per cambiare il colore del carattere selezionato, per fare grafici Uso dei menu che compaiono in Alcuni comandi eseguono subito l'operazione ad essi associata, quelli seguiti da puntini di cima alla pagina sospensione visualizzano una finestra di dialogo all'interno della quale sarà possibile selezionare le opzioni desiderate. I comandi preceduti dal segno di spunta sono attivi, quelli a luminosità ridotta non sono attivabili nel contesto in cui si sta operando. Cliccando con il tasto destro del mouse su un oggetto si attiva il menu di scelta rapida che Uso dei menu contestualicontiene i comandi principali relativi all'elemento sul quale si sta intervenendo. A destra è riportata la finestra del menu che si apre cliccando su una parola posta nella pagina. Uso dei Tasti di scelta rapidautilizzando i tasti di scelta rapida (Ctrl +...Maiusc +...) che sono riportati nei menu alla destra del comando stesso. Word è in grado di recuperare le operazioni di modifica e formattazione del Annulla ultima operazione CTRL+Z testo scegliendo il pulsante Annulla per annullare l'ultima operazione ed il pulsante Ripeti per ripetere l'ultima operazione annullata. Ripristina azione CTRL+Y annullata Taglia CTRL+X Copia CTRL+C Incolla CTRL+V Seleziona tutto CTRL+CANC (Tn5) Trova CTRL+MAIUSC +T Visualizzazione del Documento Microsoft Word permette di visualizzare il documento in vari modi: Normale Struttura Layout di lettura Layout di pagina Schermo intero Normale: E' quello predefinito e consente di visualizzare una versione semplificata del documento; è utile durante le fasi di digitazione, modifica e formattazione del testo. Si può attivare cliccando o sul pulsante Normale posto nella parte sinistra della barra di stato (insieme al layout di lettura, di pagina e alla visualizzazione struttura) oppure scegliendo il comando Normale dal menu

4 pagina e alla visualizzazione struttura) oppure scegliendo il comando Normale dal menu Visualizza Struttura: Consente di comprimere un documento in modo da visualizzare solo i titoli principali o espanderlo in tutte le sue parti. E' utile per scorrere o spostare il testo in un documento di grosse dimensioni Layout di lettura: Facilita la lettura di un documento suddividendo la pagina in due parti: alla destra compare l'elenco di tutti i capitoli, alla sinistra il loro contenuto. Si può cliccare sul titolo di un capitolo per far comparire subito il suo contenuto. Layout di pagina: Permette di visualizzare tutti gli elementi del documento come verranno stampati: è utile per la verifica dell'aspetto finale di un documento. E' la modalità di visualizzazione che di solito viene preferita. Schermo intero: Mostra il documento senza righelli, barre degli strumenti ed altri elementi. Per scegliere i comandi si devono utilizzare i tasti di scelta rapida. Una volta attivata questa modalità compare una icona che permette di ritornare alla visualizzazione normale. Anteprima di stampa: Consente di vedere le pagine intere in dimensioni ridotte in modo da verificarne l'aspetto globale prima di stamparle. E' possibile visualizzare più pagine contemporaneamente fino ad un massimo di 24, modificare i margini della pagina agendo sul righello e formattare il testo (come vedremo in seguito). Le icone hanno, in successione, le seguenti funzioni: Stampa, Lente d'ingrandimento, Mostra una pagina, Mostra più pagine, Zoom, Mostra/Nascondi righello, Riduci di una pagina, Schermo intero, Chiudi, Guida rapida. Casella zoom: Serve per ingrandire il documento secondo valori già definiti da selezionare nell'apposita casella. E' possibile visualizzare parti diverse dello stesso documento dividendo la finestra in due riquadri. A tal fine si deve usare il comando Dividi del menu Finestra, oppure cliccare Visualizzazione Mappa documento: sull'apposita icona. La mappa documento è un riquadro separato in cui viene visualizzata la struttura dei titoli di un documento. Si utilizza per spostarsi rapidamente all'interno del documento stesso tenendo traccia della posizione. Cliccando ad esempio su un titolo (a sinistra) si passerà automaticamente alla parte di documento corrispondente (a destra). Se il titolo è troppo lungo, è sufficiente posizionarvi il puntatore sopra perché venga visualizzato per intero. In visualizzazione Layout di lettura la mappa viene mostrata automaticamente, altrimenti per attivarla si deve scegliere il comando Mappa documento dal menu Visualizza. Per chiudere la mappa documento basta cliccare di nuovo sul comando Mappa documento. Apertura e Salvataggio di documenti Apertura di un documento: All'avvio di word viene visualizzato un documento nuovo al quale viene assegnato provvisoriamente il nome di Documento1: possiamo iniziare subito la digitazione tenendo conto che la formattazione del testo può essere eseguita alla fine. Ai nuovi documenti viene applicato il modello Normal.dot. 1. Scegliere il comando Apri del menu File o cliccare sul pulsante Apri 2. Nella casella "Cerca in" si deve trovare la cartella contenente il file, selezionarlo e cliccare sul pulsante Apri 3. Cliccare su o.k Ricordiamo che il programma memorizza i nomi degli ultimi 4 documenti salvati (può farlo fino a 9) per cui gli stessi possono essere aperti rapidamente cliccando sopra al nome voluto nell'elenco che compare in fondo al menu File. Salvataggio di un documento: 1. Cliccare nella barra degli Strumenti sul pulsante Salva o in alternativa scegliere il comando Salva del menu File se il lavoro era già stato salvato in precedenza, altrimenti: 2. Scegliere il comando Salva con nome del menu File, ricercare nella casella Salva in l'unità e la cartella dove si vuole salvare il file e digitare il suo nome (l'estensione, Doc, viene assegnata automaticamente ) 3. Cliccare su o.k Creazione di un nuovo documento Digitazione e revisione All'apertura di word il punto di inserimento viene posizionato all'inizio del documento e si può cominciare subito la digitazione del testo tenendo presente che il ritorno a capo è automatico. Per inserire del testo in una parte precisa del documento si deve posizionare il punto d'inserimento dove si desidera e cominciare a digitare: l'eventuale testo presente si sposta verso destra. Se si vuole sostituire il testo già presente con la nuova immissione si deve attivare la modalità sovrascrittura cliccando due volte su "SSC" nella barra di stato. Per tornare alla modalità inserimento, che è quella predefinita, si clicca ancora due volte su SSC.

5 Spostamento del punto d'inserimento e scorrimento: Per selezionare Una parola Una quantità di testo Un elemento grafico Una riga Più righe Un intero documento Il punto d'inserimento intermittente indica la posizione in cui verrà immesso il testo digitato. Per inserire una scritta in un altro punto del documento è necessario cliccare nella nuova posizione. Per muoversi attraverso il testo si usano le barre di scorrimento che compaiono sul bordo destro e inferiore della finestra, oppure gli appositi tasti: Tasto Pulsante Effetto Fa scorrere lentamente Pag. Fine Correzione ed eliminazione: Spostamento e copia di testo e grafica: : Fa scorrere rapidamente Fa scorrere di una pagina alla volta Fa scorrere di una schermata Fa andare alla fine della riga Per scorrere velocemente e agevolmente un documento è possibile usare un mouse dotato di whell (rotellina). Selezione di testo e grafica Per spostare, formattare, eliminare qualsiasi elemento di testo o grafico si deve prima selezionarlo (per deselezionarlo cliccare al suo esterno). Come fare cliccare due volte sulla stessa trascinare sul testo da selezionare cliccare sullo stesso cliccare sulla barra di selezione alla sua sinistra Cliccare e trascinare sulla barra di selezione alla sinistra delle righe cliccare tenendo premuto Ctrl sulla riga di selezione (oppure fare triplo clic sulla stessa) Per correggere gli errori si usano i soliti tasti Canc e Backspace che cancellano rispettivamente i caratteri a destra e a sinistra del punto d'inserimento. Se i caratteri sono molti merita selezionarli e premere Canc. Per ripristinare il testo eliminato si clicca sul pulsante Annulla nella barra degli strumenti (premendo sul pulsante Ripristina si cancella di nuovo). Qualsiasi elemento di un documento può essere spostato o copiato. Per spostare del testo si deve selezionare e trascinare nella nuova posizione: appare una freccia con un rettangolino grigio e una barra verticale dello stesso colore che indica il punto dove verrà inserito il testo. Se però dobbiamo fare uno spostamento tra due punti abbastanza lontani conviene ricorrere alla tecnica del Taglia-Incolla utilizzando gli appositi pulsanti. Trascinando una selezione e tenendo premuto il tasto Ctrl, si ottiene una copia dell'elemento selezionato. Formattazione del testo Tipi di carattere: Sono elencati nella casella dei tipi di carattere sulla barra Strumenti formattazione e nella finestra di dialogo Carattere che si apre dal menu Formato. I caratteri preceduti dal simbolo a destra (True Type) possono essere visualizzati correttamente in qualsiasi dimensione. Le dimensioni sono espresse in punti: il punto è un'unita di misura usata in tipografia; equivale a circa 0,35 mm e rappresenta l'altezza del carattere (11 punti sono poco meno di 4 mm). Nella stessa finestra è possibile selezionare varie opzioni quali lo stile del carattere (grassetto, corsivo..), gli effetti (barrato, apice, pedice...) nonché la spaziatura tra le lettere (scheda spaziatura e posizione). Formattazione dei paragrafi : simbolo che indica la fine di un paragrafo Per paragrafo si intende un qualsiasi elemento testuale o grafico (anche un'equazione, un diagramma) seguiti dal segno di paragrafo. Quest'ultimo viene inserito nel testo quando si preme Invio: se non è attivata la sua visualizzazione basta cliccare sul pulsante Mostra/Nascondi posto sulla barra degli Strumenti standard (teniamo presente che questo simbolo non viene stampato). Per formattare un paragrafo è sufficiente selezionarlo cliccando due volte sulla barra di selezione (alla sinistra del testo).

6 Centratura ed allineamento del testo: Per default il testo viene allineato a sinistra a bandiera, ovvero non giustificato a destra. Per allineare il testo in modo diverso si deve: Rientri del testo: 1. Selezionare i paragrafi che si desidera allineare in modo diverso 2. Cliccare sul pulsante di allineamento scelto Si utilizzano per dare maggiore risalto ad un particolare paragrafo o rigo rispetto al resto del documento: E' possibile far rientrare il testo in uno dei seguenti modi: 1. Far rientrare un paragrafo rispetto al margine sinistro cliccando negli appositi pulsanti sulla barra degli strumenti formattazione. Per far ciò, dopo aver selezionato il paragrafo interessato, cliccare sulla seconda icona per farlo rientrare al punto di tabulazione successivo e sulla prima per farlo rientrare al precedente. 2. Trascinare i segni di rientro sul righello: Per ottenere un rientro negativo basta far scorrere il segno di riga o di paragrafo verso sinistra. 3. Dopo aver scelto il comando Paragrafo del menu Formato, all'interno della finestra specificare il valore del rientro (mettendo un numero negativo si ottiene un rientro oltre il margine sinistro). I rientri sinistro e destro vengono misurati a partire dai margini sinistro e destro. Da notare che è possibile scegliere nella finestra "Speciale" un rientro di prima riga scegliendo nella colonna vicina "Rientra di" il valore in centimetri del rientro stesso. Interlinea: Per default la distanza tra due righe successive è di un'interlinea singola: si può impostare un'interlinea a 1,5 righe o doppia usando i tasti di scelta rapida o ancora dal comando Paragrafo del menu Formato. Per impostare un valore specifico si utilizzano le opzioni "Interlinea" e "Valore" nella finestra di dialogo Paragrafo (si può ad esempio applicare una interlinea di 15 punti nella casella "Valore" su un documento scritto con un carattere a 11 punti dopo aver scelto minima nella casella "interlinea")

7 Impostazione di un documento Quando si crea un nuovo documento si può subito iniziare a scrivere il testo: al documento verranno applicate le impostazioni predefinite per il tipo di carattere, la sua dimensione in punti, i margini della pagina. E' possibile modificare tali opzioni quando si vuole; tuttavia se vogliamo realizzare un documento con impostazioni specifiche, le stesse possono essere selezionate prima di iniziare a digitare. Dimensioni ed orientamento della pagina: Impostazione dei margini: Per trasformarle si deve: 1. Scegliere il comando Imposta pagina del menu File 2. Selezionare la scheda Dimensioni 3. Nella casella "Dimensioni foglio" selezionare la dimensione del foglio che si desidera (per default è il formato A4 21x29,7cm) 4. Alla voce "Orientamento" scegliere il pulsante d'opzione "Orizzontale" o "Verticale" 5. Nella casella "Applica a" selezionare la parte di documento alla quale si desiderano applicare le opzioni selezionate e scegliere o.k L'impostazione dei margini consente di fissare la distanza tra il testo ed il bordo della pagina. In generale testo e grafica vengono stampati tra i margini, intestazioni, piè di pagina e numeri di pagina nei margini. Per modificare i margini si può agire in due modi: da menu Usando il righello Modifica dei margini da menu: 1. Scegliere il comando Imposta Pagina del menu File 2. Scegliere la scheda Margini e digitare le misure relative ai margini Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro specificando le parti di documento alle quali si desidera applicare tali valori. Per inserire spazio aggiuntivo per la rilegatura nei margini interni di un documento si può scrivere il valore nella casella "Rilegatura"

8 Modifica dei margini usando il righello: 1. Attivare la visualizzazione Layout di pagina 2. Trascinare i limiti dei margini sui righelli orizzontale e verticale: il cursore assume una forma a due punte quando incontra il limite di una margine

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