MANUALE DELL UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE

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1 MANUALE DELL UTENTE DEL SISTEMA DI POSTA VOCALE

2 AVVISO Le informazioni contenute in questo documento sono ritenute accurate sotto tutti i punti di vista, ma non sono garantite da Mitel Networks Corporation (MITEL ). Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un impegno da parte di Mitel o delle sue filiali o consociate. Mitel e le sue filiali e consociate non si assumono alcuna responsabilità per eventuali omissioni o errori contenuti nel presente documento. Per apportare tali modifiche, potrebbero essere pubblicate revisioni del documento o nuove edizioni. La riproduzione di questo documento, completo o in parte, per qualunque uso, è vietata, salvo permesso scritto da parte di Mitel Networks Corporation. Mitel Networks è un marchio registrato di Mitel Networks Corporation. Altri nomi di prodotti menzionati in questo documento possono essere marchi registrati dei rispettivi proprietari e sono riconosciuti come tali. Mitel Networks 3300 Integrated Communications Platform Manuale dell utente del sistema di posta vocale Versione 5.1 Luglio 2004, TM Marchio di MITEL Networks Corporation Copyright 2004, MITEL Networks Corporation Tutti i diritti riservati

3 Scheda di riferimento rapido Chiedere assistenza all amministratore per compilare queste informazioni. Indicare i seguenti numeri importanti e tenerli a portata di mano quando si utilizza il sistema di casella vocale. Numero di telefono dell azienda: Numero del supervisore automatico: Il supervisore automatico sostituisce o assiste un operatore reale nel rispondere e nel trasferire le chiamate a numeri interni o a caselle di posta vocali. Interno del centro messaggi: Il centro messaggi consente di chiamare una casella di posta per lasciare un messaggio senza dover parlare direttamente con la persona da contattare. È inoltre possibile recuperare e creare dei messaggi dopo essersi connessi alla propria casella di posta mediante il centro messaggi. Per ulteriori informazioni, vedere Messaggi rapidi a pagina 14. Numero di casella postale: Numero di casella postale secondaria*: Codice segreto predefinito: *Gli utenti dei sistemi Resilient 3300 ICP dispongono di due caselle postali, ognuna con un numero univoco. La casella di posta aggiuntiva garantisce che sia sempre possibile accedere ai servizi di posta vocale. Utilizzare il numero secondario solo se non si riesce ad accedere alla casella di posta primaria, come segnalato da un indicatore lampeggiante sul display del telefono. È necessario programmare entrambe le caselle di posta. Indicare il nome e l interno dell amministratore qualora fosse richiesta assistenza durante l utilizzo della posta vocale. Nome: Interno:

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5 Sommario Scheda di riferimento rapido Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Il telefono Per ottenere assistenza Operazioni preliminari Accesso al sistema di posta vocale Prima chiamata al sistema di posta vocale Chiamata per l ascolto dei messaggi Utilizzo del sistema di posta vocale Panoramica dei menu Menu principale Riproduzione dei messaggi Creazione e invio di messaggi Opzioni utente Messaggi rapidi Trasferimento di un chiamante esterno su una casella postale Accesso al Supervisore automatico da una casella di posta Controllo di più caselle postali Notifica dei messaggi Elenchi di distribuzione Saluti delle caselle postali Contatti personali Inoltro a posta elettronica Suggerimenti utili Accessibilità in multifrequenza 24 ore al giorno Ascolto dei messaggi Invio di messaggi Limite di memorizzazione dei messaggi Inoltro e trasferimento di messaggi Messaggi certificati Digitazione anticipata Durata e condizioni dei messaggi Casella vocale visiva

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7 Introduzione Introduzione Informazioni sul sistema di posta vocale Mitel 3300 Integrated Communications Platform (ICP) presenta un sistema di posta vocale automatizzato per la gestione delle telefonate e la ricezione dei messaggi. Il sistema offre una casella postale per l invio e la ricezione dei messaggi, che può essere personalizzata con il nome, un saluto e un codice segreto privato. Facile da usare Le opzioni disponibili nei menu del sistema di posta vocale possono essere selezionate utilizzando la tastiera del telefono. La semplicità e la chiarezza dei menu consentono di concentrarsi sulle operazioni da effettuare, piuttosto che sulla procedura per eseguirle. Le richieste vocali guidano l utente in ogni passaggio dell operazione, indicando le opzioni di menu disponibili. Anche se si commettono errori, non è possibile danneggiare il sistema, pertanto è possibile esercitarsi con tutte le funzioni disponibili. Vantaggi È possibile invitare colleghi e chiamanti esterni a lasciare messaggi vocali nella propria casella postale, evitando così chiamate non risposte o messaggi errati. È possibile registrare saluti temporanei per informare i chiamanti sul motivo dell assenza: fuori ufficio per tutto il giorno, in ferie o impegnato in riunione. È possibile ascoltare o lasciare messaggi 24 ore al giorno da qualsiasi telefono a multifrequenza. Se l utente è fuori ufficio presso un altro numero o fuori sede con un cercapersone o un telefono cellulare, può essere avvertito dal sistema di posta vocale quando riceve messaggi. Il telefono Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il proprio telefono. Tasto messaggio: consente di chiamare il centro messaggi e di accedere alla propria casella postale. Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all interno del sistema di posta vocale. Spia messaggi: indica quando sono presenti messaggi nella casella postale. Per i telefoni che non dispongono di una spia messaggi, l amministratore potrà impostare il sistema in modo che quest ultimo chiami l utente quando qualcuno lascia un messaggio. 7

8 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Il telefono può essere dotato di tasti a sfioramento che consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale. Per selezionare un opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto a sfioramento associato oppure il numero sulla tastiera corrispondente all opzione. Per ottenere assistenza In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l amministratore incaricato della gestione del sistema di comunicazioni. Operazioni preliminari Prima di accedere alla propria casella postale, è necessario effettuare tre operazioni: Richiedere all amministratore le informazioni riportate di seguito e memorizzarle nella scheda di riferimento rapido all inizio di questo manuale. Numero di telefono dell azienda Numero del supervisore automatico Interno del centro messaggi Numero della casella postale Numero della casella postale secondaria Codice segreto predefinito Nome e numero dell amministratore Suggerimento: gli utenti dei sistemi Resilient 3300 ICP dispongono di due caselle di posta, ognuna con un numero univoco. La casella di posta aggiuntiva garantisce che sia sempre possibile accedere ai servizi di posta vocale. Utilizzare il numero secondario solo se non si riesce ad accedere alla casella di posta primaria, come segnalato da un indicatore lampeggiante sul display del telefono. Selezionare un nuovo codice segreto. Quando si accede alla casella postale per la prima volta, è necessario modificare il codice segreto predefinito scegliendo una sequenza di cifre che nessun altro conosce. Il nuovo codice segreto deve contenere lo stesso numero di cifre di quello predefinito. Per ulteriori informazioni sui codici segreti, vedere Opzioni utente a pagina 13. Creare un saluto permanente. Quando si accede alla casella postale per la prima volta, è necessario registrare il proprio saluto permanente. È il messaggio che ascolteranno i chiamanti quando l utente non è in grado di rispondere alle chiamate. Le istruzioni preliminari riportate nelle pagine seguenti forniscono un esempio di saluto, ma l utente potrà crearne uno personalizzato. Per ulteriori informazioni, vedere Saluti delle caselle postali a pagina 18. 8

9 Accesso al sistema di posta vocale Accesso al sistema di posta vocale Prima chiamata al sistema di posta vocale 1. Sollevare il ricevitore oppure utilizzare la composizione in viva voce. 2. Comporre l interno del centro messaggi. Il sistema richiede il codice segreto. 3. Immettere il codice segreto predefinito. 4. Premere per continuare. Il sistema richiede un nuovo codice segreto, pertanto è necessario modificare quello predefinito. 5. Immettere il nuovo codice segreto che deve contenere lo stesso numero di cifre di quello predefinito. Non è possibile immettere nuovamente il codice segreto predefinito né inserire o nel nuovo codice segreto. 6. Il sistema chiede di reimmettere il nuovo codice segreto per conferma. Immettere un altra volta il nuovo codice segreto. 7. Il sistema chiede di registrare il nome. Indicare soltanto il nome, ad esempio: Maria Rossi. Parlare immediatamente dopo il segnale acustico e premere un tasto al termine. 8. Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il nome e registrarlo nuovamente. 9. Il sistema richiede un saluto. Formulare un messaggio breve e professionale. Ecco un esempio di saluto: Avete chiamato Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. Vi richiamerò appena possibile. Per le urgenze, premete 0 e chiedete di essere trasferiti al numero della mia collega, Giovanna Bianchi. 10. Premere per accettare, per rivedere o per eliminare il saluto e registrarlo nuovamente. 11. A questo punto, la casella postale è stata impostata correttamente ed è possibile inviare e ascoltare messaggi. Chiamata per l ascolto dei messaggi Con la spia messaggi accesa 1. Premere il tasto Messaggi o comporre l interno del centro messaggi. 2. Il sistema richiede il codice segreto. Immettere il codice segreto. 3. Premere per riprodurre i messaggi oppure premere un altro tasto per selezionare un opzione diversa dal menu principale. Con la spia messaggi spenta o senza alcun indicatore luminoso 1. Sollevare il ricevitore. 2. Comporre l interno del centro messaggi. 3. Il sistema richiede il codice segreto. Immettere il codice segreto. 4. Premere per ascoltare i messaggi oppure premere un altro tasto per selezionare un opzione diversa dal menu principale. 9

10 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Chiamata dall esterno 1. Comporre il numero del supervisore automatico dell azienda. oppure Comporre il numero del proprio interno e premere Si viene così trasferiti al supervisore automatico. quando si sente il proprio saluto. 2. Se la propria casella postale non si trova sullo stesso server di posta vocale del supervisore automatico, comporre l interno del centro messaggi del proprio server di posta vocale. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all amministratore. 3. Alla risposta del sistema, premere. 4. immettere il numero di casella di posta vocale. 5. Immettere il codice segreto. 6. Premere per ascoltare i messaggi oppure premere un altro tasto per selezionare un opzione diversa dal menu principale. 10

11 Utilizzo del sistema di posta vocale Utilizzo del sistema di posta vocale Questa sezione descrive le opzioni disponibili nel sistema di posta vocale. Dopo aver chiamato il sistema e avere effettuato l accesso alla propria casella postale, scegliere le opzioni e i menu illustrati di seguito. Suggerimento: dopo l ascolto o l invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l utente a un menu precedente con opzioni diverse dal menu in uso. Panoramica dei menu Menu principale Dopo aver aperto la casella postale, scegliere tra le seguenti opzioni di menu: Esegui Per riprodurre i messaggi. Crea Per registrare e inviare un messaggio. Opzioni utente Per gestire la casella postale. Esci Per uscire dalla casella postale. Trasferisci a operatore Supervisore automatico Per eseguire il trasferimento all operatore. Per eseguire il trasferimento al supervisore automatico. 11

12 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Riproduzione dei messaggi Premere per riprodurre i messaggi. Dopo l ascolto di un messaggio, scegliere un opzione dal menu Esegui. Queste opzioni possono essere utilizzate anche quando si ascolta un messaggio vocale. Esegui nuovamente Per ripetere il messaggio appena riprodotto. Rispondi Per inviare una riposta alla persona che ha inviato il messaggio. Invia Per inviare il messaggio a un altra casella postale o inoltrarlo a un indirizzo di posta elettronica. Mantieni Per salvare questo messaggio e ascoltare eventualmente quello successivo. Elimina Per eliminare il messaggio appena riprodotto e ascoltare eventualmente quello successivo. I messaggi eliminati non possono essere recuperati. Esegui Busta del messaggio Indica il mittente del messaggio e quando è stato inviato. Si sentirà l'ora dei messaggi inviati oggi e il giorno dei messaggi inviati in questa settimana. I messaggi inviati più di una settimana fa includono la data. Messaggio seguente Passa al messaggio successivo. Quando si ascolta un messaggio, è possibile utilizzare le seguenti opzioni: Pausa Per interrompere la riproduzione del messaggio. Per riprenderla, premere un tasto qualsiasi. Avanzamento veloce riprende la riproduzione. Fa avanzare velocemente il messaggio di 5 secondi, quindi Riavvolgimento Riavvolge il messaggio di 5 secondi, quindi riprende la riproduzione. Creazione e invio di messaggi Premere per inviare un messaggio (vedere la procedura riportata di seguito). Per ulteriori informazioni, vedere Suggerimenti utili a pagina Immettere i numeri di tutte le caselle postali di destinazione e/o di tutti gli elenchi di distribuzione. Per un elenco della Rubrica, premere. Seguire le richieste vocali per indicare al sistema dove inviare il messaggio. Continuare a creare l elenco di destinazioni immettendo i numeri delle caselle postali o i numeri degli elenchi di distribuzione oppure accedendo alla Rubrica. Se si immette un numero di casella postale errato, premere per eliminarlo dall elenco. 12

13 Utilizzo del sistema di posta vocale Se solitamente si utilizza un prefisso per chiamare un utente con una casella postale, immettere tale prefisso prima di comporre il numero della casella postale. 2. Premere per terminare l elenco di destinazione, quindi registrare il messaggio. Dopo la registrazione del messaggio, è possibile scegliere un opzione dal menu Invio. Rivedi Elimina Allega Per ascoltare il messaggio appena registrato. Per sostituire il messaggio registrato con uno nuovo. Per allegare un aggiunta al messaggio registrato. Opzioni di Invio messaggi Fornisce le seguenti opzioni per l invio dei messaggi: Riservato Ricezione Urgente Per impedire ai destinatari del messaggio di inoltrarlo ad altri. Per richiedere la notifica che il messaggio sia stato ascoltato. Per posizionare il messaggio all inizio delle caselle postali di destinazione. Esci da Invio messaggi Per uscire dal menu di opzioni di Invio messaggi. Invia ed esci Per inviare il messaggio alle caselle postali di destinazione ed eventualmente comporre un altro interno. Opzioni utente Premere Saluto Nome per scegliere un opzione dal menu Opzioni utente : Per registrare il saluto permanente. Per registrare il nome. Codice segreto Per modificare il codice segreto. Il codice segreto deve contenere lo stesso numero di cifre di quello predefinito. Il nuovo codice segreto deve essere diverso dal precedente. Non è possibile utilizzare o in un codice segreto. Elenchi di distribuzione Per impostare e inviare messaggi a più caselle postali contemporaneamente. Per ulteriori informazioni, vedere Elenchi di distribuzione a pagina 17. Saluto temporaneo Per registrare un saluto valido per un determinato numero di giorni o fino a quando non viene disattivato. Impostare il numero di giorni compreso tra 1 e 99; il saluto temporaneo scadrà alla mezzanotte dell ultimo giorno specificato. Alla scadenza del saluto temporaneo, il chiamante sentirà il saluto permanente. Per ulteriori informazioni, vedere Saluti delle caselle postali a pagina 18. Memo Per registrare un messaggio ad uso personale. 13

14 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Notifica dei messaggi Per impostare il sistema in modo da informare l utente della presenza di nuovi messaggi nella casella postale. È possibile ricevere la notifica a un numero interno o esterno, in un messaggio oppure su un cercapersone digitale o a soli toni. Per ulteriori informazioni, vedere Notifica dei messaggi a pagina 15. Contatti personali Per programmare numeri alternativi ai quali i chiamanti possono contattare l utente anziché lasciare un messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Contatti personali a pagina 20. Inoltro a posta elettronica Per attivare o disattivare la funzione di inoltro di un messaggio vocale a un messaggio di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Inoltro a posta elettronica a pagina 21. Esci da Opzioni Per uscire dal menu Opzioni utente. Messaggi rapidi La funzione Messaggi rapidi consente di lasciare messaggi ad uso personale o ai colleghi senza far suonare il telefono di questi ultimi o senza accedere alla propria casella postale. 1. Comporre l interno del centro messaggi. 2. Alla risposta del sistema, premere. 3. Immettere il numero di casella postale al quale si desidera lasciare un messaggio. Se solitamente si utilizza un prefisso per chiamare un utente con una casella postale, immettere tale prefisso prima di comporre il numero della casella postale. 4. Registrare il messaggio (della durata di almeno due secondi). 5. Premere un tasto o riagganciare. Trasferimento di un chiamante esterno su una casella postale Per trasferire un chiamante su una linea esterna in una casella postale 1. Premere il tasto Trasf/Conf. Se non è presente un tasto Trasf/Conf, premere e rilasciare il gancio commutatore. 2. Comporre l interno del centro messaggi. 3. Alla risposta del sistema, Se si dispone di una casella postale, premere. Se non si dispone di una casella postale, premere. 4. Immettere il numero di casella postale al quale il chiamante desidera lasciare un messaggio. Se solitamente si utilizza un prefisso per chiamare un utente con una casella postale, immettere tale prefisso prima di comporre il numero della casella postale. 5. Riagganciare immediatamente. Suggerimento: Se non si riaggancia immediatamente, il chiamante non sentirà parte del saluto della casella postale. 14

15 Utilizzo del sistema di posta vocale Accesso al Supervisore automatico da una casella di posta Per comporre un altro interno quando si chiama qualcuno e si contatta la relativa casella di posta 1. Durante l'ascolto del messaggio della casella postale, premere per eseguire il trasferimento al Supervisore automatico. 2. Comporre il numero che si desidera raggiungere. Se la funzione Composizione in base al nome è stata abilitata sul sistema, è possibile utilizzare anche la tastiera per comporre il nome del contatto che si intende raggiungere. Per chiamare un altro interno una volta collegati alla propria casella di posta 1. Premere per eseguire il trasferimento al Supervisore automatico. 2. Comporre il numero che si desidera raggiungere. Se la funzione Composizione in base al nome è stata abilitata sul sistema, è possibile utilizzare anche la tastiera per comporre il nome del contatto che si intende raggiungere. Controllo di più caselle postali Per controllare più caselle postali durante la stessa chiamata al sistema 1. Controllare come di norma i messaggi nella prima casella postale (per informazioni, vedere Chiamata per l ascolto dei messaggi a pagina 9). 2. Al termine, premere per tornare al supervisore automatico. 3. Premere quando si sente il saluto dell azienda. Il sistema chiede il nuovo numero di casella postale. 4. Immettere il numero di casella postale. Ripetere i passaggi da 2 a 4 per ogni casella postale che si desidera controllare. Notifica dei messaggi La funzione Notifica dei messaggi consente di lasciare l ufficio e di farsi notificare dal sistema quando si ricevono messaggi. Il sistema chiamerà l utente a un numero di telefono oppure emetterà un segnale acustico su un cercapersone. È anche possibile utilizzare la notifica per essere avvisati dei messaggi se il telefono in uso non dispone di una spia messaggi. Con Notifica dei messaggi è possibile: Specificare quando deve essere effettuata la notifica: quando l azienda è aperta, chiusa, sempre o mai. Indicare che si desidera la notifica soltanto per messaggi urgenti. Se l amministratore ha offerto all utente la possibilità di specificare il tipo e numero di casella postale, è possibile: Immettere un tipo di notifica: numero interno, numero esterno, cercapersone per messaggi, cercapersone a soli toni o cercapersone digitale. 15

16 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Immettere un interno o un numero di telefono al quale si desidera essere notificati. Se all utente non è stata assegnata la possibilità di specificare il tipo e numero di casella postale, il tipo e numero di notifica dovranno essere programmati dall amministratore. Se il numero di notifica è un numero di telefono: Il sistema richiama quel numero ad intervalli regolari di 15 minuti (due volte se non si riceve risposta, tre volte se il numero è occupato). Se non si chiama e non si controlla la casella postale entro la seconda volta (la terza se è occupato), il sistema non chiamerà più, anche se riceverà nuovi messaggi. Tuttavia, l'indicatore di messaggi in attesa sul telefono resterà acceso fino al controllo del messaggio. Se il numero di notifica è un cercapersone: Il sistema chiama una volta sola per ogni nuovo messaggio ricevuto. Per impostare Notifica dei messaggi Attenersi alla procedura che segue per impostare le opzioni di Notifica dei messaggi. In qualunque momento, è possibile premere per passare all opzione successiva o per uscire da Notifica dei messaggi. 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Notifica dei messaggi. 4. Scegliere quando si desidera essere notificati. Per ricevere una notifica soltanto durante l orario di lavoro, premere. Per ricevere una notifica soltanto al di fuori dell orario di lavoro, premere. Per ricevere una notifica a qualsiasi ora del giorno, premere. Per disattivare la funzione Notifica dei messaggi, premere. 5. Selezionare i messaggi per i quali si desidera essere notificati. Per ricevere una notifica per tutti i messaggi, premere. Per ricevere una notifica solo per i messaggi urgenti, premere. 6. Scegliere dove si desidera ricevere la notifica. Per ricevere la notifica soltanto a un numero interno, premere. Per ricevere la notifica a un numero esterno, premere. Per ricevere la notifica su un cercapersone per messaggi, premere. Per ricevere la notifica su un cercapersone a toni, premere. Per ricevere la notifica su un cercapersone digitale, premere. 7. Immettere il numero dove si desidera ricevere la notifica. 16

17 Utilizzo del sistema di posta vocale Elenchi di distribuzione È possibile creare diversi elenchi di distribuzione personali, contenenti ciascuno un gruppo di numeri di caselle postali. È anche possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione globali definiti dall amministratore. È possibile creare fino a dieci (10) elenchi di distribuzione personali, numerati da 050 a 059, contenenti ciascuno fino a 750 numeri di caselle postali. Gli elenchi di distribuzione globali sono numerati da 001 a 049. Il numero 000 consente di trasmettere un messaggio a ogni casella postale locale. In questo caso, utilizzare sempre tre (3) cifre per specificare il numero di un elenco di distribuzione. Per creare un elenco di distribuzione o aggiungervi un numero 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Elenco di distribuzione. 4. Immettere il numero di un elenco di distribuzione. 5. Premere per Aggiungi. 6. Immettere il numero di una casella postale di destinazione utilizzando la tastiera. Il sistema legge il nome o il numero dell utente della casella postale. Se solitamente si utilizza un prefisso per chiamare un utente con una casella postale, immettere tale prefisso prima di comporre il numero della casella postale. 7. Continuare a immettere i numeri delle caselle postali di destinazione. Al termine, premere. Per rivedere un elenco di distribuzione 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Elenco di distribuzione. 4. Immettere il numero di un elenco di distribuzione. 5. Premere per Rivedi. Il sistema legge il nome o il numero di tutte le voci dell elenco di distribuzione. Per eliminare un numero in un elenco di distribuzione 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Elenco di distribuzione. 4. Immettere il numero di un elenco di distribuzione. 5. Premere per Elimina. 6. Immettere il numero della casella postale da eliminare utilizzando la tastiera. Il sistema legge il nome o il numero dell utente della casella postale. 7. Ripetere i passaggi 5 e 6 per ciascun numero che si desidera eliminare. 17

18 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Per assegnare un nome a un elenco di distribuzione 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Elenco di distribuzione. 4. Immettere il numero di un elenco di distribuzione. 5. Premere per Nome. 6. Dopo il segnale acustico, registrare il nome dell elenco di distribuzione. Questo nome verrà riprodotto quando si invia un messaggio a questo elenco di distribuzione. Per utilizzare un elenco di distribuzione Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell elenco di distribuzione che si desidera utilizzare. Il sistema legge il nome o il numero dell elenco di distribuzione. Saluti delle caselle postali Per utilizzare in modo efficace i saluti delle caselle postali Esistono due tipi di saluti per una casella postale: permanenti e temporanei. Il saluto permanente viene registrato quando si accede alla casella postale la prima volta. I saluti temporanei hanno la priorità su quelli permanenti per il periodo di tempo specificato. Se non vi è un saluto temporaneo, i chiamanti che accedono alla casella postale sentiranno il saluto permanente. Un saluto permanente non può essere molto specifico perché è formulato in modo da essere idoneo a tutte le situazioni. Per determinate situazioni, creare un saluto temporaneo che durerà fino a quando non viene disattivato o per un determinato numero di giorni. Ecco due esempi di saluti temporanei: Salve. Avete chiamato Giovanna Bianchi. Sono in ferie da venerdì 18 giugno a venerdì 25 giugno. Rientrerò lunedì 28 giugno. Lasciate un messaggio, vi richiamerò appena possibile. Per le urgenze, premete 0 e chiedete di essere trasferiti al numero di Maria Rossi. Avete chiamato Mario Rossi e oggi è giovedì 13 maggio. Sono impegnato in riunione tutto il giorno, quindi non potrò rispondere alle chiamate. Lasciate un messaggio, vi richiamerò domani. È possibile modificare il saluto temporaneo in qualsiasi momento che si desidera per informare i chiamanti di eventuali variazioni di programma. Si consiglia di creare un saluto temporaneo ogni giorno: in tal modo, i chiamanti capiscono che l utente utilizza effettivamente il sistema di posta vocale. È anche possibile lasciare il nome di una persona di supporto, se non si può rispondere alle chiamate. 18

19 Utilizzo del sistema di posta vocale Informazioni sui saluti bilingue Le persone che chiamano un sistema bilingue possono modificare la lingua delle richieste vocali premendo il tasto di Controllo lingua. Questa operazione non influisce sulla lingua del saluto. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all amministratore. Se il sistema in uso è bilingue, è possibile registrare un saluto bilingue. Come riferimento, utilizzare l esempio che segue in cui il tasto di Controllo lingua è il numero 8. Avete chiamato Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. Per le urgenze, premete 0. Per modificare un saluto permanente Suggerimento: il saluto permanente iniziale viene creato quando si accede alla casella postale per la prima volta per impostare il codice segreto, registrare il nome e registrare il saluto permanente. 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto. 4. Registrare il saluto. Per terminare la registrazione, premere un tasto qualsiasi. 5. Premere per accettare il nuovo saluto, per rivederlo o per registrarlo nuovamente. Per creare un saluto temporaneo 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto temporaneo. 4. Specificare per quanti giorni si desidera venga riprodotto il saluto (da 01 a 99). 5. Se esiste già un saluto temporaneo, il sistema lo riproduce. Premere per accettare questo saluto, per rivederlo o per registrarlo nuovamente. 6. Registrare il saluto. Per terminare la registrazione, premere un tasto qualsiasi. 7. Premere per accettare il nuovo saluto, per rivederlo o per registrarlo nuovamente. Per disattivare e attivare un saluto temporaneo Una volta creato un saluto temporaneo, è possibile attivarlo o disattivarlo in base alle necessità oppure lasciare che il sistema ripristini il saluto permanente dopo un determinato numero di giorni. 1. Chiamare il sistema di posta vocale e accedere alla casella postale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Saluto temporaneo. 19

20 Manuale dell utente del sistema di posta vocale 4. Alla richiesta di impostare la durata del saluto temporaneo, premere per disattivare un saluto esistente o per riattivarlo. In alternativa, immettere il numero di giorni (da 1 a 99) di validità del saluto prima che il sistema ripristini il saluto permanente. Contatti personali La funzione Contatti personali consente di memorizzare numeri alternativi ai quali i chiamanti possono contattare l utente, anziché lasciare un messaggio. Nel saluto viene chiesto ai chiamanti di premere un tasto affinché la loro chiamata venga trasferita al numero alternativo. Questo numero rimarrà sempre sconosciuto ai chiamanti. È possibile programmare fino a dieci (10) contatti personali, assegnando a ognuno di essi un tasto da 0 a 9. Nel saluto della casella postale è quindi possibile indicare a quali tasti corrispondono i propri contatti personali. I tasti di Contatti personali per telefono cellulare (2), fax (3) e cercapersone (7) sono preimpostati dal sistema. Quando si programmano questi contatti personali, il sistema riproduce i relativi messaggi preregistrati dopo il saluto della casella postale. Suggerimento: Se un numero non è stato programmato per un contatto personale predefinito, il messaggio corrispondente non verrà riprodotto. Se, ad esempio, è stato programmato solo un numero di telefono cellulare, verrà riprodotto solo il messaggio preregistrato associato a tale numero. Il tasto 0 viene di solito utilizzato per il trasferimento all operatore ma può essere ugualmente utilizzato per il numero di un contatto. In un sistema bilingue, un chiamante che preme il tasto di Controllo lingua non può utilizzare i tasti programmati di Contatti personali. Inoltre, se si programma un tasto di Contatti personali che corrisponde al tasto di Controllo lingua, quest ultimo verrà disattivato. Per ulteriori informazioni sul tasto di Controllo lingua, vedere Informazioni sui saluti bilingue a pagina 19. Di seguito è riportato un saluto di esempio in cui è inclusa la richiesta di contattare il proprietario della casella postale sul proprio telefono cellulare (dopo il saluto verrà riprodotto anche il messaggio di sistema preregistrato associato al contatto personale del cellulare). Avete chiamato Maria Rossi. Mi spiace, non posso rispondere ora. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio. Vi richiamerò appena possibile. Per provare a raggiungermi sul telefono cellulare, premete 2. Se desiderate parlare con un operatore, premete 0 in qualsiasi momento. Per programmare un contatto personale 1. Accedere alla casella di posta vocale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Opzioni aggiuntive. 4. Premere per Contatti personali. 5. Selezionare il numero del contatto personale desiderato: premere per un numero di telefono cellulare; 20

21 Utilizzo del sistema di posta vocale premere per un numero di fax; premere per un numero di cercapersone; per un altro tipo di numero, selezionare qualsiasi numero compreso tra 0 e 9, tranne 2, 3 e Tramite la tastiera immettere il numero di telefono del contatto (contenente massimo 20 cifre). Per eliminare un numero, premere. Per passare al contatto personale successivo, premere. Immettere il numero seguendo la normale procedura di composizione dei numeri. 7. Al termine, premere. 8. Aggiornare il saluto con le informazioni sui nuovi numeri assegnati. Suggerimento: Se si programma un numero non valido, le chiamate indirizzate al contatto personale corrispondente a quel numero verranno inoltrate al supervisore automatico. Inoltro a posta elettronica La funzione Inoltra a posta elettronica consente di inoltrare messaggi vocali, inclusi i messaggi della funzione di registrazione della chiamata, a un indirizzo di posta elettronica. È possibile scegliere di inoltrare manualmente solo determinati messaggi vocali o di inoltrare automaticamente, ovvero sempre, tutti i messaggi vocali. I messaggi vocali vengono inviati come allegati in formato waveform (.wav) di Windows a un messaggio di posta elettronica. La destinazione di un indirizzo di posta elettronica viene programmata utilizzando lo strumento Desktop. Se non si ha accesso a questo strumento, la programmazione dovrà essere effettuata dall amministratore. Per impostare le opzioni di inoltro di posta elettronica utilizzando un telefono 1. Accedere alla casella di posta vocale. 2. Premere per Opzioni utente. 3. Premere per Opzioni aggiuntive. 4. Premere per Inoltro a posta elettronica. 5. Premere per attivare Inoltro a posta elettronica sempre o per disattivarlo e quindi inoltrare manualmente i messaggi. 6. Premere per attivare Elimina dopo inoltro o per disattivarlo. Suggerimento: Se la funzione "Elimina dopo inoltro" è disabilitata, l'indicatore del segnale di attesa dei messaggi del telefono continua a lampeggiare anche dopo l'inoltro del messaggio all' . Per essere sicuri che la propria casella di posta non si riempia (impedendo la ricezione di nuovi messaggi), accedere periodicamente alla propria casella di posta ed eliminare i messaggi non necessari. 21

22 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Per impostare le opzioni di inoltro a posta elettronica utilizzando lo strumento Desktop Se si ha accesso allo strumento Desktop, è possibile modificare le seguenti opzioni in base alle proprie preferenze: Indirizzo di posta elettronica Inoltro di messaggi manualmente o automaticamente Eliminazione di messaggi dopo l inoltro (Sì o No) 1. Accedere allo strumento Desktop. 2. Selezionare Gestisci applicazione di posta vocale dal menu a discesa. 3. Immettere l indirizzo di posta elettronica di destinazione. 4. Per inoltrare automaticamente tutti i messaggi vocali, impostare Messaggi inoltrati su Sempre. 5. Se si desidera che i messaggi vengano automaticamente eliminati dopo essere stati inoltrati, impostare Elimina dopo inoltro su Sì. Suggerimento: Se la funzione "Elimina dopo inoltro" è disabilitata, l'indicatore del segnale di attesa dei messaggi del telefono continua a lampeggiare anche dopo l'inoltro del messaggio all' . Per essere sicuri che la propria casella di posta non si riempia (impedendo la ricezione di nuovi messaggi), accedere periodicamente alla propria casella di posta ed eliminare i messaggi non necessari. Suggerimento: Quando la funzione "Elimina dopo inoltro" è abilitata, i messaggi vengono cancellati solo dopo la consegna corretta al server di posta di destinazione. L'indicatore dei messaggi in attesa del telefono si attiva quando viene ricevuto un messaggio vocale nella casella di posta vocale e si disattiva quando il messaggio viene eliminato. 6. Fare clic su Salva. All indirizzo di posta elettronica specificato verrà inviato un messaggio di prova. Per inoltrare manualmente un messaggio di posta vocale 1. Accedere alla casella di posta vocale. 2. Ascoltare un messaggio vocale. 3. Premere per Invia. 4. Premere per Posta elettronica. Il messaggio viene inviato all indirizzo di posta elettronica programmato. 22

23 Suggerimenti utili Suggerimenti utili Accessibilità in multifrequenza 24 ore al giorno Il sistema di posta vocale funziona 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Per utilizzarlo, è sufficiente disporre di un telefono in multifrequenza per controllare i messaggi in qualsiasi momento, da qualsiasi posizione. Ascolto dei messaggi Le opzioni Pausa, Riavvolgimento e Avanzamento veloce nel menu Esegui sono valide soltanto durante l ascolto di un messaggio. Utilizzare questi tasti per riprodurre informazioni sfuggite, per interrompere un messaggio in modo da poter scrivere appunti o per passare rapidamente a un altro messaggio. Quando si ascoltano i messaggi, i messaggi nuovi vengono riprodotti prima di quelli salvati. Dopo aver ascoltato tutti i messaggi, il sistema ritorna al menu principale. Invio di messaggi È possibile utilizzare gli elenchi di distribuzione per inviare messaggi a più caselle di posta contemporaneamente. È possibile inviare un messaggio a più elenchi di distribuzione, ad esempio se occorre inviare un messaggio a caselle di posta contenute in più elenchi di distribuzione. Limite di memorizzazione dei messaggi Il sistema elimina un messaggio salvato una volta trascorso il numero di giorni impostato dall amministratore (tipicamente 15 giorni). I messaggi eliminati non possono essere recuperati. È possibile utilizzare la funzione Inoltro a posta elettronica per inviare al proprio indirizzo di posta elettronica i messaggi vocali che si desidera conservare. Inoltro e trasferimento di messaggi Le opzioni Risposta e Invia nel menu Esegui funzionano soltanto con altre caselle postali dell azienda. Non è possibile rispondere a un messaggio o trasferire un messaggio su un numero esterno. Messaggi certificati Quando si invia un messaggio certificato, il sistema crea una ricevuta contenente i nomi dei destinatari del messaggio. La ricevuta diventa un messaggio salvato nella casella postale. 23

24 Manuale dell utente del sistema di posta vocale Ogni volta che si ascolta la ricevuta, è possibile individuare chi ha ascoltato il messaggio e chi no. Quando tutti hanno ascoltato il messaggio, è possibile eliminare la ricevuta dalla casella postale. Digitazione anticipata Non è necessario ascoltare tutte le richieste dei menu prima di selezionare un tasto; le richieste vengono fornite soltanto per comodità. Se si conoscono i tasti da utilizzare, digitarli subito per spostarsi all interno del sistema il più velocemente possibile. Durata e condizioni dei messaggi Non vi sono limiti di tempo per la durata dei messaggi, tuttavia dopo cinque minuti il sistema interrompe il chiamante e chiede se desidera continuare. In assenza di risposta, il sistema interrompe la registrazione e riaggancia. Lo stesso succede se il chiamante smette di parlare per diversi secondi o se la connessione è debole. Se il chiamante si trova in un ambiente molto rumoroso, come una fabbrica o in auto in una giornata ventosa, il sistema potrà disconnettersi. Il chiamante dovrà riprovare da un posto più tranquillo. La durata minima dei messaggi è di due secondi. Casella vocale visiva Se si dispone di 5140, 5230 o 5240 IP Appliance, è possibile utilizzare l applicazione di posta vocale visiva per accedere ai messaggi di posta vocale. Non tutte le funzioni di posta vocale sono disponibili da Posta vocale visiva. Per ulteriori informazioni, vedere il manuale dell utente del telefono IP Appliance. 24

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