Manuale Operativo. Gestione studio Guida all utilizzo

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1 Manuale Operativo Gestione studio Guida all utilizzo UR

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3 INDICE INTRODUZIONE... 4 REQUISITI... 5 GESTIONE STUDIO... 6 Configuratore Studio B.Point Solution Platform... 6 Gestione studio... 6 GESTIONE OPERATORI AZIENDE CONDIVISE CONTABILI/FISCALI E PAGHE Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 3/16

4 INTRODUZIONE La nuova gestione studio è stata voluta per diverse motivazioni: allineare la grafica al contesto di B.PointSP, dare uno strumento di facile utilizzo che permette una visione globale dei dati, avere dei collegamenti diretti con la licenza e raggruppare le diverse funzioni presenti nel menù del Configuratore in un'unica scelta. Inoltre semplificare la procedura di gestione delle Aziende Condivise, che, nella vecchia versione, è alquanto arzigogolata. La nuova gestione si trova alla scelta Configuratore/Configurazione/Configurazione Studio (86/2/4). Inizio documento Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 4/16

5 REQUISITI L'utilizzo di questa gestione è fruibile da tutti quegli utenti che hanno le credenziali di accesso al Configuratore (Scelta 86), solitamente gli amministratori del sistema. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 5/16

6 Configuratore Studio B.Point Solution Platform GESTIONE STUDIO La schermata principale si presenta con la visualizzazione dei dati dello studio utilizzato all'accesso in B.PointSP. Lo studio è identificato da un codice denominato trademark; è possibile scegliere lo studio oppure crearne uno nuovo. Tutte le funzioni sono accessibili solo dopo aver scelto lo studio. Una volta inserito lo studio è possibile proseguire solo attraverso tasto invio e si posiziona automaticamente sul tab della gestione studio; da questo momento è possibile selezionare i vari tab (gestione studio, gestione operatori, aziende condivise contabili/fiscali e aziende condivise paghe). Nel caso in cui lo studio abbia una password, questa viene richiesta prima di poter accedere alle varie gestioni. I bottoni di "Conferma" e "Annulla" sono attivi quando si è all'interno dei vari tab; il primo conferma i dati inseriti e li registra, mentre il secondo ripristina la situazione prima delle eventuali modifiche. Sono comunque previste all'uscita di ogni tab, in caso di variazione dei dati, messaggi che ricordano le modifiche avvenute e chiedono se si vuole effettivamente uscire senza registrare i dati. Gestione studio Vengono visualizzati tutti i dati dello studio, se esistente, in una sola schermata suddivisa in pannelli per tipologia. I Dati Studio servono solo come dati identificativi, importante è la password che permette d'inserire un ulteriore livello di controllo all'accesso di B.PointSP. Se inserita o modificata la password, viene richiesta la conferma; non è possibile eseguire altre operazioni fino a quando la password inserita/modificata e la conferma non coincidono. Le uniche operazioni che permettono di uscire da questo controllo sono l'utilizzo del bottone annulla che ripristina la condizione iniziale dello studio oppure il tasto uscita, in entrambi i casi le modifiche effettuate fino a quel momento andranno perse. I Parametri Studio permettono di gestire alcune funzioni specifiche dello studio: 1. periodo validità operatori: se l'operatore dello studio non accede più per il numero di giorni indicato in questo campo, la prima volta che si accede a B.PointSP verrà segnalato, anche se a tutti gli effetti l'operatore riesce comunque a proseguire. Il messaggio di segnalazione è il seguente: Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 6/16

7 2. avviso scadenza password: serve per indicare per quanti giorni prima della scadenza della password, all'ingresso di B.PointSP, deve comparire il messaggio che la password dell'operatore è in scadenza: 3. tipo accesso operatori: l'accesso degli operatori dello studio può essere Libero o Controllato, la prima tipologia non ha nessuna restrizione, mentre se l'accesso viene definito Controllato significa che è possibile accedere a B.PointSP con uno specifico codice operatore da una sola postazione di lavoro contemporaneamente; nel caso in cui viene scelto il tipo accesso Controllato e si accede a B.PointSP contemporaneamente con lo stesso operatore, appare il seguente messaggio: 4. registra accessi: la selezione di questo campo permette di registrare gli accessi a B.PointSP di ogni operatore dello studio e le operazioni eseguite, queste registrazioni sono visibili dalla scelta "Gestione Storico Accessi" (86/2/13) 5. disabilita help operatore: è possibile inibire la gestione dell'help sull'operatore nella maschera "identificazione operatore" selezionando questo campo 6. abilita password menù: questo permette di vincolare l'accesso di alcune scelte di menù ad una password. La gestione di questa password viene pilotata dalla selezione di questo campo. Nel caso in cui viene selezionato e la password non esiste, quest'ultima viene richiesta. Nel caso in cui, in precedenza, era stata abilitata la password a menù e poi viene deselezionato il campo, prima di poter procedere con questa richiesta è necessario inserire la password. I Pathnames: vengono definite alcune cartelle di lavoro e raccolta dati necessarie al funzionamento di B.PointSP; è consigliabile indicare valori coerenti. Nel caso di cartelle inesistenti viene segnalato con apposito triangolino di attenzione. Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 7/16

8 Una volta data la conferma dell'aggiornamento dei dati viene richiesto se si vogliono creare le cartelle inesistenti: Gli Applicativi: gli applicativi che non sono presenti nella chiave vengono segnalati da un asterisco. E' possibile selezionare gli applicativi per abilitare il loro utilizzo in B.PointSP, la selezione abilita tutti gli operatori dello studio al possibile utilizzo. Nel caso di uno studio nuovo vengono proposti dei valori di default: - periodo validità operatori a 180 giorni, - tipo accesso libero, - pathname preparati con la radice della cartella di lancio di B.PointSP e alcuni valori fissi - vengono selezionati gli applicativi che sono presenti sulla licenza. Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 8/16

9 Se viene richiesta la cancellazione dello studio, questa prevede anche la cancellazione di tutti gli operatori e terminali ad esso legati. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 9/16

10 GESTIONE OPERATORI La gestione degli operatori richiede la scelta dell'operatore o l'inserimento di uno nuovo; dopo di che vengono visualizzati i vari dati in tre sezioni: dati operatore, applicativi e raggruppamenti. Nel caso di variazione di operatore esistente le ultime due sezioni sono presentate compresse, sarà cura dell'utente espandere i dati necessari. Nel caso di caricamento di un nuovo operatore solo l'ultima sezione sarà presentata compressa, mentre le altre due saranno espanse. Inoltre è possibile chiudere o espandere tutte le tre sezioni contemporaneamente attraverso i bottoni "Chiudi sezioni" e "Espandi sezioni". I Dati Operatore prevedono: la password è obbligatoria per i nuovi operatori e il funzionamento tra la password e la conferma password è lo stesso di quello descritto per lo studio. I giorni di validità password indicano per quanti giorni la password introdotta per l'operatore è valida; un numero di giorni prima (indicati nello studio) viene segnalato che la password è in scadenza. Una volta che sono stati superati i giorni di validità viene richiesto il cambio con il seguente messaggio: Modifica password all'accesso: la selezione di questo campo permette, all'ingresso in B.PointSP dell'operatore, di effettuare il cambio password. Questa funzione permette, ad ogni operatore, di gestire autonomamente la propria password indipendentemente dall'amministratore di sistema. Operatore disabilitato: la selezione di questo campo disabilita l'operatore e non permette più l'accesso a B.PointSP dando il seguente messaggio: Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 10/16

11 Super Operatore: indica che l'operatore può accedere a B.PointSP utilizzando le credenziali di altri operatori dello studio Abilitazione multisessione: è possibile lavorare con più sessioni contemporaneamente, ogni volta che vengono effettuate delle scelte dal menù di B.PointSP viene aperta una nuova sessione di lavoro; si ha la possibilità di avere al massimo 10 sessioni di lavoro aperte contemporaneamente dallo stesso accesso di studio e operatore. Consenti primo accesso dopo aggiornamento: solo gli operatori che hanno questa abilitazione possono accedere a B.PointSP dopo che è stato effettuato un aggiornamento; altrimenti devono aspettare che un operatore abilitato acceda. L'utilizzo di questa funzione permette di tenere meglio sotto controllo tutte le operazioni che solitamente vengono effettuate dal sistema dopo un aggiornamento (aggiornamento dei componenti, conversione di archivi). Operatore con uso limitato alle sole aziende specificate: indica che si tratta di un operatore tandem, per maggiori dettagli bisogna fare riferimento alla gestione delle aziende condivise Nome profilo accesso: nel caso di operatore tandem è necessario indicare il nome del profilo nel quale sono specificate le funzione che l'operatore può o non può eseguire. Tipo elenco stampe: la visualizzazione dell'elenco delle stampe può essere Globale (le stampe di tutti gli operatori dello studio oppure Operatore (le sole stampe dell'operatore) Visione elenco codici prenotati: è possibile permettere all'operatore di vedere tutti gli elenchi dei codici prenotati (Globale), solo i suoi (Operatore) oppure non vedere nessun codice prenotato Client utilizzabili dall'operatore: è possibile stabilire il tipo di client che può utilizzare l'operatore. Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 11/16

12 Attiva accesso dispositivo: permette di attivare l'accesso dell'operatore come dispositivo, questa funzione è possibile se solo l'operatore è provvisto di password. L'abilitazione di questo check prevede una serie di controlli e registrazioni che regolano appunto l'accesso a BPointSP. I Moduli Applicativi: vengono proposti tutti gli applicativi presenti nello studio, è possibile abilitarli o disabilitarli per l'operatore. Nel caso in cui sia stato aggiunto un applicativo a livello di studio è necessario entrare nella gestione degli operatori per aggiungere l'applicativo per ogni operatore esistente e interessato. In caso di operatore nuovo, per ogni applicativo, vengono proposti i codici path di default e i relativi pathname; è inoltre possibile utilizzare la codifica numerica dei codici path e relativi pathname (es. per l'applicativo SISCOG dando 1 per la generazione automatica codici e path verrà assegnato come codice path or0001 e pathname.\arc\or0001), l'inserimento di questo numero comporta il cambiamento su tutti i codici path e pathname presenti nella griglia. E' inoltre possibile, dando come numero 0, ritornare alla vecchia codifica (es.: ord, forf,.). E' possibile, singolarmente, identificare il codice path più opportuno presente nell'elenco o inserirne uno nuovo. I path dati e tabelle possono essere modificati, è necessario ricordarsi che se si fanno delle modifiche sul path dati e tabelle di un codice path esistente queste modifiche saranno valide per tutti gli operatori che utilizzano quel codice path; questa casistica viene segnalata da apposito messaggio e dal simbolo posto di fianco al pathname modificato. Nel caso in cui viene dato un nuovo codice path vengono proposti dei path dati e tabelle che possono essere modificati, i nuovi path vengono segnalati con un triangolino giallo di attenzione. In questo caso, se i path risultano inesistenti, in fase di conferma dati vengono creati automaticamente. Il bottone "Dis/abilita tutti i moduli" serve per disabilitare o abilitare tutti i moduli presenti contemporaneamente. Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 12/16

13 I Raggruppamenti: vengono proposti tutti i raggruppamenti, è possibile abilitarli o disabilitarli per l'operatore valorizzando opportunamente l'id operatore con i valori appositi. E' possibile scegliere i vari Id operatore oppure inserirne di nuovi con la descrizione appropriata. Si ricorda che i raggruppamenti "0000" e "9999" sono raggruppamenti particolari, il primo esclude la gestione, mentre il secondo indica la gestione totale. Non viene considerato un Id non valorizzato, se introdotto a spazio viene preso di default il valore "0000". Inizio documento Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 13/16

14 AZIENDE CONDIVISE CONTABILI/FISCALI E PAGHE La gestione delle aziende condivise si presenta con l'elenco delle aziende caricate, per ognuna di queste è indicato se si tratta di azienda principale o collegata, il numero di posti di lavoro che si possono utilizzare per accedere in contemporanea sull'azienda e per quali gruppi di applicativi (Prima Nota, Coge, Aziendale, Fiscale e Fatturazione oppure Paghe) c'è un abbinamento con uno o più operatori tandem. La colonna "Principale" se non valorizzata indica che si tratta di un'azienda principale, se valorizzata indica che si tratta di azienda collegata e il valore indicato definisce a quale principale è abbinata. Nella descrizione delle colonne relative al numero di aziende e ai gruppi applicativi viene anche evidenziato il valore del modulo corrispondente presente nella licenza, così da avere una visione immediata del numero di aziende che si possono inserire e del numero di abbinamenti per i gruppi applicativi che possono essere fatti. E' possibile inserire un numero di aziende condivise non superiore al valore indicato dal modulo delle aziende della relativa area contabile/fiscale o paghe (AZICON per il gruppo contabile/fiscale e AZICONPAG per il gruppo paghe). Per le aziende indicate come "Collegate" non viene effettuato nessun conteggio. Finestra relativa alle aziende contabili/fiscali: Finestra relativa alle aziende paghe: Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 14/16

15 E' possibile cancellare le aziende presenti nell'elenco, la cancellazione di un'azienda principale elimina, in automatico, tutte le eventuali aziende collegate ad essa. La cancellazione di un operatore tandem, dalla gestione operatori, si preoccupa di cancellare gli abbinamenti con l'azienda condivisa alla quale l'operatore è stato abbinato. Con questa gestione delle aziende condivise non esiste più la funzione di stampa delle aziende inserite e gli abbinamenti con gli operatori, in quanto è diventata obsoleta (vecchia scelta 86/11/3). Quando si vuole inserire una nuova azienda contabile/fiscale, viene presentata la videata successiva ove è possibile distinguere se l'azienda è persona fisica o giuridica, scegliere l'azienda, indicare, nel caso di azienda collegata, l'azienda principale di riferimento, indicare il numero di posti di lavoro che si vogliono utilizzare per l'azienda e gli operatori, dall'elenco degli operatori tandem, che si vogliono abbinare all'azienda per il gruppo di applicativi scelti. E' possibile indicare se si vuole utilizzare l'elenco delle persone giuridiche o fisiche attraverso apposito bottone "Tipo anagrafica" oppure tramite il tasto funzione "F7". Per indicare che l'azienda è una collegata è necessario inserire in "Codice Principale" il valore dell'azienda principale di riferimento, scegliendo dall'elenco presentato che contiene le aziende principali inserite in precedenza. Nel caso in cui viene scelta l'azienda collegata, il numero di posti di lavoro viene azzerato e non è modificabile, in quanto per l'azienda collegata non vengono effettuati conteggi sui moduli. E' possibile abbinare uno o più operatori per la stessa azienda. Ogni qualvolta viene indicato l'abbinamento di un operatore per uno specifico gruppo di applicativi viene effettuato un controllo sul modulo relativo per verificare che non si sia superato il valore indicato in licenza. Il conteggio prende in considerazione il numero di posti di lavoro indicati per ogni azienda inserita che ha un abbinamento per lo stesso gruppo applicativo, nel caso in cui viene superato il valore non è possibile inserire l'abbinamento per lo specifico gruppo applicativo scelto. L'abbinamento di più operatori tandem sulla stessa azienda condivisa e anche per lo stesso gruppo di applicativi, non influisce sul conteggio dei posti di lavoro all'interno della gestione, ma l'ingresso nello specifico applicativo di B.Point dell'operatore può avvenire a gruppi in base al valore indicato nel numero di posti di lavoro. Se è stato indicato 1 come numero di posti di lavoro, può accedere un operatore tandem alla volta, se è stato indicato 2 possono accedere due operatori tandem, fra quelli indicati, alla volta. Il gruppo "Prima Nota" è libero, per cui non viene effettuato nessun controllo con i moduli presenti in licenza. Essendo la Prima Nota una parte del gruppo Coge, una volta scelta viene inibita la scelta del gruppo Coge e viceversa; togliendo l'abbinamento è possibile selezionare il gruppo Coge. Maschera per l'inserimento delle aziende condivise contabili/fiscali: Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 15/16

16 Nell'inserimento di una nuova azienda paghe non si indica il numero di posti di lavoro in quanto il controllo viene effettuato solo all'accesso dell'operatore tandem in B.Point. Maschera per l'inserimento delle aziende condivise paghe: Quando si varia un'azienda condivisa, precedentemente inserita, non è possibile cambiare il codice anagrafica. Per poter aggiungere un gestione operatori. nuovo operatore tandem è necessario inserirlo precedentemente nella Inizio documento Wolters Kluwer Italia Interfaccia grafica Guida all utilizzo Pag. 16/16