Il Collegio Sindacale

Transcript

1 1 Il Collegio Sindacale 2 Il modello tradizionale di governance ASSEMBLEA Revisore Legale Collegio Sindacale C.D.A. A.D. Comitato esecutivo 1

2 3 Modello tradizionale Amministrazione La responsabilità della gestione dell'impresa è affidata a uno o più amministratori (anche non soci). Nel secondo caso è costituito un CdA che può delegare le proprie attribuzioni (salvo, ad esempio, quelle relative alla redazione del bilancio) a un Comitato Esecutivo composto da alcuni dei suoi membri/componenti. Controllo sulla gestione Il Collegio Sindacale vigila (con atti di ispezione e controllo) sull'osservanza della legge, dello statuto e dei principi di corretta amministrazione. Controllo contabile È affidato a un revisore contabile/società di revisione iscritti nel Registro o, nelle Spa che fanno ricorso al capitale di rischio, ad una società di revisione. Le società che non fanno ricorso a capitale di rischio e che non sono tenute alla redazione del bilancio consolidato possono affidare il controllo contabile al Collegio Sindacale tramite apposita previsione dello Statuto (art bis comma 3). 4 Il Collegio Sindacale: composizione 3 o 5 Membri effettivi + 2 Membri supplenti Almeno 1 Membro effettivo 1 Membro supplente Iscritti nel registro dei Revisori contabili Gli altri se non iscritti nel registro dei Revisori contabili, scelti tra Iscritti Albi professionali o Docenti di ruolo di materie economiche o giuridiche. Se è realizzata la previsione disposta dall articolo 2409/bis 3 comma: 3 o 5 Membri effettivi + 2 Supplenti Iscritti nel registro dei Revisori contabili 2

3 5 Nomina e scadenza La prima volta viene nominato nell Atto costitutivo, successivamente nominato dall Assemblea Ordinaria. Il Presidente è nominato dall Assemblea dei Soci. Resta in carica per 3 esercizi e scade alla data dell Assemblea convocata per l approvazione del bilancio. La cessazione ha effetto dal momento della ricostituzione del nuovo collegio 6 Cause di ineleggibilità (art c.c.) 3

4 7 Cause di incompatibilità (1) 8 Cause di incompatibilità (2) 4

5 9 Durata in carica, cessazione e sostituzione I sindaci restano in carica per un periodo massimo di tre esercizi e possono essere rieletti. La scadenza del mandato coincide con la data dell assemblea convocata per l approvazione del bilancio relativo all ultimo esercizio della loro carica. Le cause di cessazione dall'ufficio di sindaco sono: La revoca da parte dell'assemblea solamente qualora sussista una giusta causa e a condizione che la delibera sia stata approvata con decreto del tribunale, sentito l'interessato La rinuncia (dimissioni) da parte degli stessi sindaci La decadenza dall'ufficio La morte Qualora, per una delle cause sopra descritte, venga meno uno dei sindaci, subentra automaticamente il sindaco supplente più anziano che resta in carica fino alla prima assemblea. 10 Compenso dei sindaci Per legge ogni sindaco ha diritto a un compenso. Il compenso dei membri del collegio sindacale deve essere predeterminato e invariabile in corso di carica. La retribuzione annuale dei sindaci, se non è stabilita nello statuto, deve essere determinata dall'assemblea all'atto della nomina per l'intero periodo di durata del loro ufficio. 5

6 11 Doveri del Collegio Sindacale In base all'attuale disciplina, la funzione primaria del collegio sindacale consiste nell'attività di controllo sull'amministrazione e sull'intera attività sociale La legge stabilisce che il collegio sindacale deve vigilare sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e, in particolare, sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento (art c.c.). Il collegio deve riunirsi almeno ogni 90 giorni, anche attraverso mezzi telematici (videoconferenza o altri mezzi equipollenti) se lo statuto lo consente. 12 Controllo sull attività degli amministratori I sindaci verificano che gli amministratori agiscano nel rispetto della legge e gestiscano la società nell'interesse sociale e con diligenza Essi devono, quindi, controllare: la legittimità della gestione, la correttezza del procedimento decisionale seguito dagli amministratori che gli amministratori compiano scelte conformi ai canoni di buona amministrazione che le operazioni siano giustificabili in rapporto all'oggetto sociale che gli amministratori non si comportino con negligenza, imperizia o imprudenza. 6

7 Vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto Il compito di vigilare sull osservanza della Legge e dello statuto si sostanzia nel verificare: A. La conformità degli atti e delle deliberazioni degli organi della società alle norme di legge ed alle disposizioni dello statuto B. L osservanza delle norme in materia di deposito e pubblicazione degli atti sociali C. La regolare tenuta dei libri sociali e registri obbligatori D. Il rispetto degli adempimenti previsti dalla normativa fiscale e previdenziale (tempestivo adempimento degli obblighi di versamento e dichiarazione) E. Il rispetto delle disposizioni che disciplinano lo svolgimento dell attività, in generale e nello specifico settore in cui opera la società Principi di corretta amministrazione Controllo di legittimità finalizzato a verificare la rispondenza delle scelte degli amministratori ai principi economico-tecnici di una buona gestione. I sindaci, nello svolgimento delle loro funzioni di vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, dovranno accertare che le scelte di gestione operate dagli amministratori siano: Conformi alle norme di legge e dello statuto Conformi a criteri di razionalità economica ed agli obblighi di diligenza Compito del Collegio Sindacale non è valutare se le scelte gestionali degli amministratori possano risolversi in futuri risultati positivi o negativi, bensì se dette scelte vengono assunte sulla base di piena cognizione di causa e da parte di soggetti pienamente investiti del potere di porle in essere. 7

8 Conformità delle scelte di gestione alle norme di legge e dello statuto Questa attività si esplica nella valutazione della correttezza formale nelle scelte decisionali, rispetto a quanto previsto dalla legge e dallo statuto. Ad esempio, il Collegio vigila che gli amministratori: Non pongano in essere operazioni estranee all oggetto sociale Non compiano scelte di gestione in contrasto con le deliberazioni assunte dall assemblea o dal CdA Non siano assunte o gestite da amministratori che abbiano un interesse per conto proprio o di terzi. 15 Conformità delle scelte di gestione a criteri di razionalità economica ed agli obblighi di diligenza Questo tipologia di controllo implica la verifica: che gli amministratori non pongano in essere operazioni imprudenti o azzardate o non ragionevoli, lesive dell integrità del patrimonio aziendale, modificative dei diritti attribuiti ai singoli soci dalla legge o dallo statuto; che gli amministratori agiscano in modo informato e assumano le decisioni in base ad un processo razionale e ponderato, previo riscontro della compatibilità dell operazione con le risorse di cui dispone la società; che la consistenza patrimoniale e le risorse aziendali siano sufficienti a finanziare le operazioni da intraprendere e che il grado di indebitamento della società sia compatibile con le capacità di rientro dell azienda in relazione ai prevedibili flussi di entrate future. 16 8

9 Adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile (1) La vigilanza sull adeguatezza dell assetto organizzativo consiste nel verificare che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità. A tal fine il collegio deve verificare: L adeguatezza dell assetto organizzativo rispetto alle dimensioni della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell oggetto sociale L esistenza di un organigramma aziendale con chiara individuazione delle funzioni e delle linee di responsabilità L esistenza di un adeguata separazione e contrapposizione dei compiti e delle responsabilità nello svolgimento delle funzioni aziendali L esistenza di procedure aziendali documentate in relazione ai compiti che ciascuno deve svolgere e l effettiva applicazione di tali procedure La competenza del personale in relazione alla funzione assegnata Il rispetto da parte della direzione aziendale delle direttive impartite dagli amministratori L inesistenza di ingerenze di soggetti terzi nella direzione aziendale. 17 Adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile (2) La vigilanza sull adeguatezza dell assetto organizzativo implica la verifica del Sistema di Controllo Interno, per valutare se sia impostato in modo tale da consentire agli Amministratori di agire sulla base di dati e informazioni rispondenti alla realtà dei fatti e disponibili tempestivamente. Ad ogni verifica trimestrale o in occasione di verifiche mirate, dovrà monitorare tale sistema, al fine di aggiornare la conoscenza inizialmente acquisita e adeguare eventualmente i controlli, soffermandosi in particolare sulla verifica del superamento degli eventuali elementi di debolezza riscontrati nella propria analisi iniziale. 18 9

10 19 Poteri Atti di ispezione e di controllo Richiesta notizie agli amministratori Scambio informazioni con i corrispondenti organi di società controllate Possibilità di avvalersi di propri dipendenti o ausiliari (assenza condizioni di incompatibiltà). Convocare l Assemblea in caso di omissione o ritardo da parte degli amministratori Convocare l Assemblea, previa comunicazione al Presidente del CdA, in caso di gravi fatti censurabili Denunciare al Tribunale irregolarità e violazioni compiute dagli amministratori che possono produrre un danno alla società Impugnare le delibere consiliari adottate in difformità alla legge o all atto costitutivo (art. 2388). 20 Controllo sull attività dei soci Il collegio sindacale effettua inoltre un controllo sull'attività dell'assemblea dei soci, verificando: il rispetto delle formalità previste per la convocazione dell'assemblea, la conformità delle deliberazioni alla legge e allo statuto. Per effettuare tali controlli, i sindaci devono partecipare alle adunanze del consiglio di amministrazione (ed eventualmente del comitato esecutivo) e alle assemblee. L'assenza ingiustificata alle assemblee e a due adunanze del Cda nello stesso esercizio comporta, come già visto, la decadenza dall'ufficio di sindaco. 10

11 21 Controllo su denuncia dei soci Ogni socio, indipendentemente dalla sua partecipazione al capitale, ha diritto di rivolgersi al collegio sindacale per denunciare fatti che ritiene censurabili compiuti da amministratori, dirigenti, procuratori o prestatori d'opera della società. Il collegio sindacale ha l'obbligo di esaminare la denuncia quando a presentarla sono: Meno di 1/20 (5%) del capitale sociale; Meno di 1/50 (2%) del capitale sociale per società che fanno ricorso al capitale di rischio Il Collegio Sindacale nelle s.r.l. (art c.c.) L'atto costitutivo può prevedere, determinandone le competenze e poteri, ivi compresa la revisione legale dei conti, la nomina di un organo di controllo o di un revisore. Se lo statuto non dispone diversamente, l'organo di controllo è costituito da un solo membro effettivo. La nomina dell'organo di controllo o del revisore è obbligatoria se la società: a) è tenuta alla redazione del bilancio consolidato; b) controlla una società obbligata alla revisione legale de conti; c) per due esercizi consecutivi ha superato due dei limiti indicati dal primo comma dell'articolo 2435 bis, in tema di redazione del bilancio in forma abbreviata ovvero: totale dell attivo dello stato patrimoniale: euro; ricavi delle vendite e delle prestazioni: euro; dipendenti occupati in media durante l esercizio: 50 unità. La legge n. 155 del 19 ottobre 2017 che ha delegato l esecutivo per riformare la disciplina che governa la crisi d impresa e l insolvenza, prevede una serie di modifiche che riguardano l organo di controllo della Società a responsabilità limitata. La delega in concreto abbassa le soglie previste per la nomina obbligatoriadell organo di controllo o del revisore delle Srl

12 23 24 Rapporti tra Collegio Sindacale e società di revisione Collegio sindacale e società di revisione si scambiano dati e informazioni rilevanti per l espletamento dei rispettivi compiti (art. 150 TUF). (Consob ha emesso una comunicazione DAC/RM/ del 20 febbraio 1997 dove raccomanda che il collegio sindacale richieda alla società di revisione tutte le informazione utili per il controllo di propria competenza, con particolare riferimento a quelle relative al funzionamento del SCI e amministrativo-contabile). Il Collegio sindacale comunica senza indugio alla Consob le irregolarità riscontrate nell attività di vigilanza (art. 149 TUF) La società di revisione informa senza indugio la Consob e il Collegio sindacale dei fatti ritenuti censurabili (art. 155) 12

13 25 Collegio sindacale e società di revisione fissano tempi e modalità per lo scambio dei seguenti dati e informazioni: a) tutti quelli ritenuti rilevanti, opportuni e utili per lo svolgimento dell attività di vigilanza; b) tutti quelli derivanti dalle verifiche della società di revisione in ordine all osservanza della legge e dell atto costitutivo; alla struttura organizzativa e al controllo interno; alla continuità aziendale; al sistema amministrativo contabile; alla regolare tenuta della contabilità e corretta rilevazione dei fatti di gestione. c) tutte le comunicazioni e richieste scritte e verbali della società di revisione agli amministratori e dirigenti; d) l esistenza di fatti censurabili rilevanti dalla società di revisione; e) le verifiche effettuate su operazioni con parti correlate e le considerazioni al riguardo. In occasione delle fasi conclusive di verifica del bilancio e della relazione semestrale la società di revisione fornisce al collegio sindacale: comunicazione del piano di revisione applicato e delle procedure svolte; notizie riguardanti a problematiche relative al bilancio e alla relazione semestrale; informazioni sulle relazioni che intende emettere. Al momento del rilascio delle relazioni la società di revisione deve rilasciare copia al collegio sindacale. 26 COLLEGIO SINDACALE Richiesta carte di lavoro SOCIETA DI REVISIONE La richiesta del Collegio sindacale deve essere motivata. Il revisore informa per iscritto il Collegio sindacale delle caratteristiche e dei limiti della revisione contabile e di alcune richieste in merito alle modalità di acquisizione delle informazioni delle carte di lavoro. Il Collegio sindacale aderisce alle richieste del revisore. L esame delle carte di lavoro del revisore da parte dei sindaci non sostituisce i controlli attribuiti al collegio sindacale e non lo sollevano dalla sua responsabilità. 13

14 27 COLLEGIO SINDACALE Richiesta carte di lavoro SOCIETA DI REVISIONE La richiesta di informazioni può riguardare: il piano delle attività ai fini della vigilanza prevista dall art sexies c.c. i risultati delle verifiche sull adeguatezza della struttura organizzativa, amministrativa, contabile e del SCI i risultati delle operazioni con parti correlate e alle transazioni rilevanti le eventuali denunce dei soci i suggerimenti inoltrati alla Direzione e/o al Consiglio di amministrazione i risultati delle altre attività di controllo assegnate ai sindaci da leggi speciali 14