Relazione finale di Autovalutazione del Collegio Sindacale

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1 Relazine finale di Autvalutazine del Cllegi Flumeri, 23/03/ SINTESI CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO METODOLOGIA UTILIZZATA PER CONDURRE IL PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE PROFILI DI VALUTAZIONE RISULTATI EMERSI PUNTI DI FORZA AREE DI MIGLIORAMENTO PIANO DEGLI INTERVENTI... 5 Sintesi La presente Relazine di Autvalutazine del Cllegi (di seguit anche la Relazine ) è redatta ad esit del prcess di Autvalutazine del Cllegi della BCC di Flumeri (AV) relativ al perid che va dal 01/01/2017 al 31/12/2017. Secnd quant previst dalla Circlare n. 285 di Banca d Italia 1, la Relazine illustra: la metdlgia, le single fasi di cui il prcess di Autvalutazine si è cmpst e i sggetti cinvlti; i risultati ttenuti, evidenziand i punti di frza e di deblezza emersi; le azini crrettive eventualmente prpste. In sintesi, il prcess di autvalutazine ha permess di esprimere un giudizi di cmplessiva adeguatezza. In particlare: il funzinament del Cllegi sindacale è stat valutat Adeguat; l esercizi dei pteri è stat valutat Adeguat; la cmpsizine qualitativa è stata valutata Adeguata. Tuttavia, sn presenti margini di miglirament per tutti i prfili ( Funzinament, Esercizi dei pteri del cllegi e Cmpsizine del Cllegi ), da perseguire attravers le seguenti azini pianificate e cndivise tra i cmpnenti dell Organ. 1 Cfr. Titl IV, Capitl 1, Sezine VI, lett. c)

2 A) Funzinament - Rimdulare le mdalità di svlgiment delle attività sulla base delle emergenti esigenze derivanti dall adesine al Grupp Bancari, garantend ampia dispnibilità di temp anche per la gestine dei rapprti cn gli espnenti e le strutture della Capgrupp. B) Esercizi dei pteri - Vigilanza sulle fasi di adeguament della struttura rganizzativa e del sistema dei cntrlli interni alle esigenze dettate dalla partecipazine al Grupp Bancari. C) Cmpsizine - Assicurare, ltre alla frmazine cntinua bbligatria dei cmpnenti in cnsiderazine del lr ambit di svlgiment di attività prfessinale, attiva partecipazine ad eventi frmativi su temi specifici del settre bancari, sprattutt in ccasine di aggirnament di dispsizini nrmative. Il Cllegi mnitra il pian di implementazine delle azini crrettive e ne relazina peridicamente, anche infrmalmente nel crs delle riunini peridiche, al Cllegi. Nel prsiegu del dcument sn frniti maggiri dettagli relativi al prcess di autvalutazine cndtt ed ai sui esiti. Cntest nrmativ di riferiment Il prcess di Autvalutazine è stat svlt in ttemperanza al 1 aggirnament della Circlare n. 285 di Banca d Italia, che chiarisce cme l bblig di autvalutazine vada sservat anche per l rgan cn funzine di cntrll. In particlare, è previst che gli Organi cn funzine di supervisine strategica e - se cllegiali - di gestine si sttpngn a un peridic prcess di autvalutazine, cn le seguenti finalità: assicurare una verifica del crrett ed efficace funzinament dell rgan e della sua adeguata cmpsizine; garantire il rispett sstanziale delle dispsizini e delle finalità che esse intendn realizzare; favrire l aggirnament dei reglamenti interni a presidi del funzinament dell rgan, in md da assicurare la lr idneità anche alla luce dei cambiamenti dvuti dall evluzine dell attività e del cntest perativ; individuare i principali punti di deblezza, prmuverne la discussine all intern dell rgan e definire le azini crrettive da adttare; raffrzare i rapprti di cllabrazine e di fiducia tra i singli cmpnenti e tra la funzine di supervisine strategica e quella di gestine; incraggiare la partecipazine attiva dei singli cmpnenti, assicurand una piena cnsapevlezza dell specific rul ricpert da gnun di essi e delle cnnesse respnsabilità. Anche l rgan cn funzine di cntrll svlge un autvalutazine sulla prpria cmpsizine e sul prpri funzinament, ispirata alle finalità spra elencate e sulla base di criteri e mdalità cerenti cn le prprie caratteristiche 2. Metdlgia utilizzata per cndurre il prcess di autvalutazine Il prcess di autvalutazine è stat svlt nel rispett delle seguenti fasi e cn il cinvlgiment dei seguenti attri: 2 Circlare n. 285 di Banca d Italia, Tit. IV, Cap. 1, Sez. VI, Par. 1.

3 Predispsizine e aggirnament dei prfili di valutazine Esecuzine Autvalutazine da parte dei membri del CS Elabrazine dei risultati Presentazine dei risultati rielabrati e apprvazine della relazine finale Verifica dell stat di attuazine delle azini crrettive Attri cinvlti nelle fasi del Prcess Cllegi Membri Cllegi Cllegi CS e Cllegi Cllegi Sindac effettiv Zaffir Pupl Armand Il Cllegi ha crdinat l svlgiment delle varie fasi del prcess di Autvalutazine. E stat inltre identificat nella persna del sig. Zaffir Pupl Armand, il cmpnente del C.S. che ha supprtat il Cllegi nell svlgiment delle attività tecnic-perative. Si descrive di seguit il prcess di autvalutazine sservat ed il dettagli dei prfili di valutazine. Prcess di Autvalutazine L Autvalutazine è stata cndtta attravers l utilizz di un Questinari di Autvalutazine, cnsegnat ai Sindaci nella seduta dell scrs 21 marz e cnservat agli atti del Cllegi. I relativi prfili di autvalutazine sn stati identificati dal Cllegi, che si è avvals del supprt del cmpnente individuat, tenut cnt anche degli esiti della precedente Autvalutazine. Il Questinari, prima dell inltr ai cmpnenti del Cllegi, è stat pre-cmpilat cn i seguenti dati quantitativi a supprt, riferiti al perid che va dal 01/01/2017 al 31/12/2017. numer di riunini annuali; durata media delle riunini; grad di assenteism; numer medi di vci in agenda; Numer di riunini in cui sn stati discussi argmenti nn iscritti all rdine del girn. Si riprtan di seguit nel dettagli i prfili di valutazine sttpsti ai cmpnenti del Cllegi. Prfili di valutazine I prfili ggett di analisi sn stati determinati cn il fine di cnsentire ai cmpnenti del Cllegi di valutare: il funzinament dell rgan, cn riferiment agli aspetti cncernenti la cnvcazine delle riunini, la partecipazine e la verbalizzazine delle stesse e la gestine delle attività di fllw-up; i pteri dell rgan, cn riferiment all attività del Cllegi nell espletament dei cmpiti ad ess assegnati; la cmpsizine qualitativa, cn riferiment alle cmpetenze del Cllegi nnché agli aspetti legati alla diversity e all aggirnament prfessinale. In merit al funzinament del Cllegi, i quesiti sn stati rientati alla autvalutazine: delle mdalità di rganizzazine delle riunini del Cllegi cn riferiment al temp dedicat alla preparazine della seduta e definizine dell'agenda e alle frme, cntenuti e

4 tempestività della dcumentazine messa a dispsizine press la sede sciale sulle materie pianificate all'rdine del girn; della partecipazine dei cmpnenti, sia in termini di livell cmplessiv di partecipazine (presenze e temp effettivamente dedicat), sia in termini di dialettica e cnfrnt all intern dell Organ nnché della qualità delle infrmazini che il Cllegi riceve e della verbalizzazine delle riunini in termini di chiarezza e mdalità di cmunicazine e trasmissine delle risultanze al CdA; del rul del Presidente cn riferiment al cmpit di garantire l efficacia del dibattit cllegiale e alla predispsizine dell'rdine del girn e la cnduzine del dibattit cllegiale nnché alla trasmissine della dcumentazine a supprt delle deliberazini del Cllegi; della gestine dell'implementazine delle azini crrettive previste dal pian degli interventi cn riferiment al rispett delle tempistiche previste dal pian e l efficacia delle azini crrettive nel sanare le carenze emerse. In merit ai pteri del Cllegi, i quesiti sn stati rientati alla autvalutazine: dell esercizi delle funzine di cntrll nell ambit della respnsabilità sulla vigilanza: sull sservanza della legge e dell statut; sul rispett dei principi di crretta amministrazine; sull adeguatezza della struttura rganizzativa; sul sistema dei cntrlli interni e sul RAF; sull adeguatezza ed affidabilità del sistema amministrativ cntabile; in rdine al bilanci e alla relazine sulla gestine; in rdine a perazini sciali strardinarie ed altri eventi rilevanti; dell attività di rilasci dei pareri. In merit alla cmpsizine del Cllegi, i quesiti sn stati rientati alla autvalutazine: del dimensinament qualitativ, ferm restand il pssess dei requisiti di prfessinalità ai sensi dell art. 26 del T.U. bancari, delle cnscenze cmplessivamente presenti nel Cllegi, in relazine alle caratteristiche della Banca, in merit a: l'peratività bancaria; la cnscenza dei mercati finanziari e dei servizi e delle attività di investiment; la cnscenza della reglamentazine di settre; le metdlgie di gestine e cntrll dei rischi e, più in generale, del sistema dei cntrlli interni; la cnscenza delle questini legate alla gvernance, all rganizzazine aziendale anche cn riferiment al sistema infrmativ. della diversity (età-genere) dei cmpnenti del Cllegi ; delle attività di aggirnament prfessinale; dei prcessi di nmina e revca in termini di chiarezza e trasparenza. Ciascun quesit è stat valutat utilizzand la seguente scala valutativa su 5 livelli: Scala dei giudizi Eccellente (Punt di frza) 5 Più che adeguat 4 Adeguat 3 Parzialmente Adeguat 2 Nn adeguat 1

5 Risultati emersi La tabella di seguit frnisce una rappresentazine sintetica dei giudizi espressi nell ambit dell Autvalutazine: Macr - prfil di valutazine Funzinament dell Organ Valutazine cmplessiva Adeguat Pteri dell Organ Adeguat Cmpsizine dell Organ Adeguat Si riprtan di seguit nel dettagli i punti di frza e le aree di miglirament identificati. Seppur nn espressamente valutati nell ambit del Questinari, si precisa che le analisi degli esiti dall Autvalutazine hann cnsiderat inltre: l esit delle verifiche eseguite ai sensi dell articl 26 T.U. bancari e di quelle sugli ulteriri requisiti previsti dall statut per l assunzine delle cariche; l esit della verifica sul rispett del diviet di interlcking directrships previst dall art. 36, d.l. 6 dicembre 2011, n. 201, cnvertit dalla l. 22 dicembre 2011, n Punti di Frza Nella cnsapevlezza che la cmplessa articlazine e la cntinua evluzine delle dispsizini nrmative, anche di settre, determinan la permanente sussistenza di aree di miglirament, il cllegi nn individua particlari prfili di eccellenza, ferma restand la cndivisa più che adeguata cmpsizine dell Organ in termini di età, genere, prfessinalità ed esperienze presenti. Aree di miglirament Sulla base delle valutazini effettuate, il cllegi, ritiene che l rgan di cntrll di prssima nmina dvrà prestare particlare attenzine alle necessità di adeguament del su funzinament e dell esercizi dei sui pteri alle esigenze che sarann dettate dalla nuva articlazine del sistema bancari cperativ che si caratterizzerà per la partecipazine alla Capgrupp Bancaria. Tale partecipazine determinerà l esigenza di gestine dei rapprti cn gli espnenti e le strutture della Capgrupp, nnché quella di rimdulare le attività di vigilanza sulla base dei necessari adeguamenti nella cnfigurazine e nel funzinament della struttura rganizzativa e del sistema dei cntrlli interni. Indipendentemente dalle specifiche cmpetenze e prfessinalità presenti nella cmpsizine dell rgan, sarà essenziale cntinuare a garantire partecipazine ad eventi frmativi che cnsentan apprfndiment di tematiche specifiche e aggirnament sprattutt in ccasine di nuve dispsizini nrmative di settre. Pian degli interventi A seguit delle analisi delle aree di miglirament rilevate nel crs del prcess di autvalutazine, anche sulla base dei suggerimenti espressi dai cmpnenti del cllegi sindacale, sn stati identificati alcuni interventi crrettivi discussi ed apprvati dal Cllegi in data Tali interventi sn sintetizzati nella tabella di seguit, che riprta altresì la data di cmpletament prevista ed il sggett respnsabile dell implementazine:

6 # Descrizine azine crrettiva 1 2 Garantire adeguata dispnibilità di temp da dedicare alla gestine dei rapprti cn la Capgrupp. Effettuare apprfndimenti sulla valutazine dell adeguatezza degli adeguamenti dell assett rganizzativ e del sistema dei cntrlli interni a seguit dell avvi effettiv delle attività della Capgrupp Esecuzine implementazine Dall avvi dell attività della Capgrupp Dall avvi dell attività della Capgrupp Owner Cllegi Cllegi Il Cllegi mnitra il pian di implementazine delle azini crrettive e ne relazina peridicamente, anche in md infrmale nel crs delle riunini peridiche, al Cllegi. IL COLLEGIO SINDACALE Dtt. Mariella Rutiglian Rag. Armand Zaffir Pupl Rag. Giuseppe Mastandrea