L infrastruttura tecnologica di IBM FileNet ECM per gestire documenti e procedimenti

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1 L infrastruttura tecnologica di IBM FileNet ECM per gestire documenti e procedimenti Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale Giorgio Sicurella, IBM Italia Padova, 19 settembre IBM Corporation

2 Agenda La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all ordine del giorno Tecnologia IBM ECM Contenuti Procedimenti Ricerca Federazione Posta elettronica Soluzioni Conservazione sostitutiva Protocollo

3 La Pubblica Amministrazione Locale Problematiche tecnologiche e organizzative Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione e Posta Certificata, etc... Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni rilevanti perché queste si trovano altrove Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella ricerca o nell attesa di informazioni essenziali al suo lavoro Questo grava sull efficienza interna e sui costi di gestione Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali Predisposizione dei contenuti nel contesto dei procedimenti

4 Cosa si intende per contenuto e gestione del contenuto? Forms Web Pages Documenti elettronici Documenti cartacei & Files Creare Accedere Collaborare Ricercare Gestire il ciclo di vita Gestire la sicurezza Archiviare Print Output Foto, Grafici, Video Enterprise Applications (Fatture, etc.) Fax Meta Dati

5 Gestione documentale: benefici Risparmio di costi per la gestione dei documenti: Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all archiviazione Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni : Risparmio di tempo nella ricerca delle pratiche Risparmio di tempo nello smistamento delle pratiche Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale Nuove opportunità nella gestione delle informazioni: Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi Controllo dell avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti ) Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo Migliore qualità del servizio fornito ai clienti: Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall esterno dell organizzazione Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all utenza esterna

6 IBM ECM Portfolio CLIENTS Portals & Web Apps Capture Scan and fax solution clients LOB & ISV Solutions OmniFind Search & Discovery Desktop Applications Manager Archiviazione INTEGRATION OnDemand Report Management Records Manager eforms form management ERP SERVICES Content Manager Content Engine IBM Information Integration Content Edition (IICE) Federation/Integration Business Process Manager Process Engine SERVER REPOSITORIES IBM CM Repositories IBM FileNet Image Services SharePoint Repositories Other Repositories LEGACY

7 Content Management Caratteristiche Classificazione e archiviazione dei contenuti Modifica dei contenuti (check-out, check-in) versioni a due livelli Ciclo di vita Sicurezza sui singoli documenti e cartelle Funzioni di ricerca avanzate proprietà contenuti (full-text) Relazione logiche tra documenti Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi

8 Content Management Classificazione e archiviazione Classificazione Definizione di classi documentali Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi) Gestione folder virtuali Archiviazione RDBMS File system device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)

9 Content Management Sistema a oggetti ed eventi Approvazione Revisione, & Pubblicazione Portale Notifica dei cambiamenti L evento gioca un ruolo chiave Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti Riconoscimento dell evento e attivazione dei processi o applicazioni Aggiornamento dei records Notifica Elimina latenza dei processi

10 Business Process Management Caratteristiche Gestione procedimenti (processi) Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi Nativa integrazione con moduli elettronici Nativa integrazione tra processi e contenuti Tracciamento dei processi in uso Strumenti di analisi e simulazione dei processi

11 Business Process Management Gestione forms Sviluppo Drag & drop Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche Fedeltà di rappresentazione Facilità di accettazione da parte degli utenti Web / XML based Gestione a più pagine Compliance con standard di mercato Archiviazione diretta in Content Manager Integrazione diretta con BPM Funzionalità di calcolo Integrazione con Database (HTTP/JDBC)

12 Business Process Management Gestione forms

13 Federazione / Integrazione dei contenuti Caratteristiche Interfaccia unificata a molteplici repository documentali Servizi di integrazione Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus) Servizi di federazione Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On Servizi di sviluppo Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)

14 Gestione Caratteristiche Applicazione server per l archiviazione e gestione delle Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise La cattura delle avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili Catalogazione delle e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle (soggetto, spedito da / a, cc, ecc ) Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati archiviate come oggetti in Content Manager Sicurezza: le possono essere lette da utenti non in copia direttamente

15 Information Management software Enterprise Content Management Architettura di Riferimento Gestione di contenuti e procedimenti Portals & Web Apps CLIENTS Web Pages Electronic Documents Search & Discovery LOB & ISV Solutions Business Process Management Forms Cattura/Creazione Content ServicesPrint FileNet ECM Ricerche Ciclo di vita Sicurezza Fax Audit Gestione del Personale Consistenza e Controllo Reclami Ottimizzazione Photos, Videos Simulazione e Analisi Archiviazione s Collaboration & Communication FileNet BPM Automazione e Accessi Paper SERVICES Documents & Files Revisione e approvazione contenuti Web Desktop Applications Fatturazione Gestione Eccezioni Records Nell interafederation/integration Azienda REPOSITORIES Databases IBM CM Repositories IBM Domino Repositories Revisione dei Contratti Assistenza agli Utenti FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories

16 Conservazione Sostitutiva Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l integrità, l autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo. La soluzione sviluppata è: Progettata interamente per l ambiente Web Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP) Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nell organizzazione Integrata con il sistema di posta elettronica Localizzabile nativamente in diverse lingue

17 Gestione Protocollo Gli Obiettivi del Protocollo Informatico sono orientati a garantire il controllo dei flussi documentali per favorire: l Efficienza organizzativa dell amministrazione; la Trasparenza interna ed esterna; l Interoperabilità e la cooperazione tra PA. IBM FileNet propone la soluzione globale per il Protocollo Informatico e la gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione. La soluzione di protocollo ottempera anche alle norme più restrittive emanate dal CNIPA, comprendendo tutte le funzionalità necessarie e opzionali previste. In particolare, si compone delle soluzioni verticali di protocollo, di firma digitale e verifica, conservazione sostitutiva. L obiettivo è di automatizzare i processi operativi della Pubblica Amministrazione, consentendo la consultazione parallela dei documenti da parte di più utenti di Aree Organizzative Omogenee, con sistemi di posta elettronica e flussi di lavoro organizzati. L applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti all interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate. I flussi previsti si articolano attraverso le seguenti fasi: ricezione documenti in entrata; autenticazione mittenti e contenuti; protocollazione (segnatura); assegnazione (smistamento); classificazione; fascicolazione; trattamento (procedimenti amministrativi); comunicazione (documenti in uscita); archiviazione.

18 Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA ARCHIVIO DI LAVORO ARCHIVIO CORRENTE ARCHIVIO DI DEPOSITO ARCHIVIO STORICO Protocollo Classificazione Classificazione Versamento Scarto

19 Gestione documentale: tecnologia e normativa

20 Perchè ECM Le PA non possono affidare informazioni e processi ad applicazioni ad-hoc o a sistemi non documentali Perchè IBM ECM Profonda conoscenza del mercato e solida strategia Referenze mondiali nel settore pubblico La più ampia offerta per agevolare l adozione dell ECM da parte delle Aziende Sicura, Modulare e Scalabile Rete di Business Partner che, oltre alla loro competenza, ha sviluppato un portfolio di applicazioni ECM Strategia di supporto agli open environments Commitment per il supporto delle architetture standard di mercato e la SOA Chiara e consolidata leadership nella gestione dei processi Content Centric Chiara e consolidata leadership nella ECM Compliance (Conformità) La forza del supporto e dei servizi di IBM