Collaborare con SharePoint Online

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1 06 Collaborare con SharePoint Online Preparare una Raccolta Siti privata Nel corso del terzo capitolo, relativo all Amministrazione di Office 365, ti abbiamo mostrato come creare una Raccolta Siti privata attraverso l interfaccia di configurazione di SharePoint Online: in questa fase, l amministratore ha l opportunità di specificare alcuni parametri che influenzano le caratteristiche della nuova Raccolta Siti. Ecco come si presenta all amministratore l interfaccia di creazione di una Raccolta Siti privata: Figura 6.1 Creazione di una Raccolta Siti privata Tra le informazioni che ti vengono richieste per poter procedere con la creazione, la selezione del Modello ha una particolare rilevanza poiché determina la struttura e le tipologie di contenuto che il nuovo sito metterà a disposizione (vedi figura 6.1). 89

2 CAPITOLO 06! NOTA Il modello di una Raccolta Siti non è modificabile in fase successiva alla creazione. In altre parole, non è possibile trasformare una raccolta di tipo Sito del Team (in inglese Team Site) in un altra di tipo Area di lavoro documenti (in inglese Document Workspace). È altrettanto vero, però, che SharePoint mette a disposizione numerose funzionalità di personalizzazione, applicabili anche in fasi successive, che consentono di modificare anche radicalmente un sito rispetto al modello con il quale è stato creato. Tutti i Siti del Team nascono uguali, ma spesso ciascuno cresce seguendo la propria strada. Nel corso dei prossimi capitoli analizzeremo nel dettaglio le caratteristiche di ciascun modello. Per ora ci prendiamo la libertà di scegliere per te e utilizziamo un modello di tipo Sito del Team per iniziare a scoprire le caratteristiche di SharePoint orientate alla collaborazione e alla condivisione di informazioni. Il Sito del Team Una volta completate le operazioni di creazione della Raccolta Siti, navigando all URL che abbiamo impostato in fase di creazione ti troverai di fronte all interfaccia standard del Sito del Team. Figura 6.2 L interfaccia del Sito del Team 90

3 Collaborare con SharePoint Online Cerchiamo di decomporre la struttura e l interfaccia in porzioni separate, in modo da prendere dimestichezza con le funzionalità e con i termini. Struttura del Sito del Team Il Sito del Team è stato progettato per essere un veicolo per le informazioni e per i documenti condivisi dal gruppo di lavoro. Queste informazioni e questi documenti vengono memorizzati come contenuto del sito di cui fanno parte, all interno di speciali aree 1 che ne consentono un organizzazione strutturata. Il link Tutto il contenuto del sito, in basso a sinistra nella barra di navigazione laterale, porta a una pagina di riepilogo che riporta la struttura di contenuto del sito in maniera analitica (vedi figura 6.3). Figura 6.3 Tutto il contenuto del Sito Come puoi notare, il Sito del Team offre già una struttura di contenuti predefinita. La pagina Tutto il contenuto del sito mostra questa struttura categorizzata in base alla tipologia del contenuto che viene di volta in volta gestito. Le Raccolte documenti sono contenitori, funzionalmente analoghi alle cartelle di Windows, adatti per la memorizzazione di file. Le Raccolte immagini non sono altro che raccolte documenti utilizzate e configurate in maniera specifica per la gestione delle immagini: oltre alle funzionalità classiche comuni a tutte le raccolte documenti (ne vedremo alcune nei paragrafi successivi) mettono a disposizione alcune caratteristiche supplementari, quali anteprima e miniature delle immagini. 1 Il termine area è utilizzato in maniera generica. Vedremo nel seguito di questo e dei prossimi capitoli che queste aree hanno nomi e scopi di utilizzo specifici. 91

4 CAPITOLO 06! NOTA Alcune delle raccolte di documenti presenti all interno del Sito del Team sono utilizzate prevalentemente per l archiviazione di file e risorse di sistema, piuttosto che per i dati degli utenti. Per esempio, la Raccolta Stili verrà utilizzata come archivio per i file CSS e XSLT tramite i quali si può personalizzare l aspetto e la grafica del sito. Gli Elenchi, a differenza delle raccolte immagini, non contengono file, ma elementi. Gli elementi sono tipicamente caratterizzati da una serie di attributi (metadati, nella terminologia SharePoint), quali un titolo, una descrizione o una data. Vedremo nel corso del Capitolo 8 come sia possibile aggiungere o modificare questi attributi per creare elenchi, e quindi elementi, personalizzati. Le Aree Discussioni sono elenchi particolari, strutturati in modo da consentire la discussione tra i membri del gruppo di lavoro in maniera simile a un forum online. Interfaccia del Sito del Team La pagina Tutto il contenuto del sito ci ha consentito di esplorare la struttura interna di un Sito del Team. Ma l interfaccia utente di un sito non ne rispecchia necessariamente la struttura interna: capita spesso, infatti, che per garantire una migliore esperienza di utilizzo da parte dell utente gli stessi contenuti vengano presentati in maniera differente. Inoltre, alcune funzionalità sono trasversali rispetto ai contenuti e devono essere messe a disposizione indipendentemente dal contesto di navigazione corrente. Prendendo come spunto di partenza la pagina principale (home page) del Sito del Team, quindi, proviamo a dedurne le modalità di navigazione e di interazione. La Barra di Avvio Veloce La Barra di Avvio Veloce (vedi figura 6.4) offre uno strumento di navigazione dei contenuti del sito. Figura 6.4 Barra di Avvio Veloce 92

5 Collaborare con SharePoint Online La Barra di Avvio Veloce viene visualizzata per default in ciascuna pagina, in modo da accompagnare la navigazione dell utente mantenendo l elenco dei link principali a portata di clic. Considerando inoltre il fatto che il suo contenuto - i link e le categorie tramite le quali essi sono raggruppati - può essere modificato a piacere, la Barra di Avvio Veloce è un ottima guida, utile in particolare all utente meno esperto per evitare di perdersi nei meandri della navigazione. La Barra multifunzione La Barra multifunzione (spesso indicata con il termine inglese Ribbon) è il primo componente visibile, dall alto, di tutte le pagine del sito. Figura 6.5 La Barra Multifunzione La Barra multifunzione agisce prevalentemente come punto di accesso centralizzato alle principali operazioni di configurazione del sito e dei suoi contenuti, come evidenziato in figura 6.5. Le Azioni Sito sono azioni globali, in buona parte indipendenti dal contesto. Consentono, per esempio, di creare nuove raccolte documentali o nuove pagine, così come di accedere alle impostazioni generali del sito (vedi figura 6.6). La Navigazione Gerarchica (accessibile dall interfaccia utente tramite l icona passa a livello superiore ) consente di esplorare il contenuto del sito risalendo di livello. Questo strumento è estremamente utile quando i siti presentano una struttura estremamente profonda. L azione Modifica Pagina consente di visualizzare la pagina corrente in modalità di modifica. Su questo aspetto ti rimandiamo al Capitolo 12, relativo alla personalizzazione di SharePoint Online. Le Schede (o Tab) immediatamente successivi danno accesso a operazioni contestuali eventualmente disponibili per il contenuto che si sta visualizzando. Per esempio, navigando sulla home page del sito, è presente la scheda Pagina, mentre navigando all interno delle raccolte documentali vengono mostrate le schede deputate alla gestione delle operazioni sui documenti e sulla raccolta. Il Menu Utente dà accesso alle impostazioni di configurazione relative all utente che sta navigando il sito: per esempio, ciascun utente può impostare le proprie preferenze internazionali (il formato con cui le date e i numeri vengono visualizzati, ecc...). Attraverso questo menu, inoltre, l utente è in grado di effettuare una disconnessione dal sito, così come una connessione con le credenziali di un altro utente. 93

6 CAPITOLO 06 Figura 6.6 Particolare del menu Azioni Sito Le Pagine Escludendo la Barra di Avvio Veloce (sulla sinistra), e la Barra multifunzione (in alto), ciò che rimane è... la pagina! Le pagine veicolano i contenuti del sito attraverso visualizzazioni di raccolte documentali o elenchi, piuttosto che di contenuti inseriti o modificati dall utente (vedi figura 6.7). La prima parte del Capitolo 12 sarà dedicata alle modalità di modifica e personalizzazione delle pagine. 94

7 Collaborare con SharePoint Online Figura 6.7 Particolari delle Pagine Gestire i contenuti Dopo questa prima panoramica sulla struttura e sull aspetto del Sito del Team, dovresti ora essere in grado di orientarti con un sufficiente grado di sicurezza per muovere i primi passi in autonomia, esplorare e scoprire che il sito è ancora, desolatamente, vuoto. Un sito di collaborazione che si rispetti basa la propria efficacia sulla qualità dei contenuti e della struttura che li ospita. Senza struttura, i contenuti saranno difficilmente reperibili e consultabili, rendendo lo sforzo di condivisione vano. Ma senza contenuti... inutile dire che la struttura meglio organizzata perde completamente qualsiasi utilità pratica. Nel corso di questo paragrafo ti illustreremo, quindi, le principali modalità di gestione dei contenuti all interno di un sito SharePoint Online, focalizzando la nostra attenzione, innanzitutto, sui documenti. Caricare Documenti Il primo elemento da considerare nelle operazioni di gestione dei documenti è la scelta della raccolta documentale che li andrà a ospitare. Abbiamo visto che il modello di Sito del Team contiene già una raccolta documentale, dal titolo Documenti Condivisi, che è perfetta per i nostri scopi. È importante sottolineare, comunque, che le operazioni descritte in seguito sono applicabili a qualsiasi altra raccolta documentale, con modalità analoghe. 95

8 CAPITOLO 06 Figura 6.8 La raccolta documentale Documenti Condivisi Per caricare un documento dovrai, quindi, navigare all interno della raccolta documentale Documenti condivisi, per esempio tramite il link presente nella Barra di Avvio Veloce. Dalla pagina di visualizzazione della raccolta, mostrata in figura 6.8, puoi procede al caricamento in almeno due modi: Puoi utilizzare il link Aggiungi Documento. Puoi cliccare sul pulsante Carica Documento dalla Barra multifunzione, all interno della scheda Documenti, e selezionare infine la voce Carica Documento dal menu a tendina. L interfaccia mostrerà una finestra di dialogo attraverso la quale avrai la possibilità di selezionare dal tuo computer o da una cartella di rete il file da caricare, cliccando sul pulsante Browse (o Sfoglia) come mostrato in figura 6.9. Figura 6.9 Caricamento di un documento 96

9 Collaborare con SharePoint Online La spunta su Sovrascrivi file esistenti potrà essere utilizzata per effettuare caricamenti successivi, sovrascrivendo eventuali file con lo stesso nome già presenti. Deselezionando la spunta, in caso di conflitto di nomi SharePoint genererebbe un errore, impedendo il caricamento del file. Una modalità di caricamento alternativa è il Caricamento Multiplo, molto conveniente per operazioni massive su un buon numero di documenti contemporaneamente. Per utilizzare questo secondo approccio, è possibile: Selezionare il link Carica più file... direttamente dalla finestra di dialogo di caricamento, mostrata in figura 6.9. Selezionare la voce Carica più Documenti dal menu a discesa, dopo aver cliccato sul pulsante Carica Documento della Barra multifunzione, come descritto in precedenza. Figura 6.10 Caricamento multiplo Attraverso la finestra di dialogo che ti viene mostrata (vedi figura 6.10) potrai inserire più di un file semplicemente trascinando i documenti da Esplora Risorse all interno dell area centrale della finestra. Quando hai aggiunto tutti i documenti che intendi caricare, ti basta cliccare sul pulsante OK per confermare l operazione. I file saranno caricati sequenzialmente, mentre una barra di avanzamento ti darà un riscontro visivo dello stato generale dell operazione (vedi figura 6.11). 97

10 CAPITOLO 06 Figura 6.11 Stato di avanzamento durante il Caricamento multiplo di più documenti Al termine del caricamento, se tutti i documenti sono stati caricati con successo, puoi cliccare il pulsante OK per essere riportato alla pagina di visualizzazione della raccolta Documenti Condivisi, che ora mostrerà i file appena aggiunti in un elenco (vedi figura 6.12). Figura 6.12 Visualizzazione documenti a seguito del caricamento 98

11 Collaborare con SharePoint Online! NOTA Quali documenti si possono caricare in una raccolta documentale? Le regole che consentono di determinare la compatibilità di un documento con SharePoint sono diverse. In particolare, vengono tenute in considerazione l estensione del file (alcune estensioni sono bloccate a livello amministrativo perché considerate potenzialmente pericolose; tra queste i file.exe o.vbs) e le dimensioni del file stesso (che non devono superare una soglia massima di 50 MB). Inoltre esistono limitazioni sui nomi dei file, che non devono contenere caratteri non supportati, e sulla lunghezza del loro percorso, anch essa limitata a 128 caratteri per il nome preso singolarmente e a 260 per il percorso completo. Modificare Documenti Una volta caricati all interno di una raccolta documentale di SharePoint, ai documenti vengono assegnate in maniera automatica alcune proprietà. Già osservando la visualizzazione mostrata in figura 6.12 potrai notare che al documento sono associate: Una tipologia di file (visibile nella prima colonna della visualizzazione e indicata tramite un icona). Una data di modifica, che in questo caso, poiché il documento è stato appena inserito, corrisponde alla data di caricamento. Un utente autore dell ultima modifica, che è l utente con cui ti sei collegato al Sito del Team e nel cui contesto hai effettuato le operazioni di caricamento. In realtà le proprietà di un documento, o più in generale di un elemento di un elenco o di una raccolta documentale, possono essere molto più numerose. È, infatti, possibile definire degli attributi personalizzati tramite i quali connotare ulteriormente gli elementi. Ritorneremo su questo aspetto nel Capitolo 8, durante il quale approfondiremo più nel dettaglio le caratteristiche strutturali degli elenchi e delle raccolte documentali. SharePoint non si limita, però, ad associare attributi agli elementi che vengono creati. A ciascun elemento, infatti, corrispondono delle azioni. Come nel caso degli attributi, le azioni disponibili sono in parte generali, indipendenti dal tipo di elemento o di documento sui quali vengono applicate, e in parte specifiche e contestuali. Per accedere alle azioni puoi agire in almeno due modi. Puoi innanzitutto selezionare l elemento dalla visualizzazione, cliccando sulla casella di spunta che precede l icona. La casella di spunta non è sempre visibile, e viene mostrata al passaggio del mouse sulla riga che corrisponde all elemento che vuoi selezionare. A seguito della selezione dell elemento, la Barra multifunzione attiva e porta in primo piano la scheda Documenti, che mostra le azioni disponibili raggruppate per categoria. 99

12 CAPITOLO 06 In alternativa, puoi spostarti col mouse in prossimità del nome del documento e cliccare sulla freccia di espansione, visualizzando in questo modo il menu contestuale dell elemento (vedi figura 6.13). Figura 6.13 Particolare del Menu contestuale Selezionando, dalla Barra multifunzione o dal menu contestuale, la voce Visualizza Proprietà, ti verrà mostrata una finestra di dialogo che riporta gli attributi dell elemento, oltre all insieme di azioni eseguibili su di esso. Cliccando, invece, sulla voce Modifica Proprietà, il dialogo che viene mostrato consente di modificare gli attributi (vedi figura 6.14). Figura 6.14 Finestra di dialogo per la Modifica Come puoi notare, alcuni attributi (il Nome del documento, in questo caso) sono obbligatori e vengono evidenziati dall interfaccia utente tramite l asterisco rosso in prossimità dell etichetta relativa: se lasciati vuoti, l operazione di salvataggio non viene effettuata e SharePoint segnala un messaggio di errore in corrispondenza del campo non compilato. 100

13 Collaborare con SharePoint Online Al termine della compilazione, ti sarà sufficiente confermare le modifiche premendo il pulsante Salva. È importante sottolineare come le modifiche agli attributi di un documento non ne cambino i contenuti! Per visualizzare o modificare i contenuti del documento sarà necessario, invece, agire attraverso le opportune azioni. Le azioni disponibili variano a seconda della tipologia di documento, come descritto nel prospetto seguente. Azione Effetto Tipologia di documento Visualizza nel browser Visualizza il contenuto del documento all interno del browser, sfruttando una delle Office Web Application registrate Documenti Office supportati dalle Office Web Apps Modifica nel browser Modifica in Microsoft Excel Modifica in Microsoft Word Modifica in Microsoft PowerPoint Visualizza e consente la modifica del contenuto del documento all interno del browser, sfruttando una delle Office Web Application registrate Documenti Office supportati dalle Office Web Apps Manda in esecuzione Documenti Office l applicazione Office relativa, installata sul computer degli utenti. Quando il documentoviene salvato, esso viene memorizzato in automatico all interno della raccolta documentale, sovrascrivendo la versione precedente. In aggiunta a queste operazioni, effettuabili solamente sui documenti Microsoft Office, è sempre possibile modificare un documento scaricandone una versione sul computer locale, effettuando le opportune modifiche e infine rieseguendo il caricamento del documento all interno della raccolta. Per scaricare una copia di un documento sul computer locale, puoi selezionare la voce Scarica una Copia dal sottomenu Invia a del menu contestuale (vedi figura 6.15). L operazione di caricamento successiva alle modifiche deve essere, ovviamente, effettuata mantenendo abilitato il segno di spunta che forza la sovrascrittura del documento precedentemente memorizzato all interno della Raccolta. 101

14 CAPITOLO 06 Figura 6.15 Download di un documento sul computer locale! NOTA Cosa succede cliccando sul link di un documento? Il comportamento dipende, una volta ancora, dal tipo di documento. Se si tratta di documenti Office supportati dalle Office Web Apps, che ti descriveremo nel corso del prossimo capitolo, il documento viene aperto per impostazione predefinita nel browser, in modalità di visualizzazione. È possibile modificare questo comportamento di default, indicando che i documenti Office devono essere aperti lanciando l applicazione client installata sul computer locale. Per i documenti Office, quindi, il clic sul nome del documento si può tradurre in un azione Visualizza nel browser oppure Apri in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint). Se si tratta di un file di altro tipo, e il browser è in grado di visualizzare la tipologia di file in questione, il documento viene aperto nel browser. Per esempio, questo accade per le immagini o per documenti in formato testuale (TXT, ecc ). Lo stesso comportamento si può ottenere anche per altri tipi di documento non visualizzati dai browser in maniera nativa, previa installazione di un add-on (o plug-in) del browser stesso: è molto frequente, per esempio, che vengano utilizzati plug-in per la visualizzazione nel browser dei documenti PDF. In tutti gli altri casi, ossia quando il documento non è un documento Office e non è riconosciuto dai browser, il browser effettua una richiesta di download del documento, presentando all utente la maschera di salvataggio su computer locale. Ricordati che è sempre possibile eseguire il download di un documento dal menu Invia a -> Scarica una copia, come indicato nel paragrafo precedente. 102

15 Collaborare con SharePoint Online Cancellare Documenti Per cancellare un documento ti basta selezionare il documento, quindi scegliere l azione Elimina dal menu contestuale o dalla scheda Documenti della Barra multifunzione. La richiesta di conferma che ti viene proposta, visualizzata in figura 6.16, oltre ad essere una buona salvaguardia per operazioni accidentali, ti indica che a fronte di una cancellazione i documenti non vengono rimossi, ma vengono spostati nel Cestino! Figura 6.16 La finestra per la conferma della Cancellazione di un documento Il concetto di Cestino non è nuovo: esiste in Windows fin dalle prime versioni! Ciò che, però, differenzia il Cestino di un sito SharePoint da quello di Windows è, inevitabilmente, il luogo in cui i file cancellati vengono salvati. Il Cestino di SharePoint non ha alcuna relazione con il Cestino di Windows, ed è a tutti gli effetti un area di memorizzazione sul server all interno della quale vengono spostati gli elementi cancellati dagli utenti. Tra questi elementi, oltre ai documenti, troviamo gli elementi degli elenchi, così come gli stessi elenchi e addirittura i siti! Al cestino si accede selezionando il link posto sotto la Barra di Avvio Veloce. La visualizzazione rappresentata in figura 6.17 mostra, per esempio, il contenuto del cestino a seguito della cancellazione di due dei tre documenti che abbiamo aggiunto alla raccolta documentale in precedenza. Figura 6.17 Visualizzazione degli elementi nel cestino 103

16 CAPITOLO 06 Tra le informazioni visualizzate, puoi notare come siano presenti l indicazione del percorso originale del documento e della data di eliminazione, molto utili per ricostruire la storia di una cancellazione. Dal cestino gli elementi possono essere eliminati definitivamente o ripristinati, riportandone il contenuto e gli attributi all interno della posizione di origine. Entrambe le operazioni possono essere eseguite su più di un documento alla volta: ti basta selezionare tramite le caselle di spunta tutti gli elementi che intendi processare.! NOTA È importante sottolineare che a seguito di un ripristino gli attributi originali dell elemento vengono preservati: per esempio, non viene reimpostata la data di modifica con la data dell operazione di ripristino. Gli elementi vengono eliminati dal cestino dopo una permanenza di 30 giorni. A seguito di una eliminazione dal cestino (effettuata in maniera esplicita dall utente o pianificata dal sistema dopo la scadenza dei 30 giorni) gli elementi non vengono ancora eliminati del tutto, ma sono spostati in un cestino di secondo livello, accessibile all amministratore del sito, dal quale possono una volta ancora essere ripristinati o cancellati, questa volta definitivamente. Questo ulteriore meccanismo di protezione dalle cancellazioni accidentali rende il sistema più solido e più facilmente gestibile. Insomma... ti puoi divertire a combinare qualche danno con un minimo di tranquillità in più. Gestione avanzata dei documenti In aggiunta alle semplici operazioni di aggiunta, modifica e cancellazione, SharePoint ti mette a disposizione una serie di funzionalità più avanzate, orientate principalmente a facilitare la condivisione dei documenti all interno del gruppo di lavoro. Gestione delle Versioni La gestione di versioni diverse dello stesso documento è da sempre un aspetto critico, soprattutto quando più persone lavorano sugli stessi contenuti attraverso modifiche e revisioni. Pensa, per esempio, a quanto potrebbe accadere (anzi, spesso accade!) memorizzando i documenti all interno delle classiche cartelle di rete: Viene salvato un documento (Verbale.docx). Il documento viene revisionato e ne viene salvata una copia (Verbale_v2.docx). Una delle revisioni viene revisionata, e ne viene salvata una copia (Verbale_v2_a. docx). Ogni tanto questo ordine viene interrotto da Verbale_old.docx, Verbale_new. docx, Verbale_old_new.docx. È inutile dire che il meccanismo ha qualche pecca. Qual è l ultima versione del verbale? Cosa succede se occorre ripristinare una versione precedente, rendendola ufficiale? 104

17 Collaborare con SharePoint Online La fragilità di questo sistema sta nella mancanza di una gestione delle versioni. Meglio sarebbe se: Il documento mantenesse, sempre, lo stesso nome. Il documento fosse associato a un numero di versione progressivo. A seguito di modifiche, il numero di versione venisse incrementato in maniera automatica e la precedente versione venisse congelata per eventuali usi futuri. Fosse sempre possibile visualizzare una versione precedente del documento. Fosse sempre possibile ripristinare una versione precedente del documento. Il meccanismo di gestione delle versioni di SharePoint funziona, a grandi linee, proprio in questo modo. Innanzitutto, per abilitare le versioni su una raccolta documentale (o su un elenco!) devi navigare sulla pagina di Impostazioni Raccolta Documenti, raggiungibile dalla Barra multifunzione, e selezionare Impostazioni controllo versioni. Figura 6.18 Impostazione del controllo delle Versioni La pagina che ti viene proposta (vedi figura 6.18) ti consente di specificare, tra l altro: La modalità di gestione delle versioni, a scelta fra: Non abilitate (impostazione predefinita). Versioni principali (il codice di versione sarà un numero intero auto-incrementante). Versioni principali e secondarie (una versione è identificata da un codice a due parti, come per esempio 10.3, che identifica la decima versione principale e la terza sotto-versione di un documento). 105

18 CAPITOLO 06 Un limite al numero di versioni (principali e secondarie) che si vogliono mantenere; ti consigliamo di valutare attentamente di impostare questo limite, poiché memorizzare un numero elevato di versioni aumenta lo spazio occupato in maniera non auspicabile. Anche impostando solamente la gestione delle versioni principali, siamo in grado di verificare cosa accade nel ciclo di vita di un documento. Prova per esempio a caricare un documento Word all interno di una raccolta documentale su cui hai attivato le versioni. Successivamente, apri il documento, effettua qualche modifica e salvalo nuovamente, sovrascrivendo il precedente. Infine, seleziona il documento tramite la casella di spunta, e dalla Barra multifunzione, nella scheda Documenti, clicca sul pulsante Cronologia Versioni. Ti verrà mostrata una finestra di dialogo simile a quella di figura Figura 6.19 Gestione delle Versioni La finestra ti mostra l elenco delle versioni del documento di cui il sistema sta tenendo traccia, comprensive di numero, data e autore della modifica e dimensioni del file. Inoltre, contestualmente alla colonna data, hai a disposizione un menu a discesa tramite il quale puoi: Visualizzare le proprietà di ciascuna versione, cioè gli attributi che il documento aveva quando la versione era corrente. Eliminare una versione. Ripristinare una versione (il comando, anche se disponibile, non ha effetto se applicato alla versione più recente). L operazione di eliminazione, che è disponibile su tutte le versioni tranne che sull ultima, comporta l effettiva rimozione della versione dal sistema. L operazione di ripristino comporta invece la creazione di una nuova versione del documento, creata come copia identica di quella che si sta ripristinando: se vuoi ripristinare, per esempio, la versione 2 (su un totale di quattro) di un documento, non provochi la cancellazione delle versioni successive (3 e 4), ma la creazione di una versione ulteriore (5) identica alla versione

19 Collaborare con SharePoint Online È possibile, infine, visualizzare una versione precedente di documento. Il menu a discesa consente di visualizzare i dettagli del documento; per visualizzare il documento tramite l applicazione client ti basta, invece, cliccare sulla Data modifica nella finestra della cronologia delle versioni. Estrazione e Archiviazione Un altra funzionalità fondamentale nella gestione condivisa dei documenti è il cosiddetto check-in/check-out, visibile nell interfaccia come azione Estrai/Archivia. Volendo fare una similitudine, il meccanismo è molto simile a quello che avviene occupando una camera di albergo. In fase di ingresso, ci viene richiesto di effettuare il check-in, durante il quale viene registrato che un ospite (l utente con cui siamo collegati al sito) prende possesso di una camera (il documento). Similmente, prima della partenza eseguiamo il check-out, rendendo la camera nuovamente disponibile. Il meccanismo è evidentemente utilizzato per garantire agli ospiti un uso esclusivo della camera: nel periodo di check-in, la camera non sarà disponibile ad altri utenti. Lo stesso accade per i documenti. Durante le modifiche, abbiamo la possibilità di bloccare il documento in modo che non sia contemporaneamente modificabile da altri; terminate le modifiche, sarà nostra cura indicare al sistema che le attività sono complete e il documento può essere nuovamente modificato da altri. Per porre un documento in stato di estrazione (check-out) puoi agire attraverso la Barra multifunzione (scheda Documenti, pulsante Estrai) o attraverso il menu contestuale del documento stesso. Se il documento è modificabile attraverso un applicazione che supporta le modifiche offline (per esempio, le applicazioni Microsoft Office), puoi scegliere se utilizzare o meno una cartella locale per memorizzare una bozza del documento durante le operazioni di modifica (vedi figura 6.20). Figura 6.20 Estrazione di un documento Confermando la scelta, hai evidenza dello stato di estrazione del documento attraverso l icona del documento stesso, che presenta una freccia verde in basso a indicare che il documento è attualmente estratto. Se un altro utente tenta di effettuare modifiche al documento, il sistema nega il consenso indicando che il documento è estratto e non modificabile, se non a seguito di un archiviazione. Questo avviene, per esempio, se si tenta di cancellare il documento o di modificarne le proprietà (Modifica Proprietà dal menu contestuale o dalla Barra multifunzione). 107

20 CAPITOLO 06 Leggermente diverso è il comportamento a seguito di modifiche effettuate tramite l applicazione client (in questo caso, Microsoft Word): Word, infatti, notifica l impossibilità di modifica, ma propone in alternativa di visualizzare il documento in sola lettura, piuttosto che di modificare una copia del documento stesso. Ovviamente per riportare il documento a uno stato di modificabilità da parte di tutti gli utenti che ne hanno il diritto, sarà necessario confermare le modifiche andando ad archiviare (check-in) il documento. Le operazioni di archiviazione a tua disposizione sono due. Puoi innanzitutto confermare le modifiche utilizzando il comando Archivia, presente sia nel menu contestuale del documento che nella Barra multifunzione. In alternativa, se non vuoi rendere permanenti le modifiche ma preferisci riportare il documento allo stato precedente all estrazione, puoi utilizzare il comando Annulla Estrazione. Approvazione del contenuto Un altra funzionalità utile in uno scenario di collaborazione e condivisione documentale è l approvazione del contenuto. Per attivarla, devi navigare sulla pagina delle impostazioni della raccolta o dell elenco e selezionare nuovamente la voce Impostazioni Controllo Versioni. La prima casella di selezione in alto ti consente di abilitare il supporto all approvazione (disabilitato per impostazione predefinita). Inoltre, la sezione Sicurezza Elementi Bozza ti consente di indicare quali utenti sono in grado di visualizzare un elemento in bozza (non approvato): in questo caso, l impostazione predefinita prevede che un elemento in bozza sia visibile dall utente che lo ha creato e da tutti gli utenti ai quali è stato assegnato il diritto di approvazione 2. Se abiliti l approvazione del contenuto vedrai che al menu contestuale dell elemento è stata aggiunta una nuova voce (Approva/Rifiuta). Selezionando tale voce, ti viene mostrata una finestra di dialogo che ti consente di controllare lo stato di approvazione del documento, come puoi vedere in figura Figura 6.21 Stato di Approvazione di un Documento 2 Discuteremo più nel dettaglio dei meccanismo di autorizzazione nel corso del Capitolo