sistemapiemonte Portale Acquisti Regione Piemonte E-procurement sistemapiemonte.it

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1 sistemapiemonte Portale Acquisti Regione Piemonte E-procurement sistemapiemonte.it

2 BACKGROUND La definizione di una metodologia di studio e l analisi di buone pratiche sull utilizzo delle ICT in ambito regionale fanno parte di uno dei filoni d indagine attraverso il quale l Osservatorio ICT del Piemonte si propone di documentare la nascita ed il consolidamento di modelli che utilizzano le ICT in modo vincente al fine di produrre dei benefici sul territorio, sull economia e sulla popolazione. La metodologia di studio, disponibile alla pagina web dell OSSICT ( è stata messa a punto da CSP ( attraverso la ricognizione di diversi modelli, nazionali ed internazionali, di analisi e di classificazione di buone pratiche. A seguito di questa ricognizione è stato predisposta una procedura di analisi delle buone pratiche piemontesi in ambito ICT, di cui la presente scheda costituisce un applicazione. ABSTRACT Il sistema di e-procurement piemontese è pensato per dare risposta all esigenza di razionalizzazione della spesa pubblica, grazie all abbattimento dei costi ed all utilizzo di procedure più snelle, rapide e trasparenti. Il portale web, con funzionalità distinte, permette agli Enti di acquistare sia per mezzo di gare telematiche, sia tramite mercato elettronico, sia tramite convenzioni, cioè contratti quadro tra Enti. Oltre all e-procurement, il portale offre ulteriori servizi complementari quali ad esempio servizi consulenziali, servizi informativi ed interattivi, servizi di assistenza e di help desk, servizi di formazione anche attraverso l utilizzo di strumenti di e-learning.

3 INDICE 1. ANAGRAFICA DEL PROGETTO SPECIFICHE DEL PROGETTO ANALISI DEI PUNTI DI FORZA E DELLE CRITICITÀ RISULTATI TRASFERIBILITÀ E RIUSO

4 1. ANAGRAFICA DEL PROGETTO Titolo Acronimo Sito web Portale Acquisti Regione Piemonte E-procurement E-PROC Stato del progetto In corso Completato Durata aprile 2005 dicembre 2005 Contesto programmatico Progetto regionale, cofinanziato II fase di e-government (bando SPC sistema pubblico di connettività), Integrativo APQ Regione Piemonte. Settore Logo e-gov e-business Monitoraggio e valutazione; indicatori & benchmarking e-health e-infrastructure e-learning Altro (specificare): e-procurement COORDINATORE DEL PROGETTO Nome Carica Ente Sergio Crescimanno Direzione Organizzazione; Pianificazione, Sviluppo e Gestione delle Risorse Umane Regione Piemonte Telefono Direzione07@regione.piemonte.it 3

5 BUDGET, PARTENARIATO E BENEFICIARI Budget Costo del progetto (in ) ,00 Cofinanziamento UE (in ) 0 Partner Nome Pubblico Privato Ruolo CSI-Piemonte Attuatore Provincia di Asti Provincia di Alessandria Provincia di Biella Provincia di Cuneo Provincia di Novara Provincia di Torino Provincia di Vercelli Provincia di Verbano- Cusio-Ossola Comune di Torino Beneficiari Adulti Cittadini Studenti primo e secondo ciclo Pazienti Studenti universitari Personale medico Ricercatori Enti locali/regionali 4

6 Disoccupati Altri enti pubblici Donne PMI Minoranze etniche Industria/commercio Anziani Impiegati Disabili Altro (specificare sotto) 2. SPECIFICHE DEL PROGETTO Obiettivi / scopi del progetto Il sistema di e-procurement piemontese è pensato per dare risposta all esigenza di razionalizzazione della spesa pubblica e di una gestione più oculata del denaro pubblico. Il progetto di e-procurement proposto, mira a conseguire i seguenti risultati: ottimizzare la spesa grazie all abbattimento dei costi e all utilizzo di procedure più snelle, rapide e trasparenti; migliorare la comunicazione tra la PA ed il mondo delle imprese (in particolare le PMI); generare un mercato equo per le PMI, nel quale permettere loro di competere alla pari; allargare il mercato di fornitura e renderlo più efficiente, valorizzando il tessuto produttivo di Sistema Piemonte grazie alla promozione dell innovazione tecnologica. Il progetto ha l obiettivo di far evolvere il Portale degli Acquisti (servizio per gli acquisti telematici degli Enti della PA piemontese precedentemente in uso) e diffonderne l utilizzo presso gli Enti, per offrire attività di consulenza sul tema degli acquisti, di avviamento (start-up) dei servizi di e-procurement e di sperimentazione degli stessi presso gli Enti piemontesi interessati. L obiettivo principale è quindi quello di fornire agli Enti le funzionalità di: servizi consulenziali, servizi informativi ed interattivi accessibili dal portale, servizi di assistenza e di help desk, servizi di formazione anche attraverso l utilizzo di strumenti di e-learning. Tutto ciò garantirà da un lato un utilizzo appropriato di Internet e dall altro un adeguata sicurezza nel rispetto della normativa vigente in materia. Descrizione del progetto Il portale web con funzionalità distinte permette agli Enti di acquistare sia per mezzo di gare telematiche, sia tramite mercato elettronico, sia tramite convenzioni, cioè contratti quadro tra Enti. Oltre al servizio di e-procurement, il portale offre ulteriori servizi complementari quali ad esempio: a) servizi consulenziali erogati dalla struttura di supporto (analisi della spesa, analisi delle categorie merceologiche, analisi del processo d acquisto nell ottica delle procedure telematiche, analisi 5

7 dell integrazione con i sistemi di legacy dell ente, presidio fisico e virtuale dell attività); b) servizi informativi ed interattivi accessibili dal portale (normativa di riferimento, servizi di community, best practice, eventi, ecc.); c) servizi di assistenza e di help desk (viene messo a disposizione degli Enti e dei fornitori un servizio di assistenza telefonica tramite numero verde); d) servizi di formazione anche attraverso l utilizzo di strumenti di e-learning. I destinatari sono una molteplicità di soggetti fra i quali, in primis, Enti della PA seguiti dalle aziende e dai cittadini. Contestualizzazione del progetto Gli obiettivi del progetto si collocano in perfetta sintonia con i piani nazionali per l e-government e la Società dell informazione, secondo quanto previsto nei documenti: Linee Guida del Governo per lo sviluppo della società dell informazione nella legislatura; L e-governement per un federalismo efficiente: una visione condivisa, una realizzazione cooperativa; L e-government nelle regioni e negli enti locali: II fase di attuazione. Inoltre il progetto fa riferimento agli obiettivi di carattere generale ed agli indirizzi strategici contenuti nei seguenti atti regionali: a) Il Piano di sviluppo del sistema informativo regionale approvato con DRG. N del 21/5/2001; b) il documento Piano di e-government piemontese linee guida approvato dalla Conferenza Permanente Regione Autonomie locali nella seduta dell 11 aprile 2001; c) il documento Piano per una rete a larga banda in Piemonte presentato nell ambito del convegno Regione Enti Locali del 24 settembre 2003 e la successiva DGR n del 9 febbraio 2004 che costituisce una task force operativa sulla rete a larga banda in Piemonte; d) il DPEFR approvato dal Consiglio regionale con deliberazione n del 28 gennaio 2003, con particolare riferimento allo sviluppo della società dell informazione; e) il Documento Unico di Programmazione della Regione Piemonte Obiettivo 2 ( ) approvato dalla Commissione Europea il settembre decisione C(2001) n. 2045, con particolare riferimento all asse 2 Valorizzazione della ricerca scientifica al fine di promuovere il trasferimento tecnologico e lo sviluppo della società dell informazione - Azione 4 ; f) il Complemento di programmazione del DOCUP approvato il 30 ottobre Facendo riferimento alle esperienze della Regione Piemonte nell ambito degli acquisti telematici, si può rilevare che: La Regione Piemonte ha bandito nel 2002, due gare telematiche per l acquisto di apparecchiature informatiche e di abbigliamento, sperimentando la piattaforma tecnologica messa a disposizione dal Consorzio CSI-Piemonte e ottenendo considerevoli risultati in termini sia di riduzione dei tempi di processo, sia di ribassi rispetto alla base d asta. Nel corso del 2003 è stato istituito un Gruppo di lavoro trasversale per la stesura di una bozza di regolamento 6

8 che disciplinasse gli acquisti telematici per la Regione stessa e per gli altri Enti del territorio. La Giunta regionale del 26 gennaio 2004 a approvato la delibera n : approvazione del documento Linee guida per lo svolgimento delle procedure telematiche per l acquisizione di beni e servizi. Per quanto riguarda la Provincia di Torino, nell ottica di sviluppare il modello A2B, ha deliberato il recepimento del DPR 101/2002 per l acquisto di fibra ottica destinata alle imprese dei Patti Territoriali (circa da espletarsi entro maggio 2004). Sempre all interno dello stesso progetto, è prevista la creazione di un mercato elettronico per l acquisto di HW Wi-Fi, da destinare in comodato gratuito alle imprese, per un importo di circa Inoltre la Provincia sta valutando la possibilità di mettere a disposizione delle imprese l utilizzo della piattaforma per acquisti sul mercato elettronico riguardanti l accesso alla rete (banda Internet e parabole satellitari) secondo un modello B2B puro. La Provincia di Verbania ha deliberato l adesione annuale al servizio di gare telematiche proposta da CSI- Piemonte per l uso interno all Ente. Ha svolto diverse gare telematiche e sta utilizzando lo strumento con notevole successo. Per quanto riguarda l esperienza del Comune di Torino: la città già nel 2002, con il Piano Strategico di Sviluppo , aveva delineato un percorso di crescita incrementale e strutturata per fornirsi di strumenti telematici a supporto dell attività negoziale. Con l emanazione del D.P.R. 101/2002 viene confermata la validità delle scelte operate dalla Città attribuendo a questa un significativo vantaggio competitivo, rispetto alle altre realtà della PA, in termini sia temporali sia organizzativi e legislativi. Nel 2003 la Città di Torino ha bandito, in occasione della revisione dell albo fornitori, un bando di abilitazione alle gare telematiche ed un bando di abilitazione al mercato elettronico. Questi hanno consentito l organizzazione di quattro gare telematiche (per importi sia inferiori, sia superiori alla soglia comunitaria) e di un mercato elettronico comunale su alcune categorie merceologiche (su cui sono state effettuate richieste di preventivo e relativi ordini). Aspetti innovativi del progetto Rispetto al tradizionale processo di acquisto, la piattaforma di e-procurement garantisce i seguenti vantaggi: economici: riduzione dei costi del processo di approvvigionamento, allargamento del mercato di fornitura, economie di scale per forme di aggregazione locale; pratici: riduzione dei tempi di approvvigionamento, snellimento delle procedure mediante riduzione degli adempimenti burocratici e dei relativi tempi di esecuzione: es. verbalizzazione automatica, semplificazione nell aggiudicazione, riduzione dei tempi di trasmissione dei documenti, snellimento dell iter procedurale e di protocollo; etici: maggiore trasparenza nei rapporti tra PA e imprese fornitrici/cittadini, confrontabilità delle offerte, prezzi di riferimento per il mercato; relazionali: favorisce la collaborazione, il dialogo, il confronto tra le PA e le PA e il sistema imprenditoriale inteso quale rete di fornitura; cultura tecnologica: formazione on line, utilizzo del canale internet, diffusione della firma digitale, 7

9 informatizzazione degli esiti di gara (reportistica, statistiche, strumenti di benchmarking, informatizzazione dell itero iter di gara/acquisto). 3. ANALISI DEI PUNTI DI FORZA E DELLE CRITICITÀ Elencare e descrivere gli aspetti fondamentali per il buon esito del progetto Descrizione Gli obiettivi del progetto si sviluppano su diverse linee: se da un lato si rende indispensabile una riduzione dei costi e dei tempi del processo di approvvigionamento, dall altro è necessario sviluppare, attraverso tali procedure, la partecipazione dell imprenditoria del territorio (PMI in particolare) agli appalti della PA piemontese. Lo snellimento delle procedure amministrative, le economie di scala legate a forme di aggregazione nonché la possibilità per i fornitori di partecipare a un mercato sempre più allargato sono punti qualificanti di questa soluzione di e-procurement regionale. Elencare i fattori che hanno contribuito al successo del progetto 1. Creazione di sinergie e di opportunità. Descrizione L offerta e-procurement si posiziona quale vero e proprio esempio di servizio erogato nelle logiche di SistemaPiemonte, in termini di sinergie e di opportunità offerte dai soggetti appartenenti al sistema, di logica di economicità del singolo ente e del gruppo di acquisto aderente ed infine coerentemente alla logica di sussidiarietà sottesa a RuparPiemonte volta alla prevenzione del digital divide tra gli enti della PA piemontese. 2. Informazione e divulgazione. Descrizione È stata indispensabile l esperienza positiva dei quattro convegni presso le Province per sostenere l iniziativa di diffusione dell e-procurement tra gli Enti locali piemontesi (organizzati con la collaborazione di CONSIP, Gli incontri, infatti, hanno evidenziato interesse attivo da parte di numerosi partecipanti alle iniziative e hanno favorito lo scambio di esperienze ed opinioni su un tema innovativo come quello dell eprocurement. Specifiche azioni di informazione e divulgazione sono state determinanti al fine di stimolare l offerta, oltre che la domanda, e ciò ha costituito la chiave di volta per creare il volano necessario allo sviluppo di nuove modalità di acquisto. 3. Integrabilità con sistemi già in uso presso le PA. Descrizione L integrabilità con sistemi già in uso negli enti locali è stato un fattore fondamentale per il buon esito del progetto. 8

10 Ciò è stato possibile grazie alla tecnologia facilmente adattiva utilizzata per la realizzazione del sistema di e-procurement. Elencare le criticità incontrate e spiegare in che modo sono state superate 1. Necessità di pubblicizzazione del servizio offerto. Descrizione Al fine di far conoscere i servizi offerti dalla piattaforma di e-procurement presso gli enti della PA locale e presso il pubblico/imprese, è stata necessaria un adeguata campagna di informazione e di comunicazione. 2. Formazione degli utilizzatori. Descrizione Uno dei punti critici per la buona riuscita del progetto è stata la formazione degli utilizzatori del sistema. 3. Facilità di accesso. Descrizione E stato di fondamentale importanza realizzare un sistema che garantisse la facilità di accesso da parte degli Enti della PA regionale e delle imprese, grazie alla realizzazione di un servizio web-based, fruibile attraverso una connessione Internet, che non necessita di ulteriori software aggiuntivi rispetto a quelli di comune uso (browser Internet come ad esempio Internet Explorer). La piattaforma di utilizzo è stata inoltre realizzata cercando di mantenere il più possibile un impostazione user-friendly. 4. RISULTATI Descrivere i principali risultati / obiettivi raggiunti 1. La piattaforma di e-procurement permette agli enti di gestire il proprio processo di approvvigionamento attraverso l utilizzo di strumenti informatici innovativi. Il sistema è stato corredato da un gestore documentale nel quale possono essere archiviate le documentazioni di acquisto e/o di gara. Sono state realizzate funzionalità atte a certificare la documentazione creata e pubblicata in termini di data certa e non ripudiabilità attraverso sistemi di firma digitale e time stamping, caratteristica fondamentale per dare ai documenti informatici piena valenza a livello legale. E anche disponibile la funzionalità di notifica automatica per determinati eventi gestiti attraverso la piattaforma di e-procurement. Il sistema gestisce inoltre anche la visura camerale on-line direttamente integrata con il sistema informativo delle Camere di Commercio gestito da Infocamere. 9

11 2. Per gli Enti e le ASL il beneficio maggiore è certamente un vantaggio economico indotto dal sistema delle aste on line, sistema che permette di realizzare risparmi sui costi di acquisto di mercato. 3. Facilità di comunicazione tra PA e imprese: grazie all utilizzo di un sistema elettronico web-based si agevola la facilità di accesso alle gare riuscendo a far partecipare un maggior numero di soggetti ed incrementando la loro concorrenzialità. 4. Maggior trasparenza nelle operazioni di gara soprattutto per le aste dinamiche: essendo le gare svolte attraverso un sistema elettronico on line gestite da un soggetto terzo (gestore del sistema) che abilita i vari partecipanti alle sole attività di pertinenza evitando commistioni miste. Nella tabella sottostante è possibile visualizzare i dati relativi alle gare telematiche, aggiornati al 31/12/ Sviluppo dal punto di vista dell innovazione tecnologica del tessuto dell imprenditoria piemontese. 5. TRASFERIBILITÀ E RIUSO Elencare quali sono gli aspetti che meglio si prestano ad essere trasferiti ad altri contesti 1. Le opportunità di sviluppo per il sistema di e-procurement sono molteplici vista la centralità che ricopre nell ambito egli acquisti. Sicuramente è prevedibile un estensione dell utilizzo del sistema anche a settori e/o Enti non specifici della realtà degli Enti piemontesi. Un settore particolarmente indicato per l utilizzo è quello delle aziende ex municipalizzate. Potrebbero anche aderire società private a partecipazione pubblica. Contestualmente è ipotizzabile un ampliamento delle classi merceologiche. 2. Una delle tante possibili integrazioni riguarda i sistemi di protocollazione informatica. Esperienze Internazionali a confronto: Electronic commerce in the public sector in Sweden 10

12 Ehandel The Norwegian Electronic Public Procurement Portal Marchés Publics (France) e-bourgogne e-procurement Scotland 11

13 Aprile 2007 Assistenza tecnica sistemapiemonte.it