1. Pianificazione Sistema di Gestione Qualità

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1 Torino, 21/12/2017 PARTECIPANTI Nome Funzione Firma TOMA Anna Rosaria D ANDREA Salvatore CORMAGGI Francesco CARUSILLO Leonardo ALLEGATI: PONZIO Silvia PUCI Ignazio Dirigente Scolastico [DS] Direttore [DSGA] RSGQ UTE Vicario Collaboratore Piano di formazione Manutenzione struttura scolastica RAV Piano di Miglioramento Esiti Piano di Miglioramento Atto di indirizzo PTOF Funzionigramma Rapporti con il territorio ORDINE DEL GIORNO 1PIANIFICAZIONE SISTEMA DI GESTIONE QUALITÀ ANALISI DELLA POLITICA PER LA QUALITÀ ANALISI DEL CONTESTO, DEI RISCHI E DELLE OPPORTUNITÀ ANALISI DELLE PRESCRIZIONI LEGISLATIVE COGENTI IGIENE, SICUREZZA E SALUTE LAVORATORI AMBIENTE ANALISI DEL LIVELLO DI IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ SUPPORTO ADEGUATEZZA DELLE RISORSE (UMANE, ATTREZZATURE E INFRASTRUTTURE) ATTIVITÀ DI ADDESTRAMENTO E COINVOLGIMENTO DELLE RISORSE ANALISI ANDAMENTO FORNITORI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI ANALISI DEI RECLAMI DEL CLIENTE E DELLE INFORMAZIONI DI RITORNO DAL CLIENTE ANALISI DELLA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE ANALISI DEI RISULTATI DEGLI AUDIT INTERNI ANALISI DEI RISULTATI DEGLI AUDIT DI PARTE TERZA VERIFICA DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI DELLA QUALITÀ E LORO EFFICACIA PRESTAZIONI DEI PROCESSI MIGLIORAMENTO CONTINUO ANALISI DELLE NON CONFORMITÀ ED AZIONI CORRETTIVE VERIFICA DELLE AZIONI A SEGUIRE DA PRECEDENTI RIESAMI E MODIFICHE AL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ ELEMENTI IN USCITA DAL RIESAME... 7 Pag. 1 di 7

2 1. Pianificazione Sistema di Gestione Qualità 1.1 Analisi della Politica per la qualità La Direzione ha revisionato il documento Politica per la qualità in data 01/09/2016, a seguito dell aggiornamento del sistema qualità secondo la nuova norma UNI EN ISO 9001:2015; in particolare l aggiornamento ha riguardato quanto emerso dall analisi del contesto e dall analisi dei rischi; a seguito dell aggiornamento della politica per la qualità sono stati rivisti gli obiettivi (AZIONI), le strategie aziendali e gli indicatori di processo. Le azioni sono definite e indicate sul modello allegato al riesame chiamato Piano di Miglioramento (MGQ_A6). LA NUOVA Politica Scolastica e stata riesaminata durante la presente riunione ed è stata ritenuta congrua e reale rispetto all attuale contesto in cui l istituzione scolastica operai. La stessa è resa nota attraverso la affissione nei luoghi della scuola, in particolare la sala insegnanti e la reception; diffusa a tutte la parti interessate (sia interne che esterne) mediante la pubblicazione sul portale della scuola (qualità-accreditamento) il cui link è il seguente: La politica verrà mantenuta sotto controllo in termini di adeguatezza attraverso il raggiungimento degli obiettivi/azioni intraprese e definiti nel Piano di Miglioramento (allegato al presente riesame) la cui evidenza è data dalla informazione documentata relativa chiamata: che sono state diffuse ai dipendenti verranno mantenute sotto controllo attraverso il modulo di definizione degli obiettivi aziendali integrati M-DIR Analisi del contesto, dei rischi e delle opportunità La pianificazione del sistema di gestione aziendale è stata svolta in base all analisi del contesto ed all analisi dei rischi e delle opportunità dei processi, tenendo in considerazione le parti interessate, come descritto all interno del Manuale della Qualità e come dettagliato dalla procedura di riferimento P 6.1 Analisi dei Rischi e Valutazione delle Opportunità. L evidenza dell analisi è stata riportata sul documento MOD 6.1_1 Registro Processi. Si riportano nel modello sia l analisi Swot di contesto, in relazione al sistema aziendale ed ai processi, che l analisi del rischio di processo, in relazione ai rischi di ogni processo stesso e da tutto ciò sono state evidenziate le azioni di miglioramento da implementare per processo riportate sullo stesso modulo. La Direzione attraverso la risultante dell analisi dei rischi ha permesso l aggiornamento dei documenti del sistema di gestione qualità, delle Politiche aziendali e degli obiettivi ed indicatori definiti sul MOD_A6 Piano di Miglioramento. 1.3 Analisi delle prescrizioni legislative cogenti Il RGQ ha verificato la conformità alle normative cogenti in ambito qualità e sicurezza in particolar modo per quanto attiene il soddisfacimento dei requisiti infrastrutturali necessari e richiesti per l ottenimento dell accreditamento regionale. Pag. 2 di 7

3 Dal precedente Riesame si sono introdotti i seguenti aggiornamenti legislativi e normativi: Norma UNI EN ISO 9001:2015 Sistemi di gestione per la qualità Requisiti e Norma UNI EN ISO 9000:2015 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario", D.Lgs 81/08 aggiornato a maggio Le azioni a seguito degli aggiornamenti normativi sono in corso. 1.4 Igiene, sicurezza e salute lavoratori L azienda ha effettuato l analisi dei rischi ai sensi del D.Lgs 81/08 riportata sul documento VDR elaborato dal DS in collaborazione con l RSPP consulente esterno. Le aree di lavoro risultano ad oggi a norma rispetto alla sicurezza; l aggiornamento dell analisi dei rischi per la sicurezza dei lavoratori è prevista ogni anno a seguito del trasferimento delle risorse umane fermo restante le mansioni svolte o per modifiche legate allo spostamento di aule e alla realizzazione di nuovi laboratori. Ogni anno e anche nel 2017, come programmato, sono stati effettati i corsi di sicurezza: Formazione generale della durata di 4 ore; Formazione specifica della durata di 8 ore. 2015; Secondo l Accordo Stato Regioni. Sono in programma i corsi di aggiornamento e di prima formazione per i nuovi nominati relativi agli addetti antincendio e Primo soccorso. Il corso Primo soccorso e antincendio verrà effettuato in base alla pianificazione dei corsi da parte dell Ente di Formazione entro giugno Ambiente L analisi del contesto non ha evidenziato priorità legate alla conformità alle normative ambientali. Il sistema di trattamento delle emissioni in atmosfera dovuto alla presenza di una centrale termica di proprietà della Città Metropolitana, è a norma, senza prescrizioni, ovvero non vi è necessità di effettuare analisi periodiche delle emissioni. Non si è in presenza di rifiuti speciali. Lo smaltimento di rifiuti RAEE avviene regolarmente attraverso formulario e per mezzo di trasportatori e smaltitori autorizzati. Tutti i rifiuti anche non pericolosi vengono differenziati per codice CER e vengono smaltiti attraverso ditte autorizzate. 1.6 Analisi del livello di implementazione del Sistema Qualità Il sistema qualità nel 2016 è stato aggiornato per adeguarlo ai nuovi requisiti richiesti dalla norma UNI EN ISO 9001:2015; il sistema risulta attualmente funzionale ed organico ed ad oggi è attivo in tutte le sue parti e viene applicato in maniera soddisfacente, come ha dimostrato l audit interno condotto dalla società di consulenza nel mese di dicembre Pag. 3 di 7

4 2. Supporto 2.1 Adeguatezza delle risorse (umane, attrezzature e infrastrutture) Nel 2017 l IIS Primo Levi ha messo in campo notevoli risorse sia umane che economiche allo scopo di raggiungere adeguati obiettivi. Si rimanda al documento allegato al presente riesame prodotto dalla Dirigente scolastica avente come titolo: MANUTENZIONE E SPAZI FISICI STRUTTURA SCOLASTICA (Allegato 1). Nello stesso documento vengono descritte tutte le iniziative intraprese da parte della Direzione affinché venisse raggiunto un livello alto di adeguatezza delle risorse umane in termini di formazione, che di attrezzature ed infrastrutture. L approvazione di due PON nell anno 2016 ha permesso alla scuola di poter realizzare una rete LAN a servizio degli uffici e dei laboratori presenti nonché l acquisto di ben 90 PC con i quali si è resa possibile la realizzazione di n.3 laboratori di informatica oltre quelli già presenti in Istituto. In relazione ai dipendenti, nel 2017 si è avuto un notevole turn-over. Molti insegnati si sono trasferiti mentre molti altri sono stati assunti ed hanno preso servizio a settembre del 2017 per il nuovo anno scolastico. A Luglio del 2017 hanno lasciato la scuola in quanto andati in pensione un docente e due collaboratori scolastici. 2.2 Attività di addestramento e coinvolgimento delle risorse L attività di formazione/addestramento pianificata per il 2017 è stata effettuata ed ha riguardato principalmente la formazione rispetto la sicurezza sia al personale docente e non docente sia per gli allievi della classe terza che hanno intrapreso l attività di Alternanza scuola lavoro. Purtroppo non sono state ancora sviluppate attività formative estese a tutto il personale della scuola che avesse come obiettivo l acquisizione di una adeguata consapevolezza nell applicazione del sistema di Gestione Qualità. Per far fronte a questa necessità è stato realizzato un portale informatico denominato Portale Qualità-Accreditamento (progetto coordinato e realizzato dal Responsabile del Sistema di Gestione Qualità) allo scopo di diffondere a tutto il personale con conseguente distribuzione elettronica, tutto il sistema di registrazione e di applicazione del sistema qualità. All interno del portale nel menù sezione è stata predisposta per l appunto la sezione Formazione che si intende utilizzare per effettuare attività formativa a distanza (FAD) che vedrà coinvolto tutto il personale della scuola affinché possa apprendere i contenuti minimi relativi alla nuova NORMA UNI EN ISO 9001:2015 ed in particolare sulla applicazione del sistema di gestione di cui il nostro Istituto fa uso. Altra attività formativa è stata svolta durante l anno scolastico che ha visto coinvolto sia il personale docente che non docente in tematiche che hanno rilevanza sulla didattica e sulla integrazione sociale e per una scuola sempre più inclusiva. A tal proposito si rimanda alla relazione dettagliata della Dirigente scolastica che ha per titolo PIANO DI FORMAZIONE DOCENTI (Allegato 2). Un punto di debolezza si registra sulla non valutazione dell efficacia della formazione effettuata. Per tutti i dipendenti sono state valutate le competenze; le competenze minime richieste ad oggi si ritengono sufficienti e non sono in previsione modifiche delle stesse. L analisi delle competenze è stata effettuata attraverso l analisi delle schede personali acquisite e compilate da ogni singolo docente. Pag. 4 di 7

5 2.3 Analisi andamento Fornitori Purtroppo come è emerso dalle verifiche ispettive, la gestione dell Albo Fornitori ad oggi risulta un punto di debolezza. I regolamenti per la gestione dei Fornitori sono stati prodotti solo nel mese di Novembre 2017 e sono state da parte del Consiglio di Istituto approvati nello stesso mese. Per tale ragione l ufficio Acquisti-UTE non ha avuto ancora il tempo materiale per poter acquisire le richieste di iscrizione all albo e ad oggi lo stesso non risulta ancora presente. I Fornitori saranno qualificati come da flusso di processo indicato nella procedura di riferimento. La procedura è stata adeguata alla nuova norma introducendo la valutazione dei fornitori in base all analisi dei rischi, sia in sede di qualifica che di monitoraggio periodico. Nel 2017, tuttavia, non sono state rilevate NC da fornitore ne reclami la cui responsabilità sarebbe ricaduta a fornitori esterni. 3. Valutazione delle prestazioni 3.1 Analisi dei reclami del Cliente e delle informazioni di ritorno dal cliente Nel 2017 non sono stati registrati reclami provenienti dal personale docente e non docente, ne dalle famiglie o dagli allievi. 3.2 Analisi della soddisfazione del cliente I dati relativi alla soddisfazione del Cliente hanno una duplice provenienza: Reclami Questionari di soddisfazione del Cliente, sia esso interno o esterno. In merito al primo punto, così come anticipato al punto precedente, l istituto non ha ricevuto reclami dai suoi clienti (utenti, famiglie, ecc.) o da altri enti interessati. In relazione al secondo punto, i questionari di soddisfazione sono stati distribuiti inizialmente solo alle classi quinte allo scopo di raccogliere delle informazioni di ritorno sufficientemente attendibili (raccolti all inizio del presente A. S. 2016/2017 dal prof. CORMAGGI Francesco RSGQ. Una indagine più attendibile e su un campione più ampio verrà condotta alla fine dell anno coinvolgendo oltre gli studenti anche le famiglie ed il personale della scuola. Dall analisi dei dati raccolti ed elaborati si sono evidenziati risultati sicuramente positivi. I dati di soddisfazione del cliente dell anno scolastico in corso 2017/18 saranno raccolti nel mese di maggio per cui questi saranno analizzati prima del prossimo anno scolastico ed in relazione agli esiti saranno valutate le strategie idonee per una migliore soddisfazione del cliente. I risultati dell analisi dei dati saranno resi visibili nel modulo Quadro degli obiettivi. Inoltre nella bacheca qualità disponibile nel corridoio di ingresso della scuola, gli stessi risultati saranno pubblicati e resi noti a tutto il personale della scuola, agli studenti e alle relative famiglia. Con l introduzione del portale qualità accreditamento il prossimo obiettivo che si intende raggiungere è quello di effettuare l indagine customer satisfaction on line. Pag. 5 di 7

6 3.3 Analisi dei risultati degli audit interni Nell anno 2017, a seguito dell audit dell Ente di Certificazione KIWA CERMET, è stato pianificato ed effettuato 1 audit interno nel mese di DICEMBRE, effettuato in data /12/2017, da parte del RSGQ Prof. CORMAGGI F. per l analisi dello stato di implementazione del Sistema Qualità, che ha dato buoni risultati. Sono emerse delle osservazioni e delle NC che sono state regolarmente gestione ed ancora in atto relativamente alla chiusura e alla verifica dell efficacia della azione correttiva intrapresa. Nel corso della presente riunione verrà formalizzato il piano degli audit interni del Verrà previsto un solo audit interno nel mese di dicembre Infatti, il RGQ ritiene sia sufficiente un unico audit interno, essendo i processi aziendali ben gestiti ed assimilati da tutte le funzioni aziendali. 3.4 Analisi dei risultati degli audit di parte terza Nel 2017 l azienda ha subito un audit di parte terza dall Ente di certificazione circa il sistema di gestione qualità. Anche l audit di terza parte ha rilevato poche anomalie. In particolare è stato segnalato un Elemento di Miglioramento, riguardante la necessità di individuare azioni per il miglioramento dello stato di pulizia dei servizi. 3.5 Verifica del raggiungimento degli obiettivi della Qualità e loro efficacia Per l anno gli obiettivi aziendali sono stati formalizzati sul modulo Piano di Miglioramento MGQ_A6 - Documento di pianificazione e controllo obiettivi aziendali. Allegato al presente riesame, si riporta il documento Esiti Piano di Miglioramento , con il monitoraggio delle azioni a dicembre del In base ai risultati ottenuti dalla gestione dell anno 2017 e in relazione all analisi del contesto e dei rischi, nonché all aggiornamento del sistema di gestione alla norma UNI EN ISO 9001:2015, la Direzione ha aggiornato il modulo degli obiettivi ed indicatori a seguito della revisione del sistema qualità in data 01/09/2017. Si riporta in allegato al presente Riesame i modelli MGQ_A6 e MGQ_A7 relativi all anno scolastico , e gli esiti per l anno con avanzamento a dicembre 2017, con l analisi dei singoli obiettivi. 3.6 Prestazioni dei processi I dati e gli indicatori del sistema di gestione qualità sono tutti registrati sull apposita modulistica e consuntivati sui moduli relativi; i principali dati verranno analizzati nel presente Riesame della Direzione a dicembre del I target relativi agli indicatori dell anno 2018 sono stati emessi e contenuti nel piano di miglioramento approvato dal collegio docenti a settembre del Pag. 6 di 7

7 4. Miglioramento continuo 4.1 Analisi delle non conformità ed azioni correttive Dalle verifiche ispettive sono emerse 3 NC e 4 osservazioni per le quali sono state individuate adeguate azioni correttive ancora non chiuse ed in attesa di valutarne l efficacia. 4.2 Verifica delle azioni a seguire da precedenti riesami effettuati dalla direzione e modifiche da apportare/apportate al sistema di gestione per la qualità Le modifiche apportate al sistema di gestione qualità sono state effettuate per adeguare il sistema di gestione alla norma UNI EN ISO 9001:2015. Di seguito i principali aggiornamenti: Emissione del Manuale di gestione aziendale in nuova edizione del 01/09/2016 e relativi allegati (politica aziendale, schema dei processi, organigramma); Aggiornamento della procedura relativa alla progettazione con l introduzione dei nuovi moduli relativi alla programmazione didattica a livello di dipartimento, consiglio di classe e disciplinare. Aggiornamento dei riferimenti legislativi nelle procedure ed istruzioni; Aggiornamento della Analisi Swot di contesto e Analisi del rischio dei processi. Rispetto al precedente riesame le modifiche al sistema di gestione sono quelle implementate a seguito dell audit di parte terza. 5. Elementi in uscita dal riesame In relazione alle analisi dei dati raccolti e del SGQ nella sua interezza l IIS PRIMO LEVI ha individuato i seguenti aspetti da implementare: Implementazione in corso d opera del piano di formazione per l anno e relativa erogazione entro dicembre 2018; Emissione e completamento del piano degli audit interni per l anno 2018 (entro dicembre); L emissione ed il raggiungimento degli obiettivi per l anno 2018 sul modulo MGQ_A6 Piano di Miglioramento; Perseguimento di quanto prescritto sul documento Politica per la qualità, riesaminata in data odierna. Pag. 7 di 7