ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAPA. (istruzioni congiunte Finanziaria Iva Protocollo Halley)

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1 ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAPA (istruzioni congiunte Finanziaria Iva Protocollo Halley) Aggiornato al 24/03/2015 Indice Introduzione 2 Impostazioni 3 Acquisizione documenti di acquisto..11 Emissione documenti di vendita da Fatturazione.. 22 Controllo situazione trasmissioni...32 Come operare senza la procedura Contabilità IVA- Fatturazione.34 Approfondimenti vari.35 1

2 Introduzione La legge Finanziaria per il 2008 ha istituito l obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il decreto attuativo è il n. 55/2013. Per fattura elettronica si intende un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura stessa, nonché dalla sua trasmissione tramite uno specifico Sistema di Interscambio. Il Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 ha fissato al 31 marzo 2015 l obbligo di emettere fatture (anche nota e parcella) in formato elettronico (denominato FatturaPA) verso la Pubblica Amministrazione che non può più accettare fatture trasmesse in formato cartaceo ne può procedere ad alcun pagamento neppure parziale sino all invio della fattura in formato elettronico (documento digitale in formato XML che dovrà essere firmato digitalmente). Persino le Pubbliche amministrazioni se dovranno emettere fatture nei confronti di altri Enti pubblici dovranno inviarle in formato elettronico. (Si rimanda alla Circolare MEF n. 1/DF del 9 marzo 2015 che individua le Pubbliche Amministrazioni obbligate alla fatturazione elettronica a partire dal prossimo 31 marzo 2015) Si precisa che, i soggetti che prima del 6 giugno 2014 (entrata in vigore dell obbligo di fatturazione elettronica verso la PA centrale), non erano tenuti ad emettere fattura verso la P.A. perché non obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sono obbligati ad emettere fattura elettronica. La trasmissione delle fatture elettroniche avverrà attraverso il Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze e gestito dall Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il SDI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture, pertanto le Pubbliche amministrazioni saranno tenute a conservare le fatture in formato digitale. 2

3 Per i fornitori il processo di fatturazione elettronica verso le PA prevede: 1. predisposizione della fattura in formato XML; 2. firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all ufficio destinatario della PA; 3. ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell esito della trasmissione della fattura; conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente. Di fondamentale importanza, in fase di compilazione, è l inserimento obbligatorio del codice ufficio della PA destinatario di fattura elettronica. Tale codice è comunicato al fornitore dalla PA o può essere reperito consultando l Indice della PA (IPA). Oltre ai dati fiscali obbligatori devono essere altresì inseriti i codici CIG e CUP secondo quanto previsto dall art. 25 del DL n. 66/2014 Le amministrazioni destinatarie di fattura elettronica devono: attivare il servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell l Indice della PA (IPA) definendo il canale mediante il quale comunicare con il Sistema di interscambio; comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica; ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne; inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione; monitorare i file FatturaPA; conservazione secondo le modalità previste dal Decreto del 17/06/2014 vigente. La Halley ha adempiuto alla normativa apportando delle modifiche sia nella procedura Finanziaria che Fatturazione, per ciò che concerne l emissione e l acquisizione di fatture elettroniche, sia nella procedura Protocollo, per la protocollazione automatica e archiviazione delle fatture elettroniche. Avere tutte e tre queste procedure Halley permette di beneficiare di automatismi e funzionalità che consentono una gestione veloce dei flussi di invio e ricezione dei documenti e delle notifiche, con la garanzia che tutto venga protocollato in automatico. La trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio istituito dal Ministero dell Economia e delle Finanze può avvenire attraverso i seguenti canali: tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), via web, tramite Servizio SDICoop-Trasmissione, tramite Servizio SDIFTP, tramite Servizio SPCoop-Trasmissione Si ritiene che la Posta Elettronica Certificata (PEC) sia il canale che offra i maggiori vantaggi che sono: supporto della procedura PI-Protocollo Informatico per invio/ricezione delle fatture elettroniche tramite mail PEC; tracciatura nel protocollo delle fatture inviata dall Ente e di quelle pervenute; messaggi automatici agli operatori dell Ufficio Ragioneria sull arrivo di nuove fatture/messaggi dal Sistema di Interscambio; conservazione documentale delle fatture e di tutti i documenti allegati alle mail PEC inviate/ricevute dal Sistema di Interscambio. In sintesi le modifiche che sono state apportate alle procedure Protocollo Informatico, Finanziaria e Fatturazione consentono: per i documenti di acquisto: scaricare le (documenti e messaggi di notifica) pervenute dal Sistema di Interscambio ed effettuare la protocollazione automatica controllare il contenuto della fattura e acquisirla, registrandola nella Finanziaria creare, inviare e protocollare i messaggi di notifica per i documenti di vendita: generare il file xml dei documenti di vendita apporre la firma digitale generando il file con estensione p7m inviare una mail PEC protocollata con allegato il file della fattura firmata al corrispondente indirizzo PEC 3

4 Nel caso in cui non si abbia una delle procedure previste, Protocollo, Finanziaria, Fatturazione, si va incontro a delle limitazioni. Di seguito vengono esposte sinteticamente: SE NON SI HA LA PROCEDURA PROTOCOLLO HALLEY per i documenti di vendita si potrà inserire la fattura e generare l xml in Finanziaria, ma NON sarà possibile apporre la firma digitale e protocollare in automatico i documenti contabili. per i documenti di acquisto si potrà acquisire il file xml nella Finanziaria (quindi importare il documento) e si potrà generare i messaggi di notifica (rifiuto o accettazione) in xml da inviare al Sistema di interscambio. SE NON SI HA LA PROCEDURA FATTURAZIONE (la procedura Fatturazione richiede sempre la procedura Contabilità IVA) NON sarà possibile generare il file xml delle fatture/note di vendita. Quindi se l ente deve emettere dei documenti di vendita nei confronti di altri Enti pubblici è indispensabile possedere sia la procedura Fatturazione che IVA; negli altri casi non è necessario avere tale procedura. SE NON SI HANNO FINANZIARIA E FATTURAZIONE-IVA Si possono ricevere i messaggi e documenti dal Sistema di Interscambio nella procedura protocollo. Si potrà apporre la firma digitale sul file fattura xml salvato in locale. NON si possono emettere i documenti di vendita né creare il file xml. NON si possono acquisire i documenti di acquisto né memorizzarli. La fattura viene inoltrata alla PA come allegato di un messaggio di pec tramite una casella di posta dello Sdi, sulla stessa casella l Amministrazione dovrà inviare i file di accettazione o rifiuto delle fatture stesse. La Pubblica Amministrazione deve preliminarmente censire all interno dell Ipa tutti gli uffici che possono essere destinatari di fattura elettronica. Una volta che l'amministrazione ha individuato gli uffici deputati alla ricezione della fattura elettronica, deve attivare per ciascuno di esso il servizio di Fatturazione elettronica nel sito dell'ipa inserendo una serie di informazioni grazie alle quali il sistema IPA assegnerà automaticamente un codice ufficio univoco all interno dell intera struttura dell IPA valorizzando il campo Codice Univoco Ufficio. Tale codice è una stringa alfanumerica di lunghezza pari a 6 caratteri. L Amministrazione potrà, anche successivamente, modificare l Ufficio/i di fatturazione elettronica censiti n IPA.. Per cui è necessario prendere una decisione di tipo organizzativo molto importante: definire cioè se si vuole che le fatture arrivino tutte ad un unico ufficio, oppure se ogni ufficio abbia competenza a ricevere le proprie. Nel primo caso all interno dell Ipa si indicherà un solo ufficio come destinatario e quindi si otterrà un solo codice univoco; nel secondo caso, invece, ogni ufficio avrà il suo codice univoco e riceverà direttamente le fatture. Le conseguenze dirette di questa scelta sul protocollo informatico saranno le seguenti: Un solo codice univoco ufficio - Protocollando la fattura verrà assegnato sempre lo stesso ufficio destinatario, per cui le comunicazioni interne verranno inviate automaticamente all ufficio in questione (che poi si troverà a fare da filtro, sub-assegnandole agli altri uffici) Più codici ufficio - Protocollando la fattura il protocollo verrà assegnato all ufficio indicato nell xml a seconda dei casi Il Protocollo Informatico Halley è in grado di acquisire la fattura che arriva tramite PEC e di caricare in automatico tutti i dati tramite la lettura dell xml, per cui l utente dovrà solo confermare e procedere alla registrazione del protocollo. Avere tanti codici IPA quanti sono gli uffici competenti alla spesa, può ottimizzare il processo di contabilizzazione: 4

5 la comunicazione interna che avvisa dell avvenuta protocollazione della fattura viene inviata in automatico all ufficio competente (senza che un altro ufficio funga da filtro) la fattura protocollata viene acquisita automaticamente in Ragioneria per la sua gestione In questo modo si ha un duplice vantaggio: l ufficio competente per la specifica fattura viene avvisato dalla comunicazione interna dell avvenuta protocollazione e non deve sub-assegnarla all Uff. Ragioneria perché la fattura viene comunque acquisita dal sistema. L ufficio destinatario della fattura elabora con un semplice clic la ricevuta di accettazione o di rifiuto che verrà inviata in automatico tramite pec al SDI Nel rispetto dei termini di legge che prevedono delle scadenze ben precise per la registrazione dei documenti nel Registro Unico Fatture (entro 10 giorni da ricevimento al protocollo), è bene che gli uffici controllino giornalmente l arrivo delle fatture e che l ufficio competente emetta l eventuale Provvedimento di liquidazione il prima possibile (si suggerisce entro 7 giorni) di modo che la contabilizzazione del documento avvenga entro i 10 giorni previsti. L ordinamento delle fatture nel Registro Unico Fatture è importante per dare la giusta priorità agli ordini di pagamento. Per le fatture generate dall Ente il processo è altrettanto automatizzato poiché dopo la creazione del file xml firmato digitalmente si ha la possibilità di utilizzare la protocollazione automatica in partenza della fattura stessa. 5

6 Come già anticipato nella lettera dell aggiornamento versione , il menù della procedura è stato modificato Ora il menù è così strutturato Operazioni in entrata / Documenti di vendita-corrispettivi Operazioni in uscita / Documenti di acquisto 6

7 Impostazioni: NEL PROTOCOLLO INFORMATICO Quando arriva una PEC dal Sistema di Interscambio contenente la fattura elettronica il protocollo è in grado di acquisirla e protocollarla come ogni altra mail, ma per attivare alcuni automatismi è necessario inserire preliminarmente alcuni dati. Definire le caselle di posta elettronica Attraverso la funzione 4 Posta elettronica 1 Caselle di posta è possibile definire la casella di posta elettronica utilizzata da ciascun ufficio di fatturazione elettronica per l invio/ricezione delle fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio. Nel campo Indirizzo SDI andrà inserito l indirizzo PEC rilasciato dallo SDI per la ricezione e l invio delle fatture. Si precisa che la prima volta che il soggetto trasmittente intende utilizzare la PEC, deve inviare il messaggio e i relativi file allegati all indirizzo di posta elettronica certificata del SdI pubblicato sul sito web cioè sdi01@pec.fatturapa.it; il SdI, con il primo messaggio di risposta, notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per le successive eventuali trasmissioni e che verrà utilizzato anche dal SdI per i messaggi in risposta; in questo modo il SdI individua un indirizzo di PEC dedicato, ma non esclusivo, per il colloquio con ogni soggetto trasmittente. L utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del messaggio di posta da parte del SdI stesso. Abilitare gli operatori alla protocollazione automatica Attraverso la funzione 5 Utilità 12 Abilitazione protocollazione è possibile abilitare gli operatori degli uffici destinatari di fatturazione elettronica alla protocollazione automatica delle mail PEC inviate/ricevute dal Sistema di Interscambio. 7

8 Indicare il codice univoco ufficio Dalla funzione Protocollo/uffici, cercare gli uffici ed accedere al dettaglio di quelli registrati all IPA come destinatari di fattura elettronica. Inserire nel campo Codice Univoco ufficio il codice assegnato dall Ipa (stringa alfanumerica di 6 caratteri). In questo modo quando nell xml della fattura ci sarà indicato un certo codice la procedura sarà in grado di identificare di quale ufficio si tratta. Iter per la protocollazione delle fatture elettroniche Attraverso la funzione 2 Protocollo 1 Inserimento nella sezione Arrivo cliccando su Documenti elettronici è possibile avviare lo scarico delle dalle casella di posta elettronica e procedere alla protocollazione, l assegnazione all ufficio destinatario e l invio della comunicazioni interne. 8

9 In pratica il flusso di lavoro è sempre lo stesso ma ci sono degli automatismi in più grazie ai quali chi protocolla non deve scrivere nulla, ad eccezione dei codici classificazione, ma solo confermare. NELLA FINANZIARIA Per poter utilizzare la Fatturazione Elettronica (FE) l ente deve prima di tutto impostare gli uffici autorizzati al ricevimento/emissione dei documenti xml. andare nella funzione Manutenzione / Codici della procedura / Uffici fatturazione elettronica: sarà presente almeno una riga con Denominazione vuota (da compilare liberamente) che il programma ha generato in automatico riportando il codice univoco per l invio delle comunicazioni alla Piattaforma Certificazione Crediti presente nella funzione Manutenzione / Dati generali). Le altre informazioni sono state attribuite dal software: codice paese IT, il codice fiscale del servizio di fatturazione è il codice fiscale dell ente. 9

10 cliccare su Aggiunta e compilare tutti i campi richiesti (le informazioni sono le stesse che l ente ha inserito nel sito dell'ipa per l'inserimento del servizio "Fatturazione elettronica"). Denominazione: Codice univoco: Codice paese: Codice fiscale (servizio): PEC ufficio: PEC SdI: Denominazione dell ufficio di fatturazione elettronica descrizione libera o è il nome del servizio valorizzato dal sistema IPA in fase di registrazione ufficio? E il codice univoco attribuito in fase di registrazione nel Indice PA che identifica l'ufficio nell Ente al quale è destinata la fattura IT Rappresenta l identificativo fiscale del trasmittente e corrisponde al codice fiscale di persona giuridica (Ente) assegnato all'ufficio Indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata dal servizio di fatturazione elettronica. Il campo è obbligatorio e modificabile. E l indirizzo di PEC dell Amministrazione al quale il Sistema di Interscambio invia la fatture elettronica. Se l ufficio si avvale di un intermediario l indirizzo di PEC sarà quello del soggetto intermediario che, per conto dell ufficio, gestisce le fatture elettroniche. E l indirizzo di posta elettronica certificata del Sistema di Interscambio al quale l ufficio dell Ente invia le fatture elettroniche nel caso di canale trasmissivo PEC; (sdi01@pec.fatturapa.it.) Cliccando su Parametri protocollazione si apre la maschera contenente le informazioni per la protocollazione automatica e l invio/ricezione delle attraverso la procedura Protocollo Informatico (Area Omogenea, Casella e Codici Classificazione). Si tratta dei parametri presenti nel Protocollo informatico. 10

11 Acquisizione documenti di acquisto Quando l operatore riceve nelle proprie comunicazioni interne delle fatture, dovrà entrare nel messaggio e cliccare su Fattura. Si precisa che ogni messaggio di posta riporterà in allegato un solo file fattura ed un solo file di metadati. Se il tasto Fattura non si vede, vuol dire che nel Protocollo non è stato impostato o è errato l indirizzo del Sistema di Interscambio nella casella di posta elettronica. La prima volta (e solo la prima volta) che si esegue questa funzione viene visualizzata la seguente maschera Fare attenzione alla data di protocollo inizio ricezione a partire dalla quale si inizia l acquisizione delle fatture elettroniche: serve al programma per individuare i protocolli in arrivo da passare alla Finanziaria il cui mittente corrisponde all indirizzo PEC del Sdi e il cui destinatario corrisponde all indirizzo PEC dell ufficio di fatturazione selezionato. Cliccare su Avvia ricezione. 11

12 In presenza di un unico ufficio ricevente (generalmente l ufficio ragioneria), questo dovrà SUBASSEGNARE la comunicazione all ufficio di competenza, cioè l ufficio che ha ordinato la spesa (che si può evincere dal CIG o dal beneficiario) ai fini del rifiuto o dell accettazione del documento elettronico. Se in IPA sono stati codificati vari uffici riceventi, allora ogni ufficio riceverà le proprie fatture e gli operatori abilitati riceveranno i documenti direttamente nelle proprie comunicazioni interne una volta che questi siano stati protocollati. NOTA BENE I documenti devono essere controllati e registrati entro 10 giorni dall arrivo della PEC per rispettare i termini di registrazione dei documenti nel registro Unico Fatture. Il messaggio di notifica accettazione non è obbligatorio inviarlo, ma in mancanza di una notifica di rifiuto o di una accettazione entro 15 giorni dall arrivo della PEC all Ente, il Sistema di Interscambio considera la fattura come accettata, quindi si presti attenzione alle fatture non controllate dagli uffici di competenza e ci si coordini con loro. Dopo aver verificato la fattura, cliccare su Accettazione o Notifica rifiuto. Di seguito si spiega l iter da seguire per accettarla, successivamente si spiega come procedere per rifiutarla. ACQUISIZIONE FATTURA Se si intende acquisire la fattura cliccare su Accettazione 12

13 Notifica l accettazione: Si apre la maschera contenente la Notifica Esito Committente: i messaggi di questo tipo, indicante l accettazione della fattura, verrà generato nel formato xml secondo le regole della FatturaPA, il nome attribuito verrà valorizzato sul campo Nome file fattura e il contenuto del messaggio verrà visualizzato nella parte sottostante. Infine cliccare su Invia e rispondere Si al messaggio: verrà inviata una mail PEC con allegato il file del messaggio firmato al corrispondente indirizzo PEC Sdi. Ad invio della mail avvenuto verranno valorizzate in automatico la data, l ora e il tipo in partenza nel campo Estremi trasmissione e riportati in automatico il numero e la data del protocollo attribuito nel campo Estremi protocollo. Nel caso in cui si presenti il seguente messaggio è bene verificare le impostazioni nella procedura del Protocollo. NOTA BENE Le notifiche di esito relative ad un documento saranno sempre consultabili all interno del documento stesso. Non vengono protocollate a sé ma confluiscono come allegati allo stesso protocollo del documento. 13

14 Accetta senza notificare: L invio della notifica di accettazione NON e obbligatorio, per cui se non si invia la notifica, il SDI considererà la fattura come accettata allo scadere del termine dei 15 giorni. Il programma cambia lo STATO del documento da DA ELABORARE in FATTURA ACCETTATA e questo consente al ragioniere di procedere con la contabilizzazione del documento nella Contabilità finanziaria. RIFIUTO FATTURA Se si intende restituire al mittente la fattura elettronica perché se ne contesta l esistenza, la consistenza o la prescrizione del diritto, si deve cliccare su Rifiuta fattura. La restituzione può essere effettuata SOLO entro 15 giorni dalla ricezione. Compilare facoltativamente la maschera Rifiuto fattura per specificare il motivo del rifiuto affinché il fornitore provveda alla correzione e al rinvio all ente (quindi la Descrizione delle motivazioni di rifiuto è opzionale). Cliccare su OK, il programma ritorna alla maschera precedente attivando il bottone Notifica rifiuto, cliccando il quale viene mostrata la Notifica Esito Committente e viene valorizzato nella maschera il campo Stato in Fattura rifiutata. Infine cliccare su Invia: verrà inviata una mail PEC con allegato il file del messaggio firmato al corrispondente indirizzo PEC Sdi. Le notifiche di esito relative ad un documento saranno sempre consultabili 14

15 all interno del documento stesso. Le notifiche sono consultabili anche dalla funzione Controllo situazione trasmissioni. QUI TERMINA IL LAVORO DELL OPERATORE DELL UFFICIO DESTINATARIO DELLA FATTURA (qualora ci siano più uffici riceventi IPA) O CHE HA ORDINATO LA SPESA (quindi ufficio di competenza qualora ci sia solo un unico ufficio codificato all IPA) ED INIZIA LA FASE DELLA CONTABILIZZAZIONE Nella Finanziaria accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche-messaggi Selezionare l ufficio destinatario di Fattura Elettronica per iniziare la ricezione del documento/messaggio e rispondere al messaggio Il programma visualizza nella maschera Trasmissioni dal sistema di interscambio, la lista di tutte le trasmissioni relative all ufficio selezionato ancora non elaborate (cioè non ancora acquisite in Finanziaria) e per ciascuna trasmissione consente di visualizzare il dettaglio del file fattura e asseconda del tipo di file effettuare le seguenti operazioni: se si tratta di una fattura permette di accettarla o rifiutarla; se si tratta di un messaggio permette di elaborarlo. 15

16 Pallino colorato: può assumere il colore rosso, giallo, verde a secondo dei parametri impostati nella specifica funzione (si rimanda a pagina 33 di questo manuale) Data / Ora: sono la data e l'ora di arrivo del file alla Ragioneria quando si accede a questa funzione Tipo: arrivo - partenza Tipo file: fattura notifica Pos.: per identificare la fattura in caso di un file contenente un LOTTO di più fatture con la stessa intestazione. Che il file sia lo stesso lo si evince dal campo Nome file che sarà lo stesso su più righe. N. Prot. / Data arrivo Prot./ Data reg.prot.: vengono visualizzati il numero, la data in cui la PEC è arrivata all Ente, la data di protocollazione del messaggio nel Protocollo Halley. Giorni alla scadenza: viene visualizzato il numero dei giorni rimanenti allo scadere del 15esimo, dopo il quale la fattura se non viene rifiutata, viene considerata accettata dal Sistema di Interscambio Stato: consente all operatore di verificare se la fattura è stata accettata dall ufficio di competenza, rifiutata, oppure se non è stata ancora verificata. Lo Stato della fattura può essere: DA ELABORARE: la fattura deve ancora essere controllata dall ufficio di competenza che deve emettere accettare o rifiutare la fattura FATTURA ACCETTATA: l ufficio di competenza ha accettato la fattura quindi l ufficio ragioneria deve procedere con la contabilizzazione, cioè con acquisizione e archiviazione del documento nella procedura Finanziaria FATTURA RIFIUTATA: l ufficio destinatario ha inviato una notifica di rifiuto della fattura FATTURA ELABORATA: la fattura è stata acquisita dal Ragioniere nell archivio della procedura Finanziaria MESSAGGIO ELABORATO: relativo alle notifiche Facendo doppio clic su ciascun elemento della lista Trasmissioni, viene visualizzato il contenuto della fattura, in altre parole vengono resi leggibili i dati contenuti nei tags del file FatturaPA.xml ; inoltre nella parte alta della maschera ci sono i riferimenti sia del Mittente (codice fiscale) che del Destinatario (codice ufficio destinatario) e il riferimento del protocollo che, attraverso l icona Protocollo e relativi allegati., consentono di poter accedere al dettaglio del Per la contabilizzazione procedere cliccando su Acquisizione fattura: viene visualizzata la maschera Elaborazione fattura dove viene proposto il beneficiario da associare al documento. Attraverso la partita IVA (che è un dato obbligatorio nel file) il programma va alla ricerca del beneficiario del documento al interno dell archivio dei Creditori/Debitori presenti in Finanziaria e propone nella sezione Beneficiario assegnato quello trovato. Nel caso in cui il beneficiario del documento non esistesse in archivio lo si può inserire cliccando su Inserisci beneficiario; oppure se il beneficiario proposto non è corretto, per modificarlo si clicchi su Assegna un beneficiario esistente. 16

17 Cliccare su Acquisisci fattura: nella maschera Righe fattura da importare viene visualizzato il Dettaglio Linee, contenute nel file xml, per consentire di fare gli opportuni controlli. A questo punto si può: 1. acquisire la fattura così com è, inserendo in un secondo momento gli ulteriori riferimenti contabili finanziari e IVA (numero impegno, capitolo/art, tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub, servizio IVA, sezionale, Conto/sottoconto) 2. acquisire la fattura inserendo immediatamente i dati contabili evitando così di dover richiamare la fattura successivamente. 1. ACQUISIZIONE DIRETTA DELLA FATTURA cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell archivio documenti della Finanziaria. 17

18 Cliccare su OK, poi su Una terminata l acquisizione di tutte le fatture protocollate e indirizzate ad un ufficio, entrando nella funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche-messaggi, selezionando l ufficio interessato il programma visualizzerà il messaggio 2. ACQUISIZIONE DELLA FATTURA CON DATI CONTABILI AGGIUNTIVI Si ricorda che per dati contabili di intende: tipologia di spesa/incasso, centro di costo/sub, servizio IVA, sezionale, Conto/sottoconto. SI RICORDA CHE QUESTA GESTIONE E FACOLTATIVA E CONSENTE DI COMPLETARE IN QUESTA FASE LE INFORMAZIONI INERENTI IL DOCUMENTO ELETTRONICO CON INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NON CONTENUTE NEL FILE XML, EVITANDO I DOLVERLE DIGITARE IN UN SECONDO MOMENTO. Per importare i documenti con i dati contabili è necessario inserire i Parametri IVA e/o i Parametri Finanziaria: la compilazione è facoltativa. 18

19 Cliccare su Assegna parametri finanziaria: inserire le informazioni che interessano e cliccare su Conferma. cliccare su Conferma acquisizione: la fattura viene memorizzata nell archivio documenti della Finanziaria. NOTA BENE E necessaria un precisazione. Il programma di acquisizione fatture, con un prossimo aggiornamento, sarà in grado di importare automaticamente nel documento oltre alle informazioni previste dalla norma e per cui esistono dei tags specifici (come ad esempio Cig e Cup), anche informazioni come il numero del capitolo e il numero dell impegno, qualora queste informazioni siano presenti nel file xml. Più specificatamente, l ente può richiedere al fornitore di inserire nel documento e nei seguenti tags>: : numero del capitolo impegnato con l accortezza che se il capitolo è articolato va scritto nel seguente modo: 150/ : numero dell impegno : data assunzione dell impegno Verranno date ulteriori informazioni nella lettera di aggiornamento quando disponibile Nel caso in cui tra i parametri è presente il capitolo / impegno ed in questo non vi è disponibilità, il programma visualizzerà la seguente maschera 19

20 Si può confermare e proseguire ma il documento non verrà associato al capitolo/impegno per mancanza di disponibilità, a meno che nei Dati generali procedura non ci sia la flag su Inserimento operazioni con sfondamenti. Se la fattura va registrata in IVA allora è necessario definire il tipo di Esigibilità selezionando quella corretta nell apposito campo. Se nel file xml l esigibilità è Split il programma proporrà questo tipo di esigibilità per default e successivamente controllerà se nell aliquota IVA ci sia il codice ritenuta collegato. Diversamente il programma proporrà l ultima esigibilità scelta per quel fornitore nell importazione precedente. Cliccando su Assegna parametri IVA si ha la possibilità di indicare i dati necessari per consentire al programma di scrivere automaticamente la registrazione IVA in base ai parametri assegnati. Sono obbligatori tutti i dati. Cliccando su si entra nel dettaglio dell aliquota IVA o del codice esenzione: in questa scheda vanno inserite tutte le aliquote IVA che generalmente sono previste per quel beneficiario. Di seguito le spiegazioni per ciascun campo: 20

21 CODICE ESENZIONE è il codice esenzione previsto per le esenzioni IVA dal tracciato FatturaPA. Può assumere valore: N1 escluse ex art. 15 N2 non soggette N3 non imponibili N4 esenti N5 regime del margine N6 inversione contabile Esempio di codifica codice esente art. 10 ALIQUOTA IVA è l aliquota che può essere presente nelle righe del documento elettronico e che bisogna collegare ai codici iva della procedura CODICI IVA DELLA PROCEDURA CORRISPONDENTI inserire il codice IVA Halley corrispondente per le fatture immediate o differite all aliquota IVA. Ad esempio un fornitore invia fatture in Split payment e nella fattura si ha l aliquota IVA 22%, allora si dovrà inserire i seguenti dati: I codici inseriti possono differire da Ente a Ente. Una volta terminata la codifica cliccare su OK, poi su e infine su Conferma. 21

22 NOTA BENE NON E NECESSARIO REINSERIRE QUESTI PARAMETRI FINANZIARI ED IVA AD OGNI ACQUISIZIONE PERCHE UNA VOLTA INSERITI IL PROGRAMMA PROPORRA QUELLI PRECEDENTEMENTE MEMORIZZATI. OVVIAMENTE SI POSSONO SEMPRE MODIFICARE. LE ALIQUOTE IVA SONO GENERICHE e non per beneficiario, modificandole nei Parametri IVA si modificano anche nei Parametri Finanziaria perché la tabella è la stessa. Le aliquote Iva nei parametri di finanziaria servono per poter gestire le fatture non rilevanti IVA da splittare e per chi non ha la procedura IVA. In questo modo si dà la possibilità di inserire il codice ritenuta da applicare per ciascuna aliquota IVA. Se l esigibilità è Split il programma controlla la presenza del codice ritenuta solo sul codice IVA interessato. Invece, le aliquote Iva nei Parametri Iva servono per codificare i codici Iva. in questa fase vengono fatti i controlli sul codice Iva, servizio e sezionale. 22

23 Emissione documenti di vendita da Fatturazione Se l Ente deve emettere una fattura di vendita ad un altro Ente pubblico destinatario di FatturaPA, è necessario essere in possesso della nuova procedura Fatturazione. Le istruzioni relative al passaggio dalla vecchia alla nuova Fatturazione sono illustrate in un manuale a parte scaricabile da: Accedere alla procedura Ragioneria Ultime della Produzione (in altro a sinistra) Note pratiche Selezionare la procedura 2_Contabilità Iva Selezionare Fatturazione In questo paragrafo viene illustrato solo l iter per registrare un documento di vendita e generare il relativo file.xml da inviare al Sistema di Interscambio. Per tutte le altre informazioni relative alla fatturazione si consulti il manuale specifico di cui sopra. Accedere alla procedura Finanziaria, verificare che nella funzione Manutenzione / Dati generali procedura / Altre procedure, campo Fatturazione, ci sia la scelta Nuova fatturazione. Si premette che una delle novità della nuova procedura Fatturazione, oltre alla nuova grafica e all essere stata integrata nella Contabilità IVA, è quella di consentire la contabilizzazione del documento di vendita in Finanziaria e IVA contestualmente all emissione del documento stesso in fatturazione. Si tratta di un opzione, per cui chi preferisce distinguere la fase dell emissione (inserimento del documento nella procedura Fatturazione) dalla fase della contabilizzazione (registrazione automatica della fattura in Finanziaria e Iva) potrà continuare ad usare la funzione Registr.autom. da fatturazione / Registrazioni automatiche. Entrare nella funzione Operazioni in entrata / Documenti di vendita-corrispettivi / Gestione documenti di vendita e cliccare su Aggiunta Selezionare Da Fatturazione Selezionare la tipologia di documento da emettere, Fattura Inserire: - il SERVIZIO - il SEZIONALE 23

24 - l ESIGIBILITA - verificare il NUMERO e la DATA proposta, che vengono letti dai Dati generali del servizio IVA/ Dati sezionali - inserire il codice Cliente Cliccare su OK in basso a destra per salvare i dati. Il programma assegna una numerazione diversa rispetto alla Fatturazione precedente: il numero del documento è composto da numero/servizio/sezionale. In questo modo non si possono più presentare casi di stessa numerazione (ad esempio nota n. 1 e fattura n. 1; oppure fattura n. 1 per il servizio 1 e n. 1 per il servizio 2) ed inoltre si evince subito a quel servizio e sezionale appartiene. Si attiva la sezione RIGHE DEL DOCUMENTO, cliccare su Aggiunta Se si hanno degli Articoli codificati nell archivio Anagrafica articoli, si può inserire il codice dell articolo interessato oppure ricercarlo tramite. Quando si apre la maschera di ricerca Anagrafica articoli è possibile aggiungere direttamente da qui un nuovo articolo, se si desidera, oppure si può entrare nel dettaglio dell articolo selezionato per la consultazione della scheda. Se, invece, l archivio delle anagrafiche articoli non viene gestito o non si vuole utilizzare un codice per una fattura, si può scrivere direttamente un testo libero nel campo DESCRIZIONE. Inserire obbligatoriamente la QUANTITA, l UNITA DI MISURA (obbligatorio solo se il bene/servizio è oggettivamente quantificabile), il PREZZO, il CODICE IVA e la CONTROPARTITA (cioè il conto e sottoconto). Cliccare su OK. Se necessario proseguire con l aggiunta di altre righe. Inserire obbligatoriamente CIG e CUP se previsti. Se queste informazioni sono uguali per l intero documento basta inserirli sulla testata, altrimenti devono essere inseriti in ciascuna riga 24

25 Se nella Gestione riga documento vengono movimentati i campi della sezione Riferimenti cliente PA (capitolo, impegno, CIG, CUP. Sono i riferimenti comunicati dal Cessionario/Committente, cioè l ente che ha acquistato il bene/servizio), il programma per farli visualizzare e stampare nel corpo della fattura, crea delle righe : una per la visualizzazione del CIG e CUP ed una per il capitolo ed impegno. NON SONO RIGHE VERE E PROPIRE DEL DOCUMENTO, MA SOLO RIGHE DELLO STESSO BLOCCO. Nel nostro esempio infatti si hanno 2 righe di fattura, ma nella seconda riga ci sono più righe di visualizzazione. CASI DI ESCLUSIONE DELL INDICAZIONE DEL CIG - Acquisti e locazioni di immobili - Servizi di arbitrato e conciliazione - Servizi finanziari forniti dalla Banca di Italia - Contratti di lavoro - Appalti amministrazioni aggiudicatrici - Acquisto di acqua ed energia all ingrosso - Contratti di pura sponsorizzazione - Prestazioni socio sanitarie in regime di accreditamento senza gara - Scelta socio privato società miste Cliccare su TOTALI E PAGAMENTO. 25

26 Digitare il CODICE DI PAGAMENTO e la BANCA D APPOGGIO. La banca si può inserire cliccando su Vostra banca: è la banca del fornitore presente nella scheda anagrafica del Cliente come illustrato nel riquadro sotto Nostra banca: si tratta della banca dell ente che emette la fattura e codificabile direttamente in fase di inserimento della fattura cliccando su Aggiunta oppure dalla Contabilità IVA, accedere alla funzione Fatturazione / Gestione codici / Conti correnti NOTA BENE Alcune informazioni (come i codici univoci destinatari di fatturazione, il codice pagamento, la banca del fornitore, il codice ufficio destinatario ) possono essere inserite nella scheda anagrafica del cliente affinché il programma le proponga in automatico in fase di inserimento del documento. Più precisamente si tratta delle informazioni presenti nella sezione Fatturazione presenti nella Gestione beneficiari raggiungibile anche cliccando su Anagrafica cliente, Fatturazione E bene impostare gli uffici riceventi dell ente destinatario di fatture di vendita cliccando su Uffici di fatturazione 26

27 Nella sezione IMPORTI AGGIUNTIVI è possibile inserire delle spese aggiuntive per: Spese incasso Spese bolli Spese trasporto Spese imballo Sconto a valore Sconto % Arrotondamento Nella sezione SCADENZE si deve selezionare il Tipo di pagamento. Le modalità di pagamento proposte sono definite per legge Successivamente cliccare su ALTRI DATI. 27

28 Vengono visualizzati tutti i dati del destinatario. Nel caso in cui si abbia la necessità di modificare alcune informazioni relative al Cliente, lo si può fare direttamente nella fattura oppure entrando nella scheda anagrafica cliccando su Anagrafica cliente (apportare le modifiche e cliccare su OK) e successivamente su Aggiorna dati intestatario da anagrafica in moda tale da riportare in fatture le informazioni aggiornate. Inserire la CAUSALE [tag ]. Il campo è obbligatorio e si può compilare in diversi modi: - inserendo una descrizione libera - ricercandola nell elenco delle Descrizioni standard, archivio raggiungibile dalla Finanziaria, Manutenzione/Codici della procedura / Descrizioni standard - cliccando su Aggiorna da righe per riportare come descrizione il testo presente nelle righe degli articoli. Se necessario aggiungere le NOTE Infine cliccare su OK A questo punto si può: - stampare cliccando su - uscire cliccando su per ritornare nel documento successivamente - CONTABILIZZARE immediatamente il documento in contabilità finanziaria ed IVA senza passare per la funzione della Registraz. Automatica da fatturazione, cliccando semplicemente su Finanziaria: il programma visualizza i dati principali del documento e richiede la data di registrazione ai fini IVA. Inserirla e cliccare su Contabilizza. Il programma visualizza la registrazione IVA per il controllo ed eventuale modifica dei dati e la loro Conferma. 28

29 Dati aggiuntivi: questa funzione, presente anche nella vecchia fatturazione consente di aggiungere delle informazioni che il programma riporterà in automatico nella registrazione finanziaria Collega documento: serve per casi particolari, cioè per sistemare situazioni anomale derivanti soprattutto da recupero, per cui si hanno dei documenti in Fatturazione registrati in contabilità ma non collegati tra loro. Cliccando su questo bottone si possono ricollegare correttamente. Una volta che il documento viene contabilizzato, si potrà agevolmente consultare la registrazione IVA e Finanziaria e Fatturazione indipendentemente da dove si consulta il documento. Ad esempio dalla Finanziaria basta cliccare su Fatturaz. SOLO DOPO CHE IL DOCUMENTO E STATO CONTABILIZZATO E POSSIBILE CREARE IL FILE XML ED INVIARLO AL DESTINATARIO Cliccare su Invia XML ed inserire i dati richiesti. Sono tutti obbligatori. Nel campo UFFICIO DESTINATARIO si deve digitare il codice univoco IPA dell ufficio a cui è destinato il documento. Se il link Invia XML non è visibile vuol dire che nell Anagrafica del cliente non si è impostato il campo Sped. Fattura in Fatt. Elettronica. Anche il regime fiscale [tag ] è da specificare: lo si può impostare nei Dati generali del servizio oppure direttamente qui, poi il programma lo memorizza nei dati generali. 29

30 Cliccare su Conferma: viene visualizzato il contenuto del file xml Cliccare su Validazione per sottoporre il file ai controlli che vengono effettuati dal Sistema di Interscambio. Il risultato viene mostrato in messaggi come questi Per correggere i campi segnalati nel messaggio basta cliccare su Nel nostro esempio viene segnalato che il campo Unità di misura non è stato compilato. 30

31 Non è stato compilato il campo Data scadenza pagamento Ripetere la validazione fino a quando non termina correttamente Una volta che il file viene validato allora è possibile procedere con l apposizione della Firma digitale Cliccare su Firma. Cliccare su OK. A questo punto si può cliccare su Invia: il file xml viene preso in carico dalla procedura protocollo per essere inviato come allegato ad una PEC destinata al SdI, quindi è consultabile dalla funzione Protocollo / Consultazione. Tutti gli invii fatti possono essere consultati dalla specifica funzione in Finanziaria Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Controllo situazione trasmissioni 31

32 Nel caso in cui si presenti il seguente messaggio è bene verificare le impostazioni nella procedura del Protocollo. Controllo situazione trasmissioni Il controllo delle trasmissioni inerenti un documento specifico va eseguito nel seguente modo: accedere alla funzione Operazioni in uscita/ Documenti di acquisto/ Gestione documenti di acquisto Ricercare il documento e cliccare su Elenco trasmissioni: viene visualizzata su una lista tutte le trasmissioni relative alla fattura. Cliccando su una delle trasmissioni presenti sulla lista verrà visualizzata una maschera di dettaglio della trasmissione specifica secondo il tipo di file trasmesso (fattura o messaggio) nella quale potranno essere consultate le informazioni in maniera più analitica. Per il controllo della situazione delle trasmissioni di uno o più uffici e relativi ai documenti/messaggi inviati/ricevuti in un certo intervallo di tempo: Accedere alla funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Controllo situazione trasmissioni Si può selezionare l ufficio ricevente specifico qualora se ne abbia più di uno, oppure lasciare quanto proposto per default <tutti> Selezionare l intervallo temporale di trasmissione e cliccare su 32

33 Il bottone Parametri consente di impostare i colori di allert in base ai GIORNI RIMASTI ALLO SCADERE DEL TERMINE DEI 15 GIORNI previsti dalla normativa: i giorni rimasti vengono calcolati a partire dalla data di arrivo della PEC all Ente. Per default il programma propone 10 giorni per il semaforo giallo e 5 giorni per il semaforo rosso ma l operatore può modificare tali limiti semplicemente editando il valore nel campo. Queste impostazioni produrranno come risultato degli allert colorati nella funzione Operazioni in uscita / Documenti di acquisto / Ricezione fatture elettroniche-messaggi, prima colonna 33