Un ROI alle stelle. Rete di collaborazione globale di Polycom e aumento del fatturato

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1 Un ROI alle stelle Rete di collaborazione globale di Polycom e aumento del fatturato Giugno 2009

2 Verso la fine del 2008, Polycom Inc. ha intrapreso una serie di iniziative per proteggere la propria competitività in uno scenario economico sempre più agguerrito. Al pari di molte altre aziende, Polycom ha ridotto drasticamente i costi operativi, concentrandosi sui centri di costo ed eliminando qualsiasi spostamento non assolutamente necessario. L'azienda ha ottenuto un ritorno immediato: grazie al provvedimento sugli spostamenti, che interessa tutti i dipendenti Polycom, si è avuta una riduzione del 30% sull'acquisto di biglietti aerei. E non è tutto: da allora, Polycom ha notevolmente intensificato l'impiego di una risorsa già nota e regolarmente utilizzata, vale a dire un ambiente di collaborazione di portata aziendale che è forse il più esteso al mondo. L'ambiente in questione consente a dipendenti, fornitori, partner e perfino ai clienti di collaborare gli uni con gli altri utilizzando una qualsiasi combinazione di comunicazioni voce e video, condivisione di contenuti, rilevamento della presenza e messaggistica istantanea. Intensificando l'uso della sua infrastruttura globale, Polycom ha ottenuto enormi vantaggi in termini di fatturato che vanno ben oltre la semplice riduzione delle spese di viaggio. Tali vantaggi includono: Miglioramento della produttività e semplificazione dei processi aziendali Miglioramento dei tempi di commercializzazione Possibilità di utilizzo del telelavoro Riduzione delle emissioni di anidride carbonica Naturalmente, non si tratta di vantaggi nuovi per Polycom, che dal 1990 è fornitore leader di soluzioni di collaborazione. Tuttavia, di recente il ROI di Polycom è cresciuto vertiginosamente grazie a un maggiore utilizzo da parte dei dipendenti dell'infrastruttura di comunicazione audio, video e di telepresenza, che consente loro di collaborare dal vivo indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Le organizzazioni alla ricerca di prove concrete dei vantaggi conseguibili attraverso le comunicazioni video e audio ad alta definizione (HD) possono guardare all'esempio di Polycom. Ecco come il leader del settore riesce a ottenere eccezionali vantaggi dall'uso delle proprie soluzioni e come l'esperienza di Polycom può essere applicata alle aziende di tutto il mondo. Panoramica sulla rete di collaborazione di Polycom Con un raggio d'azione esteso a 32 paesi nel mondo, Polycom mantiene una vasta rete di collaborazione che connette sistemi aziendali, dalle soluzioni di telepresenza ad alta definizione per ambienti e desktop al nuovo sistema Polycom VVX 1500, un business media phone che coniuga telefonia avanzata, video onetouch e applicazioni aziendali integrate. La vasta rete Polycom comprende i dipendenti di Pleasanton, la sede principale della società in California, gli uffici vendite e marketing sparsi nel mondo, le infrastrutture di progettazione in Texas, Danimarca e Israele, gli impianti di produzione in Cina e Tailandia, un laboratorio per la qualità in Giappone e perfino gli uffici delle centinaia di dipendenti Polycom che lavorano da casa. (Converged Management Application ) Desktop, che può essere installata sui computer portatili e utilizzata ovunque sia disponibile una connessione di rete. La soluzione Polycom CMA Desktop ha consentito ai dipendenti di tutto il mondo di avvalersi di comunicazioni video secondo modalità semplici ed economiche. "Grazie a [Polycom] CMA, il nostro livello di comunicazione è migliorato considerevolmente", afferma Fred Franz, senior director del settore globale Facilities and Real Estate, il cui team geograficamente distribuito gestisce 65 proprietà Polycom a livello mondiale. "Tutti i membri del mio staff dispongono di [Polycom] CMA e, considerato l'uso consolidato dei computer portatili che ci caratterizza, l'impatto è stato davvero enorme. Sono qui da otto mesi e non ho ancora incontrato personalmente il 60-70% del mio staff. Tuttavia, grazie a regolari comunicazioni video, ho potuto stabilire con loro dei rapporti concreti." Uno sguardo al ROI di Polycom Risparmi sui costi* 30%. Riduzione sull'acquisto di biglietti aerei. 3,2 milioni di sterline. Totale dei costi di gestione annui risparmiati grazie al 13% dei dipendenti che lavora da casa (a sterline per dipendente) sterline. Vantaggi offerti dalla formazione alle vendite online e tramite video rispetto alle tradizionali sessioni in aula sterline. Risparmi annui del team Industry Solutions Marketing derivanti dalle soluzioni di collaborazione sterline. Spese di viaggio annue eliminate grazie allo svolgimento della revisione trimestrale dell'area APAC tramite video Riduzione dei costi grazie all'eliminazione degli spostamenti La collaborazione tramite telepresenza, video e voce garantisce a Polycom risparmi quotidiani. Sono in pochi ad apprezzare questo vantaggio più di Hansjoerg Wagner, vicepresidente e amministratore delegato della regione Asia Pacifico (APAC) di Polycom. Wagner gestisce centinaia di dipendenti Polycom in paesi con otto diversi fusi orari. Risparmio di sterline a viaggio Il ricorso alla rete di collaborazione di Polycom ha consentito ai dipendenti dell'area APAC di ridurre i budget destinati alle spese di viaggio di circa il 35% e Wagner è riuscito a tagliare le proprie spese di viaggio di oltre la metà. "Ho undici riporti diretti in otto sedi dislocate in sei diversi paesi", spiega Wagner, che conduce colloqui singoli e riunioni con il proprio personale tramite video. Accesso globale all'infrastruttura aziendale Un accesso globale all'infrastruttura Polycom si è rivelato fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Particolarmente importante è la soluzione Polycom CMA 1

3 Di recente, ha deciso di utilizzare tale strategia anche per le riunioni con i partner: "Una tradizionale riunione con i partner costa in genere sterline, per non parlare degli stressanti voli notturni necessari per recarsi sul posto: e tutto per stare appena un'ora nella stessa stanza", dichiara Wagner. "Ieri sono riuscito a partecipare alla stessa riunione, ma senza spostarmi dal mio ufficio qui a Phuket, in Tailandia. L'incontro virtuale è stato possibile grazie ai sistemi di telepresenza ad alta definizione e la riunione, durata 90 minuti, è stata eccellente. In più, non ho dovuto spendere un solo centesimo." Sue Day, direttore marketing dell'area APAC con base a Singapore, sottolinea come in questa regione, considerata l'estensione del territorio, riuscire a evitare i viaggi sia particolarmente vantaggioso: "Prima, passavo in viaggio l'80% del mio tempo". Principali utilizzi dei sistemi Polycom per la collaborazione video Riunioni dei team 93% Colloqui singoli 75% Collaborazione internazionale 60% Pianificazione e gestione dei progetti 58% Comunicazione con i partner 32% Revisioni delle prestazioni 27% Chiamate commerciali 26% Assistenza clienti 21% Assunzioni e colloqui 19% Percentuale di intervistati che indicano i principali utilizzi per la collaborazione video nel sondaggio dei dipendenti Polycom 2009 Revisioni trimestrali tramite video I costi di viaggio tendevano ad aumentare al termine di ogni trimestre, poiché i capi di divisione dovevano riunire i dipendenti per le revisioni trimestrali delle prestazioni (QBR) con lo scopo di mantenere i team concentrati sugli obiettivi chiave. Ma questa esperienza appartiene ormai al passato: nel 2008, Wagner ha cominciato a utilizzare soluzioni di telepresenza ad alta definizione per riunire 30 senior manager in occasione di una revisione QBR dell'area APAC. Nel primo trimestre del 2009, l'approccio virtuale ha permesso di risparmiare sterline di biglietti aerei, sterline di sistemazioni alberghiere, sterline di spese giornaliere e sterline di trasporti via terra, per un totale di sterline. L'azienda ha inoltre risparmiato sterline di stipendi per i dirigenti, evitando ai dipendenti ore di viaggio.2 Il tutto si traduce in un risparmio pari a sterline a trimestre, vale a dire sterline annue. Formazione sulle vendite più intelligente e proficua L'utilizzo delle soluzioni Polycom ha permesso all'organizzazione per la formazione sulle vendite di far risparmiare all'azienda più di sterline di spese di viaggio stimate. Jeff Everton, responsabile a livello mondiale della formazione sulle vendite, coordina le attività di formazione del team di vendita globale, composto da 700 persone e dai rispettivi manager, nell'ambito di un'aggressiva strategia di vendita incentrata sulle soluzioni. "Era previsto lo svolgimento, a Singapore, San Jose (California) e Londra, di un programma tradizionale con la presenza di un istruttore, dal costo di 882 sterline a studente", spiega Everton. Implementando un percorso formativo che unisce formazione online adeguata al ritmo di apprendimento del dipendente, videoconferenze interattive e lezioni tradizionali in aula, il costo medio per la formazione di ogni studente è sceso a 555 sterline. Tutti questi risparmi aumentano velocemente. In due mesi, il team di Everton ha formato 439 dipendenti, pari a circa il 62% del team di vendita globale Polycom. Con la riduzione dei costi per viaggi aerei e sistemazioni alberghiere, il programma ha consentito all'azienda un risparmio stimato in sterline. Si prevede che quando tutti i 700 membri del team di vendita avranno completato il programma di formazione, il risparmio totale ammonterà a sterline, senza contare le sterline che il team di Everton ha risparmiato riducendo i propri viaggi o i risparmi su base continua derivanti da programmi di formazione di minore portata. 3 Uno sguardo al ROI di Polycom Incremento della produttività ore. Eliminazione del tempo impiegato per i viaggi grazie alla formazione sulle vendite tramite video ore. Eliminazione di spostamenti e viaggi grazie al lavoro in remoto del team Industry Solutions Marketing composto da 10 membri ore. Tempo risparmiato con la revisione trimestrale virtuale dell'area APAC, pari a sterline di stipendi per i dirigenti. Miglioramento della produttività "Quando il personale è costretto a spostarsi per partecipare a un corso di formazione, si perdono dai due ai quattro giorni per il viaggio e il fuso orario", afferma Everton. "Se poi si considera anche il tempo impiegato per frequentare il corso, si possono perdere fino a due settimane. Inoltre, è necessario far partecipare alle lezioni centinaia di membri del team di vendita, che devono sospendere la propria attività per recarsi sul luogo. A quanto ammontano le perdite totali in termini di produttività?" Recupero di quattro anni di lavoro A conti fatti, si tratta di una grande quantità di tempo. Secondo i calcoli di Everton, il programma di formazione misto Polycom ha permesso di risparmiare ore di lavoro dei dipendenti, che altrimenti sarebbero state trascorse in viaggi. 4 Al termine del programma per i 700 dipendenti, le ore di lavoro risparmiate ammonteranno a 8.300, con un enorme balzo della produttività. Se prendiamo come riferimento una settimana di 40 ore lavorative, si parla di oltre quattro anni di lavoro recuperati e trasformati in produttività, con un risparmio per Polycom di circa sterline. Se aggiungiamo a quanto detto finora il risparmio sui costi fissi pari a sterline, otteniamo un vantaggio complessivo finale di sterline. Riunioni più efficaci e dipendenti più produttivi "I membri del team di vendita risentono particolarmente del tempo perduto e l'ultima cosa di cui hanno bisogno è essere costretti a spostarsi sulle strade congestionate delle città europee o prendere l'aereo per recarsi a riunioni interne", afferma Ian Holloway, vicepresidente del gruppo Global Accounts nel territorio di vendita EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) di Polycom. Anziché tenere di persona riunioni trimestrali, Holloway ricorre al video 2

4 per collaborare a cadenza settimanale con i 18 membri del suo team. "Divulghiamo le attività di vendita, condividiamo approcci ed esperienze e comunichiamo le informazioni raccolte dagli operatori del mercato, dagli analisti e dalla sede centrale. Inoltre, teniamo regolarmente riunioni dal vivo per consentire l'aggiornamento individuale dei vari membri del team. Il risultato è un team allineato, fiducioso, produttivo e soddisfatto." Glenn Noga, alla guida del settore IT presso Polycom, adotta un approccio simile nella gestione dei fornitori di prodotti e servizi IT. "Richiediamo a tutti i nostri fornitori di essere dotati di video", dichiara Noga. "L'eliminazione dei viaggi ci permette di coinvolgere tutti i dirigenti chiave dei fornitori: le riunioni diventano molto più produttive grazie alla presenza di tutti i responsabili dei processi decisionali ed evitare gli spostamenti consente a tutte le parti coinvolte di ottenere sostanziali risparmi in termini di tempo e denaro. Nelle vesti di vicepresidente senior e CMO presso Polycom, Heidi Melin trascorre in media cinque ore al giorno davanti al video. "Dei miei 12 riporti diretti, solo due si trovano a Pleasanton", afferma la Melin. "Tutti gli altri sono sparsi ovunque nel mondo: per questo motivo, non è possibile fare a meno della collaborazione video." Presso Polycom, quello della Melin è un esempio tipico. Altrettanto tipica è la sua giornata lavorativa: "Ieri ho partecipato per tre ore a una riunione del nostro personale direttivo, ho avuto un contatto diretto con un dipendente a San Jose, ho effettuato una videochiamata con un rappresentate di vendita in Texas, ho svolto un colloquio singolo con un dipendente di Singapore e con un altro di Slough, nel Regno Unito. E, grazie alla telepresenza, sono riuscita tranquillamente a tornare a casa per cenare con la mia famiglia. Il video è la soluzione ideale Per dipendenti come Craig Lynar, vicepresidente del marketing globale, le riunioni tramite video "rappresentano una soluzione obbligata". Lynar dichiara che l'utilizzo del video è ormai una prassi consolidata nella cultura aziendale: "Quando devo fare una conversazione seria con qualcuno o comunicare il contenuto o i dati delle riunioni, ricorro alle videochiamate." Lynar afferma che il 70% delle sue comunicazioni si svolge tramite videochiamate multipoint. Portata della collaborazione Di recente, 430 dipendenti Polycom hanno fornito informazioni sul loro utilizzo della rete di collaborazione dell'azienda. Tra i risultati: L'88% utilizza il video nel corso della giornata lavorativa. Il 24% ha incrementato l'utilizzo del video del 25-50% nel corso dell'ultimo anno. Motivi principali che spingono alla collaborazione tramite video: Mantenimento di rapporti con i colleghi distanti 89% Maggiore produttività 84% Possibilità di interpretare il linguaggio del corpo e le espressioni del volto 82% Chiarezza delle comunicazioni 80% Risparmio sui tempi ed eliminazione dei fastidi associati ai viaggi 69% Restrizioni di budget per le spese di viaggio 68% Maggiore velocità nel processo decisionale 73% Condivisione dei contenuti 56% Fonte: Sondaggio interno dei dipendenti Polycom: Aprile-Maggio 2009 E non è il solo. Nelle prime due settimane dell'aprile 2009, il gruppo IT di Polycom ha gestito videochiamate con la partecipazione potenziale di più di due dipendenti, per arrivare a un picco massimo di 30 o più. Dato che il gruppo IT non tiene traccia di tutte le videochiamate, è probabile che il numero effettivo sia anche maggiore. In un recente sondaggio aziendale condotto da Lynar, circa nove dipendenti Polycom su dieci dichiarano di utilizzare regolarmente la collaborazione video, mentre un dipendente su quattro afferma di aver incrementato l'utilizzo del video del 25-50% nel corso dell'ultimo anno. (Vedere il riquadro a lato). I dipendenti possono sempre partecipare alla parte audio delle chiamate multipoint effettuate da telefono cellulare o rete fissa, nonché accedere ai contenuti condivisi utilizzando un browser Web e Microsoft Live Meeting. Tuttavia, la maggior parte di essi afferma che la possibilità di vedere fisicamente i colleghi consente di avere un quadro molto più chiaro della situazione. "Gran parte della comunicazione avviene tramite il canale visivo", dichiara Hansjoerg Wagner, il responsabile dell'area APAC. "Nell'area APAC, dove non sono molte le persone propense a rivelare le proprie difficoltà di comprensione degli interlocutori, il feedback visivo è fondamentale per comunicare in modo efficace." Rivoluzione nella selezione e assunzione dei dipendenti L'infrastruttura globale Polycom ha trasformato anche il modo in cui l'azienda seleziona e assume nuovi talenti. Steve Quakenbush, direttore delle risorse umane e delle assunzioni su scala globale, può testimoniare il sempre maggiore impiego del video nell'ambito del processo di assunzione dei dipendenti. Secondo le sue stime, attualmente sette colloqui su dieci si svolgono tramite video. Nel 2008, Polycom ha tentato di assumere un direttore delle risorse umane regionale per l'area APAC, in costante crescita. "Considerata la fondamentale importanza dell'area APAC per Polycom", afferma Quakenbush, "eravamo alla ricerca di un candidato ideale". Alla fine, il team che si occupa delle assunzioni ha visto in Helen Loh la candidata ideale. "Anziché essere costretta a recarsi negli Stati Uniti per cinque giorni, mettendo a rischio il suo attuale lavoro con una lunga assenza, Helen è potuta tranquillamente restare a Singapore. Noi abbiamo risparmiato sterline sulle spese di viaggio e lei è riuscita a condurre dieci colloqui dal vivo tramite la comunicazione video ad alta definizione. Helen si è rivelata un elemento prezioso, abbiamo stabilito un ottimo rapporto e ci vediamo costantemente: nonostante ciò, non l'ho mai incontrata di persona." Ora anche la Loh ricorre allo stesso metodo per assumere dipendenti in Cina, India e Singapore. "Nella scelta di un partner commerciale per le risorse umane a Pechino, abbiamo impiegato il video per esaminare due candidati, entrambi a Pechino. Con il video, il processo diventa molto più veloce, ma riusciamo comunque a guardare i candidati negli occhi. Quakenbush afferma che l'ambiente Polycom offre un altro vantaggio ai selezionatori del personale: Quando chiedo ai candidati come considererebbero la possibilità di partecipare a riunioni quotidiane dal vivo con i team globali, mi rispondono puntualmente, consapevoli come sono dell'impatto negativo degli spostamenti sulla produttività, che le ritengono un sogno. Ma presso Polycom, si tratta di una realtà quotidiana. 3

5 Miglioramento dei tempi di commercializzazione Grazie alla semplificazione dei propri processi aziendali, Polycom è in grado di introdurre i prodotti sul mercato in modo più rapido. Bob Steele è alla guida di un team operativo globale composto da 300 persone che si occupa di gestire l'intera supply chain Polycom: dall'approvvigionamento delle parti ai prodotti finiti, fino alla logistica globale e alle attività di gestione ed evasione degli ordini di vendita. "Lavoriamo per 24 ore al giorno, in tutto il mondo", afferma Steele, che si affida alle comunicazioni video per coordinare le attività sia internamente, con il proprio team globale distribuito, che esternamente, con partner di produzione come Celestica. "Conduciamo revisioni QBR con i membri del team Celestica, i quali partecipano dalle loro sedi di Song Shan Lake in Cina, Tailandia, Singapore e Hong Kong", afferma Steele. "Il nostro personale che opera in queste sedi e in altre località sparse in tutti gli Stati Uniti può apportare il proprio contribuito, senza alcuna spesa di viaggio. I progressi registrati nei prodotti di infrastruttura per videoconferenza Polycom consentono una perfetta interazione tra i partecipanti in termini di condivisione di audio, video e contenuti. Tale interazione ci permette di agire su qualsiasi problematica che può avere un impatto sulla supply chain. E sinceramente non so proprio come sia possibile riuscirci senza l'ausilio del video. Dalla Cina al mondo intero La collaborazione ha aiutato Polycom a sviluppare e fornire prodotti per mercati sensibili ai prezzi di Cina e India. Una comunicazione costante tramite video ha consentito ai manager del Polycom Communications Technology Center in Cina di soddisfare le esigenze dei clienti con fasce di prezzi più che concorrenziali per il mercato locale. Sono così nati due nuovi prodotti specificamente progettati per i clienti del mercato cinese, da dove si sono poi diffusi a livello globale. "I prodotti sono perfetti per la cultura cinese delle videoconferenze, che prevede in genere un modello dall'alto verso il basso, in cui il management fissa le linee guida per i contenuti e il programma", spiega Wagner. "Tali prodotti si sono rivelati ideali per divulgare le informazioni a un vasto pubblico, vantaggio notevole in qualsiasi regione." Apertura di un nuovo ufficio a migliaia di chilometri di distanza Durante la costruzione di un nuovo ufficio vendite Polycom a Pechino, Fred Franz del gruppo Facilities riconosce che la collaborazione di Polycom gli consente di svolgere il proprio lavoro molto più velocemente. "Tra le altre cose, Polycom consente di condividere video, voce e contenuti ad alta definizione", afferma Franz. "In questo modo, anziché dovermi recare a Pechino ogni poche settimane, posso collaborare con la mia manager del gruppo Facilities per analizzare la pianta dell'edificio e gestire i problemi relativi alla progettazione. Davanti a me ho due schermi: su uno vedo il manager, mentre sull'altro possono visualizzare un file AutoCAD, un PDF o una foto. È come se mi trovassi lì con lei. Franz dichiara che le comunicazioni video permettono di limitare al massimo i ritardi nella costruzione: "Se si verifica un problema serio nella pianificazione degli spazi, potrà essere risolto velocemente, senza che io debba recarmi in Cina. Anziché perdere tempo in discussioni, possiamo stabilire una connessione il giorno stesso e analizzare nei dettagli la pianta dell'edificio. Al termine di sessioni di questo tipo, non posso non rendermi conto dell'enorme quantità di tempo ed energia risparmiata." Quando ogni minuto è importante Per il team operativo globale, le ultime settimane di ogni trimestre sono frenetiche, poiché gli ordini dei clienti devono essere eseguiti entro la fine del trimestre stesso. "Come per molte altre aziende, anche per noi il periodo di fine trimestre è particolarmente impegnativo", osserva Bob Steele, responsabile del team. "Abbiamo però la preziosa opportunità di condurre riunioni dal vivo con tutte le parti coinvolte nel processo per accertarci che i prodotti vengano consegnati nei tempi stabiliti. Di quali ordini dobbiamo occuparci? Dove si trova l'inventario e quali sono i punti deboli della nostra supply chain? Queste persone si trovano in sedi geograficamente dislocate, ma sono tutte coinvolte nella realizzazione del processo. Il video ci semplifica sicuramente la vita. Una forza lavoro più flessibile Grazie ad una comunicazione più efficiente, la nostra forza lavoro è diventata più flessibile. Il 13% dei dipendenti Polycom lavora principalmente da casa, mentre un altro 32% lavora da casa almeno una o due volte al mese. In parte grazie allo sviluppo della soluzione CMA Desktop per notebook, quasi sei dipendenti Polycom su dieci dispongono di apparecchiature per videoconferenze nelle proprie case. "La vasta portata delle soluzioni Polycom rende possibile a chiunque di collaborare da casa con la stessa efficienza di chi si trova in ufficio", afferma Wagner, che collabora con i colleghi tramite canali di comunicazioni audio e video ad alta definizione dalla sede centrale APAC di Singapore e dalla propria abitazione in Tailandia. "Il mio braccio destro è americano e si trova a Perth, una delle città più remote dell'australia: eppure, è come se fosse nella stanza accanto. Il telelavoro consente di risparmiare più di 3,5 milioni di sterline Franz sostiene che, quando i dipendenti lavorano principalmente da casa, Polycom risparmia in media sterline all'anno sui costi di gestione. Con 330 dipendenti che svolgono il lavoro a casa, otteniamo un risparmio annuo stimato in 3,2 milioni di sterline. Un gruppo che applica alla perfezione il modello del telelavoro è il team Industry Solutions Marketing, composto da dieci membri. Costituito da esperti in diversi mercati verticali e segmenti industriali (dalla sanità all'istruzione, fino ai settori farmaceutico e alla finanza), il team lavora a distanza in varie regioni del mondo. Bob Preston, vicepresidente del gruppo Industry Solutions, afferma che grazie alla collaborazione il suo gruppo riesce a raggiungere risultati straordinari. "Riunioni video settimanali con il personale ci permettono di essere tutti costantemente aggiornati sulle attività del team", afferma Preston, il cui gruppo supervisiona le attività degli account manager e dei team delle vendite di canale a livello mondiale. Ecco l'esperienza di Brian Gilman, direttore generale del gruppo Enterprise Solutions: "La scorsa settimana, ho incontrato un cliente a Boston, ho svolto calcoli ROI per un account in Francia e ho partecipato a riunioni con partner che si trovano a New York, in Canada e nel Tennessee. Senza il video, un team delle nostre dimensioni non avrebbe sicuramente potuto svolgere tutte queste attività su scala mondiale. 4

6 Nonostante ciò, l'approccio "virtuale" adottato dal gruppo garantisce risultati che si dimostrano tutt'altro che virtuali. Riducendo o eliminando i costi degli spostamenti e sostituendo le riunioni di persona con la telepresenza, Preston stima che il suo team risparmi ogni anno oltre sterline e ore di produttività. 5 (Il team genera risparmi superiori alla media poiché i suoi membri operano da sedi geograficamente dislocate in tutto il mondo). Possibilità di assumere gli elementi migliori Dato che persino i dipendenti che lavorano da casa possono comunicare con i colleghi grazie alle riunioni dal vivo, la cultura collaborativa di Polycom offre anche un altro vantaggio: la possibilità di assumere persone sulla base delle loro abilità e competenze e non per la loro vicinanza alla sede centrale. Marc Weedon, senior director delle risorse umane per l'area EMEA, afferma che la possibilità di assumere chiunque garantisce a Polycom un considerevole vantaggio competitivo. "I candidati comprendono i vantaggi offerti dalla collaborazione video nel momento stesso in cui iniziano il colloquio, rendendosi conto di quanto sia vantaggioso non essere costretti a recarsi fisicamente sul posto e della maggiore quantità di tempo che possono così trascorrere con la loro famiglia. In quanto potenziali datori di lavoro, tutto ciò ci offre considerevoli vantaggi, consentendoci di scegliere le persone migliori, che a loro volta risultano fortemente motivate a lavorare con noi. Uno sguardo al ROI di Polycom Riduzione delle emissioni di anidride carbonica 513 tonnellate metriche: riduzione complessiva delle emissioni di CO2 conseguita grazie alla riduzione degli spostamenti connessi alla revisione trimestrale QBR dell'area APAC, alla formazione del team di vendita e all'impegno del team Industry Solutions Marketing. 171: numero di automobili che produce ogni anno una quantità di CO2 pari a 513 tonnellate. Riduzione delle emissioni di anidride carbonica I vantaggi non riguardano solo i risparmi e l'incremento della produttività. Ridurre il numero degli spostamenti significa anche ridurre le emissioni di anidride carbonica: una preoccupazione sempre più pressante per le aziende moderne, che si sforzano di ridurre il proprio impatto ambientale. Le recenti iniziative di Polycom mostrano come processi di questo tipo aiutino le aziende a scegliere la strada della responsabilità ambientale: Condurre la QBR dell'area APAC tramite video con un numero minimo di spostamenti ha permesso di ridurre, secondo le stime, le emissioni di anidride carbonica di 24 tonnellate metriche. 6 Utilizzare il video per formare il team di vendita internazionale consentirà, secondo le stime, di ridurre le emissioni di anidride carbonica di 374 tonnellate metriche. 7 Soltanto grazie a queste tre iniziative, Polycom ha ridotto di 513 tonnellate metriche le proprie emissioni di anidride carbonica, un risultato equivalente all'eliminazione di 170 automobili dalla circolazione stradale. 9 Un'infrastruttura pensata per il futuro Con il diffondersi della collaborazione a livello aziendale e con l'aumentare del numero di dipendenti che scelgono il telelavoro, Polycom ridurrà ulteriormente le proprie emissioni di CO2. Al tempo stesso, il ROI derivante dalle videoconferenze e dalla telepresenza ad alta definizione continuerà a crescere. "Stiamo costruendo un'infrastruttura tale da consentire l'uso della collaborazione video da qualsiasi postazione all'interno dell'azienda", afferma il CIO Glenn Noga. "Ogni PC desktop, sala conferenza e telefono consentiranno alle persone di accedere a voce, video e contenuti. Perché rinunciare a simili vantaggi?" Realizzazione di un'infrastruttura di rete di collaborazione Grazie a una pianificazione anticipata, qualsiasi azienda può realizzare una rete di collaborazione per conseguire gli stessi risparmi sui costi e gli stessi miglioramenti della produttività realizzati da Polycom. Per creare un ambiente di collaborazione come quello di Polycom, è necessario considerare questi fattori: Cultura collaborativa. I vantaggi della collaborazione aumentano con il crescere del numero di dipendenti che utilizza tali apparecchiature. L'adozione della collaborazione video e dati da parte dei dipendenti può essere accelerata mediante la formazione, la configurazione standardizzata delle apparecchiature e la disponibilità di addetti all'assistenza. Criteri per il telelavoro. Le aziende ottengono risparmi quando i dipendenti lavorano da casa, ma è essenziale valutarne l'idoneità, comunicare chiaramente le aspettative che si hanno nei loro confronti, dotarli degli strumenti appropriati, garantire la sicurezza dei dati e stabilire e mantenere l'accessibilità. Infrastruttura di rete. Analisi della larghezza di banda e delle apparecchiature di rete esistenti. La maggior parte dei router e degli switch di rete distribuiti negli ultimi 4 anni è abilitata per la gestione del traffico relativo alla collaborazione video. Se sono necessarie nuove apparecchiature, è importante scegliere soluzioni scalabili con l'aumento dell'utilizzo del video. È inoltre necessario stabilire l'entità del traffico video esistente tra i siti e aggiungere traffico video al traffico IP esistente per verificare che la larghezza di banda della rete sia sufficiente. Per ulteriori informazioni Per scoprire come Polycom può aiutare la vostra azienda a ridurre i costi, potenziare la produttività, semplificare i processi aziendali, promuovere il telelavoro e ridurre le emissioni di CO2, visitare il sito o chiamare il numero Il modello di telelavoro adottato dal team Industry Solutions Marketing consente di ridurre le emissioni di anidride carbonica di 115 tonnellate metriche. 8 5

7 Note finali * Tutti i calcoli relativi ai risparmi sui costi si basano sui tassi di cambio approvati nella QBR Polycom del terzo trimestre. 1 Risultato ottenuto in base al costo di 27 biglietti aerei classe turistica e 3 business class di andata e ritorno per Phuket, Tailandia, da 10 città dell'area APAC, una città del Medio Oriente e 2 città statunitensi; 4 notti in albergo a 80 sterline a notte a persona; i trasporti via terra includono il viaggio di andata e ritorno da casa all'aeroporto, dall'aeroporto all'albergo e dall'aeroporto a casa. 2 Tempi di trasferimento e attesa per 30 partecipanti: 1.509,5 ore. 3 Risultato ottenuto presupponendo 439 partecipanti, ciascuno con un costo medio di 882 sterline, oltre a spese di viaggio e rappresentanza giornaliere di 132 sterline. Risparmi per regione: 125 partecipanti dell'area APAC, con un costo di 1.503,5 dollari ciascuno; 102 dell'area EMEA, con un costo di 511 dollari ciascuno; 19 dell'area CALA, 22 da Canada e 169 dagli Stati Uniti, con un costo di 1.661,6 dollari ciascuno. Risparmi per gli istruttori stimati in dollari per l'area APAC; dollari per l'area EMEA e dollari per Canada/CALA/Stati Uniti. 4 Risultato ottenuto presupponendo un programma di formazione della durata di 16 ore, con risparmi totali della produttività di ore per i partecipanti dell'area APAC, ore per l'area EMEA e ore per Canada/CALA/Stati Uniti. 5 Risparmio totale per le telecomunicazioni pari a sterline, con eliminazione di spese per viaggi aggiuntivi pari a sterline. Risparmi totali della produttività grazie al telelavoro pari a ore, con ulteriori 931 ore risparmiate eliminando altri spostamenti. 6 24,15 tonnellate metriche di emissioni di anidride carbonica risparmiate eliminando 30 voli di andata e ritorno. 7 Riduzione delle emissioni di emissioni di anidride carbonica: 119,7 tonnellate metriche per l'area APAC, 20,2 per l'area EMEA, 234,1 per Canada/CALA/Stati Uniti. 8 I membri del team hanno ridotto le emissioni di anidride carbonica di 87,5 tonnellate metriche mediante il telelavoro e di altre 28 tonnellate metriche eliminando ulteriori spostamenti grazie alla collaborazione. 9 Calcolatore delle emissioni di anidride carbonica NativeEnergy.com php?afc=climatecrisis Polycom EMEA 270 Bath Road, Slough, Berkshire SL1 4DX, UK T F +44 (0) Polycom Italy S.r.l. Largo Richini, 6, Milano T F Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. POLYCOM, il logo Polycom "con i triangoli" nonché i nomi e i marchi associati ai prodotti Polycom sono marchi commerciali e/o marchi di servizi di Polycom, Inc. e sono marchi registrati e/o di diritto comune negli Stati Uniti e in altri Paesi. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Non sono consentite la riproduzione e la copia di alcuna sezione del presente documento in nessuna forma, con nessun mezzo e per nessun fine, eccetto per uso personale del destinatario, senza il consenso scritto di Polycom. Numero parte Rev

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