Ettore Majorana. Rev 8 del 27/10/14 Pag 1/23. Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) ALLEGATI COPIA CONTROLLATA N I _ I

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1 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 1/23 MANUALE DELLA QUALITÀ ISTITUTO ISTRUZIONE SUPERIORE Ettore Majorana ALLEGATI IN CONFORMITÀ ALLA NORMA UNI EN ISO 9001 (2008) COPIA CONTROLLATA N I _ I

2 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 2/23 SOMMARIO Sezione 1: Storia delle revisioni del Manuale/Allegati...3 Allegato 1: La documentazione del Sistema Qualità Note interpretative Elenco delle procedure Norme di riferimento...5 Allegato 2: L organizzazione dell Istituto...9 Allegato 3: La mappa dei processi Allegato 4: L'organizzazione: funzioni e relative responsabilità... 20

3 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 3/23 Edizione Revisione allegati MQ Sezione 1: Storia delle revisioni del Manuale-Allegati Data Parti modificate Descrizione Rev. 1 15/04/2003 / Emissione del documento Rev. 2 27/05/2003 Sez. 1 Inserita questa sezione Allegato 1 Allegato 3 Precisata la gestione delle norme e leggi di riferimento, aggiunta legge 675 Tabella Processi di Direzione: precisate le responsabilità Tabella Attività educativo-didattica: precisate le responsabilità Tabella Comunicazioni con studenti e famiglie: precisazioni sul controllo dei questionari di soddisfazione Tabella Approvvigionamenti: precisazioni sulle responsabilità Tabella Gestione delle risorse umane: precisazioni sulla valutazione dell efficacia della formazione svolta e sulle responsabilità Rev. 3 21/11/2003 Allegato 1 par. 2 Correzione elenco delle procedure Allegato 1 par. 3 Correzione glossario Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4 Rev. 4 06/06/2004 Allegato 1 Allegato 4 Correzione dell organigramma Sistema Qualità Sostituito funzioni obiettivo con funzioni strumentali Sostituito collaboratori di direzione con collaboratori del DS Inserito questo allegato Inserimento delle Linee guida per l accreditamento emesse dalla Regione Lombardia Attribuzione funzioni e responsabilità richieste delle Linee guida per l accreditamento emesse dalla Regione Lombardia Rev. 5 18/05/2008 Allegato 1 Adeguamento versione 2008 Aggiornamento legislazione Rev. 6 25/03/2010 Allegato 1 Aggiunto riferimento alla norma UNI EN ISO 9000:2005 Aggiunta colonna con stato revisioni delle procedure nella tabella Elenco delle procedure Rev. 7 26/10/2010 Allegato 1 par.2 Aggiornamento stato revisione procedure Allegato 1 par.3 Eliminazione stato di revisione delle norme UNI Rev. 8 14/10/2014 Allegato 1 par.2 Aggiornamento stato revisione procedure Allegato 2 Correzione dell organigramma Sistema Qualità Allegato 4 Inserimento della figura del tutor delle classi prime

4 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 4/23 Allegato 1: La documentazione del Sistema Qualità 1. Note interpretative Questa parte del manuale descrive in modo più dettagliato il Sistema di Gestione per la Qualità dell Istituto Tecnico Industriale Ettore Majorana. Vengono riportati negli allegati: l organigramma e la mappa dei processi. In particolare la mappa dei processi riporta una descrizione sintetica dei processi principali dell Istituto, relativi alla realizzazione dei servizi di istruzione e di formazione, e ai più importanti processi di gestione. I diagrammi sono predisposti con questi criteri: i rettangoli descrivono attività; le frecce che entrano da sinistra descrivono input; le frecce che escono a destra descrivono output; le frecce che entrano dall alto precisano modalità operative; le frecce che entrano dal basso precisano risorse (responsabilità e risorse materiali). Gli stessi processi sono riportati anche in forma tabellare per una descrizione più ricca di informazioni. Le interazioni tra i processi sono evidenziate dal flusso degli input/output e dalle modalità operative. La documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità include: 1. Il Manuale della Qualità e i suoi allegati che danno informazioni coerenti sul Sistema dell Istituto; 2. Procedure gestionali, istruzioni operative, regolamenti, moduli di registrazione che precisano le modalità operative (a diversi livelli di dettaglio); 3. Registrazioni su carta o su file che danno evidenza di attività svolte; 4. il POF. Le modalità di gestione di questa documentazione sono descritte nella PQ01 e nella PQ02. I documenti di origine esterna che vengono gestiti sono quelli contenenti requisiti cogenti per le attività dell Istituto, le norme sui sistemi di gestione per la qualità, le comunicazioni dell Organismo di certificazione, i documenti emessi dalla Regione Lombardia che contengono requisiti per l accreditamento: rispetto a tali documenti viene garantito l aggiornamento, mediante consultazione di siti, contatti diretti, abbonamenti a newsletter, giornali e riviste, l archiviazione o comunque la disponibilità nei luoghi in cui sono necessari, la formazione/informazione ai diretti interessati, la gestione e aggiornamento di un apposito elenco e l introduzione nel sistema di gestione di eventuali nuovi requisiti. Per una migliore comprensione della mappa dei processi si riporta di seguito l elenco delle procedure gestionali. Vengono inoltre riportate le principali norme di riferimento per il sistema e per i servizi oggetto della certificazione.

5 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 5/23 2. Elenco delle procedure TITOLO PROCEDURA STATO REV Procedura di gestione della documentazione del Sistema Qualità PQ01A Procedura di gestione dei documenti di origine esterna e di protocollo PQ01B Procedura di gestione delle registrazioni della qualità PQ Procedura di gestione delle verifiche ispettive interne PQ Procedura di gestione delle non conformità di servizio PQ Procedura di gestione del miglioramento PQ Procedura di gestione delle competenze del personale PQ Procedura di gestione dell Albo dei fornitori qualificati PQ Procedura di gestione degli approvvigionamenti PQ Procedura di gestione della comunicazione con studenti e famiglie PQ Procedura di gestione della progettazione e dell erogazione dei servizi formativi finanziati attraverso fondi esterni PQ Procedura di gestione della progettazione dei servizi di istruzione scolastica PQ Procedura di gestione dell erogazione dei servizi d istruzione scolastica PQ Norme di riferimento Sistema di gestione UNI EN ISO 9001 Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti UNI EN ISO 9004 Sistemi di gestione per la qualità. Linee guida per il miglioramento delle prestazioni UNI EN ISO 19011: Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale UNI EN ISO 9000: Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario L aggiornamento e la successiva gestione di queste norme è responsabilità del rappresentante della Direzione, che provvederà ad inserire lo stato di revisione delle stesse in un apposito documento. Linee guida Regione Lombardia Costituisce requisito cogente/contrattuale per i servizi di formazione finanziata descritti nel presente manuale la documentazione emessa dalla Regione Lombardia relativa al sistema di accreditamento Regionale ed in particolare l All. 3 del D. G. R. N del 25/05/2003 Linee guida per la gestione dei processi. Il sistema di gestione per la qualità recepisce i requisiti imposti da tale documentazione. La Direzione si impegna inoltre a verificare costantemente la conformità dei contenuti del manuale rispetto ad eventuali successive modifiche.

6 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 6/23 Servizi d istruzione Documento Data Riferimento documentazione di livello superiore DPR 275/99 Regolamento recante norme in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche, ai sensi della legge 15 marzo 1997 n 59 Legge n 59/97 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa" Legge quadro n 297/94 Approvazione del testo unico delle disposizioni legislative vigenti in materia di istruzione, relative alle scuole di ogni ordine e grado DI n 44/2001 Istruzioni per la gestione amministrativo contabile delle istituzioni scolastiche CCNL Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro Personale della Scuola Accordi di interpretazione autenticata Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro Personale della Scuola CCNL Integrativo Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro Personale della Scuola (biennio economico) 1999 PQ01 15/03/1997 PQ PQ01 01/02/2001 PQ07 e PQ08 07/10/2007 PQ01 01/07/1997 PQ01 23/01/2009 PQ01 Legge quadro 151/2001 Testo unico sulla maternità 21/03/2001 PQ01 RD 653/25 e successive modifiche Regolamento sugli alunni, gli esami e le tasse negli istituti medi di istruzione DPR n 249/98 Statuto delle studentesse e degli studenti DPR n 235/07 Modifiche ed integrazione allo Statuto Legge 425/97 e successive modifiche: Disposizioni per la riforma degli esami di stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria superiore (vedi sito M.P.I.) 04/05/1925 PQ09 24/06/1998 PQ01 21/11/ /12/1997 PQ09 D.P.R. n. 323 Regolamento del nuovo esame di stato 23/07/1998 PQ09 DPR 416/74 Art.4: Istituzione e riordinamento di organi collegiali della scuola materna, elementare, secondaria ed artistica - Collegio dei docenti Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni 31/05/1974 PQ08 27/10/2009 PQ01 Decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010 n. 88 recante le norme per il riordino degli istituti tecnici a norma dell art. 64, comma 4, del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n.133 Decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010 n. 89 recante revisione dell assetto ordinamentale, organizzativo e didattico dei licei a norma dell art. 64, comma 4, del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n /10/ /10/2010 PQ09, PQ 11 e PQ 12 PQ09, PQ 11 e PQ 12

7 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 7/23 Legge 170/10 Nuove norme in materia di disturbi specifici di apprendimento in ambito scolastico 08/10/2010 PQ09 e PQ12 Raccolta leggi Ultimo aggiornamento PQ01 Documento Data Riferimento documentazione di livello superiore DR 30/04/1924 n 965 artt. 11 e 85 Regolamento di protocollo nelle pubbliche amministrazioni 30/04/1924 PQ01 D.Lgs 196/03 Privacy Legge 15/05 Trasparenza 30/06/ /02/2005 PQ01 PQ02 D. Lgs 81/08 Sicurezza 09/04/2008 La gestione degli aggiornamenti di questa legislazione spetta al Dirigente Scolastico, che si avvale della collaborazione del DSGA, attraverso gli addetti delle segreterie preposti alla lettura della posta e al protocollo dei documenti in ingresso all istituto. Le modalità di gestione di queste attività sono descritte nella PQ01. Servizi di formazione finanziata Documento Cod. Data Rif. Documentazione di livello superiore Decreto del Ministero del lavoro e della previdenza sociale Accreditamento delle sedi formative e delle sedi orientative n /05/ 2001 D.lgs - Conferimento di funzioni e compiti amministrativi dello Stato alle Regioni ed agli Enti locali N /03/ 1998 Legge regionale, "Riordino del sistema delle autonomie in Lombardia n.1 5/01/ 2000 Delibera di Giunta Regionale di Approvazione della disciplina per l'accreditamento dei soggetti che erogano attività di formazione e orientamento n.vii/6251 1/10/ 2001 PQ10 Decreto del Direttore Generale della Direzione Formazione, Istruzione e Lavoro Decreto attuativo sull accreditamento n /01/ 2002 Delibera di Approvazione della disciplina per l'accreditamento dei soggetti che erogano attività di formazione e orientamento 15/02/ 2002 Linee guida per la gestione dei processi All. 3 del D. G. R. N /05/ 2003 La gestione degli aggiornamenti di questa legislazione spetta al DS.

8 Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) Rev 8 del 27/10/14 Pag 8/23 Glossario Documento Cod. ORGANI COLLEGIALI COLLEGIO DEI DOCENTI CONSIGLIO DI ISTITUTO CONSIGLIO DI CLASSE DIRIGENTE SCOLASTICO DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI COLLABORATORE VICARIO ASSISTENTI TECNICI AMMINISTRATIVI OC CD CdI CdC DS DSGA CV ATA

9 Rev 6 del 25/03/09 Pag 9/23 Allegato 2: L organizzazione dell Istituto

10 Pag 10/23 Allegato 3: La mappa dei processi Processi di direzione: pianificazione, programmazione, riesame e miglioramento Normativa Indicazioni del CdI e del CdD Pianificazione e programmazione Direzione Trasferimento al personale (comunicazione Interna) Risorse Documenti di pianificazione e obiettivi generali (POF, Programma, Documento di Pianificazione, Politica, Obiettivi, Indicatori) PQ01 DS DSGA Segreteria protocollo Obiettivi specifici Indicatori servizi / processi / sistema Non conformità / Azioni correttive Reclami / Misure di soddisfazione Audit PQ09, PQ10, PQ11, PQ12 Svolgimento attività Didattiche Amministrative Resp. Aree Funzionali Commissioni servizi finanziati Risultati PQ03, PQ04, PQ10, PQ11, PQ12 Verifiche periodiche servizio / processo / sistema Resp. Aree Funzionali Commissioni servizi finanziati Analisi dati del Sistema Gestione Qualità Rappresentante della Direzione Indicatori servizi / processi / sistema Non conformità / Azioni correttive Reclami / Misure di soddisfazione Audit Consuntivi e riesami Direzione Relazione per Riesame di Sistema Verbali Indicazioni per il miglioramento

11 Pag 11/23 Attività educativo-didattica PQ08, PQ10, PQ11 POF Schede dei servizi Progetti per l Ente Erogatore Gestione risorse Programma annuale e bilanci di previsione PQ10, PQ11 DS, DSGA, CdI PQ09, PQ10 Dati del territorio Finanziamenti Normativa Progettazione offerta formativa e modalità di fornitura POF Documenti necessari e iscrizioni o adesioni PQ01 Attività di interfaccia con l utenza POF, circolari, avvisi, pubblicità, iscrizioni e/o adesioni CdD, CdI, DS, DGSA POF schede dei servizi progetti finanziati Indicazioni / Revisioni Comunicazione interna DS, DGSA, CdD, Segreteria protocollo Commissioni servizi finanziati, docenti, commissioni dedicate, DSGA, Segreteria didattica POF, circolari PQ12, PQ10 Fornitura Risultati (registri, risultati di verifiche, questionari) Risultati relativi ad attività svolte dalla segreteria PQ10, PQ11, PQ12 Indicazioni / Revisioni Docenti, CdC, Resp. Aree Funzionali, Commissioni per servizi finanziati, DSGA Valutazione del progetto e della fornitura Indicazioni / Revisioni DS, CdC, CdD, DGSA, Commissioni per servizi finanziati

12 Pag 12/23 Comunicazione con studenti e famiglie PQ01, PQ09, PQ10 PQ09, PQ10 Opportunità del territorio Obiettivi Qualità Normative Pianificazione della comunicazione Obiettivi di comunicazione Circolari Comunicaz. POF e dei Servizi di formazione finanziata PQ09 POF e suoi estratti, brochure, pubblicità servizi finanziati DS, DSGA, CdD, Commissioni servizi finanziati Commissioni di docenti dedicate Gestione iscrizioni Iscrizioni, fascicolo studenti DSGA, Segreteria didattica PQ04 Obiettivi di soddisfazione Reclami Gestione reclami Registrazione reclami PQ05 DS, Commissioni servizi finanziati PQ09 Analisi dati Gestione miglioramento Direzione PQ05 Analisi di tendenza Azioni di miglioramento Questionari Rilevazioni soddisfazione Commissioni dedicate Questionari risposti Analisi dati Gestione miglioramento Direzione Commissioni dedicate PQ09 Analisi di tendenza Azioni di miglioramento Analisi dati Revisione questionario Revisioni ai questionari Direzione, Commissioni dedicate

13 Pag 13/23 Gestione approvvigionamenti PQ08, PQ10 Obiettivi generali Normativa Schede dei servizi Pianificazione approvvigion. DS, DSGA, CdI, Commissioni servizi finanziati Programma annuale Bilanci preventivi dei servizi finanziati PQ07, PQ08 PQ08 Necessità relative ai servizi, alle strutture Richieste di acquisto Documenti di richiesta Verifica economica Suddivisione richieste in base al tipo e costo Proponenti progetti, personale DS, DSGA PQ07, PQ08 Offerte dei fornitori Gestione richiesta di offerta Ordine DS, DSGA, proponenti PQ08 Controlli Personale tecnico e di segreteria Normativa Risultati dei controlli Attività amministrativa Consuntivi di bilanci Certificazioni intermedie di servizi finanziati DSGA, revisori, Commissioni servizi finanziati

14 Pag 14/23 Gestione risorse umane PQ06 Normativa Definizione competenze Profili di competenza Necessità di risorse PQ06 PQ06 DS Normativa Gestione risorse Decisioni relative a nuovo personale Valutazione sulla formazione Risultati dei corsi DS PQ06 PQ07 DS Personale selezionato Dati di nuovo personale Selezione personale PQ06 Certificati, attestati, fascicolo personale DS, collaboratori Formazione Decisioni relative ad attività di formazione DS, Resp. interni, Segreteria, Personale

15 Pag 15/23 PROCESSI DI DIREZIONE: PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE, RIESAME, MIGLIORAMENTO Processo Attività Responsabilità Input Output Procedure Pianificazione e programmazione Definizione politica, obiettivi, indicatori e traguardi Definizione dell offerta formativa Definizione risorse: personale e beni materiali Direzione Normativa, indicazioni del CD e del CdI, verbali di riunioni di riesame precedenti e indicazioni per il miglioramento, programma annuale Documento di Pianificazione della Qualità, Politica, Obiettivi, Indicatori, POF, proposte per programma annuale -- Trasferimento al personale Comunicazione interna di obiettivi attraverso riunioni, istituzione di commissioni, predisposizione di circolari, spazi dedicati DS, DSGA, Segreteria protocollo Documento di Pianificazione della Qualità, Politica, Obiettivi, Indicatori, POF, indicatori di prestazione Obiettivi specifici in verbali/delibere, circolari PQ01 Svolgimento delle attività didatticheamministrative Programmazioni delle attività didattiche svolte dai docenti Programmazione delle attività formative finanziate Svolgimento delle attività secondo la programmazione didattica Svolgimento di attività amministrative secondo le indicazioni ministeriali e del DS Docenti, Funzioni Strumentali, Collaboratori del DS, Ufficio tecnico, DSGA, DS (formazione finanziata) POF, decisioni espresse in verbali/delibere, circolari, indicatori di prestazione Risultati della progettazione; risultati della programmazione; risultati delle attività didattiche e di verifica su studenti/destinatari PQ10, PQ11, PQ12, PQ09 Verifiche periodiche di servizio/ processo/ sistema Riunioni periodiche dei CdC Riunioni del CD Pianificazione ed esecuzione di Audit interni Segnalazione di non conformità e trattamento Attivazione ed attuazione di azioni correttive o di miglioramento Misura di soddisfazione dell offerta formativa e dell istituto Misura di soddisfazione di singoli servizi Docenti, Funzioni Strumentali, Collaboratori del DS, Ufficio tecnico, DSGA, DS (formazione finanziata), auditor qualificati secondo le modalità definite in PQ03 Risultati della progettazione; risultati della programmazione; risultati delle attività didattiche e di verifica su studenti/destinatari; risultati degli audit; non conformità, azioni correttive o di miglioramento; risultati delle misure di soddisfazione Indicatori relativi a servizi, processi, sistema, non conformità, reclami, azioni correttive o di miglioramento, audit, soddisfazione (indicatori di prestazione) PQ10, PQ11, PQ12, PQ03, PQ04 Analisi dei dati del Sistema di Gestione della Qualità Analisi dei dati del sistema di gestione Rappresentante della Direzione Indicatori relativi a servizi, processi, sistema, non conformità, reclami, azioni correttive o di miglioramento, audit, soddisfazione (indicatori di prestazione) Relazione per il Riesame del Sistema -- Consuntivi e Riesami Riunione periodica della Alta Direzione per considerare l avanzamento del Sistema Qualità Alta Direzione Relazione per il Riesame del Sistema Verbali e indicazioni per il miglioramento --

16 Pag 16/23 ATTIVITÀ EDUCATIVO - DIDATTICA Processo Processi / Attività Responsabile Input Output Procedure Progettazione dell offerta formativa e modalità di erogazione Gestione delle risorse Attività di interfaccia con studenti e famiglie/destinata ri Comunicazione interna Fornitura Valutazione del progetto e della fornitura Indicazioni previsioni di servizi già attuati Raccolta di proposte per nuovi servizi e di valutazioni economiche in schede dei servizi Elaborazione di una bozza dell offerta formativa Verifica di coerenza e fattibilità Emissione dell offerta formativa Studio del progetto da presentare all Ente Erogatore Presentazione del progetto all ente erogatore Approvazione del programma annuale Determinazione del finanziamento regionale Suddivisione delle voci di spesa in base alle proposte Giornate aperte Sportelli Collaborazioni con le scuole medie inferiori Diffusione del POF Raccolta iscrizioni e consegna del POF Conferma delle iscrizioni Comunicazioni durante lo svolgimento delle attività didattiche Pubblicizzazione di servizi finanziati Riunioni del CD Esposizione di circolari negli spazi dedicati Attività di programmazione, erogazione dei servizi, verifica su studenti/destinatari Riunioni periodiche dei CdC e riunione di fine anno scolastico del CD DS, CV, CD, CdI, DSGA, Docenti e gruppi di progetto, Funzioni Strumentali, Collaboratori del DS, DS per formazione finanziata DS, DSGA, CdI DS, Docenti, Funzioni Strumentali, Collaboratori del DS, segreteria didattica e protocollo, Commissioni di docenti dedicate CD, DS, DSGA, Segreteria protocollo Docenti, CdC, funzioni strumentali, collaboratori del DS, Ufficio Tecnico, DS per formazione finanziata DSGA e segreterie Docenti e gruppi di progetto, CdC, funzioni strumentali, collaboratori del DS, Ufficio Tecnico, DS per formazione finanziata, DSGA e segreterie Dati del territorio, finanziamenti, normativa, indicatori di revisione dei processi di comunicazione, fornitura, valutazione POF, Schede dei servizi, progetti per l Ente Erogatore POF, Documenti necessari a iscrizioni o adesioni POF dei servizi, convocazioni di riunioni, progetto da finanziare da parte dell Ente Erogatore POF aggiornato Progetto finanziato dall Ente Erogatore, circolari Risultati delle attività didattiche e delle segreterie POF, schede dei servizi, progetti per l Ente Erogatore Bilanci di previsione e programma annuale POF, circolari, avvisi, pubblicità, iscrizioni e/o adesioni POF, circolari Risultati delle attività didattiche e delle segreterie Indicazioni per eventuali revisioni del POF e dei servizi, indicazioni per il miglioramento dei progetti finanziati PQ11, PQ10, PQ08 PQ11, PQ10, PQ08 PQ09, PQ10 PQ01 PQ11, PQ12, PQ10 PQ10, PQ12

17 Pag 17/23 COMUNICAZIONE CON STUDENTI E FAMIGLIE Processo Processi / Attività Responsabile Input Output Procedure Pianificazione della comunicazione Comunicazione del POF e dei servizi di formazione finanziata Gestione delle iscrizioni Definizione delle modalità di comunicazione dell offerta formativa e dei servizi di formazione finanziati Attività di orientamento e pubblicizzazione sul territorio in collaborazione con altre istituzioni Raccolta iscrizioni Perfezionamento delle iscrizioni Archiviazione nel fascicolo dello studente DS, DSGA, CD, Docenti e gruppi di progetto, Funzioni strumentali, Collaboratori del DS, DS per formazione finanziata Commissioni di docenti dedicate DSGA Segreteria Didattica DS per formazione finanziata Gestione dei reclami Registrazione e trattamento del reclamo DS, DS per formazione finanziata Rilevazioni di soddisfazione Distribuzione di questionari di gradimento relativi all offerta formativa e all istituto in generale Distribuzione di questionari su singoli servizi Raccolta delle risposte Analisi dei dati e gestione del miglioramento Analisi dei dati e revisioni del questionario Analisi dei dati relativi ai reclami e alla tipologia ed efficacia delle risposte date Analisi dei dati relativi alla soddisfazione Analisi delle risposte e della struttura del questionario : indicazioni delle revisioni del questionario, pianificazione dei controlli, effettuazione di revisioni e definizione delle motivazioni Commissioni dedicate e funzioni strumentali Direzione, Commissioni dedicate e funzioni strumentali Direzione, Commissioni dedicate e funzioni strumentali Obiettivi della Qualità Normativa, opportunità del territorio Azioni correttive e di miglioramento attuate in risposta all andamento di reclami e di soddisfazione obiettivi di comunicazione in circolari POF, brochure, normativa Reclami degli studenti, delle famiglie, dei destinatari Obiettivi di soddisfazione Questionari Obiettivi di soddisfazione Registrazioni dei reclami Risposte ai questionari Risposte ai questionari Obiettivi di comunicazione in circolari POF e suoi estratti, brochure, pubblicità servizi finanziati Fascicolo dello studente, iscrizioni Registrazioni dei reclami Risposte ai questionari Analisi di tendenze Azioni di miglioramento Revisioni ai questionari PQ09, PQ10, PQ01 PQ09, PQ10 PQ09 PQ04 PQ09 PQ05 PQ09

18 Pag 18/23 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI Processo Processi / Attività Responsabile Input Output Procedure Pianificazione degli approvvigionamenti Richiesta di acquisto Elaborazione del bilancio di previsione Ripartizione dei fondi finanziati dall Ente Erogatore su progetti Predisposizione di richieste di acquisto da parte di proponenti dei progetti, del personale dell istituto DS, DSGA, CdI, Commissioni servizi finanziati Proponenti di progetto Personale Obiettivi generali Normativa Schede dei servizi Necessità relative ai servizi e alle strutture Verifica economica Controllo dei costi preventivi relativi all acquisto DS, DSGA Documenti di richiesta Gestione della richiesta di offerta Selezione del fornitore sulla base degli Albi Invio di richieste di offerta Valutazione economica delle risposte dei fornitori Valutazione tecnica delle risposte dei fornitori Scelta del fornitore Emissione dell ordine DS, DSGA, Proponenti Programma annuale Bilanci preventivi Suddivisione delle richieste di offerta sulla base dei costi e delle tipologie, normativa Programma annuale Preventivo dei servizi finanziati Documenti di richiesta Suddivisioni delle richieste di offerta sulla base dei costi e delle tipologie Ordine PQ08, PQ10 PQ08, PQ07 PQ08 PQ08, PQ07 Controlli Controlli sulla conformità della fornitura all ordine Ufficio tecnico e personale di segreteria Attività Effettuazione dei consuntivi del programma annuale Revisori, DSGA, DS per amministrative Effettuazione delle attività di certificazione intermedia servizi finanziati e di rendicontazione all ente erogatore del finanziamento Ordine, normativa Normativa Risultati dei controlli Consuntivi di bilancio Certificazioni intermedie di servizi finanziati PQ08 --

19 Pag 19/23 GESTIONE RISORSE UMANE Processo Attività Responsabilità Input Output Procedure Definizione competenze Definizione dei profili di competenza necessari all istituto DS Risultati della valutazione della formazione al personale, necessità di risorse, normativa Profili di competenza PQ06 Gestione di risorse Definizione delle necessità formative per il personale assunto e di nuovo personale DS Profili di competenza Decisioni relative a nuovo personale o corsi di aggiornamento o formazione PQ06 Selezione personale Selezione di personale per l organico Selezione di personale esterno esperto per progetti specifici, servizi specifici, corsi finanziati DS, collaboratori Necessità di nuovo personale, dati sul personale Personale selezionato PQ06 PQ07 Formazione Definizione di responsabili per attività formative interne Programmazione e gestione di attività di aggiornamento/formazione interne Raccolta delle registrazioni delle attività Archiviazione DS Responsabili di attività formative interne Segreterie del personale Necessità di formazione per il personale Programmazione di attività Certificati/attestati Fascicolo del docente PQ06 Valutazione sulla formazione Valutazione del corso da parte dei partecipanti Valutazione dell efficacia delle attività svolte sull utenza, nel corso dell anno scolastico successivo Attività svolte dalla Direzione per valutare l efficacia delle attività svolte Docenti DS e Direzione Certificati, attestati, fascicolo del docente Risultati della valutazione della formazione al personale PQ06

20 Pag 20/23 Allegato 4 L organizzazione: funzioni e relative responsabilità Per i compiti istituzionali si fa riferimento alle norme vigenti. DIRIGENTE SCOLASTICO Con riferimento al Sistema di gestione per la qualità ha i seguenti compiti: definisce e diffonde la Politica della Qualità e gli obiettivi per la Qualità; approva la documentazione del sistema qualità autorizzando all uso nella scuola; approva il Piano delle Verifiche Ispettive; effettua il Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità; esegue la valutazione preventiva e consuntiva dei Docenti per le attività formative extracurricolari e di approfondimento / aggiornamento (Esperti esterni); analizza i reclami con la collaborazione del RSGQ. Con riferimento alla formazione finanziata ha i seguenti compiti: definisce le strategie organizzative, commerciali e standard del servizio; supervisiona e coordina le risorse tecnologiche, finanziarie e organizzative dei servizi di orientamento; supervisiona e coordina le risorse umane dell Associazione (selezione, valutazione, assegnazione degli incarichi, pianificazione della formazione); supervisiona la manutenzione ed il miglioramento del servizio; mantiene i rapporti con la committenza garantendo l applicazione degli accordi contrattuali; gestisce le relazioni con istituzioni, imprese e attori locali; promuove e commercializza i servizi offerti. COLLABORATORE VICARIO sostituzione del Dirigente Scolastico in caso di sua assenza; controllo dei permessi entrata/uscita alunni; permessi permanenti alunni; controllo / vigilanza studenti; sostituzione insegnanti assenti; rapporti con studenti e genitori; stesura circolari interne; immediata comunicazione al Dirigente Scolastico in caso di infortunio degli alunni e del personale Docente ed ATA; tenuta e controllo registri verbali Consigli di Classe; tenuta e controllo registri verbali riunioni Dipartimenti di materia. COLLABORATORE permessi entrata/uscita alunni; permessi permanenti alunni; sostituzione insegnanti assenti; controllo / vigilanza studenti; tenuta e controllo registri verbali riunioni delle Commissioni; verbalizzazione sedute Collegio Docenti con comunicazione degli assenti all Ufficio del Personale; tenuta registro verbali Collegio Docenti; immediata comunicazione al Dirigente Scolastico in caso di infortunio degli alunni e del personale Docente ed ATA.

21 Pag 21/23 COMPONENTE ALTA DIREZIONE RAPPRESENTANTE ALTA DIREZIONE DIRETTORE SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI comunicare a tutte le componenti dell istituto l importanza di ottemperare ai requisiti degli alunni e dei genitori; stabilire la politica per la qualità ; assicurare le definizioni degli obiettivi per la Qualità; effettuare i riesami del Sistema di Gestione per la Qualità; assicurare la disponibilità di risorse. assicurare che i processi necessari per il sistema di gestione per la qualità siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati; riferire all Alta Direzione sulle prestazioni del sistema di gestione per la qualità e su ogni esigenza di miglioramento; assicurare la promozione della consapevolezza dei requisiti degli alunni e dei genitori nell ambito di tutto l istituto. Si fa riferimento ai compiti definiti nel CCNL. In particolare: sottoscrive gli ordini d acquisto; propone al DS gli incarichi annuali del personale ATA; sovrintende e coordina i servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l organizzazione; coordina il personale ATA, posto alle sue dipendenze, e ne verifica i risultati conseguiti; organizza le attività del personale ATA nell ambito delle direttive del Dirigente Scolastico; attribuisce al personale ATA, nell ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l orario d obbligo, quando necessario; è responsabile della definizione e della esecuzione degli atti a carattere amministrativo-contabile, di ragioneria e di economato. Con riferimento alla formazione finanziata assume i seguenti compiti: gestisce la contabilità; coordina e supervisiona gli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali ed il controllo economico; partecipa alle attività di progettazione dei servizi per quanto di propria pertinenza; gestisce, coordina e supervisiona le attività di rendicontazione; tiene sotto controlli i pertinenti indicatori. RESPONSABILE PER IL SISTEMA QUALITÀ RESPONSABILE PIANO AUDIT verificare le procedure del Sistema Gestione Qualità; verificare le attività del Responsabile della Documentazione; presiedere e coordinare la Commissione Qualità. stabilire gli obiettivi e l estensione del programma di audit; stabilire le responsabilità, le procedure ed assicurare che siano fornite le risorse; assicurare l attuazione del programma di audit; assicurare che siano conservate appropriate registrazioni dei programmi di audit; tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit.

22 Pag 22/23 AUDITOR SISTEMA QUALITÀ RESPONSABILE DELLA GESTIONE DELLA DOCUMEN- TAZIONE PER IL SISTEMA QUALITÀ FUNZIONE STRUMENTALE COORDINATORE CONSIGLIO DI CLASSE TUTOR STUDENTI preparare i documenti necessari per effettuare le verifiche ispettive interne; effettuare le verifiche ispettive interne per la Qualità controllando: - la conformità a quanto pianificato, ai requisiti della norma e ai requisiti del sistema di gestione per la qualità fissati dall organizzazione; - l attuazione e l aggiornamento del sistema di gestione per la qualità; compilare la documentazione relativa alle verifiche ispettive interne; effettuare verifiche di completamento e dell efficacia delle azioni correttive. aggiornare l elenco della documentazione del Sistema Gestione Qualità; gestire la conservazione degli originali cartacei e dei documenti del Sistema per la Qualità in formato elettronico; distribuire la documentazione aggiornata e avvisare di eliminare quella obsoleta. reperire la normativa di riferimento; articolare gli interventi preventivati secondo le modalità della vigente normativa; controllare che gli interventi messi in atto rispondano ai criteri di efficienza ed efficacia; presiedere l eventuale commissione di riferimento; presentare entro la data fissata dal Dirigente Scolastico una dettagliata relazione scritta sull attività svolta nell ambito della Funzione Strumentale: tale relazione dovrà evidenziare gli obiettivi prefissati, gli interventi attuati e gli obiettivi raggiunti. controllare le assenze della classe e comunicare al Dirigente Scolastico le anomalie; analizzare in via preventiva gli eventuali problemi inerenti il funzionamento complessivo della Classe e riferirli al Dirigente Scolastico; contattare le famiglie degli studenti per necessità espresse nel CdC prendere in considerazione eventuali richieste dei genitori e studenti (es. convocazione di assemblee e/o consigli straordinari) e portarle all attenzione del Dirigente Scolastico; presiedere in ottemperanza all art. 5 D. L.vo n. 297/94 i Consigli di Classe o gli scrutini, in caso di assenza o impedimento del Dirigente Scolastico; designare il Segretario del Consiglio di Classe, in assenza del Docente-Segretario nominato dal Dirigente Scolastico (art. 5 D. L.vo n. 297/94); compilare scheda Programmazione attività didattico-educative ; curare in modo particolare la verbalizzazione delle sedute del CdC analizzando tutti i punti all o.d.g.; presiedere tutte le assemblee di classe compresa quella relativa all elezione dei rappresentanti dei genitori nei CdC; consegnare all ufficio del personale il foglio con le firme di presenza al CdC.; consegnare la programmazione del CdC ai rappresentanti dei genitori e degli studenti; coordinare la stesura del documento del consiglio di classe (classi quinte); compilare la relazione finale dei consigli di classe. fornire supporto agli studenti delle classi prime in merito ai processi di apprendimento, d integrazione nel gruppo classe, di orientamento e di riorientamento e coordinare i colloqui con le famiglie coinvolte.

23 Pag 23/23 COORDINATORE DIPARTIMENTO DI MATERIA RESPONSABILE COMMISSIONE COORDINATORE AREA FORMAZIONE FINANZIATA RESPONSABILE PROGETTAZIONE CORSI FINANZIATI DOCENTI RESPONSABILE UFFICIO TECNICO presiedere le riunioni del Dipartimento di materia; designare il segretario della riunione; curare in modo particolare la verbalizzazione delle sedute del DIpartimento di materia analizzando tutti i punti all o.d.g.; formulare le richieste di materiale di consumo e dei sussidi didattici entro la data fissata dal Dirigente Scolastico; compilare a fine anno scolastico una relazione di sintesi sui problemi emersi e le eventuali soluzioni adottate. designare il segretario della commissione; curare in modo particolare la verbalizzazione delle sedute; far pervenire al Dirigente Scolastico, al termine dell anno scolastico, il registro dei verbali con la registrazione di tutte le riunioni e le attività effettuate unitamente ad un prospetto riassuntivo con le ore effettivamente svolte da ciascun componente la commissione. supervisiona e controlla l erogazione dei servizi pianifica e coordina le risorse umane, tecnologiche, finanziarie ed organizzative, in collaborazione con il DS; supervisiona le procedure di erogazione, controllo e valutazione dei servizi; monitora e controlla le attività e le risorse umane; gestisce le relazioni con imprese, istituzioni e attori pubblici locali; coordina e gestisce il miglioramento delle attività e delle risorse umane e organizzative dei servizi di orientamento; tiene sotto controllo i pertinenti indicatori. è responsabile dell analisi del fabbisogno occupazionale e formativo/orientativo a livello territoriale e/o aziendale esegue la progettazione di massima, progettazione esecutiva e di dettaglio e individua percorsi personalizzati; monitora le azioni o i programmi, valuta i risultati e identifica le azioni di miglioramento; mantiene contatti e relazioni con Enti Pubblici, interfacce esterne ed interne dei singoli progetti, eventuali partner e collaboratori esterni. Si fa riferimento alle norme vigenti ed al CCNL. In particolare si occupano di: programmazione delle attività d aula; erogazione dei servizi in aula; monitoraggio e valutazione degli apprendimenti; animazione e facilitazione dell apprendimento; analisi dei bisogni ai fini della progettazione di nuove iniziative. Gli aspetti sopra menzionati riguardano anche i corsi finanziati, secondo le indicazioni fornite dalla Regione Lombardia. tenere i rapporti con l ASL e con gli Uffici Provinciali e Comunali coordinare le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria dell Istituto a carico della Provincia di Milano; mettere in atto la procedura di rimborso, a carico degli studenti, nel caso di danneggiamenti delle attrezzature, delle macchine e degli arredi.