Come utilizzare al meglio gli strumenti a disposizione

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1 SCEGLIERE IL PERSONALE DI SUPPORTO PREPARARE LA COMUNICAZIONE AGGIORNARE IL PORTALE INDIVIDUARE I CLIENTI/ FORNITORI SELEZIONARE I WORKSHOP PREPARARE UNA SCHEDA CONTATTO STUDIARE LA MAPPA Il valore di un incontro Come utilizzare al meglio gli strumenti a disposizione

2 1 COSA FARE PRIMA Di expandere a. Definire gli obiettivi 3 b. Pianificare in modo efficace 4 c. Scegliere il personale di supporto 5 d. Scegliere i servizi di supporto per la promozione 6 2 DURANTE EXPANDERE a. Il materiale del kit evento 7 b. La postazione 7 c. L importanza dell incontro 7 d. La scheda contatto 8 e. I partner e la concorrenza 9 3 LA GESTIONE DEL DOPO EXPANDERE a. Valutazione della propria partecipazione ad Expandere 10 b. To do s 11

3 EXPANDERE WITHMATCHING ROMA 2012 Questo vademecum ha l obiettivo di indicare alcune attività preparatorie rispetto all evento Expandere ed altre di follow-up, affinchè la partecipazione possa risultare efficace e soddisfacente per tutte le aziende. CdO Roma e Lazio augura Buon lavoro a tutti! Expandere è un idea di Compagnia delle Opere per creare opportunità di business per le imprese, al fine di trovare nuovi partners, sviluppare progetti e accrescere le proprie competenze. Ad Expandere le aziende profit e non profit di tutti i settori merceologici si incontrano all interno di aree specifiche per fare business, conoscersi e confrontare le proprie esperienze imprenditoriali. Tutti i partecipanti hanno l opportunità di sfruttare al meglio le potenzialità della giornata, attraverso: incontri b2b con le singole aziende incontri con le grandi aziende workshop generali e di settore tavoli di settore, PMI tutoring, internazionalizzazione e Check-up imprese. L evento quest anno viene organizzato presso la prestigiosa location della Fiera di Roma, padiglione 14 (entrata Cargo Ovest) dove saranno a disposizione dei partecipanti: un ampio parcheggio (circa 350 posti) un bar interno un ristorante convenzionato Ad Expandere sarà anche presente una postazione dell Ufficio Stampa dedicato all evento, dove saranno accolti tutti i giornalisti, cui verranno date le informazioni su Expandere e sui suoi protagonisti. Tramite un collegamento wi-fi per servizi on line, l Ufficio farà rilanci in tempo reale sulla manifestazione. Il personale dell Ufficio stampa sarà a disposizione per assistenza anche a tutti i partecipanti, che potranno lasciare i loro comunicati stampa o notizie di loro interesse, che saranno inserite nelle cartelle stampa date ai giornalisti. Un ampio stand della CdO sarà a disposizione di Associati e non, per informazioni ed assistenza. 3

4 1 COSA FARE PRIMA Di expandere Alle fasi di preparazione di un evento come Expandere viene attribuito fino al 60% del potenziale di successo della partecipazione. Le principali attenzioni sono da riporre in: una formulazione chiara degli obiettivi una corretta pianificazione La preparazione di una fiera richiede tempo: i preparativi devono pertanto essere avviati con giusto tempo prima dell inizio della manifestazione. a. Definire gli obiettivi Obiettivi chiari danno alla Vostra presenza ad Expandere una connotazione precisa dal punto di vista delle azioni da compiere prima, durante e dopo l evento (come inviare mail anche a vecchi clienti presenti in fiera da ricontattare, partecipare o meno ai workshop, concentrarsi sugli incontri b2b ecc.). Nel corso di un evento si possono senz altro raggiungere più obiettivi contemporaneamente e a titolo di esempio si possono citare: acquisire partner per ampliare il proprio target potenziale di offering e quindi clienti reincontrare vecchi clienti presentare nuove attività-servizi-prodotti ampliare la notorietà e visibilità dell azienda verificare le tendenze del mercato tramite la partecipazione ai workshop analizzare la concorrenza trovare nuovi fornitori Si consiglia di comunicare a tutti i collaboratori presenti all evento i propri obiettivi: sarà più chiaro anche per loro cosa fare e come approcciare ai vostri interlocutori. 4

5 b. Pianificare in modo efficace Una volta fissati gli obiettivi, è necessario tradurli in misure concrete. Questi sono alcuni suggerimenti preparatori per la presenza ad Expandere, ma altri possono essere necessari al secondo degli obiettivi: verificare periodicamente da portale Expandere le aziende che si sono iscritte, per identificare quelle con cui si vuole avere un contatto ed inviare mail di richiesta incontro progettare e realizzare i vostri strumenti di lavoro (es. scheda incontro) preparare materiale pubblicitario e di comunicazione da distribuire ai visitatori durante l evento (brochure, gadget, schede prodotto ecc.) informare i clienti sulla propria partecipazione all evento definire le competenze necessarie per la partecipazione e selezionare i collaboratori da portare all evento Creare una check- list da spuntare, come quella riprodotta qui, può aiutare nella pianificazione e nel controllo dei tempi di realizzazione delle diverse azioni. CHECK-LIST ATTIVITA Attivita assegnata a: Entro il: LAVORO SU PORTALE EXPANDERE - verificare le aziende iscritte - identificare quelle con cui si vuole avere un contatto - inviare richiesta incontro STRUMENTI DI LAVORO - scheda incontro - materiale pubblicitario (brochure, gadeget ecc.) - altro PROMOZIONE E INVITI - informare i clienti - inviare inviati ORGANIZZAZIONE INTERNA - definire le competenze necessarie - scegliere i collaboratori da portare ad Expandere - fare formazione e briefing al personale ALTRO

6 EXPANDERE WITHMATCHING Il valore di un incontro c. Scegliere il personale di supporto Il Vostro successo ad Expandere dipende anche dalla qualità del personale in servizio allo stand. Una scelta sbagliata o una preparazione insufficiente del personale causano la perdita di molte opportunità. Può essere utile effettuare le seguenti attività: prima di Expandere, fornire un briefing dettagliato ai collaboratori su obiettivi, attività, prodotti/servizi su cui si desidera puntare ecc.; creare e consegnare un modulo per registrare i colloqui con i visitatori; verificare continuamente la situazione allo stand. E inoltre utile che il personale abbia alcune caratteristiche, quali quelle qui riportate: Il personale dello stand deve essere informato su: Gli obiettivi della partecipazione alla fiera. L offerta di prodotti, servizi e relativi prezzi Il target visitatori e la concorrenza Il ruolo di expandere nel settore di riferimento Le modalità di conduzione dei colloqui con i clienti Cosa si richiede al personale dello stand: Predisposizione al contatto e apertura verso le persone. Saper ascoltare e mostrare interesse. Atteggiamento sicuro e competente. Linguaggio sincero e diretto. Spirito di team, impegno, entusiasmo. Consulenza e competenza. Spirito di improvvisazione, resistenza allo stress. 6

7 d. Scegliere i servizi CdO per la promozione La CdO Roma e Lazio propone alcuni servizi aggiuntivi per dare un supporto in merito alla visibilità delle aziende presenti ad Expandere. Quest anno, a prescindere dal tipo di postazione scelto (Standard, Plus o Stand), è possibile fare promozione dei servizi e delle attività della propria azienda: acquistando spazi pubblicitari sul Catalogo di Expandere (consegnato a tutti i partecipanti il giorno dell evento) per iscrizioni ed invii impianti entro il 25/05 tramite un servizio di grafica e stampa per realizzare il proprio kit evento, composto da depliant, espositore da tavolo e biglietti da visita. * solo per Sponsor N.B.: gli impianti per la pubblicità dovranno arrivare entro e non oltre il 25/05 visibilità ALLESTIMENTO * PASS AGGIUNTIVO 1/2 PAGINA DI PUBBLICITà PAGINA DI PUBBLICITà TOTEM PERSONALIZZATO * KIT Fiera (progetto e stampa) descrizione Stand aggiuntivo 3 x 2 con allacci elettrici, luci spot, affiancato al principale Tavolo, sedie e desk Pass ingresso ½ pagina di pubblicità su Catalogo Evento (con fornitura impianti) Pagina intera di pubblicità su Catalogo Evento (con fornitura impianti) Realizzazione grafica e fornitura di totem da interno autoportante, roll-up 100 x espositore da tavolo, 500 depliant 10,5x21, 200 biglietti da visita azienda 1.000,00 per i Soci CdO 1.500,00 per i non Soci 20,00 per i Soci CdO 25,00 per i non Soci 500,00 per i Soci CdO 600,00 per i non Soci 650,00 per i Soci CdO 750,00 per i non Soci 120,00 per i Soci CdO 150,00 per i non Soci 300,00 per i Soci CdO 320,00 per i non Soci Sarà possibile anche prenotare una scheda Telecom per la connettività a banda larga mobile, valida 24 ore al costo di euro 25,00: sarà possibile ritirarla, se prenotata e pagata, al desk accoglienza. Nota bene. Tutti i servizi sopra elencati dovranno essere ordinati e pagati anticipatamente, tramite i seguenti riferimenti bancari della CdO, entro e non oltre il 25 maggio: Compagnia delle Opere di Roma e del Lazio IBAN: IT 23 B specificando nella causale di pagamento il servizio che si vuole acquistare. 7

8 2 DURANTE EXPANDERE a. Il materiale del kit evento Il giorno dell evento, viene consegnato a ciascun partecipante materiale utile alle attività della giornata. Nel kit è contenuta: la brochure generale dell evento Expandere 2012 la mappa del padiglione con l indicazione delle aziende partecipanti e del numero della postazione il catalogo dei partecipanti il presente vademecum stampato il programma dettagliato dei workshop i pass espositore eventuali gadget e materiale informativo dei Main Sponsor. b. La postazione La presentazione della propria azienda, il materiale che si distribuisce in fiera, la cura per la propria postazione sono biglietti da visita importanti in qualunque evento. Per garantire uguale visibilità a tutti i partecipanti ad Expandere (postazioni standard e plus) è possibile portare solo materiale espositivo da banco/tavolo non sarà possibile portare totem o espositori da terra. Allo stesso modo tutti i partecipanti sono pregati di utilizzare il bar o il ristorante a disposizione per la pausa pranzo e non i tavoli di lavoro. Si ricorda inoltre che i lavori iniziano alle ore e che le postazioni non presidiate/occupate entro le del giorno dell evento, saranno considerate di nuovo a disposizione degli organizzatori. Le aziende che sceglieranno di partecipare con stand, in modalità sponsor, avranno la possibilià all interno del proprio stand di effettuare libere personalizzazioni dello stesso. Si fa inoltre presente che nel padiglione non c è possibilità di collegamenti elettrici ma saranno a disposizione di tutti i partecipanti alcuni punti ricarica per i propri apparati elettronici (PC, telefoni ecc.). 8

9 c. L importanza dell incontro Per prima cosa osserva con attenzione il materiale che lo staff CDO ti ha fornito all ingresso, in particolare la mappa dei partecipanti ed il programma dei workshop. Di seguito alcuni suggerimenti utili: se non hai avuto tempo di lavorare sul portale nei giorni precedenti, studia con attenzione il catalogo dei partecipanti e la mappa, identifica coloro che ti interessa conoscere e verifica dove sono posizionati sulla mappa fornita per andarli a trovare. non muoverti a caso tra i tavoli, ma cerca di andare mirato ai tavoli che ti interessano non è utile girare tutti i tavoli lasciando la tua brochure poiché non desterai molto interesse. Piuttosto individua 10/12 potenziali clienti/fornitori e vai a conoscerli. Dedicando loro del tempo avrai maggiori possibilità di successo. tutti i partecipanti hanno di certo un agenda ricca di appuntamenti ed il tempo è poco. Meglio non lasciare la postazione non presidiata, lascia sempre un collaboratore a presidiare il tavolo o potresti perdere qualche ocasione interessante. assicurati che il tuo collaboratore sia in grado di capire rapidamente chi è il visitatore, quali sono le sue esigenze ma soprattutto di presentare al meglio i servizi/prodotti dell azienda e di prendere i riferimenti del visitatore per il dopo-fiera se sei da solo, lascia sempre un foglio con l indicazione dei tuoi recapiti così da essere contattato quando sei lontano dalla tua postazione lo staff CDO è a tua disposizione per supportarti durante l evento. i workshop sono pensati per fornirti utili strumenti di lavoro per la tua attività; costituiscono inoltre un luogo dove conoscere altri imprenditori allo stesso argomento per fare rete. Prima di iniziare gli incontri seleziona uno o più workshop che ti interessano ed individua la sala in cui verranno svolti. d. La scheda contatto Dopo diversi giorni, nessuno ricorda più quello che un visitatore ha detto. Per questo motivo è importante documentare ogni incontro. Alcuni suggerimenti utili sono: preparare una scheda incontro o contatto (vedi esempio di seguito) farsi dare sempre un biglietto da visita, da spillare alla scheda incontro compilare accuramente la scheda durante o subito dopo l incontro 9

10 prendere nota dei seguenti elementi: livello di interessamento, eventuali motivi di rifiuto, strategie aziendali, capacità decisionali dell interlocutore, da fare nel post fiera In un secondo tempo tutte queste informazioni dovranno essere trascritte ordinatamente in un riassunto del colloquio. Fiera: Data: Ora: Tipo cliente: Vecchio Fornitore Interessato Concorrente Nuovo Stampa Collaboratore: Breve riassunto del colloquio: Spazio per il biglietto da visita oppure per i seguenti dati: Ditta Cognome, Nome Funzione Indirizzo CAP/Città Tel.: Attività per il dopo fiera Invio di informazioni generali entro: Invio di informazioni specifiche entro: Tipo di informazioni: Invio di un offerta entro: Telefonare il giorno: Appuntamento il ore a e. I partner e la concorrenza Nessun altro strumento di marketing offre la possibilità di osservare con tale concentrazione tutti gli attori di un mercato come un evento tra aziende e di settore. Si tratta di un aspetto che va sfruttato per monitorare la situazione di mercato. Osservate tra gli espositori i Vostri concorrenti, fornitori e potenziali partner. Potete svolgere facilmente un analisi della concorrenza e/o dei possibili partner attivi sul mercato di riferimento (nel caso di Expandere, provenienti per lo più da Roma e Lazio) valutando con attenzione: quali aziende si trovano in fiera; quali prodotti/servizi presentano; come approcciano al mercato. Per quanto riguarda i potenziali cllienti avete la possibilità di osservarne il comportamento, conoscere i motivi di accettazione o di rifiuto dei Vostri prodotti. Concretamente ecco alcune informazioni che potete ottenere tramite i colloqui al Vostro stand: 10 livello di conoscenza dell azienda, del marchio e dei suoi prodotti; soddisfazione verso il prodotto; preferenze verso altri prodotti.

11 3 LA GESTIONE DEL DOPO EXPANDERE Il 50% dei visitatori non viene più ricontattato dalle aziende. A evento concluso comincia il lavoro vero e proprio. Ma è necessario agire in fretta, partendo da una valutazione dell evento nel suo complesso e da una attenta elaborazione dei contatti acquisiti. a. Valutazione della propria partecipazione Non appena terminata la giornata di lavoro, devono essere avviate le azioni per la conclusione dei contatti. La loro valutazione è fondamentale per tutte le azioni seguenti. Trascrivete tutti i contatti nella Vostra banca dati e classificate le persone di riferimento (dai bigliettini da visita che sono stati lasciati e dalle schede contatto) secondo criteri, quali ad esempio: vecchi clienti; interessati; nuovi clienti; concorrenza; fornitore/partner; stampa altro tipo di visitatore Nello stesso file di classificazione contatti, sarà utile inserite una colonna con l azione da svolgere, ad esempio: ricontattare telefonicamente inviare un offerta; inviare informazioni generali; inviare informazioni specifiche su un prodotto e/o servizio particolare; prendere un appuntamento di approfondimento altro Strumenti di valutazione Attività indispensabili Documentazione dei colloqui/contatti Raccolta degli articoli della stampa, statistiche, questionari visitatori e espositori dell organizzatore fieristico Feedback del Vostro team in fiera Valutazioni più approfondite attraverso Vostre iniziative di monitoraggio della concorrenza e di indagine presso i visitatori Si potranno poi fare tutte le elaborazioni del caso, quali ad esempio verifiche dei contatti in base alla provenienza geografica, al tipo di servizio per cui si è avuto maggiore interesse, tipo di partner/visitatore ecc. 11

12 RAPIDITA D AZIONE! Al termine dell evento, tutti i potenziali partner e clienti vengono ricontattati dai vari partecipanti spesso un contatto vincente è acquisito da chi per primo agisce e conclude non sempre vince il migliore! La rapidità di azione è uno degli elementi fondamentali del dopo evento. Le azioni concordate durante la manifestazione andrebbero preferibilmente eseguite entro 7 giorni dal termine dell evento stesso. In particolare è buona norma predisporre una lettera o un mail di ringraziamento o di riscontro da inviare a tutti quanti hanno, a vario titolo, visitato la propria postazione o stand e naturalmente avviare i contatti telefonici concordati e trasmettere le offerte richieste. Per il 75% dei visitatori, l attività post-fiera ha un influenza diretta sulle loro decisioni di acquisto. nel 93% dei casi i contatti si concludono nel dopo-fiera. b. To do s La lettera di ringraziamento può naturalmente già contenere le informazioni concordate durante la visita oppure avere carattere interlocutorio, ad esempio: L offerta che desiderate ricevere Vi sarà inviata nei prossimi giorni. Per fissare un appuntamento Vi contatteremo telefonicamente. Inserire un titolo o un oggetto che susciti interesse e attenzione: Gentile Signora/Egregio Signor XY, si è conclusa ormai la fiera xy e vorremmo ringraziarla per averci visitato al nostro stand. Siamo lieti che abbia mostrato grande iinteresse per i nostri prodotti e per tale ragione le inviamo una breve scheda riassuntiva delle nostre offerte. Come concordato provvederemo nel corso della prossima settimana ad inviarle un offerta dettagliata, completa di preventivo personalizzato. oppure Come concordato la contatteremo telefonicamente nel corso dei prossimi giorni per fissare un appuntamento. Nel frattempo La salutiamo cordialmente e Le auguriamo ogni successo per la Sua attività. Firma PS: come piccolo ringraziamento Le inviamo... in collaborazione con Ceryx srl - progetto grafico MC&comunicazione 12 CONCLUSIONE. Una partecipazione fieristica ha successo solo quando: i preparativi si svolgono secondo un piano e conformemente agli obiettivi; il personale aziendale vede nella presenza in fiera un efficace piattaforma e opportunità per lo sviluppo dell azienda; la gestione dei contatti del dopo-fiera viene svolta in modo rapido e personalizzato