Fatturazione Elettronica e Conservazione dei Documenti in formato elettronico disposizioni regolamentari attuative AssoSoftware

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1 Rimini, 21 Novembre Novità Fiscali e Riforma del Diritto Societario, Convegno Fatturazione Elettronica e Conservazione dei Documenti in formato elettronico L Unione Europea ha dettato norme vincolanti in questa materia, con la direttiva 115 del 2001 ( semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione ), individuando nel 01 gennaio 2004 la scadenza per l attuazione nei paesi membri. La Legge delega di recepimento (14/2003) prevede invece un periodo di tempo più ampio per accogliere in Italia le novità: il 22 agosto. Questa legge, inoltre, prevede ulteriori disposizioni che chiariscano le eventuali importanti conseguenze per la gestione amministrativa delle aziende. A mancare, in particolare, quelle disposizioni regolamentari attuative (probabilmente un decreto legislativo) che offrano certezze - in particolare a commercialisti e studi professionali - generalmente sospettosi verso le novità introdotte dal Fisco e dalla Agenzia delle Entrate. Forse qualche sorpresa entro fine anno. Se ne è parlato a Rimini venerdì 21 novembre 2003, nell ambito di un convegno dedicato a Novità Fiscali e Riforma del Diritto Societario, organizzato da AssoSoftware, l associazione nazionale delle principali aziende dell Information Technology, operanti nel settore software (gestionali PMI e Corporate, tributario e fiscale, amministrazione personale). L organizzazione fa parte di Confindustria e si propone come il punto di riferimento tecnico anche per gli intermediari (commercialisti e consulenti, CAF e associazioni di categoria) e le aziende. Un problema aperto. Oggi E oramai molto diffuso tra gli operatori l uso della posta elettronica per l invio, come allegati, delle fatture in formato digitale. Se pure il legislatore non ha mai affrontato in modo sistematico il problema, la prassi ed un insieme di Circolari del Ministero dell Economia e delle Finanze, consentono la trasmissione delle fatture in formato digitale, come semplice allegato di un messaggio standard di posta elettronica. Ciò naturalmente a patto che ci sia uguaglianza tra la copia del mittente e quella del destinatario, e che comunque sia conservata anche la versione cartacea. Il fulcro del discorso si sposta dunque sul tema dell Archiviazione Digitale dei documenti fiscali e amministrativi. In questo caso è centrale il decreto legge 375/94 (convertito poi nella legge 489/94). La legge prevede la possibilità di archiviazione alternativa, per i documenti fiscali, su supporti informatici. La previsione, grosso modo, rimane sulla carta in assenza delle disposizioni attuative, come spesso accade in Italia. Questa mancanza, infatti, riguarda anche il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art. 10 e 12) del quale gli operatori professionali, in particolare, si trovano tutt ora a sollecitare al Ministero dell Economia indicazioni operative sul tema della conservazione dei documenti. Solo lo scorso 5 agosto, inoltre, una Risoluzione Ministeriale esprime il proprio veto ad una società che intendeva effettuare la sola conservazione digitale dei documenti fiscali. Anche la Agenzia delle Entrate ha più volte manifestato una certa riluttanza nel rendere operative le previsioni comunitarie.

2 Domani Dal primo gennaio 2004 potrebbero nascere, per assurdo, dei problemi proprio per chi è già abituato all invio delle fatture come semplici allegati di posta elettronica. Come anticipato, la Direttiva 115/2001/CE contiene norme vincolanti in tema di fatture spedite per via telematica: centrale è, naturalmente, il collegamento con la firma elettronica 1. Nel nuovo regime, come recita l articolo 2 della Direttiva - non sarà più consentito il semplice invio di allegati di posta elettronica, ma sarà necessario l utilizzo della firma elettronica avanzata, o a discrezione di ogni Stato membro anche quella basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura. Gennaio o Agosto: premesso quanto sopra, occorre ora evidenziare che se la Direttiva 115 deve essere attuata dagli Stati entro il 01 gennaio, la legge comunitaria per il 2002 (L. 14, 03/02/2003) prevede per il recepimento 18 mesi dalla data di pubblicazione in G.U. della stessa legge, quindi entro il 22 agosto Cosa accadrà dunque qualora, come molti credono, il decreto legislativo di attuazione della direttiva non arriverà entro il 31 Dicembre prossimo? In virtù della caratteristica di self executing che secondo la dottrina prevalente caratterizza la Dir , chi si adeguerà direttamente alle nuove norme sarà sicuramente in regola, ma tuttavia in caso negativo non potrebbero essere perseguito dal Fisco italiano. Qualche problema, invece, potrebbe in quest ultimo caso riguardare gli operatori che intrattengono rapporti commerciali con altri Paesi UE. Il tema è dunque caldo e molto attuale. La firma elettronica è in questo momento vissuta come un aggravio di costi, perché ancora non diffusa nelle prassi delle aziende e dei professionisti, tuttavia appare indispensabile nel percorso di smaterializzazione dei documenti: le nuove previsioni appesantiscono la pratica attuale - semplice invio di allegato ma offrono alle relazioni commerciali maggiore certezza, limitando fortemente le 1 Riportiamo l articolo 2: c) Le fatture emesse a norma della lettera a) possono essere trasmesse su carta oppure, previo accordo del destinatario, per via elettronica. Le fatture trasmesse per via elettronica sono accettate dagli Stati membri a condizione che l'autenticità della loro origine e l'integrità del loro contenuto siano garantite: - mediante una firma elettronica avanzata, ai sensi dell'articolo 2, punto 2), della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche; gli Stati membri possono tuttavia esigere che la firma elettronica avanzata sia basata su un certificato qualificato e sia creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, ai sensi dell'articolo 2, paragrafi 6 e 10, della citata direttiva, - mediante la trasmissione elettronica di dati (EDI) quale definita all'articolo 2 della raccomandazione 1994/820/CE del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati della Commissione, qualora l'accordo per questa trasmissione preveda l'uso di procedure che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati; gli Stati membri possono tuttavia, salve condizioni da essi stabilite, prevedere l'esigenza di un ulteriore documento riassuntivo cartaceo. Le fatture possono tuttavia essere trasmesse per via elettronica secondo altri metodi, previo accordo dello Stato o degli Stati membri interessati. 2 Come sappiamo, a differenza dei Regolamenti, le Direttive UE non sono direttamente applicabili dagli stati membri. Tuttavia, oramai, giurisprudenza e dottrina hanno individuato la categoria delle Direttive Self Executing, qualora il dettaglio delle previsioni comunitarie sia tale da non dovere necessariamente essere specificato da un ulteriore atto (es. la legge di recepimento).

3 possibilità di contraffazioni, ripudio, etc In ogni caso ritorna sempre centrale il tema dell archiviazione esclusiva digitale dei documenti fiscali, su cui il legislatore ancora non si espone. Forse complici anche le organizzazioni professionali, in parte timorose verso l archiviazione digitale (in alcuni incontri, ad esempio, la categoria notarile ha espresso l opportunità, di avere comunque un archivio centrale in cui far conservare tutto il cartaceo, mentre i ragionieri spingono per una smaterializzazione più spinta). FB, Novembre 03

4 INTERNET APRE LA VIA ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA: QUALI VANTAGGI? E una delle ultime frontiere di sviluppo del commercio su Internet: il servizio di fatturazione elettronica, un nuovo fenomeno che potrebbe decollare rapidamente coinvolgendo un sempre maggior numero di imprese. Alla crescente esigenza di dematerializzazione dei documenti in genere, e più in particolare delle fatture, si stanno adeguando anche i sistemi normativi. La spinta più decisiva in tal senso viene, per quanto riguarda l'europa, dalla Direttiva 2001/115/Ce del Consiglio del 20 dicembre 2001, che interviene nell'armonizzare le indicazioni che obbligatoriamente vanno messe in fattura, l'auto-fatturazione, l'outsourcing del processo di fatturazione ed interviene nel definire e regolare il ricorso alla fatturazione ed archiviazione elettronica. Tale direttiva, nello stabilire che la fattura elettronica può essere emessa previo accordo con il destinatario, stabilisce altresì che la trasmissione delle fatture per via elettronica deve assicurare l'autenticità della loro origine e l'integrità del loro contenuto. Se in Italia il processo normativo di dematerializzazione dei documenti fiscali non è stato ancora completato, già esistono gli strumenti operativi che consentono l'elaborazione e la gestione di questi documenti. Il primo sistema di dematerializzazione delle fatture si chiama Tally Stick, è in linea con le direttive europee ed è già utilizzato da alcune grandi aziende, non solo il Italia, ma anche in Spagna e Francia. Si tratta di un'operazione Internet basata su un server dove fornitori e clienti: inviano e scaricano fatture in formato file seguono l'avanzamento delle fatture dalla ricezione al pagamento (invoice trakink) gestiscono la disputa sulle fatture non conformi, (in media il 30% delle fatture passive) forniscono i dettagli dei pagamenti. Per la dematerializzazione delle fatture, cliente e fornitore devono registrare il loro accordo Tally Stick e fornire al sistema alcune informazioni che permettono di automatizzare il più possibile il flusso delle fatture all'interno della loro organizzazione e dei loro sistemi gestionali. All'inizio del rapporto, il fornitore fornisce all'operatore ASP Tally Stick il formato del suo file fatture e un esempio della sua fattura cartacea, Il cliente, a sua volta, specifica il tracciato file con cui desidera scaricare le fatture dei fornitori per acquisirle nel suo ERP. Tally Stick traduce le fatture ricevute nel tracciato standard interno (EDIFACT/XML) e, successivamente, traduce da questo al formato voluto dal cliente; contemporaneamente, utilizzando il file XML del file fatture, genera, attraverso uno foglio di stile XSL, l'immagine virtuale della fattura cartacea che può essere visualizzata e stampata dal cliente e dal fornitore. Questo passo è necessario per evitare di inviare, oltre al file, anche la fattura cartacea.

5 La fattura virtuale, (file PDF) è l'originale che attualmente può essere stampato o archiviato otticamente secondo la vigente normativa italiana. Anche quando sarà recepita la direttiva europea, questa fattura virtuale sarà sempre di grande utilità in azienda in quanto molte fatture devono essere controllate ed autorizzate da personale interno che, a questo punto, può visualizzarle direttamente su Internet o sulla Intranet evitando la circolazione delle copie cartacee. (Fonte: di Gianfranco Tabasso, in Amministrazione & Finanza-Quindicinale di gestione, pianificazione e controllo aziendale, Ipsoa Editore)

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