Procedura Generale PA.TC.02

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1 Rev. 2 Pag.1 di 13 Procedura Generale Indice: 1.0. Oggetto Scopo Campo di applicazione Definizioni Responsabilità Documenti di riferimento Diagramma di Flusso Pianificazione verifiche programmate e Controlli ordinari impianti Note al Diagramma di Flusso Pianificazione Verifiche programmate e Controlli ordinari impianti Diagramma di Flusso Esecuzione Verifiche programmate e controlli Note al Diagramma di Flusso Esecuzione Verifiche programmate e controlli Diagramma di Flusso Esecuzione Manutenzione correttiva Note al Diagramma di Flusso Esecuzione Manutenzione correttiva Registrazioni Allegati Distribuzione della Procedura...13 REV. DATA AUTORIZZAZIONI REDATTO VERIFICATO APPROVATO 0 07/12/2000 Resp. A.F.T. Resp. Sistema Qualità 1 22/01/2003 Resp. A.F.T. Resp. Sistema Qualità 2 29/10/2004 Resp. U.O. Man.Fab. Resp. U.O.Man.Imp. Resp. Sistema Qualità Direzione Amministrativa Direzione Amministrativa Direttore amministrativo

2 Rev. 2 Pag.2 di Oggetto Gestione delle attività relative alla manutenzione dei fabbricati e degli impianti che fanno capo alla Azienda USL3 di Pistoia, alle UU.OO. Manutenzione Fabbricati e Manutenzione Impianti Scopo Lo scopo di questa Procedura é quello di assicurare l'affidabilità degli impianti e degli immobili presenti presso i presidi dell Azienda USL3 di Pistoia attraverso: la definizione dei criteri relativi alla pianificazione degli interventi di manutenzione preventiva al fine di prevenire per quanto possibile l'insorgere di danni, guasti o malfunzionamenti; la definizione delle modalità di attivazione e di gestione degli interventi di manutenzione correttiva e a rottura a seguito di guasti o malfunzionamenti; la definizione delle modalità di documentazione degli interventi effettuati, al fine di disporre di dati utili alla pianificazione di adeguate azioni correttive e preventive Campo di applicazione Questa Procedura si applica alle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili e di tutti gli impianti presenti presso i presidi di competenza dell Azienda USL3 di Pistoia, ovvero: impianti elettrici ed affini impianti meccanici ed affini opere edili ed affini gruppi elettrogeni gruppi di continuità impianti elettrici impianti rilevazione incendio impianti anti intrusione impianti elevatori impianti climatizzazione impianti riscaldamento impianti condizionamento (no split), impianti protezione incendio presidi antincendio impianti idrici (acqua calda) impianti trattamento acqua impianti gas naturale opere edili opere da imbianchino opere da falegname opere da fabbro impianti idrici (acqua fredda) opere a verde opere stradali 4.0. Definizioni "Verifiche programmate": l'insieme delle attività di controllo effettuate periodicamente sugli impianti dagli Assistenti Tecnici dell Unità Operativa Manutenzioni e/o da Manutentori esterni autorizzati sulla base di un Programma predefinito, finalizzata a ridurre l'incidenza dei guasti.

3 Rev. 2 Pag.3 di 13 "Controlli ordinari": l'insieme delle attività routinarie di controllo effettuati a intervalli prefissati (giornalmente, settimanalmente, etc.) sugli impianti dagli Operatori tecnici dell Unità Operativa Manutenzioni o da Manutentori esterni autorizzati sulla base di un piano predefinito, finalizzata a ridurre l'incidenza di problemi tecnici dovuti a incuria. "Manutenzione correttiva": l'insieme delle attività di riparazione effettuati da Manutentori autorizzati (interni o esterni) all'insorgere di guasti o malfunzionamenti rilevati sugli impianti e sugli immobili. "Stato di controllo": stato rilevato nell impianto che, a seguito delle operazioni di controllo effettuate, può essere considerato idoneo all'uso previsto Responsabilità La responsabilità della corretta applicazione della presente Procedura è demandata ai Direttori della Unità Operativa Manutenzione Fabbricati e della Unità Operativa Manutenzione Impianti Documenti di riferimento Elenco immobili (in corso di aggiornamento) Elenco impianti (successivamente a Elenco immobili) Dichiarazioni di confoità Documentazione tecnica impianti Piani di manutenzione Contratti con Manutentori esterni Registro controlli ordinari Scadenzari Moduli di richiesta Rapporti intervento Tutti i documenti sono depositati presso gli archivi degli uffici Manutenzioni competenti per Area.

4 Rev. 2 Pag.4 di 13 Avvertenza generale: con la dicitura vedi Istruzioni Operative Specifiche si intende rimandare alle seguenti Istruzioni Operative: IO.TC.01 Istruzioni e modalità per richiesta intervento di manutenzione correttiva IO.TC.01.ALL.1 Modello richiesta intervento manutenzione correttiva IO.TC.04 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti elettrici IO.TC.04.ALL.1 Elenco impianti rilevazione incendio IO.TC.04.ALL.2 Elenco impianti antintrusione IO.TC.05 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti di climatizzazione IO.TC.05.ALL.1 Elenco impianti teici IO.TC.06 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti e presidi antincendio IO.TC.06.ALL.1 Elenco impianti protezione incendio IO.TC.07 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti gas medicali IO.TC.08 Gestione manutenzioni preventive e correttive parchi e giardini IO.TC.09 Gestione manutenzioni preventive e correttive opere edili ed affini IO.TC.10 Gestione manutenzioni preventive e correttive trattamento acque IO.TC.10.ALL.1 Elenco impianti trattamento acque IO.TC.11 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti elevatori IO.TC.11.ALL.1 Elenco impianti elevatori IO.TC.13 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti idrico sanitari IO.TC.14 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti depurazione acque IO.TC.14.ALL.1 Elenco impianti depurazione acque IO.TC.15 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti di sterilizzazione N.B. La IO.TC.01 è in comune con la U.O.Ingegneria Clinica. Le IO.TC.NN non comprese nel precedente elenco sono relative ad attività la cui competenza è transitata ad altre Articolazioni Organizzative della A. Usl.

5 Rev. 2 Pag.5 di Diagramma di Flusso Pianificazione verifiche programmate e Controlli ordinari impianti Diagramma di Flusso - Pianificazione Verifiche programmate e controlli ordinari impianti Attività Note Doc. rif. Registr. Definizione impianti in uso Dir. U.O. Manuten.Impianti Nota 1 Elenco Impianti Raccolta documentazione tecnica impianti Dir. U.O. Manuten. Impianti Nota 2 Documentaz. Tecnica impianti Pianificazione verifiche programm. e controlli ordinari Tecnici incaricati Nota 3 Piani manutenzione impianti Inserimento verifiche programmate in scadenziari Tecnici incaricati Nota 4 Scadenziari

6 Rev. 2 Pag.6 di Note al Diagramma di Flusso Pianificazione Verifiche programmate e Controlli ordinari impianti Nota 1 Ogni impianto presente all interno degli immobili che fanno capo alla Azienda deve venire inserito in un Elenco generale, articolato per immobile. L aggiornamento di tale Elenco è a cura del Direttore Unità Operativa Manutenzione Impianti. Nota 2 Per ogni impianto, deve essere raccolta, sotto la sorveglianza del Direttore Unità Operativa Manutenzione Impianti, la documentazione tecnica relativa all impianto stesso. La responsabilità della corretta conservazione di tale documentazione è demandata ai Tecnici competenti. Nota 3 Ai Tecnici competenti é demandata la responsabilità di pianificare, per ogni impianto: le verifiche programmate da effettuare (vedi par. 4 Definizioni ); i controlli ordinari da eseguire (vedi par. 4 Definizioni ). In particolare, per ogni impianto devono venire foalizzati dei Piani di manutenzione preventiva che indichino: dati identificativi impianto; tipo e modalità di verifica programmata controllo ordinario, in riferimento alle noative vigenti; periodicità delle verifiche programmate e dei controlli ordinari; modalità di registrazione delle verifiche e dei controlli; soggetto (Manutentore interno o esterno) incaricato delle attività di verifica programmata; soggetto (Manutentore interno o esterno) incaricato delle attività di controllo ordinario. I Piani devono venire predisposti dai Tecnici competenti e approvati dal Direttore Unità Operativa Manutenzione Impianti. I contratti stipulati con Manutentori esterni devono venire approvati dal Direttore Unità Operativa.

7 Rev. 2 Pag.7 di 13 Nota 4 Le verifiche programmate pianificate devono venire inserite dai Tecnici di competenza in appositi Scadenziari, al fine di rendere accertabile in qualsiasi momento lo stato di controllo di ogni impianto.

8 Rev. 2 Pag.8 di Diagramma di Flusso Esecuzione Verifiche programmate e controlli Diagramma di Flusso - Esecuzione Verifiche programmate e controlli Attività Note Doc. rif. Registr. Esecuzione verifiche programmate Manutentori esterni/interni Nota 1 Piani manutenzione impianti Rapporti intervento Supervisione verifiche effettuate da Manutentori esterni Tecnici U.O. Nota 2 Contratti con Manutentori esterni Rapporti intervento Aggiornamento Scadenziari Nota 3 Scadenziari Tecnici incaricati Archiviazione Rapporti intervento Nota 4 Rapporti intervento Tecnici incaricati Sorveglianza su rispetto programmi manutenzione Dir. U.O. Manuten Impianti. Nota 5 Dati interventi

9 Rev. 2 Pag.9 di Note al Diagramma di Flusso Esecuzione Verifiche programmate e controlli Nota 1 Ogni verifica programmata eseguita ed il relativo esito dovranno venire documentati dal Tecnico o dal Manutentore esterno incaricato in un Rapporto di intervento specificando l esito della verifica, una descrizione sintetica dell eventuale intervento effettuato e la data della verifica. Nota 2 E responsabilità dei Tecnici della U.O. Manutenzione Impianti supervisionare l esecuzione delle verifiche programmate da parte di manutentori esterni, attraverso il controllo delle registrazioni riportate sui Rapporti di intervento, e segnalare eventuali inadempienze rispetto ai capitolati al Direttore Unità Operativa. Nota 3 E compito dei Tecnici incaricati aggiornare gli Scadenziari a seguito delle verifiche effettuate, secondo le modalità definite nelle Istruzioni per i diversi tipi di intervento. Nota 4 La responsabilità della archiviazione delle registrazioni degli interventi effettuati (Rapporti di intervento, Compilazioni registri, Stampe esiti) spetta ai Tecnici incaricati, secondo le modalità definite nelle Istruzioni per i diversi tipi di intervento Nota 5 E responsabilità del Direttore Unità Operativa Manutenzione Impianti esercitare adeguata sorveglianza sulla corretta attuazione dei programmi di verifica definiti per i diversi impianti e adottare le contromisure del caso qualora questi non risultassero correttamente applicati. Il Direttore Unità Operativa Manutenzione Impianti, deve inoltre valutare eventuali modifiche nella pianificazione degli interventi programmati e/o gli investimenti in nuove apparecchiature sulla base dei dati relativi alla gestione degli impianti.

10 Rev. 2 Pag.10 di Diagramma di Flusso Esecuzione Manutenzione correttiva Diagramma di Flusso - Esecuzione Manutenzione correttiva Attività Note Doc. rif. Registr. Segnalazione del guasto Ref.te U.O. Nota 1 Modulo Richiesta riparazione o lettera Organizzazione intervento Tecnico incaricato Nota 2 Eventuale Sopralluogo Operatore tecnico Esecuzione intervento riparazione Tecnico incaricato Nota 3 Ordini di intervento a Manutentori esterni Registrazione intervento e invio Rapporto Tecnico incaricato Archiviazione Rapporti di intervento Tecnico incaricato Nota 4 Rapporto di intervento Dichiarazioni di confoità Rapporti tecnici Sorveglianza su interventi manutenzione Dir. U.O. Manuten. Nota 5 Dati interventi

11 Rev. 2 Pag.11 di Note al Diagramma di Flusso Esecuzione Manutenzione correttiva Nota 1 La segnalazione di un guasto è effettuata dai Referenti dei Reparti/Servizi secondo le modalità descritte nella Istruzione Operativa IO.TC.01 Modalità di richiesta di intervento La segnalazione di un guasto deve indicare gli elementi necessari per consentire a chi effettua la pianificazione degli interventi una precisa valutazione delle priorità; gli elementi minimi che devono essere indicati sono: Data/ora in cui è stata fatta la segnalazione; Referente/Servizio dove è presente il guasto; tipo di impianto/struttura; tipo di problema riscontrato. Nota 2 La responsabilità di stabilire la priorità di intervento e di organizzare le attività di riparazione spetta ai Tecnici incaricati, in funzione di: tipologia di impianto parte dell immobile e natura del guasto; rischio di danni a persone o cose in caso di malfunzionamento; data di ricevimento della chiamata; disponibilità degli Operatori tecnici. Qualora sia necessario, il Tecnico incaricato effettua un sopralluogo per rilevare gli elementi per la definizione delle modalità di intervento. E responsabilità del Tecnico attivare Manutentori (esterni o interni) e assegnare gli interventi sulla base delle modalità specificate nelle Istruzioni Operative per i diversi tipi di interventi. Nota 3 L intervento viene effettuato dagli Operatori tecnici o dai Manutentori esterni incaricati. Eventuali interventi eseguiti da Manutentori esterni devono venire coordinati a cura dei Tecnici competenti. Ogni intervento di manutenzione correttiva effettuato ed il relativo esito dovranno venire documentati:

12 Rev. 2 Pag.12 di 13 Nota 4 E responsabilità dei Tecnici di competenza provvedere alla archiviazione della documentazione tecnica relativa agli interventi effettuati, ovvero: Rapporti di intervento Rapporti tecnici per interventi effettuati da Manutentori esterni Dichiarazioni di confoità alle noative vigenti Moduli Richieste di Riparazione E invece responsabilità dell Ufficio Amministrativo provvedere alla archiviazione di: Ordini di intervento trasmessi ai Manutentori esterni Elenchi dei materiali forniti da Manutentori esterni Relazioni amministrative Fatture Nota 5 E responsabilità del Direttore dell Unità Operativa Manutenzione Fabbricati e del Direttore dell Unità Operativa Manutenzione Impianti esercitare adeguata sorveglianza sulla corretta attuazione rispettivamente delle attività di manutenzione correttiva svolte sugli immobili e sugli impianti e valutare le eventuali modifiche nella pianificazione degli interventi programmati e/o gli investimenti in nuovi impianti e strutture.

13 Rev. 2 Pag.13 di Registrazioni Elenco impianti Piani Manutenzione impianti Dichiarazioni confoità impianti Registri controlli ordinari Moduli Richiesta riparazioni Rapporti di intervento Relazioni amministrative interventi svolti da Manutentori esterni Rapporti tecnici interventi svolti da Manutentori esterni Allegati IO.TC.01 Istruzioni e modalità per richiesta intervento di manutenzione correttiva IO.TC.01.ALL.1 Modello richiesta intervento manutenzione correttiva IO.TC.04 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti elettrici IO.TC.04.ALL.1 Elenco impianti rilevazione incendio IO.TC.04.ALL.2 Elenco impianti antintrusione IO.TC.05 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti di climatizzazione IO.TC.05.ALL.1 Elenco impianti teici IO.TC.06 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti e presidi antincendio IO.TC.06.ALL.1 Elenco impianti protezione incendio IO.TC.07 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti gas medicali IO.TC.08 Gestione manutenzioni preventive e correttive parchi e giardini IO.TC.09 Gestione manutenzioni preventive e correttive opere edili ed affini IO.TC.10 Gestione manutenzioni preventive e correttive trattamento acque IO.TC.10.ALL.1 Elenco impianti trattamento acque IO.TC.11 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti elevatori IO.TC.11.ALL.1 Elenco impianti elevatori IO.TC.13 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti idrico sanitari IO.TC.14 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti depurazione acque IO.TC.14.ALL.1 Elenco impianti depurazione acque IO.TC.15 Gestione manutenzioni preventive e correttive impianti di sterilizzazione Distribuzione della Procedura Direttore Area Funzionale Tecnica Direttori Unità Operative Manutenzione Fabbricati e Manutenzione Impianti Direttore Unità Operativa Ingegneria Clinica