Introduzione a Merrill DataSite

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1 Introduzione a Merrill DataSite Come ottimizzare tutte le operazioni di Fusione e Acquisizione con la virtual data room leader del settore VIRTUAL DATA ROOMS M&A TRANSACTIONS CORPORATE FINANCE PUBLIC AND PRIVATE TRANSACTIONS IPO OFFERINGS M&A TRANSACTIONS SHAREHOLDER COMMUNICATIONS LANGUAGE TRANSLATIONS CORPORATE FINANCE PUBLIC AND PRIVATE VIRTUAL DATA ROOMS

2 Merrill DataSite ti permette di controllare la due diligence delle operazioni di Fusione e Acquisizione, combinando funzionalità all avanguardia con un incomparabile servizio al cliente 1

3 Una rivoluzione nel processo di due diligence nelle transazioni finanziarie Home page tipo di un progetto DataSite: Merrill DataSite è una soluzione di virtual data room (VDR) che ottimizza il processo di due diligence e sostituisce la data room fisica. Accessibile mediante browser web, DataSite riduce drasticamente i tempi e i costi delle transazioni mediante la presentazione di documenti acquisiti in formato elettronico e indicizzati on-line. DataSite permette di avere controllo assoluto sulle impostazioni di sicurezza assegnate a un utente specifico dal cliente in base al ruolo dell utente. Tutte le caratteristiche per una due diligence efficace Accesso: illimitato per tutti gli utenti in ogni parte del mondo, compresa la funzionalità di Domande e risposte e la funzionalità di notifica dell aggiunta di nuovi documenti Sicurezza: certificazione ISO 27001, autenticazione della password a due fattori grazie alla funzionalità RSA SecurID e sistema di cifratura a 128 bit Controllo: visibilità completa dell identità degli utenti aventi accesso alle informazioni, della durata di accesso e dei clienti autorizzati a stampare i documenti Verifica degli accessi: report in tempo reale indicanti quali documenti (o singole pagine) sono stati visualizzati e da quale utente Maggiore efficacia dei report: grafici che illustrano le tendenze di utilizzo e forniscono registri di attività per i documenti correnti o eliminati Ricerca: individuazione rapida di qualsiasi parola o frase fino a livello di pagina (DataSite evidenzia persino il termine della ricerca) in qualsiasi lingua romanza, in qualunque parte del corpo del documento; è inoltre possibile effettuare la ricerca di parole contenenti errori ortografici mediante lo strumento di ricerca per fuzzy logic e i dizionari on-line Forum Domande e risposte: consente agli utenti di porre domande e agli amministratori di fornire risposte, nonché di fare riferimento ad altri documenti all interno di DataSite Strumenti di gestione degli utenti: gli amministratori del sito possono concedere l accesso agli utenti in modo rapido e sicuro 2

4 Cosa rende Merrill DataSite unico? DataSite ottimizza il processo di due diligence fornendo un accesso simultaneo sicuro, funzionalità di ricerca per l intero documento e strumenti di reporting efficienti e migliorati. Tramite la nostra piattaforma, migliaia di utenti in tutto il mondo accedono in modo sicuro a importanti dati di due diligence. Sicurezza inattaccabile Data la natura estremamente riservata di tutte le data room, la sicurezza costituisce la priorità principale. DataSite adotta numerosi livelli di sicurezza: DataSite è l unico provider della soluzione VDR riconosciuto dagli standard ISO completamente conforme ai requisiti previsti per un Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni I dati sono codificati mediante un sistema di cifratura SSL a 128 bit. RSA SecurID Gestito dai protocolli RSA. È consentito un solo accesso alla volta per ogni utente e DataSite possiede un protocollo rigido sulle password che possono essere utilizzate I documenti vengono visualizzati sui server di Merrill sull hard drive dell utente non resterà alcun documento Merrill è l Application Service Provider (ASP) e la gestione dell hosting non viene subappaltata Per iniziare le singole sessioni, gli utenti devono accettare esplicitamente le condizioni di utilizzo di una dichiarazione di responsabilità. Controllo di stampa per ogni utente a livello del documento I tempi di scadenza della sessione sono regolabili a seconda del gruppo di utenti Filigrana personalizzabile dal cliente Sette ragioni chiave che rendono DataSite la principale soluzione VDR sul mercato 1. I diritti di accesso e di sicurezza per tutti i partecipanti vengono controllati dall amministratore del cliente e/o dal team di project management di Merrill 2. Con un semplice clic del tasto destro del mouse sarà possibile effettuare ricerche di tipo booleano, per concetti o pattern, a livello di file room, di cartella e di documento 3. È possibile creare in tempo reale un numero illimitato di rapporti di verifica per tutti gli utenti che potranno essere scaricati in vari formati, ad esempio in Microsoft Excel 4. L applicazione è intuitiva e facile da utilizzare. Le caratteristiche comprendono anche una ricerca a livello di pagina, un elenco dei Documenti Preferiti e delle icone che mostrano i documenti revisionati aggiornati per data 5. Grazie al Servizio clienti operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, persino un progetto medio di pagine cartacee o elettroniche potrà essere disponibile per la visualizzazione on-line entro 4 ore 6. Le impostazioni di sicurezza permettono all amministratore di controllare i documenti, i ruoli di sicurezza nonché l inserimento o l eliminazione di utenti 7. La funzionalità Domande e risposte consente agli utenti di porre domande e di ricevere risposte: tutta la documentazione verra conservata per eventuali riferimenti futuri 3

5 Strumenti per la gestione amministrativa La tecnologia Gestione diritti variabili rappresenta il fulcro del sistema di sicurezza e di controllo di DataSite. A ogni utente vengono assegnati dei parametri che indicano il livello di accesso consentito. In qualsiasi momento, l amministratore può stabilire ruoli di sicurezza per gli utenti (sicurezza basata sul ruolo) modificare i livelli di accesso o rendere disponibili altri dati. Strumenti di gestione degli utenti L avanzato processo di invito degli utenti di Merrill DataSite permette agli amministratori del sito di concedere l accesso agli utenti in modo rapido e sicuro. Agli utenti viene inviato un messaggio di posta elettronica contenente le istruzioni per completare un modulo di registrazione on-line. L amministratore del sistema potrà decidere di revisionare tali registrazioni prima di concedere l autorizzazione finale oppure di utilizzare la funzionalità Auto-Enable (attivazione automatica) che offre un accesso all utente in modo incredibilmente sicuro e rapido. A B C VIEW PRINT DOWNLOAD USERS Gli amministratori del sito controllano quali utenti hanno accesso alla visualizzazione, alla stampa o al download di documenti su DataSite Schermata tipo della funzionalità di gestione utente di DataSite in cui vengono mostrati: Lista degli utenti in attesa di autorizzazione Modalità di autorizzazione dei nuovi utenti al sito 4

6 Velocità di accesso DataSite offre la più elevata velocità di accesso possibile. Nella sua veste di Application Service Provider (ASP), Merrill controlla la velocità alla quale i dati vengono trasmessi dai server, la cui performance viene costantemente monitorata dal personale di supporto di Merrill. All interno dell infrastruttura di DataSite sono state inserite numerose funzionalità al fine di garantire che i documenti vengano visualizzati il più rapidamente possibile. Ad esempio, con un singolo clic sarà possibile espandere l indice per consentirne una visualizzazione completa. Inoltre, l ottimizzazione a livello di pagina di ogni documento fa sì che per l apertura di una pagina all interno di un documento di pagine si impieghi esattamente lo stesso tempo impiegato per aprire un documento di una pagina. In aggiunta, grazie alla nostra tecnologia di visualizzazione che già include i diritti di stampa per ogni singolo utente, la stampa verrà lanciata direttamente dall immagine alla stampante locale dell utente. Funzionalità di ricerca In presenza di grandi quantità di documenti, è fondamentale disporre di sofisticate funzionalità di ricerca per individuare informazioni cruciali e velocizzare il processo di due diligence. DataSite vanta la più moderna tecnologia di ricerca. Per ogni pagina elaborata, viene impiegato il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). In questo modo, sarà possibile effettuare ricerche nell intera data room, dal titolo all insieme del corpo del testo. Con un semplice clic del pulsante destro del mouse, il potente motore di ricerca può individuare stringhe di caratteri e, mediante l opzione fuzzy logic, i risultati di ricerca dell intera data room verranno visualizzati in ordine. Inoltre, il motore di ricerca tollera errori ortografici e nel corso della ricerca reperisce anche i termini non scritti correttamente. DataSite presenta, inoltre, funzionalità di ricerca avanzate per concetto e pattern, che consentono di ottenere risultati che comprendono sinonimi e parole contenenti errori ortografici. Finestra dei risultati di ricerca in cui vengono illustrati: Il titolo del documento e il relativo riferimento dell indice La classificazione o l attendibilità del termine correttamente ricercato Il numero dei risultati di ricerca individuati per documento Le prime tre righe del testo del documento Finestra del documento: Il termine o la frase ricercati vengono evidenziati all interno del documento 5

7 Comunicare con gli utenti Il forum Domande e risposte elimina la necessità di dover ricercare tutte le singole o compilare fogli di lavoro, migliorando al contempo la sicurezza. La funzionalità Domande e risposte di DataSite presenta un Community Forum privato destinato allo scambio di domande e risposte tra i gruppi utenti e gli amministratori. Gli utenti possono ricercare ogni singola domanda inserita nella loro community e porre domande a partire da qualsiasi livello all interno dell Indice di DataSite. Gli utenti dovranno semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella oppure su un documento e selezionare Add question (Aggiungi domanda). Ogni domanda verrà automaticamente associata al relativo documento o alla relativa cartella. Gli amministratori potranno filtrare le domande in base alla categoria o al livello di importanza e allegare dei documenti a supporto delle loro risposte. Tutte le domande e le relative risposte verranno registrate nel profilo dell amministratore di DataSite per essere esaminate o per riferimenti futuri. Gli utenti possono scaricare le informazioni relative a Domande e risposte in un foglio di lavoro Excel. Finestra del forum Domande e risposte in cui vengono illustrati: La cartella o il documento a cui fa riferimento la domanda L utente definisce la priorità e la categoria della domanda La funzionalità di threading per Domande e risposte relative 6

8 Ruoli Reporting Al fine di concludere rapidamente un operazione, gli amministratori devono sapere quali potenziali offerenti stanno mostrando interesse e prepararsi a rispondere alle loro eventuali domande. Con DataSite, gli amministratori sono in grado di risalire alle impronte di tutti i visitatori del sito, direttamente a livello di pagina e di evento. Una relazione dell attività dell utente in cui vengono illustrati: Gli utenti che hanno revisionato il maggior numero di documenti I documenti che sono stati revisionati più frequentemente Le sezioni dell indice su cui gli utenti si soffermano più a lungo ll livello di attività quotidiana, settimanale e mensile DataSite Report Manager Il Report Manager di DataSite si incaricherà di rispondere alle principali domande poste dai deal manager presentando loro dei grafici. Grazie all impiego di server solidi e di una tecnologia all avanguardia, i deal manager riceveranno le informazioni più aggiornate relative all attività dell utente. Documenti revisionati per Ruolo Indice attività per Ruolo Attività cumulativa relativa ai documenti trattati (visualizzati, stampati, scaricati) 35 Documento esaminato Documento non esaminato I grafici illustrano le tendenze e l interesse dell utente nelle data room virtuali Indice (Fileroom Five) Fileroom Five Esecutivo Finanza Risorse umane IT Legale Industriale/ manifatturiero Marketing Numero di documenti (visualizzati, stampati, scaricati) Operazioni 5 Sourcing 0 Contabilità Legale Offerenti Regno Unito Gruppo utente Amministratore del sito Finanza Legale Acquirenti strategici Offerenti del Regno Unito Gruppo utente Ruoli 7

9 Facilità di utilizzo Merrill DataSite è facile da utilizzare e ciò permette ai clienti di concentrarsi sull esecuzione dell operazione. La struttura dell indice di DataSite consente agli utenti di fare clic sulle cartelle per poter visualizzare le sottocartelle e i documenti mediante un interfaccia intuitiva documento/ cartella di Microsoft Windows. Vengono, quindi, visualizzati i titoli dei documenti, indipendentemente dal numero di cartelle e di documenti. Per visualizzare un documento, l utente dovrà fare clic sul titolo del documento. Per utilizzare DataSite non è necessaria l istallazione di nessun software aggiuntivo. Ogni progetto DataSite comprende un servizio di supporto on-line e una guida utente scaricabile. Servizio ai clienti Il Servizio ai clienti e la gestione di dati estremamente riservati costituiscono due delle principali competenze di Merrill. I clienti di DataSite hanno a disposizione un servizio di assistenza di qualità fornito 24 ore su 24, 7 giorni su 7 da team di Project manager interamente dedicati. L esperienza dell utente DataSite in termini di assistenza al cliente inizia con la pianificazione di una telefonata tra un Project manager di Merrill, l amministratore del cliente e gli altri membri del gruppo di lavoro. Il Project manager si occuperà del cliente per l intera durata del progetto, saprà indicare quali siano le migliori prassi da seguire e si assicurerà che gli obiettivi del cliente vengano raggiunti. Merrill offre agli utenti un servizio di Help Desk attivo 24 ore su 24, 365 giorni l anno 8

10 Informazioni su Merrill DataSite Merrill DataSite è il provider leader a livello mondiale di soluzioni VDR pronte per l uso. Combiniamo le tecnologie leader dell industria con ambienti tecnici e operativi estremamente sicuri a un personale professionale dedicato al successo del cliente. Merrill DataSite ha ospitato data room virtuali per migliaia di clienti e per milioni di visitatori, rappresentando operazioni dal valore complessivo di numerosi miliardi di dollari. Che si tratti di un operazione di Fusione e Acquisizione, di un offerta pubblica iniziale o secondaria, di un fondo comune di investimenti immobiliari, di un prestito o di un agevolazione finanziaria, di bancarotta o di qualsiasi altra operazione che richieda un processo di due diligence, Merrill DataSite permette ai propri clienti di eseguire transazioni in modo più rapido, intelligente ed efficiente. Informazioni su Merrill Corporation Fondata nel 1968, con sede principale a St. Paul (Minnesota), Merrill Corporation è un provider leader di soluzioni di outsourcing per la gestione di comunicazioni e informazioni aziendali complesse. I servizi di Merrill comprendono la gestione di documenti e di dati, assistenza in contenziosi, programmi di comunicazione branded, fulfilment, imaging e stampa. Merrill si concentra sui mercati dell industria legale, dei servizi finanziari, assicurativa, e immobiliare. Con oltre 6300 dipendenti operanti da 70 uffici nazionali e 15 internazionali, Merrill rende possibile le comunicazioni delle principali società al mondo. I prodotti Microsoft, Windows, Excel e/o altri prodotti Microsoft citati nel presente documento sono marchi di fabbrica o marchi di fabbrica depositati di Microsoft. 9

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12 Sede centrale europea Merrill Corporation Ltd. 101 Finsbury Pavement London EC2A 1ER Regno Unito T +44 (0) E Datasite.UK@merrillcorp.com Francoforte Merrill Germany GmbH Germania T +49 (0) E Datasite.GER@merrillcorp.com Parigi Merrill Corporation S.A.R.L. 4 Square Edouard VII Parigi Francia T +33 (0) E Datasite.FR@merrillcorp.com Sede centrale Merrill Corporation One Merrill Circle St. Paul, MN USA T +1 (0) Hong Kong Merrill Communications 3203 LippoCenter One 89 Queensway, Hong Kong Cina T E Datasite.CH@merrillcorp.com E Datasite.IT@merrillcorp.com Merrill Corporation. Tutti i diritti riservati MCINT0108_IT