LA GES TIONE DEL PROGETTO: AS PETTI FINANZIARI

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1 Progetto Leonardo da Vinci Trans fer Of Innovation Annualità 2010 NJ ESD Nuove profes s ionalità attravers o le competenze per lo s viluppo s os tenibile New Jobs through ESD Competencies LLP-LDV-TOI-10-IT-490 LA GES TIONE DEL PROGETTO: AS PETTI FINANZIARI Gros s eto, 19 Aprile 2011

2 INDEX 1. EROGAZIONE DEL CONTRIBUTO 2. LE VOCI DI COSTO DEL PIANO FINANZIARIO 3. LA TIPOLOGIA DI COSTI: I COSTI DIRETTI, INDIRETTI, AMMISSIBILI, NON AMMISSIBILI 4. LA STRUTTURA DEL BUDGET 5. LA RIMODULAZIONE IN ITINERE DEL BUDGET 6. STRUMENTI DI MONITORAGGIO DEI COSTI 7. DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO

3 Erogazione del contributo I ACCONTO II ACCONTO SALDO APRILE 2011 GENNAIO 2012 DICEMBRE 2012 A ricevimento della quota parte del contributo, Il partner deve trasmettere al Capofila una DICHIARAZIONE SOTTOSCRITTA dal Legale Rappresentante che dichiari la RICEZIONE DELL IMPORTO.

4 Erogazione del contributo Il pagamento integrale del II acconto viene effettuato SOLO SE si dimostra di aver utilizzato almeno il 70% del pre-finanziamento percepito

5 Le voci di cos to del Piano Finanziario Cos ti Diretti: A. Cos ti del Pers onale /Staff Cos ts B. Cos ti operativi / Operational Cos ts 1. Viaggi e soggiorno (travel and sussistance) 2. Altro (Other Costs) C. Subappalti (Subcontracting) (30% del totale dei costi diretti) Cos ti Indiretti: (massimo il 7% dell importo totale dei costi diretti ammissibili)

6 Tipologia di cos ti: Cos ti Diretti Costi specifici DIRETTAMENTE CONNES S I alla realizzazione dell azione e sono per tanto oggetto di IMPUTAZIONE DIRETTA. COSTI DIRETTI: Costi del personale Costi di viaggio e soggiorno Altri costi Costi di subappalto Costi soggetti a RENDICONTAZIONE DI DETTAGLIO

7 Tipologia di cos ti: Cos ti Indiretti Costi NON IDENTIFICABILI come costi specifici DIRETTAMENTE CONNESSI alla realizzazione dell azione e per tanto NON IMPUTABILI ad essa, MA comunque SOSTENUTI NEL CORS O DELLA REALIZZAZIONE del Progetto Costi costituiti da un importo FORFETTARIO FISSO NON SUPERIORE AL 7% DELL IMPORTO TOTALE dei costi diretti Costi NON S OGGETTI A RENDICONTAZIONE DI DETTAGLIO

8 Tipologia di cos ti: Cos ti Indiretti ES EMPI DI COS TI INDIRETTI: Qualsiasi costo per attrezzatura relative all amministrazione del Progetto (computer, telefoni, cellulari ) Costi per comunicazione ( posta, fax, telefono, mailing ) Costi per infrastrutture (canoni di affitto, elettricità ) dei locali nei quali si svolge il Progetto; Forniture di ufficio; Fotocopie;

9 Tipologia di Cos ti: Cos ti ammis s ibili CRITERI GENERALI: DIRETTAMENTE CONNES S Icon l oggetto della Convenzione e presenti nel Bilancio preventivo NECESSARI per l attuazione del Progetto RAGIONEVOLI, GIUS TIFICATI e COERENTI con il principio di sana gestione finanziaria Generati e sostenuti durante l arco di vita del Progetto dal 1/10/2010 al 30/09/2012 EFFETTIVAMENTE S OS TENUTI dal beneficiario e/o dai membri della partnership IDENTIFICABILI E VERIFICABILI Conformi alla normativa fiscale e tributaria.

10 Tipologia di Cos ti: Cos ti non ammis s ibili CRITERI GENERALI: Spese SOSTENUTE AL DI FUORI DEL PERIODO CONTRATTUALE Costi dichiarati e sostenuti in relazione ad altri progetti o programmi di lavoro GIÀ FINANZIATI da altra fonte, in particolare da altri fondi comunitari Spese ECCES S IVAMENTE ELEVATE E INGIUS TIFICATE

11 Impos ta s ul Valore Aggiunto - I.V.A. Rappresenta un COSTO AMMISSIBILE SOLO SE il Partner può dimostrare di non essere in grado di recuperare, e, quindi, rappresenta un ONERE FINALE NON RECUPERABILE (in questo caso la spesa va imputata al lordo ed è necessario fornire dichiarazione sottoscritta dal rappresentante legale). PS: Il contributo Leonardo da Vinci erogato dalla Commissione Europea NON E SOGGETTO AL REGIME DI APPLICAZIONE DELL IVA e, quindi, NON è SOTTOPOSTO AD ALCUNA IMPOSTAZIONE FISCALE.

12 La Struttura del Budget Il FINANZIAMENTO Il COFINANZIAMENTO 75% del Budget che sarà erogato in 3 tranches 25% del Budget che può essere associato a qualsiasi voce del Budget

13 I cos ti diretti ammis s ibili: A. Cos ti del Pers onale /Staff Cos ts B. Cos ti operativi / Operational Cos ts 1. Viaggi e soggiorno (travel and sussistance) 2. Altro (Other Costs) C. Subappalti (Subcontracting)

14 A. Cos ti del Pers onale Personale DIPENDENTE assunto con contratto di lavoro individuale A TEMPO INDETERMINATO o DETERMINATO CONTRATTI A PROGETTO (con indicazione della data di inizio e termine del contratto ed il costo corrispondente) PRESTAZIONI OCCASIONALI di PROFESSIONISTI (quindi con Partita IVA) solo se per tutta la durata del Progetto

15 Documentazione da allegare DICHIARAZIONE S OTTOS CRITTA DAL LEGALE RAPPRES ENTANTE che attesti i costi del personale sostenuti, nonché le specifiche relative alla MODALITA DI CALCOLO UTILIZZATE PER IL COS TO GIORNALIERO CONS ERVARE e CONS EGNARE al capofila copia dei giustificativi di spesa (incarichi, buste paga, contratti di collaborazione, ricevute di pagamento ) per eventuale AUDIT FINANZIARIO da parte della COMMISSIONE EUROPEA / AGENZIA NAZIONALE

16 Metodo di Imputazione Cos ti del Pers onale Includono i salari reali, i contributi previdenziali, oneri sociali e altri costi previsti dalla normativa nazionale (compresi nella retribuzione ordinaria)

17 Tariffe Giornaliere Ammis s ibili MANAGER tariffa giornaliera mas s ima 400,00 TEACHER, RES EARCHER tariffa giornaliera mas s ima 200,00/ 300,00 ADMINIS TRATIVE tariffa giornaliera mas s ima 100,00/ 165,00

18 Calcolo Giornate del Pers onale Per calcolare n. giornate a tempo pieno dedicate alle del progetto: Per esempio: n. ore lavorate per il progetto 168, n. ore giornata a tempo pieno previste dal contratto collettivo nazionale 8, le giornate da imputare progetto si trovano eseguendo la seguente operazione: 168 ore : 8 ore = 12 giorni

19 IMPORTANTE!!! Il Pers onale degli organismi partner NON PUÒ OPERARE in veste di S UBAPPALTATORE del Progetto Non sono eleggibili i cos ti NON CONTRATTUALI : Premi, conti spese, incentivi retributivi

20 B. Cos ti Operativi 1. Viaggi e s oggiorno (Travel and S ussistance) 2. Altro (Other Costs)

21 B. Cos ti Operativi Viaggio SOSTENUTI dal personale della Partnership assegnato al Progetto DIRETTAMENTE COLLEGATI alle attività specifiche relative al Progetto e chiaramente identificabili Applicazione del PRINCIPIO DI ECONOMICITA DELLA SPESA nella scelta del mezzo di trasporto Costi di Viaggio direttamente collegati alle attività relative al Progetto e chiaramente identificabili

22 B. Cos ti Operativi Soggiorno SOSTENUTI dal personale della Partnership assegnato al Progetto DIRETTAMENTE COLLEGATI alle attività specifiche relative al Progetto e chiaramente identificabili Comprendenti il VITTO, l ALLOGGIO e il TRASPORTO LOCALE Sistema di rimborso adottato dell organismo: Spese effettivamente sostenute (RIMBORS O RICEVUTE) Rimborso su base forfettaria ( SOTTO FORMA DI DIARIA) In entrambi i cas i va es ibita documentazione attes tante la pres enza e il pernottamento

23 B. Cos ti Operativi Altri Cos ti (a) Sono rimborsati sulla base dei costi EFFETTIVAMENTE S OS TENUTI: (1) Altri Costi derivano direttamente da: - requis iti impos ti dal contratto (DIFFUS IONE delle informazioni, VALUTAZIONE specifica dell azione, revisioni contabili, riproduz ioni, traduz ioni., e ct ) inclusi i costi per servizio finanziario (fidejussione); - realizzazione di azioni s pecifiche o di prodotti e ris ultati del Progetto/azione (quali l organizzazione di seminari qualora sia previsto come prodotto/risultato e i costi correlati a tale attività facilmente identificabili), stesura di atti di un seminario, produzione di un video, acquisto di materiali di consumo collegati a un dato prodotto (risme di carta per la stampa di pubblicazioni, DVD vergini )

24 B. Cos ti Operativi Altri Cos ti (b) Considerate solo ATTIVITA S PECIFICHE e NECES S ARIE ai fini del RAGGIUNGIMENTO degli obiettivi del PROGETTO. I cos ti individuati devono es s ere s empre gius tificati da documentazione di dettaglio. (2) Costi non rientranti nelle altre categorie di Costo: - comunicati stampa e pubblicità, acquisto di diritti d autore e di altri diritti di proprietà intellettuale, acquisto di materiali informativi, (libri, studi e dati elettronici); - quote di partecipazione a conferenze, noleggio spazi espositivi, diffusione delle informazioni,valutazione specifica dell azione, revisioni contabili, traduzioni..

25 IMPORTANTE!!! tutti i costi relativi alla AMMINIS TRAZIONE del Progetto (materiali di consumo, materiali sussidiari, costi per fotocopie, costi telefonici, carta, ect ) rientrano tra i COS TI INDIRETTI

26 C. Cos ti di Subappalto (a) Costi derivanti da contratti di Subappalto conclusi ai fini dell esecuzione di un LAVORO relativo al Progetto che sia S PECIFICO E LIMITATO, concessi da un partner ad un ente, un organizzazione o un individuo (solo se non dipendenti da nessuna delle organizzazioni partner del consorzio) - PRESTAZION OCCASIONALI di PROFESSIONISTI (quindi con P.IVA) DI DURATA LIMITATA - PRESTAZIONI OCCASIONALI di soggetti PROFESSIONISTI NON Non può essere subappaltata la gestione e l amministrazione generale del Progetto l contratto deve includere tutti i costi, comprese le soggiorno di viaggio e di

27 C. Cos ti di Subappalto (b) È possibile stipulare contratto di subappalto nei seguenti casi: Può essere appaltata s olo UNA PARTE DI AZIONI il ricorso al subappalto DEVE ES S ERE GIUS TIFICATO Se non previsto nella domanda di finanziamento, è necessario chiedere la preliminare autorizzazione scritta dell AN IMPORTANTE!! Il costo totale non può eccedere il 30% dei cos ti diretti totali di Progetto

28 IMPORTANTE!!! I contratti di Subappalto devono contenere almeno: - Riferimento al Programma Leonardo Da Vinci e al Progetto ; - Scopo; - Data di inizio e di conclusione; - Impo rto da corrispondere; - Programma di lavoro/fas i di es ecuzione; - Modalità di pagamento; - Clausole relativa alla mancata esecuzione/ritardi Inoltre i contratti devono essere timbrati e s ottos critti da entrambe le parti.

29 La riformulazione in itinere del Budget (a) Le variazioni NON POSSONO: Modificare il COS TO COMPLES S IVO DEL PROGETTO ALTERARE il rapporto tra fondi propri e contributo LVD Coinvolgere la voce di Budget COS TI INDIRETTI VIOLARE il principio di PARITA di trattamento tra i partner Pregiudicare la realizzazione del Progetto

30 La riformulazione in itinere del Budget (b) Le modifiche al bilancio preventivo generano EMENDAMENTI S E: Gli S POS TAMENTI tra le voci di costo ammissibili SONO SUPERIORI AL 10% della voce di costo di DES TINAZIONE Se INFERIORI al 10%, è necessario informare PER ISCRITTO l AN

31 Strumenti di Monitoraggio Intermedio Il Re po rt Finanziario Il Riepilogo dei Gius tificativi di Spes a

32 IL REPORT FINANZIARIO Riepilogo per voce di costo delle singole voci di spesa sostenute DATA SPESE SOSTENUTE AL 30 APRILE 2011 AL 30 SETTEMBRE 2011 AL 30 MARZO 2012 AL 30 SETTEMBRE 2012 SCADENZA TASSATIVA CONS EGNA AL 5 MAGGIO 2011 AL 5 OTTOBRE 2011 AL 5 APRILE 2012 AL 5 OTTOBRE 2012

33 IL RIEPILOGO GIUSTIFICATIVI DI SPESA Riepilogo delle fatture / ricevute pagate DATA SPESE SOSTENUTE AL 30 SETTEMBRE 2011 AL 30 SETTEMBRE 2012 SCADENZA TASSATIVA CONS EGNA AL 5 OTTOBRE 2011 AL 5 OTTOBRE 2012

34 IMPORTANTE!!! Le PROCEDURE di contabilità e di CONTROLLO INTERNO devono permettere RICONCILIAZIONE DIRETTA delle S PES E e delle ENTRATE dichiarate al completamento del Progetto con le situazioni contabili e i documenti giustificati corrispondenti.

35 Documentazione di riferimento 1. Co nve nzio ne di Finanziame nto 2. Linee Guida per la gestione amministrativa e finanziaria e la presentazione dei Rapporti