SERVIZI DI ASSISTENZA LEGALE. Compliance aziendale e trasparenza del business

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1 SERVIZI DI ASSISTENZA LEGALE Compliance aziendale e trasparenza del business

2 Premessa Nell ultimo decennio si è assistito a un notevole sviluppo normativo in tema di controlli societari e responsabilità sociale. Questo, progressivamente, si è operativamente tradotto in una indispensabile maggiore attenzione agli aspetti regolatori che condizionano l attività aziendale e quindi in un impegno sempre maggiore sul fronte della organizzazione e della compliance aziendale. E possibile definire la compliance come una attività preventiva che si preoccupa di anticipare il rischio di non conformità dell attività aziendale a specifiche norme, suggerendo, ove si riscontrino disallineamenti, le più opportune soluzioni. Essere compliant ha tre vantaggi sostanziali: prevenire il rischio di non conformità/sanzioni per inosservanza delle norme che maggiormente impattano l attività aziendale quotidiana migliorare il business uniformando la propria attività ai dispositivi normativi necessari ad esempio per la partecipazione a gare d appalto consolidare il rapporto fiduciario con la clientela e, in senso ampio, con gli stakeholders: una azienda consapevole ed attenta al rispetto delle norme ha un positivo ritorno in termini di immagine e quindi beneficiarne sul piano della relazione commerciale. I NOSTRI SERVIZI Help Desk legale Messa a norma d.lgs 231/01 Assistenza gare e appalti pubblici Governance societaria Digital compliance Privacy Forte di un network multidisciplinare di professionisti attentamente selezionati, tramite i quali siamo in grado di offrire servizi personalizzati e mirati sulla base delle singole necessità, la nostra proposta intende supportare le aziende nel rispetto delle normative con una forte attenzione nel non creare sovrastrutture burocratiche che potrebbero ingessarne l attività. Partendo dalle connessioni esistenti tra le diverse normative, analizzando con i referenti aziendali le aree di semplificazione ma, soprattutto, evidenziando le migliori pratiche applicative ed i regolamenti già presenti nelle attività aziendali, eroghiamo servizi in linea con l adeguamento normativo ma, allo stesso tempo, flessibili ed efficienti in termini di costi e tempi. 2

3 HELP DESK LEGALE Ogni azienda, nella gestione delle attività quotidiane, affronta questioni che comportano, spesso senza saperlo, implicazioni legali di varia natura, connesse a problemi tecnicogiuridici la cui soluzione richiede un supporto personalizzato. Una azienda compliant è una organizzazione capace di adeguarsi costantemente a sistemi normativi spesso ridondanti, che mutano in continuazione e si ripercuotono su tutte le attività aziendali ma anche una impresa senza sovrastrutture burocratiche in grado di competere al meglio e raggiungere gli obiettivi di business. Essere compliant significa rispettare le regole e raggiungere gli obiettivi di business Per queste ragioni il ruolo del consulente legale è oggi più che mai un ruolo chiave nell impresa e per l impresa. In tale ottica, il nostro servizio di help desk legale permette di disporre di selezionati professionisti legali e giuristi d impresa che sono in grado di prestare una consulenza a 360 sulle principali attività operative e quotidiane dell azienda, con il fine specifico di accompagnare l imprenditore o il manager nel raggiungimento dei propri obiettivi di business pur nel rispetto della compliance. Una attenta analisi preliminare di rilevazione delle esigenze legali e della tipologia di supporto necessario, ci permette di offrire soluzioni personalizzate efficaci e efficienti caratterizzate da grande facilità di fruizione e da tempi di risposta rapidi. Il nostro supporto rappresenta un efficace aiuto per l ufficio legale interno nelle realtà più articolate; nei contesti aziendali meno complessi, che per scelta o necessità non dispongono di una struttura interna, soddisfa l esigenza di poter affidare in outsourcing la gestione dell ufficio legale per un periodo prestabilito, per singoli progetti o in via continuativa, presso l impresa o da remoto. 3

4 MESSA A NORMA D.LGS 231 Messa a Norma 231 è il servizio offerto da Assolombarda Servizi conformemente a quanto previsto dalle Linee Guida per la costruzione dei Modelli D.Lgs 231/2001 emanate dalle Associazioni del Sistema Confindustriale. La nostra proposta permette alle aziende di porre sotto controllo la propria eventuale responsabilità per i reati previsti dal D.Lgs. 231/2001 consentendo: l identificazione dei rischi effettivi in relazione ai reati che possono essere commessi, in modo da valutare se è davvero opportuno adottare un Modello 231 la progettazione di una struttura di controllo preventivo, realizzata attraverso la costruzione di un Modello Organizzativo predisposto sinergicamente con eventuali sistemi di gestione di cui l azienda sia già dotata la definizione di un Codice Etico e di eventuali protocolli di controllo l intervento su procedure aziendali preesistenti che potranno essere adeguate nel rispetto delle migliori pratiche applicative del D.Lgs. 231/2001 l attività di supporto all Organismo di Vigilanza, che dovrà garantire i controlli sull efficacia, sull adeguatezza e sull applicazione e rispetto del Modello implementato la comunicazione a tutto il personale attraverso interventi di formazione personalizzati Un modello organizzativo efficace garantisce trasparenza senza rallentare l attività aziendale Il nostro approccio permette di valorizzare i sistemi di gestione e controllo già presenti in azienda in modo da definire un modello organizzativo che, perfettamente in linea con le specifiche aziendali e quindi indice di trasparenza del business, non ingessi le attività aziendali con sistemi burocratici ridondanti. 4

5 ASSISTENZA GARE E APPALTI PUBBLICI Il settore dei contratti affidati dagli enti pubblici (o da essi finanziati e/o partecipati e/o governati) è connotato da logiche ben diverse dal settore abituale delle imprese, e di conseguenza da una specifica e distinta normativa. E fondamentale che le imprese ne conoscano le regole, in modo da affrontarle correttamente, individuare e prevenire le problematiche abituali, ed aumentare così le chances di acquisizione di commesse pubbliche. Ciò vale soprattutto nel settore delle gare pubbliche per la fornitura di beni e servizi e per la esecuzione di lavori, sia che si tratti di appalti sia che si tratti di concessioni, considerata la complessità e delicatezza dei relativi procedimenti, la forte competizione e le diverse prassi amministrative. Tale attività di assistenza e consulenza professionale si può rivelare indispensabile sia per le imprese già strutturate per la partecipazione alle gare, sia per quelle che intendono affacciarsi per la prima volta a questo interessante settore, al fine di districarsi nella burocrazia, ma soprattutto per sfruttarne le non poche opportunità. Conoscere le regole e prevenire le problematiche abituali permette di avere più chances di aggiudicazione Assolombarda Servizi propone attività di supporto nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni con particolare riferimento alle gare d appalto e alle modalità di acquisizione dei contratti pubblici e di gestione degli stessi; un servizio offerto tramite professionisti qualificati ed esperti, realmente orientato ai bisogni dell azienda. Le prestazioni di assistenza si articolano, in via non esaustiva, nelle seguenti attività: analisi e valutazione dei bandi e dei documenti di gara messi a disposizione della Stazione appaltante individuazione delle clausole di criticità e delle opportunità di sviluppo; predisposizione dei documenti di gara esame delle possibilità di partnership assistenza nella fase di comprova documentale e nella eventuale procedura dinanzi all Autorità Nazionale Anticorruzione; assistenza nella fase di analisi dei criteri di valutazione dell offerta tecnica, ai fini della predisposizione della migliore offerta; assistenza nella predisposizione dei documenti in fase di verifica di congruità (tecnica e/o economica) e sostenibilità delle offerte; assistenza nella fase di gestione del periodo conclusivo della procedura di gara e l analisi della aggiudicazione del contratto a terzi; sviluppo della fase di esercizio del diritto di accesso ai documenti di gara e a quelli degli altri offerenti; assistenza nel corso di espletamento del contratto, verifica e modalità di risoluzione delle eventuali criticità, e gestione dei rapporti con i soggetti a vario titolo coinvolti 5

6 GOVERNANCE SOCIETARIA L avvento della globalizzazione del mercato finanziario, l espansione delle borse valori, nonché il susseguirsi di scandali societari e dissesti finanziari hanno comportato una proliferazione delle fonti normative finalizzate a garantire una corretta e trasparente Corporate Governance: un insieme di regole, di ogni livello (leggi, regolamenti etc.), che disciplinano la gestione e la direzione di una società o di un ente, pubblico o privato. Ogni società deve assicurare la conformità del proprio sistema di Corporate Governance non solo rispetto alle fonti primarie e secondarie ma anche a regolamenti degli enti di vigilanza e di controllo delle società e dei mercati, quali la Consob, la Banca d Italia, l Antitrust etc. Da ciò ne deriva che per l azienda, un adeguato sistema di Corporate Governance diviene sempre più importante per creare e proteggere il valore in azienda. Un adeguato sistema di Corporate Governance permette di creare e proteggere il valore in azienda Il Supporto alla Corporate Governance è il servizio di consulenza direzionale, legale ed organizzativa offerto da Assolombarda Servizi, tramite partner specializzati, per supportare non solo i Consigli di Amministrazione ma anche gli Organi di Controllo (Collegio Sindacale etc.) sui seguenti punti: Monitorare e ridurre il rischio di non conformità Assicurare la corretta gestione dei flussi informativi tra i diversi organi di controllo e la Governance Assicurare l integrazione dei sistemi di controlli di 1, 2 e 3 livello Implementare un adeguato sistema di deleghe e procure Valutare l adeguata composizione del CdA e l opportunità di inserire Amministratori Indipendenti o istituire Comitati. Garantire un adeguato assetto organizzativo Studiare e valutare i sistemi di controllo interno Assicurare un supporto concreto per le riorganizzazioni societarie coordinando avvocati e fiscalisti in vari Paesi Assistenza in operazioni straordinarie Supporto per Due Diligence e Data Room Fraud investigations Consulenza negli accordi parasociali e nei passaggi generazionali 6

7 DIGITAL COMPLIANCE La digital compliance rappresenta una delle innovazioni nel portfolio di competenze offerte da Assolombarda Servizi. Con questo termine, infatti, si vogliono indicare tutte quelle attività di consulenza legale espressamente rivolte alle aziende che operano nel settore dell Information & Communication Technology, o che hanno deciso di servirsi di soluzioni informatiche per la gestione del proprio business. Se da un lato, infatti, l ottimizzazione dei processi produttivi e i risparmi realizzabili mediante l adozione di tecnologie informatiche rappresentano un ottimo incentivo per le aziende, dall altro lato la facilità nell accesso a questi strumenti induce spesso a sottovalutare le norme proprie del settore, molte volte con conseguenze dannose sia per l azienda sia per i clienti di quest ultima. La facilità di accesso alle tecnologie digitali spesso fa sottovalutare le implicazioni legali connesse Assolombarda Servizi, tramite partner specializzati con forte background accademico e internazionalistico, nonché spiccate competenze tecnologiche, è in grado di assistere le aziende clienti anche su diversi ambiti collegati al business tecnologico e digitale, che spesse volte si collocano on top rispetto ad altri settori di consulenza. Particolare attenzione è anche rivolta al mondo delle startup, grazie all esperienza maturata nel corso degli anni sulle specifiche esigenze delle imprese in fase d avvio del loro business, che sempre più spesso si connota per una naturale propensione verso il mondo delle tecnologie e della comunicazione. In particolare, l attività di consulenza potrà avere come oggetto: il controllo remoto delle risorse informatiche in uso ai lavoratori la redazione o revisione di contratti per l adozione di risorse tecnologiche la gestione delle problematiche derivanti dalla commissione di reati informatici la tutela del patrimonio immateriale dell azienda la consulenza di direzione su specifici aspetti che riguardino il mondo ICT 7

8 PRIVACY Monitoraggio sulla corretta applicazione del "Codice in materia di protezione dei dati personali" (D.Lgs. n.196/2003) L'interpretazione delle norme del Decreto Legislativo n.196/2003 (Codice Privacy) può sollevare una serie di dubbi circa la correttezza delle soluzioni applicate alle diverse realtà organizzative (pubbliche o private) del mondo del lavoro. Le semplificazioni al Codice Privacy confermano l abrogazione dell'obbligo della tenuta e di aggiornamento del Documento Programmatico della Sicurezza (DPS). Queste semplificazioni hanno inoltre alleggerito l impatto degli adempimenti richiesti nei processi di gestione commerciale e sviluppo del cliente (le cosiddette finalità amministrative e contabili). Per contro però la legge, attualmente, poco sconta quando si tratta di utilizzi di informazioni personali assistite da applicazioni normative - comunitarie e nazionali - di grande dettaglio: ad esempio il corretto utilizzo dei sistemi di videosorveglianza e conservazione delle immagini registrate, le regole di comportamento per l utilizzo delle risorse informatiche e dei devices aziendali, la fidelizzazione e la profilazione del cliente, il direct marketing, la gestione e l analisi dei dati raccolti mediante i siti web aziendali. Cosa occorre davvero fare oggi per orientarsi al meglio tra le recenti semplificazioni normative senza rischi? Non è quindi consigliabile abbassare le tutele per trattamenti particolari - ma che si incontrano molto di frequente nella quotidianità d impresa. In questo scenario, Assolombarda Servizi, grazie alla collaborazione con un team di professionisti esperti della materia (avvocati, ingegneri, informatici, aziendalisti, formatori), offre la possibilità di verificare il processo esistente in azienda e definire le modalità per fruire al meglio delle recenti semplificazioni riducendo il formalismo e la burocrazia ottimizzando quindi al meglio il sistema - senza intaccare il livello di compliance prescritto dalla legge. Il nostro approccio di carattere modulare è particolarmente indicato per le piccole e medie imprese e garantisce un sistema articolato secondo le necessità aziendali e l'individuazione, in termini pratici, delle attività di controllo periodico. 8 Per informazioni Area Servizi alle imprese Gianluca Manzo Tel gianluca.manzo@assolombarda.it