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1 File Sharing & LiveBox WHITE PAPER

2 1. File Sharing: Definizione Per File Sync and Share (FSS), s intende un software in grado di archiviare i propri contenuti all interno di un repository condiviso tra più device all interno del quale i file possono essere automaticamente sincronizzati e condivisi con altri utenti. Il File Sync and Share nasce in ambito consumer per rispondere a diverse esigenze: - L aumento di dispositivi mobili: secondo Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/list_of_countries_by_number_of_mobile_phones_in_use) ogni persona possiede almeno uno smartphone. - La crescente produzione di contenuti (doc, pdf, immagini, video ecc.) - La necessità di aggiornare i contenuti tra dispositivi. - Garanzia di protezione da malfunzionamenti, furti e smarrimenti. - Il desiderio di condividere immagini, video ed altri contenuti con gli altri. - Accedere, in qualsiasi momento, da ogni device, ai propri dati. 1.1 Cosa fanno i sistemi di File Sync & Share? - Consentono di sincronizzare i propri file tra tutti i device. - Permettono di condividere le proprie esperienze con altri utenti. - Proteggono i dati in caso di furto o malfunzionamento del device. - Garantiscono accesso ai dati in tempo reale ed in qualsiasi momento. 1.2 Come funzionano? L utente si registra al servizio gratuitamente e scarica un client su ciascuno dei suoi PC. Il software crea una cartella all interno del proprio computer e quando un utente inserisce un file nella cartella o ne modifica uno già esistente, il dato viene sincronizzato con la copia master nel cloud. I servizi di condivisione di file supportano anche i device mobili. L'installazione di un app su smartphone o tablet, permette agli utenti di accedere allo stesso file che stanno condividendo sul PC dell'ufficio. È possibile accedere alla stessa cartella condivisa ovunque ci si trovi, tramite un browser web: gli utenti accedono al sito web del servizio FSS, effettuano il login con la propria username & password e tutti i propri files sono immediatamente disponibili anche dal browser. Il modello di utilizzo di un servizio FSS è semplice, intuitivo e completamente in linea con i metodi tradizionalmente utilizzati per accedere ai file in locale. Quando l'utente A vuole condividere un file con l'utente B, deve limitarsi a spostare il file in una cartella condivisa. L'utente B visualizza il file nella sua cartella FSS. Tali funzionalità sono disponibili anche per coloro che ancora non sono utenti di quel determinato servizio. I servizi di file sharing offrono un'eccellente resistenza in caso di connessione alla rete limitata o assente, essendo progettati per eseguire la sincronizzazione automaticamente al ripristino della rete. 1

3 I maggiori produttori hardware quali Apple, Samsung, Google hanno progressivamente ridotto la capacità di archiviazione dei propri smartphone e tablet a favore di un utilizzo sempre più spinto dei repository di archiviazione online. 1.3 File Sharing Enterprise In mancanza di soluzioni specifiche gli utenti utilizzano software di File Sharing consumer anche per la gestione e la sincronizzazione di documenti aziendali, esponendo la propria organizzazione a diversi pericoli: - Perdita di controllo sul dato: l IT aziendale non è in grado di sapere su quali dispositivi risiedono i documenti e se questi sono o no privati. - La perdita del dato: malfunzionamenti, smarrimento o furto. - La violazione di norme legali. - Lo spionaggio industriale. - La violazione di regolamenti aziendali. Due sono le soluzioni per far fronte a questa problematica: 1. Limitare l utilizzo di servizi FSS di tipo consumer, che possono compromettere la sicurezza dei dati aziendali, attraverso specifiche regolamentazioni e firewall. 2. Affrontare la sfida, e offrire una soluzione File Sharing di livello Enterprise. Il File Sharing di classe Enterprise ha diverse declinazioni caratterizzate principalmente dalla modalità di erogazione del servizio: 1) Privato La soluzione On Premises usufruisce dell infrastruttura hardware aziendale e trae beneficio dai servizi di storage aziendali quali disaster recovery e business continuity già attivi all interno del proprio perimetro. I servizi di File Sharing di tipo Private sono caratterizzati dal fatto che le componenti software sono installate nel data center aziendale e che tutti i servizi sono erogati attraverso la propria rete. Questo significa che l IT ha il totale controllo del dato e che l impatto sull organizzazione è molto basso. PRO: - Controllo totale sul dato - Tempi di avvio ridotti - Semplice integrazione con applicazioni software già presenti in azienda 2

4 - Integrazione con i propri sistemi di Identity Management CONTRO: - Costi di gestione più elevati - Necessità di training amministrativo per il proprio personale IT 2) Pubblico Software-as-a-Service (SaaS) è erogato da un provider esterno alla propria organizzazione. Sfrutta l'infrastruttura costruita da terzi ed è condivisa tra più clienti in un ambiente multi-tenant. Per utilizzare il servizio, l azienda paga generalmente un "canone di abbonamento" per ogni dipendente, più una ulteriore fee calcolata sulla capacità di archiviazione che si desidera utilizzare. I file sono caricati su datacenter di proprietà del fornitore e la loro gestione è completamente esternalizzata. La sicurezza è di solito garantita attraverso la crittografia dei dati. La velocità di sincronizzazione e le performance dipendono dalla banda Internet disponibile. PRO: - Costi di gestione ridotti - SLA contrattualizzati ed indipendenti dalla propria architettura - Capacità di scalare illimitata - Time to learn basso CONTRO: - Scarso controllo sul dato e sulla sua conservazione - Difficoltà legate alla migrazione dei dati su un infrastruttura esterna - Possibili problemi di sicurezza (un bel link allo scandalo di prism) - Gestione identity complessa 3) Ibrido Con un cloud ibrido le aziende possono sfruttare un modello di gestione, organizzazione delle azioni, rete e sicurezza comune, sia on site che off site. Questo tipo di architettura consente vantaggi in termini di sicurezza ed integrazione, offrendo contestualmente un approccio diverso ed innovativo alle problematiche esposte sin qui. Grazie al cloud ibrido Infrastructure-as-a-Service è possibile distribuire le applicazioni nella posizione migliore: on site (presso il proprio datacenter) o off site (presso un provider) per soddisfare i relativi requisiti di prestazioni e disponibilità e lasciare i dati presso il proprio datacenter per i requisiti di sicurezza. PRO: - Capacità di utilizzare datacenter centralizzati senza perdere il controllo sui dati. - Integrazione con le applicazioni aziendali: ERP, Identity Management, HR. - Livelli di sicurezza e riservatezza definiti internamente. - Scalabilità elevata. 3

5 CONTRO: - Elevati tempi di progettazione - Costi di esercizio duplicati tra IT aziendale e provider 2. File Sharing e LiveBox: Casi d uso In ambito aziendale s incontrano esigenze molto simili a quelle del mondo consumer. Il business oggi è espressione di mobilità, disponibilità ed efficienza. In tal senso gli strumenti oggi a disposizione di collaboratori e manager di un azienda sono spesso inadeguati: hard disk esterni, chiavette usb, VPN. L obiettivo è di mantenere inalterata la propria operatività anche quando non si è in ufficio. LiveBox è un software privato di file sharing che permette di comunicare, condividere e conservare i dati con semplicità e sicurezza. Una soluzione immediata per far fronte alle necessità di tutte le aziende che hanno bisogno di strumenti per condividere e collaborare alla realizzazione di contenuti digitali con il giusto livello di sicurezza e flessibilità. Numerosi sono i settori nei quali è possibile applicare le funzionalità del file sharing e di LiveBox tra i quali: Fashion, Energia, Finanza e Pubblica Amministrazione. 2.1 Fashion Nel settore del Fashion Industry, la possibilità che documenti e dati relativi a fornitori, collezioni e première vengano trafugati e divulgati all esterno se gli strumenti utilizzati per condividerle non sono di classe Enterprise, è all ordine del giorno. Stessa cosa per tutte le comunicazioni che avvengono su rete pubblica: , sms e messaggi di chat possono essere intercettati in modo molto semplice. Tutte le informazioni contenute in LiveBox sono crittografate con chiave asimmetrica. I dati aziendali sono protetti grazie alla tecnologia AES ed RSA integrate. Tutti i dati sono disponibili e consultabili da smartphone, tablet, notebook e pc. È possibile gestire in modo facile e sicuro tutte le informazioni conservate in LiveBox accedendo con le credenziali personali. Inoltre, LiveBox consente di creare aree dedicate a colleghi, fornitori e clienti all interno delle quali condividere progetti e documentazione in modo sicuro e al riparo da occhi indiscreti. Per comunicare gli aggiornamenti a colleghi e clienti la chat di LiveBox permette di comunicare in modo veloce e sicuro. 2.2 Energia Il settore energetico persegue ambiziosi obiettivi come l espansione del mercato, l accrescimento dell efficienza produttiva e di investimenti mirati. In alcuni casi le aree di intervento riguardano anche il settore ambientale e dei servizi idrici. Di conseguenza, le numerose sfide da affrontare per il raggiungimento delle performance richiedono 4

6 un efficiente comunicazione, collaborazione e disponibilità delle informazioni: i dipendenti di un azienda energetica devono poter comunicare e condividere in tempo reale i propri progetti con gli stakeholders. Rispondere in modo efficace a tali esigenze espone le multiutility a rischi concreti. LiveBox consente di creare aree dedicate agli stakeholder all interno delle quali condividere progetti e documentazione in modo sicuro e al riparo da occhi indiscreti. Grazie alla crittografia condividi i tuoi documenti in tempo reale al riparo da occhi indiscreti. Con LiveBox scegli in che modo vuoi che i tuoi colleghi possano lavorare con i file condivisi, assegnando permessi diversi ad utenti diversi. 2.3 Finanza Tutti i servizi finanziari hanno bisogno di un modo affidabile per condividere documenti riservati, quali relazioni di attività dei clienti e rendiconti finanziari. LiveBox offre alle aziende una piattaforma sicura e conforme, orientata a condividere file di qualsiasi tipo e dimensione. LiveBox consente agli utenti di creare cartelle condivise con accesso differenziato in funzione degli utenti, che servono come punti di accesso protetti per la collaborazione. LiveBox offre anche la possibilità di condividere file specifici, creando legami con la possibilità di impostare date di scadenza dei file e dei destinatari delle notifiche o definire il numero massimo di download operabili sul file stesso. 2.4 Pubblica Amministrazione All interno della Pubblica Amministrazione la sovrapproduzione di file e documenti e la loro gestione è diventata sempre più difficile richiedendo repository con i più alti standard per la sicurezza relativa all archiviazione digitale. LiveBox risponde alle esigenze di sicurezza delle PA, fornendo il controllo completo sull accesso alle cartelle e la visibilità in tempo reale su tutte le attività degli utenti. Gli amministratori possono disattivare gli account degli utenti a seconda della necessità (ad esempio quando un dipendente cambia ruolo pur rimanendo nell organizzazione), così come possono disabilitare l accesso al sistema da uno specifico device (in caso di smarrimento o furto). L utilizzo di dati, la cronologia dei file e le attività degli utenti possono essere monitorati con relazioni di audit completi. LiveBox fornisce inoltre agli amministratori un ricco set di controlli quali la gestione delle notifiche, dello spazio di archiviazione, la creazione di gruppi di utenti per facilitare la condivisione di file, la gestione di utenti esterni all organizzazione che possono così partecipare con efficacia a specifiche attività amministrative. 5

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