Modulistica on-line. Comunicare al pubblico tramite l uso di standard aperti e firma digitale a norma. Maurizio Pirazzini Vice segretario generale

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1 Comunicare al pubblico tramite l uso di standard aperti e firma digitale a norma Maurizio Pirazzini Vice segretario generale Ferrara,

2 Lo scenario attuale Sito Tradizionale Modulistica in 3 formati Grosso sforzo dei redattori per la creazione dei 3 formati Statistiche 2008 PDF: DOC: ODT:

3 Il percorso in Camera di Commercio Anni 90 Sito Informativo: on-line sono disponibili solo le informazioni necessarie per avviare un procedimento o richiedere un servizio (ad esempio contatti, descrizione del servizio, ecc.) Interazione a una via: è possibile scaricare i moduli necessari per avviare la procedura che porta all erogazione di un servizio Interazione a due vie: è possibile avviare on-line la procedura che porta all erogazione di un servizio, attraverso l inoltro di una richiesta (ad esempio la prenotazione di un appuntamento in un ufficio o l iscrizione ai seminari) 2009 Esecuzione on-line dell intera procedura : possibilità di effettuare l intera procedura on-line, compresi eventuali pagamenti, consegne e notifiche Creare applicazioni on-line che permettono uno spiccato livello di interazione sito-utente (blog, forum, chat, sistemi quali Wikipedia, Youtube, Facebook, Myspace, Gmail, ecc.). 3

4 Le esigenze Per il pubblico: compilazione della modulistica in ambiente web visualizzazione delle pratiche inviate precompilazione della modulistica con i dati già inseriti nel Registro Imprese utilizzo della CNS per autenticarsi al servizio e della Firma digitale per sottoscrivere il documento definitivo Per la Camera: sistema facile di redazione dei form con utilizzo di software non tecnico conservazione dei dati inviati in un DB consultabile da backoffice identificazione certa del mittente (autenticazione con CNS e sottoscrizione con Firma digitale) protocollazione automatica dei modelli spediti rispetto delle normative vigenti in termini di accessibilità 4

5 Accesso al sistema Dal sito web, gli utenti accedono alla consueta pagina della modulistica E si trovano davanti ad un solo simbolo (in questa schermata vedete a confronto le 2 modalità disposte su 2 righe differenti: quella per accedere al nuovo sistema unico simbolino del mondo e quella con i 3 formati compilabili) 5

6 Autenticazione forte Cliccando sul modulo d interesse si viene portati in una finestra di smistamento. A questo punto l utente sceglie se: continuare in maniera tradizionale compilando e stampando il modulo (simbolo PDF) oppure accedere al sistema tramite autenticazione forte (smart card o business key) e portare a termine la pratica interamente on-line 6

7 Accesso alla propria scrivania di lavoro Il sistema crea una scrivania di lavoro in base alle credenziali con cui si presenta l utente in modo da creare un unico contenitore delle modulistiche già compilate e spedite o ancora in bozza. Il sistema si predispone sempre inizialmente per l inserimento di una nuova modulistica. 7

8 Area Scrivania Cliccando sul tab Scrivania in alto, si possono impostare alcuni parametri di ricerca per individuare le pratiche in lavorazione. La scelta può essere effettuata per modello, per data oppure cliccando su uno dei Filtri per stato. Nell esempio si è scelto di visualizzare tutte le pratiche in stato chiuso. Le pratiche in bozza possono essere riprese con un semplice doppioclick. N.B.: con questa schermata l utente vede sempre a che punto è la sua pratica. 8

9 Le funzioni della scrivania di lavoro Bozza: consente salvataggi intermedi (concetto di pratica parcheggiata) durante la fase di compilazione completata in momenti successivi. Non più necessario per il fruitore del servizio compilare e spedire all interno della stessa sessione di lavoro. Cancella: pulisce i campi del modulo e si predispone per un nuovo inserimento Concludi: termina la fase di input dei dati congelando la situazione corrente. Ovviamente le pratiche concluse andranno in seguito firmate e spedite Precompila: consente di accedere ai dati del Registro Imprese tramite un meccanismo di campi taggati PDF: esporta l attuale documento in un file PDF Guida: riporta l elenco dei comandi rapidi attivabili da tastiera 9

10 La precompilazione Presupposto fondamentale: i modelli devono essere redatti predisponendo i campi affinchè possano recepire i dati estratti dal Registro Imprese (utilizzo di TAG appositi per identificare questi campi). Durante la compilazione attivando il tasto precompilazione si accede ad una schermata di ricerca in cui impostare la denominazione o il codice fiscale dell impresa, eventualmente la provincia (se omessa si ricerca a livello nazionale) e si preme il tasto Cerca. Compariranno le righe corrispondenti ai criteri impostati, scegliendo una riga e cliccando su OK vengono riportati i rispettivi dati nei campi del modello. 10

11 La precompilazione - 2 Ecco un esempio di modello con alcuni campi pre-compilati 11

12 Chiusura del documento pronto per l invio Premendo il tasto concludi, vengono richiesti alcuni dati identificativi della pratica e di un eventuale delegante in caso di intermediario, dopodichè la pratica passa in stato chiuso ma finchè non sarà firmata, è ancora possibile modificarla. A questo punto è anche possibile aggiungere degli Allegati richiesti dal procedimento (attestazione di pagamento o pagamento on-line, fotocopia di documenti, ecc.) tramite il tasto Allegati. 12

13 Funzioni di Firma e Invio N.B.: i pulsanti di azione sono cambiati!!! Modifica: nel caso si debbano apportare altre modifiche ai campi del modello (poi andrà di nuovo premuto concludi) PDF: per esportare il modello corrente in un file PDF Firma: consente di attivare la firma digitale sul modello corrente Invia: qualora la firma digitale non fosse richiesta, è possibile spedire immediatamente il modello, altrimenti va fatto in seguito alla firma Elimina: consente di cancellare definitivamente il modello corrente Guida: elenca i tasti di scelta rapida 13

14 Firma - 1 Cliccando sul bottone Firma apparirà un messaggio che avverte l utente del fatto che una volta firmata, la pratica non sarà più modificabile. Rispondendo si, viene visualizzato il modello compilato all interno di una finestra di Acrobat Reader e vengono presentati in basso 2 bottoni: Firma e Annulla. 14

15 Firma - 2 Cliccando su Firma, viene dapprima richiesto il PIN della smart card e poi viene richiesto di scegliere il certificato digitale con cui firmare. Al termine la pratica è firmata e pronta per l invio 15

16 Invio Premendo invia, verrà richiesto di specificare l indirizzo PEC del mittente (per le notifiche) e di scrivere eventuali note per il funzionario che riceverà la pratica. Dopo aver fornito il consenso per l utilizzo della mail nelle comunicazioni si attiva il tasto Conferma. 16

17 Invio - 2 Il sistema spedisce la pratica e genera in automatico 2 una indirizzata al mittente dandogli conferma dell avvenuto recapito e l altra all ufficio preposto alla ricezione del modello. Ora la pratica può essere visualizzata dall utente nella lista della pratiche Inviate PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA Il sistema inoltre genera alcuni file specifici in formato XML per la protocollazione automatica e i file PDF e P7M che saranno inoltrati all ufficio di competenza del modello e a disposizione nel sistema di protocollo. 17

18 Produzione della modulistica Esigenza Realizzare la modulistica compilabile basandosi sugli standard tecnici dei formati PDF. Oltre alla suite di Adobe, esistono numerosi tool e librerie open source per permettono di realizzare soluzioni non soggette a licenze restrittive. Obiettivo consentire ad un collega non esperto di produrre autonomamente una modulistica compilabile Approccio: WYSIWYG (What you see is what you get) chi realizza il modulo deve poter sapere esattamente che aspetto avrà per l utente finale Strumento utilizzato OpenOffice 3.1 opzioni standard presenti nel gruppo controlli per formulario prodotto diffuso, completo e maturo non comporta oneri o licenze supporta l import di tutti i principali sistemi di videoscrittura: es. un modulo realizzato in Word può essere facilmente importato, reso compilabile e dunque disponibile per la compilazione on-line già utilizzato da diversi colleghi che si occupavano della redazione della modulistica nei 3 formati 18

19 Creare un Pdf compilabile con precompilazione Per creare un PDF compilabile è sufficiente aprire OpenOffice Writer, ed aprire la Barra dei controlli per formulario. Inserire i vari campi (testo, checkbox, select, ecc.) nel proprio documento. Alcuni moduli possono essere integrati dinamicamente con dati esterni prelevati ad esempio dal Registro Imprese. A tal fine, i campi di destinazione di tali dati andranno taggati specificando nel Nome del campo una particolare etichetta che riconduce alla precompilazione. Ad esempio: impresa_denominazione impresa_indirizzo Al termine si esporta il modello nel formato PDF utilizzando l icona posta nella barra degli strumenti 19

20 Garantire l accessibilità di un PDF compilabile ODF è un formato XML standard ISO, ed in quanto tale dispone di strumenti di validazione sia del codice (ODF Validator - sia dell accessibilità (Open Document Format (ODF) Accessibility Evaluator - Né doc né rtf dispongono di questi strumenti di verifica. Naturalmente occorre attivare la casella di controllo Crea PDF con tag, durante la trasformazione da ODT a PDF. Premesso che Acrobat Pro resta l applicazione principe per l accessibilità dei PDF, e l unica che consente di verificarla veramente, molto probabilmente il file PDF generato a partire da un file nativo ODF puntualmente verificato risulterà accessibile anche quando sottoposto ai test del validatore di Acrobat Pro. 20

21 Backoffice la scrivania di lavoro dell ente A seguito di una notifica di ricevimento di una pratica, l ufficio accede alla propria scrivania e può: visualizzare subito tutte le pratiche Inviate o in lavorazione estrarre liste di lavoro sulla base di certi parametri (es. data o tipo pratica) gestire le pratiche (evaderle, sospenderle con richiesta di documenti da integrare, rifiutarle) 21

22 Esportazione dei dati in csv Selezionando un solo tipo di modello il sistema permette di scaricare i dati in formato csv (compatibile con Excel o OpenOffice Calc) 22

23 Come si lavora una pratica Cliccando sull icona gestione sulla riga della pratica, si visualizzano le informazioni di dettaglio e i tasti per prendere in carico, evadere o rifiutare la pratica Da questa schermata è inoltre possibile scaricare il PDF della pratica, il documento firmato, gli eventuali allegati ed i dati in formato XML 23

24 Comunicazioni con il cliente Con i pulsanti delle azioni si può prendere in carico, evadere o rifiutare una pratica. Il funzionario può di volta in volta decidere se inviare una notifica via mail al cliente Il sistema conserva la storia di tutte le comunicazioni e delle note inserite 24

25 Tecnologie utilizzate Frontoffice il sistema utilizza l architettura SOA (Service-Oriented Architecture) per fornire una serie di funzioni già presenti nel mondo camerale (come ad es. i servizi di accesso al Registro Imprese, di firma digitale e di autenticazione forte) ed è integrato con alcune applet Java che consentono di sfruttare al meglio le potenzialità lato client di trattamento dei PDF. Backoffice realizzato in Plone, installato su ambiente Zope e scritto in linguaggio Python la base dati è realizzata con PostgreSQL 25

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