gestisci client/fornitori, progetti e documenti aziendali con un unica applicazione web Introduzione... 2 Accesso... 2 Gestione anagrafica...

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1 DocCloud gestisci client/fornitori, progetti e documenti aziendali con un unica applicazione web Introduzione... 2 Accesso... 2 Gestione anagrafica... 3 Gestione documenti... 4 Ricerca documenti... 8 Persone...11 Aziende...12 Gestione progetti...13 Gestione configurazione...15 FTI - Full text index...15 Apache Lucene motore di ricerca...15 Note tecniche...17 DocCloud v 1.1 1

2 Introduzione DocCloud consente la gestione documentale, di progetto e anagrafica (clienti/fornitori e dipendenti) di un azienda, consentendone l utilizzo via web attraverso un qualsiasi pc/tablet/cellulare. Consente di catalogare i documenti dell azienda assegnandoli a specifici progetti o entità anagrafiche, seguendone quindi lo sviluppo temporale e consentendo di ricercare il testo all interno dei documenti stessi (ricerca full-text). DocCloud è installabile in CASA (su server interno all azienda) oppure in CLOUD (nella nuvola) liberandosi dai costi di gestione e manutenzione IT, pagando solo l effettivo consumo (vedi in fondo note tecniche). DocCloud è estremamente flessibile e personalizzabile (anche nella grafica) in base alle diverse realtà. Accesso L accesso può avvenire in 2 modalità: - tramite FORM di inserimento user/password - tramite Autenticazione Windows (in caso di installazione Intranet): l utente viene automaticamente riconosciuto in base all utente di dominio e non deve fornire credenziali di accesso DocCloud v 1.1 2

3 La pagina iniziale mostra il numero di documenti caricati e lo spazio occupato, consentendo di valutare se è necessario riservare ulteriore spazio (acquisto di nuovi hard-disk o acquisto di nuovo spazio in caso di installazione Cloud). Gestione anagrafica E possibile gestire 2 tipi di anagrafiche: - Persone: dipendenti, collaboratori, etc. - Aziende: clienti, fornitori, etc. e ad ogni anagrafica è possibile assegnare diversi progetti e documenti. DocCloud v 1.1 3

4 Gestione documenti In DocCloud è possibile gestire documenti, associarli a progetti o ad entità anagrafiche, catalogarli e gestirne lo storico (versioning). I documenti possono provenire da qualsiasi fonte: PC, tablet, cellullare, etc. Ogni documento può essere relazionato con le diverse entità: - persone - aziende - progetti E altresì possibile assegnare al documento diverse classificazioni in base ad una lista definita dall amministratore del sistema, questo consente poi di ricercare tutti i documenti appartenenti ad una data classificazione. DocCloud v 1.1 4

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6 Le modifiche ad un documento possono essere gestite in 2 modi a seconda del tipo di installazione (in CASA o in CLOUD): 1. in entrambe le configurazioni DocCloud può essere integrato con il servizio SkyDrive (di Microsoft) che consente di modificare il documento online sfruttando le API messe a disposizione da Microsoft. L utente può quindi modificare il documento on-the-fly e viene mantenuto lo storico delle modifiche (versioning) 2. In CASA: l utente può aprire il file direttamente con i software installati sul suo PC: Word, Excel, etc. ma non viene mantenuto lo storico (versioning) Nel primo caso, l utente può modificare il documento direttamente online con il suo browser (vedi fig.1). Sono accettati su SkyDrive i seguenti tipi di file:.3g2,.3gp,.ai,.bmp,.chm,.doc,.docm,.docx,.dot,.dotx,.epub,.gif,.jpeg,.jpg,.mp4,.one,.pdf,.png,.pot,.potm,.potx,.pps,.ppsm,.ppsx,.ppt,.pptm,.pptx,.psd,.tif,.tiff,.txt,.xls,.xlsb,.xlsm,.xlsx,.wav,.webp,.wmv Fig. 1 l utente utilizza SkyDrive per il solo tempo di modifica del documento, dopdichè il documento viene automaticamente salvato su DocCloud e rimosso da SkyDrive Nel secondo caso, cliccando sull icona di modifica del documento, viene aperto il documento in Excel, Word, etc. Qualsiasi modifica al file non viene però tracciata. DocCloud v 1.1 6

7 NOTA DI SICUREZZA: in caso di installazione in CASA i dati vengono salvati in una cartella protetta del proprio server, in caso di configurazione in CLOUD i dati vengono salvati in una cartella protetta nella nuvola (presso i datacenter del proprio provider) ed eventualmente su servizi esterni (come Skydrive di Microsoft). I Cloud-provider rilasciano delle certificazioni per garantire che nessuno avrà accesso a quei dati. DocCloud v 1.1 7

8 Ricerca documenti Ogni documento inserito in DocCloud viene indicizzato in modalità full-text, cioè ne viene estratto il contenuto testuale per consentire la ricerca interna al documento. Sono indicizzabili tutti i documenti che hanno al loro interno del testo scansionabile: - file Word (DOC) - file Excel (XLS) - file testuali (TXT, CVS, etc.) - etc. E possibile verificare l indicizzazione di ogni singolo documento attraverso: - FTI: indica lo stato di indicizzazione in base alla legenda presente in fondo alla pagina - Data FTI: indica la data di indicizzazione DocCloud v 1.1 8

9 E quindi possibile eseguire 2 tipi di ricerche: 1. Ricerca nel database: cliccando sul simbolo presente su ogni intestazione di colonna è possibile filtrare specificando l operatore (uguale, contiene, diverso da) e il testo da cercare (fig.1) Fig.1 ricerca database 2. Ricerca full-text: è possibile eseguire la ricerca all interno dei files. Cliccando su Cerca verranno mostrati tutti i documenti in base al punteggio di somiglianza più alto (FTI Score). In fondo alla pagina è visibile la stringa di ricerca che è stata costruita per il motore di ricerca (Lucene) e il tempo di ricerca. Deselezionando il flag su contenuto è possibile costruire stringhe complesse di ricerca in base alla sintassi utilizzata da Apache-Lucene (vedi capitolo successivo) DocCloud v 1.1 9

10 Fig.2 ricerca full-text Cliccando sull icona con la lente di ingrandimento è possibile vedere il contenuto testuale del file con l highlight del testo cercato. DocCloud v

11 Anagrafica Persone Per ogni persona è possibile inserire informazioni su dati anagrafici, carriera, fotografia, etc. E possibile associare una persona ad un progetto o ad un documento cliccando sul relativo pulsante Oltre a scegliere il progetto è possibile indicare ulteriori informazioni come lo stato o la situazione interna al progetto (le informazioni da inserire sono configurabili dall amministratore del sistema). DocCloud v

12 Anagrafica Aziende E possibile associare un azienda ad un progetto e assegnargli diversi documenti attraverso il pulsante azioni. DocCloud v

13 Gestione progetti E possibile creare un progetto assegnandolo ad un cliente ed indicando lo stato (Aperto, Chiuso, etc.). E quindi possibile ricercare i progetti in base a diversi parametri. Cliccando sullo stato del Progetto è possibile modificarlo on-the-fly (al volo) senza dover entrare nei dettagli del progetto (utile quando i progetti sono molti ed è necessario modificare lo stato agevolmente). Cliccando sul pulsante azioni è possibile visualizzare la lista di persone ed aziende associate al progetto. DocCloud v

14 Selezionando una persona/azienda e cliccando su Allega documento è invece possibile assegnargli un nuovo documento: il campo Relazioni viene pre-compilato con la persona e il progetto selezionati (vedi capitolo successivo). DocCloud v

15 Gestione configurazione In DocCloud l amministratore può configurare: - la lista utenti (con relativi privilegi) - la lista delle classificazioni dei documenti - lo stato delle persone/progetti/aziende - ricreare il full text index (vedi capitolo successivo) FTI - Full text index Il Full Text Index è un indice che viene creato dal motore di ricerca (Lucene) e che consente di indicizzare il contenuto dei documenti per poi effettuare ricerche all interno dei documenti stessi. Ogni documento inserito o aggiornato viene automaticamente indicizzato, questa operazione richiede solitamente qualche secondo (a seconda della dimensione del file). E possibile ricreare interamente l indice andando in Configurazione -> Ricrea Search Index. Questa operazione re-indicizza tutti i documenti presenti in DocCloud ed è un operazione che andrebbe fatta solo nel caso in cui l indice è corrotto o si hanno dei dubbi sul corretto funzionamento dello stesso (i tempi di indicizzazione sono di circa GB all ora, a seconda delle prestazioni della macchina). Apache Lucene motore di ricerca Apache Lucene è un motore di ricerca di estrema potenza ( ) realizzato dalla Apache Software Foundation che consente di effettuare: - ranked searching - phrase queries, wildcard queries, proximity queries, range queries - fielded searching (title, author, contents) - date-range searching DocCloud v

16 - multiple-index searching with merged results - simultaneous update and searching e dalle prestazioni ottimali: - over 95GB/hour on modern hardware - small RAM requirements -- only 1MB heap - incremental indexing as fast as batch indexing - index size roughly 20-30% the size of text indexed Per costruire query di ricerca complesse è possibile visitare la pagina: DocCloud v

17 Note tecniche DocCloud è installabile su Windows Server 2008 R2 con IIS 7.5 oppure su macchina virtuale in Cloud. L installazione in Cloud consente di non dover gestire l infrastruttura IT appoggiandosi ad un provider esterno certificato. Alcuni esempi con Aruba Cloud HyperV (fonte Cloud.it): costo mensile costo annuo CPU: 1 RAM: 1 GB HARD DISK: 30 GB CPU: 2 RAM: 2 GB HARD DISK: 100 GB CPU: 2 RAM: 4 GB HARD DISK: 500 GB CPU: 4 RAM: 8 GB HARD DISK: 1 TB (1000 GB) Il Cloud consente di estendere la potenza computazionale (CPU, RAM) e la dimensione dei dati archiviati (HARD DISK) al crescere dell azienda, aumentando le risorse solo quando ce n è l esigenza (per maggiori info in CASA in CLOUD Installazione server interni all azienda server certificati (Aruba, Azure, etc.) Raggiungibilità Intranet oppure Internet Internet Autenticazione Utenti Windows oppure User/Pwd User/Pwd Accesso ai file apertura/modifica diretta apertura/modifica da servizi esterni (come SkyDrive) Harware/Manutenzione costi fissi paghi solo quello che consumi Vantaggi maggiore personalizzazione minori costi, più flessibilità DocCloud è realizzato con tecnologie di ultima generazione: - IIS 7.5 su Win2008 R2 - C# MVC3 su framework.net 4.0 (VS 2010) - Database: Firebird (non richiede licenza) oppure SQL SERVER - Librerie grafiche Telerik che consentono di avere migliori prestazioni, affidabilità e la possibilità di personalizzazione. DocCloud v