Microsoft Office Web Apps Guida al prodotto

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1 Microsoft Office Web Apps Guida al prodotto

2 Introduzione... 1 Office Web Apps: in breve... 2 Office Web Apps: in dettaglio... 4 Mai più senza gli strumenti necessari... 4 Visualizzare nel browser... 5 Modificare nel browser... 6 Modificare nelle applicazioni desktop... 7 Ottenere documenti dall aspetto desiderato... 7 Visualizzazione in Word Web App... 8 Visualizzazione in PowerPoint Web App... 9 Visualizzazione in Excel Web App Visualizzazione in OneNote Web App Modificare il contenuto in tutta sicurezza Preservare il contenuto nel passaggio dal desktop al Web e viceversa Affidabilità su cui contare Semplificare la collaborazione con altri utenti Collaborare con altri utenti senza tempi di attesa Aggiornare il contenuto nel momento in cui cambia Soluzione pronta per l uso Ottimizzare e formattare il contenuto con strumenti già noti Office Web Apps: caratteristiche per applicazione...20 Word Web App Excel Web App PowerPoint Web App OneNote Web App Domande frequenti...45 Informazioni su Office Web Apps Accesso a Office Web Apps Utilizzo di Office Web Apps Requisiti e divulgazione...49

3 Microsoft Office Web Apps offre gli strumenti per utilizzare Microsoft Office sul Web da qualsiasi posizione, in ufficio, a casa o in viaggio, e per svolgere le proprie attività a seconda delle esigenze. Grazie ai pratici complementi online di Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote è possibile visualizzare, modificare e condividere i file direttamente da un Web browser senza alcuna difficoltà. 1 È possibile lavorare in un ambiente di modifica familiare utilizzando le caratteristiche già note. È possibile collaborare facilmente con altri utenti da più posizioni, indipendentemente dalla versione di Microsoft Office installata nei propri computer o anche se Microsoft Office non è installato. È possibile visualizzare i file in alta fedeltà e modificarli in tutta sicurezza. Office Web Apps è il complemento ideale di Microsoft Office 2010 per il Web. 1 Office Web Apps richiede un dispositivo appropriato, una connessione Internet, un Web browser supportato e SharePoint Foundation 2010 per uso aziendale o un account Windows Live ID gratuito per uso personale per accedere a Technical Preview per Office Web Apps in Windows Live. I browser supportati includono Windows Internet Explorer 7 o versioni successive per Windows, Safari 4 o versioni successive per Mac e Firefox 3.5 o versioni successive per Windows, Mac o Linux. Esistono alcune differenze tra le caratteristiche di Office Web Apps e quelle delle applicazioni di Office

4 Si è fuori casa o lontani dall ufficio e non si dispone del proprio computer. Si sta per tenere una presentazione quando arrivano nuovi dati importanti di un cliente oppure si sta consegnando un importante articolo quando si è colti dall ispirazione. Cosa fare se si scopre che nell unico computer disponibile non è installato Microsoft Office? Aprire il file nel Web browser. Con Office Web Apps è possibile svolgere le proprie attività quasi ovunque e in qualsiasi momento. È possibile inviare il contenuto creato nelle versioni desktop di PowerPoint, Word, Excel e OneNote a un sito Microsoft SharePoint 2010 o a una cartella Windows Live SkyDrive, in modo da poter accedere, visualizzare, modificare e condividere questi file da qualsiasi computer dotato di una connessione Internet. È inoltre possibile accedere e visualizzare il contenuto di Word, Excel e PowerPoint in un browser del dispositivo mobile. 2,3 Si impiega molto tempo per conferire al contenuto creato l aspetto migliore. Non si vorrebbe ottenere sempre documenti, presentazioni, cartelle di lavoro e blocchi appunti che abbiano esattamente l aspetto desiderato? Office Web Apps offre una visualizzazione dei file di Word, Excel, PowerPoint e OneNote ad alta fedeltà e di qualità professionale. È possibile sfruttare le caratteristiche più avanzate della versione desktop di Microsoft Office per creare contenuti di straordinaria qualità e condividere questi file online con la massima fedeltà e una formattazione coerente. 4 2 OneNote Web App e le funzionalità di modifica tramite Word Web App saranno disponibili in Windows Live nella seconda metà del I visualizzatori mobili supportati per Microsoft Word Web App, Excel Web App e PowerPoint Web App in SharePoint 2010 includono Internet Explorer in Windows Mobile 5 o versioni successive, Safari 4 in iphone 3G o 3GS, BlackBerry 4.x e versioni successive, Nokia S60, NetFront 3.4, 3.5 e versioni successive, Opera Mobile 8.65 e versioni successive, Openwave 6.2, 7.0 e versioni successive. 4 Per sfruttare tutte le funzionalità è consigliabile utilizzare Microsoft Silverlight, anche se non è indispensabile, per ottenere i risultati migliori nella visualizzazione dei documenti di PowerPoint e Word in Office Web Apps. 2

5 Quando si creano documenti con la versione desktop di Microsoft Office, è possibile che i file includano diversi tipi di caratteristiche e contenuti di livello avanzato per aggiungere impatto alle informazioni importanti, ad esempio grafici, immagini ed elementi dinamici come sommari o riferimenti incrociati. Con Office Web Apps è possibile visualizzare i documenti creati in Microsoft Office nel proprio computer, apportarvi modifiche di lieve entità sul Web e aprirli nuovamente nelle applicazioni desktop per continuare ad apportarvi modifiche con tutte le funzionalità avanzate necessarie. I membri del proprio team utilizzano diverse versioni di Microsoft Office, alcune per Microsoft Windows e altre per Mac. Non sarebbe vantaggioso utilizzare un set di strumenti comune per condividere e modificare facilmente i dati? Ora è possibile: Office Web Apps semplifica la collaborazione con gli utenti che adoperano piattaforme e versioni di Microsoft Office differenti, perfino con utenti che non dispongono di Microsoft Office nei propri computer. Gli utenti con cui si condivide l accesso ai file possono subito apportarvi modifiche con estrema facilità dai Web browser supportati, sia su PC che su Mac. 5 La vita è già abbastanza piena di impegni. Come si può risparmiare tempo con una soluzione basata sul Web se prima si deve perdere tempo per imparare a utilizzarla? Per fortuna non serve. Con Office Web Apps è possibile lavorare in un ambiente familiare, adoperando alcune delle stesse caratteristiche di modifica e formattazione note che si utilizzano tutti i giorni in Microsoft Office. 5 I browser supportati includono Internet Explorer 7 o versioni successive per Windows, Safari 4 o versioni successive per Mac e Firefox 3.5 o versioni successive per Windows, Mac o Linux. 3

6 La prossima volta che si ha una buona idea da sviluppare o che occorre apportare una modifica all ultimo minuto mentre si è in viaggio, sarà possibile farlo immediatamente. Con Office Web Apps è possibile lavorare in qualsiasi momento e da qualunque posizione, praticamente da qualsiasi computer dotato di una connessione Internet. Un solo clic per aprire nel Web browser il documento, la cartella di lavoro, la presentazione o il blocco appunti salvato in un sito di SharePoint 2010 o in una cartella Windows Live SkyDrive. È possibile visualizzare i file di Word, Excel e PowerPoint in alta fedeltà o cominciare subito a modificare le note di OneNote. Un altro clic per aprire il file di Word, Excel o PowerPoint in un editor online in cui è possibile apportare rapidamente modifiche ai contenuti. Se serve qualcosa di più, con Office Web Apps si hanno facilmente a portata di mano i classici strumenti di modifica e formattazione mediante le barre multifunzione illustrate nella Figura 3. Se è necessario accedere a ulteriori caratteristiche, con un solo clic da qualsiasi applicazione di Office Web Apps è possibile aprire il file nella versione desktop dell applicazione di Microsoft Office corrispondente. 6 6 La possibilità di aprire il file nell applicazione desktop direttamente da Office Web Apps è disponibile nei computer dotati di un browser supportato e di Office 2003 o di una versione successiva di Microsoft Office per Windows. Questa funzionalità sarà disponibile anche nei computer dotati di un browser supportato con il nuovo Office per Mac

7 Figura 1: documento creato con Word 2010 durante la visualizzazione (a sinistra) e la modifica (a destra) in Word Web App. Visualizzare nel browser Salvare i file di Word, Excel, PowerPoint e OneNote direttamente dalle applicazioni di Office 2010 utilizzate in un sito di SharePoint 2010 o in Windows Live SkyDrive. In alternativa, caricare i file dal proprio computer mediante gli strumenti inclusi nella raccolta documenti di SharePoint 2010 o nella cartella Windows Live SkyDrive. Fare quindi clic sul file per aprirlo dalla posizione online. I file di Word, Excel e PowerPoint vengono aperti immediatamente nella modalità di visualizzazione della Web App appropriata mentre i blocchi appunti di OneNote vengono aperti in modalità di modifica. Per modificare un file aperto in un applicazione di Office Web Apps in modalità di visualizzazione, fare clic sul pulsante Modifica nel browser nella barra dei comandi appropriata illustrata nella Figura 2. 5

8 Figura 2: accedere facilmente ai comandi in tutte le applicazioni di Office Web Apps. La barra dei comandi viene visualizzata quando si apre un file in modalità di visualizzazione in Office Web Apps. Modificare nel browser Dalla barra multifunzione di Office Web Apps è possibile accedere facilmente alle numerose caratteristiche di formattazione e modifica già note. Figura 3: la barra multifunzione in Office Web Apps contiene molte caratteristiche familiari, tra cui gli strumenti di modifica base, i comandi per la formattazione dei caratteri, i comandi di annullamento e ripristino e molto altro. 6

9 Analogamente alla barra multifunzione delle versioni desktop delle applicazioni di Microsoft Office, quando si selezionano determinati tipi di contenuto, ad esempio tabelle o immagini, vengono visualizzate altre schede contestuali in base alle esigenze, in modo da disporre degli strumenti giusti al momento giusto. Suggerimento rapido: è possibile aprire lo stesso file sia in modalità di visualizzazione che in modalità di modifica, utilizzando finestre separate del browser. Se un altro utente sta modificando un file in un applicazione di Office Web Apps, è comunque possibile visualizzare il file ogni volta che è necessario. Modificare nelle applicazioni desktop Office Web Apps consente di accedere facilmente al contenuto, di visualizzare i file in alta fedeltà e di apportare rapidamente le modifiche ovunque ci si trovi. Quando è necessario utilizzare le caratteristiche avanzate delle applicazioni di Microsoft Office installate nel computer, è possibile farlo subito dalla modalità di visualizzazione o di modifica in qualsiasi applicazione di Office Web Apps. Fare clic sul pulsante Apri in <applicazione> sulla barra dei comandi in modalità di visualizzazione (Figura 2) o nella scheda Home in modalità di modifica (Figura 3). È possibile archiviare i file online per facilitarne l accesso e la condivisione. La creazione del contenuto richiede molto impegno. Pertanto, quando si utilizzano le funzionalità avanzate delle applicazioni di Microsoft Office del proprio computer per presentare le informazioni importanti con un aspetto di grande impatto, si desidera ottenere documenti che abbiano esattamente l aspetto desiderato. L aspetto del contenuto dei file visualizzati con Office Web Apps è sempre ottimo. I file vengono visualizzati in alta fedeltà, sia che contengono oggetti come grafici e immagini che elementi di formattazione come bordi tabella, intestazioni pagine pari/dispari ed effetti testo. Con Office Web Apps, inoltre, l esperienza di visualizzazione particolarmente efficace consente di accedere e rivedere con facilità i propri contenuti. Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche utilizzate più di frequente quando si visualizzano i file in Office Web Apps: 7

10 Visualizzazione in Word Web App Fare clic su Trova nella modalità di visualizzazione di Word Web App per aprire il riquadro Trova nel documento. Cercare un testo nel documento per visualizzare un estratto di ogni risultato della ricerca nel riquadro con l evidenziazione automatica degli elementi trovati in tutto il documento. Fare clic su un risultato nel riquadro per passare direttamente alla relativa posizione nel documento. Selezionare e copiare il testo di un documento direttamente dalla modalità di visualizzazione di Word Web App. Selezionare il testo, quindi utilizzare la combinazione di tasti di scelta rapida CTRL+C (o i comandi del menu del Web browser) per copiarlo. Esplorare le pagine o passare rapidamente alla pagina desiderata durante la visualizzazione del documento. Digitare il numero di pagina nella casella Pagina nella barra dei comandi, quindi premere Invio. Fare clic sulla scheda File nella barra dei comandi per selezionare l opzione per stampare il documento. Figura 4: trovare rapidamente un testo nel documento con l evidenziazion e automatica dei risultati e riepilogo dei risultati nel riquadro di ricerca. Suggerimento rapido: è possibile eseguire facilmente lo zoom avanti o indietro per visualizzare un documento Word nella maniera desiderata. Fare clic sull elenco a discesa Livello di zoom nella barra dei comandi e scegliere tra una gamma di zoom preimpostati compresi tra 50% e 200%. In alternativa, digitare un valore specifico, quindi premere INVIO per ottenere un livello di zoom personalizzato compreso tra 33% e 400%. 8

11 Visualizzazione in PowerPoint Web App Visualizzare le diapositive o eseguire una presentazione dalla modalità di visualizzazione di PowerPoint Web App. Fare clic su Avvia presentazione per eseguire la presentazione in alta fedeltà. PowerPoint Web App supporta anche molte delle animazioni che è possibile applicare in PowerPoint Fare clic sul pulsante Note nella parte inferiore della modalità di visualizzazione di PowerPoint Web App per visualizzare le note delle diapositive. Per copiare le note, selezionare il testo delle note, quindi utilizzare la combinazione di tasti di scelta rapida CTRL+C o il comando Copia nel menu del Web browser. Fare clic sulla scheda File nella barra dei comandi per selezionare l opzione per visualizzare la presentazione come contorno testo. Figura 5: esplorare diapositive, accedere alle note delle diapositive o eseguire la presentazione in alta fedeltà. Suggerimento rapido: quando si utilizza la caratteristica Trasmetti presentazione in PowerPoint 2010 per trasmettere la presentazione in diretta a un pubblico remoto, viene creato un collegamento da inviare agli utenti tramite il quale è possibile guardare la presentazione. 7 La presentazione viene avviata nella versione desktop di PowerPoint, mentre gli altri utenti la visualizzano nel proprio browser tramite PowerPoint Web App, in modo da assistere alla presentazione in tempo reale e in alta fedeltà anche se non dispongono di una copia di PowerPoint installata nel computer. In PowerPoint 2010 Trasmetti presentazione si trova nella scheda Presentazione del gruppo Avvia presentazione. 7 Richiede SharePoint Foundation 2010 per uso aziendale o un Windows Live ID per uso personale. Per trasmettere la presentazione tramite SharePoint 2010, è necessario che sia installato Office Web Apps. La trasmissione tramite Windows Live è un servizio gratuito che supporta fino a 50 partecipanti. 9

12 Visualizzazione in Excel Web App Esplorare facilmente la cartella di lavoro utilizzando gli stessi strumenti presenti nella versione desktop di Excel. Fare clic sulla scheda di un foglio di lavoro per visualizzarlo o su un intestazione di riga o di colonna per selezionarne il contenuto. Ordinare e filtrare il contenuto nelle tabelle di Excel e nelle visualizzazioni Tabella pivot mediante i menu di scelta rapida dei filtri nelle intestazioni delle tabelle. Se il foglio di lavoro contiene un filtro dati per la tabella pivot di Excel 2010, è inoltre possibile selezionare le categorie nel filtro dati per filtrare il contenuto della tabella, come illustrato nella Figura 6. Aggiornare rapidamente i dati di tutta la cartella di lavoro o solo del contenuto selezionato. Fare clic sul pulsante Dati nella barra dei comandi per selezionare le opzioni per aggiornare le connessioni dati per la cartella di lavoro o solo per una tabella pivot selezionata oppure per ricalcolare la cartella di lavoro. Fare clic sul pulsante Trova nella barra dei comandi per eseguire una ricerca rapida nel contenuto delle celle del foglio di lavoro attivo. Fare clic sulla scheda File nella barra dei comandi per selezionare l opzione per scaricare una copia completa della cartella di lavoro o di uno snapshot contenente solo i dati e la formattazione oppure per ricaricare la cartella di lavoro dalla posizione online. Figura 6: ordinare e filtrare i dati, ricercare contenuto nel foglio di lavoro e aggiornare le connessioni dati. 10

13 Visualizzazione in OneNote Web App I blocchi appunti di OneNote vengono aperti per impostazione predefinita in modalità di modifica, a meno che non siano di sola lettura. Per aprire un blocco appunti in modalità di visualizzazione, fare clic sulla scheda Visualizza nella barra multifunzione di OneNote Web App, quindi scegliere Visualizzazione lettura. Quando nella modalità di visualizzazione di OneNote Web App si apre un blocco appunti, esso è organizzato in sezioni e pagine all interno di ciascuna sezione, in modo analogo alla versione desktop di OneNote. Le schede delle sezioni e delle pagine, tuttavia, vengono visualizzate insieme in un solo riquadro a sinistra per semplificare la navigazione a seconda del Web browser utilizzato. Fare clic sulla scheda di una sezione per espandere o comprimere le pagine della sezione. Fare clic su Mostra autori nella barra dei comandi per visualizzare gli autori delle specifiche modifiche apportate in un blocco appunti condiviso, come illustrato nella Figura 7. Per visualizzare le versioni precedenti delle pagine incluse nei blocchi appunti condivisi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di una pagina e scegliere il comando Mostra versioni. Figura 7: visualizzare le modifiche per autore direttamente nella pagina e accedere alle versioni precedenti della pagina nel riquadro di spostamento. 11

14 Suggerimento rapido: nella modalità di visualizzazione di ogni applicazione di Office Web Apps fare clic sul pulsante Modifica in browser nella barra dei comandi per aprire il file per la modifica nella Web App. In alternativa, fare clic sul pulsante Apri in <applicazione> per aprire il file per la modifica nelle versioni desktop delle applicazioni di Microsoft Office. È inoltre possibile aprire il file nell applicazione desktop dalla scheda File che si trova sul lato sinistro della barra dei comandi. Quando si utilizzano le versioni desktop di Word, Excel, PowerPoint e OneNote per creare contenuti, i file possono includere elementi grafici SmartArt accattivanti, grafici Excel, equazioni matematiche sofisticate e molti altri tipi di contenuti di grande impatto che consentono di esprimere le proprie idee. È noto che è possibile visualizzare tali contenuti in Office Web Apps. Ma cosa accade a questi contenuti quando vengono modificati online da uno degli utenti che condividono il file? Con Office Web Apps è possibile visualizzare i documenti formattati creati in Microsoft Office nel proprio computer, apportarvi modifiche di lieve entità sul Web e aprirli nuovamente nelle applicazioni desktop per continuare ad apportarvi modifiche con tutte le funzionalità avanzate necessarie. Preservare il contenuto nel passaggio dal desktop al Web e viceversa Quando si modifica un file in Office Web Apps, gli elementi che non possono essere visualizzati nella modalità di modifica della Web App vengono mostrati come segnaposto, come illustrato nella Figura 8. In questo esempio di Word Web App vengono visualizzati come segnaposto gli elementi grafici SmartArt, i grafici Excel e i controlli contenuto. Il contenuto dei segnaposto rimane intatto e può essere visualizzato nella modalità di visualizzazione della Web App oppure la volta successiva che il file viene aperto nella versione desktop di Microsoft Office. 12

15 Figura 8: i segnaposto visualizzati nella modalità di modifica di Office Web Apps consentono la navigazione nel file mantenendo intatti i contenuti formattati. Suggerimenti rapidi: la formattazione che non può essere visualizzata nella modalità di modifica di una Web App, ad esempio elenchi puntati e numerati personalizzati, può essere mostrata con una formattazione predefinita durante le modifiche. Tuttavia, se si passa alla modalità di modifica della Web App o si apre il file nell applicazione desktop, si noterà che la formattazione personalizzata è rimasta intatta. Le funzionalità incluse nei file modificati in Office Web Apps rimangono intatte, anche se contengono caratteristiche a cui non è possibile accedervi online. Se ad esempio un documento Word contiene un sommario dinamico o controlli contenuto associati a dati esterni, questi dati dinamici vengono mantenuti e le funzionalità correlate tornano a essere disponibili quando il documento viene aperto in Word dopo le modifiche apportate in Word Web App. Affidabilità su cui contare Come fare quando si è lontani dal proprio computer e dalle applicazioni desktop se occorre modificare o formattare contenuti che non si limitano solo al testo? Office Web Apps offre la possibilità di utilizzare diversi tipi di contenuto formattato di uso comune, tra cui tabelle, immagini e molto altro. 13

16 Inserire e modificare tabelle in Word Web App, Excel Web App e OneNote Web App. Utilizzare l opzione per l inserimento di una tabella nella scheda Inserisci della barra multifunzione. Dopo averla selezionata, in Word Web App e OneNote Web App viene visualizzata la scheda contestuale Layout di Strumenti tabella nella barra multifunzione, in cui è possibile modificare facilmente la struttura di base della tabella, ad esempio aggiungendo o eliminando righe e colonne. Quando si inserisce una tabella in Excel Web App, si ottiene automaticamente una tabella Excel con formattazione a righe alternate evidenziate e funzionalità di filtro e ordinamento. Inserire e utilizzare immagini in PowerPoint Web App, Word Web App e OneNote Web App. Utilizzare l opzione per l inserimento di un immagine dai file personali o da ClipArt di Office.com nella scheda Inserisci di Word Web App e OneNote Web App. È inoltre possibile selezionare un immagine nel proprio documento o blocco appunti per accedere alla scheda contestuale Formato di Strumenti immagine, in cui è possibile ridimensionare l immagine o aggiungere testo alternativo. In PowerPoint Web App è possibile inserire o sostituire immagini in qualunque segnaposto immagine o contenuto nelle proprie diapositive. Fare clic sull icona dell immagine nel segnaposto per aggiungere un immagine esattamente come nella versione desktop di PowerPoint. Quando si seleziona un immagine in una diapositiva, utilizzare la scheda Formato di Strumenti immagine per sostituire l immagine o applicare con facilità effetti grafici inclusi in una galleria di stili di immagine. Creare, modificare e formattare elementi grafici SmartArt in PowerPoint Web App. Con PowerPoint Web App è possibile aggiungere e modificare diagrammi SmartArt ovunque ci si trovi. È possibile inserire un elemento grafico SmartArt in qualsiasi segnaposto contenuto di una presentazione. Fare clic in un elemento grafico SmartArt per visualizzare il riquadro di testo in cui modificare il testo del diagramma. In alternativa, è possibile aggiungere o eliminare forme dal diagramma semplicemente aggiungendo o eliminando elenchi puntati nel riquadro di testo. Quando si seleziona un elemento grafico SmartArt, viene visualizzata automaticamente la scheda contestuale Strumenti SmartArt, che consente di applicare colori, formattare stili e perfino modificare il layout del diagramma. Suggerimento rapido: in Office Web Apps sono pochissime le caratteristiche di modifica dei documenti non supportate, ad esempio commenti e forme in Excel e commenti e revisioni in Word. Se un file contiene queste caratteristiche non supportate, all apertura del file viene visualizzato un messaggio in cui viene segnalata la presenza di caratteristiche non supportate e il file non verrà aperto per la modifica nella Web App in modo da proteggerne il contenuto. Per i file Excel è possibile utilizzare il comando Salva una copia, disponibile nella scheda File della modalità di visualizzazione di Excel Web App, per creare una copia del file da poter modificare online. 14

17 Possono verificarsi situazioni in cui sia necessario scambiare le proprie idee con gli altri membri del team mentre si è in viaggio, aggiornare i dati di un progetto con un collega che si trova in un altro continente, aiutare la mamma con l album delle foto di famiglia o trovare un metodo semplice per gestire e condividere il programma della lega giovanile di calcio con gli altri genitori dei ragazzi che fanno parte della squadra. Office Web Apps consente di collaborare con altri utenti che utilizzano sia PC che Mac con browser che includono Windows Internet Explorer, Safari o Firefox, indipendentemente dalla versione di Microsoft Office installata, in modo semplice, efficace e potente ovunque ci si trovi. Collaborare con altri utenti senza tempi di attesa Office Web Apps ridefinisce la collaborazione con funzionalità di creazione condivisa che consentono di modificare la stessa cartella di lavoro di Excel o lo stesso blocco appunti di OneNote in contemporanea con altri utenti in differenti posizioni. La creazione condivisa in Excel Web App soddisfa un esigenza comune di chi utilizza Excel. Pertanto, se è necessario collaborare con altri utenti per aggiornare i dati è possibile farlo in modo ancora più semplice e veloce. È sufficiente aprire una cartella di lavoro dalla posizione di SharePoint 2010 o Windows Live SkyDrive per la modifica in Excel Web App. Quando altri utenti aprono in Excel Web App lo stesso file a cui si sta lavorando, è possibile per tutti continuare a modificare il file senza interruzioni. Le modifiche vengono aggiornate quasi in tempo reale, per cui mentre si lavora si è sempre al corrente delle modifiche apportate dagli altri. È inoltre possibile visualizzare rapidamente gli altri utenti che stanno modificando il file in qualsiasi momento dalla barra di stato illustrata nella Figura 9. 15

18 Figura 9: visualizzare gli altri utenti che stanno modificando la cartella di lavoro in Excel Web App. Con OneNote Web App è possibile modificare lo stesso blocco appunti condiviso contemporaneamente ad altri utenti che utilizzano OneNote Web App oppure OneNote Quando gli altri utenti aprono il blocco appunti a cui si lavora, è possibile per tutti continuare a modificarlo senza interruzioni. Le modifiche vengono sincronizzate quasi in tempo reale, per cui è possibile controllare rapidamente il contenuto aggiunto dagli altri utenti al blocco appunti. Nella scheda Visualizza della barra multifunzione è possibile fare clic su Mostra autori per visualizzare gli utenti che hanno apportato modifiche durante e dopo una sessione di creazione condivisa. Nella scheda Visualizza è inoltre possibile fare clic su Versioni pagina per visualizzare, ripristinare o eliminare versioni precedenti della pagina. In tal modo, se un utente effettua una modifica a un contenuto necessario, è possibile comunque accedervi anche in seguito. 16

19 Suggerimento rapido: la creazione condivisa è disponibile anche nelle applicazioni desktop Word 2010, PowerPoint 2010 e OneNote 2010 (tramite blocchi appunti condivisi) quando si apre un documento, una presentazione o un blocco appunti di Office 2010 da un sito di SharePoint 2010 o Windows Live SkyDrive. 8 Aggiornare il contenuto nel momento in cui cambia Grazie alla possibilità di modificare i propri file online, tutti gli utenti che condividono tali file non dovranno mai attendere per apportare una modifica importante. È possibile visualizzare e stampare l ultima versione di un documento ovunque ci si trovi, inserire all ultimo minuto una foto in una presentazione prima di eseguirla, acquisire i nuovi dati che un collega ha aggiunto alle proprie note oppure aggiornare i dati in una cartella di lavoro nel momento in cui si ricevono. Quando si utilizza Excel Web App per aggiornare i dati nei fogli di lavoro, infatti, tutto il contenuto della cartella di lavoro si aggiorna automaticamente come se si lavorasse nella versione desktop di Excel. I grafici, la formattazione condizionale e le nuove incredibili sparkline aggiunte alle cartelle di lavoro con Excel 2010 vengono aggiornate istantaneamente quando i dati della cartella di lavoro vengono modificati in Excel Web App. È inoltre possibile aggiornare le connessioni dati in qualunque momento con un solo clic mentre si visualizza o si modifica una cartella di lavoro in Excel Web App. Suggerimenti rapidi: i file di Office Web Apps vengono salvati nei formati file di Office Se si modificano online file di versioni di Microsoft Office precedenti alla versione 2007 per Windows o 2008 per Mac, in Office Web Apps viene salvata una copia del file nei formati di Office 2010 e l originale rimane intatto nella propria libreria SharePoint 2010 o cartella Windows Live SkyDrive. Nota: se sul desktop si utilizza Office 2003 o Office XP, è possibile aprire e modificare i documenti di Office 2010 installando un pacchetto di compatibilità gratuito. Le aziende e le istituzioni che passano a Office 2010 possono utilizzare Office Web Apps in SharePoint 2010 per semplificare la migrazione di tutti coloro che fanno parte dell organizzazione. Attualmente, gli utenti i cui computer non sono stati ancora aggiornati con Office 2010 possono collaborare senza problemi con i colleghi che hanno già effettuato la migrazione, gestendo i documenti Office 2010 tramite Office Web Apps. 8 La funzionalità di creazione condivisa per Word 2010, PowerPoint 2010 e OneNote 2010 tramite Windows Live SkyDrive sarà disponibile nella seconda metà del

20 È già noto che le applicazioni di Microsoft Office installate nel proprio computer includono strumenti estremamente potenti per la creazione e la gestione di documenti, presentazioni, cartelle di lavoro e blocchi appunti. Questi strumenti vengono utilizzati ogni giorno. Se occorre gestire in maniera flessibile i propri file sul Web, si dovrebbe quindi cominciare da zero imparando nuovi programmi? Per fortuna, non è necessario. Con Office Web Apps ci si sente a casa ovunque ci si trovi. È possibile lavorare in un ambiente di modifica familiare, adoperando alcuni degli stessi strumenti di modifica e formattazione già noti e utilizzati nelle applicazioni di Microsoft Office. Ottimizzare e formattare il contenuto con strumenti già noti Accedere facilmente a un insieme coerente di strumenti di formattazione di caratteri e paragrafi in tutte le applicazioni di Office Web Apps. Modificare il tipo di carattere di un testo selezionato, modificarne le dimensioni e il colore, formattare il testo, ad esempio applicando grassetto, corsivo e sottolineatura, definire l allineamento dei paragrafi e molto altro. Utilizzare il controllo ortografico automatico e le correzioni automatiche durante la digitazione in Word Web App e OneNote Web App nonché applicare gli stili al testo in tali applicazioni. Sono disponibili fino a nove livelli di elenchi puntati e numerati automatici in Word Web App, PowerPoint Web App e OneNote Web App, ed è possibile utilizzare i classici pulsanti Aumenta o Riduci rientro (Livello elenco) del gruppo Paragrafo della scheda Home per modificare il livello della struttura di un paragrafo. Gestire le diapositive PowerPoint Web App con estrema facilità. Inserire nuove diapositive con i layout preferiti È inoltre possibile duplicare, eliminare o nascondere diapositive con un solo clic. Creare formule in Excel Web App con gli elenchi di funzioni IntelliSense (Completamento automatico). È inoltre possibile utilizzare le ben note caratteristiche di formattazione delle celle, ad esempio per disporre il testo nelle celle, per modificare il formato dei numeri e per applicare bordi e sfondo alle celle. Suggerimento rapido: continuando a esplorare Office Web Apps, si scopriranno molte altre caratteristiche familiari proprio dove ci si aspetta di trovarle. È possibile, ad esempio, inserire un collegamento ipertestuale dalla scheda Inserisci di qualsiasi applicazione Office Web App oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sottolineatura rossa che indica un errore ortografico mentre si lavora in Word Web App o OneNote Web App per scegliere tra una serie di suggerimenti. 18

21 Figura 10: utilizzare le caratteristiche familiari, ad esempio il controllo ortografico automatico in Word Web App e gli elenchi di funzioni IntelliSense in Excel Web App. 19

22 Se è necessario aiutare un amico ad aggiornare il curriculum o stampare un documento ovunque ci si trovi, è possibile utilizzare Word Web App che semplifica questo tipo di operazioni con strumenti già noti di Word, tra cui la correzione automatica, il controllo ortografico durante la digitazione, la formattazione di caratteri e paragrafi e le tabelle. E con un solo clic è possibile continuare a modificare il documento nella versione desktop di Word senza problemi. Visualizzazione in Word Web App Caratteristiche e vantaggi Stampa Consente di stampare il documento attivo. Nella barra dei comandi fare clic su File, quindi su Stampa. Trova Consente di cercare un testo nel documento utilizzando Word Web App in modalità di visualizzazione. I risultati della ricerca vengono evidenziati automaticamente nel documento e viene inoltre visualizzato un riquadro con un riepilogo dei risultati trovati. Fare clic su un risultato nel riquadro per passare direttamente alla relativa posizione nel documento. Nella barra dei comandi fare clic su Trova. 20

23 Caratteristiche e vantaggi Zoom Consente di scegliere tra una gamma di zoom preimpostati compresi tra 50% e 200%, nonché di selezionare le opzioni Pagina intera e Larghezza pagina. È inoltre possibile digitare un livello di zoom personalizzato compreso tra 33% e 400%. La casella a discesa con i livelli di zoom si trova nella barra dei comandi. Nota: è consigliabile installare Microsoft Silverlight per una migliore fedeltà di visualizzazione quando si modifica il livello di zoom. Spostamento Quando si apre un documento in modalità di visualizzazione di Word Web App, viene visualizzato il numero di pagine totale del documento ed è possibile spostarsi all interno del documento una pagina alla volta oppure è possibile digitare un numero di pagina per spostarsi direttamente alla pagina desiderata. Il numero di pagine e i pulsanti di spostamento tra le pagine si trovano sul lato destro della barra dei comandi. Apri in Word È sufficiente un solo clic per continuare a modificare il documento nella versione desktop di Word. Nella modalità di visualizzazione di Word Web App Apri in Word si trova nella barra dei comandi o nella scheda File. Nota: durante le operazioni di modifica in Word Web App, questa opzione si trova nella scheda Home del gruppooffice. Modifica nella Web App Quando si visualizza un documento nella modalità di visualizzazione di Word Web App, è sufficiente un solo clic per aprire il documento per la modifica nel browser. Nella barra dei comandi fare clic su Modifica nel browser. 21

24 Modifica in Word Web App Caratteristiche e vantaggi Salva Consente di salvare le modifiche apportate al documento in Word Web App. Fare clic sul pulsante Salva visualizzato sopra la scheda File. Il comando Salva si trova anche nella scheda File. In alternativa, utilizzare i tasti di scelta rapida CTRL+S come in Word. Visualizzazione nella Web App Durante la modifica del documento in Word Web App, è possibile passare facilmente da una visualizzazione all altra in qualsiasi momento per visualizzare il documento formattato in alta fedeltà. Salvare il documento per mantenere le modifiche, quindi fare clic su Visualizzazione lettura nella scheda Visualizza della barra multifunzione. Appunti Consente di tagliare, copiare e incollare il contenuto del documento. È possibile copiare e incollare un testo tra le Web App nonché tra Office Web Apps e le applicazioni di Microsoft Office nel computer. I comandi Taglia, Copia e Incolla si trovano nella scheda Home del gruppo Appunti. Nota: tali comandi sono disponibili anche dal menu di scelta rapida a cui si accede facendo clic con il pulsante destro del mouse sul contenuto selezionato. Annulla e Ripristina Consente di annullare o ripristinare le azioni recenti nel documento attivo. Fare clic sui pulsanti Annulla e Ripristina visualizzati sopra la Nota: è possibile annullare un numero infinito di modifiche apportate al documento attivo durante la sessione di modifica corrente nell editor di Word Web App finché non si salva il documento o si scheda File. In alternativa, utilizzare i tasti di scelta rapida CTRL+Z (annulla) e CTRL+Y (ripristina) come in Word. inserisce un immagine. 22

25 Caratteristiche e vantaggi Formattazione carattere Consente di applicare tipi di carattere, dimensioni di carattere e altri attributi di formattazione dei caratteri tra cui grassetto, corsivo, sottolineato, apice e altro ancora. È inoltre possibile evidenziare il testo, modificare il colore del carattere e cancellare la formattazione del testo selezionato. Tutte le opzioni di formattazione dei caratteri si trovano nella scheda Home del gruppo Tipo di carattere. Nota: la formattazione del tema del documento è disponibile per formattare il testo in Word Web App. I tipi di carattere del tema si trovano nella parte superiore della raccolta Tipi di caratteri mentre i colori del tema si trovano nella raccolta Colore carattere. Formattazione paragrafo Consente di modificare l allineamento dei paragrafi, di aumentare o ridurre il rientro dal margine sinistro oppure di modificare la direzione del testo da sinistra a destra. Le opzioni di formattazione dei paragrafi si trovano nella scheda Home del gruppo Paragrafo. Elenchi puntati e numerati Consente di scegliere tra tre stili elenchi puntati e cinque stili di elenchi numerati. È inoltre possibile utilizzare i pulsanti Aumenta rientro e Riduci rientro per modificare il livello degli elenchi puntati e numerati esistenti nel documento nonché di quelli creati in Word Web App. Gli elenchi puntati e numerati e le opzioni per modificare il livello elenco si trovano nella scheda Home del gruppo Paragrafo. Nota: i formati personalizzati degli elenchi puntati e numerati applicati nella versione desktop di Word vengono mantenuti nel documento quando viene modificato in Word Web App. Per visualizzare gli elenchi numerati personalizzati nel documento, aprire il documento nella modalità di visualizzazione di Word Web App. 23

26 Caratteristiche e vantaggi Stili Gli stili dei caratteri e dei paragrafi salvati nel documento sono disponibili per poter essere applicati al testo in Word Web App. Gli stili inclusi nell elenco Stili veloci del documento nella raccolta Stili si trovano nella scheda Home del gruppo Stili. In alternativa, fare clic per espandere la raccolta dell opzione Applica stili in cui è possibile accedere a tutti gli stili dei caratteri e dei paragrafi presenti nel documento. Nota: è inoltre possibile utilizzare i familiari tasti di scelta rapida tra cui CTRL+ALT+1,2,3 per applicare gli Stili intestazione e CTRL+MAIUSC+N per applicare lo Stile normale. Strumenti di correzione In Word Web App viene controllata automaticamente l Nella scheda Home del gruppo Controllo ortografia fare clic su ortografia durante la digitazione e il testo in cui sono contenuti errori di ortografia viene contrassegnato con una sottolineatura rossa ondulata. Sono inoltre incluse le classiche azioni di correzione automatica durante la digitazione, ad esempio la correzione dei comuni errori di ortografia o la conversione di caratteri in simboli. Controllo ortografia per passare all errore di ortografia successivo nel documento. Verrà visualizzato un elenco a discesa di opzioni di correzione. È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su una parola con errori di ortografia per accedere alle È inoltre possibile impostare la lingua di correzione o disattivare il controllo ortografia per il testo selezionato. opzioni di correzione. Nella scheda Home fare clic sulla freccia sotto il pulsante Controllo ortografia per Imposta lingua di modifica in cui è possibile modificare la lingua di correzione o disabilitare il controllo ortografia per una selezione. 24

27 Caratteristiche e vantaggi Tabelle Consente di inserire una tabella, modificare il testo di una tabella e modificare facilmente la struttura di base di una tabella, ad esempio aggiungendo o eliminando righe e colonne. Per inserire una tabella, fare clic su Tabella nella scheda Inserisci del gruppo Tabelle, quindi spostare il puntatore del mouse sulla griglia per selezionare il numero di righe e colonne desiderato e fare clic per inserire la tabella. Per modificare la struttura della tabella, fare clic in una tabella. Verrà visualizzata automaticamente la scheda Layout di Strumenti tabella in cui vengono fornite le opzioni per selezionare, eliminare e inserire gli elementi della tabella e per allineare il contenuto nelle celle. In alternativa, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse in una tabella per visualizzare le opzioni di modifica della tabella. Immagini Consente di inserire un immagine dai file personali o da ClipArt di Office.com. È inoltre possibile ridimensionare le immagini e aggiungere testo alternativo. Per inserire un immagine, fare clic su Immagine o ClipArt nella scheda Inserisci del gruppo Immagine Per ridimensionare un immagine o aggiungere testo alternativo, selezionare l immagine. Tali opzioni saranno disponibili nella scheda Formato di Strumenti immagine solo quando è selezionata un immagine. 25

28 Caratteristiche e vantaggi Collegamenti ipertestuali Consente di inserire un collegamento ipertestuale a un indirizzo Web o di applicare un collegamento al testo selezionato. Fare clic su Collegamento nella scheda Inserisci del gruppo Collegamenti. Segnaposto Le caratteristiche che non possono essere visualizzate nella modalità di modifica di Word Web App vengono mostrate automaticamente come segnaposto, ad esempio elementi grafici SmartArt, grafici Excel e controlli contenuto. I segnaposto mantengono il layout e il contenuto formattato presente nei documenti e consentono di spostarsi all interno di un file per apportarvi le modifiche in Word Web App. I segnaposto per gli oggetti che non possono essere visualizzati vengono visualizzati automaticamente. Per visualizzare il contenuto completo mostrato come segnaposto nella modalità di modifica di Word Web App, fare clic su Visualizzazione lettura nella scheda Visualizza. In alternativa, fare clic su Apri in Word nella scheda Home. 26

29 Con Excel Web App è semplice eseguire qualsiasi operazione, ad esempio aggiornare un budget insieme agli altri membri del team o controllare la routine di allenamento in viaggio. È possibile modificare la stesso foglio di calcolo in contemporanea con altri utenti nello stesso edificio o in paesi diversi. Si possono visualizzare i grafici, la formattazione condizionale e anche gli aggiornamenti dei nuovi grafici sparkline mentre si ordinano le colonne o si modificano le formule. È inoltre possibile utilizzare molte delle caratteristiche già note in Excel come ad esempio gli elenchi IntelliSense visualizzati non appena si inizia a digitare il nome di una funzione. Visualizzazione in Excel Web App Caratteristiche e vantaggi Aggiorna dati Trova Consente di aggiornare le connessioni dati di tutta la cartella di lavoro o di una tabella pivot selezionata oppure di ricalcolare la cartella di lavoro. Consente di trovare il contenuto di una cella nel foglio di lavoro attivo. Una semplice finestra di dialogo consente di eseguire la ricerca verso l alto o verso il basso a partire dalla selezione corrente nel foglio di lavoro. Nella barra dei comandi fare clic su Dati. Nota: Durante le operazioni di modifica in Excel Web App, queste opzioni si trovano nella scheda Home del gruppodati. Nella barra dei comandi fare clic su Trova. Nota: durante le operazioni di modifica in Excel Web App, accedere a questo comando nella scheda Home del gruppodati. Spostamento Fare clic sulla scheda di un foglio per spostarsi in un altro foglio di lavoro. Fare clic sulle intestazioni di riga o di colonna per selezionare la riga o la colonna e utilizzare i tasti di direzione per spostarsi nel foglio di lavoro. Accedere alle schede del foglio nonché alle intestazioni di riga e di colonna durante la visualizzazione o la modifica di una cartella di lavoro in Excel Web App. 27

30 Caratteristiche e vantaggi Apri in Excel È sufficiente un solo clic per continuare a modificare la cartella di lavoro nella versione desktop di Excel. Nella modalità di visualizzazione di Excel Web App Apri in Excel si trova nella barra dei comandi o nella scheda File. Nota: nella modalità di modifica di Excel Web App accedere a questo comando nella scheda Home del gruppooffice. Modifica nella Web App Quando si visualizza una cartella di lavoro nella modalità di visualizzazione di Excel Web App, è sufficiente un solo clic per aprire la cartella di lavoro per la modifica nel browser. Nella barra dei comandi fare clic su Modifica nel browser. Ordina e Filtra dati Consente di ordinare e filtrare i dati nelle tabelle di Excel e nelle visualizzazioni Tabella pivot. Fare clic sulla freccia Filtro automatico sulle intestazioni di una tabella o una tabella pivot per le opzioni di ordinamento e filtro. Nota: questa caratteristica è disponibile anche quando la cartella di lavoro viene aperta per la modifica in Excel Web App. Salva o Scarica una copia Nella scheda File della modalità di visualizzazione o di modifica di Excel Web App è possibile creare una copia della cartella di lavoro, scaricare una copia completa o scaricare solo uno snapshot, ovvero un file contenente solo i valori e la formattazione della cartella di lavoro. Nella modalità di visualizzazione di Excel Web App fare clic sulla scheda File nella barra dei comandi. Nella modalità di modifica di Excel Web App fare clic sulla scheda File nella barra multifunzione. 28

31 Modifica in Word Web App Caratteristiche e vantaggi Creazione condivisa Consente di modificare la stessa cartella di lavoro contemporaneamente ad altri utenti dislocati in sedi diverse. Aprire una cartella di lavoro per la modifica in Excel Web App. Quando un altro utente apre la stessa cartella di lavoro per la modifica in Excel Web App, la modifica in contemporanea inizia automaticamente. Visualizzare un elenco degli altri utenti che stanno modificando il file sulla destra della barra di stato nella parte inferiore dello schermo. Nota: le modifiche apportate dagli altri utenti vengono visualizzate automaticamente. Le modifiche vengono sincronizzate quasi in tempo reale. Salva Quando si apre una cartella di lavoro per la modifica in Excel Web App, essa viene salvata automaticamente durante il lavoro. Il salvataggio è automatico in Excel Web App. Appunti Consente di tagliare, copiare e incollare il contenuto della cartella di lavoro. È possibile copiare e incollare un testo tra le Web App nonché tra Office Web Apps e le applicazioni di Microsoft Office nel computer. I comandi Taglia, Copia e Incolla si trovano nella scheda Home del gruppo Appunti. Nota: è inoltre possibile utilizzare i tasti di scelta rapida CTRL+C (copia), CTRL+X (taglia) e CTRL+V (incolla). Annulla e Ripristina Consente di annullare e ripristinare le ultime 25 azioni effettuate durante la sessione di modifica corrente nella cartella di lavoro attiva. Fare clic sui pulsanti Annulla e Ripristina visualizzati sopra la scheda File. In alternativa, utilizzare i tasti di scelta rapida CTRL+Z (annulla) e CTRL+Y (ripristina) come in Excel. 29

32 Caratteristiche e vantaggi Barra della formula Modificare il testo e le formule delle celle direttamente nella cella del foglio di lavoro o nella barra della formula, analogamente a come avviene in Excel. Utilizzare la barra della formula per visualizzare e modificare facilmente le formule delle celle quando il risultato viene visualizzato nella cella selezionata. La barra della formula si trova immediatamente sotto la barra multifunzione. Tipo di carattere e Formattazione celle Consente di applicare tipi di carattere, dimensioni di carattere e altri attributi di formattazione dei caratteri tra cui grassetto, corsivo, sottolineato e sottolineato doppio. Consente inoltre di applicare bordi e sfondo alle celle. Tutte le opzioni di formattazione dei caratteri e delle celle si trovano nella scheda Home del gruppo Tipo di carattere. Nota: i colori del tema attivo sono disponibili per il testo e il riempimento delle celle in Excel Web App. I colori del tema si trovano nelle raccolte Colore carattere e Colore riempimento. Allineamento Consente di modificare l allineamento orizzontale o verticale delle celle e di disporre il testo nelle celle. Le opzioni di allineamento e disposizione del testo si trovano nella scheda Home del gruppo Allineamento. Formattazione numeri È possibile scegliere tra 11 formati più comuni, ad esempio numero, valuta, percentuale, data e testo. È inoltre possibile aumentare o diminuire il numero di posizioni decimali nel formato numerico. Le opzioni di formattazione dei numeri si trovano nella scheda Home del gruppo Numero. 30

33 Caratteristiche e vantaggi Funzioni È possibile utilizzare molte delle funzioni disponibili in Excel. Quando si inizia a digitare il nome di una formula, viene visualizzato un elenco IntelliSense delle funzioni disponibili. Fare clic in una cella del foglio di lavoro. L elenco IntelliSense delle funzioni viene visualizzato non appena si digita il segno uguale seguito almeno dalla prima lettera del nome della funzione desiderata. Tabelle Consente di creare una tabella Excel con funzionalità di filtro e ordinamento, righe alternate evidenziate e formattazione corrispondente al tema della cartella di lavoro attiva. È inoltre possibile aggiungere alla tabella una riga di intestazione o una riga totali. Analogamente a come avviene in Excel, quando si digita nella riga immediatamente sotto l intervallo di tabella, quest ultima si espande automaticamente. Quando si aggiunge una formula in una cella subito a destra di una riga di tabella, in Excel Web App viene inoltre creata una colonna calcolata espandendo la tabella e aggiungendo la formula a tutte le altre righe di dati della tabella. Selezionare le celle del foglio di lavoro da utilizzare come intervallo di tabella, quindi fare clic su Ordina e filtra come tabella nella scheda Home del gruppo Tabelle. In alternativa, fare clic su Tabella nella scheda Inserisci. Per le impostazioni della riga di intestazione e della riga totali fare clic su Opzioni tabella nella scheda Home del gruppo Tabelle. Modifica struttura del foglio di lavoro Consente di inserire ed eliminare celle, righe, colonne nel foglio di lavoro. Le opzioni Inserisci ed Elimina si trovano nella scheda Home del gruppo Celle. Collegamenti ipertestuali Consente di inserire un collegamento ipertestuale a un indirizzo Web o di applicare un collegamento al testo selezionato. Fare clic su Collegamento nella scheda Inserisci del gruppo Collegamenti. 31