I comportamenti illeciti nelle aziende: la prevenzione delle frodi

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1 I comportamenti illeciti nelle aziende: la prevenzione delle frodi Antonio La Mattina Prevenire le frodi a danno dell azienda: il Fraud Risk Assessment Roma, 31 gennaio 2013

2 Fraud Management: ambiti di attività Fraud Prevention Prevenire le potenziali azioni di frode a danno dell azienda attraverso: Fraud Risk Assessment Predisposizione delle difese, in termini di disegno di un adeguato sistema di controllo Fraud Detection Fraud Investigation Individuare e contrastare le potenziali azioni di frode a danno dell azienda attraverso: Sistema di indicatori di frodi ( red flag ) Strumenti di Monitoraggio delle transazioni e rilevazione degli indicatori Investigare ed analizzare presunte o accertate azioni di frode a danno dell azienda attraverso: Analisi e raccolta dati Interventi di Fraud Audit (specialisti) Coinvolgimento di altre funzioni aziendali e di terzi Roma, 31 gennaio

3 Fraud Risk Assessment: Principi di riferimento Fraud Prevention Fraud risk exposure should be assessed periodically by the organization to identify specific potential schemes and events that the organization needs to mitigate (*) La prevenzione delle frodi si può realizzare ponendosi alcune domande: 1. In che modo la mia azienda potrebbe subire una frode? 2. Esistono controlli finalizzati alla prevenzione delle frodi? 3. Qualcuno potrebbe eludere i controlli attualmente operanti? 4... o meglio ancora tramite un processo strutturato di analisi dei rischi e dei correlati controlli: il FRAUD RISK ASSESSMENT (*) ACFE, AICPA, IIA, «Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide» Principio n.2 Roma, 31 gennaio

4 Fraud Risk Assessment (FRA): obiettivi Minimizzare i costi delle frodi(*), garantendo la Compliance, attraverso: la definizione del profilo di rischio frode in azienda l'individuazione delle potenziali modalità attuative il miglioramento del Sistema di Controllo Interno lo sviluppo della cultura del Fraud Risk Management, quale azione deterrente l ottimizzazione delle risorse dedicate ai controlli (*) «l impatto economico complessivo delle frodi in azienda è stimato in media pari a circa il 5% dei ricavi» «Il valore medio della frode dei dipendenti è di poco inferiore a 150,000 ma più di un quinto dei casi ha determinato perdite per l azienda di oltre 1 Milione di Euro» «Report to the Nations on occupational fraud and abuse Ed Roma, 31 gennaio

5 Fraud Risk Assessment: overview del processo Fase 1: Pianificare le attività Fase 2: Identificare i possibili rischi di frode Fase 3: Prioritizzare i rischi di frode Fase 4: Valutare i controlli Fase 5: Definire un Action Plan Roma, 31 gennaio

6 FRA: pianificare le attività (1/2) Ottenere la sponsorship del Top Management Definire l approccio e le metodiche di analisi in base alla cultura aziendale (interviste, brainstorms) Individuare chi coinvolgere nel processo Sviluppare i framework di riferimento Definire le categorie di rischio oggetto di valutazione Definizione criteri valutazione rischi e controlli e categorie di rischio Individuazione delle risorse da coinvolgere nel FRA Roma, 31 gennaio

7 FRA: pianificare le attività (2/2) CORRUZIONE CONFLITTO DI INTERESSI TANGENTI OMAGGI E LIBERALITA. Definire le categorie di rischio da considerare Per indirizzare le analisi è opportuno definire lo schema di riferimento dei possibili fattori rischi di frode da considerare APPROPRIAZIO- NE INDEBITA INFORMAZIONE FINANZIARIA Roma, 31 gennaio 2013 MAGAZZINO E ALTRI BENI MATERIALI LIQUIDITA IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI. 7 Flussi Finanziari in Entrata Flussi Finanziari in Uscita Segreti Industriali Banche Dati riservate

8 Scheda di FRA: fase 1 In questa fase viene popolata la prima colonna della Scheda di FRA, in cui vengono riepilogate le categorie di rischio per cui verrà effettuata l analisi Rischi di frode Soggetti coinvolti Categoria di rischio Scenario di frode Possibili comportamento fraudolento Dipendente Fornitore Cliente Altri Appropriazione indebita Corruzione Informazione finanziaria Roma, 31 gennaio

9 FRA: identificare i possibili rischi Identificare i potenziali rischi/scenari di frode Delineare i possibili comportamenti illeciti rispondendo alle domande chiave (come si potrebbe verificare la frode? Quali circostanze inducono alla frode?) Individuare i soggetti interni ed esterni astrattamente coinvolti con riferimento ad incentivi, pressioni, opportunità Definizione scenari di frode Individuazione dei possibili comportamenti fraudolenti Roma, 31 gennaio

10 Scenari di Frode: alcuni esempi (1/2) Ciclo Attivo Ciclo Passivo Personale Concessione di sconti o abbuoni non dovuti (d intesa con i clienti) Ritardi nella registrazione degli incassi e temporanea appropriazione dei fondi Storni e rettifiche di crediti (d intesa con i clienti) Fornitori fittizi Duplicazione fatture Alterazione importo dei pagamenti Modifica beneficiario Pagamenti eccedenti il dovuto Duplicazione pagamenti Dipendenti fittizi Duplicazione retribuzioni Rimborsi spese e/o indennità non dovute Acquisti personali con carte di credito aziendali Roma, 31 gennaio

11 Scenari di Frode: alcuni esempi (2/2) Ricerca e Sviluppo Approvvigionamenti Bilancio Cessione di progetti a concorrenti Ritardi intenzionali nello sviluppo di nuovi prodotti Magazzino Appropriazione beni aziendali di Accettazione di beni non conformi Acquisti da soggetti compiacenti o non affidabili Acquisti a prezzi non competitivi Acquisti di beni di dubbia origine Acquisti di beni come «prestazioni» Varianti Imputazione di ricavi e costi non maturati (S)Valutazioni (asset, magazzino, crediti, debiti, ecc.) Capitalizzazioni costi Operazioni simulate di Roma, 31 gennaio

12 Scheda di FRA: fase 2 In questa fase, la scheda di FRA viene popolata con: i potenziali scenari di frode individuati i possibili comportamenti fraudolenti e le modalità di commissione della frode i soggetti coinvolti Rischi di frode Soggetti coinvolti Categoria di rischio Scenario di frode Possibili comportamento fraudolento Dipendente Fornitore Cliente Altri Inserimento in contabilità fornitori di un partitario riferito ad un soggetto di Fornitori Fittizi comodo sul quale registrare fatture passive ed effettuare i relativi pagamenti Emissione da parte del fornitore di più Appropriazione indebita fatture a fronte della stessa prestazione che vengono Duplicazione contabilizzate e pagate fattura Ripetizione più volte della contabilizzazione e pagamento della Roma, 31 gennaio stessa fattura emessa dal fornitore P P P P P

13 FRA: prioritizzare i rischi di frode Definire, per ogni scenario di frode ipotizzato: la probabilità di accadimento (aspetti da considerare: articolazione processo, frequenza transazioni, automazione, soggetti coinvolti, case history) l impatto (aspetti da considerare: valore transazioni, immagine) Rischi di frode Valutazione rischio Categoria di rischio Scenario di frode Possibili comportamento fraudolento Probabilità Impatto Totale Appropriazione indebita Fornitori Fittizi Duplicazione fattura Roma, 31 gennaio Inserimento in contabilità fornitori di un partitario riferito ad un soggetto di comodo sul quale registrare fatture passive ed effettuare i relativi pagamenti Emissione da parte del fornitore di più fatture a fronte della stessa prestazione che vengono contabilizzate e pagate Ripetizione più volte della contabilizzazione e pagamento della stessa fattura emessa dal fornitore

14 FRA: valutare i controlli Associare agli schemi di frode i controlli che mitigano il rischio Definire la natura dei controlli (manuali, informatici, preventivi) Valutare l efficacia del disegno del controllo Definire il rischio residuo (in tale stima deve considerarsi la possibilità di elusione del controllo da parte del Management) Categoria di rischio Appropriazione indebita Valutazione Rischi di frode Controlli Valutazio rischio ne rischio Scenario di frode Possibili comportamento fraudolento Totale Descrizione Valutazione residuo Fornitori Fittizi Duplicazione fattura Roma, 31 gennaio 2013 Inserimento in contabilità fornitori di un partitario riferito ad un soggetto di comodo sul quale registrare fatture passive ed effettuare i relativi pagamenti Emissione da parte del fornitore di più fatture a fronte della stessa prestazione che vengono contabilizzate e pagate Ripetizione più volte della contabilizzazione e pagamento della stessa fattura emessa dal fornitore 14 La Funzione che gestisce l'anagrafica fornitori è distinta da quella che contabilizza fatture Autorizzazione pagamenti del superiore gerarchico di chi registra le fatture Le fatture sono abbinate di volta in volta alle singole Entrate Merci Controllo bloccate automatico per doppie registrazioni Adeguato Adeguato Parzialment e Adeguato Adeguato

15 FRA: definire un Action Plan In tale fase si individuano: le azioni di miglioramento dei controlli (per rischi residui non accettabili) le modalità per avviare le attività di Fraud Detection Esempi di azioni di miglioramento del SCI Roma, 31 gennaio