Cash Flow Manuale Utente

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1 Cash Flow Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 10

2 SOMMARIO 1 A Chi è destinato Pre requisiti Obiettivi Durata della formazione Introduzione concettuale A cosa serve Parametri dell elaborazione Eseguire un calcolo di Cash Flow Analizzare i dati elaborati Aggiunta forzata di valori per periodo Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 10

3 1 A CHI È DESTINATO Al controller amministrativo che desidera tenere sotto controllo i flussi di cassa Uscite (Acquisti) e Entrate (Vendite). 2 PRE REQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE400 ed avere una conoscenza di massima su Ordini, Bolle e Fatture. 3 OBIETTIVI Alla fine del corso sarai in grado di : Argomento Livello Durata 1. Impostare i parametri dell elaborazione Base 15 min. 2. Eseguire un calcolo Base 5 min. 3. Analizzare i dati elaborati Base 15 min. 4. Aggiungere valori forzati Base 5 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 1 ora. 5 INTRODUZIONE CONCETTUALE Consente di tenere sotto controllo il flusso di cassa Entrate/Uscite in funzione di Ordini, Bolle e Fatture del Ciclo Passivo Acquisti e del Ciclo attivo Vendite. Tutto si concentra nell elaborato CW, dove si impostano i parametri di elaborazione e si interrogano i dati elaborati. Il prospetto è tanto più preciso quanto sono corretti i dati che lo alimentano, se mancano Date di fatturazione, i pagamenti non sono corretti, le fatture non vengono regolarmente contabilizzate e quant altro, i dati ricavati ne sono compromessi. Nelle fasi di avvio della funzione è bene analizzare in dettaglio i dati che vengono considerati dall elaborazione per accertarne la bontà ed intraprendere opportune azioni correttive, se necessario. 5.1 A cosa serve Principalmente a controllare il flusso Entrate/Uscite di Cassa previsto. 6 PARAMETRI DELL ELABORAZIONE Richiamabile dall elaborato CW stesso, con il tasto funzione F9. indispensabili per l elaborazione del flusso di cassa. In questa maschera, si impostano tutti i parametri Paragrafo-Pagina di Pagine 6-3 di 10

4 A partire dalla data Data di riferimento da cui iniziare l estrazione dei dati per il calcolo. Saldo iniziale a Scadere Se necessario, è possibile impostare un importo fisso dal quale dovrà partire il calcolo del flusso di cassa per quanto riguarda le voci A Scadere. Saldo iniziale Scaduto Se necessario, è possibile impostare un importo fisso dal quale dovrà partire il calcolo de flusso di cassa per quanto riguarda le voci Scaduto. Clienti e Fornitori da escludere E possibile indicare fino a 15 codici di clienti e fornitori di cui non vogliamo estrarre i dati per il calcolo dei flussi di cassa. Questi potrebbero essere clienti o fornitori di cui abbiamo una situazione di movimentazione Congelata per vari motivi che inficerebbe negativamente l analisi dei dati finali calcolati. ( es. Cliente in fallimento) Simulazione Giorni mese fatturazione Vanno indicati i giorni all interno del mese in cui avviene la fatturazione. E importate definirli con accuratezza in quanto il programma di calcolo nel caso di una bolla non ancora fatturata, utilizza queste cadenze per simulare la data di riferimento per determinare le scadenze di pagamento. Un richiamo va fatto sulle Bolle non fatturate scadute ossia che si riferiscono a consegne fatte nei mesi precedenti, per queste viene assunto che la fattura avvenga il giorno stesso dell elaborazione del flusso di cassa e da qui vengono calcolate le date di scadenza dei pagamenti. Così pure gli ordini in ritardo di consegna, si assume che la bolla venga emessa alla data stessa del calcolo del flusso di cassa e le scadenze di pagamento vengono calcolate di conseguenza. Da qui l importanza di non avere ritardi nelle fasi di dichiarazione dei dati di Bolla e fattura del ciclo attivo e passivo per poter ricavare un calcolo di flusso di cassa il più corretto possibile. Sono tali e tante le variabili in gioco che fanno di questo una Simulazione e come tale va considerata. Tipi movimento Inclusi E possibile limitare il calcolo del flusso di cassa ad un elenco (fino a 18 ) di Tipi Movimento da estrarre. Giorni intervallo periodi Interrogazione E possibile indicare le cadenze temporali con cui si vuole vengano esposti i dati nell interrogazione. Questo non vincola la costruzione del file di dettaglio su cui si appoggia la visualizzazione. Selezione Documenti In questa parte di parametri andiamo ad indicare la natura dei documenti che vogliamo considerare nell estrazione. SPI Ordini Sì se vogliamo considerare anche le proposte d ordine SPI dell MRP. SPI Fatture non Contabilizzate - Sì se si vuole considerare le Fatture non ancora portate in contabilità SPI Fatture Contabilizzate - Sì se si vuole considerare le Fatture passate in Contabilità. Se impostato è necessario impostare a NO i successivi due parametri che riguardano proprio la contabilità GeA. G&A Movimenti Provvisori Sì se si vuole estrarre dallo scadenziario Clienti/Fornitori del modulo contabile i movimenti provvisori inseriti. G&A Movimenti Definitivi A Scadere Sì se si vuole estrarre dallo scadenziario Clienti/Fornitori del modulo contabile G&A i movimenti Definitivi inseriti. Metodo di calcolo scadenze effetti Indica il metodo per calcolare la data di scadenza degli effetti in base alla data della fattura effettiva o presunta sulla base dei giorni di fatturazione impostati nel precedente parametro descritto. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 10

5 Questa parte dei parametri riguarda il calcolo delle scadenze a Debito/Credito dei pagamenti IVA. Questo fa in modo che vengano scritti nel file di dettaglio del flusso di cassa ( CASHF ) dei record specifici per queste registrazioni. Questo è un esempio di come si vedono i movimenti IVA generati dai parametri attivati. Calcolo flusso liquidazione IVA Attiva il calcolo delle scadenze IVA e la scrittura dei relativi record di dettaglio dell interrogazione. Data registrazione documenti Iva a debito Indica il metodo per calcolare la data di pagamento IVA a debito in funzione della data fattura. Data registrazione documenti Iva a credito Indica il metodo per calcolare la data di incasso IVA a credito in funzione della data fattura. 7 ESEGUIRE UN CALCOLO DI CASH FLOW Richiamabile dall elaborato CW. Paragrafo-Pagina di Pagine 7-5 di 10

6 Sono disponibili due modalità per lanciare il programma di calcolo, F10-Ricalcolo interattivo oppure F1-Racalcolo Batch che ha il vantaggio di avere un impatto minore sulle prestazioni dell AS400. Con il tasto F5-Rivisualizza è possibile aggiornare i dati a video ed avere la segnalazione se il lavoro sottomesso in Batch è ancora attivo e non è completato. 8 ANALIZZARE I DATI ELABORATI Richiamabile dall elaborato CW, nella prima visualizzazione SCADERE viene mostrata la situazione riepilogata dell andamento del flusso di cassa, secondo i periodi impostati nei parametri dell elaborazione, visti precedentemente. Nella riga Bolle/Fatture compaiono tutti i documenti di SPI (Z9) non ancora passati in contabilità, in Ordini Aperti troviamo tutti gli ordini di acquisto, conto lavorazione e vendita, non ancora saldati/evasi, in Ordini Pianificati, se abbiamo attivato il relativo parametro di elaborazione, troviamo una previsione di spesa per acquisto relativa a proposte d ordine SPI, ordini non confermati. Per questi ordini la data di consegna che verrà considerata, sarà quella calcolata dalla pianificazione. In Varie compaiono le situazioni ancora aperte trovate in contabilità, come scadenze non pagate, pagamenti IVA, sempre se abbiamo attivato i parametri di elaborazione relativi all IVA. A piede vengono evidenziate le differenze del periodo e viene anche indicato un progressivo che tiene in considerazione anche dei dati della visualizzazione dello SCADUTO. Attraverso il tasto funzionale F2 è possibile passare al riepilogo del flusso di cassa relativo allo SCADUTO, esposto secondo le scadenze impostate nei parametri di elaborazione. In questo riepilogo, i dati mostrati sono principalmente quelli che provengono dalla situazione contabile dei clienti e fornitori, sono rate non Pagate/Incassate ancora aperte in G&A. Sempre attraverso il tasto funzione F2 è possibile poi ritornate al riepilogo del flusso di cassa a SCADERE. Paragrafo-Pagina di Pagine 8-6 di 10

7 Accanto alle righe delle varie tipologie di Debiti/Crediti, attraverso l icona lente è possibile passare all interrogazione del dettagli dei documenti estratti e che hanno concorso al dato riepilogato nella prima visualizzazione del CW. Nell esempio riportato è stata evidenziata una situazione di cui abbiamo già accennato in precedenza e che è bene riprendere. Si tratta di documenti vecchi che per le ragioni più svariate sono ancora presenti in SPI, ad esempio questo è una bolla BE03 di acquisto del 13/11/09. Secondo i parametri di elaborazione che abbiamo inserito e mostrato in questo manuale, la bolla del 13/09/09 si presume venga fatturata il 15/09/09, (Giorni nel mese fatturazione Fornitori) da qui, si applica la condizione di pagamento del movimento, 60 giorni data fattura fine mese quindi il pagamento deve avvenire il Paragrafo-Pagina di Pagine 8-7 di 10

8 30/11/2009. Essendo ad oggi scaduto, sposta la data di pagamento ad Oggi, giorno dell elaborazione del flusso di cassa gonfiando in questo caso il valore del debito del primo periodo del flusso di cassa calcolato. Va quindi valutato attentamente l impatto che hanno questi documenti scaduti lasciati troppo a lungo aperti, sui valori esposti del Cash Flow. Le prime volte che si utilizza questa funzione, è necessario verificare con attenzione queste situazioni e ripulirle per ottenere in seguito un dato il più attendibile possibile. Sarà necessario istruire opportunamente gli operatori affinché non lascino nuovi documenti non correttamente chiusi, per fare un esempio, se ho inserito una fattura fornitori a mano in contabilità senza passare dalla contabilizzazione SPI, è necessario chiudere i movimenti attraverso l elaborato FI Attribuzione manuale flag contabilizzato. Anche la finestre di dettaglio dei movimenti estratti presenta un riepilogo, dove più tipi movimento per lo stesso cliente/fornitore cadono nella stessa data di scadenza del pagamento/incasso, troviamo per convenzione MULT nella colonna tipo movimento. Per queste righe il Numero documento e la Data documento sono indicative, si riferiscono all ultimo documento incontrato nell analisi dei dati della riga visualizzata. Di seguito riportiamo un esempio del dettaglio Debiti da Ordini Pianificati SPI. Come evidenziato compaiono anche righe relative a proposte che non hanno ancora fornitore e quindi non hanno listino per poter essere valorizzate come invece è per la scadenza di Dicembre dove troviamo euro. Se sono stati attivati i parametri di elaborazione per gestire anche la liquidazione IVA, interrogando la riga Varie si potranno trovare i movimenti relativi ai pagamenti dell IVA calcolati. Paragrafo-Pagina di Pagine 8-8 di 10

9 9 AGGIUNTA FORZATA DI VALORI PER PERIODO Potrebbe essere necessario aggiungere al flusso di cassa valori Fissi per periodo, per voci di Spese o ricavi non gestite in SPI o in contabilità G&A. Da CW tasto funzionale F8-Importi fissi. Procedendo con F6 possiamo aggiungere la/e voci relative agli importi fissi che vogliamo forzare. Paragrafo-Pagina di Pagine 9-9 di 10

10 Compiliamo l anno di competenza, il Codice del Tipo scadenza (Valore libero), la sua descrizione ed eventualmente il codice IVA da applicare sui valori inseriti. Procedendo con una conferma possiamo procedere con l inserimento dei valori fissi da forzare in aggiunta alle competenze del Cash Flow. Se il valore viene inserito positivo si assume si tratti di un Debito, se invece viene inserito come negativo si assume sia un Credito. Nell interrogazione di dettaglio di CW per la voce Varie troveremo le righe relative agli importi forzati. Paragrafo-Pagina di Pagine 9-10 di 10