Cash Flow Manuale Utente. Cash Flow Manuale Utente

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1 Cash Flow Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

2 SOMMARIO 1 A Chi è destinato Pre requisiti Obiettivi Durata della formazione Introduzione concettuale Cash Flow (CW) Parametri Elaborazione Calcolo del Cash Flow Interrogazione e Analisi dei dati Aggiunta forzata di Valori per Periodo Stampa Appendice Descrizione Data-Base Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

3 1 A CHI È DESTINATO Al controller amministrativo che desidera tenere sotto controllo i flussi di cassa Uscite (Acquisti) e Entrate (Vendite). 2 PRE REQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE400 ed avere una conoscenza di massima su Ordini, Bolle e Fatture. 3 OBIETTIVI Alla fine del corso sarai in grado di : Argomento Livello Durata 1. Impostare i parametri dell elaborazione Base 45 min. 2. Eseguire un calcolo Base 15 min. 3. Analizzare i dati elaborati Base 60 min. 4. Aggiungere valori forzati Base 15 min. 5. Stampare il Cash Flow Base 15 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 3 Ore. 5 INTRODUZIONE CONCETTUALE Per flusso di cassa (Cash Flow) viene intesa la variazione subita dalla liquidità di unʼimpresa per effetto della gestione limitatamente a un periodo di tempo determinato. Il Cash Flow è ottenuto come differenza tra lʼinsieme delle entrate monetarie e lʼinsieme delle uscite monetarie relative alla gestione per ciascun periodo. Concettualmente il Cash Flow può essere anche inteso come : strumento di analisi e di controllo della gestione finanziaria dʼimpresa strumento di scelta e valutazione della convenienza degli investimenti (ad esempio quando questi ultimi abbiano per oggetto nuove iniziative) Tutto è concentrato nell elaborato CW, dove si vanno ad impostare i parametri di elaborazione e si interrogano e stampano i dati estratti ed elaborati. Il prospetto che si ottiene è tanto più preciso quanto più sono corretti e dettagliati i dati che lo alimentano, in particolare se ci trasciniamo una situazione pregressa dove abbiamo fatture non contabilizzate, pagamenti non corretti, Ordini vecchi mai chiusi, e quant altro, i dati ricavati ne risulteranno compromessi. Importante infatti, nelle fasi iniziali di utilizzo di questa funzione, analizzare bene e sempre il dettaglio dei dati che vengono estratti per accertarne la bontà e se necessario, intraprendere opportune azioni correttive al fine di ottenere un risultato pulito e corretto. Paragrafo-Pagina di Pagine 5-3 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

4 6 CASH FLOW (CW) 6.1 Parametri Elaborazione Richiamabile dall elaborato CW stesso, con il tasto funzione F9. In questa maschera, si impostano tutti i parametri indispensabili per l elaborazione del flusso di cassa. Figura 6.1-I (RGCF01FM/T2) Simulazione Giorni mese fatturazione Clienti e Fornitori : Vanno indicati i giorni all interno del mese in cui avviene la fatturazione. E importate definirli con accuratezza in quanto il programma di calcolo nel caso di una bolla non ancora fatturata, utilizza queste cadenze per simulare la data di riferimento per determinare le scadenze di pagamento. Un richiamo va fatto sulle Bolle non fatturate scadute ossia che si riferiscono a consegne fatte nei mesi precedenti, per queste viene assunto che la fattura avvenga il giorno stesso dell elaborazione del flusso di cassa e da qui vengono calcolate le date di scadenza dei pagamenti. Così pure gli ordini in ritardo di consegna, si assume che la bolla venga emessa alla data stessa del calcolo del flusso di cassa e le scadenze di pagamento vengono calcolate di conseguenza. Da qui l importanza di non avere ritardi nelle fasi di dichiarazione dei dati di Bolla e fattura del ciclo attivo e passivo per poter ricavare un calcolo di flusso di cassa il più corretto possibile. Sono tali e tante le variabili in gioco che fanno di questo una Simulazione e come tale va considerata. Selezione Documenti : In questa parte di parametri andiamo ad indicare la natura dei documenti e da che data vogliamo siano estratti per il calcolo. A partire dalla data - Data di riferimento da cui iniziare l estrazione dei dati per il calcolo. SPI Ordini Attivare se vogliamo considerare le proposte d Ordine SPI SPI Fatture non Contabilizzate - Attivare se si vogliono considerare le Fatture non ancora portate in Contabilità Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

5 SPI Fatture Contabilizzate - Attivare se si vogliono considerare le Fatture passate in Contabilità. Se Attivo è necessario NON Attivare i successivi due parametri che riguardano la contabilità GeA altrimenti i valori del fatturato risulterebbero raddoppiati. G&A Movimenti Provvisori Attivare se si vuole estrarre dallo scadenziario Clienti/Fornitori GeA i movimenti Provvisori inseriti. G&A Movimenti Definitivi A Scadere Attivare se si vuole estrarre dallo scadenziario Clienti/Fornitori GeA i movimenti Definitivi inseriti. Metodo di calcolo scadenze effetti : Indica il metodo per calcolare la data di scadenza degli effetti in base alla data della fattura effettiva o presunta sulla base dei giorni di fatturazione impostati in Giorni nel Mese Fatturazione Cli/For. Questi parametri riguardano il calcolo delle scadenze a Debito/Credito dei pagamenti IVA. Questo fa in modo che vengano scritti nel file di dettaglio del Flusso di Cassa CASHF dei record specifici per queste registrazioni. Calcolo flusso liquidazione IVA : Attiva il calcolo delle scadenze IVA e la scrittura dei relativi record di dettaglio dell interrogazione Data registrazione documenti Iva a debito : Indica il metodo per calcolare la data di pagamento IVA a Debito in funzione della data fattura Data registrazione documenti Iva a credito : Indica il metodo per calcolare la data di incasso IVA a Credito in funzione della data fattura. Saldo iniziale a Scadere e Scaduto : Se necessario, è possibile impostare un importo fisso dal quale dovrà partire il calcolo del flusso di cassa per quanto riguarda le voci A Scadere, come pure per lo Scaduto. Orizzonte : Serve per determinare la Data limite di esposizione dei dati di Cash Flow, esempio Fine Anno più 4 Mesi otteniamo una data limite del 30/04/2016. Offset può anche essere lasciato a zero, quindi la data limite sarà pari a quanto indicato nella Data Riferimento. Video Parametri CW Video Interrogazione CW Paragrafo-Pagina di Pagine 6-5 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

6 Clienti e Fornitori da escludere : E possibile indicare fino a 15 codici di Clienti e Fornitori di cui non vogliamo estrarre i dati per il calcolo dei flussi di cassa. Questi potrebbero essere Clienti o Fornitori di cui abbiamo una situazione di movimentazione Congelata per vari motivi che inficerebbe negativamente l analisi dei dati finali calcolati. ( es. Cliente in fallimento) Tipi movimento Inclusi : E possibile limitare il calcolo del Cash Flow ad un elenco (fino a 18 ) di Tipi Movimento da estrarre. Attivando il campo in fianco al tipo movimento, si esclude l estrazione dei relativi record per il mese in corso. Giorni intervallo periodi Interrogazione : E possibile indicare le cadenze temporali con cui si vuole vengano esposti i dati nell interrogazione. Questo non vincola la costruzione del file di dettaglio su cui si appoggia la visualizzazione. Abilità modalità SQL : Attiva la nuova modalità di esposizione dei dati di CW consentendo l utilizzo e la personalizzazione anche delle istruzioni SQL e Pannelli Grafici che vedremo tra poco. Parametri Configurazione Visualizzazione : Con Istruzioni SQL Dati è possibile attraverso delle Query SQL Custom G5 impostare le TAB da esporre a Video Riepilogo di CW, fino a 5 possibili. Con ID Oggetto InfoPanel per Grafico è possibile indicare fino a 2 grafici diversi HZ da esporre a Video attivabili in alternativa attraverso la selezione disponibile nella videata principale del CW. Con Istruzioni SQL Dettaglio è possibile attraverso delle Query SQL Custom G5 impostare due modalità di esposizione dei dati, attivabili in alternativa, attraverso la selezione disponibile nella videata principale del CW. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-6 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

7 6.2 Calcolo del Cash Flow L esecuzione del Calcolo del Cash Flow è richiamabile da CW Interattiva con F10 oppure in modalità Batch con F1 con il vantaggio quest ultima di in impatto minore sulle prestazione dell AS400. Durante l elaborazione Bath, con il tasto F5- Rivisualizza è possibile vedere lo stato di avanzamento dell elaborazione ed una volta ultimata, ottenere la visualizzazione dei dati aggiornati. Figura 6.2-I (RGCF01FM/TAB000) 6.3 Interrogazione e Analisi dei dati Nel Video principale di CW troviamo la situazione riepilogata dell andamento del Cash Flow, suddiviso secondo i periodi impostati nei parametri visti precedentemente. In Ultima Elaborazione troviamo l indicazione di quando sono stati aggiornati i dati che si stanno interrogando. Figura 6.3-I (RGCF01FM/TAB000) Nella riga Banche C/C vengono presentati i Saldi a Credito o Debito dei Conti Correnti Bancari. Nella riga Bolle/Fatture vengono mostrati gli Incassi o Pagamenti derivanti da Bolle di Acquisto e Vendita oppure Fatture non ancora passate in contabilità. Nella riga Dividendi/Investimenti compaiono i Dividendi e gli Investimenti secondo i Conti considerando i conti contabili indicati nella tabella di Gea SFP ed eventualmente per le sole registrazioni con Causale indicata nella tabella di Gea SFC. Nell esempio vediamo il conto Dividendi da Partecipazioni finire nella voce Dividendi del Cash Flow. Con Forzatura è possibile rovesciare il segno del Conto da presentare nel Cash Flow. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-7 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

8 Figura 6.3-II (JTABP2D/JTABP2DC) Figura 6.3-III (JTABP2D/JTABP2DD) Nella riga Ordini Aperti troviamo il valore di tutti gli Ordini di Acquisto, Conto Lavorazione e Vendita, ancora attivi ossia non evasi. La data su cui viene posizionato l importo è calcolata riferendosi alla data consegna indicata nell Ordine. Nella riga Ordini Pianificati, se è attivo il parametro in CW, troviamo una previsione di Debiti per Pagamenti dati dalle proposte d Ordine SPI. La data di consegna considerata per questi Ordini è quella calcolata dalla pianificazione. Nella riga Personale troviamo il valore dei debiti e crediti da personale. Anche questa voce risente delle impostazioni fatte in Gea nelle Tabelle SFP e SFC. Nell esempio che stiamo utilizzando, per il Personale ci limitiamo a considerare solo le registrazioni con Causale 340-Salari e Stipendi Dipendenti nella tabella Gea SFC. Figura 6.3-IV (JTABP2D/JTABP2DD) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-8 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

9 Figura 6.3-V (JTABP1D/JTABP1DD) Nella riga Scadenziario troviamo i Crediti o Debiti dei Clienti e Fornitori ricavati dalla situazione Effetti della Gea verificabile anche con l elaborato AM. Nella riga Varie compaiono i pagamenti IVA, sempre se è attivo il parametro in CW, e altri pagamenti e incassi di diversa natura come i movimenti di Spesa SP01 e SP02 o gli Importi Fissi caricati in CW. Selezionando con un doppio click sulle singole voci (quelle sottolineate) è possibile richiamare l interrogazione del dettaglio dei documenti estratti che concorrono al valore esposto nel riepilogo per la voce selezionata. Figura 6.3-VI (RFQXFM/T3SHORT) In particolar modo quando si sta introducendo l utilizzo del Cash Flow, è possibile che dall analisi dei dettagli dei dati estratti emergano delle situazioni vecchie di documenti non controllati, come potrebbero essere delle vecchie Fatture Fornitori non processate con FV Controllo Fatture Fornitore (Tipico caso che si presenta dai Clienti). Nel caso specifico è possibile sanare questi documenti attraverso l elaborato FI - Attribuzione manuale flag contabilizzato. Se sono stati attivati i parametri di elaborazione per gestire anche la liquidazione IVA in CW, interrogando la riga Varie si potranno trovare i movimenti relativi ai pagamenti dell IVA calcolati. Di seguito un esempio. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-9 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

10 Figura 6.3-VII (RFQXFM/T3SHORT) 6.4 Aggiunta forzata di Valori per Periodo Potrebbe essere necessario aggiungere al flusso di cassa valori Fissi per periodo, per voci di Spese o ricavi non gestite in SPI o in contabilità G&A. Da CW con il tasto funzionale F8 è possibile richiamare la funzione Importi fissi. In prima battuta, vengono presentate le righe di Spesa già inserite sulla quale è possibile intervenire in modifica attraverso la l opzione di riga 2. Con F6 si procede invece con l aggiunta di nuove Voci. Figura 6.4-I (RGBX36FM/WGT2CTL) Figura 6.4-II (RGBX36FM/T1) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-10 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

11 E necessario inserire l Anno di riferimento, il Codice del Tipo scadenza (Valore libero), la sua Descrizione ed eventualmente il Codice IVA da applicare sui valori inseriti. Procedendo con Enter è possibile inserire i valori fissi da forzare in aggiunta alle competenze del Cash Flow. Se il valore viene inserito positivo si assume si tratti di un Debito, se invece viene inserito come negativo si assume sia un Credito. 6.5 Stampa Si richiama del Video principale di CW con il tasto funzionale F6 Stampa. Figura 6.5-I (RGCF01FM/T4) Con Stampa Estesa si richiede se stampare il dettaglio di tutti i Documenti estratti per le singole tipologie, Con Scaduto si richiede vengano stampati anche documenti che rientrano nello Scaduto del Cash Flow, con Stampa per tipologia si richiedere di suddividere la stampa per Tipologia/voci di C ache Flow. Questo è uno stralcio della Stampa del Cash Flow riepilogato, No estesa. Questo è uno stralcio della Stampa del Cash Flow per Tipologia. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-11 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

12 7 APPENDICE 7.1 Descrizione Data-Base L applicazione poggia sul file CASHF. Si tratta di un file in essere per ogni azienda gestita con SPI che contiene tutti i flussi di cassa rilevati e calcolati dalla gestione, in particolare dalla fase di ricalcalo, classificati per natura e per posizione finanziaria. La natura del flusso di cassa è descritta dal campo XPOSIZ del file e può assumere i seguenti valori: VALORE DESCRIZIONE 00 Importi Fissi Scaduti - Debito/Credito 01 Bolle e Fatture Passive (Fornitori) - Debito 02 Ordini Fornitori Definiti - Debito 03 Ordini Fornitori Pianificati - Debito 04 Vari a Debito, Importi Fissi a Debito (>0) a Scadere e movimenti non di tipo Bolla - Debito 05 Bolle e Fatture Attive (Clienti) - Credito 06 Ordini di Vendita Clienti - Credito 07 Non usato 08 Vari a Credito, Importi Fissi a Debito (>0) a Scadere e movimenti non di tipo Bolla - Credito 09 Non usato 10 Non usato 11 GeA Movimenti Bancari a Debito Debito 12 GeA Movimenti Bancari a Credito Credito 13 GeA Movimenti Scadenziari Fornitori Debito 14 GeA Movimenti Scadenziari Clienti Credito La posizione finanziaria del flusso di cassa è classificata dal campo XDEBCR del file e può assumere i seguenti valori: VALORE D C DESCRIZIONE Flusso a Debito Flusso a Credito Tracciato Record del file CASHF DESCRIZIONE DEL FILE: CASHF Descrizione Campo Nome Campo T Pos. Lung De Pos. Pos. i Occu Camp ci Iniz Fin Numero riga (numero chiave CLBASE) XKKKKK P Numero Rata XNUMRA S Posizione cash-flow XPOSIZ S DATA SCADENZA RATA XSCADN S Prefisso cliente/fornitore/listino XFLAGA A Codice cliente/fornitore/listino XCODIC A Data emissione movimento/documento (VECCHIA) XDABOL S Riferimenti Documento XNUBOL A Tipo Movimento XTIMOV A Importo Rata Cash-Flow XIMPOR S Tipo Effetto XPATEF A FREE01 A Flag Debito / Credito (D)/ (C) XDEBCR A Ragione sociale cliente/fornitore XDSANA A Codice Classe Articolo XCLASS A Paragrafo-Pagina di Pagine 7-12 di 13 Versione 29 del 30/11/2015

13 Categoria Merceologica XCAME1 A Data Scadenza Rata XDRSCD S Data Emissione Movimento/Documento XDRBOL S Data Consegna Pianificata XDRCON S Data fattura XDRFAT S Codice Numeratore Fattura XCONUF A Numero fattura XNUFAT P Codice banca cliente/fornitore XBANCA A Codice Banca Nostra XBANNS A Conto Registrazione Contabile XCORCO A Tipo Importo / Rata Cash Flow XDSTII A Descrizione Debito / Credito XDSDEC A XNOTCW A Id. dati Provvisori XIDPRV A Identificatore Scenario XIDSMZ A Utente Creazione Scenario XFIRIM A Data/Ora Creaz. Scenario XTIMEI P Paragrafo-Pagina di Pagine 7-13 di 13 Versione 29 del 30/11/2015