Cos è il protocollo? Valore giuridico e gestionale. Contenuti. Il servizio di protocollo informatico ed i flussi documentali

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1 Contenuti Il servizio di protocollo informatico ed i flussi documentali Le indicazioni e gli obiettivi fondamentali Gli scenari Il servizio di protocollo informatico in ASP del CNIPA Le check list Protocollo informatico ed evoluzione dei processi (Il B.P.R.) CNIPA Rilevazione sullo stato dell arte ed azioni 1 2/ 77 2 Cos è il protocollo? Valore giuridico e gestionale E un servizio obbligatorio negli enti pubblici Ha il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilo giuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in uscita dall organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno Il servizio deve numerare, classificare ed archiviare tutti i documenti prodotti dall ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il rapido recupero delle informazioni associate e la conservazione Ogni documento viene assegnato ad una determinata categoria, classe e fascicolo sulla base del titolario di classificazione, che garantisce l organizzazione fisica e logica dell archivio corrente Valore giuridico probatorio: la registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa Tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni Valore gestionale: le attività di classificazione e fascicolazione consentono di inserire il documento nel contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati 3/ /

2 La vecchia normativa Prima della riforma (DPR 428/98 DPR 445/2000) il protocollo era normato da due testi fondamentali: PA centrale: dal Regio Decreto n.35 del 25 gennaio 1900 Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali Enti locali: dalla Circolare del Ministero degli Interni n /2 del 1 marzo 1897 Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell archivio per gli uffici comunali 5/ 77 5 Riferimenti Normativi Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle PA D.P.R. 428/ Requisiti del sistema di protocollo informatico : Garantire la sicurezza e l integrità dei dati Fornire servizi di certificazione Fornire servizi di catalogazione (titolario di classificazione) Consentire un rapido recupero delle informazioni 2. Entro realizzazione del sistema automatizzato per la gestione del protocollo informatico 3. Individuazione delle AOO 4. Ruolo del responsabile del servizio di protocollo informatico 6/ 77 6 Protocollo informatizzato o protocollo informatico? Riferimenti Normativi prima DPR 428/1998 DPR 445/2000 Utilizzo del software per la registrazione e la ricerca dei documenti cartacei dal 1/01/2004 dopo Nuovo servizio che si avvale di sistemi software per la gestione dei documenti informatici Linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento dei procedimenti amministrativi DPCM 14/10/ Progettazione e/o revisione dei sistemi informativi per l avviamento del Protocollo informatico dal 1 gennaio Pianificare le attività per realizzare un sistema di base protocolloarchiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo 3. Definizione di adempimenti per le P.A. 4. Centro di competenza per il Progetto Protocollo informatico e trasparenza amministrativa ( 7/ /

3 Codice della P.A. digitale Codice della P.A. digitale CAD D.lgs.82/2005 D.lgs.159/2006 Finalità del codice: Informazione digitale La formazione del documento informatico e la firma digitale Fascicoli informatici dei procedimenti Trasmissione Disponibilità dell informazione digitale per cittadini/imprese Gli strumenti Protocollo informatico La posta elettronica certificata (art.6, 48) La firma digitale (art.24) Siti internet delle P.A. (art.53, 54) CIE - CNS (art.64, 66) 9/ / Protocollo e gestione documentale Le indicazioni fondamentali (1) L informatizzazione è una scelta ineludibile e improrogabile in quanto: incrementa l efficienza interna riduce i costi e soprattutto è essenziale per attuare la trasparenza amministrativa rendere concreti i nuovi diritti degli utenti L eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo (protocolli particolari) e dei registri cartacei 11 / /

4 Le indicazioni fondamentali (2) Documento in arrivo Protocollo in entrata UO2 UO1 UON Il collegamento del sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali Protocollo in uscita internet Documento in partenza Gli aspetti innovativi Protocollo visto come: Un sistema di gestione elettronica dei documenti Un sistema di gestione elettronica dei flussi documentali Un Archivio (come bene culturale) Gestione del documento elettronico e predisposizione per: Firma digitale Accessibilità Interoperabilità Codice Amministrazione Digitale 13 / / Il Manuale di gestione Riconoscimento della piena autonomia delle amministrazioni nella definizione dei propri criteri organizzativi e regolamentari Insieme delle norme, delle direttive e delle procedure interne per la gestione e la conservazione dei documenti Strumento rivolto ai dirigenti, quadri e operatori Manuale di gestione - contenuti flusso in entrata/uscita/interno regole per la registrazione dei documenti tipi di documenti soggetti a registrazione particolare tipi di documenti non soggetti alla registrazione di protocollo regole per l uso degli strumenti informatici direttive per la classificazione (titolario) regole sulla movimentazione dei documenti cartacei regole sull accesso ai documenti informatici regole per il registro di emergenza 15 / /

5 La funzione organizzativa della classificazione d archivio La classificazione è lo strumento per la formazione dell archivio, cioe per l ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell attività amministrativa Titolario di classificazione Definizione Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell analisi delle funzioni dell ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata 17 / / La classificazione in ambiente digitale La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilita : recupero piu rapido dell informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (mediante l eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l utilizzo di dizionari controllati e strutturati) Il piano di classificazione Organizzazione fisica e logica dell archivio Il titolario di classificazione è uno strumento che serve ad ordinare i nostri documenti e a contestualizzarli. 19 / /

6 I calzini del principe Carlo Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare i calzini intonati con la cravatta e ha pochi minuti per farlo. Allora Archibald mette tutti i calzini in un armadio e inizia il lavoro di classificazione. L'armadio ha 3 ante (titoli): L'anta Calzini estivi" ha 3 sottoante (classi): I. Calzini estivi II. Calzini invernali III.Calzini da mezza stagione 1. Seta 2. Cotone 3. Fresco di lana La sottoanta fresco di lana ha 6 cassetti (fascicoli): a. Verdi b. Blu c. Neri d. Scozzesi e. Grigi f. Marroni Archibald non trova il singolo calzino/documento, ma l'intero fascicolo, istruito per item aventi classificazione omogenea (calzini + reggicalzini + fiocchi ornamentali) 21 / Classificazione gerarchica (esempio) Pianificazione, organizzazione Indirizzo e coordinamento Programmazione Consuntivazione Organizzazione degli uffici Sistema qualità Relazioni sindacali Informazione e comunicazione Comunicazione esterna Relazioni con il pubblico Sistema dei controlli interni Controllo di gestione Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro Sistemi informativi Pianificazione e sviluppo dei sistemi informativi Gestione e manut.ne sistemi informativi autom. Sistemi informativi gestionali Architetture e infrastrutture Sicurezza Gestione del sistema documentario Gestione delle risorse umane Assunzioni Mobilità Trattamento giuridico ed economico Attività di servizio Gestione presenze/assenze Procedimenti di responsabilità Codice di comportamento Cessazioni Prevenzione e protezione Trattamento di quiescenza e previdenza Contenzioso del lavoro Formazione e aggiornamento del personale Gestione delle risorse finanziarie Gestione del bilancio d esercizio e rendicontazione Gestione della spesa Gestione delle risorse strumentali Beni immobili Beni mobili Servizi Automezzi di servizio Servizi di economato Servizi di cassa Gestione servizi generali 22 / scenario: Nucleo minimo Il Nucleo minimo Registrazione (art.53 DPR 445/2000) Segnatura (art.55 DPR 445/2000) Fornisce il servizio di certificazione L effettuazione di una registrazione di protocollo corrisponde alla assunzione di responsabilità da parte dell amministrazione e serve a certificare l esistenza del documento a partire da una certa data. Utilizzo del titolario di classificazione 23 / /

7 Numero di protocollo (art. 57 TUDA) Segnatura di protocollo (Art. 55 (445/2000) Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno Come si cita un documento di una pubblica amministrazione? Prot. 7452/2007 apposizione o associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell area organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione. 25 / / Elementi della segnatura Comune di Registratura Anno.... Titolo... Classe... Fascicolo... N giorno mese anno UOC CC RPA 2 scenario: Gestione informatica documentale Artt. 61, 64 DPR 445/2000 La Gestione documentale va dalla tenuta informatica di documenti cartacei alla gestione di documenti informatici. Registrazione con trattamento delle immagini (acquisizione digitalizzata dei documenti cartacei). Accesso ai documenti ed ai fascicoli informatici nel rispetto dei criteri di riservatezza. 27 / /

8 La gestione documentale Repository documentale con servizi di document management, per la creazione di documenti, la ricerca, l associazione di informazioni strutturate, il collegamento, l annotazione. Soluzioni di imaging, per l acquisizione di documenti cartacei, il riconoscimento dei caratteri (OCR) Servizi COLD (Computer Output to Laser Disc) per l archiviazione ottica. DPR 445/2000 art.46 comma 1 Le Pubbliche Amministrazioni adottano sistemi per la gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati,valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione 29 / / scenario: Gestione dei flussi documentali Flusso documentale: Determina Artt. 64, 65, 66 DPR 445/2000 Informatizzazione dei processi relativi all iter dei documenti in entrata, in uscita ed interni Automazione dell iter dei procedimenti amministrativi Interoperabilità con altre AOO e PA Ufficio Proponente Dirigente / P.O. Ragioneria Segreteria ARK Uffici partecipati Messi not. 31 / /

9 Flusso documentale: Reclamo WfMS Ufficio ricevente Originale (RECL) URP Originale (RECL) Ufficio competente Originale (RECL) URP COP x fasc. istruttoria nota /risposta WORD Termine iter 33 / 77 Patrizio Geri Geri 33 Comune di di Pisa Pisa - Direzione Sistemi Informativi 34 / Strumenti di verifica Il Centro tecnico di competenza del CNIPA ha realizzato, su mandato del Ministro per l'innovazione e le tecnologie (Direttiva 9/12/2002), un documento Check list Check list - obiettivo Avere delle indicazioni sulla aderenza del sistema di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali ai requisiti desumibili dal quadro normativo di riferimento 35 / /

10 Check list - destinatari CNIPA Protocollo ASP FORNITORI La gara ed il contratto quadro Assenza di uno strumento di certificazione Attività interne di verifica e test AMMINISTRAZIONI Supporto per le attività di valutazione dei prodotti Supporto per le attività di collaudo Il Centro tecnico di competenza del CNIPA ha realizzato nel 2003 una gara europea per la realizzazione dell infrastruttura del Servizio di Protocollo in modalità ASP (Application Service Provider): Servizio REPRO Servizio GEDOC Servizio STORE 37 / / CNIPA Protocollo ASP Tipologie del servizio Componente REPRO Gestione del nucleo minimo di protocollo (registrazione, segnatura, classificazione) Componente GEDOC Gestione documenti, fascicoli, flusso documentale Componente STORE Archiviazione ottica dei documenti e sostitutiva CNIPA Protocollo ASP Strategie alla base del servizio: Completo e di veloce attivazione Flessibile (graduabile in termini di composizione e tempificazione secondo le specifiche esigenze) Tempestivamente aggiornato alla normativa specifica e tecnica vigente Investimenti iniziali limitati Predefinito e controllato per prezzi e livelli di servizio Correlato all effettivo utilizzo 39 / /

11 CNIPA Protocollo ASP CNIPA Protocollo ASP Caratteristiche tecnologiche Portale Web per i servizi Repro e Gedoc Componenti open source DB Oracle Autenticazione tramite: Codice AOO Profilo utente User-id Password Scambio di informazioni crittografate tramite il protocollo di comunicazione SSL (https) 41 / / Livello di diffusione CNIPA Protocollo ASP Attivato a gennaio amministrazioni aderenti amministrazioni operative Aprile documenti 800 utenti AOO Aprile 2006: ,5 milioni documenti utenti 164 AOO Proiezione dicembre 2006: 11,5 milioni di documenti utenti aprile-05 aprile-06 dicembre-06 documenti (in migliaia) utenti 450 AOO AOO (14 convegno 2006) 43 / 77 Patrizio Geri Direzione Sistemi Informativi 43 Geri Comune di di Pisa Pisa - 44 /

12 Prot. Inf.: cosanon si deve Protocollo informatico ed evoluzione dei processi Il protocollo informatico è finalizzato al miglioramento dei servizi in termini di tempi, di qualità,, di trasparenza quindi non si deve concepire il protocollo informatico solo come mera automazione del registro di protocollo, né solo come informatizzazione di iter procedurali sequenziali predefiniti non è sufficiente applicare una tecnologia standard (un prodotto certificato da CNIPA o altri) a processi differenti (e magari mal organizzati o obsoleti) 45 / / Prot. Inf.: cosa si deve Il B.P.R. Il protocollo informatico è finalizzato al miglioramento dei servizi in termini di tempi, di qualità,, di trasparenza quindi le soluzioni vanno collocate nelle specifiche realtà organizzative e operative e progettate in maniera da rispondere alle reali esigenze di gestione della documentazione e dei flussi le soluzioni debbono combinare varie funzionalità (registrazione, archiviazione e ricerca, gestione flussi..) in maniera originale serve quindi conoscere i processi dell organizzazione coinvolta ed i relativi flussi informativi, capire le esigenze, definire le soluzioni, progettare insieme ai vari uffici "Ripensamento e riprogettazione del processo per raggiungere un miglioramento sostanziale nella performance." Gestione dell innovazione e del cambiamento organizzativo Gestione dei processi e sviluppo delle competenze Il ruolo delle ICT Utilizzo delle tecnologie 47 / /

13 La scelta del B.P.R. La valenza del B.P.R. Il BPR rappresenta una scelta importante per molti motivi: Assetto organizzativo della AOO Analisi delle competenze Identificazione dei responsabili di procedimento Censimento e razionalizzazione dei processi Controllo di gestione Monitoraggio dei costi e dei tempi 49 / / Vantaggi del Protocollo Informatico (1) Vantaggi del Protocollo Informatico (2) Razionalizzazione degli archivi Rimozione di archivi multipli e duplicati Criteri comuni di archiviazione (Titolario di classificazione) Sicurezza nella conservazione degli originali Minori costi per attività di: Copie Trasporto Spazi Tempi Efficienza e maggior controllo I documenti raggiungono i destinatari in giornata Rimozione dei colli di bottiglia per le operazioni di uscita Immediata reperibilità dei documenti e dei relativi funzionari-istruttori competenti Tracciatura delle trasmissioni Drastica riduzione dei documenti smarriti Sicurezza Accesso controllato al sistema Gestione dei diritti di accesso ai documenti Controllo delle operazioni eseguite (file di log) 51 / /

14 CNIPA: Rilevazione dello stato dell arte e azioni Modello generale (Longobardi CNIPA) Indicatori di riferimento 53 / Campione di 61 PAC organizzate in 84 AOO rilevazione / Complessità organizzative e tecnologiche Attenzione alla direttiva 55 / 77 Patrizio Geri Geri 55 Comune di di Pisa Pisa - Direzione Sistemi Informativi 56 / 77 Patrizio Geri Geri 56 Comune di di Pisa Pisa - Direzione Sistemi Informativi 14

15 Attuazione della direttiva Rilevanza dei progetti 57 / 77 Patrizio Geri Geri 57 Comune di di Pisa Pisa - Direzione Sistemi Informativi 58 / 77 Patrizio Geri Geri 58 Comune di di Pisa Pisa - Direzione Sistemi Informativi Rischio dei progetti 59 / Principali fattori critici emersi Il Centro di competenza sul protocollo informatico ha distribuito questionari alle PA Criticità indicate nei questionari Evoluzione organizzativa (xxxxxxxxxxxxxxxxxx) Sensibilizzazione vertici e definizione obiettivi (xxxxxxx) Inerzia culturale (xxxxx) Indisponibilità di fondi (xxxxxx) Complessità progettuale (xxxx) Integrazione dei sistemi (xx) Sicurezza (x) Scarsità di competenze tecniche (x) Preparazione del titolario (x) Scarsità di personale per la gestione documentale (x) 60 /

16 Soluzioni tecnologiche adottate Funzioni già implementate Analisi delle soluzioni tecnologiche adottate nella PAC (i dati sono riferiti a 111 progetti) Le soluzioni ASP sono ancora poco diffuse per problematiche legate alla sicurezza: Privacy Disponibilità dei dati Integrità dei dati 61 / / Tasso di digitalizzazione Piano di sicurezza rilevazione proiezione Rapporto tra gestione elettronica e documenti totali 63 / Piano di sicurezza specifico per il Protocollo Informatico anche in relazione al registro di emergenza 64 /

17 Perché dematerializzare Le dimensioni in gioco I processi documentali valgono almeno il 2% del PIL Una dematerializzazione di appena il 10% vale 2 miliardi di euro Fonte: Quaderno n.24 del CNIPA Tavoli tecnici del CNIPA (1) T1 - Conservazione sostitutiva dei documenti (ridefinire le norme sulla conservazione valide per PA e privati - delibera CNIPA n.11/2004 e CAD) T2 - Aspetti tecnologici della conservazione permanente (individuazione di supporti, strumenti di memorizzazione, formati e soluzioni tecniche da adottare per consentire la conservazione sostitutiva permanente, mantenendo l integrità e l autenticità dei documenti digitali) T3 - Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni (Gazzette Ufficiali, Bollettini Regionali, Atti su siti web) 65 / / Tavoli tecnici del CNIPA (2) T4 Riduzione dei tempi dei documenti amministrativi (analizzare la fattibilità per la riduzione dei tempi di deposito obbligatorio per determinati documenti amministrativi) T5 Figura del Responsabile della Conservazione (Qualificazione del ruolo e individuazione di un percorso formativo specifico in base alla criticità della tenuta dei documenti a lungo termine e alle problematiche di gestione in outsourcing) T6 Iniziative di incentivazione (Iniziative CNIPA nell ambito della dematerializzazione) Tavoli tecnici del CNIPA (3) Tavoli tecnici del CNIPA (3) V1 Documentazione bancaria (gestione dei processi di conservazione su indicazioni dell ABI) V2 Documentazione sanitaria (definizione regole tecniche per conservazione delle immagini e della refertazione) V3 Documentazione a fini tributari (armonizzazione delle normative fra i vari Ministeri che regolano i processi di conservazione della doc. tributaria) V4 Documentazione del lavoro (tenuta e conservazione di libri matricola e libri paga) 67 / /

18 Alcune questioni aperte (1) Alcune questioni aperte (2) Carenza di prassi e scarso uso degli strumenti per la sottoscrizione e la gestione dei documenti firmati Scarsa fiducia nella per la trasmissione formale dei documenti Difficoltà di esibizione e ritrosia ad accettare il documento informatico Attuazione dell art. 71 del Codice amministrazione digitale (emanazione regole tecniche) Necessità di strumenti di governo degli archivi (manuale di gestione, piano di classificazione e conservazione, massimario di scarto) Dall autenticazione dei singoli documenti alla validazione del processo Uso di formati aperti e standard che assicurino indipendenza, interoperabilità, durata 69 / / Azioni programmate Stato di attuazione del piano formativo Formazione del personale PA sui processi di dematerializzazione: enfasi sul documento informatico adozione generalizzata del protocollo informatico -commissario ad acta-(ddl Nicolais art. 3) processi all digital (ddl Nicolais art. 4) diffusione della firma digitale diffusione della posta elettronica diffusione della PEC Massima attenzione fin d ora ai processi di conservazione. 71 / /

19 Soggetti coinvolti nella formazione Analisi dei contenuti del Piano di formazione 73 / % tra il numero di amministrazioni che hanno inserito uno specifico argomento nel Piano e il numero complessivo di amministrazioni che hanno effettuato formazione generica. 74 / Confronto anni Conclusioni Approccio ad uno scenario modulare Nucleo minimo Gestione documentale Workflow Firma digitale PEC Interoperabilità 75 / /

20 Siti utili (Centro di comp. Protocollo Cnipa) (Ministero Innovazioni e tecnologie) (Centri regionali di comp. per l e-government) (Centro di competenza Protocollo ASMTEL) (Centro nazionale per l informatica nella PA) (Associazione Nazionale Comuni Italiani) Grazie per l attenzionel video 77 /

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