3 marzo 2016 Cagliari Elisa Carboni Cristiana Verde. Open Space Technology Una tecnica innovativa per la gestione dei gruppi di lavoro

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1 3 marzo 2016 Cagliari Elisa Carboni Cristiana Verde Open Space Technology Una tecnica innovativa per la gestione dei gruppi di lavoro

2 Come nasce l OST? nel 1985 da un'intuizione di Harrison Owen coffee break momenti più interessanti degli incontri

3 Che cos è l OST? Strumento semplice che permette a gruppi di persone eterogenee di lavorare insieme in armonia Si basa su: passione responsabilità auto - organizzazione

4 Quando si usa l OST? Esistenza di cinque condizioni di base : 1. Qualcosa di reale ed importante da discutere 2. Un alto grado di complessità 3. Grande eterogeneità tra i partecipanti e i diversi punti di vista di cui sono portatori 4. Grande passione e un buon grado di conflitto 5. Urgenza di risolvere il problema

5 Come organizzare l OST? Rapporti con il cliente (consenso informato): Un approccio diverso Non è possibile sapere e controllare cosa succede durante i lavori Non è già tutto deciso Fiducia nelle persone

6 Come organizzare l OST? Scelta del TEMA: Focalizzato su un problema reale ed esistente, esistente che appassioni i partecipanti Chi partecipa ad un OST: Chiunque sia interessato a farlo, in modo volontario Tecnica sperimentata finora da 5 a 2000 partecipanti, ma non ci sono limiti

7 Come organizzare l OST? INVITO: Deve stuzzicare l immaginazione dei potenziali partecipanti Evocativo, provocatorio, fantasioso e aperto a più risultati Informazioni fondamentali: sede, l orario di lavoro e la logistica Utile preparare l invito con il cliente (linguaggio)

8 Come organizzare l OST? INVITO: Molto breve Tema Motivazioni/contesto Logistica Impegni finali sull uso dei risultati

9 Come organizzare l OST? Quanto dura?: Da 1 a 3 giorni Argomento semplice: 1 giornata Argomento complesso: 2/3 giornate Importante la presenza di una notte! Meglio dormirci sopra

10 Come organizzare l OST? Logistica: Spazio grande e confortevole per ospitare un cerchio (capienza diviso 2) Una parete libera da ingombri per l agenda Possibilità di ospitare il coffee break e la sala stampa Aree di lavoro per i gruppi diversificate

11 Come organizzare l OST? Materiali (100 pax): Nastro adesivo 5 rotoli Pennarelli 50 diversi colori scuri Post it misura 76x127 mm 2 confezioni da 100 Fogli A4 colorati per le proposte Pinzatrice e punti

12 Come organizzare l OST? Attrezzature (100 pax): Lavagne a fogli mobili 1 lavagna per gruppo Microfono (se necessario) Computer e stampante per la sala stampa Fotocopiatrice per Report

13 Instant report Schema del report: Titolo della proposta Nome e Cognome del Proponente Elenco dei partecipanti al gruppo Sintesi della discussione

14 Ruolo del facilitatore Creare lo spazio e il tempo Tenere lo spazio e il tempo Dare sicurezza ai partecipanti Essere autenticamente presenti Essere autentici Lasciare andare le cose (non controllare!) Non essere direttivi Essere presenti, ma invisibili Il facilitatore non controlla il processo

15 Ruolo del facilitatore Favorire l empowerment dei partecipanti Fare leva sulla libertà e responsabilità dei partecipanti Non intervenire, anche nelle situazioni più conflittuali Credere nelle persone e nella loro capacità di auto-gestione!

16 Il setting Sedie in cerchio (forma della comunicazione umana tra pari) Il cerchio deve distare circa 2 metri dalla parete dell agenda Lasciare spazi di ingresso nel cerchio Nulla al centro (pennarelli e carta A4)

17 Il setting Il tema I 4 principi La legge dei due piedi Calabrone e farfalla Siate pronti ad essere sorpresi Agenda Matrice spazio temporale

18 Apertura dei lavori Benvenuti Focalizzazione del gruppo Presentazione del tema Descrizione del processo Messa a punto del programma di lavoro Apertura del mercato Uscita di scena del facilitatore

19 Annunci del mattino e novità serali Per OST di 2/3 giorni Utili per comunicare variazioni nel programma/eventuali osservazioni

20 Action Plan OST di 2/3 giorni Definizione delle priorità (bollini adesivi colorati/votazioni) Si identificano gli argomenti, si sviluppano in dettaglio, si decide chi si assume la responsabilità Lavagna a fogli mobili: Proposta prioritaria Proposte collegate Prossimi passi Chi fa cosa

21 Chiusura di un OST Cerimonia del talking stick Ciò che conta è che le persone ascoltino con partecipazione e parlino con sincerità

22 Riflessioni sull OST Leadership Vision Community Management Equilibrio dinamico tra gli elementi

23 Riflessioni sull OST Tieni aperto il tuo spazio e......preparati ad essere sorpreso! Grazie per l'attenzione!