Car Folio Reports Guida all'aggiornamento del prodotto

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1 Car Folio Reports Guida all'aggiornamento del prodotto American Reporting Copyright 2007 American Express Travel Related Services, Inc. Tutti i diritti riservati 1

2 Indice Sezione Pagina Car Folio Reporting Risorse aggiuntive Cos'è Car Folio Car Transactions with Folio (CM) Detail Car Transactions with Folio (CM) Summary Informazioni su Help Desk, pulsante per gli aggiornamenti del prodotto, Centro Risorse e opportunità di formazione Per vostra convenienza, l'indice è completo di collegamenti Web, così da consentire una facile navigazione nel documento in caso di consultazione elettronica. Il processo è di facile utilizzo: spostando il cursore in corrispondenza delle varie sezioni e facendo clic una volta, la sezione corrispondente verrà automaticamente visualizzata. 2

3 Car Folio Reporting Nota bene: i clienti che desiderano utilizzare Car Folio Reporting sono tenuti a richiederne l'installazione mediante il Consulente American Express, in quanto questa funzione non è automaticamente a disposizione degli utenti. Cos'è Car Folio? La funzione di reportistica Car Folio (Car E-Folio) consente la visualizzazione, unitamente ai dati di transazione/addebito, di informazioni riguardanti le spese effettive relative agli autonoleggi o le partite singole. Questi dati vengono inviati ad American Express dalle agenzie di autonoleggio con cui abbiamo stipulato accordi di collaborazione: i clienti possono utilizzare i report al fine di riconciliare i pagamenti, controllare la spesa dei titolari delle carte e determinare l'osservanza delle normative nell'ambito della propria politica di autonoleggio aziendale. Quali sono le agenzie di autonoleggio partecipanti? American Express ha stipulato accordi di collaborazione finalizzati alla trasmissione di dati sugli autonoleggi con Europcar e Sixt. Quali sono i vantaggi offerti da Car Folio Reporting? Car Folio apporterà vantaggi alle aziende incrementandone la capacità di: Controllare le spese Possibilità di verificare il rispetto da parte dei dipendenti delle direttive di autonoleggio, individuando con facilità eventuali spese e transazioni non conformi da parte dei medesimi. Incrementare i risparmi Gestione più efficace delle trattative di autonoleggio, grazie alla possibilità di verificare le tariffe effettivamente pagate confrontandole con quelle negoziate e di identificare e negoziare tariffe su servizi importanti per l'azienda e i dipendenti. Facilitare la preparazione di report sulle spese Riduzione del carico lavorativo aziendale e degli errori associati all'amministrazione, archiviazione e riconciliazione manuale delle spese di autonoleggio. Quali sono i report disponibili nell'ambito di Car Folio Reporting? Una volta completata l'installazione della cartella Car E-Folio da parte del rappresentante dell'account American Express, avrete accesso a due report condivisi Car E-Folio: Car Transactions with Folio (CM) Detail Car Transactions with Folio (CM) Summary 3

4 Car Transactions with Folio (CM) Detail report Questo report fornisce informazioni dettagliate per ciascuna transazione di autonoleggio. A causa della natura di questi dati, questo report prevede la combinazione nel medesimo report di due tipologie di dati: quelli di transazione o addebito e quelli folio o relativi alle partite singole. È possibile che per ciascuna transazione vengano visualizzate diverse righe di dati folio. Le informazioni a livello di transazione verranno ripetute per ciascuna riga di informazioni folio. Dal momento che le informazioni contabili possono essere di diversi tipi (ad esempio, valute diverse), non vengono riportati totali nelle colonne dei parametri. Prompt Necessari Cardmember Status Customer Charge Time Attivo, annullato o entrambi Informazioni sul riferimento societario, inclusi Master, Intermediate e/o Basic. Intervallo di tempo per report, specificabile fino al giorno o giorni specifici Opzionali Product Line Cardmember Employee ID Preferred Country/State/City/Agency Item Category Cost Center Universal ID Informazioni visualizzate Attributi Cardmember Acct. No. Name Car Agency (Folio) Car Agency Location (Folio) Rental Date Return Location (Folio) Return Date Rental Agreement Number Car Folio Item Category Numero del conto Carta del Titolare, cognome e iniziale del secondo nome del Titolare dell'agenzia di autonoleggio Città, regione e Paese di ritiro della vettura Data di ritiro della vettura Città, regione e Paese di consegna della vettura Data di consegna della vettura Numero contratto autonoleggio (da riconciliare) Categoria informazioni folio di alto livello (es. addebiti vettura, addebiti carburante, penali e commissioni) Car Folio Item Description informazioni folio di basso livello (es. COMMISSIONI Consegna, COMMISSIONI Tassa aeroportuale) Parametri Submitted Currency Debit Amount Total Folio Amount Item Amount Valuta per le voci folio Importo complessivo sulla carta di pagamento Totale di tutti gli importi contabili folio al pagamento Importo delle singole voci folio (es. tariffa di noleggio, commissioni) 4

5 Report esemplificativo (n.b.: i dati personali non sono visualizzati per motivi legali) Attributi Parametri 5

6 Car Transactions with Folio (CM) Summary report Questo report fornisce informazioni di riepilogo e folio relative alle spese di autonoleggio. A causa della natura di questi dati, questo report prevede la combinazione nel medesimo report di due tipologie di dati: quelli di transazione o addebito e quelli folio o relativi alle partite singole. È possibile che per ciascuna transazione vengano visualizzate diverse righe di dati folio. Nel report a livello dettagliato, queste informazioni sono mescolate. In questo report, i dati folio sono riepilogati fino al livello di transazione. Prompt Necessari Cardmember Status Customer Charge Time Attivo, annullato o entrambi Informazioni sul riferimento societario, inclusi Master, Intermediate e/o Basic. Intervallo di tempo per report, specificabile fino al giorno o giorni specifici Opzionali Product Line Cardmember Employee ID Preferred Country/State/City/Agency Item Category Cost Center Universal ID Informazioni visualizzate Attributi Metrics Cardmember Acct. No. Name Car Agency (Folio) Car Agency Location (Folio) Rental Date Return Location (Folio) Return Date Rate Rate Type Car Class Rental Agreement Number Debit Amount Total Folio Amount Car Charges Numero del conto Carta del Titolare, cognome e iniziale del secondo nome del Titolare dell'agenzia di autonoleggio Città, regione e Paese di ritiro della vettura Data di ritiro della vettura Città, regione e Paese di consegna della vettura Data di consegna della vettura Tariffa giornaliera Tipo di tariffa di noleggio Tipo di vettura Numero contratto autonoleggio (da riconciliare) Importo complessivo sulla carta di pagamento Totale di tutti gli importi contabili folio al pagamento Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria vettura 6

7 Fuel Charges Insurance Charges Phone Charges Penalties & Fees Equipment Fees Miscellaneous Taxes Payments / Discounts Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria carburante Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria assicurazione Totale di tutti gli addebiti compresi nella categoria telefono Totale di tutte le penali e commissioni Totale delle commissioni specifiche relative ad attrezzature Totale degli addebiti a carattere vario Totale imposte Totale di tutti i pagamenti e/o sconti # of Days Numero di giorni Report esemplificativo (n.b.: i dati personali non sono visualizzati per motivi legali) Attributi Parametri 7

8 Risorse aggiuntive Help Desk Per qualsiasi domanda su American Reporting e sulle funzionalità e nuovi report descritti in questa guida di aggiornamento al prodotto, contattare l'help Desk. Per informazioni di contatto internazionali, è disponibile il pulsante Help Desk nella home page dei report. Pulsante per gli aggiornamenti del prodotto Per un'anteprima sulle modifiche in arrivo, è possibile fare clic sul pulsante per gli aggiornamenti del prodotto disponibile nella pagina introduttiva di Enhanced Reporting. Questa opzione è disponibile due settimane prima che la suite di reportistica venga aggiornata e avvisa l'utente sulle modifiche, offre un riepilogo dei miglioramenti previsti, fornisce informazioni sulle date di lancio e su eventuali interruzioni del sistema. Si consiglia di usare regolarmente la funzione di aggiornamento, per conoscere le date in cui gli aggiornamenti saranno disponibili. Resource Il Resource Center di American è l area a cui fare riferimento per tutte le esigenze di reportistica. È possibile accedere a guide correnti e archiviate, informazioni sui prodotti ed esempi di report sui prodotti di reportistica American Il link al Centro risorse si trova nella home page di American prima di accedere a Report o a Gestione del Programma. Formazione Se avete bisogno di un veloce ripasso o non conoscete Enhanced Reporting, contattate il vostro Consulente che sarà lieto di organizzare una sessione di formazione con un esperto I corsi di formazione sono al momento disponibili in inglese, francese, tedesco e spagnolo. 8