CULTURAL CONTACT POINT ITALY

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1 CULTURAL CONTACT POINT ITALY IL BUDGET FORM PER I PROGETTI DI COOPERAZIONE DEL PROGRAMMA CULTURA Guida alla compilazione Stand

2 NOTA ALL INTRODUZIONE Nel Luglio 2011 il modello del budget form per i progetti di cooperazione del Programma Cultura (strand ) è stato modificato o, meglio, semplificato. Questa guida rappresenta un aggiornamento rispetto alle precedente pubblicazione del 2010 e si adatta sia alle nuove linee guida dell Agenzia Esecutiva (EACEA), sia alle esigenze degli applicants. Possiamo parlare di semplificazione in questi termini: i capitoli del budget sono stati ridotti da sette a cinque. I costi reativi ai subcontacting (ex capitolo 7), travel,subsistence and administration (ex capitolo 4), invece, sono stati accorpati nei capitoli ufficiali, come voci di spesa (content of the budget). Inoltre, da quest anno è possibile subappaltare competenze tecniche specifiche collegate al coordinamento che richiedono profili specializzati (ad esempio in materia giuridica, contabile, fiscale, di risorse umane, ecc.). Focus principale della guida saranno i progetti di cooperazione annual&multiannual (strand e 1.1.), dal momento che il budget per i progetti di cooperazione con i Paesi Terzi (strand 1.3.5) verrà pubblicato soltanto nel Il format di riferimento per lo strand rimane, comunque, quello presentato nelle seguenti pagine. Last but not least è opportuno precisare la finalità di questa guida, che consiste nel garantire un informazione semplice ed essenziale ai non addetti ai lavori del Programma Cultura Le Instructions for Applicants rimangono, in ogni caso, il documento ufficiale di riferimento. Tramite una lettura attenta delle Instructions, del supporto fornito dal CCP ITALY e, soprattutto, dedicando tempo e cura al progetto che si vuole presentare, la redazione del budget non risulta assolutamente problematica. Un progetto è un esercizio di coerenza sia dal punto di vista teoretico, che dal punto di vista finanziario. Buon lavoro. Marzia Santone CCP ITALY-Cultural Contact Point-MIBAC Roma, 14 Settembre 2011

3 INTRODUZIONE As might be expected, projects with well-formulated, clear objectives and strategies tend to perform better than projects with no or poorly formulated objectives and strategies. European Commission-EuropeAid, 2002, Annual Report 2001 Le ultime modifiche relative al Programma Cultura hanno interessato anche il settore del budget-based financing, relativamente ai progetti di Cooperazione (azione ). Tali modifiche si traducono sia nella formulazione di un nuovo modello per il budget (più analitico ed intuitivo rispetto a quello precedente), sia nella ridefinizione di alcuni aspetti amministrativi (subappalti, contributi in natura). La presente guida è stata pensata per un pubblico poco esperto e, dunque, rappresenta uno strumento di supporto alle Instruction for Applicants 2 e alla Programme Guide 3. Risulta evidente, da una constatazione empirica, che molti utenti ancora incontrino delle difficoltà nella compilazione del form in questione, spesso a causa dell opacità referenziale di alcuni termini tecnici. È bene precisare che sono state prese in considerazione soltanto le norme procedurali per la compilazione, tralasciando eventuali eccezioni, che verranno esaminate in un secondo momento. La prima parte è pensata come un introduzione necessaria alla definizione concettuale del budget e alla classificazione dei costi da un punto di vista olistico. La seconda parte, invece, precisa la semantica del nuovo modello di budget per i progetti di cooperazione culturale, suggerendo, inoltre, gli step fondamentali per la compilazione. Marzia Santone CCP ITALY-Cultural Contact Point-MIBAC Roma, 10 Dicembre Maggio

4 INDICE Nota all introduzione Introduzione 1. PRIMA DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIONI DI BASE 1.1 Budget una definizione necessaria 1.2 Costi ammissibili e non ammissibili secondo il regolamento CE 1.3 Costi ammissibili diretti e indiretti 2. IL BUDGET FORM PER IL PROGRAMMA CULTURA 2.1 Budget una definizione necessaria 3. INTERMEZZO: SUBAPPALTI E CONTRIBUTI IN NATURA 3.1 Subappalti 3.2 Contributi in natura (Contribution in kind) 4. COME COMPILARE IL BUDGET FORM 5. ALCUNI SUGGERIMENTI E LINK UTILI BIBLIOGRAFIA

5 1 1. PRIMA DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIONI DI BASE 1.1 Budget: una definizione necessaria. Un progetto, da un punto di vista finanziario, può essere descritto come una o più serie di attività finalizzate, organicamente, al raggiungimento di un obiettivo e verificabile in un tempo determinato e con risorse (finanziarie) definite. Il budget descrive sinteticamente e in tegralmente l insieme dei flussi economici e finanziari, in e ntrata e in uscita, che interessano un progetto. 1 Per definizione, il totale dei flussi finanziari che interessano un progetto è equivalente al totale dei flussi economici. Ergo, il saldo di un progetto è uguale a zero. Il budget, tuttavia, pur essendo uno strumento sintetico, ha anche una valenza comunicativa, dal momento che prevede dei codici semantici: le linee di budget. Queste ultime sono il modo in cui si descrive un progetto tramite l aggregazione in macrocategorie delle microunità di spesa. 2 Osservazioni empiriche 3 hanno dimostrato che, spesso, gli operatori culturali tendono a considerare il budget come la chiosa di un progetto. Invece, è necessario ragionare in termini finanziari sia nella fase di identificazione che nella fase di formulazione del ciclo del progetto. Come precisa Massimo Rossi, un progetto è un esercizio di modestia : Progettare dovrebbe essere, in primo luogo, un esercizio di modestia o, meglio, di mitezza l insieme degli attori tenta spesso di far convergere i propri interessi su una concezione non realistica, gonfiata. 4 La capacità previsionale dell allocazione e della quantificazione delle risorse deve essere tenuta in conto sin dall inizio della scrittura di un progetto, sia per sviluppare le attività 1 E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP. 2 Ibidem. 3 Heph desk, incontri one to one, info-days. 4 M.Rossi, Teoria e pratica della progettazione allo sviluppo, dispense 2006 (rappresentano una versione aggiornata del volume M. Rossi, I progetti di sviluppo-metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano 2004.

6 2 coerentemente con i costi eleggibili (calcolo dell investimento, analisi costi-benefici), sia per la valutazione della sostenibilità dei risultati e dell obiettivo. 5 Nei paragrafi successivi verranno descritte le linee guida per la compilazione del nuovo form del budget per il Programma Cultura , relativamente agli strand e (Cooperazione pluriennale, Cooperazione annuale e Cooperazione con i Paesi Terzi) 6. Prima di descrivere le regole per la compilazione, è tuttavia necessario fare una precisazione sulla natura dei costi. 1.2 Costi ammissibili e non ammissibili secondo il regolamento CE Perché siano eleggibili i costi devono rispettare le seguenti condizioni: Essere relativi allo scopo del progetto. Essere inclusi nell allegato dedicato al budget del contratto. Essere necessari per lo svolgimento del progetto. Essere generati durante il periodo del progetto. Essere ragionevoli, giustificabili, coerenti e rispondere ai principi di solida gestione finaziaria, in particolare di economia e di efficienza. Essere identificabili, verificabili secondo i principi della registrazione contabile del beneficiario. Essere sostenuti dal partecipante e registrati nei suoi libri contabili. Essere in regola con la normativa fiscale e sociale vigente. Alcune precisazioni sui costi eleggibili risultano d obbligo, anche perché possono essere utili in fase di rendicontazione. Ci sono tre regole fondamentali 7 a cui devono rispondere i costi per essere eleggibili: Attualità: i costi devono essere attuali (reali), ossia corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili. Tale regola impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi. 5 Rimandiamo eventuali implicazioni che possono derivare dal paragrafo in questione a successive pubblicazioni. 6 La call dello strand per il 2012 prevede come paese terzo esclusivamente il Sudafrica. 7 Implicite nei punti sopra elencati.

7 3 Economicità: i costi delle risorse per un attività, tenuto conto della qualità appropriata, devono essere ridotti al minimo. Effettività: precisa la correlazione tra i costi del progetto e i risultati. I costi non ammissibili sono i seguenti: Contributi in natura. Ritorni sul capitale impiegato, inclusi dividendi e altre distribuzioni di profitti. Interesse per perdite e possibili future perdite. Interessi attivi. Interessi passivi. Risorse messe a disposizione del partecipante a titolo gratuito. Spese non necessarie e irragionevoli. L IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare, attraverso un documento ufficiale del Fisco, di non essere in grado di recuperarla. 8 Nessun costo relativo ad altro progetto o finanziato da altri. 8 Ad esclusione degli enti pubblici, per i quali l IVA non è mai un costo eleggibile.

8 4 Costi ammissibili Spese necessarie, specifiche e ragionevoli sostenute dal beneficiario/dai coorganizzatori nella realizzazione dell azione cofinanziata oppure a sostegno dell organizzazione del beneficiario nella realizzazione delle attività del suo programma di lavoro annuale. Tali spese devono essere contabilizzate, in conformità dei principi contabili applicabili. Le procedure interne contabili e di verifica devono permettere la riconciliazione diretta di costi ed entrate dichiarati con riferimento all azione, corredati dei prospetti contabili e delle pezze giustificative. Glossario, Guida al Programma Cultura , Maggio Costi ammissibili diretti e indiretti I costi, a loro volta, si dividono in costi diretti e indiretti. I costi diretti rientrano tra i costi direttamente conducibili alle attività del progetto. I costi indiretti 9, invece, sono costi per la struttura, per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con le attività del progetto (overheads) e vengono solitamente calcolati come percentuale su totale dei costi ammissibili diretti. Tabella 1 Calcolati sulla base dei costi Risorse umane Attrezzature COSTI unitari delle Risorse fisiche Subappalti 9 I costi indiretti non sono ammissibili se il beneficiario o,se del caso, i coorganizzatori ricevono già una sovvenzione comunitaria di funzionamento.

9 5 DIRETTI risorse Risorse Spese di necessarie alle finanziarie viaggio e attività soggiorno.. Calcolati in maniera Ideazione Spese di COSTI percentuale sul Costi riscaldamento, INDIRETTI totale dei amministrativi elettricità, costi diretti (sul (Imprevisti) gas, valore del spese postali progetto)

10 6 2. IL BUDGET FORM PER IL PROGRAMMA CULTURA (calls for proposal 2011) Il budget form per i progetti di cooperazione è un template (xls 2007 format), scaricabile al seguente link: Il format deve essere sia allegato all eform, sia inviato all Agenzia Esecutiva in versione cartacea nell application package (quest ultima versione deve essere firmata dal rappresentante legale dell applicant). In caso di selzione, il budget form verrà allegato al Grant Agreement. Prima di compilare il budget ed essere sicuri che le formule automatiche funzionino correttamente, è consigliabile consultare le Instructions for Applicants alle pagine 19 e 20. Dopo aver descritto brevemente le regole generali per la determinazione dei costi, entriamo nella semantica del nuovo modello del budget. Il budget form si presenta diviso in quattro fogli excel: 1. Content of the budget. 2. Detailed budget by activity and by partner (expenditure 10 ). 3. Estimated budget (expenditure and income). 4. Summary per l EACEA. Il primo foglio excel contiene tutte le voci di spesa per redarre il budget. Il secondo foglio excel ha una natura analitica e comprende i costi (expenditure) del progetto. Il terzo, invece, ha una natura sintetica e comprende sia le expenditure (spese) 11, che l income (risorse) e fornisce un quadro completo della dimensione finanziaria del progetto. 12 L income è diviso in quattro voci (co-finanziamento europeo, risorse generate dal progetto, risorse proprie o self-financing, risorse in natura per coprire le spese non ammissibili). 10 Contiene formule automatiche che ritrascrivono i totali nel terzo foglio excel. 11 Ammissibili e non ammissibili. 12 I progetti devono essere no-profit.

11 7 Last but not least, l ultimo foglio è utile per riempire la parte C8 dell eform dedicata al budget. Bisogna tenere presente che il cofinanziamento UE è calcolato solo sulla base delle spese eleggibili (è pari al 50% dei costi totali ammissibili 13 ). 2.1 Costi ammissibili e non ammissibili. Per quanto riguarda i costi ammissibili (Articolo II.14 del Grant Agreement) è necessario rispettare precisi massimali di spesa per le categorie riportate in basso nella tabella. Staff 14 : max 20% dei costi diretti. Costi indiretti: max 7% del totale dei costi diretti. 15 Subappalti: max 50% sul totale del grant richiesto. Costi nel Paese Terzo: max 15% del totale dei costi eleggibili. (eccetto per lo strand 1.3.5). 16 Il superamento delle percentuali appena elencate, di conseguenza, modifica la natura dei costi sopra elencati, che vengono, così, classificati come ineleggibili Strand 1.1, 1.2.1, Per lo staff bisogna indicare il numero delle persone che lavorano per il progetto, ossia lo staff impiegato dal coordinatore e dal coorganizzatore per implementare il progetto, fornendo la job description e i time sheets. 15 Per lo strand 1.1. i costi indiretti non devono superare i EUR sull intera durata del progetto. 16 I costi sostenuti da uno o più partner del paese terzo selezionato non sono ammissibili, a meno che non siano stati direttamente versati o rimborsati dal coordinatore e/o dai coorganizzatori. 17 I costi ineleggibili servono a fotografare l intera dimensione finanziaria del progetto, dal momento che evidenziano le risorse proprie, necessarie all implementazione del progetto stesso.

12 8 COSTI NON AMMISSIBILI: Contributi in natura (contribution in kind). Subappalti relativi al coordinamento del progetto. Subappalti che superano il 50% del cofinanziamento UE. Costi relativi allo staff che superano il 20%. Costi indiretti che superano il 7%. Costi per i paesi terzi che superano il 15%. (solo per gli strand 1.1 e 1.2.1). Costi per tutti i paesi terzi ad eccezione del paese selezionato nell anno di riferimento. (solo per lo strand 1.3.5) I capitoli di spesa ammissibili sono riportati nel secondo foglio excel (colonne gialle).nel primo foglio, invece, sono indicate le voci di spesa da utilizzare per compilare il budget. Nella tabella sottostante sono elencati i suddetti capitoli con le rispettive voci di spesa.

13 9 Tabella 2 1.PROJECT ACTIVITIES 2.COMMUNICATION AND DISSEMINATION 3.CONFERENCES SEMINARS WORKSHOPS 4.STAFF(COORDINATION AND ASMINISTRATION) 5.INDIRECT COSTS Stipendi artisti Copyright/diritti di autore Diritti di rivendita Stipendi/remunerazione del personale tecnico e scientifico. Viaggi, trasferte Assicurazioni Affitto in loco Affitto/acquisto 18 /trasporto attrezzature Spese di certificazione Costi produzione (pubblicazione, DVD ) Subappalti Costi relativi ai Paesi terzi Altri costi Costi di traduzione Distribuzione Dissemination (pubblicità, radio) Subappalti Costi relativi ai Paesi Terzi Affitto in loco Acquisto attrezzature Spese di viaggio per conferenze, seminari, partecipanti e speakers Trasporti locali Trasferte per conferenze Subsistence Interpreti Stipendi speakers esterni Noleggio di cabine di traduzione Costi di riproduzione per la documentazione da distribuire ai partecipanti) Forniture Altri costi Subappalti Costi relativi ai Paesi terzi Project manager, experts... Funzioni di assistenza Segreteria Subappalti per attività tecniche che richiedono specifiche competenze Costi relativi ai Paesi Terzi Canoni di locazione, spese di riscaldamento, elettricità. 18 Solo ammortamento.

14 10 È consigliabile consultare questa tabella o il budget form a partire dalla fase di identificazione del ciclo del progetto, in modo da avere un quadro generale dei costi ammissibili per il progetto che si vuole presentare.

15 11 3. INTERMEZZO: SUBAPPALTI E CONTRIBUTI IN NATURA 3.1 Subappalti I subappalti sono costi eleggibili fino a un massimo del 50% del grant richiesto. Di seguito la definizione ufficiale dell Agenzia Esecutiva. Per subappalto si intende qualsiasi servizio remunerato fornito all organizzatore o al coorganizzatore da una persona legale che ha uno status legale separato dai primi due. Nel 2010 diversi applicants hanno sollevato una sorta di querelle rispetto alla natura semantica dei subappalti. La revisione del format del budget è dovuta anche alla querelle sopra citata: da quest anno, infatti, il capitolo sui subappalti nel budget form è stato eliminato ed è stato inserito come voce di spesa per quattro capitoli (project activities, communication&dissemination, conf./seminars/workshops, admin. staff). La modifica è collegata a una semplificazione tecnica: inserendo i subappalti in ogni capitolo e, dunque, in ogni fase del progetto da presentare, risulta più immediato stabilire i servizi che possono essere considerati come tali. Non esiste una regola univoca per determinare correttamente i subappalti, tuttavia, partendo dalla definizione ufficiale, è utile riflettere sui concetti di servizio, e profit. Un servizio, in quanto tale, deve essere necessariamente collegato a un X diverso a livello generale da una persona fisica e, a livello particolare, da organizzatore e coorganizzatore. Un servizio, inoltre, produce un profitto per un X che lo eroga. Nei seguenti esempi di subappalti risulta evidente la natura profit dei servizi: Trasporto di attrezzature; Assicurazioni; Noleggio di attrezzature; Tecnici/interpreti/traduttori/esperti etc. che lavorano per un organizzazione privata; Costi di produzione (pubblicazioni, cd...); Catering; Sito web; Assistenza giuridica.

16 12 In tutti i casi elencati è necessario pagare un terzo per avere un servizio che il partenariato non può effettuare ed è dunque costretto a cederlo. In questo senso si parla di profit. A differenza degli altri costi eleggibili del progetto, i costi del subappalto non sono collegati ad attività che possono essere collocate all interno delle competenze del partenariato. Infatti, nel caso in cui un partner associato possa offrire un servizio, il servizio stesso può essere subappaltato. Non rientrano, di conseguenza, nella definizione di subappalto i seguenti casi: Stipendi di artisti, speakers e membri dello staff dell organizzatore e dei corganizzatori; Servizi provenienti dagli enti pubblici; Travel & subsistence costs; Tervizi specifici forniti da tecnici/interpreti/traduttori/esperti etc i quali lavorano come liberi professionisti; Acquisto di attrezzature. LA SPESA DI UN PARTNER ASSOCIATO PUÒ ESSERE CONSIDERATA SUBAPPALTO L affidamento a terzi del management del Progetto, così come l implementazione, il coordinamento e il monitoraggio, non sono spese eleggibili. Non possono mai risultare come subappalto. Nel caso in cui, per una determinata e motivata natura del progetto, fosse necessario subappaltare il management, questo verrà considerato come costo ineleggibile. Nel caso in cui fossero necessarie competenze tecniche specifiche collegate al coordinamento, che richiedono profili specializzati (ad esempio in materia giuridica,contabile, fiscale, di risorse umane, ecc.), è possibile considerarle come subappalti eleggibili. 19 Subappalto > : è necessaria una gara di appalto con un minimo di 5 offerte. Ricordatevi di conservare i documenti della gara e di includerli nel final report! 19 In questo caso però il subappalto deve essere indirizzato a una ditta.

17 Contributo in natura (contribution in kind) Un contributo in natura (Art. II.14.5 del Grant Agreement) rappresenta un contributo non cash al progetto da parte dell organizzatore del coorganizzatore o di terzi. Un contributo in natura, dunque, non genera una transazione finanziaria e rappresenta un costo ineleggibile (non potendo esser giustificato, genererebbe profitto per i beneficiari). Esempi: La messa a disposizione di locali propri Volontariato Donazioni di materiali

18 14 COME COMPILARE IL BUGET FORM? 1.Inserire l ammontare dell EU grant nella cella F157 del total extimated budget. Un omissione comporterebbe il mancato funzionamento delle formule automatiche relative ai subappalti. É ovvio che in un secondo momento l importo del EU grant potrà essere modificato, in modo da bilanciare il budget. 2. Utilizzando il work programme (parte F dell eform), inserire il nome delle attività nelle apposite colonne. Più sarà dettagliato il work programme, più sarà facile identificare le risorse finanziarie del progetto da presentare. Total (check) Name of the activity Name of the activity Name of the activity Name of the activity Name of the activity Activity 1 Activity 2 Activity 3 Activity 4 Activity 5 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

19 15 3. Allo stesso modo inserire i nomi delle organizzazioni che formano il partenariato (organizzatori-co-organizzatori), utilizzando lo stesso ordine della parte F dell eform: Total (check) Coord P1 Co-org 1 P2 Co-org 2 P3 Co-org 3 P4 Co-org 4 P5 Co-org 5 P6 Costs for the coordinator Costs for Co-org 1 Costs for Co-org 2 Costs for Co-org 3 Costs for Co-org 4 Costs for Co-org 5 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Il work programme, tuttavia, pur contemplando le fasi principali del progetto, non consente di fotografare interamente il progetto stesso. Un utile metodo potrebbe essere quello della scomposizione (breackdown) delle attività, dal momento che consente di identificare: I tempi necessari allo svolgimento delle attività; Le relazioni di dipendenza delle attività; I prodotti di ciascuna attività; Le risorse necessarie a ciascuna attività.

20 16 Ex. RISULTATO A RISULTATO B RISULTATO C Attività A.2 Attività B.1 Attività C.1 Attività A.2 Attività B.2 Attività C.2 4. Scegliere la natura delle spese e dettagliarle. La prima colonna (B) si riferisce al contenuto del budget e comprende tutti i capitoli di spesa e le voci ad essi correlate (indicate analiticamente nel primo foglio excel del budget e nella tabella 2). Dopo aver selezionato il capitolo di spesa ad hoc, bisogna descrivere la natura delle spese nella seconda colonna (C), come in basso. É consigliabile essere molto dettagliati nella descrizione della natura delle spese, in modo che il budget risulti il più possibile accountable, e, dunque, verificabile. Di seguito sono forniti alcuni esempi.

21 17 SELEZIONE DELLA SPESA DESCRIZIONE (colonna B) (colonna C) Overall Project Nature of the expenses Content of the budget Explanation about the nature of the cost (Destination of travel and subsistence,...) example:artists / technicians: 4 events (ES-PT-IT-UK) / 10 1.e - Travel 250 by journey 1.b - Copyright or royalties example: royalties 1.h - Premises hire example: building of sets 1.l - Other (to specify) example: making of costumes 1.h - Premises hire example: hire of rehearsal venue 1.h - Premises hire example: hire of performance venue 3.a - Premises hire example: hire of workshop spaces 1.l - Other (to specify) example: costs of selling tickets 2.a - Translation costs example: translation costs 2.d - Dissemination costs: publicity TV, radio, press conference,... example: advertising 2.c - Dissemination costs: publicity TV, radio, press conference,... example: production of dissem'n doc'n 4.a - Project manager, administrator, expert, etc. example: fee to project manager 5a - Indirect costs example: office rental for project 5a Indirect costs example: phone costs for project 5a Indirect costs example: heat & lighting for office 5a Indirect costs example: stationery costs for project 1.m - Expenses of the certificate of financial statements example: costs of final financial certificate Contribution in kind example: volunteering Contribution in kind 3.f - Interpreters example: rent of a room by the co-organiser P2 example: conference XX/XX/XXX 3 persons * 3 days

22 18 DOVE TROVO LE VOCI DI SPESA? NEL PRIMO FOGLIO EXCELL DEL BUDGET Content of the budget Chapter 1 1.a - Fees and remuneration of artists 1.b - Copyright or royalties 1.c - Artist re-sale rights 1.d - Remuneration of scientific personnel & technicians 1.e - Travel 1.f - Subsistence (accommodation and daily allowances) 1.g - Insurance 1.h - Premises hire 1.i - Equipment hire 1.j - Purchase of equipment (depreciation only) 1.k - Transport of equipment 1.l - Other (to specify) 1.m - Expenses for the certificate of financial statements 1.n - Production costs 1.o - Subcontracting related to project activities 1.p - Costs incurred in or in relation to a third country related to project activities Chapter 2 2.a - Translation costs 2.b - Distribution costs: mail, postage, packaging, etc. 2.c - Dissemination costs: publicity TV, radio, press conference,... 2.d - Subcontracting related to communication and dissemination 2.e - Costs incurred in or in relation to a third country related to communication and dissemination Chapter 3 3.a - Premises hire 3.b Equipment hire 3.c - Travel expenses for conference/seminar/workshop participants and speakers 3.d - Local transport 3.e - Subsistence (accommodation and daily allowance) for conference/seminar/workshop participants and speakers 3.f - Interpreters 3.g - Rent of translation booths 3.h - External speakers' fees 3.i - Reception staff 3.j - Reproduction costs (photocopies, etc.) for documentation to be distributed to participants 3.k - Supplies 3.l - Other (to specify) 3.m - Subcontracting related to conf / seminars and workshops 3.n - Costs incurred in or in relation to a third country related to conf / seminars and workshops

23 19 Chapter 4 4.a - Project manager, administrator, expert, etc. 4.b - Assistance functions, etc. 4.c - Secretaries, etc. 4.d - Subcontracting - Specific technical services requiring specialized skills 4.e - Non-eligible subcontracted coordination tasks 4.f - Costs incurred in or in relation to a third country related to admin staff Chapter 5 5.a - Indirect costs 5.b - Costs incurred in or in relation to a third country related to Indirect costs Contribution in kind a) Nella colonna relativa al contenuto del budget : per ogni capitolo del budget ci sono delle sub categorie. Basta scorrere il menù a tendina.

24 20 5. Dividere i costi tra le attività (colonne blu) Total (check) Name of the activity Name of the activity Name of the activity Name of the activity Name of the activity Activity 1 Activity 2 Activity 3 Activity 4 Activity 5 0, ,00 0,00 0,00 0,00 6. Dividere gli stessi costi tra i beneficiari (colonne verdi): Total (check) Coord P1 Co-org 1 P2 Co-org 2 P3 Co-org 3 P4 Costs for the coordinator Costs for Co-org 1 Costs for Co-org 2 Costs for Co-org 3 0, ,00 0,00 0,00 SE I TOTALI NON COINCIDONO VENGONO SEGNALATI IN ROSSO! 7. Dividere i costi tra i cinque capitoli del budget (colonne gialle): project activities; communication&dissemination; conf./seminars/workshops; admin. Staff;

25 21 Indirect costs. I costi relativi ai subappalti e ai Paesi terzi, invece, devono essere inseriti tra le colonne H e Q in cui sono riportati nuovamente i capitoli del budget. Rispetto al format del 2010, il format del 2011 prevede la semplificazione sopra citata, come segue. Ogni capitolo prevede una voce di spesa legata sia ai subappalti, sia ai costi relativi ai Paesi Terzi. 8. Se c è un subappalto bisogna inserirlo tra le colonne H ed L nelle quali sono riportati i cinque capitoli del budget sopra citati. 9. Se il subappalto concerne il coordinamento del progetto, inserire l importo nella colonna L (non eligible). In caso di subappalto relativo a competenze tecniche

26 22 specifiche collegate al coordinamento, che richiedono profili specializzati, inserire l importo nella colonna K (eligible). Related to chapter 4 Specific technical services requiring specialized skills (4.d) Non-eligible subcontracted coordination tasks (4.e) 0,00 0,00 NEW! ELIGIBLE!!! 10. Se c è un costo relativo ad un Paese terzo, bisogna inserirlo tra le colonne M e Q. Un Third Country Cost è relativo a tutti i paesi che non partecipano al Programma Cultura. Per gli strand e 1.1. sono eleggibili fino a un massimo del 15% sul totale dei costi diretti. Esempi di costi relativi ai Paesi Terzi possono essere: Organizzazioni che hanno la sede legale in un Paese Terzo; Attività che hanno luogo in un paese Terzo; Partners europei che devono effettuare un viaggio verso un Paese terzo; Cittadini di un Paese Terzo.

27 Inserire i costi relativi ai contributi in natura nella colonna V. I contributi in natura non devono essere divisi tra i capitoli del budget! Attenzione a non duplicare le spese! 12. Trasferimento automatico dei costi dal detailed budget by activity al total estimated budget Compilare il total estimated budget by activity, riempendo solo le celle verdi. 14. Inserire i dettagli necessari ai costi relativi ai cinque capitoli del budget, e ai contributi in natura. 15. Completare la parte relativa all income, la quale è composta dalle seguenti voci: EU grant; entrate generate dal progetto (vendita di biglietti, pubblicazioni, cd, etc.); self financing messo a disposizione dal consorzio 21 ; 20 Si passa, dunque, al terzo foglio excel

28 24 Risorse per coprire i contributi in natura. Le cifre indicate nella parte 3 dell income (self-financing) devono corrispondere a quelle indicate nel mandate e nella parte E3 dell eform. SE IL BUDGET NON E BILANCIATO LÈ PERCENTUALI LE % APPAIONO IN ROSSO 21 Il self financing può derivare sia da fondi propri, che da altre fonti, come, per esempio, donazioni o sponsor. L IVA non è un costo eleggibile per tutti gli enti pubblici. Può essere un costo eleggibile solo se non si è in grado di recuperala e se non si rientra nella categoria di ente pubblico.

29 25 5. ALCUNI SUGGERIMENTI E LINK UTILI Per quanto riguarda i viaggi è necessario rispettare i seguenti massimali. Tabella 3 TRAVEL AND SUBSITENCE COSTS Relativi ai costi interni dell associazione PLANE Max 600 euro in Europa (economy) TRAVEL CAR Flat rate: rimborso 0.22 E/km I costi relativi ai taxi non sono i eleggibili, dal momento che sono già inclusi nei travel & subsistence costs. Passiamo, adesso, ad un suggerimento pratico. Spesso, si incontrano diverse difficoltà nella compilazione del budget, a causa della mancanza di una metodologia chiara. Come precisato in queste pagine, per la compilazione del budget è necessario utilizzare come primo documento il work programme (parte F e-form). Un utile suggerimento, sia per dare ordine alle fasi di un progetto, sia per compilare il budget, consiste nell utilizzare la tecnica dei work packages. 22 I work packages esprimono lo svolgimento logico di un progetto e si dividono, a loro volta, in tasks 23, ossia attività sufficientemente semplici da essere comprensibili all esterno e gestibili in termini di risorse umane e materiali. 22 Tecnica molto utilizzata nel VII FP. 23 Spesso anche in sub-tasks. Ogni task dovrebbe produrre un deliverable. Ci sono WP rigidi, quali il management, comunication e dissemination (il management copre tutta la durata del progetto). I deliverable, invece, costituiscono l evidenza concreta e misurabile dell avanzamento dei lavori (esempi di deliverable possono essere la stesura di report, la pubblicazione di un articolo, paper).

30 26 È evidente che la natura analitica dei WP risulta funzionale alla stesura di un budget coerente e verificabile. 24 Di seguito proponiamo un esempio di scomposizione in work packages per quanto riguarda il management. WP1: Project Management Figura 1: ex, fase GANNT CHART WP1 Project Management Task 1.1 Project management Task 1.2 Progress reports and meetings Task 1.3 Quality control and management Figura 2: deliverable list Deliverable No (i) Work Package Title: Project Management D1.1 Project Management Plan (after Kick-Off meeting) D1.2 Quality Assurance Plan D1.3 ASSOCIAZIONE X Progress Report D1.4 ASSOCIAZIONE X Final Project Report Per motivi di sinteticità non riportiamo le fasi successive (illustrate nello schema in basso). Ci teniamo a precisare che questo tipo di scomposizione non è esplicitamente richiesta dal Programma Cultura Tuttavia, è utile per dimostrare che una metodologia analitica in fase di progettazione esecutiva, consente di individuare più facilmente le risorse finanziarie. 24 Ci proponiamo di approfondire questo discorso in un altra pubblicazione, legata, magari, alla progettazione per il Programma Cultura. É un tema molto delicato, dal momento che la progettazione per il Programma Cultura non è esplicita e non si traduce in tecniche precise per la stesura dei progetti. L unico documento che disegna l iter progettuale è l e-form.

31 27 Per ogni WP Fasi del Progetto TASKS Attività a livello micro MILESTONE DELIVERABLE Workpackage breackdown structure: strumento di rappresentazione del progetto che suddivide le attività al grado di dettaglio necessario per una pianificazione ed un controllo adeguati RISULTATI TEMPI COSTI RUOLI

32 28 Last but not least, inseriamo una tabella riassuntiva per i Progetti di Cooperazione. Progetti di cooperazione pluriennali Strand 1.1 Progetti di Cooperazione Strand Progetti di Cooperazione con Paesi terzi-sudafrica Strand Min 6 partners Durata: da 36 a 60 mesi Sovvenzione: da a all anno Min 3 partners Durata: massimo 24 mesi Sovvenzione: da a Min 3 partners participanti al Programma Cultura e minimo 1 partner di uno dei paesi terzi elegibili Durata: massimo 24 mesi Sovvenzione: da a % del totale delle spese ammissibili Budget form 1.1: Budget form 1.2.1: Budget form 1.3.5:

33 29 BIBLIOGRAFIA EACEA, Guida al Programma Cultura , Bruxelles, Maggio 2010 EACEA, Instructions for Applicants, strand 1.1, Bruxelles, July EACEA, Instructions for Applicants, strand 1.2.1, Bruxelles, July E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP. M. Rossi, I progetti di sviluppo-metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano I contenuti informativi del presente opuscolo sono soggetti a variazioni a seguito di modifiche, riservate alla Commissione Europea, ed applicate alla versione ufficiale della Guida al Programma Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione Europea. L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull'uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute.